(Sáng kiến kinh nghiệm) sử dụng google drive; zalo trong việc điều hành, quản lí tổ chuyên môn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

MÔ TẢ SÁNG KIẾN
Mã số : ..............................................
1. Tên sáng kiến: Sử dụng Google Drive; Zalo trong việc điều hành,
quản lí tổ chun mơn
2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Quản lí tổ chun mơn ở trường THPT.
3. Mơ tả bản chất của sáng kiến:
3.1. Tình trạng giải pháp đã biết:
Theo Nghị Quyết số: 29-NQ/TW của Ban chấp hành Trung ương ngày 4
tháng 11 năm 2013 về “Đồi mới căn bản, toàn diện Giáo dục và Đào tạo” một
trong những nội dung quan trọng là tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào
quản lí; giảng dạy và học tập.
Theo tinh thần Chị thị số 03/CT-UBND tỉnh Bến Tre ngày 23 tháng 8 năm
2017 về việc thực hiện nhiệm vụ năm học 2017-2018, đã nhắc đến Kế hoạch số
1970/KH-UBND tỉnh Bến Tre ngày 11/05/2017 về việc tăng cường ứng dụng cơng
nghệ thơng tin trong quản lí và hỗ trợ dạy học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng
cao chất lượng giáo dục và đào tạo giai đoạn 2015-2020 định hướng đến 2025.
Công văn số 2231/ SGDĐT-KTQLCLDG&CNTT, ngày 31/10/2017 về việc hướng
dẫn thực hiện nhiệm vụ ứng dụng cơng nghệ thơng tin nâng cao hiệu quả trong
quản lí và nâng cao chất lượng giáo dục năm học 2017-2018.
Trước đây, việc quản lí chun mơn của tổ chun mơn gặp nhiều khó khăn
trong việc thực hiện hồ sơ quản lí, nặng nề và cập nhật khó khăn và khơng kịp thời
đầy đủ, bên cạnh đó những thơng tin thơng báo gửi đến từng thành viên của tổ
chuyên môn cần phải kịp thời nếu để trên thông báo của tổ (bảng thơng báo ở
trường) thì giáo viên khơng kịp đọc thơng báo do đơi khi khơng có tiết dạy trong
những thời điểm thông báo. Cần làm thế nào để quản lí tổ chun mơn một cách
Trang 1

thuận tiện, nhanh chóng, cập nhật đầy đủ thơng tin quản lí tổ nhanh, gọn và kịp
thời.
Qua tìm hiểu, trao đổi với các đồng nghiệp trong trường cũng như theo dõi
và tham khảo các trường bạn mà chúng tôi biết, nhận thấy việc quản lí và điều
hành tổ chun mơn vẫn theo hình thức cũ ít có ứng dụng vào cơng nghệ thơng tin
và chưa có giải pháp tốt để khắc phục tình trạng nói trên.
Chúng tơi đã đặt ra vấn đề “Có cách nào để tận dung những phương tiện
thiết bị có sẵn của giáo viên những tài nguyên miễn phí trên internet cụ thể là
Google Drive và mạng xã hội- Zalo để phục vụ tốt cho việc quản lí và điều hành
tổ chun mơn đạt hiệu quả cao?” Hiện nay, 100% giáo viên trong tổ đều có nối
mạng Internet và giáo viên đã sử dụng điện thoại thông minh có 3G -4G (nối mạng
internet di động) cũng như có sẵn tài khoản Zalo và 100% giáo viên có tài khoản
Gmail. Để tận dụng các phương tiện có sẵn đó kết hợp với nguồn tài nguyên "có
sẵn và miễn phí" của Google mà cụ thể là Google driver và mạng xã hội - Zalo.
Giải pháp để tận dụng được những thiết bị có sẵn và những tài nguyên miễn phí đó
giúp quản lí và điều hành tổ chun mơn các thành viên trong tổ có thể nhận được
thơng báo kế hoạch hoạt động của tổ chuyên môn . . . . mọi lúc.
3.2. Nội dung giải pháp đề nghị cơng nhận là sáng kiến:
3.2.1. Mục đích của giải pháp: Tận dụng phần mền Zalo và tài nguyên của
Google drive trong việc quản lí tổ chun mơn. Tổ trưởng chun mơn có thể gửi
thơng báo, kế hoạch hoạt động tuần, tháng. . . . Giáo viên có thể nhận thơng báo, kế
hoạch hoạt động tháng, tuần, những thông tin cần thiết của tổ một cách nhanh
chóng thơng qua internet.
3.2.2. Nội dung giải pháp:
a. Những điểm khác biệt, tính mới của giải pháp mới so với giải pháp cũ:
Với cách làm cũ thì việc quản lí và điều hành tổ chun môn trên hồ sơ, việc
thông tin một nội dung nào đó phải trên bảng thơng báo tại trường giáo viên giáo
viên đọc thơng báo và việc phản hồi gặp khó khăn. Nếu chỉ sử dụng email thì phải
thường xuyên kiểm tra email đây cũng là một việc không thuận tiện.
Trang 2

Đối với cách làm mới thì có những ưu điểm như sau
Ưu điểm:
- Đối với tổ chuyên môn giảm thời gian của trong việc gửi thông tin và tiếp
nhận phản hồi từ các thành viên trong tổ, thông tin được cập nhật kịp thời, các dữ
liệu của tổ được “số hố” lưu trữ một cách đầy đủ có hệ thống trên Google Drive,
dễ dàng và nhanh chóng truy xuất số liệu, thông tin của tổ, báo cáo hoạt động của
tổ chuyên môn nhanh, đúng thời gian ở mọi thời điểm và địa điểm. Tổ trưởng
chun mơn có thể gửi thơng báo kế hoạch làm việc trong tuần đến tổ trong những
lúc đi cơng tác khơng có mặt tại trường.
- Đối với giáo viên là thành viên của tổ sớm nhận được những thông báo,
thông tin, thuận tiện trong việc báo cáo các hoạt động của từng thành viên với tổ
chuyên môn (không cần thiết phải đến tổ báo cáo; ở nhà cũng có thể báo cáo kịp
thời) thơng qua nhóm kết nối từ Zalo của tổ. Thành viên trong tổ phản hồi kịp thời
các thông tin không phù hợp; hay những khó khăn gặp phải khi tiếp nhận được
thơng tin mới.
Hạn chế của giải pháp:
Với giải pháp trên chỉ thực hiện tốt trong điều kiện mỗi thành viên có kết
nối Internet, trong những lúc khơng có kết nối internet thì không nhận được thông
tin.
b. Thực hiện giải pháp:
Bước 1: Tạo tài khoản Google Drive – tạo nhóm bạn trên Zalo
- Mỗi cá nhân khi đăng kí một tài khoản Gmail thì sẽ tạo được một vùng lưu
trữ trực tuyến là Google Drive ( cài đặt sẵn trên máy tính)

Trang 3


- Tạo nhóm trên Zalo sau khi giáo viên đã tạo tài khoản Zalo cá nhân

- Sau khi đăng nhập vào google, chọn Drive

- Vào Drive của tôi, tại đây ta có thể tạo một thư mục trực tuyến trên
Google Drive, tải tệp lên, tải thư mục lên.... tạo một văn bản trực tuyến (khi thực
hiện chương trình tự động cập nhật và lưu lại)
Trang 4


Tạo một thư mục để lưu trữ trực tuyến hoặc soạn văn bản trực tuyến

Mở một tệp có trong thư mục trực tuyến

Trang 5


Soạn một tệp trên google tài liệu
Bước 2: Gửi thông báo – kế hoạch đến các thành viên trong tổ
Sau khi đã làm một kế hoạch (thông báo, hay một thông tin . . .) tổ trưởng
chuyên môn chia sẻ file đã có lên nhóm Zalo cho tất cả các thành viên biết và sẽ
nhận biết được kết quả (các thành viên có đọc được thơng báo, phản hồi từ các
thành viên trong tổ. . . .)

Trang 6


- Sao chép liên kết được chia sẻ, nhập email cho người được chia sẻ, cấp
quyền cho người được nhận ( chỉ xem; được chỉnh sửa; ...)

Cài đặt các tính năng để chia sẻ dữ liệu

- Dán liên kết vào trong nhóm Zalo

Trang 7


Trang 8


Các thông tin gửi đến các thành viên
Trang 9


3.3. Khả năng áp dụng của giải pháp:
Kinh nghiệm này có khả năng ứng dụng quản lí và điều hành tổ chuyên môn
ở các tổ trong trường, cũng như các tổ chuyên môn của các trường trên địa bàn tỉnh
nhằm tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí.
Việc áp dụng có hiệu quả sáng kiến này ở các tổ chuyên môn tạo điều kiện
tiết kiệm thời gian, linh hoạt trong các hoạt động của tổ chuyên mơn, giảm nhẹ bớt
thủ tục hành chính trong việc quản lí tổ, nhóm chun mơn và nâng cao chất lượng
tổ sinh hoạt chun mơn.
3.4. Hiệu quả, lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng
giải pháp:
Giảm bớt thủ tục hành chính trong quản lí tổ chuyên môn; tiết kiệm thời
gian, chủ động và linh hoạt trong việc sinh hoạt tổ chuyên môn (nội dung sinh hoạt
được gửi giáo viên thông qua các tin nhắn kèm theo các file dữ liệu), linh hoạt
trong việc điều hành tổ chun mơn (tổ trưởng chun mơn có thể gửi thông báo,
phân công công việc trong tuần mọi lúc không nhất thiết phải có mặt tại trường,
chỉ cần có một chiếc điện thoại thơng minh có nối mạng).
3.4. Tài liệu kèm theo gờm: khơng có
Bến Tre, ngày 8 tháng 03 năm 2018

Nhóm tác giả:
Trần Văn Dũng,
Lê Thị Nga,
Trường THPT Lê Hồng Chiếu, huyện Bình Đại

Trang 10