Chuong 2 phan tich cong viec phan quốc tấn

12/28/2017

Logo

Chương 2

PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC

The Analysis and Design of Work

TS. Phan Quốc Tấn

Logo

Sau khi học xong chương này, bạn sẽ:
1

Biết được khái niệm và ý nghĩa của phân tích cơng việc

2

Trình bày được nội dung Bản mơ tả cơng việc

3

Nhận biết được phương pháp thu thập thông tin

4

Thực hành xây dựng bản mô tả công việc

1


12/28/2017

Logo

1- Khái niệm về phân tích cơng việc:
Phân tích và thiết kế cơng việc:
 Là q trình tìm hiểu, nghiên cứu, điều tra có
hệ thống về những nhiệm vụ của một công
việc cụ thể trong tổ chức, DN; cũng như điều
tra về kiến thức, kỹ năng và yêu cầu thiết
yếu mà một người cần có để hồn thành
cơng việc một cách thoả đáng, để xây dựng
bảng mô tả công việc và bảng u cầu
cơng việc.

Logo

1- Khái niệm về phân tích công việc:
Bảng mô tả công việc (job description)
 Là tài liệu giải thích tại sao cơng việc này tồn
tại, người giữ vị trí cơng việc làm gi, làm như
thế nào, và với điều kiện ra sao.
Yêu cầu công việc (job specification)
 Là tài liệu trình bày các thơng tin liên quan đến
kinh nghiệm, trình độ chun mơn, kỹ năng,
khả năng, kiến thức và những yêu cầu đặc biệt
khác mà một người cần có để hồn thành một

cơng việc.

2


12/28/2017

Logo

II- Nội dung Bản mô tả công việc

Logo

Nội dung Bản mô tả công việc

3


12/28/2017

Logo

Nội dung Bản mô tả công việc (tt)

Logo

Nội dung Bản mô tả công việc

4

12/28/2017

Logo

Lợi ích của việc phân tích cơng việc
Tạo được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ
phận;
Đánh giá chính xác yêu cầu của công việc;
Đánh giá được đúng năng lực thực hiện của
nhân viên;
Hỗ trợ thông tin nhằm cơ cấu lại tổ chức, tinh
giảm biên chế và nâng cao hiệu quả hoạt động
sản xuất kinh doanh.

Logo

Lợi ích của Phân tích cơng việc
Tác vụ/nhiệm vụ/ trách nhiệm

Phân
tích
cơng
việc

Mơ tả cơng việc
u cầu công việc

Kiến thức/ kỹ năng/ thái độ

5


12/28/2017

Logo

Ý nghĩa phân tích cơng việc:

Đối với nhà quản trị:

Đối với nhân viên:

- Làm căn cứ để hoạch định
nguồn nhân lực

- Nhân viên nhanh chóng nắm
bắt được yêu cầu của công
việc

- Để tuyển dụng nhân viên
- Đánh giá hiệu quả công việc
của nhân viên
- Đào tạo và phát triển

- Tạo điều kiện cho nhân viên
phấn đấu vào chức danh họ
mong muốn

- Trả lương, thưởng

- Bố trí đúng người và đúng
việc

Logo

Khi nào cần thiết kế công việc?
Sắp xếp lại cơ cấu tổ chức công ty – Tái cấu trúc công ty
Công việc mới, phương pháp mới, công nghệ mới
Thay đổi về công việc, phương pháp, công nghệ
Gia tăng những khiếu nại về nội dung công việc, điều kiện làm việc
Bất đồng ý kiến giữa cấp trên và cấp dưới về sự hồn thành cơng việc
Thay thế những nhân sự đã phục vụ lâu năm: điều chỉnh lại công việc
khi các nhân sự này thực hiện nhiều hay ít hơn vị trí hiện tại.

6


12/28/2017

Logo
Mơ hình phân tích và thiết kế cơng việc:
Tầm nhìn, sứ mạng, giá trị, chiến lược cơng ty
Vai trị/ chức năng

Cơ cấu tổ chức

Danh mục trách nhiệm

Cơ cấu bộ phận/ phịng ban

Vị trí cơng việc
Vị trí cơng việc
Vị trí cơng việc

Logo

Xây dựng Cơ cấu tổ chức

7


12/28/2017

Logo

Xây dựng Cơ cấu tổ chức (tt)

Logo

III- Tiến trình xây dựng Bản MTCV

8


12/28/2017

Logo

Tiến trình xây dựng Bản MTCV
Bước

1

Cơng việc thực hiện
Tìm hiểu cơ cấu tổ chức công ty/bộ phận

Thu thập tài liệu có sẵn

Xác định chức năng của bộ phận

Thu thập tài liệu có sẵn hay phỏng vấn
các cấp quản lý

Xác định nhiệm vụ của các vị trí cơng việc

Thu thập tài liệu có sẵn hay phỏng vấn
các cấp quản lý

Viết bản mơ tả cơng việc

Cấp trên hay người giữ vị trí công việc
liệt kê theo phiếu điều tra công việc hay
bảng câu hỏi phân tích cơng việc

2
3

Cách thức thực hiện

4

Tổng hợp thơng tin

5

Hồn chỉnh bản Mơ tả cơng việc

6

Phân tích các tài liệu phỏng vấn và
phiếu/ biểu mẫu đã được thực hiện
Quan sát và phỏng vấn cấp quản lý và
các đối tượng khác có liên quan

Ban hành chính thức để áp dụng

7

Logo

Kế hoạch xây dựng Bản MTCV
TT

Nội dung

Phụ trách

Phối hợp/ hỗ trợ

1

Triển khai kế hoạch

Tp. HC-NS

Giám đốc bộ phận, trưởng
phòng,
trưởng chi nhánh, NV, nhân sự

2

Triển khai KH XD Bản MTCV
đến các NV, cơng nhân thuộc
phịng, xưởng

Trưởng BP

Tp. HC-NS
NV nhân sự

3

Hướng dẫn viết Bản MTCV

Tp.HC-NS

Giám đốc bộ phận, trưởng
phòng,
trưởng chi nhánh, NV, nhân sự

3.1

Buổi 1

BP kinh doanh

3.2

Buổi 2

BP R&D, Kế tồn, Phịng HC-NS,
Chi nhánh

3.3

Buổi 3

BP KT-SX

Từ Đến

9


12/28/2017

Logo

Kế hoạch xây dựng Bản MTCV (tt)
TT

Nội dung

Phụ trách

Phối hợp/ hỗ trợ

4

Phỏng vấn, thu thập thông
tin, hỗ trợ giải đáp các thắc
mắc

Tp.HC-NS
NV Nhân sự

Trưởng BP

5

Viết MTCV

Theo DS đính kèm

Người viết MTCV

6

Gởi về phòng NS

NV nhân sự

Trưởng BP

7

Trao đổi, làm rõ chi tiết về
Bản MTCV, tổng hợp

Tp. Nhân sự
NV nhân sự

Người viết MTCV

8

Điều chỉnh, bổ sung nội dung
Bản MTCV và ký trình duyệt

Trưởng BP

Người viết MTCV và
các cấp quản lý

9

Duyệt các bản MTCV

Giám đốc BP

Tp. HC-NS

Điều chỉnh, bổ sung nội dung
Bản MTCV

Trưởng BP

Tp. HC-NS

10

Từ Đến

Logo

Kế hoạch xây dựng Bản MTCV (tt)
TT

Nội dung

Phụ trách

11

Tổng hợp lần 2

Tp.HC-NS

12

Duyệt lần 2

Giám đốc cty

13

Ban hành và chính thức áp
dụng

Tp.HC-NS

14

Giao bản MTCV đến các vị trí Trưởng BP
cơng việc thuộc phịng/
xưởng

15

Lưu trữ

Phối hợp/ hỗ trợ

Từ Đến

Trưởng BP
Tp.Nhân sự
NV nhân sự

Phòng NS,
NV thuộc phòng,

xưởng được giao
nhiệm vụ

10


12/28/2017

Logo
IV- Phương pháp thu thập thông tin

Logo

Thu thập thông tin
Các đối tượng cung cấp thơng tin





Người giữ vị trí cơng việc
Cấp trên trực tiếp
Chuyên viên
Các cá nhân khác có liên quan đến cơng việc
cần phân tích: khách hàng, đối tác...

11


12/28/2017

Logo
Những thông tin cần thu thập trong PTCV
● Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên: Phương pháp
làm việc; các mối quan hệ trong thực hiện công việc; Sự phối hợp
trong công việc; quan hệ với khách hàng; Cách thức làm việc với các
loại máy móc thiết bị kỹ thuật...
● Thông tin về tiêu chuẩn trong thực hiện công việc: Tiêu chuẩn hành
vi và tiêu chuẩn kết quả.
● Thông tin về các yếu tố, điều kiện làm việc: Tổ chức lao động; chế
độ lương; khen thưởng; điều kiện về vệ sinh ATLĐ; những rủi ro; sự
tiêu hao năng lượng trong q trình làm việc.
● Thơng tin về phẩm chất của nhân viên: Trình độ học vấn,kiến thức,
kinh nghiệm, sở trường, quan điểm, đạo đức, lối sống
● Thông tin về các loại máy móc thiết bị: số lượng, chủng loại, cách
thức sử dụng, bảo quản, quy trình kỹ thuật...

Logo

Thu thập thông tin (tt)
Các loại thông tin cần thu thập
 Tiến trình và hoạt động
VD: quy trình xuất hàng từ kho và các hoạt động
thực hiện trong từng bước cụ thể
 Hồ sơ các hoạt động: các văn bản, tài liệu,
phim, ảnh có liên quan khi thực hiện cơng việc
 Thủ tục sử dụng: các bảng, phiếu, mẫu trong
quá trình thực hiện cần sử dụng
 Sản phẩm làm ra hay dịch vụ thực hiện
VD: bộ phận kho thực hiện dịch vụ xuất, nhập

hàng hoá

12


12/28/2017

Logo

Thu thập thông tin (tt)
Các loại thông tin cần thu thập (tt)
 Nguyên liệu/vật chất sở hữu
VD: bộ phận kho thường giữ các nguyên liệu để phục vụ
cho sản xuất
 Kỹ năng/hành vi thực hiện, các hành vi cụ thể khi thực
hiện công việc
VD: NV kho thực hiện bốc vác hàng hoá ra xe để giao hàng
 Kiến thức, Kinh nghiệm, Thái độ
 Tính cách/nhu cầu cá nhân liên quan cơng việc
VD: NV kho phải có thể lực, sức khoẻ tốt
 Máy móc, cơng cụ, thiết bị và các hỗ trợ khác
VD: các thiết bị kho như xe nâng, xe kéo...

Logo

Thu thập thông tin (tt)
Các loại thông tin cần thu thập (tt)
 Kết quả cơng việc
• Các sai, lỗi (VD: các sai sót trong việc bảo quản
hàng trong kho: hàng bị hư, thất thốt)

• Tiêu chuẩn cơng việc
• Cách thức đo lường cơng việc

 Phạm vi/tác động cơng việc
• Quan hệ công việc: mối quan hệ trong công việc
trong và ngồi cơng ty
• Tác động: số người giám sát, người báo cáo
• Điều kiện làm việc: mơi trường bụi, nguy cơ tai
nạn..., mức độ rủi ro hay nguy hiểm khi thực hiện
công việc

13


12/28/2017

Logo
Phương pháp thu thập thông tin

Quan sát
Bản câu hỏi phân tích

Phỏng vấn

Logo
Bản Câu Hỏi Phân Tích Cơng Việc


Có 2 dạng: bản câu hỏi trắc nghiệm và bản câu hỏi phỏng
vấn trực tiếp.



Bản câu hỏi phải làm rõ những nội dung trong bản phân
tích cơng việc u cầu.



Một nội dung có thể có 2 hoặc 3 câu hỏi để làm rõ vấn đề.



Câu hỏi theo hình thức mở, dễ hiểu.



Phải có khoảng trống sau mỗi câu hỏi.



Bản câu hỏi phải có thông tin cá nhân của người cần hỏi.



Câu hỏi không gây phản cảm cho đối tượng.

14