Bảy nguyên tắc quản lý các nhân viên làm việc từ xa!

Bảy nguyên tắc quản lý các nhân viên làm việc từ xa!
Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng
giờ và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại
không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là một điều
không hề đơn giản.

Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet không dây là các thiết bị di
động hiện đại, website, hộp thư cá nhân ,mạng nội bộ (LAN),... Do vậy số lượng
các nhân viên lưu động và làm việc từ xa đang ngày càng có xu hướng tăng cao.
Theo thống kê của hãng Nemertes Research, tại châu Âu và Mỹ cứ 10 nhân viên
thì có đến 9 nhân viên thường xuyên làm việc tại các địa điểm ngoài trụ sở chính
của công ty. Ngoài ra, có từ 40% đến 70% các nhân viên làm việc tại các địa điểm
chịu sự giám sát từ xa của các nhà quản lý.
Song vấn đề này không phải là mối quan tâm lớn của nhiều người. Việc tuyển
dung các nhân viên lưu động có thể đem lại những lợi ích nhất định cho công ty.
“Nhà tuyển dụng có thể cắt giảm chi phí văn phòng cũng như tuyển dụng được
nhiều tài năng hơn”, Manny Avramidis, Phó chủ tịch cấp cao của Hãng nhân sự
toàn cầu American Management Association (AMA), cho biết như vậy.
Việc cho phép các nhân viên làm việc từ xa dường như làm tăng năng suất làm
việc, củng cố lòng trung thành và tạo sự hài lòng trong công việc của nhân viên,
đồng thời giảm đáng kể lượng nhân viên xin thôi việc. Ngoài ra, bản thân những
nhân viên làm việc từ xa cũng khẳng định rằng hình thức này giúp họ giữ được
cân bằng giữa công việc và các trách nhiệm riêng tư.
Tuy nhiên, việc quản lý, giám sát đội ngũ nhân viên được “tháo dây trói” này cũng
phát sinh không ít các thách thức gai góc. Bạn giám sát công việc của họ thế nào?
Bạn giữ mối liên lạc với họ ra sao? Còn về vấn đề đào tạo và mối quan hệ gắn bó
giữa họ với công ty nữa? Với quá nhiều thông tin xung quanh vấn đề này như vậy,
bạn sẽ làm gì để bảo đảm quyền sở hữu trí tuệ? Thực tế cho thấy, số lượng nhân
viên làm việc từ xa ngày càng đông và hệ quả tất yếu là vấn đề bảo mật thông tin
trở nên nóng bỏng hơn bao giờ hết.
Để giải quyết triệt để bài toán khó nói trên, đòi hỏi ở bạn rất nhiều nỗ lực và sự

đầu tư cả về công nghệ và con người. Tuy nhiên, bù lại bạn có thể sớm có được sự
tưởng thưởng xứng đáng.
Hãy bắt đầu bằng việc phác thảo các chính sách cho các hoạt động từ xa. Hãy đặt
ra các chính sách tập trung vào đội ngũ nhân viên làm việc trong môi trường này,
theo đó cần có các quy định cụ thể về hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn
bản (file), gửi thư điện tử (email) và sàng lọc thông tin.
Ví dụ như, các nhân viên lưu động của bạn có lưu giữ các dữ liệu cạnh tranh của
Công ty trên máy tính của họ? Việc sao lưu dữ liệu được thực hiện như thế nào?
Bạn có quyền tiếp cận vào lúc mà nhân viên của bạn rời máy tính không? Liệu có
thoả thuận nào bằng văn bản chỉ định rõ các quyền của công ty được tiếp cận
laptop hay thiết bị cầm tay khác của nhân viên làm việc từ xa? Có một điều rất
quan trọng, đó là bạn cần phải có biện pháp hữu hiệu để giám sát mọi hoạt động kể
trên.
Hãy xem xét lại khả năng công nghệ của bạn. Nếu bạn vẫn chưa sử dụng các máy
chủ có độ tin cậy và có cấu hình thích hợp, chẳng hạn như Microsoft Windows
Small Business Server 2003, để đảm bảo các giao tiếp mạng nhanh chóng nhất,
việc tìm kiếm và giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên lưu động sẽ trở nên
khó khăn hơn rất nhiều.
Dưới đây là 7 nguyên tắc sẽ giúp bạn duy trì các mối quan tâm, bảo vệ các lợi ích
kinh doanh của Công ty, đồng thời giúp động viên đội ngũ nhân viên lưu động làm
việc hiệu quả nhất:
1. Đổi mới phong cách quản lý
Các nhà quản lý thường thiếu sự tin cậy hoặc không mấy hài lòng với các nhân
viên làm việc từ xa - những người thường rất dễ bị bỏ qua và không được thông
tin một cách đầy đủ.
Phong cách giám sát và mệnh lệnh như vậy giờ đây không còn thích hợp với các
nhân viên làm việc từ xa vốn rất năng động. “Khi các mối quan hệ thất bại, nguyên
nhân đa phần đó là do nhà quản lý hơn là lỗi của nhân viên”, Avramidis cho biết
như vậy.
Có một giải pháp được nêu ra đó là hãy yêu cầu mọi nhân viên trong công ty đều

có một khoảng thời gian làm việc từ xa, kể cả bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc
làm này giúp nhanh chóng thay đổi thái độ của bạn ra sao.
2. Hãy đặt mọi người trong cùng một khung chính sách
Nếu không có những hướng dẫn nhất quán, mỗi nhân viên làm từ xa sẽ tự đặt ra
một danh sách các ưu tiên cá nhân. Trong trường hợp này, nếu may mắn sẽ tạo sự
đồng thuận, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, còn không sẽ ảnh hưởng,
thậm chí đánh mất tính hiệu quả trong công việc.
Hãy đảm bảo và tạo cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùng nhận thức
và cách làm đáp ứng những mục tiêu kinh doanh của Công ty. Các giải pháp công
nghệ ngày nay sẽ giúp bạn thực hiện việc này trở nên dễ dàng hơn.
Ví dụ, phần mềm Microsoft Share Point Services có thể được sử dụng để xây dựng
một trang web bảo mật dùng riêng cho các nhân viên và nhà quản lý. Khi cần đối
chiếu hoặc chia sẻ các thông báo, những vấn đề cần quan tâm,... mỗi thành viên có
thể truy cập từ bất cứ địa điểm nào để tìm kiếm thông tin, tìm hiểu quy trình và
đánh giá tiến độ, lịch trình cùng các mục tiêu.
Ngoài ra, các công cụ trực tuyến khác được thiết kế cho việc giám sát nhân viên
định kỳ cũng rất sẵn có trên thị trường. Hãng Success Factors đã cung cấp một sản
phẩm theo yêu cầu của khách hàng theo đó giúp cho việc kết nối hoạt động của
nhân viên với các mục tiêu của công ty được dễ dàng.
Như vây, các nhân viên và nhà quản lý sẽ biết và có điều kiện để truy cập vào một
trang web trực tuyến được định sẵn để cập nhập những mục tiêu và nhiệm vụ
thường xuyên của Công ty. Điều này, theo Andy Cohen, Giám đốc Sucess Factors,
cho biết: “Nó sẽ giúp mọi người trong công ty biết rõ nhiệm vụ chung”,
3. Giới hạn quyền tiếp cận thông tin
Không có lý do thích hợp nào có thể giải thích tại sao mọi nhân viên có quyền tiếp
cận tất cả các thông tin và dữ liệu của công ty. Theo ông Harprit Singh, CEO của
Intellicomm, Hãng dịch vụ viễn thông toàn cầu có trụ sở tại Philadelphia - Mỹ thì
“Quyền tiếp cận cần được thiết kế từ bối cảnh thực tế của công ty”. Ông còn nhấn
mạnh: “Bộ phận IT cần đặt câu hỏi về những ai cần tiếp cận những gì và khi nào,
sau đó đặt ra các mức tiếp cận khác nhau. Bạn cũng có thể giới hạn dữ liệu với các

hoạt động tiếp cận từ xa và mở rộng hơn đối với các hoạt động tiếp cận tại văn
phòng”.
4. Thường xuyên giữ mối liên lạc
Việc giao tiếp và theo sát các nhân viên lưu động đòi hỏi ở bạn (nhà quản lý) một
nỗ lực đặc biệt. Đối với các nhân viên làm việc tại công sở, họ có thể trực tiếp
nhìn vào mặt sếp và biết được bầu không khí trong công ty. Còn đối với các nhân
viên làm việc từ xa, việc trông cậy vào các email, tin nhắn hay văn bản sẽ không
thể giúp họ nhiều về vấn đề này. Do vậy, bạn cần thường xuyên trò chuyện qua
điện thoại với các nhân viên lưu động. Hãy mang lại cho các nhân viên này những
thông tin cập nhập định kỳ để duy trì mối quan hệ với các nhân viên khác trong
công ty.
5. Tạo ra sự phối hợp giữa quản lý nhân sự (HR) với quản lý công nghệ thông
tin(IT)
Chuyện gì xảy ra khi một nhân viên làm việc từ xa gọi điện báo ốm? Bạn có tin
chuyện đó không? Và làm thế nào để các nhân viên này được hưởng tất cả các trợ
cấp hay những chương trình đào tạo? Các điều kiện HR, trợ cấp và chính sách
lương thưởng với các nhân viên làm việc từ xa phải không có gì khác biệt so với
các nhân viên làm việc tại công sở.
Có một cách thức để giải quyết vấn đề này đó là hãy yêu cầu có sự phối hợp hiệu
quả giữa nhà quản lý nhân sự với nhà quản lý công nghệ thông tin . Họ cần đưa ra
các giải pháp, chính sách đã được thống nhất thông qua trao đổi, thảo luận để tạo
điều kiện thuận lợi nhất cho công việc của các nhân viên lưu động. Làm được điều
này, chắc hẳn bạn sẽ rất ngạc nhiên khi có được không ít các chính sách tuyệt vời.