Khóa luận tốt nghiệp Kế toán-Kiểm toán: Đánh giá chu trình doanh thu tại Công ty Điện lực Quảng Trị

ĐẠI HỌC HUẾ

tế
Hu
ế

Khóa luận tốt nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN

cK

inh

------

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

họ

ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY

ại

ĐIỆN LỰC QUẢNG TRỊ

Trư

ờn

gĐ

NGUYỄN THỊ KIM LÂN

Huế, tháng 5 năm 2019


Khóa luận tốt nghiệp

tế
Hu
ế

ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN

inh

------

cK

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY

họ

ĐIỆN LỰC QUẢNG TRỊ

ại

Họ và tên: Nguyễn Thị Kim Lân
Lớp: K49C - Kiểm tốn

Giáo viên hướng dẫn:
Th.S: Đào Ngun Phi

Trư

ờn

gĐ

Niên khóa: 2015 – 2019

Huế, tháng 5 năm 2019


tế
Hu
ế

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian thực tập tại Công ty Điện lực Quảng Trị, kết hợp với kiến thức đã
được học trên ghế nhà trường, đến nay em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp cuối
khóa của mình với đề tài “ Đánh giá chu trình doanh thu tại Cơng ty Điện lực Quảng

Trị”. Để hồn thành khóa luận này ngoài sự nỗ lực của bản thân, em xin chân thành
gửi lời cám ơn đến Ban giám hiệu Trường Đại học Kinh tế Huế, các thầy cơ trong
khoa Kế tốn- Kiểm tốn cũng như các thầy cơ trong trường đã tận tình giảng dạy,

inh

truyền đạt cho em những kiến thức rất quan trọng và bổ ích trong 4 năm qua. Đó
khơng chỉ là những kiến thức cần thiết cho đợt thực tập cuối khóa này mà cịn là hành

cK

trang giúp em vững bước vào đời.

Em cũng xin gửi lời cám ơn đến quý Ban giám đốc, các cô chú, anh chị nhân
viên Phịng tài chính – kế tốn cùng các phịng ban liên quan tại Cơng ty Điện lực
Quảng Trị đã quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo em trong quá trình thực tập tại Cơng ty. Đặc

họ

biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Th.S Đào Nguyên Phi, giảng viên khoa Kế
toán- Kiểm toán, giáo viên đã trực tiếp hướng dẫn, định hướng chun mơn, quan tâm

khóa luận này.

ại

giúp đỡ tận tình và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho em trong quá trình thực hiện

gĐ

Và qua đây, em cũng xin bày tỏ lịng kính trọng và sự biết ơn đối với gia đình
và lời cảm ơn chân thành đến bạn bè đã luôn ủng hộ, chia sẻ, động viên tinh thần cho
em trong quá trình thực tập, nghiên cứu và hồn thành khóa luận này.

Trư

ờn

Em xin trân thành cảm ơn !
Huế, ngày 25 tháng 4 năm 2019
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Kim Lân


Khóa luận tốt nghiêp
MỤC LỤC

tế
Hu
ế

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài .........................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài ..........................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu ..................................................................................................2
4. Phạm vi nghiên cứu .....................................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................................2
6. Kết cấu đề tài ...............................................................................................................3
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .................................................4

inh

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN VÀ CHU
TRÌNH DOANH THU ....................................................................................................4
1.1: Hệ thống thơng tin kế tốn .......................................................................................4

cK

1.1.1: Khái niệm: .............................................................................................................4
1.1.2: Chức năng..............................................................................................................5
1.1.3: Phân loại ................................................................................................................5

họ

1.1.4: Cấu trúc .................................................................................................................6
1.1.5: Lưu đồ mô tả hệ thống thơng tin kế tốn ..............................................................7
1.2: Chu trình doanh thu ..................................................................................................8

ại

1.2.1: Khái niệm, ý nghĩa ................................................................................................8
1.2.2: Các hoạt động ......................................................................................................11

gĐ

1.2.2.1: Hoạt động nhận đặt hàng:.................................................................................11
1.2.2.2: Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ ............................................13
1.2.2.3 : Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ ......................................................14
1.2.2.4: Hoạt động thu tiền ............................................................................................14

ờn

1.3: Những thủ tục kiểm soát trong chu trình................................................................15
1.3.1: Những thủ tục kiểm sốt chung...........................................................................15
1.3.1.1: Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng ......................................................15

Trư

1.3.1.2: Kiểm sốt q trình xử lý thông tin..................................................................15
1.3.1.3: Kiểm tra độc lập việc thực hiện........................................................................16
1.3.2: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn .........................................18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG
TY ĐIỆN LỰC QUẢNG TRỊ .......................................................................................20
SV: Nguyễn Thị Kim Lân

i


Khóa luận tốt nghiêp
2.1: Giới thiệu tổng quan về cơng ty Điện lực Quảng Trị.............................................20
2.1.1: Lịch sử hình thành ...............................................................................................20

tế
Hu
ế

2.1.2: Chức năng, nhiệm vụ và ngành, nghề kinh doanh của công ty Điện lực Quảng
Trị ..................................................................................................................................21
2.1.2.1: Chức năng, nhiệm vụ........................................................................................21
2.1.2.2: Ngành, nghề kinh doanh...................................................................................22

2.1.3: Cơ cấu tổ chức công ty........................................................................................22
2.1.3.1: Bộ máy quản lý của công ty .............................................................................22
2.1.3.2: Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban.........................................................24

inh

2.1.5: Phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty qua 3 năm ...........................25
2.1.5.1: Tình hình tài sản ...............................................................................................25
2.1.5.2: Tình hình nguồn vốn ........................................................................................26

cK

2.1.6: Phân tích kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình của cơng ty qua 3 năm....28
2.2: Thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại cơng ty Điện lực Quảng Trị...............32
2.2.1: Tổ chức cơng tác kế tốn tại công ty Điện lực Quảng Trị ..................................32

họ

2.2.1.1: Chế độ kế tốn và hình thức kế tốn ................................................................32
2.2.1.2: Các chính sách kế toán áp dụng .......................................................................32
2.2.1.3: Tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................................32
2.2.1.4: Giới thiệu về phần mềm kế toán đang áp dụng tại cơng ty ..............................34

ại

2.2.2: Chu trình doanh thu tại đơn vị.............................................................................36

gĐ

2.2.2.1: Chu trình doanh thu từ kinh doanh điện...........................................................37

2.2.2.2: Chu trình doanh thu từ hoạt động thí nghiệm, hiệu chỉnh các thiết bị điện
thuộc các cơng trình thuộc cấp điện áp đến 35kv..........................................................42
2.2.2.3: Chu trình doanh thu từ hoạt động cho thuê cột điện treo cáp viễn thông ........49

ờn

2.2.3: Quy trình nhập liệu doanh thu trên hệ thống ERP ..............................................53
2.2.3.1: Nhập liệu doanh thu từ hoạt động kinh doanh điện .........................................53
2.2.3.2: Quy trình nhập liệu doanh thu từ hoạt động sản xuất khác trên hệ

Trư

thống ERP.....................................................................................................................58

2.2.4: Những thủ tục kiểm sốt trong chu trình doanh thu tại cơng ty Điện lực
Quảng Trị.......................................................................................................................61
2.2.4.1: Những thủ tục kiểm soát chung........................................................................61
2.2.4.2: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn ......................................66
SV: Nguyễn Thị Kim Lân

ii


Khóa luận tốt nghiêp
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC
QUẢNG TRỊ .................................................................................................................68

tế
Hu
ế

3.1: Đánh giá về cơng tác tổ chức chu trình doanh thu tại công ty Điện lực Quảng Trị......68
3.1.1: Điểm khác biệt.....................................................................................................68
3.1.2: Ưu điểm ...............................................................................................................69
3.1.3: Hạn chế................................................................................................................72
3.2: Một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả trong chu trình doanh thu của
công ty Điện lực Quảng Trị...........................................................................................73
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.....................................................................76

inh

1: KẾT LUẬN ...............................................................................................................76
2. KIẾN NGHỊ...............................................................................................................77
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................78

Trư

ờn

gĐ

ại

họ

cK

PHỤ LỤC ......................................................................................................................79

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

iii


tế
Hu
ế

Khóa luận tốt nghiêp

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Ký hiệu

Nghĩa

: Chủ sở hữu

BCTC

: Báo cáo tài chính

ĐĐH

: Đơn đặt hàng

EVN

: Tập đoàn Điện lực Việt Nam

GTGT

: Giá trị gia tăng

TSCĐ

: Tài sản cố định

cK

inh

CSH

TSDH

: Tài sản dài hạn
: Tài sản ngắn hạn

Trư

ờn

gĐ

ại

họ

TSNH

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

iv


tế
Hu
ế

Khóa luận tốt nghiêp

DANH MỤC CÁC BẢNG

Trang

Bảng 2.1 : Tình hình tài sản, nguồn vốn của cơng ty Điện lực Quảng Trị qua 3 năm từ
năm 2016 – 2018........................................................................................27
Bảng 2.2: Kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình qua 3 năm ................................31

Trư

ờn

gĐ

ại

họ

cK

inh

Bảng 2.3: So sánh kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình qua các năm ................31

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

v


tế
Hu
ế

Khóa luận tốt nghiêp

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH

Trang

Hình 2.1: Màn hình nhập liệu đối tượng ghi nhận “Doanh thu ước”............................55
Hình 2.2: Màn hình nhập liệu số tiền “Doanh thu ước”...............................................55
Hình 2.3: Màn hình hạch tốn nợ/có “Doanh thu ước”.................................................56
Hình 2.4: Màn hình nhập liệu thêm số tiền “Doanh thu ước”.......................................57
Hình 2.5: Màn hình hạch tốn thêm “Doanh thu ước”..................................................57

inh

Hình 2.6: Màn hình kết chuyển doanh thu kinh doanh điện .........................................58

Trư

ờn

gĐ

ại

họ

cK

Hình 2.7: Màn hình nhập liệu doanh thu từ hoạt động thí nghiệm ...............................61

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

vi


tế
Hu
ế

Khóa luận tốt nghiêp

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Trang

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) và hệ thống thông tin

quản lý............................................................................................................5
Sơ đồ 1.2: Quy trình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn ....................................................6

inh

Sơ đồ 1.3: Mối liên hệ giữa các chu trình kinh doanh...................................................10
Sơ đồ 1.4: Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác ..............11
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty Điện lực Quảng Trị .................................23

cK

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty Điện lực Quảng Trị ...........................33
Sơ đồ 2.3: Lưu đồ chu trình doanh thu từ kinh doanh điện...........................................41
Sơ đồ 2.4: Lưu đồ chu trình doanh thu từ hoạt động thí nghiệm, hiệu chỉnh các
thiết bị điện...................................................................................................48

họ

Sơ đồ 2.5: Lưu đồ chu trình doanh thu từ hoạt động cho thuê cột điện treo

Trư

ờn

gĐ

ại

cáp viễn thông ...............................................................................................52

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

vii


Khóa luận tốt nghiêp
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

tế
Hu
ế

1. Lý do chọn đề tài
Hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp sẽ phát sinh rất
nhiều nghiệp vụ. Để có thể ghi chép, xử lý và lưu trữ các nghiệp vụ một các hợp lý,
đáng tin cậy, đồng thời cung cấp đầy đủ, kịp thời các báo cáo theo yêu cầu của người
sử dụng. Doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống thơng tin kế tốn hiệu quả,
khoa học

Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động liên quan đến q trình cung cấp

inh

hàng hóa/dịch vụ và thu tiền. Đây là chu trình rất quan trọng đối với hoạt động sản
xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào vì nó sẽ tạo ra nguồn thu chính để doanh
nghiệp có thể tồn tại và phát triển. Vì vậy, việc cung cấp tốt các thông tin về chu trình

cK

doanh thu sẽ giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình hoạt động của doanh

nghiệp để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn giúp doanh nghiệp ngày càng phát
triển đi lên

họ

Công ty Điện lực Quảng Trị là một cơng ty có quy mơ lớn, có nhiều ngành,
nghề kinh doanh đa dạng…do đó việc theo dõi đầy đủ, chính xác, chi tiết các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong chu trình doanh thu để đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ

hoạt động của công ty

ại

yêu cầu quản lý của cơng ty đóng vai trị rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả

gĐ

Ý thức được tầm quan trọng của chu trình doanh thu đối với sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp. Vì vậy, qua q trình thực tập tại cơng ty em quyết định lựa
chọn đề tài “ Đánh giá chu trình doanh thu tại cơng ty Điện lực Quảng Trị” để

ờn

thực hiện khóa luận tốt nghiệp cho đợt thực tập cuối khóa của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Trư

Đề tài được nghiên cứu dựa trên các mục tiêu sau đây:
- Nghiên cứu và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về hệ thống thơng tin kế tốn chu

trình doanh thu của doanh nghiệp
- Từ q trình thực tập tại cơng ty trình bày thực trạng tổ chức chu trình doanh

thu tại cơng ty Điện lực Quảng Trị
SV: Nguyễn Thị Kim Lân

1


Khóa luận tốt nghiêp
- Khái quát những điểm khác biệt, ưu điểm và hạn chế trong chu trình doanh
thu tại công ty Điện lực Quảng Trị

tế
Hu
ế

- Nghiên cứu, đưa ra những giải pháp, kiến nghị có tính khả thi góp phần hồn
thiện chu trình doanh thu của cơng ty
3. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là chu trình doanh thu tại Cơng ty Điện lực
Quảng Trị
4. Phạm vi nghiên cứu

inh

 Về khơng gian: Tại phịng tài chính – kế tốn Cơng ty Điện lực Quảng Trị
Địa chỉ: Số 126 đường Trần Hưng Đạo, Phường 1, Thành phố Đông Hà, Tỉnh

Quảng Trị

cK

 Về thời gian:

- Thời gian nghiên cứu thực tập: 05/01/2019 – 04/04/2019
- Thời gian thu thập số liệu:

họ

 Số liệu dùng để phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả sản xuất
kinh doanh theo loại hình là nguồn số liệu tổng hợp của 3 năm 2016 – 2018
 Số liệu thu thập để minh họa chu trình doanh thu tại cơng ty: Năm 2018

ại

5. Phương pháp nghiên cứu

gĐ

Trong quá trình nghiên cứu em đã sử dụng những phương pháp sau:
 Phương pháp thu thập số liệu:
- Dữ liệu thứ cấp:

ờn

 nghiên cứu, tham khảo tài liệu: Tham khảo báo cáo tốt nghiệp của các anh
chị khóa trước và các tài liệu, giáo trình liên quan đến đề tài hệ thống thơng tin kế tốn
và chu trình doanh thu.

Trư

 Thu thập các bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh theo loại hình
của cơng ty để lấy được số liệu về tình hình tài sản, nguồn vốn và tình hình kết quả sản
xuất kinh doanh theo loại hình từ năm 2016 – 2018
 Thu thập các chứng từ kế toán trong chu trình doanh thu trong năm 2018 tại

cơng ty

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

2


Khóa luận tốt nghiêp
- Dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông tin bằng cách phỏng vấn, quan sát các nhân
viên tại phịng tài chính – kế tốn của cơng ty. Cụ thể, tìm hiểu về quy trình xét duyệt,

tế
Hu
ế

luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu; những quy định, chính sách cơng ty
áp dụng để kiểm sốt các hoạt động trong chu trình doanh thu. Bên cạnh đó, quan sát
và phỏng vấn trực tiếp từng nhân viên kế toán để tìm hiểu rõ nội dung, cơng việc, cách
thức nhập liệu doanh thu lên hệ thống ERP của mỗi người
 Phương pháp phân tích số liệu:

- Phương pháp mơ tả: Sử dụng công cụ lưu đồ để mô tả quy trình ln chuyển

thơng tin trong chu trình doanh thu

inh

- Phương pháp so sánh: So sánh các chỉ tiêu về tài sản, nguồn vốn, doanh thu,
lãi/lỗ… của công ty giữa các năm để có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh
của cơng ty. Bên cạnh đó, cịn có sự so sánh, đối chiếu giữa chu trình doanh thu thực

cK

tế tại cơng ty so với chu trình doanh thu được học trên lý thuyết, chỉ ra được sự khác
nhau và nguyên nhân của sự khác biệt đó. Từ đó, đánh giá được ưu điểm cũng như hạn
chế của chu trình doanh thu tại cơng ty.

họ

- Phương pháp phân tích: Căn cứ vào bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết
quả kinh doanh theo loại hình của cơng ty. Để phân tích tình hình biến động tài sản,
nguồn vốn, phân tích kết quả sản xuất kinh doanh theo loại hình qua 3 năm để nắm bắt

6. Kết cấu đề tài

ại

được tình hình hoạt động của cơng ty qua 3 năm đó

gĐ

Khóa luận bao gồm 3 phần:
Phần I: Đặt vấn đề

ờn

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
 Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế tốn chu trình doanh thu
 Chương 2: Thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Cơng ty Điện lực

Trư

Quảng Trị

 Chương 3: Đánh giá hiệu quả của chu trình doanh thu tại Công ty Điện lực

Quảng Trị

Phần III: Kết luận

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

3


Khóa luận tốt nghiêp
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

tế
Hu
ế

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VÀ

CHU TRÌNH DOANH THU
1.1: Hệ thống thơng tin kế tốn
1.1.1: Khái niệm:
Theo Gelinas, Sutton & Oram (1999):

“Để có thể hiểu hệ thống thơng tin kế tốn là gì, bạn cần phải hiểu các khái

inh

niệm như: thế nào là hệ thống, thế nào là hệ thống thông tin và thế nào là hệ thống
thông tin quản lý

Hệ thống là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện

cK

một số mục tiêu nhất định.

- Hệ thống thông tin: là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một
tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và
quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng.

họ

- Hệ thống thông tin quản lý (MIS): là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực
hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định
thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thơng tin để lập kế hoạch

ại

và kiểm sốt các hoạt động của đơn vị.
- Hệ thống thông tin kế toán (AIS): là một cấu phần đặc biệt của hệ thống

gĐ

thông tin quản lý. nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các

Trư

ờn

nghiệp vụ tài chính”

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

4


cK

inh

tế
Hu
ế

Khóa luận tốt nghiêp

họ

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) và hệ thống thông
tin quản lý

1.1.2: Chức năng

ại

 Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
 Xử lý, cung cấp thơng tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan

gĐ

 Kiểm sốt: Kiểm sốt tn thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, bảo vệ tài sản vật chất, thơng tin, kiểm sốt hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo
cung cấp thông tin chính xác, kịp thời

ờn

 Hỗ trợ cho việc ra quyết định của các nhà quản lý doanh nghiệp
1.1.3: Phân loại

a) Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin

Trư

- Hệ thống thơng tin kế tốn tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thơng tin tài
chính cho các đối tượng bên trong và bên ngồi doanh nghiệp
- Hệ thống thơng tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thơng tin

nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp

b) Phân loại theo phương tiện xử lý
- Hệ thống thơng tin kế tốn xử lý thủ cơng: nguồn lực chủ yếu là con người
SV: Nguyễn Thị Kim Lân

5


Khóa luận tốt nghiêp
- Hệ thống thơng tin kế tốn trên nền máy vi tính: nguồn lực bao gồm cả con
người và máy vi tính

tế
Hu
ế

1.1.4: Cấu trúc

Theo Trần Phước, Hệ thống thơng tin kế tốn (2009), trường đại học cơng nghiệp
thành phố Hồ Chí Minh thì cấu trúc hệ thống thơng tin kế tốn có thể được hiểu như
sau:

“Hệ thống thơng tin kế tốn là một tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, lưu
trữ xử lý, cung cấp thơng tin đầu ra. Các thành phần này chính là cấu trúc của một hệ
thống thơng tin kế tốn được xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc

inh

điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Có thể khái qt quy trình xử lý hệ thống thơng
tin kế tốn qua sơ đồ dưới đây:

Lưu trữ, xử lý

cK

Thơng tin đầu vào

Dữ liệu/thông tin
từ nguồn chứng từ
bên trong hay bên
ngồi

Cung cấp thơng tin
cho các đối tượng
bên trong hay bên
ngồi để ra quyết
định

ại

họ

Sắp xếp, tổ
chức, tính tốn

Thơng tin đầu ra

gĐ

Sơ đồ 1.2: Quy trình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn
a, Hệ thống thơng tin đầu vào

Hệ thống thơng tin đầu vào có thể thu nhận thủ cơng hay bằng máy thông qua cơ sở
ghi nhận của thông tin là chứng từ. Việc tổ chức ghi nhận thông tin đầu vào địi hỏi phải

ờn

phân tích kỹ để tránh trường hợp ghi nhận thông tin quá thừa hay quá thiếu, điều này dẫn
đến nguy cơ cung cấp thông tin đầu ra cho các đối tượng sử dụng khơng hữu ích. Để giải
quyết vấn đề này, việc lựa chọn giải pháp thông tin như thế nào để đạt đươc mức yêu cầu

Trư

về quản lý trong thời đại ngày nay là vấn đề cần thiết. Tuy nhiên, hệ thống thu nhận thông
tin bằng thủ cơng là q lỗi thời. Vì vậy việc lựa chọn một phương tiện kỹ thuật thông qua
các công cụ trợ giúp như thiết bị phần cứng, phần mềm kế tốn chun dụng để hệ thống
thơng tin đầu vào thu thập được thỏa mãn nhu cầu thông tin để ra quyết định đòi hỏi nhà
quản lý phải chọn cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình
SV: Nguyễn Thị Kim Lân

6


Khóa luận tốt nghiêp
b, Hệ thống cơ sở dữ liệu

tế
Hu
ế

Giữ vai trị chính yếu trong một hệ thống thơng tin kế toán, cơ sở dữ liệu giúp hệ

thống thu thập, ghi nhận và lưu trữ thông tin kinh tế tài chính, sau đó chuyển đổi các
dữ liệu đó thành thơng tin có ý nghĩa cho người sử dụng thơng tin ra quyết định
Với hệ thống thơng tin kế tốn xử lý bằng thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên các
vật mang tin là giấy và cấu trúc của các dữ liệu là mẫu chứng từ, mẫu sổ kế toán
Với hệ thống thơng tin kế tốn xử lý bằng máy tính và phần mềm kế tốn, dữ liệu
được lưu trữ trên các vật mang tin là đĩa hay băng từ dưới dạng các tập tin (file) hay

inh

một hệ thống quản trị dữ liệu (Database management systems-DBMS)
c, Hệ thống thông tin đầu ra

Nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống thông tin đầu ra là cung cấp thông tin cho các

cK

đối tượng bên trong hay bên ngoài để ra quyết định. Như vậy những thông tin đầu ra
gồm những thông tin nào? Đó chính là là những báo cáo tài chính hay báo cáo quản
trị theo mẫu đã được xác lập trước. Đối với hệ thống thơng tin kế tốn xử lý bằng thủ
cơng thì các báo cáo được lập từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Đối

họ

với hệ thống thơng tin kế tốn xử lý bằng máy vi tính và phần mềm kế tốn thì các báo
cáo được phần mềm tập hợp và xử lý dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu đã được xác lập
Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra là đòi hỏi tất yếu của bất cứ nhà quản lý nào.

ại

Đối với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tượng bên ngồi đơn vị, ví dụ như: hệ thống

báo cáo tài chính yêu cầu là phải theo mẫu biểu thống nhất. Đối với thông tin đầu ra

gĐ

phục vụ cho đối tượng nội bộ của đơn vị, ví dụ như: hệ thống báo cáo quản trị thì mẫu
biểu sẽ do chính nhà quản lý đó thiết lập.Như vậy nghĩa vụ xác lập và chọn lựa mẫu
biểu là từ lãnh đạo đơn vị. Bước tiếp theo là lựa chọn công cụ để tạo lập nên thông tin
trên các báo cáo là hết sức cần thiết. Hiện nay nhiều phần mềm kế toán làm được

ờn

phần này. Nhiệm vụ của nhà quản lý là tổ chức, lựa chọn phần mềm kế toán nào, cơ sở
dữ liệu nào để đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin mà họ mong muốn”

Trư

1.1.5: Lưu đồ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn
a, Khái niệm:

Lưu đồ: Là hình vẽ mơ tả quy trình ln chuyển dữ liệu, thơng tin hoặc trình tự

các hoạt động xử lý trong hệ thống thông tin

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

7


Khóa luận tốt nghiêp
b, Những ký hiệu được sử dụng trong lưu đồ

tế
Hu
ế

Các ký hiệu được sử dụng trong lưu đồ để thể hiện chức năng của một thông tin
hay một hoạt động của hệ thống, được phân thành 5 loại ký hiệu sau:
 Nhóm ký hiệu đầu vào - đầu ra
Chứng từ đầu vào 1 liên

Chứng từ đầu vào nhiều

Sổ/ báo cáo đầu ra

cK

Nhập chứng từ vào máy tính

inh

liên

Hiển thị trên màn hình

họ

 Nhóm ký hiệu xử lý

Xử lý thủ cơng

gĐ

ại

Xử lý bằng máy tính

Lưu trữ trong máy tính

Lưu trữ thủ cơng

ờn

 Nhóm các ký hiệu khác

Điểm nối trong cùng một trang

Trư

Bắt đầu/ kết thúc

Điểm nối sang trang

1.2: Chu trình doanh thu
1.2.1: Khái niệm, ý nghĩa
SV: Nguyễn Thị Kim Lân

8


Khóa luận tốt nghiêp

Theo Thái Phúc Huy (2012), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Phương Đơng:
“Chu trình kinh doanh (Chu trình kế tốn): Là một chuỗi các sự kiện cùng liên

tế
Hu
ế

quan đến một nội dung của của quá trình sản xuất kinh doanh. Có 5 chu trình kinh
doanh chính bao gồm:

 Chu trình doanh thu: Tập hợp các hoạt động liên quan đến q trình cung cấp
hàng hóa/dịch vụ và thu tiền

 Chu trình chi phí: Tập hợp các hoạt động liên quan đến q trình mua hàng
hóa/dịch vụ và thanh tốn

 Chu trình sản xuất: Tập hợp các hoạt động liên quan đến q trình chuyển hóa
các yếu tố đầu vào thành sản phẩm hồn thành

inh

 Chu trình nhân sự: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng,
bồi dưỡng và trả lương cho người lao động

 Chu trình tài chính: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động,

Sản phẩm

họ

Chu trình sản xuất
Ngun vật liệu, nhân cơng ->
sản phẩm hồn thành

cK

sử dụng vốn và phân phối kết quả sử dụng vốn”

gĐ

Tiền

Dữ liệu

ại

Dữ liệu

Chu trình doanh thu
Bán hàng – thu tiền

Hệ thống lập báo cáo, cung cấp
thơng tin

NVL

ờn

Dữ liệu

Trư

Chu trình chi phí
Mua hàng – trả tiền

Nhân cơng

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

Chu trình tài chính
Nhận tiền – chi tiền

Tiền

Chu trình nhân sự
Tuyển dụng – trả lương

Tiền

9


Khóa luận tốt nghiêp

tế
Hu
ế

Sơ đồ 1.3: Mối liên hệ giữa các chu trình kinh doanh

- Chu trình doanh thu : là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thơng
tin liên quan đến q trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của
khách hàng. Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực hiện giá trị của
sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ được cung cấp cho
khách hàng và đơn vị sẽ thu được tiền bán hàng. Thơng qua q trình này doanh
nghiệp mới thu hồi được vốn đã bỏ ra, đồng thời thu được tiền để sản xuất và mở rộng
quy mơ sản xuất. Kết quả của chu trình doanh thu khơng chỉ phản ánh riêng kết quả

inh

của chu trình mà cịn phản ánh tồn bộ kết quả của q trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt quá trình này sẽ đẩy mạnh các khâu khác trong chu
trình kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần mở rộng quy mô cũng như nâng cao sức

cK

cạnh tranh của doanh nghiệp.Với đặc điểm và chức năng nêu trên, chu trình doanh thu
sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng hoặc hệ thống bên ngoài sau đây :
 Khách hàng : là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hóa/dịch vụ cần được cung cấp;

họ

nhận hàng hóa, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp
 Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trị cung cấp hàng hóa, dịch vụ
cho chu trình doanh thu. Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các thơng tin về yêu cầu

ại

hàng hóa, dịch vụ cần được mua và cung cấp theo yêu cầu của khách hàng cũng
như chu trình sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lên kế hoạch

gĐ

sản xuất của bộ phận, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
 Hệ thống lương sẽ căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để tuyển
nhân lực. Đồng thời kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện trong chu

ờn

trình doanh thu (nhân viên bán hàng, quản lý…) là cơ sở để tính lương và thu
nhập lao động.

 Trong trường hợp tổ chức thanh tốn qua ngân hàng, chu trình doanh thu có thể

Trư

giao tiếp với ngân hàng và các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện
thu, chi tại ngân hàng.

 Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển
và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu
của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

10


Khóa luận tốt nghiêp

Khách hàng

Đặt hàng

Ngân hàng

tế
Hu
ế

Thanh tốn

Thanh tốn

Chu trình chi phí

Chu trình
doanh thu

inh

Cung cấp hàng hóa/dịch vụ

u cầu mua hàng

Dữ liệu
Hệ thống kế toán tổng
hợp/ lập báo cáo

cK

Doanh số tính lương

Chu trình sản xuất

họ

Chu trình nhân sự - tiền
lương

u cầu sản xuất

1.2.2: Các hoạt động

ại

Sơ đồ 1.4: Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác

Chu trình doanh thu sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) nhận đặt hàng, (2)

gĐ

Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn,theo dõi cơng nợ, (4) thu tiền.
Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của
từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những

ờn

chức năng riêng, sẽ có các dịng thơng tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào
làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó. Từ đó tạo ra các dịng thông tin thể hiện

chức năng của từng hoạt động và cung cấp cho các hoạt động khác bên trong và bên

Trư

ngồi chu trình

1.2.2.1: Hoạt động nhận đặt hàng:
- Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng. Hoạt
động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

11


Khóa luận tốt nghiêp
ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt

tế
Hu
ế

hàng của khách hàng
- Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về
hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến. Các yêu cầu này phải đảm bảo tính chính
xác và xác thực về nội dung theo đúng yêu cầu của khách hàng

- Căn cứ dòng dữ liệu đi vào, hoạt động đặt hàng sẽ thực hiện các nội dung xử lý sau:
 (1.1) Xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ của khách hàng
thông qua việc truy xuất các thông tin về hàng hóa, dịch vụ, khả năng hiện có

inh

của hàng hóa, dịch vụ có thể cung cấp.

 (1.2) Xem xét khả năng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu chuẩn đặt ra
của doanh nghiệp như điều kiện về khả năng thanh toán, giới hạn nợ hoặc các

cK

điều kiện về luật pháp. Cơ sở để thực hiện việc xem xét, đánh giá là các thông
tin lưu trữ về khách hàng ( danh mục khách hàng, tình trạng nợ của khách
hàng…)

họ

 (1.3) Thông tin kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng cho khách hàng là chấp thuận
hay không chấp thuận yêu cầu của khách hàng. Nếu chấp thuận yêu cầu đặt
hàng thì các hoạt động tiếp theo của chu trình doanh thu sẽ được thực hiện.

ại

- Như vậy, nếu chấp nhận các yêu cầu đặt hàng của khách hàng, hoạt động đặt hàng với các
nội dung xử lý trên sẽ tạo ra dịng thơng tin mang nội dung về một nghiệp vụ bán hàng hợp

gĐ

lệ được cho phép thực hiện. Đây là nội dung quan trọng và cần thiết làm cơ sở cho các hoạt
động và bộ phận chức năng thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu liên quan đến
tính hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng. Nếu cần thơng tin và cơ sở về tính hợp lệ của nghiệp vụ

ờn

bán hàng thì thơng tin đó phải nhận từ hoạt động đặt hàng.
- Những loại chứng từ có thể được sử dụng trong hoạt động này:
 Đơn đặt hàng được xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng của khách hàng để xác

Trư

nhậnvà xét duyệt cho phép đơn đặt hàng được thực hiện.

 Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ
được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Chứng từ này thường không đươc
sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và tên gọi có thể thay đổi tùy theo đối tượng

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

12


Khóa luận tốt nghiêp
nhận thơng tin để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho, lệnh giao

tế
Hu
ế

hàng…

 Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi cần có sự cam kết, ràng buộc giữa khách

hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực
hiện. Đây là chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng.

 Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trình
doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như: phiếu xuất kho, phiếu giao hàng,

inh

hóa đơn bán hàng

1.2.2.2: Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

- Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ

trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ

cK

cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của q

- Dịng thơng tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dịng thơng tin mang

họ

nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển
đến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, q trình cung cấp dịch vụ cho khách

ại

hàng đã được xét duyệt

- Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung :

gĐ

 (2.1) Thực hiện xuất kho

 (2.2) Thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
- Dịng thơng tin tạo ra từ hoạt động này sẽ thể hiện nội dung thực tế đã thực hiện xuất

ờn

kho, giao hàng hoặc nghiệm thu cho khách hàng, và sẽ chuyển đến các hoạt động và
bộ phận chức năng cần thông tin về nội dung này, đảm bảo theo dõi và phản ánh được
tình hình thực tế của hoạt động

Trư

- Những loại chứng từ có thể được sử dụng trong hoạt động này:
 Phiếu xuất kho đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho
 Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng
hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách hàng.

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

13


Khóa luận tốt nghiêp
 Biên bản nghiệm thu dịch vụ hồn thành: Xác nhận mức độ và khối lượng cơng

1.2.2.3: Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ

tế
Hu
ế

việc đã hoàn thành cho khách hàng

- Hoạt động này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được
thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp
dịch vụ cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dịng thơng tin cho phép
nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dịng thơng tin xác

chuyển đến

cK

- Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung :

inh

nhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ

 (3.1) Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh
nghiệp với khách hàng.

họ

 (3.2) Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã thực

hiện.

 (3.3) Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng : theo dõi các nội dung sau khi thực

ại

hiện bán hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng
- Những loại chứng từ có thể được sử dụng trong hoạt động này:

gĐ

 Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, các bản kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung
cấp hàng hóa, nghiệp vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện.
 Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

ờn

1.2.2.4: Hoạt động thu tiền

- Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để

Trư

thực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng. Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm
bảo thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã
thực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh tốn của khách hàng
- Hoạt động thu tiền sẽ thực hiện các nội dung sau :
 (4.1) Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán
SV: Nguyễn Thị Kim Lân

14


Khóa luận tốt nghiêp
 (4.2) Lập chứng từ cho nội dung thanh toán của khách hàng.
 (4.3) Xác nhận thực tế thanh toán của khách hàng.

tế
Hu
ế

 (4.4) Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán của khách hàng

- Những loại chứng từ có thể được sử dụng trong hoạt động này:

 Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách
hàng.

 Các chứng từ thanh tốn: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận thu

inh

tiền
1.3: Những thủ tục kiểm sốt trong chu trình

cK

Theo Trần Thị Giang Tân (2012), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản kinh tế TP. Hồ Chí
Minh thì những thủ tục kiểm sốt chủ yếu trong chu trình doanh thu bao gồm:
1.3.1: Những thủ tục kiểm soát chung

họ

1.3.1.1: Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng

Nhằm đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lý trong chu trình doanh thu, đơn vị cần
tách biệt các chức năng/bộ phận sau đây:

Bộ phận xét duyệt bán chịu tách biệt với bộ phận bán hàng

-

Bộ phận bán hàng tách biệt với bộ phận ghi nhận nợ phải thu

-

Bộ phận bán hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền

-

Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó địi độc lập với bộ phận theo dõi nợ

gĐ

ại

-

phải thu

Kế tốn nợ phải thu khách hàng khơng được kiêm nhiệm việc thu tiền

ờn

-

1.3.1.2: Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin

Trư

a, Kiểm sốt chung: Bao gồm các hoạt động kiểm soát sau
- Kiểm soát đối tượng sử dụng:
 Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm
phải có mật khẩu riêng và chỉ được truy cập trong giới hạn công việc của mình

SV: Nguyễn Thị Kim Lân

15