hạch toán kế toán bán hàng

Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
chơng 2
thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán
bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại xí
nghiệp thơng mại, dịch vụ - công ty đầu t , xây
dựng Phơng Bắc
1: quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp th-
ơng mại, dịch vụ công ty đầu t , xây dựng Phơng Bắc.
Xí nghiệp thơng mại, dịch vụ công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc là một
xí nghiệp thơng mại trực thuộc Tổng công ty Xây dựng miền Trung.
Xí nghiệp đợc thành lập do nhu cầu mở rộng mạng lới phân phối của tổng
công ty Xây dựng miền trung và đợc thành lập vào ngày 10 tháng 06 năm 2002.
căn cứ vào các điều kiện luật định sau.
- Căn cứ luận doanh nghiệp nhà nớc ngày 20 tháng 04 năm 1999
- Căn cứ quyết định số 34/1999/QĐ-BXD ngày 28 tháng 10 năm 1999 của Bộ
trởng Bộ xây dựng về việc thành lập Tổng công ty Xây dựng miền Trung.
- Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của tổng công ty Xây dựng miền
Trungđợc Bộ trởng Bộ xây dựng phê duyệt tại quyết định số 794/QD
BXD ngày 12/6/2000.
- Xét đề nghị của ông: Tổng giám đốc Tổng công ty và giám đốc công ty đầu
t, xây dựng Phơng Bắc.
Ra quyết định thành lập xí nghiệp thơng mại và dịch vụ thuộc công ty đầu t,
xây dựng Phơng Bắc Tổng công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc Xây dựng miền
Trung Bộ xây dựng. Xí nghiệp thơng mại và dịch vụ là đơn vị hạch toán phụ
thuộc Công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc; có con dấu, có tài khoản phù hợp với
hình thức hạch toán theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty đầu t, xây dựng
Phơng Bắc, quy chế hoạt động của Xí nghiệp do Giám đốc công ty đầu t, xây dựng
Phơng Bắc ban hành, có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ các quy định, các chế độ chính
sách của nhà nớc, ngành, địa phơng và pháp luật hiện hành.
Xí nghiệp thơng mại và dịch vụ có trụ sở đặt tại số: 442 Trần Khát Chân,
quận Hai Bà Trng, thành phố Hà Nội. Hiện nay xí nghiệp có đội ngũ cán bộ công

nhân viên lên tới 40 ngời.
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
1
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
Xí nghiệp thơng mại và dịch vụ thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
theo sự phân công của Giám đốc Công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc , cụ thể nh
sau.
- Kinh doanh gạch Granite và các loại vật liệu xây dựng khác;
- Kinh doanh máy và phụ tùng thiết bị máy xây dựng;
- Sửa chữa, bảo hành, cho thuê thiết bị máy móc trong thi công xây lắp
Tính đến nay Xí nghiệp đã đi vào hoạt động đợc gần hai năm. Trong thời gian
vừa qua Xi nghiệp đã phấn đấu đạt đợc những thành tích đáng kích lệ, giữ vững đ-
ợc tốc độ tăng trởng cao, thực hiện đạt đợc hầu hết các mục tiêu, định hớng phát
triển do Đảng uỷ Công ty đề ra và nhiệm vị SXKD của tổng công ty giao, đa nhà
máy gạch Granite Covesco Long Hầu đi vào sản xuất ổn định, sản phẩm gạch
Granite Covesco Long Hầu đã chiếm lĩnh đợc thị trờng, trả nợ ngân hàng đúng
hạn, từng bớc hiện đại hoá trong thi công xây lắp, giải quyết đủ việc làm cho
CBCNV, đời sống công nhân viên ổn định từng bớc đợc nâng cao, các đơn vị
thành viên ngày càng ổn định, năng lực sản xuất ngày càng đợc nâng cao, uy tín,
vị thế của công ty đợc giữ vững và phát triển.
*Sau đây là kết quả thực hiện nhiệm vụ SXKD năm 2003.
1: Giá trị tổng sản lợng đạt: 148,420 tỷ đồng. Tăng 58% so với kết quả thực hiện
năm 2002.
Trong đó
- Xây lắp đạt : 53,506 tỷ đồng. Tăng 48% so với kết quả thực hiện năm 2002
- SXCN VLXD đạt : 86,491 tỷ đồng. Tăng 58% so với kết quả thực hiện năm
2002
- TVTK đạt : 1,377 tỷ đồng. Tăng 25% so với kết quả thực hiện năm 2002
- SXKD khác đạt: 7,046 tỷ đồng. Tăng 291% so với kết quả thực hiện năm
2002

2: Doanh thu đạt: 101,732 tỷ đồng. Tăng 105% so với kết quả thực hiện năm 2002
4: lợi nhuận trớc thuế: 1,017 tỷ đồng. Tăng 199% so với kết quả thực hiện năm
2002
5: Thu nhập bình quân đạt: 950.000đ/ngời/ tháng. Tăng 27% so với kết quả thực
hiện năm 2002
Kết quả thực hiện kế hoạch SXKD năm 2003 của công ty cha đạt đợc chỉ
tiêu đề ra, song bằng nhiều biện pháp tích cực và đồng bộ công ty đã phấn đấu
từng bớc vợt qua thử thách giữ vững tốc độ tăng trởng năm sau cao hơn nhiều so
với cùng kỳ năm trớc( 58% so với yêu cầu của công ty là 20 30%), uy tín đợc
củng cố và phát triển, thị phần ngày càng tăng. Tuy nhiên cá biệt có đơn vị cha
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
2
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ đợc giao, năng lực tổ chức quản lý điều hành theo
cơ chế thị trờng còn nhiều hạn chế, đội ngũ cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật
lành nghề còn mỏng cha đáp ứng đợc nhiệm vụ hiện tại đặt ra, làm ảnh hởng đến
hiệu quả sản xuất kinh doanh và uy tín của công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc trên
thơng trờng.
*Mục tiêu, phơng hớng nhiệm vụ KHSX năm 2004:
Trong kế hoạch năm 2004 công ty phấn đấu đạt các chỉ tiêu cụ thể nh sau:
- Giá trị tổng sản lợng đạt: 189.688 triệu đồng
Trong đó:
+ Xây lắp : 68.500 triệu đồng
+ SXCN : 115.577 triệu đồng.
* SXVLXD : 103.577 triệu đồng
* Bao bì : 12.000 triệu đồng
+TVT kế : 1.500 triệu đồng
+ Kinh doanh khác : 8.000 triệu đồng
- Doanh thu đạt: 164.540 triệu đồng
+ Doanh thu XL :58.225 triệu đồng

+ Doanh thu SXCN: 99.515 triệu đồng
- Nôp ngân sách : 6.500 triệu đồng
- Lợi nhuận thực hiện : 1.500 triệu đồng
- Thu nhập bình quân : 1.200 Nghìn đồng/ ngời
Để thực hiện thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra năm 2004, công ty đã có
những giải pháp cụ thể đối với từng bộ phận nh
- Vấn đề về xây lắp.
- Vấn đề về sản xuất công nghiệp.
- Vấn đề về công tác đầu t.
- Vấn đề về công tác t vấn thiết kế
- Vấn đề về công tác quản lý tài chính
- Vấn đề về công tác tổ chức
- Và một số công tác khác
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
3
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
2: tổ chức quản lý tại xí nghiệp thơng mại, dịch vụ-
công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc
2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý.
Phó phòng QL
địa bàn HN
Phó phòng QL
các điạ bàn khác
+ Tổ sửa chữa
+ tổ lái máy
Kho thiết bị
phụ tùng
Kho trung chuyển gạch
tại HN
Tổ vận tải

Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
Giám đốc
Phó giám đốc phụ trách
kinh doanh vật liệu xây
dựng
Phó giám đốc phụ trách
kinh doanh thiết bị phụ
tùng
P. kinh doanh
VLXD
p. tổ chức
hành chính
P. kế toán tài
chính
P. KD thiết
bị phụ tùng
4
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
2.2: Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
Ban lãnh đạo (giám đốc và các phó giám đốc) phụ trách tổng quát đồng
thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban, các chi nhánh, cửa hàng trực thuộc.
- Các phòng ban chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh
doanh của công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban Giám đốc.
+ Giám đốc xí nghiệp có trách nhiệm xử lý kịp thời các công văn đến đơn vị
hoặc uỷ quyền cho đồng chí Phó giám đốc giải quyết
+ Giám đốc xí nghiệp đợc quyền đề nghị Giám đốc công ty đầu t, xây dựng Ph-
ơng Bắc thành lập, tách lập, giải thể các phòng ban, tổ, đội, thuộc quyền quản lý
của xí nghiệp thơng mại, dịch vụ.
+ Giám đốc có quyền đề nghị công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Giám đốc,
Trởng, phó phòng ban xí nghiệp .

-Phòng kinh doanh vật liệu xây dựng: có nhiệm vụ
+ Tham mu Để giám đốc xí nghiệp tổ chức hệ thống mạng lới tiêu thụ sản phẩm
tại thị trờng toàn miền Bắc.
+ Tham mu giúp Giám đốc xí nghiệp để giám đốc ký đề nghị công ty phê duyệt
phơng án tổ chức quảng cáo, tiếp thị, hội chợ cũng nh chào hàng để hỗ trợ công
tác bán hàng.
+ Phối hợp với các phòng ban tổ chức hệ thống quản lý chứng từ ghi chép ban đầu,
xuất nhập tồn, sản phẩm gửi tiêu thụ, hớng dẫn tổ chức kho hàng, bến bãi
hợp lý.
+ Tham mu để giám đốc xí nghiệp báo cáo giám đốc công ty đầu t, xây dựng Ph-
ơng Bắc phê duyệt chính sách hỗ trợ bán hàng, sau bán hàng theo yêu cầu của thị
trờng trong từng giai đoạn cho phù hợp.
+ Hàng tháng phải đối chiếu công nợ với khách hàng,. Thực hiện lập các báo cáo
tiêu thụ sản phẩm theo định kỳ tháng, quý, năm và một số báo cáo nhanh do giám
đốc xí nghiệp yêu cầu.
+ Quản lý, bảo quản, lu trữ và sắp xếp hồ sơ,tài liệu đảm bảo khoa học có hệ
thống.
+ Kết hợp với kinh doanh các loại vật liệu xây dựng khác nh thúc đẩy kinh doanh
gạch Ceramic phù hợp với bán gạch Granite Long Hỗu. Lập kế hoạch và thúc đẩy
bán sen vòi Bross theo hệ thống đại lý sẵn có của xí nghiệp để giảm chi phí bán
hàng và từ đó tăng lợi nhuận.
Phòng kinh doanh thiết bị phụ tùng
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
5
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
Phòng kinh doanh thiết bị phụ tùng là phòng ban chuyên môn có nhiệm vụ
tham mu giúp Giám đốc Xí nghiệp đảm bảo kinh doanh thiết bị vật t, phụ tùng có
hiệu quả lấy thu bù chi có tích luỹ.
+ Lập kế hoạch, phơng án kinh doanh tháng, quý, năm. Phối hợp với phòng tài
chính kế toán lập kế hoạch đề nghị cho vay vốn kinh doanh thiết bị phụ tùng phù

hợp với quy chế hoạt động của Xí nghiệp.
+ Nếu Giám đốc công ty uỷ quyền ký hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua, bán thiết
bị thì phòng trực tiếp quan hệ, tổ chức thơng thảo để tham mu giúp cho Giám đốc
Xí nghiệp ký hợp đồng kinh tế mua, bán thiết bị phụ tùng đúng pháp luật và có lợi
ích cao cho Xí nghiệp.
+ Nắm chắc thị trờng, tạo nhiều nguồn hàng để cung ứng thiết bị phụ tùng hợp lý,
đa dạng về chủng loại tạo dựng uy tín không ngừng nâng cao thị phần trên thị tr-
ờng.
+ Quan hệ chặt chẽ với các bạn hàng truyền thống, tổ chức tiếp cận, chào bán
hàng vào các đơn vị có nhu cầu, tạo dựng tệp khách hàng riêng của xí nghiệp.
+ Tổ chức thanh quyết toán nhập- xuất hàng hoá theo yêu cầu của nghiệp vụ kế
toán.
+ Tổ chức bến bãi, kho hàng có khoa học, hợp lý; bảo trì, bảo dỡng hàng hoá theo
yêu cầu kỹ thuật của từng loại thiết bị phụ tùng. Chú ý đảm bảo chứng từ trong
kinh doanh: chứng từ đầu vào và chứng từ đầu ra đầy đủ hợp lệ.
Phòng tài chính kế toán
Phòng tài chính kế toán xí nghiệp là bộ phận giúp việc cho Giám đốc xí
nghiệp theo chuyên ngành đồng thời cũng giám sát tài chính của công ty đầu t,
xây dựng Phơng Bắc đặt tại xí nghiệp có nhiệm vụ giúp kế toán trởng thực hiện
việc quản lý tài chính tại xí nghiệp vì vậy có một số nhiệm vụ sau:
+ Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
đơn vị. Lập kế hoạch tài chính hàng tháng để Giám đốc xí nghiệp đề nghị công ty
phê duyệt vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
+ Tham mu giúp việc cho Giám đốc xí nghiệp thực hiện quyền quản lý, sử dụng
vốn, tài sản do cấp trên giao cho xí nghiệp quản lý, sử dụng, đề xuất các biện pháp
hữu hiệu trong quá trình tổ chức thực hiện.
+ Nếu đợc công ty uỷ quyền thì cùng với các phòng ban chức năng tham gia việc
soạn thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao khoán nhân công đúng chế độ pháp
lệnh hợp đồng kinh tế đảm bảo có lợi nhất cho đơn vị.
+ Thực hiện sử dụng vốn, các quỹ của xí nghiệp để phục vụ nhu cầu sản xuất kinh

doanh theo nguyên tắc bảo toàn có hiệu quả nhất.
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
6
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nớc,
của công ty hoặc các báo cáo bất thờng khác.
+ Tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán thống kê phù hợp với tổ
chức sản xuất kinh doanh của đơn vị theo yêu cầu quản lý phù hợp với cơ chế thị
trờng, đảm bảo đúng pháp luật.
+ Tổ chức thu thập ghi chép chứng từ sổ sách, tính toán, phản ánh chính xác, trung
thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, vốn kinh doanh. Phối hợp với các phòng ban
chức năng phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
+ Tính toán, trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản phải thu, phải nộp và thanh
toán quyết toán đúng hạn các khoản tiền vay.
+ Phối hợp các phòng ban chức năng thực hiện công tác kiểm kê định kỳ, báo cáo
biện pháp giải quyết xử lý các khoản thừa thiếu h hỏng trong quá trình kiểm kê để
Giám đốc xí nghiệp trình Giám đốc công ty biện pháp xử lý.
+ Lập đầy đủ, gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê các quyết toán của đơn
vị theo quy định.
+ Phối hợp cùng các phòng ban chức năng tổ chức việc kiểm tra quyết toán để thu
hồi vốn
+ Tổ chức phổ biến hớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính kế toán
của nhà nớc và các quy định của công ty .
+ Tổ chức bảo quản, lu trữ hồ sơ chứng từ, tài liệu kế toán theo quy định.
+ Kiểm tra kiểm soát việc chấp hành các chính sách, chế độ quy định về quản lý
kinh tế tài chính của nhà nớc ban hành. Kiểm tra việc thực hiện chế độ thanh toán
tiền mặt vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế
+ Kiểm tra kiểm soát việc thực hiện các kế hoạch sản xuất tài chính, dự đoán chi
phí sản xuất, dự đoán chi phí quản lý, các định mức kinh tế kỹ thuật.
+ Đảm bảo chứng từ hoá đơn bán hàng và chứng từ vận chuyển hàng trên đơng

phục vụ kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Thực hiện các nhiệm vụ mà Giám đốc giao phù hợp với chức năng và nhiệm vụ
của phòng.
Phòng tổ chức hành chính
- Công tác văn phòng
+ Soạn thảo trình Giám đốc phê duyệt về quản lý và sử dụng có hiệu quả, hợp lý
các thiết bị văn phòng, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, bảo dỡng theo định kỳ.
+ Sắp xếp nơi làm việc, trang thiết bị cho các phòng ban, quản lý điều động xe con
phục vụ lãnh đạo theo yêu cầu công tác.
+ Bảo vệ kho tàng, trụ sở, tài sản của cơ quan, theo dõi quản lý khách và
CBCNV ra vào cơ quan.
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
7
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
+ Thực hiện đúng các quy định về văn th lu trữ, bảo mật, các nguyên tắc quản lý
công văn giấy tờ đi, đến, quản lý con dâu, đánh máy và các biện pháp quản lý tài
sản thuộc lĩnh vực chuyên môn.
+ Lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị văn phòng để giám đốc Xí nghiệp có
căn cứ báo cáo công ty phê duyệt mua sắm, trang bị.
+ Tổ chức tiếp đón và hớng dẫn khách đến làm việc đúng quy định, nội dung và
đối tợng.
+ Tổ chức trang trí, khánh tiết các ngày lễ, tết, hội nghị
- Công tác tổ chức
+ Tham mu cho Giám đốc trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng lao động ngắn
hạn trong xí nghiệp và trong việc sắp xếp tổ chức sản xuất, bố trí cán bộ theo yêu
cầu nhiệm vụ. Đề xuất các giải pháp về tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, chính
sách cán bộ và đào tạo bồi dỡng CBCNV.
+ Thực hiện và hớng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ ngời lao động theo phân
cấp quản lý hiện hành.
+ Phối hợp các phòng ban chức năng xây dựng, hớng dẫn thực hiện định mức lao

động, đơn giá tiền lơng, triển khại thực hiện báo cáo, thống kê các nhiệm vụ quản
lý CBCNV và ngời lao động.
+Tham mu cho Giám đốc trong việc: quản lý và sử dụng lao động hợp lý đúng ng-
ời, đúng việc, điều phối nhân lực đáp ứng kịp thời phục vụ sản xuất. Tổ chức biên
chế các phòng ban, đội, các đơn vị trực thuộc đảm bảo cân đối tỷ lệ giữa lao động
gián tiếp và lao động trực tiếp sản xuất.
+ Có kế hoạch sử dụng lao động hàng năm trên cơ sở định hớng phát triển sản
xuất của đơn vị để có kế hoạch xin bổ sung phù hợp với yêu cầu sản xuất.
+ Về công tác cán bộ: căn cứ vào yêu cầu sản xuất và năng lực quản lý chuyên
môn nghiệp vụ của từng cán bộ giúp cho Giám đốc về phơng pháp sắp xếp, bố trí
kiện toàn đội ngũ cán bộ, soạn thảo các văn bản để Giám đốc đề nghị Giám đốc
công ký bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy đình.
+ Tham mu cho Giám đốc Xí nghiệp để Giám đốc quyết định thành lập Hội đồng
thi đua khen thởng kỷ luật, hội đồng xét đề nghị nâng lơng, xét đề nghị cho thi
nâng bậc.
+ Trởng phòng tổ chức hành chính là thành viên của hội đồng thi đua khen thởng
và kỷ luật có nhiệm vụ hớng dẫn tổ chức, theo dõi và động viên phong trào thi đua
trong xí nghiệp và có trách nhiệm tập hợp thành tích trình hội đồng thi đua xét
chọn để Giám đốc Xí nghiệp đề nghị công ty ra quyết định khen thởng theo phân
cấp quản lý, giúp hội đồng kỷ luật thu thập chứng cứ, hoàn chỉnh hồ sơ trình Hội
đồng kỷ luật xét để Giám đốc Xí nghiệp đề nghị Công ty ra quyết định khen thởng
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
8
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
theo phân cấp quản lý, giúp hội đồng kỷ luật thu thập chứng cứ, hoàn chỉnh hồ sơ
trình hội đồng kỷ luật xét để Giám đốc Xí nghiệp đề nghị Công ty ra quyết định
kỷ luật.
+ Hoàn chỉnh hồ sơ theo dõi, quản lý, lập sổ lao động, sổ bảo hiểm xã hội theo
phân cấp quản lý hiện hành.
+ Thực hiện các chế độ báo cáo thờng xuyên và báo cáo đột xuất theo yêu cầu

nhiệm vụ.
+ Giúp thủ trởng dự thảo chơng trình kế hoạch phơng án bảo vệ, xây dựng bổ sung
nội quy bảo vệ. Nắm bắt tình hình liên quan đến công tác bảo vệ, thực hiện biên
pháp phòng ngừa ngăn chặn kịp thời mọi hành vi phá hoại của các loại tội phạm.
+ Phối hợp với cơ quan chính quyền địa phơng làm tốt công tác quản lý hành
chính, trật tự trị an, quản lý nhân khẩu.
+ Khi có vụ trôm cắp xảy ra phải tổ chức bảo vệ hiện trờng, trực tiếp xử lý những
trờng hợp cấp bách.
+ Tổ chức tuần tra canh gác, kiểm soát ngời ra vào cơ quan.
+ Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc xí nghiệp, Giám đốc công ty đầu t, xây dựng
Phơng Bắc và pháp luật nhà nớc theo chức năng nhiệm vụ đợc giao.
+ Ngoài những chức năng nhiệm vụ trên trong những trờng hợp cần thiết có trách
nhiệm thực hiện nhiệm vụ mà giám đốc hoặc ngời đợc Giám đốc Xí nghiệp uỷ
quyền trực tiếp giao.
3:tổ chức hạch toán kế toán ở xí nghiệp thơng mại,
dịch vụ công ty đầu t , xây dựng Phơng Bắc.
3.1 :Sơ đồ phòng kế toán.
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
9
Kế toán vốn
bằng tiền
Kế toán tiền
lương
Kế toán tổng
hợp
Thống kê
Kế toán viên
các cửa hàng
Kế toán trưởng
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội

3.2: Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo
tính hiệu quả của công tác kế toán. Để phù hợp với tình hình của Xí nghiệp và
theo đúng chế độ kế toán tài chính quy định, phòng kế toán của công ty bao gồm:
Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác hạch toán
của công ty, kiểm tra, đôn đốc hạch toán kế toán của từng thành viên, phân tích
đánh giá tình hình tài chínhcủa công ty đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc
giám đốc, nhà nớc về mặt quản lý tài chính, cùng ban giám đốckhai thác nguồn
vốn phục vụ kinh doanh.
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu kế toán theo dõi chi phí và
phân bổ chi phí theo tngf khoản mục, ghi chép một cách chi tiết tình hình tăng
giảm, khấu hao tài sản cố định cuối tháng lên báo cáo.
Kế toán vốn bằng tiền chịu trách nhiêm về thu chi tiền mặt, thực hiện đầy đủ các
nội quy, quy định trong việc quản lý quỹ, làm tốt chứng từ, lập báo cáo các quỹ.
Kế toán tiền lơng có nhiệm vụ xác định quỹ lơng của từng cán bộ công
nhân viên để cuối tháng trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định của nhà n-
ớc.
Thống kê trong các kỳ báo cáo phải lập đợc báo cáo nhanh, số liệu chính
xác gửi về cơ quan thống kê chủ quản.
Kế toán viên các cửa hàng có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và sử lý
sơ bộ về chứng từ sau đó gửi về phòng kế toán công ty theo định kỳ.
3.3 hình thức kế toán và sổ sách kế toán Xí nghiệp áp dụng theo hình thức
nhật ký chung.
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
10
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
Sổ kế toán là phơng tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở
chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác. Nó là hình thức biểu hiện của phơng
pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng. Vì vậy, việc tổ chức sổ kế toán đóng
một vai trò quan trọng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp. Nếu hệ thống sổ

sách trong doanh nghiệp đợc tổ chức khoa học, hợp lý sẽ nâng cao đợc năng suất
của cán bộ kế toán, đảm bảo cung cấp chính xác kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo
yêu cầu của công tác quản lý cũng nh yêu cầu của cấp trên. Hiện nay, sổ kế toán
trong các doanh nghiệp có thể đợc tổ chức theo bốn hình thức sau:
+ Hình thức Nhật ký sổ cái
+ Hình thức Chứng từ ghi sổ
+ Hình thức Nhật ký chung
+ Hình thức Nhật ký Chứng từ
Việc sử dụng hình thức ghi sổ phải đảm bảo sự thống nhất giữa hệ thống tài khoản
kế toán với việc xây dựng hệ thống sổ và phải phù hợp với trình độ tổ chức quản lý
nói chung và kế toán nói riêng. Mỗi một đơn vị chỉ đợc mở một hệ thống sổ kế
toán chính thức theo một trong các hình thức sổ nhất định nêu trên.
Đối với các doanh nghiệp tổ chức việc ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung thì hệ
thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo trong hạch toán tiêu thụ và xác định
kết quả tiêu thụ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
11
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ : Hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
3.4:Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong
điều kiện doanh nghiệp áp dụng máy vi tính.
Trong điều kiện công nghệ thông tin đang phát triển nh vũ bão nh hiện nay, rất
nhiều doanh nghiệp đã trang bị cho mình các phần mềm kế toán để hỗ trợ cho
công việc kế toán trong doanh nghiệp.
Về cơ bản, trình tự và phơng pháp hạch toán khi sử dụng kế toán máy không có gì
khác so với kế toán thủ công. Lợi ích lớn nhất của việc sử dụng kế toán máy đem
lại là số lợng công việc của kế toán đợc giảm thiểu đến mức thấp nhất. Các bút

toán ghi sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp cũng nh lên các báo cáo hàng ngày, định
kỳ đều do máy tự động thực hiện.
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
12
Chứng từ gốc
Nhật ký bán
hàng
Sổ chi tiết các tài
khoản
Nhật ký chung
Sổ kế toán liên
quan khác
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ cái các tài khoản
Báo cáo tài chính về kết quả kinh doanh
Báo cáo chi tiết về doanh thu, kết quả kinh doanh
Bảng cân đối TK
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
Đối với kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, nhân viên kế toán chỉ cần
nhập số liệu trên các hoá đơn bán hàng, các phiếu xuất vào máy dới dạng mã hoá
số liệu, sau đó máy sẽ tự động xử lý các thông tin và lên các báo cáo. Khi cần, kế
toán in các sổ sách và báo cáo đó từ máy ra. Trình tự kế toán tiêu thụ và xác định
kết quả tiêu thụ đợc khái quát nh sau:
Ghi chú: Vào hàng ngày
Vào cuối kỳ
Đối chiếu số liệu
Sơ đồ : Hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ
tại các doanh nghiệp sử dụng kế toán máy
3.5: Hạch toán bán hàng tại Xí nghiệp thơng mại và dịch vụ thuộc công ty

đầu t, xây dựng Phơng Bắc nh sau.
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
13
Các chứng từ về tiêu thụ
Chứng từ m hoá nhập dữã
liệu vào máy
Sổ chi tiết các tai khoản
Sổ Nhật ký
chung
Sổ cái các tài khoản
Bảng tổng hợp
chi tiết số
phát sinh
Bảng cân đối thử
Chứng từ m hoá các bút ã
toán điều chỉnh,
bút toán khoá sổ
Bảng cân đối TK
hoàn chỉnh
Bảng cân đối kế toán và các báo
cáo về tiêu thụ khác
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
3.5.1 Tài khoản sử dụng
Xí nghiệp thơng mại và dịch vụ thuộc công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc
hoạt động theo tính chất là đơn vị nhận bán hàng đại lý. Vì vậy
*Khi xí nghiêp nhập hàng về thì kế toán ghi
Nợ Tk 003 hàng hoá nhận bán hộ ký gửi
Khi bán hàng kế toán ghi đơn có TK 003
Xí nghiệp toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Vì vậy,
công ty sử dụng các tài khoản sau đây để hạch toán tiêu thụ gạch ốp lát granite:

- TK 511- Doanh thu bán hàng. TK này đợc mở chi tiết nh sau:
TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá
TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm granite
TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114- Doanh thu xây lắp, xây dựng
TK 5115- Doanh thu bán phế phẩm
TK 5116- Doanh thu khác
- TK 531- Hàng bán bị trả lại. Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng bán bị
trả lại không bao gồm thuế GTGT
- TK 3331- Thuế GTGT phải nộp. TK này phản ánh số thuế GTGT đầu ra, thuế
GTGT phải nộp, thuế GTGT đã nộp, thuế GTGT còn phải nộp.
+TK 3331111: Thuế GTGT đầu ra thuế suất 10%
- TK 131- Phải thu của khách hàng. TK này đợc chi tiết cho từng khách hàng và
cho các chi nhánh.
- TK 336 Phải trả nội bộ. Đến cuối quý Xí nghiệp tiến hành thanh toán
với cấp trên .
3.5.2. Trình tự luân chuyển chứng từ và, sổ sách sử dụng
Xí nghiệp thơng mại, dịch vụ- công ty đầu t, xây dựng Phơng Bắc sử dụng hình
thức ghi sổ Nhật ký chung để theo dõi quá trình tiêu thụ thành phẩm tại Xí nghiệp.
Tại phòng kế toán, đối với các nghiệp vụ phát sinh, hàng ngày, định kỳ hoặc cuối
tháng, kế toán tiến hành nhâp dữ liệu vào máy. Việc nhập dữ liệu trên đợc ghi vào
chứng từ mã hoá nhập dữ liệu. Sau khi thực hiện các bút toán điều chỉnh, bút toán
khoá sổ thì dữ liệu sẽ đợc chuyển vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng
hợp có liên quan.
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
14
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
Hàng ngày kế toán phải tập hợp danh mục các loại hàng hoá bán ra và nhập vào
trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.
Biểu số 1

Tổng hợp nhập - xuất - tồn kho sản phẩm
Từ ngày 01/10/2002 đến 31/12/2002
Kho KH04 - Kho Xí nghiệp
MV
t
Tên vật t
Đ
V
T
Tồn đầu
kỳ
Nhập
trong kỳ
Xuất
trong kỳ
Tồn cuối kỳ
SL
Giá
trị
SL
Giá
trị
SL
Giá
trị
SL Giá trị
M Granite:
Men
m
2

... ... ... ... .. .. ... ..
... ......
....
....
.
..... .... ... ... ... .. ...
M3
00A
1
Men 300
x 300 màu
01 loại A
1
m
2
... ... ... .... .... ... 142.9
5,441,13
1
........ ....
....
.......
.
.... ........ .... .... ........ ........
Tổng cộng:
Thủ kho Ngời lập biểu
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
15
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
Biểu số 2
Tổng hợp nhập granite

Quý I/2003
Từ ngày 01/01 đến ngày 30/03/2003

Mã vật t Vật t Đơn vị
tính
Số lợng Tiền
M Granite: Men m2 .... ....
.... ...... .... ... ....
M3001A1 Granite: Men 300 x 300
màu 01 loại A1
m2 8,600.13 339,627,7
34
............... ................................. ............... ............... ...............
Tổng cộng: ........ ...... .....
Thủ kho Nguời lập biểu
Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Xí nghiệp.
a. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
* Các chứng từ gốc:
+) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ : do phòng kinh tế kế hoạch thuộc xí
nghiệp kinh doanh lập. Phiếu này đợc lập theo ấn chỉ kèm lệnh uỷ quyền của giám
đốc và đợc lập trong trờng hợp Xí nghiệp xuất hàng chuyển cho các chi nhánh .
Trên phiếu chỉ phản ánh về mặt số lợng của hàng hoá xuất kho. Trị giá của hàng
hoá xuất kho đợc tính vào cuối quý. Khi xuất hàng chuyển cho chi nhánh, nhân
viên phòng kinh tế kế hoạch thuộc xí nghiệp sẽ lập Phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ dựa trên lệnh điều động của Giám đốc XN. Phiếu này đợc lập thành
3 liên.
+ Liên 1: Lu tại phòng kinh tế kế hoạch.
+ Liên 2, 3: Ngời vận chuyển cầm 2 liên này đem tới kho của Xí nghiệp,
thủ kho sau khi kiểm tra tính pháp lý của phiếu sẽ căn cứ vào số lợng (cột thực
xuất) của từng thứ thành phẩm yêu cầu để tiến hành xuất kho. Sau khi hai bên ký

nhận vào phiếu, thủ kho giữ lại liên 3 dùng để hạch toán nội bộ. Liên 3 đợc dùng
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
16
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
để vào thẻ kho sau đó đợc chuyển lên phòng kế toán để vào sổ. Cuối tháng, giữa
kế toán và thủ kho có sự đối chiếu giữa thẻ kho của thủ kho với sổ chi tiết của kế
toán.
+) Phiếu xuất kho: do kế toán lập nhằm phản ánh nghiệp vụ hàng xuất kho đem
bán, chào hàng... Phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên: liên 1 sau khi thủ kho thực
hiện xuất hàng kế toán sẽ lu lại ở phòng tài chính kế toán của Xí nghiệp, liên 2
giao cho nơi nhận để làm chứng từ lấy đặt cọc. Phiếu xuất đợc lập trong trờng hợp
công ty đem hàng đi quảng cáo, gửi mẫu, bán hàng... khi giám đốc Xí nghiệp yêu
cầu xuất hàng dựa trên đề nghị của bên B. Thủ tục luân chuyển chứng từ cũng t-
ơng tự phiếu XKKVCNB.
+) Hoá đơn GTGT: do bộ phận bán hàng lập. Hoá đơn này có thể do nhân viên của
chi nhánh lập hoặc do nhân viên của cửa hàng công ty lập. HĐ GTGT đợc lập
thành 3 liên: liên 1 đợc lu tại nơi lập, liên 2 đợc giao cho khách hàng để vận
chuyển hàng trên đờng, liên 3 đợc lu tại phòng kế toán của Xí nghiệp.Hàng ngày
hoặc định kỳ, kế toán tiêu thụ nhập số liệu vào máy theo từng Hoá đơn GTGT do
các cửa hàng phía Bắc và phòng tiêu thụ phía Bắc của Xí nghiệp chuyển về (liên
3). Từ HĐ GTGT kế toán cập nhật số liệu vào phân hệ kế toán Bán hàng\ Hoá đơn
bán hàng. Sau đó, máy sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung và Nhật ký bán hàng.
Việc lu giữ hoá đơn GTGT đợc kế toán thực hiện theo đúng quy định hiện hành.
Nếu các HĐ GTGT do nhân viên chi nhánh lập thì trớc khi đợc chuyển về phòng
kế toán Xí nghiệp, các hoá đơn này phải trải qua giai đoạn hạch toán ban đầu tại
chi nhánh. Công việc hạch toán tại các chi nhánh cũng đợc làm trên phần mềm kế
toán máy nên việc cập nhật HĐ GTGT đợc thực hiện giống nh cập nhật các HĐ
GTGT tại Xí nghiệp. Cuối tháng, kế toán chi nhánh gửi cho phòng kế toán của Xí
nghiệp. Báo cáo bán hàng kèm theo HĐ GTGT (liên 3) để kế toán Xí nghiệp vào
sổ. Sau đó, HĐ GTGT đợc lu giữ tại phòng kế toán của Xí nghiệp theo quy định.

Việc nhập dữ liệu vào máy cho các HĐ GTGT và Báo cáo bán hàng của các chi
nhánh đợc thực hiện nh sau :
Ví dụ: Từ Hoá đơn bán hàng số 12 ngày 30/03/2003 ta nhập số liệu vào máy nh
sau:
Biểu số 3:
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
17
Chuyên đề thực tập Trờng CĐCN Hà Nội
Minh hoạ trang màn hình máy vi tính khi nhập chứng từ
M chứng từ: ã VB1 Ngày chứng từ: 30/03/2003
Số chứng từ: 12 Ông (Bà):
M khách: ã KDCTRMNT
Diễn giải: BQL DA Gia Lâm Tr ờng MN TB M kho: ã KH04- kho xí nghiệp
M vật tã : B40031 Số lợng: 91.2 Giá vốn
Giá bán: 119.190 Doanh thu: 10870128
TK nợ: 131 TK có: 336
Thuế suất GTGT: 10%
Tiền thuế: 4.551.913 TK nợ: 131 TK có 3331111
+) Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại: do nhân viên kinh tế ở chi nhánh lập. Phiếu
nhập kho đợc lập thành 2 liên, liên 1 giao cho nguời mua, liên 2 giữ tại kho nhận.
Tại chi nhánh, kế toán tiến hành hạch toán ban đầu đối với chứng từ này. Phiếu
nhập hàng bán bị trả lại đợc cập nhật vào phân hệ kế toán Bán hàng\ Phiếu nhập
hàng bán bị trả lại. Sau khi nhập xong số liệu, máy sẽ tự động ghi sổ Nhật ký
chung. Cuối tháng, các chi nhánh in ra bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại
trong tháng đã đợc máy tự động lên sẵn. Bảng kê này đợc chuyển về phòng kế
toán của Xí nghiệp cùng với liên 2 để làm cơ sở đối chiếu. Tại phòng kế toán, do
những quy định nghiêm ngặt về hàng bán bị trả lại, mặt khác do số lợng nghiệp vụ
phát sinh ít nên kế toán sẽ cập nhật số liệu cho từng phiếu nhập, không vào theo số
liệu tổng hợp nh các báo cáo bán hàng. Sau khi xử lý xong, liên 2 đợc lu giữ theo
quy định tại phòng kế toán. Trong trờng hợp khách hàng chỉ trả lại một phần số

hàng trên hoá đơn đã mua, nếu hàng đợc trả lại vào trong tháng, nhân viên bộ phận
bán hàng sẽ lập lại hoá đơn GTGT cho số hàng mà khách hàng chấp nhận mua,
nếu hàng bị trả lại vào tháng sau, nhân viên bán hàng không lập lại hoá đơn GTGT
cho phần hàng còn lại mà khách hàng chấp nhận mua.
* Sổ chi tiết:
Tuỳ theo yêu cầu sử dụng thông tin về tiêu thụ sản phẩm mà kế toán khai báo dữ
liệu đầu ra tơng ứng. Một số sổ kế toán theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng và
tình hình thanh toán với ngời mua thờng đợc sử dụng là:
- Sổ chi tiết tiêu thụ : Sổ này đợc mở chi tiết cho từng kho và từng chi nhánh. Các
chi tiêu phản ánh trên sổ này cũng giống nh các chỉ tiêu phản ánh trên các báo cáo
Lê Thị Thu Hiền lớp CĐ kinh tế 2- khoá 3
18