Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VÀO CÔNG TÁC
TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG BỘ NỘI VỤ

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG

Sinh viên thực hiện

: NGƠ VĂN TOẢN

Mã số sinh viên, khóa, lớp

: 1305QTVA064, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13A

HÀ NỘI – 2017


LỜI CẢM ƠN
Trải qua quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, qua
những đợt kiến tập, thực tập tôi đã tiếp thu được những kinh nghiệm vô cùng quý giá

giữa lý luận chuyên ngành được học trên ghế nhà Trường những kiến thức thực tế đã
làm sáng tỏ giúp tơi có cái nhìn sâu sắc về ngành học của mình tích lũy thêm kiến
thức, kinh nghiệm để sau này đi làm dễ tiếp cận hơn cơng việc của mình, thích nghi
nhành chóng hơn với môi trường làm việc. Qua 4 năm học tập đủ điều kiện làm khóa
luận tốt nghiệp là một niềm vinh dự đối với tôi cũng như mọi sự cố gắng trong học tập
phần nào có kết quả nhất định, tuy nhiên được làm khóa luận cũng là thử thách đối với
bản thân tơi. Thơng qua khóa luận tốt nghiệp có thể thấy được q trình học tập của
bản thân có thật sự đáp ứng được về chất lượng, yêu cầu của kiến thức đã được học
trên ghế nhà Trường. Thơng qua bài khóa luận tốt nghiệp tơi xin chân thành cảm ơn
đến tất cả các thầy cô trong Khoa Quản trị văn phịng chun ngành tơi theo học ln
chỉ dẫn, giảng dạy tận tình ln mong cho sinh viên của mình ra trường đều có cơng
việc, đó là niềm hạnh phúc, mục tiêu, động lực để các thầy cô đưa đò tri thức trên con
đường trồng người. Hơn hết xin chân thành cảm ơn Ths. Nguyễn Mạnh Cường Q.Trưởng khoa QTVP, đã hướng dẫn, định hướng về để tài và chỉ dẫn tận tình để tơi
hồn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình
Cuối cùng, chúng tơi xin được gửi lời cảm ơn đến các cán bộ, công chức tại văn
phòng Bộ Nội vụ cũng như Bộ Nội vụ đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện trong q
trình tìm hiểu thực tế cũng như cung cấp thơng tin tài liệu để thực hiện khóa luận của
mình
Xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Ngô Văn Toản. Tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài:
“Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản lý, điều hành văn phịng Bộ nội vụ”
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của tơi trong thời gian qua. Tơi
xin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự khơng trung thực về thơng tin sử dụng trong
cơng trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 9 tháng 5 năm 2017
Người thực hiện

Ngô Văn Toản


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CNTT

Công nghệ thông tin

CSDL

Cơ sở dữ liệu

CCHC

Cải cách hành chính

CCVC

Cơng chức viên chức

TCBM

Tổ chức bộ máy

TTĐT

Thông tin điện tử

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN ..........................................................................................
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ...........................................................
MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................. 1
3. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................... 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................ 4
5. Giả thuyết nghiên cứu................................................................................... 4
6. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 4
7. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................. 4
8. Kết cấu của khóa luận .................................................................................. 5

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CƠNG
NGHỆ THƠNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH
VĂN PHÒNG................................................................................................ 6
1.1 Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng ............................................. 6
1.1.1. Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng .................................................. 6
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ ................................................. 7
1.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều
hành văn phòng ................................................................................................... 9
1.2.1. Khái niệm công nghệ thông tin .................................................................... 9
1.2.2. Khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành ........................... 11
1.2.3. Khái niệm quản lý và điều hành................................................................ 13
1.2.4. Vai trò của CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phịng ................ 14

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG
TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG

BỘ NỘI VỤ ............................................................................................... 16
2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ......................................... 16
2.1.1. Chức năng của Văn phòng Bộ Nội vụ ....................................................... 16
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nội vụ ....................................... 17


2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ ................................................ 23
2.1.4. Chế độ làm việc của Văn phòng Bộ .......................................................... 24
2.2. Hệ thống các văn bản của Nhà nước và Bộ Nội vụ về Ứng dụng CNTT
vào hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan nhà nước .......................... 24
2.2.1. Văn bản của nhà nước quy định về ứng dụng CNTT ................................ 24
2.2.2. Văn bản của Bộ Nội vụ quy định về ứng dụng CNTT ............................... 26
2.3. Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành
tại Văn phòng Bộ Nội vụ ................................................................................... 27
2.3.1. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ứng dụng ................................................. 27
2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư .................................................. 29
2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự.................................................... 39
2.3.4.Ứng dụng CNTT trong công tác an ninh, bảo vệ. ..................................... 42
2.3.5. Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính ........................................... 43
2.4. Đánh giá ...................................................................................................... 46
2.4.1. Ưu điểm ..................................................................................................... 46
2.4.2. Hạn chế ..................................................................................................... 52
2.4.3. Nguyên nhân .............................................................................................. 54

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN
LÝ ............................................................................................................... 56
VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG. ............................................................ 56
3.1. Nhóm giải pháp về nhân thức ................................................................... 56
3.2. Nhóm giải pháp về thể chế......................................................................... 57

3.3. Nhóm giải pháp về cơng nghệ ................................................................... 57
3.3.1. Về hạ tầng kỹ thuật .................................................................................... 57
3.3.2. Trong công tác quản lý nhân sự ................................................................ 58
3.3.3. Trong việc quản lý tài chính...................................................................... 60
3.3.4.Trong cơng tác văn thư .............................................................................. 61
3.3.5. Trong cơng tác an ninh, bảo vệ................................................................. 62
3.4. Bảo đảm về môi trường pháp lý................................................................ 62
3.5. Tăng cường ứng dụng ISO tại văn phòng Bộ. ......................................... 63


3.6. Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực. ................................................... 63
3.7. Hiện đại hóa hành chính tại Bộ Nội vụ .................................................... 64

KẾT LUẬN ................................................................................................ 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 67
PHỤ LỤC................................................................................................... 70


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của tin học và Internet, việc ứng dụng các
thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động văn phịng đã đem lại
khơng ít những thành công và hiệu quả to lớn nhất là trong hoạt động quản lý hành
chính nhà nước đặc biệt trong giai đoạn thực hiện đơn giản hóa các thủ tục hành chính
theo đề án 30 của Thủ tướng Chính phủ.
Việc dần thay thế, tự động hóa, các thủ tục giấy tờ văn bản theo cách làm việc
hiện hành qua đó sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, các cách thức mới trong việc đưa
ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ cán bộ, chuyên viên hồn
thành tốt cơng việc và nhiệm vụ của mình. Việc cải cách hiệu quả của cơng tác hành
chính đồng nghĩa với cơ quan nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanh

nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh cơng cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước. Đẩy
mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng là rất cần thiết nhằm
hiện đại hóa cơng tác hành chính.
Chính vì cơng nghệ thơng tin có tầm quan trọng đối với hoạt động của cơng tác
văn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tập tại Văn phịng Bộ Nội vụ tơi nhận
thấy vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại
các hoạt động của văn phịng mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn cịn hạn chế,
thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả cao. Do đó, tơi xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến
nhằm là hoàn thiện hơn các hoạt động của văn phịng. Vì lý do trên tơi đã chọn đề lài
bài khóa luận tốt nghiệp của mình là: “Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức quản
lý, điều hành văn phòng Bộ nội vụ”. Nghiên cứu đề tài này nhằm góp phần làm nâng
cao hiệu quả trọng hoạt động quản lý và điều hành văn phòng, và xây dựng một văn
phòng hiện đại, chuyên nghiệp năng động hơn.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành văn phịng khơng cịn là
một trong những vấn đề mới với những người làm quản trị văn phịng. Có nhiều tác
giả cả trong lẫn ngồi nước đã nghiên cứu một cách cụ thể để vận dụng CNTT vào
trong văn phòng nhằm nâng cao hơn hiệu quả cơng tác văn phịng. Dưới đây là một số
sách, báo, tạp chí và đề tài nghiên cứu mà tơi được biết.

1


Về các xuất bản phầm gồm: Các giáo trình, sách tham khảo dùng để giảng dạy
trong các trường đại học, học viện các trường trung học như: “Xây dựng hệ thống
thơng tin văn phịng” (Lê Tuấn Hùng) NXB Đại học Quốc gia, xuất bản năm 2005,
giáo trình “Vai trị của trang thiết bị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn
phòng” (Đại học quốc gia Hà Nội) xuất bản năm 2005, “Qúa trình quản lý dự án cơng
nghệ thông tin”(Ngô Trung Việt), NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh xuất bản năm
2015, “Giáo trình lý thuyết thơng tin” (Vũ Đình Quân), NXB Khoa học và Kỹ thuật,

xuất bản năm 2010.
Về các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công nghệ thông
tin được đăng trên các tạp chí như: Tạp chí “Tổ chức nhà nước”, Tạp chí “Khoa học và
cơng nghệ”, tạp chí “Khoa học cơng nghệ TT&TT”, Tạp chí “Thơng tin và Tư liệu”
(Bộ KH&CN) . Ngồi ra cịn có các bài báo, Tạp chí của các trường học viện Cơng
nghệ Bưu chính Viễn thông, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Bách khoa Hà Nội.
Các luận án Tiến sĩ, Thạc sĩ, cử nhân trường đại học: Đại học Xã hội Nhân văn,
Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Khoa học Xã hội…chẳng hạn như.
Luận văn Thạc sĩ Quản lý khoa học và cơng nghệ của tác giả Hồng Minh Huệ
với đề tài: “Giải pháp ứng dụng và phát triển công nghệ thơng tin đẩy mạnh cải cách
thủ tục hành chính nhà nước ở Việt Nam” với nội dung trình bày khái quát các khái
niệm cơ bản về công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng và phát
triển cơng nghệ thơng tin. Phân tích thực trạng ứng dụng và phát triển công nghệ thông
tin, cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan hành chính ở nước ta.
Luận văn Thạc sĩ Hệ thống thông tin của tác giả Bùi Quang Phúc với đề tài:
“Ứng dụng công nghệ Web 2.0 (AJAX) vào xây dựng cổng thông tin điện tử” với nội
dung trình bày việc xây dựng một cổng thông tin điện tử về luồng công việc tại một cơ
quan cấp Bộ.
Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học và tài liệu học của tác giả Lê Tuấn Hùng “Ứng
dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hồn thiện hệ
thống thơng tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ”với nội dung: Nghiên cứu các
nguồn văn bản và hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của Bộ
KH&CN. Tìm hiểu thực trạng tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin thơng qua q
trình mơ tả và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng quản lý văn bản trong

2


hệ thống thơng tin quản lý. Từ đó đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại Bộ KH&CN.

Luận văn Thạc sĩ công nghệ thông tin của tác giả Phạm Thùy Linh với đề tài
“Ứng dụng mơ hình Rich Internet Application trong phát triển hệ thống quản lý tác
nghiệp văn phịng” có nội dung nghiên cứu hiện trạng, mơ hình nghiệp vụ và phân tích
hệ thống, từ đó phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý tác nghiệp văn phòng theo
phương pháp hướng đối tượng. Ứng dụng mơ hình Rich Internet Application triển khai
phần mềm Quản lý tác nghiệp văn phòng như việc thiết kế giao diện phân hệ: quản lý
công văn, quản lý công việc, quản lý thông báo và quản trị hệ thống.
Các cơng trình nghiên cứu nêu tại phần trên đều đề cập đến vấn đề công nghệ
thông tin hoặc ở dạng khái quát nhất hoặc được đặt trong phạm vi nghiên cứu cụ thể
của từng lĩnh vực, từng phạm vi nghiên cứu cụ thể. Đây có thể nói là nguồn cung cấp
tài liệu quý báu về cơ sở lý luận, về kiến thức, về kinh nghiệm để tìm ra những giải
pháp phù hợp nâng cao hiệu quả trong việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong văn
phịng.
Có thể nói, ngồi những vấn đề chung thì ở các Bộ, các lĩnh vực khác nhau sẽ
cần có những u cầu, địi hỏi, giải pháp khác nhau để nâng cao chất lượng ứng
dụng CNTT trong văn phòng phù hợp với thực tiễn của đơn vị, địa phương trong
từng giai đoạn, bối cảnh. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu về việc tìm ra
giải pháp để nâng cao chất lượng CNTT tại văn phịng Bộ Nội vụ. Chính vì vậy, đây
là vấn để cần thiết cần được nghiên cứu một cách cụ thể, toàn diện trên cả phương
diện lý luận và thực tiễn để Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng được vị trí, vai trị của tổ
chức này trong cơ quan Bộ Nội vụ.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:


Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công nghệ thông tin trong văn phịng.



Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Bộ Nội vụ

thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải
quyết tại Văn phịng.


Thơng qua đề tài, chúng tơi mong muốn nâng cao vị trí của CNTT trong

nhận thức của Văn phịng bộ nói chung các doanh nghiệp và người dân nói riêng.

3


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu


Đối tượng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều

hành tại văn phòng Bộ Nội vụ


Phạm vi nghiên cứu: Trọng tâm của đề tài này nhằm đề cập đến thực trạng

ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành tại văn phòng Bộ
Nội vụ và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học
trong hoạt động Quản trị văn phòng.
Thời gian nghiên cứu từ năm 2014 đến năm 2016
5. Giả thuyết nghiên cứu
Ứng dụng CNTT vào các hoạt động quản lý của Bộ Nội vụ nói chung và cơng tác
Văn phịng nói riêng đã được quan tâm. Tuy nhiên, đối với việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào trong Văn phòng Bộ Nội vụ cần được quan tâm và đầu tư hơn nữa để

nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành tại Văn phòng.
6. Nhiệm vụ nghiên cứu
 Nghiên cứu lý luận về văn phòng và tìm hiểu việc ứng dụng cơng nghệ thơng
tin trong cơng tác văn phịng.
 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ
Nội vụ.
 Phản ánh thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản
lý và điều hành tại Văn phịng Bộ.
 Phản ánh sự tác động của cơng nghệ thơng tin vào chỉ số cải cách hành chính
tại Bộ Nội vụ.
 Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ ra những hạn
chế thiếu sót trong cơng tác văn phịng.
7. Phương pháp nghiên cứu
a.

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin

Đây là phương pháp chủ yếu để thực hiên bài nghiên cứu này, bao gồm tổng hợp
nguồn tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu. Trong quá trình tiến hành, tác giả đã
thu thập các thông tin qua sách báo, các nguồn thơng tin trên mạng Internet làm cơ sở
phân tích, đánh giá trong bài nghiên cứu.
b.

Phương pháp khảo sát thực địa

4


Tiếp cận trực tiếp đối tượng nghiên cứu bằng cách thực hiện cơng việc quan
sát tại văn phịng, cùng với đó là tra cưu số liệu, tìm hiểu trực tiếp qua nhân viên của

văn phòng . Đây là phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu nhằm góp phần
cho kết quả mang tính xác thực cao.
c.

Phương pháp phân tích tổng hợp
Từ những tài liệu thu thập được, kết hợp với kết quả khảo sát thực địa và từ

các thông tin của CNV trong văn phịng, tiến hành xử lí theo từng bước nhỏ, phân tích
và đưa ra kết luận.
8. Kết cấu của khóa luận
Ngồi phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ lục
đính kém. Nội dụng của khóa luận được kết cấu gồm 03 chương sau.
Chương 1. Cơ sở lý luận văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin vào
hoạt động quản lý và điều hành văn phòng.
Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý
và điều hành văn phòng Bộ Nội vụ.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành văn phòng.

5


CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG.

1.1 Lý luận về văn phịng và quản trị văn phòng
1.1.1 . Khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng
a. Khái niệm văn phòng.
Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được
đối với bất kỳ cơ quan nào.Văn phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại

của cơ quan. Các đơn vị tổ chức, hay các đơn vị chức năng của cơ quan có thể sáp
nhập, giải thể, có thể lúc này có, lúc này khơng có tùy thuộc vào phạm vi, chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan được giao. Riêng văn phòng là đơn vị tổ chức có vị chí đặc biệt
quan trọng, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức, điều hành cơng việc một
cách bình thường.[27; 11]
Khái niệm “văn phịng”có thể bao gồm những nội dung sau đây:
Thứ nhất, văn phòng là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền
chung hoặc có quy mơ lớn thì thành lập văn phịng, những cơ quan nhỏ thì có phịng
hành chính.
Thứ hai, văn phịng cịn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Thứ ba, văn phịng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm
cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc…
Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó
diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công
việc liên quan đến cơng tác văn thư.
Hay cịn có một số định nghĩa khác nói về văn phịng như sau.
Văn phịng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu
thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực
dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan,
doanh nghiệp, tổ chức[.1; 13]
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh
đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan[.32; 8]

6


Tóm lại, văn phịng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử
lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo

các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.[7; 12]
b. Khái niệm quản trị văn phịng
Quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều
kiện cho tập thể con người hoạt động về hướng mục tiêu chung. Quản trị văn phịng
khơng phải đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng rẽ như viết giấy giới thiệu, soạn
thảo công văn giấy tờ, phân loại hồ sơ…mà các hoạt động nghiệp vụ phải được tổ
chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm tra để hỗ trỡ cho các bộ phận khác hoạt động
có hiệu quả
Với cách tiếp cận từ một góc độ tổ chức, tác giả trong cuốn Quản trị văn phòng
(Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân) định nghĩa “Quản trị là tổ chức là quá trình
lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức,
nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quat và hiệu quả cao trong điều kiện mơi
trường ln biến động”.[6; 14]
Mặc dù có những cách tiếp cận khác nhau, nhưng qua các định nghĩa trên, có
thể thấy: Quản trị là chức năng, nhiệm vụ cơ bản của những người đứng đầu cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp nhằm tổ chức, điều hành hoạt động của những cơ quan đó sao
cho các nguồn lực được huy động tối đa để đạt được những mục tiêu đã định.
Vậy có thể nêu khái niệm về quản trị văn phòng như sau: Quản trị văn phòng là
một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung, cụ thể là hoạch định tổ chức, phối
hợp, tiêu chuẩn và kiểm soát các cơng việc văn phịng nhằm xử lý thơng tin để đạt
được những mục tiêu đã định trước.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ
a. Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối
ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham
mưu của cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích
chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những
thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang
tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu.

7


Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt
động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ
chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức làm việc của lãnh đạo cơ quan,
tổ chức. Như vậy “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, cịn “tổng hợp” là thống
kê, xử lý thơng tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Tóm lại văn phịng có vị trí quan
trọng trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, trong bộ cơ quan ngang bộ,
cơ quan thuộc chính phủ nói riêng. Cơng tác văn phịng như Chủ tịch Hồ Chí Minh đã
nói là cơng tác có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình
hình. Cán bộ văn phịng nắm được tình hình sau thì lãnh đạo sẽ giải quyết cơng việc
khơng đúng. Vai trị đặc biệt quan trọng của văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ cơ
quan mưu đắc lực cho lãnh đạo bộ, cơ quan ngang bộ trong việc xây dựng, tổ chức
thuộc Chính phủ thể hiện ở chỗ tham thực hiện chương trình kế hoạch công tác, trong
tổ chức, triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý trong tổ chức và điều
hành hằng ngày của cơ quan.[27;1 4]
b. Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa,
phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện, thiết bị, dụng
cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc
điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị.Văn phòng là bộ phận xây dựng kế
hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị, phương tiện vật
chất nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
c. Nhiệm vụ của văn phòng
Trên cơ sở chức năng, cơ bản của mình, văn phịng Bộ cần thực hiện các nhiệm
vụ cụ thể như sau.


Xây dựng chương trình cơng tác của cơ quan và đơn đốc thực hiện chương

trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm của cơ quan;


Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thơng tin để từ đó tổng hợp, báo

cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp
thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thủ trướng;


Thực hiện công tác văn thư lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của các

đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn
thư và tờ trình đó;
8


Mua sắm thiết bị, xây dụng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, phương
tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ
quan;
Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an toàn cơ
quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp
khách.
Cơng tác văn phịng là cơng tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động
của bất cứ cơ quan nào. Các cơ quan nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt cơng tác văn phịng vì văn
phòng là đơn vị hay bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan.[27; 12]

1.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong việc quản lý và điều hành
văn phịng

1.2.1 Khái niệm cơng nghệ thơng tin
Hiện nay công nghệ thông tin (CNTT) với những xu thế vượt trội của nó đã đi
vào tất cả các lĩnh vực của đời sống. Bộ Nội vụ nói chung và Văn phịng Bộ Nội vụ
nói riêng cũng khơng nằm ngồi những xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhành
chóng với mơi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì càng phải ứng
dụng CNTT. Ứng dụng CNTT là rất cần thiết cho hoạt động quản lý của Văn phòng
Bộ Nội vụ cũng như cho các hoạt động của thường ngày của các đơn vị, các vụ, cá
nhân trực thuộc Bộ Nội vụ trong nhu cầu giải quyết cơng việc. Chính vì vậy các cơ
quan nhà nước có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong
cơng tác quản lý nhà nước nói chung. Bộ Nộ vụ đưa ra các văn bản thực hiện ứng
dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành trong Bộ xem nó như là cơng cụ hiệu
quả để có thể nâng cao hoạt động, chất lượng làm việc của Bộ. Thực hiện theo văn bản
ban hành của Bộ đã đề ra tất các vụ, cơ quan trực thuộc Bộ đã tích cực, thực hiệm
nghiêm chỉnh việc ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mạng lại
rất lớn.
Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng anh:
Information Technology) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin.
CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo
vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin. Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT được hiểu và

9


định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP được kí ngày 04/08/1993 về phát triển
công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90.
“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và
công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thơng nhằm tổ chức
khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài ngun thơng tin rất phong phú và tiềm
năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.[7; 34]
Theo Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về việc đẩy mạnh

ứng dụng CNTT trong sự nghiệp cơng nghiệp hố và hiện đại hố: Cơng nghệ thơng
tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học, công nghệ, phương tiện, cơng cụ, bao
gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ
chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thơng tin trong
mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa của con người.
Theo Luật công nghệ thông tin năm 2007: Công nghệ thông tin là tập hợp các
phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền
đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.
Hay theo định nghĩa trong Luật số 67/2006/QH11 Luật công nghệ thông tin tại
điều 4 “công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công
cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông
tin số”.[14;56]
Trong từ điển Oxford “CNTT là việc nghiên cứu hoặc sử dụng thiết bị điện tử,
đặc biệt là máy vi tính, để lưu giữ, phân tích và gửi thông tin”.[29;666]
Cần phân biệt rõ khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái
niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học
có tính khái qt hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thơng tin. Nhưng khái
niêm cơng nghệ thơng tin lại có tính chất chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học.
Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài
đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng.
Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện,
lưu trữ, xử lý và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các
phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc.
Một số khái niệm liên quan đến tin học

10


Phần cứng (Hardware) là thành phần vật lý của một máy tính như màn hình,
case, bàn phím, cáp…Từ phần cứng ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính hoạch chỉ

một phần nào đó như máy in hay máy scan. Phần cứng sẽ không thể thực hiện được
hoạt động nếu khơng có phần mềm.[15;196]
Phần mềm (Software) là các chương trình điều khiển các hoạt động phần cứng
máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại:
Phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng.
Phần mềm hệ điều hành là chương trình nắm giữ tất cả các chi lệnh làm cho
máy hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng các ổ để
lưu trữ tài liệu. Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình như xử lý văn bản, trị
chơi, duyệt, Internet. Nó nhận lệnh từ những chương trình này, chuyển chúng tới CPU,
sắp xếp hiển thị trên màn hình, lấy kết quả từ CPU và truyền tới ổ cứng để lưu trữ tới
máy in.
Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính. Người
sử dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của hộ. Bộ chương trình Microsoft
Oiffce 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng
Ứng dụng tin học trong công tác văn phòng là việc ứng dụng những thành tựu
tin học trong từng nghiệp vụ cụ thể của văn phòng nhằm hỗ trỡ tốt nhất cho q trình
thực hiện cơng việc của con người. Ví dụ như ứng dụng tin học trong quản lý văn bản
đi, văn bản đến của cơ quan và thủ trưởng các đơn vị, ứng dụng trong quản lý và lập
hồ sơ cơng việc.
Mạng máy tính là một hệ thống gồm nhiều máy tính và các thiết bị được kết
nối với nhau bởi đường truyền vật lý theo một kiến trúc (Network Architecture) nào đó
nhằm thu thập, trao đổi dữ liệu và chia sẽ tài nguyên cho nhiều người sử dụng.
Các máy tính được kết nối với nhau có thể trong cùng một phịng, một tịa nhà,
một thành phố hoặc trên phạm vi toàn cầu.
Mạng máy tính bao gồm ba thành phần chính:


Các máy tính



Các thiết bị mạng đảm bảo kết nối các máy tính với nhau;



Phần mềm cho phép thực hiện việc trao đổi thông tin giữa các máy tính.

1.2.2 Khái niệm ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành

11


Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý và điều hành là việc sử dụng
CNTT vào hoạt động quản lý của con người quản lý nhằm nâng cao chất lượng, hiệu
quả của hoạt động này.
Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 26 tháng 4 năm 2005 về chiến lược phát
triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến
năm 2020. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về
ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước.

12


1.2.3. Khái niệm quản lý và điều hành
a. Khái niệm quản lý
Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng gộp thành 3
dạng chính:
Thứ nhất quản lý các q trình của thế giới vơ sinh (nhà cửa, ruộng đất, tài
nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc)
Thứ hai quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi)

Thứ ba quản lý các q trình diễn ra trong xã hội lồi người (quản lý xã hội,
Đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế các tổ chức)
Quản lý nói chung theo nghĩa Tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản
lý, vừa có nghĩa quản trị. Ngồi ra trong tiếng anh cịn có một số thuật ngữ khác là
Management vừa có nghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được
dùng chủ yếu với nghĩa quản trị.
Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” có thể hiểu là hai quá trình tích hợp cho
nhau, q trình quản lý, giữ gìn, duy trì trạng thái ổn định, quá trình lý là sửa sang, sắp
xếp”.
Còn nhiều quan niệm khác nhau về quản lý


Vũ Thị Phụng: “Quản lý là việc thiết lập và duy trì mơi trường nơi mà cá

nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hiệu và có kết quả, nhằm
đạt được mục tiêu của nhóm”.[17; 34]


Đơng Thị Thanh Phương “Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển hướng

dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã
đề ra”.[18; 23]
Từ những khái niệm cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi
con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là q trình tạo nên sức mạnh gắn liền
các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu
chung.
Trong các hoạt động quản lý của Bộ nói chung và hoạt động quản lý, điều hành
văn phịng Bộ nói riêng nó là phần nhỏ trong trình tự quản lý của Bộ đối với mảng
cơng việc, để giải quyết cơng việc nào đó người lãnh đạo cũng cần phải nắm rõ cơ sở
lý thuyết, lý luận cơng việc mình cần quản lý. Có như vậy mọi hoạt động của Bộ quản

13


lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mới có thể hoàn thành tốt, đạt được mục tiêu
chung đề ra.
b. Khái niệm điều hành.
Điều hành là một nghệ thuật vì quá trình điều hành liên quan chặt chẽ tới con
người, tới cá nhân, tới cộng đồng. Tâm lý học quản lý sẽ giúp người cán bộ quản lý có
nghệ thuật ứng xử, tập hợp mọi người có liên quan, bao gồm cả cấp trên, cấp dưới, bạn
vè và đồng nghiệp những người trong tổ chức và ngoài tổ chức.[29, 138]
Điều hành là một khoa học trong quá trình lãnh đạo, quản lý thường phải giải
quyết đồng bộ cả 4 khâu: 1) Ra quyết định: xác định mục tiêu, đề ra chương trình, kế
hoạch để thực hiện mục tiêu; 2) Xây dựng tổ chức và cơ chế để huy động và sử dụng
nhân lực; 3) Chỉ đạo đôn đốc, giám sát, kiểm sát, kiểm tra việc thực hiện của các cấp,
các tổ chức, các đơn vị. 4) Đánh giá tổng kết các kết quả hoạt động so với mục tiêu đề
ra trong quyết định. Điều khó nhất trong điều hành là ra được quyết định đúng, xác
định được rõ mục tiêu cần đạt được trong từng giai đoạn. Sau đó là tiến hành tốt các
bước trong cả 4 khâu để thực hiện được các mục tiêu đã định trong thời gian.
Tất cả các vấn đề này sẽ được lãnh đạo văn phòng bàn bạc xử lý đồng bộ, xây
dựng thành mục tiêu, chương trình, kế hoạch và bàn cách tổ chức, thực hiện ở cả 4
khâu trong quá trình lãnh đạo, điều hành.
1.2.4. Vai trò của CNTT trong việc quản lý và điều hành văn phòng
Trong nghị quyết số 36-NQ/TW của Trung ương về đẩy mạnh ứng dụng, phát
triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, Đảng ta đã xác
định “CNTT là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ tổ
quốc trong tình hình mới, là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế
tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong q trình hội
nhập quốc tế; góp phần đẩy mạnh cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển
nhành, bền vững đất nước”.

Ứng dụng CNTT trong quản trị văn phịng tại cơ quan nhà nước nói riêng và
các cơ quan, tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông suốt,
hiệu quả của bộ máy công quyền, thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện
tử. Do vậy, việc ứng dụng CNTT phải được thiết lập chính trong bộ máy quản trị văn
phòng tại cơ quan nhà nước và nhờ tính năng đặc biệt của cơng nghệ mà những mục
tiêu thiết lập một bộ máy hành chính hoạt động hiệu quả, năng động và chất lượng sẽ
14


được thực hiện.
Lợi ích của CNTT mang lại trong việc quản lý và điều hành văn phòng tại Bộ
Nội vụ.
Thứ nhất: Giúp tăng cường hiệu quả vận hành quản lý. CNTT giúp thông tin
được lưu giữ, xử lý chia sẻ đến các thành viên quản lý một cách liên tục nhanh chóng,
nhờ đó quản lý được tất cả các tài sản, trang thiết bị văn phịng tại Bộ từ đó có thể đưa
ra những quyết định chính xác cho người quản lý.
Thứ hai: Ứng dụng CNTT trong quản lý tại Văn phịng Bộ Nội vụ nói riêng và
các cơ quan, tổ chức nói chung góp phần tạo một phương thức vận hành thông suốt,
thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử.
Thứ ba: Ứng dụng CNTT không chỉ giúp việc thực hiện các nghiệp vụ hành
chính được nhành chóng, dễ dàng hơn mà cịn hỗ trợ cho việc quản lý những công việc
đã và đang thực hiện trong cơ quan. Giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt được một cách
chung nhất tình hình hoat động của cả cơ quan, làm giảm tối đa những công việc sự vụ
thơng tin nhanh chóng và chính xác.
Thứ tư: Ứng dụng CNTT góp phần làm thay đổi cơ bản cách quản lý, học tập và
làm việc của con người văn phòng. Thơng qua CNTT, lãnh đạo cơ quan có thể dễ dàng
liên kết với nhau hơn trong việc thực hiện điều hành bộ máy văn phịng một cách
nhành chóng có hiệu quả và chính xác; kiểm sốt tốt hơn mọi hoạt động của cơ quan
nâng cao tinh minh bạch và độ tin cậy của thông tin quản lý điều hành.
Công nghệ thơng tin có vai trị đặc biệt quan trọng nó vừa là công cụ cần thiết

phục vụ hiệu quả cho các quy trình quản lý, hoạt động của tồn bộ. CNTT được xem
như là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ đổi mới việc quản lý nói chung và quản lý trang
thiết bị của văn phịng Bộ Nội vụ nói riêng.

15


CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO
HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ
2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ
2.1.1. Chức năng của Văn phòng Bộ Nội vụ
Văn phòng Bộ Nội vụ theo quy định tại Điều 1 Quyết định số 36-QĐ/BNV
ngày 12-01-2009 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ là tổ chức của Bộ Nội vụ có chức năng
tham mưu, giúp Bộ trưởng tổng hợp thông tin, quản lý phục vụ chỉ đạo điều hành, điều
phối chương trình làm việc của lãnh đạo Bộ, các cơ quan đơn vị trực thuộc Bộ trưởng
theo chương trình, kế hoạch cơng tác và theo chỉ đạo của Bộ trưởng, văn thư lưu trữ
cung cấp thơng tin cho báo chí, ngân sách, tài chính, kế tốn, tài sản quản trị cơng sở
của cơ quan Bộ Nội vụ.
Chức năng tham mưu của văn phòng Bộ chủ yếu là tham mưu về mặt tổ chức
điều hành công việc, tổ chức làm việc và hoạt động của cơ quan bộ nói chung. Cụ thể
như tham mưu giúp lãnh đạo bộ lập chương trình cơng tác và tổ chức thực hiện, giúp
lãnh đạo bộ chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan một cách thống nhất và chặt
chẽ, giúp các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phối hợp công tác với nhau giải quyết
nhiệm vụ chung của cơ quan có hiệu quả. Ngồi ra văn phòng Bộ còn tham mưu trên
một số lĩnh vực cơng tác có tính chất đặc thù riêng như cơng tác văn thư –lưu trữ, công
tác kế hoạch – tài chính, kế tốn – tài vụ. Chức năng tham mưu của văn phòng khác
với chức năng của các đơn vị chức năng là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn
sau, ở mức độ cao hơn.
Chức năng tổng hợp thơng tin thể hiện ở chỗ văn phịng là đầu mối thông tin,
đầu mối quan hệ giao dịch của cơ quan. Mọi thông tin đi đến khỏi cơ qua Bộ đều phải

qua văn phịng. Các thơng tin phục vụ sự lãnh đạo và điều hành của lãnh đạo bộ đều
được chuyển tải qua hệ thống văn bản đi và đến của cơ quan bộ qua văn thư của Văn
phòng. Các thông tin trao đổi, giao tiếp, giao dịch với cơ quan bên ngoài, với cán bộ
và nhân dân chủ yếu thu thập được qua văn phòng. Văn phòng là đầu mối thơng tin
phục vụ lãnh đạo nên nó phải có chức năng tổng hợp thơng tin. Chỉ có văn phịng với
tư cách là bộ phận cấu thành của bộ máy giúp việc bộ trưởng mới có đủ điều kiện tổng
hợp thơng tin một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác. Đồng thời, chỉ có văn phịng mới
có đủ điều kiện quản lý, theo dõi xử lý, lưu trữ bảo quản và phục vụ khai thác thông
tin một cách hiệu quả. Có thể nói chức năng tổng hợp thơng tin là chức năng cơ bản,
16


vốn có của văn phịng, đóng vai trị cực quan trọng trong lãnh đạo và điều hành công
việc của cơ quan bộ, đặc biệt trong chức năng ra quyết định quản lý. Tổng hợp là thu
thập, xử lý thông tin làm cơ sở cho lãnh đạo ra và tổ chức thực hiện các quyết định
quản lý.
Chức năng quản trị hành chính của văn phịng Bộ thể hiện trên các lĩnh vực
công tác như: Giúp lãnh đạo bộ quản lý tài chính, tài sản của cơ quan đơn vị theo đúng
quy định của nhà nước, tổ chức và quản trị công sở của cơ quan, sắp xếp, bố chí chỗ
làm việc cho các đơn vị, bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật và các điều kiện lao động cho
các bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức phục vụ trực tiếp các hoạt động vủa lãnh đạo
cơ quan và của các đơn vị thuộc cơ quan, chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp giao ban
lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, các chuyến đi cơng tác trong và
ngồi nước của lãnh đạo, tổ chức lễ tân, tiếp dân, tiếp khách trong và ngoài nước đến
liên hệ công tác hoặc đến làm việc.
Chức năng quản trị hành chính của văn phịng Bộ rất rộng, rất phức tạp và
không kém phần quan trọng, Năng suất, chất lượng, hiệu quả làm việc của cán bộ,
công chức, viên chức nói riêng và hoạt động của cơ quan nói chung phụ thuộc không
nhỏ vào thực hiện chức năng quản trị hành chính của văn phịng Bộ. Thực hiện tốt
chức năng quản trị hành chính trong cơ quan bộ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho mọi

hoạt động của cơ quan thơng suốt.
Như vậy, văn phịng Bộ có vị chí và vai trò đặc biệt quan trọng trong cơ quan
bộ, là “tai mắt”, là “bộ nhớ”, “bộ xử lý thông tin” và là “bộ máy tham mưu giúp
việc”của lãnh đạo. Vị trí đặc biệt của nó được quy định nên bởi các chức năng cơ bản
như: “tham mưu, thông tin tổng hợp, quản trị hành chính” và hàng loạt các nhiệm vụ
đa dạng và phức tạp.[25, 83]
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nội vụ
Nhiệm vụ của văn phòng Bộ là triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung cơng
việc cụ thể của văn phịng Bộ theo các chức năng của văn phòng bộ. Thực hiện các
chức năng chủ yếu của mình. Văn phịng Bộ phải thực hiện các nhiệm vụ sau.
a.

Xây dựng, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế

hoạch cơng tác của Bộ.
Có các kế hoạch, chương trình cơng tác dài hạn như kế hoạch, chương trình
nhiều năm, hằng năm, kế hoạch, chương trình hằng q, hằng tháng, có các kế hoạch
17


chương trình cơng tác ngắn hạn như chương trình hàng tuần, chương trình của một
cuộc họp, một buổi làm việc. Trong các chương trình, ngồi việc nêu nội dung nhiệm
vụ công tác cần ghi rõ các giải pháp thực hiện, cá nhân, đơn vị, tổ chức thực hiện, điều
kiện cần thiết để thực hiện, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch hay
chương trình cơng tác cần bám sát chức năng, nhiệm vụ của bộ.
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra đơn vị, tổ chức trong bộ thực hiện trong chương
trình theo kế hoạch đã để ra. Giải quyết các cơng việc đột xuất, những khó khăn trở
ngại trọng việc thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác, thơng tin báo cáo kịp thời
cho lãnh đạo để có các giải pháp khắc phục, tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm việc
thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác.

b.


Cơng tác thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan
Yêu cầu thông tin cho lãnh đạo

Một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của văn phịng là tổ chức cơng
tác thơng tin và làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Công tác thông tin
tổng hợp phục vụ lãnh đạo và điều hành công việc hằng ngày của cơ quan, đơn vị là
công tác quan trọng và cần thiết nhất. Cơng tác thơng tin của văn phịng Bộ nhằm.


Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, tư liệu cần thiết để nghiên cứu

thảo luận quyết định những nhiệm vụ đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch
cơng tác của cơ quan, ngành.


Phản ánh kết quả kiểm tra tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thi, chương

trình, kế hoạch công tác đã ban hành ở các cấp, các ngành, các cơ sở.
 Những nội dung nhiệm vụ của cơng tác thơng tin trong văn phịng.


Thu thập, xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin

Thu thập thông tin là tồn bộ những cơng việc có liên quan đến việc xác định các
nguồn, các kênh thông tin cần thu thập, việc cập nhật thường xuyên các dạng các loại
hình gửi đến tới cơ quan.


Xác định các nguồn thơng tin gửi đến cơ quan
Các nguồn thông tin gửi đến Bộ rất quan trọng như


Từ các cơ quan Trung ương Đảng, Quốc hội và Chính phủ nhất là các thơng

tin có tính quy phạm về thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ quan.


Từ các cơ quan nghiên cứu khoa học của Đảng và Nhà nước, từ các tư liệu,

tài liệu tham khảo, báo chí trong nước, ngồi nước.
18