Tài liệu Sắp xếp không gian làm việc để đạt năng suất cao pdf

Sắp xếp không gian làm việc để
đạt năng suất cao
Khi bạn tiên phong trong kinh doanh, không gian làm việc cũng chính
là chiến trường. Nếu bạn không thể nhìn nhận các tiêu chuẩn đánh giá
hoặc kiếm soát mọi việc một cách nhanh chóng và hiệu quả có nghĩa là
bạn đang gặp phải rắc rối.

Hãy để những vật dụng bạn dùng thường xuyên trong tầm với của ban.
May mắn thay, một số kĩ năng tổ chức đơn giản có thể giúp cho nơi bạn làm
việc có thể đem lại hiệu quả năng suất cao hơn.
Dọn sạch bàn. Tay và não bạn cần có không gian để có thể làm việc hiệu
quả nhất vì vậy bạn phải dọn dẹp, bỏ đi những thứ lộn xộn. Những chồng tài
liệu hỗn tạp, những hộp đựng đầy đồ ngất ngưởng ở góc phòng? Tất cả
những thứ đó phải bỏ hết đi.
“Khuất khỏi tầm mắt, và suy nghĩ” là nguyên
tắc chính ở đây.
Hãy để cách xa (thậm chí tốt hơn là vứt đi) những thứ bạn không cần nghĩ
đến trong ngày. Với những đồ bạn cần, hãy chọn một nơi phù hợp để đặt nó
– hoặc tất cả những đồ đó – và cam kết luôn để chúng ở đó. Khi bạn làm
được điều đó, hãy bỏ đi những thứ không quan trọng.
Chỉ để những đồ vật hay dùng đến trong tầm tay. Hãy phân chia các dụng
cụ và giấy tờ của bạn thành hai hạng mục: những cái gì nên ở trong tầm tay
và cái gì không. Ngay bây giờ, khi bạn đang ngồi tại bàn, hãy xem xét
những đồ vật mà bạn có thể với tới và chạm tay vào. Có thứ nào bạn dùng
đến ít hơn một vài lần trong tuần hay không? Hãy đưa nó ra khỏi tầm tay của
bạn. (Gợi ý: nếu nó có bụi bám, có nghĩa là nó không cần ở trong tầm tay
với của bạn).

Có thứ nào bạn sử dụng thường xuyên đến nhưng lại không có ngay bên
cạnh bạn không? Hãy sắp xếp lại lại các khoảng trống ngay trước mắt bạn.
Ví dụ, nếu bạn ít khi sử dụng đến cái dập lỗ, hãy cất nó trong ngăn kéo của

bạn. Nếu bạn luôn luôn phải ghi chú nhanh mọi thứ, hãy để một ghi chú và
một chiếc bút đã bấm ngòi gần với con chuột máy tính của bạn.
Đề ra nơi để đồ. Mỗi ngày bạn đến nơi làm việc với những đồ vật quen
thuộc – một chiếc điện thoại cầm tay, cặp sách và/ hoặc ví, thư từ, chìa khóa,
tiền lẻ. Hãy tạo ra một “nơi để đồ” nơi bạn có thể để đồ khi bạn vào và ra (có
thể với một chiếc sạc điện thoại và cốc đựng tiền xu).
Nếu những giấy tờ hoặc thư được gửi đến bàn bạn mỗi ngày, hãy sử dụng
một chiếc hòm thư đến để đựng chúng mỗi ngày. Hãy làm sạch hòm thư, các
tệp, xóa bỏ hoặc xử lý mọi chuyện trong hòm thư mỗi ngày.
Hãy cất những đồ vật có liên quan cùng nhau. Giảm thời gian tìm kiếm
công ty bằng việc sắp xếp những đồ vật theo chức năng. Hãy để tem gần bì
thư, bút gần sổ ghi chú, tài liệu gần tủ lưu trữ, mực gần máy in, thiết bị cắt
vụn gần thùng rác… Đây là phần rõ ràng nhất trong lời khuyên dành cho
việc sắp xếp, tổ chức – ít nhất là cho đến khi bạn phải viết thư mà không thể
tìm thấy tem thư ở đâu.
Hãy làm bản thân cảm thấy thoải mái. Hầu như bạn sử dụng thời gian của
mình tại nơi làm việc, vì vậy hãy đầu tư vào một chiếc ghế thoải mái, một
chiếc bàn vừa cỡ, một con chuột và một bộ bàn phím phù hợp với tay và cổ
tay bạn, và thậm chí cả một chiếc màn hình hớn hơn (hoặc hai) để có thể làm
việc lâu dài bên máy tính mà vẫn thấy thoải mái.
Hãy ý thức được rằng những đồ đạc văn phòng mang lại hiệu quả lao động
hơn những thứ khác và chính bản thân bạn là thước đo cho điều đó.
Hãy chú ý đến cách làm việc của bạn và điều chỉnh nếu cần thiết. Sau khi
bạn khởi xướng việc sắp xếp lại, hãy để mắt đến những việc tái diễn và bạn
có thể làm việc hiệu quả hơn trong không gian làm việc của mình. Nếu bạn
thường xuyên cần khoảng trống để soạn giấy tờ, hãy mua bàn có ngăn kéo
để bàn phím hoặc một chiếc bàn có hình chữ L để có nhiều khoảng trống.
Nếu bạn dùng máy tính sách tay, hãy chuẩn bị thêm cho bạn đầu và dây sạc
để bạn có thể dễ dàng sạc pin cho máy. Nếu bạn cần tham khảo tới tài liệu
trong khi bạn đang đánh máy, hãy sắm cho mình chiếc kẹp quản lý tài liệu.

Một giáo sư thuận tay phải ở trường đại học đã nói với tôi rằng cô tự rèn bản
thân sử dụng chuột bằng tay trái vì thế cô có thể ghi chú bằng tay phải cùng
lúc đó. Một số điều hiệu quả nhất (nhưng ít rõ ràng hơn) mà bạn có thể làm
tại không gian làm việc thì phụ thuộc vào phong cách và nhu cầu của bạn.