Tài liệu Ba cách cải thiện hiệu quả họp hành ppt

Ba cách cải thiện hiệu quả họp hành
Giống như toàn bộ nền kinh tế, việc kinh doanh cũng còn phải rất lâu nữa
mới phục hồi hoàn toàn. Vậy tại sao chúng ta không tận dụng khoảng thời
gian này để suy ngẫm về các cuộc hội họp bấy lâu nay chúng ta vẫn thường
tham dự. Liệu có cách nào để cải thiện và nâng cao hiệu quả từ những lần
“hội ngộ” đó không vì biết đâu đấy nền kinh tế có thể phục hồi từ ngay năm
sau thì sao?
Dưới đây, tôi nêu ra ba giải pháp để nâng cao hiệu quả của các cuộc hội họp
và hội thảo.
1. Tạo ra nét khác biệt
Hiện nay, dường như đã thành thông lệ, người ta luôn lên khung chương
trình trước cho mỗi sự kiện theo hướng: trước hết, họ cử ra một ủy ban. Uỷ
ban này sau đó sẽ đưa ra chủ đề của hội nghị. Tiếp đến, người ta sẽ chỉ định
người mở đầu và kết thúc cuộc họp. Với phần giữa, hội đồng được chọn ra
sẽ chia nhỏ toàn bộ thời gian làm việc thành các quãng 60 phút một. Mỗi
một quãng như vậy sẽ lần lượt dành cho thảo luận chuyên đề, thời gian thực
hành...
Kết quả là gì? Đứng trên quan điểm những người tham gia, toàn bộ thời gian
tại những cuộc hội họp như vậy chẳng khác nào một ngày làm việc bình
thường của họ hoặc thậm chí còn không được như thế. Nguyên nhân ở chỗ
các cuộc hội họp như vậy luôn gò mọi người vào một lịch trình kín mít hàng
loạt các cuộc họp ngắn; cuộc họp nọ ngay tiếp sau cuộc họp kia suốt một
ngày thậm chí kéo dài đến vài ngày trời.
Bạn mệt mỏi trong bốn bức tường và chiếc ghế hội nghị đến độ phát ớn. Lúc
đó bạn làm gì ngoài việc tự cho phép mình bỏ qua một số hoặc thậm chí là
toàn bộ chương trình đã lên khung của ban tổ chức. Bạn trốn khỏi nơi hội
họp để đến với các phòng tập thể dục, các quán bar hay nằm dài trong phòng
khách sạn nhưng lòng vẫn không tránh khỏi cảm giác áy náy và thấp thỏm.
Nhắc lại điều này quả thực chán ngán bởi đáng ra chúng ta có thể làm tốt
hơn thế rất nhiều. Tại sao người ta không nghĩ đến chuyện sẽ biến các cuộc
họp và hội nghị thành những sự kiện tạo dấu ấn kể từ phút ban đầu cho tới

khi kết thúc. Tại sao họ không biến mỗi lần hội họp thành một lần đem tới
cho người nghe – chính là người tham dự một câu chuyện hay: cuộc gặp gỡ
từ đây sẽ có những điểm nhấn: khi thì lên đến cao trào, lúc lại trầm lắng và
như vậy, tính chất của những sự kiện này sẽ không còn gây cho người tham
dự cảm giác kinh hãi và chán ngấy.
Một cuộc họp có hiệu quả phải truyền tải và đọng lại được trong lòng người
một nội dung xuyên suốt từ đầu đến cuối, nghĩa là sau khi tham dự, những
người tham gia sẽ ấn tượng và ghi nhớ về những điều họ đã thấy và đã nghe
hơn là bị choáng ngợp trước một lượng thông tin khổng lồ.
2. Lấy người tham dự làm trung tâm
Một cuộc họp và hội nghị đúng nghĩa phải mang lại cho người tham dự cảm
giác họ là phần linh hồn trong đó; họ cần thấy được vai trò đóng góp nhất
định trong đó chứ không đơn thuần chỉ đến để lấp đầy không gian và các
hàng ghế. Người tham dự phải thực sự phản ứng, tranh luận, phán xét, lên kế
hoạch và bày tỏ chính kiến về những điều mình thích và không thích.
Ngoài ra, bạn còn có rất nhiều cách khác để giúp người tham dự đóng một
vai trò lơn hơn thế trong các cuộc họp, khuyến khích họ tham gia tích cực
hơn vào nhóm thảo luận chuyên đề cho tới tự chia nhóm thảo luận và tự đưa
ra các tình huống hỏi đáp của chính họ.
Mọi cuộc họp và hội nghị cần phải có một hoặc nhiều người dẫn chương
trình nhưng họ phải làm được nhiều hơn là chỉ đơn thuần giới thiệu chương
trình và chuyển tiếp giữa các phần phát biểu của các diễn giả. Họ cần phải
hoà nhập, khi thì đặt ra tình huống, khi thì hoà vào đám đông, đôi khi cần cắt
ngang các nội dung trong buổi thảo luận.
Nhìn chung, họ cần nổi lên như một đại diện cho những người tham dự để
làm rõ hơn và thậm chí chất vấn, đặt ra yêu cầu cao hơn trong bài nói
chuyện của những người phát biểu và các nhà lãnh đạo hiện diện tại cuộc
họp.
3. Không chỉ có ăn uống và ngồi nghe
Ngày qua ngày, chúng ta dường như đang giao tiếp chủ yếu qua Internet -

một môi trường công nghệ thông tin kết nối chúng ta với cả thế giới qua
Facebook, Twitter, chat, email... Sự thuận tiện từ công nghệ khiến con người
ngày càng ít phải tiếp xúc trực tiếp và phải thực sự hãn hữu họ mới gặp mặt
mà thôi. Chính vì thế, chúng ta càng phải khai thác triệt để những cơ hội
hiếm hoi này.
Mỗi lần gặp gỡ như thế sẽ có ích hơn hiện nay rất nhiều nếu chúng ta có thể
biến sức mạnh của một nhóm nhỏ thành đóng góp hữu ích cho cộng đồng
nơi cuộc gặp diễn ra, chẳng hạn như trợ giúp một tổ chức từ thiện địa
phương, giải quyết một vấn đề ở nơi sở tại, tuyên dương một tấm gương
sáng, hay phát động một phong trào mới...
Ngoài những cách này, chúng ta còn có thể đưa ra vô vàn cách thức khác để
tập hợp sức mạnh của mỗi thành viên để làm nên một hay thậm chí là nhiều
việc hữu ích cho cộng đồng. Nói vậy để thấy rằng chúng ta quả đáng trách
nếu để phí mất những cơ hội như vậy.
Tôi chắc rằng, hiện giờ, ở một số nơi, người ta cũng đã bắt đầu hướng các
cuộc họp và hội nghị theo hướng này nhưng những điều họ làm được chưa
đủ hoặc nếu có thì cũng chưa tận dụng được triệt để. Rõ ràng, các cuộc họp
và hội nghị đã và đang ảnh hưởng tương đối đến cuộc sống, công việc và
thời gian dành cho gia đình của những người tham dự. Chính vì vậy, chúng
ta không thể chấp nhận để chúng gây phiền hà thêm nữa mà phải bắt chúng
đem tới lợi ích cho mình.