(Luận văn thạc sĩ) chất lượng hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện sơn hòa, tỉnh phú yên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

-----------/----------

-----/-----

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ TUYẾT MAI

CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN SƠN HÒA, TỈNH PHÚ YÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

ĐẮK LẮK – NĂM 2019


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

-----------/----------

-----/-----

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ TUYẾT MAI

CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN SƠN HÒA, TỈNH PHÚ YÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Mã số: 8340403

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. PHÙNG THỊ PHONG LAN

ĐẮK LẮK – NĂM 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn Cao học Quản lý cơng về “Chất lượng hoạt
động của Văn phịng hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Sơn
Hòa, tỉnh Phú Yên” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên
cứu chưa từng được công bố ở bất cứ cơng trình nào khác, các số liệu khảo sát
được sử dụng trong luận văn là kết quả do tôi tự tiến hành và tổng hợp. Các
quan điểm của các tác giả khác, các số liệu của các nghiên cứu khác được sử
dụng trong luận văn này đều được trích dẫn, dẫn nguồn đúng quy định.
Tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật và Lãnh đạo Học viện
Hành chính Quốc gia về Luận văn cao học này.

Tác giả

Nguyễn Thị Tuyết Mai

I


LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian học tập và nghiên cứu, ngoài sự cố gắng của bản thân để
hoàn thành chương trình cao học và luận văn tốt nghiệp thạc sỹ chuyên ngành
Quản lý công, Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến tất cả các thầy giáo, cô
giáo của các khoa, ban thuộc Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình giàng
dạy, hướng dẫn và giúp đỡ, trang bị các kiến thức cơ bản, cũng như các kiến
thức chuyên ngành có giá trị lý luận và thực tiễn to lớn cho bản thân.
Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn Tiến sỹ Phùng Thị Phong Lan đã
trực tiếp hướng dẫn tôi thực hiện Luận văn này với tinh thần trách nhiệm cao
độ, phong cách làm việc dân chủ, khoa học.
Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thường trực Hội đồng nhân dân,
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân; Lãnh đạo Văn Phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân huyện Sơn Hòa. Đồng thời, xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã ủng
hộ, giúp đỡ Tơi về nhiều mặt trong quá trình học tập và thực hiện luận văn
này.
Xin trân trọng cảm ơn!
Tác giả

Nguyễn Thị Tuyết Mai

II


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Tên đầy đủ

Chữ viết tắt

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

Văn phòng HĐND&UBND

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân

CNTT

Công nghệ thông tin

CCHC

Cải cách hành chính

III


DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Trình độ của đội ngũ cán bộ, cơng chức, nhân viên của Văn phịng
HĐND và UBND huyện qua từng năm .......................................................... 49
Bảng 2.2: Kết quả khảo sát đánh giá công tác tham mưu tổng hợp của Văn

phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa ....................................................... 52
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát đánh giá tính khoa học, hợp lý trong việc xây
dựng chương trình, kế hoạch cơng tác của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Sơn Hòa ................................................................................................ 55
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát đánh giá công tác tiếp cơng dân của Văn phịng
HĐND và UBND huyện Sơn Hịa .................................................................. 59
Bảng 2.5: Kết quả khảo sát đánh giá chất lượng hoạt động của bộ phận “một
cửa”của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa ................................. 61
Bảng 2.6: Thống kế số liệu văn bản đến năm 2018 ........................................ 66
Bảng 2.7: Thống kế số liệu văn bản đi năm 2018 ........................................... 67
Bảng 2.8: Đánh giá việc thực hiện quy trình quản lý văn bản của Văn phòng
HĐND và UBND huyện Sơn Hòa .................................................................. 68
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát Mối quan hệ phối hợp của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Sơn Hòa của Văn phòng với các cơ quan, đơn vị, địa phương..73

IV


DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 2.1: Kết quả khảo sát đánh giá chất lượng công tác tổ chức các cuộc
họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa.…………...58
Biểu đồ 2.2: Đánh giá mức độ đáp ứng của cơ sở vật chất cho nhu cầu công
việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa……………………..65
Biểu đồ 2.3: Kết quả khảo sát đánh giá công tác ứng dụng công nghệ thơng
tin của Văn phịng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa ................................... 70
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND huyện Sơn Hòa .................................................................. 74

V

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................. I
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................. II
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ....................................................................III
DANH MỤC CÁC BẢNG ............................................................................ IV
DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ ........................................................................ V
MỤC LỤC ...................................................................................................... VI
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND CẤP HUYỆN ........................................ 11
1.1. Những vấn đề chung về Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ..... 11
1.2. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện .............................................................................................................. 25
1.2.1. Công tác tham mưu tổng hợp ................................................................ 26
1.2.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác .......................................... 27
1.2.3. Theo dõi, đôn đốc thực hiện các quyết định, chỉ thị, ý kiến chỉ đạo của
Thường trực HĐND, UBND huyện ................................................................. 29
1.2.4. Công tác tổ chức các kỳ họp, hội nghị, cuộc họp ................................. 29
1.2.5. Công tác tiếp công dân ......................................................................... 30
1.2.6. Hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả theo cơ chế “một
cửa” ................................................................................................................. 30
1.2.7. Công tác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ hoạt động
của HĐND, UBND huyện .............................................................................. 31
1.2.8. Công tác Văn thư – Lưu trữ .................................................................. 31
1.2.9. Công tác tin học hóa trong quản lý hành chính Nhà nước tại Văn phòng
HĐND và UBND huyện .................................................................................. 32
1.3. Chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện........ 33

VI

1.3.1. Khái niệm chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
huyện ............................................................................................................... 33
1.3.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND cấp huyện............................................................................................. 34
1.3.3. Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện..................................................... 37
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ............................................................................... 42
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
SƠN HÒA, TỈNH PHÚ YÊN ....................................................................... 43
2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên ......... 43
2.2. Phân tích thực trạng hoạt động của Văn phịng HĐND và UBND
huyện Sơn Hịa, tỉnh Phú n ...................................................................... 50
2.2.1. Cơng tác tham mưu tổng hợp ................................................................ 50
2.2.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác .......................................... 53
2.2.3. Theo dõi, đôn đốc thực hiện các quyết định, chỉ thị, ý kiến chỉ đạo của
Thường trực HĐND, UBND huyện ................................................................. 55
2.2.4. Công tác tổ chức các kỳ họp, hội nghị, cuộc họp ................................. 56
2.2.5. Công tác tiếp công dân ........................................................................ 58
2.2.6. Hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả theo cơ chế “một
cửa” ................................................................................................................ 60
2.2.7. Công tác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ hoạt động
của HĐND, UBND huyện ............................................................................... 62
2.2.8. Công tác Văn thư – Lưu trữ .................................................................. 65
2.2.9. Cơng tác tin học hóa trong quản lý hành chính Nhà nước tại Văn phịng
HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên ............................................ 69

VII

2.2.10. Mối quan hệ giữa Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện với các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn;
giữa Lãnh đạo Văn phòng, Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND huyện đối với đội ngũ chuyên viên nghiên cứu tổng hợp; trong nội bộ
văn phòng ........................................................................................................ 71
2.3. Đánh giá về chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên .................................. 73
2.3.1. Những mặt đạt được .............................................................................. 74
2.3.2. Những hạn chế ...................................................................................... 78
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế .......................................................... 79
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ............................................................................... 82
CHƯƠNG 3. QUAN ĐIỂM, PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG
CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ
UBND HUYỆN SƠN HÒA TỈNH PHÚ YÊN ............................................ 83
3.1. Quan điểm, phương hướng của Đảng và Nhà nước về nâng cao chất
lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND các cấp ...................... 83
3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên ......................................................... 86
3.2.1. Hồn thiện cơ cấu tổ chức Văn phịng HĐND và UBND huyện .......... 86
3.2.2. Hoàn thiện Quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
huyện ............................................................................................................... 88
3.2.3. Nâng cao năng lực thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức ... 92
3.2.4. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, nguồn lực phục vụ hoạt động của
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện ........................... 95
3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, thơng tin vào hoạt động của Văn
phịng HĐND và UBND huyện ....................................................................... 96

VIII

3.2.6. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND huyện .................................................................................. 99
3.3. Một số kiến nghị về cơ chế, chính sách .............................................. 100
3.3.1. Kiến nghị với Chính phủ về cơ chế, chính sách .................................. 100
3.3.2. Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ................................. 101
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ............................................................................. 102
KẾT LUẬN .................................................................................................. 103
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 104
PHỤ LỤC ..................................................................................................... 109

IX


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn:
Quá trình tồn cầu hóa, hội nhập kinh tế quốc tế cũng như sự phát triển
mạnh mẽ của nền kinh tế- xã hội trong nước đã đặt ra những yêu cầu bức thiết
đối với hoạt động của bộ máy nhà nước Việt Nam. Cùng với sự nghiệp đổi mới
tổ chức và hoạt động của Nhà nước thì vấn đề nâng cao năng lực quản lý nhà
nước của chính quyền cấp huyện là một tất yếu khách quan. Trong đó, với vị
trí là bộ phận trung gian, là cầu nối giữa cấp lãnh đạo, quản lý cấp huyện với
các phịng, ban chun mơn và các nhân viên cấp dưới, hiệu lực, hiệu quả
hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, giúp các cơ quan, tổ chức dễ dàng đạt được
các mục tiêu đã đặt ra với nguồn lực hợp lý nhất.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa, tỉnh
Phú Yên là cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hịa; có
nhiệm vụ tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân,

Thường trực HĐND, Chủ tịch, phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp
thơng tin phục vụ quản lý và hoạt động; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật;
hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của các cá nhân, tổ chức chuyển đến các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện giải quyết và nhận kết quả trả cho
cá nhân, tổ chức.
Trong những năm qua, huyện Sơn Hịa thực hiện chương trình cải cách
hành chính theo Nghị quyết 30c/NQ-CP của Chính phủ đã chú trọng thực
hiện các nội dung: đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính; cải cách chế độ
cơng vụ, cơng chức; cải tiến phương thức, lề lối làm việc của cơ quan hành
chính các cấp, từng bước hiện đại hóa nền hành chính. Với tinh thần đó Hoạt
động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa,
tỉnh Phú Yên trong thời gian qua đã có nhiều cải tiến, đạt được nhiều thành


tựu đáng ghi nhận, nhưng bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại khơng ít những hạn chế
và một số phương diện còn hoạt động chưa thật sự hiệu quả như: thực hiện
chức năng, nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho HĐND và UBND chưa kịp
thời, nhạy bén; còn xem nhẹ công tác phục vụ, tham mưu giúp việc cho
Thường trực HĐND; cơng tác tuyển dụng, bố trí cán bộ, cơng chức chưa khoa
học, hợp lý; việc thực hiện chế độ báo cáo chưa nghiêm; chưa quan tâm đến
công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cơng chức văn phịng….những tồn tại, hạn
chế đó đã làm ảnh hưởng đến cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của
Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện.
Vì vậy việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng và đưa ra
các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa là một yêu cầu cấp thiết, để hoạt
động của Văn phòng được cải thiện tốt hơn, đáp ứng được những địi hỏi của
q trình quản lý Nhà nước trong thời kì phát triển và hội nhập hiện nay. Xuất
phát từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn đề tài: “Chất lượng hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa,

tỉnh Phú Yên” để nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp cao học chun
ngành Quản lý cơng của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Nghiên cứu về chất lượng hoạt động Văn phịng nói chung và hoạt động
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp nói riêng là đề tài
thu hút sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, chuyên gia, nhà quản lý trong
nước và thế giới và đã có nhiều bài viết, cơng trình nghiên cứu được cơng bố
đề cập đến vấn đề này ở nhiều góc độ và phạm vi khác nhau. Có thể liệt kê
một số cơng trình nghiên cứu, bài viết sau đây:
Một là, nhóm các nghiên cứu về văn phịng, văn phịng cơ quan hành
chính nhà nước.
“Giáo trình Hành chính văn phịng trong cơ quan nhà nước” (Nxb Khoa

2


học và kỹ thuật, Hà Nội, năm 2009) của Học viện Hành chính[19], do TS.
Lưu Kiếm Thanh chủ biên trình bày các nội dung như tổng quan về Văn
phòng và cơng tác Văn phịng: tổ chức lao động, thơng tin, lập chương trình,
kế hoạch cơng tác, tổ chức hội họp, tiếp khách... và công tác về văn thư, lưu
trữ.
Cuốn “Nghiệp vụ Hành chính Văn phịng” (Nxb Thống kê, Hà Nội, năm
2009) của tác giả Lưu Kiếm Thanh [32] đã trình bày những nghiệp vụ cụ thể
trong công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính Văn
phịng: cơng tác Văn phịng, lãnh đạo Văn phịng, lập kế hoạch công tác, công
tác thông tin - báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thư,
hợp đồng, giao tiếp Văn phòng.
Cuốn sách “Quản trị Hành chính Văn phịng” (Nxb Thống kê, Hà Nội,
năm 2004) của tác giả Nguyễn Hữu Thân [31] trình bày một cách đại cương
về quản trị hành chính văn phịng, chức năng của quản trị hành chính Văn

phịng, mục tiêu hoạch định và tổ chức quản trị thời gian, quản trị thông tin,
quản trị hành chính văn phịng một cách khoa học, đơn giản hố cơng việc
hành chính, thư tín thương mại quốc tế và nghiệp vụ hành chính Văn phịng.
“Giáo trình Quản trị Văn phịng” (Nxb Tài chính, Hà Nội, năm 2005)
của Đại học Kinh tế Quốc dân [11] giới thiệu cơng tác tổ chức Văn phịng và
một số nghiệp vụ cơ bản của văn phịng như: tổ chức cơng tác thông tin,
quản lý thời gian làm việc, tổ chức tiếp khách, hội họp, hội nghị, tổ chức các
chuyến đi công tác, công tác văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản.
“Kỷ yếu hội thảo khoa học về Quản trị Văn phòng – Lý luận và thực
tiễn”, (Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005), của Trường Đại học Khoa
học xã hội và nhân văn [12] bao gồm các bài viết, nghiên cứu chuyên đề về lý
luận và thực tiễn tập trung các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, các hoạt
động cụ thể của Văn phòng; các yêu cầu, nguyên tắc quản trị Văn phòng ở cả
khu vực công lẫn khu vực tư.

3


Trong bài viết “Sứ mệnh của quản trị hành chính Văn phịng trong bối
cảnh hội nhập và phát triển cơng nghệ” (Tạp chí Quản lý nhà nước, số
243/2016, tr. 44-46) tác giả Nguyễn Văn Hậu [14] đã phân tích và chỉ ra
những yêu cầu, nhiệm vụ (sứ mệnh) của quản trị hành chính Văn phịng trong
giai đoạn hiện nay, gắn với sự bùng nổ công nghệ thông tin và quá trình hội
nhập tồn cầu.
Hai là, nhóm các nghiên cứu về chất lượng hoạt động của cơ quan hành
chính, chất lượng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện
Đề tài “Nghiên cứu các tiêu chí để đưa hoạt động của Văn phòng UBND
huyện đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO”của TS. Hà Quang Thanh [34], Học viện
Hành chính năm 2008. Trong nghiên cứu này các tác giả cũng đã đề cập đến
vấn đề đánh giá hiệu quả của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của

Văn phòng UBND trên các góc độ về hiệu quả cơng việc, tính khoa học trong
tổ chức công việc, khả năng quy trách nhiệm trong quy trình cơng việc. Đây
cũng là một khía cạnh để giúp đánh giá chất hoạt động của văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện.
Năm 2000, Học viện Hành chính đã nghiên cứu đề tài “Xây dựng các
tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động quản lý ở cấp Bộ nước ta” [15]. Đề tài
đã đưa ra các tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhà nước trên
các góc độ về thể chế, tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ, công chức, khả năng
lập quy hoạch, kế hoạch. Đây là các thước đo cho việc đo lường chất lượng
hoạt động của hoạt động quản lý. Mặt khác, xét cho cùng, công dân, cộng
đồng xã hội mới là chủ thể cuối cùng đánh giá về chất lượng hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước. Vì vậy, sự thiếu vắng các tiêu chí liên quan
đến cơng dân, tổ chức chưa đảm bảo cho tính tồn diện của q trình đánh
giá.
Ngồi ra cịn có nhiều luận văn thạc sĩ Quản lý cơng nghiên cứu về tổ
chức và hoạt động của Văn phòng ở các cơ quan, tổ chức; cụ thể là:

4


Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính cơng: “Hiệu quả hoạt động của Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài, tỉnh Bắc
Ninh” của tác giả Phùng Đức Luân (Học viện Hành chính, Hà Nội, năm 2016)
[25] đã đưa ra các khái niệm về văn phòng, chức năng, nhiệm vụ của văn
phòng; nhiệm vụ, nguyên tắc hoạt động, lãnh đạo của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện, hiệu quả hoạt động của Văn
phòng và yêu cầu của cải cách hành chính đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng.
Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính cơng “Nâng cao năng lực điều hành
Văn phịng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay”, của Thái Thị

Thùy Linh, (Học viện Hành chính, Hà Nội năm 2010) [24];
Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính cơng: “Nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng Hội động dân dân và Ủy ban nhân dân huyện trên địa
bàn tỉnh Bắc Giang qua thực tiễn huyện Việt Yên” của tác giả Nguyễn Văn
Phương (Học viện Hành chính, Hà Nội, năm 2012) [;
Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính cơng: “Hiệu quả hoạt động của Văn
phịng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội” của Tăng Thị Bích Ngọc
(Học viện Hành chính, Hà Nội, năm 2014) [26]...
Có thể thấy, nghiên cứu về chất lượng hoạt động văn phịng nói chung và
hoạt động văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp nói
riêng là đề tài thu hút sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, chuyên gia, nhà
quản lý trong nước và thế giới và đã có nhiều bài viết, cơng trình nghiên cứu
được cơng bố đề cập đến vấn đề này ở nhiều góc độ và phạm vi khác nhau.
Các tài liệu và công trình nghiên cứu này đã tập trung nghiên cứu, phân tích
và cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về Văn phòng, quản lý và điều hành
Văn phòng, nghiên cứu về hiệu quả, chất lượng hoạt động của Văn phòng
trong các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung hay chất lượng hoạt động

5


của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Những nghiên cứu hiện có trên
sẽ là tài liệu tham khảo quý báu để tác giả hoàn thành luận văn này.
Tuy nhiên, các cơng trình nghiên cứu có giá trị về chất lượng hoạt động
của Văn phòng HĐND và UBND huyện là chưa có nhiều mà thường nghiêng
về các nghiệp vụ văn phòng, tổ chức và hoạt động, quản trị văn phòng. Xem
xét tổng qt cho thấy, đến nay chưa có cơng trình nghiên cứu nào mang tính
hệ thống, đi từ lý luận đến thực tiễn về chất lượng hoạt động của Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên. Do
vậy, nghiên cứu này sẽ nghiên cứu về chất lượng hoạt động của Văn phòng

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hịa, tỉnh Phú n, qua đó
tìm kiếm những giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động này của chính quyền
địa phương.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
3.1. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn về
chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện hiện nay từ đó
đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng hoạt động
của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên trong thời
gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn cần giải quyết những vấn đề cơ bản
sau:
- Hệ thống hóa cơ sở khoa học về chất lượng hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện;
- Nghiên cứu thực trạng chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên;

6


- Đánh giá thực trạng chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên về những mặt đạt được và hạn chế, xác
định được các nguyên nhân của những hạn chế đó.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là chất lượng hoạt động của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên.

4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung: Luận văn nghiên cứu chất lượng hoạt động của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên theo quy định của
pháp luật Việt Nam và thực tiễn công tác quản lý Nhà nước tại tỉnh Phú Yên.
- Về thời gian: Nghiên cứu trong giai đoạn từ năm 2015 đến 2019.
- Về không gian: Trên địa bàn huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
5.1. Phương pháp luận
Phương pháp luận được sử dụng trong quá trình nghiên cứu là phép biện
chứng duy vật và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác –Lênin, tư tưởng Hồ Chí
Minh và những quan điểm, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của
Nhà nước về hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng kết hợp đồng thời nhiều phương pháp nghiên cứu để
làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu, trong đó tập trung vào một số phương pháp cơ
bản sau:
- Phương pháp khảo cứu tài liệu: nghiên cứu các tài liệu có liên quan để
xây dựng luận cứ khoa học cho việc nghiên cứu chất lượng hoạt động của

7


Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên làm cở sở đánh
giá thực trạng nội dung này ở chương 2 của luận văn.
Đây là phương pháp sẽ được tác giả sử dụng thường xuyên và cơ bản
trong quá trình nghiên cứu. Cụ thể, để tiến hành đề tài, tác giả sẽ nghiên cứu
những tài liệu của các tác giả về chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND
và UBND huyện. Tìm hiểu các nghiên cứu đã có về, đánh giá các quan điểm
của các tác giả, những điểm hợp lý và chưa hợp lý từ đó đưa ra các kiến giải
theo cách tiếp cận của nghiên cứu. Bên cạnh số liệu và thông tin thu thập của

tác giả, đề tài sẽ sử dụng nguồn tài liệu cơ bản khác là các báo cáo, thống kê
của các cơ quan quản lý nhà nước và các cơ quan nghiên cứu ở Việt Nam
như: Bộ Nội vụ, Học viện Hành chính Quốc gia, UBND huyện Sơn Hịa tỉnh
Phú n, các tài liệu nghiên cứu khoa học của các nhà nghiên cứu được cơng
bố.
Các tài liệu thứ cấp trong và ngồi nước được tập hợp, phân loại, đối
chiếu và xử lý nhằm cung cấp hướng tiếp cận trong nghiên cứu đề tài, xây
dựng cơ sở dữ liệu cho nghiên cứu của đề tài luận văn. Việc thu thập, xử lý
thông tin này trực tiếp phục vụ cho việc xây dựng các luận cứ khoa học được
sử dụng trong luận văn.
- Phương pháp thống kê, so sánh: được sử dụng để thống kê các số liệu
trên một số mặt hoạt động cơ bản phản ánh chất lượng hoạt động của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hịa tỉnh Phú n từ đó, so sánh, đối
chiếu và đánh giá thay đổi qua từng năm hoặc từng giai đoạn.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: được sử dụng trong cả 3 chương của
luận văn nhằm xem xét, đánh giá, làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận cũng
như thực tiễn tổ chức và hoạt động của Văn phịng nói chung, Văn phịng
HĐND và UBND cấp huyện nói riêng trong phạm vi cả nước (lý luận), và từ
thực tiễn tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên.

8


- Phương pháp khảo sát thực tế: thông qua sử dụng bảng hỏi nhằm thu
thập thông tin về các đánh giá của cán bộ, công chức, lao động hợp đồng làm
việc trong các cơ quan thuộc tại Huyện ủy, HĐND, UBND, Ủy ban Mặt trận
tổ quốc Việt Nam huyện Sơn Hòa đối với một số nội dung hoạt động của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên.
Tác giả tiến hành khảo sát vào đầu tháng 9/2019 tại trụ sở Văn phòng
HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên. Số phiếu phát ra là 150

phiếu, số phiếu thu về là 145. Đối tượng khảo sát là cán bộ, công chức, lao
động hợp đồng đang làm việc tại Huyện ủy, HĐND, UBND, Ủy ban Mặt trận
tổ quốc Việt Nam huyện Sơn Hòa. Cuộc khảo sát nằm thu thập thông tin đánh
giá chất lượng hoạt động chủ yếu của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Sơn Hòa (chi tiết mẫu phiếu và kết quả khảo sát trong phần Phụ lục).
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Về mặt lý luận
Luận văn giúp làm sáng tỏ, hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến chất
lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trong bối cảnh
tổ chức triển khai thực hiện Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015
và vận dụng lý thuyết vào thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên.
Luận văn hệ thống hóa cơ sở pháp lý liên quan đến Văn phịng HĐND
và UBND cấp huyện.
Luận văn giúp hoàn thiện hệ thống lý luận về Văn phịng nói chung và
Văn phịng HĐND và UBND nói riêng.
6.2. Về mặt thực tiễn
- Luận văn phân tích và đánh giá thực trạng chất lượng hoạt động của
Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên. Kết quả nghiên
cứu của luận văn góp phần làm cơ sở để Văn phòng HĐND và UBND huyện

9


Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên áp dụng các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt
động đáp ứng được yêu cầu đặt ra từ thực tiễn.
- Góp phần cải tiến lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý, chỉ đạo,
điều hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa; giúp
cấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo, triển khai thực hiện thắng lợi các mục tiêu phát triển
kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh đã đề ra.

- Luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các Văn
phòng của các tổ chức, cơ quan khác trong quá trình hoạt động của mình.
7. Kết cấu của luận văn
Ngồi phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục và Tài liệu tham khảo, nội dung
luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Chương 2: Thực trạng chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên.
Chương 3: Quan điểm, phương hướng và giải pháp nâng cao chất lượng
hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên.

10


Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN
1.1. Những vấn đề chung về Văn phòng HĐND và UBND huyện
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Trong nhiều năm qua, khái niệm “Văn phòng” được sử dụng khá rộng rãi
trong giới nghiên cứu và cả thực tiễn quản lý củng như đời thường. Trong
thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, hiện nay có ba cách
tiếp cận chủ yếu về Văn phịng:
Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận,
đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ
cho việc điều hành của lãnh đạo.
Thứ hai, tiếp cận về mặt khơng gian:
Theo cách tiếp cận này, văn phịng có thể hiểu theo hai nghĩa dưới đây:
Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối

nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ như: Văn
phịng Nghị sĩ, Văn phòng Tổng giám đốc...
Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ
quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn
bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến cơng tác văn thư.
Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn
phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau. Luận văn này
tiếp cận thuật ngữ Văn phòng theo nghĩa: “Văn phòng là một bộ phận của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ
cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [19, tr. 12].

11


1.1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện
1.1.2.1. Vị trí
Văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp
cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo,
điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý
và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà
nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động
của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông;
hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc
thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá

nhân, tổ chức.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có tư cách
pháp nhân, có con dấu riêng, được dự tốn kinh phí để hoạt động và mở tài
khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định. chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp
và toàn diện của UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra về nghiệp vụ chuyên môn của Văn phịng Đồn Đại biểu Quốc hội tỉnh,
Văn phịng HĐND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh.
1.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có các chức
năng sau:
- Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phịng tổng hợp, xử lý và cung
cấp thơng tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và
tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết, xử lý các công việc cụ
thể. Tham mưu là việc phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, tham mưu đề

12


xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn
đề. Chẳng hạn, lập kế hoạch, xây dựng chương trình hoạt động; tổ chức các
cuộc họp, hội nghị; dự thảo các quyết định điều hành, quản lý. Tổng hợp là
việc tổ chức và thực hiện tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động
quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, của lãnh đạo, thủ trưởng nói
riêng, bao gồm thông tin từ hệ thống văn bản đến và đi, thông tin thu được từ
công tác tiếp dân… Tham mưu và tổng hợp ln gắn bó mật thiết với nhau,
tổng hợp là để tham mưu, muốn tham mưu cần phải tổng hợp.
- Chức năng quản trị: quản trị bao gồm có 04 chức năng chính sau đây:
+ Chức năng hoạch định: Đây là chức năng đầu tiên trong tiến trình
quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược
tổng thể để đạt mục đích và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp

các hoạt động. Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những
mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó. Nói
cách khác, hoạch định chính là xây dựng một bản kế hoạch cụ thể để tiến
hành thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể nào đó. Nếu ko lập kế
hoạch một cách chính xác dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có nhiều cơ
quan, tổ chức hoạt động kém hiệu quả, khó phát triển củng do một phần
ngun nhân là khơng có kế hoạch hoặc kế hoạch khơng được xây dựng chính
xác.
+ Chức năng tổ chức: Đây là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức
công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác
định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ
phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và
hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao. Tổ chức đúng đắn
sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt được mục tiêu,
tổ chức kém thì hoạt động sẽ thất bại, dù hoạch định tốt.

13


+ Chức năng lãnh đạo: Một tổ chức bao giờ củng gồm nhiều người, mỗi
cá nhân có cá tính riêng, hồn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của
người làm quản trị là phải biết động cơ và hành vi của những người dưới
quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác chọn lọc
những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng
sở trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành
phần, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi. Lãnh đạo
xuất sắc có khả năng đưa cơ quan, tổ chức, đến thành công dù kế hoạch và tổ
chức chưa thật sự tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém.
+ Chức năng kiểm soát: Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định
những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt lại cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và

động viên nhân sự, cơng việc cịn lại vẫn cịn có thể thất bại nếu khơng kiểm
tra. Cơng tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả
thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa
nếu có sai lệch, nhằm đảm bảo tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để
hoàn thành mục tiêu. Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi hoạt
động quản trị, mọi nhà quản trị dù đó là tổng giám đốc một cơng ty lớn, hiệu
trưởng một trường học, trưởng phịng hay chỉ là tổ trưởng một tổ cơng nhân
trong xí nghiệp. Vấn đề chỉ ở chỗ là các chức năng đó được áp dụng ở mức độ
nào, phạm vi được tác động. Chẳng hạn như một giám đốc công ty, thì chức
năng quản trị mà ơng ta thực hiện chính là chức năng hoạch định, vì với
cương vị của người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp thì việc định hướng
phát triển, đề ra chính sách, chiến lược phát triển cho tồn cơng ty là vấn đề
cốt lõi của ơng ta. Trong khi đó, một người tổ trưởng dây chuyền sản xuất,
cùng làm việc với cơng nhân thì chức năng chính của người tổ trưởng lại là
triển khai kế hoạch sản xuất do cấp trên giao, liên tục công tác kiểm tra, đôn
đốc công việc của những người công nhân trong tổ của mình, đảm bảo sản
phẩm được làm ra đạt chất lượng cao nhất. Như vậy, mức độ áp dụng các

14