Tài liệu Xây dựng mô hình tổ nhóm ảo (Phần 2 & 3) docx

Xây dựng mô hình tổ nhóm ảo (Phần 2)







Thuật ngữ “ảo” không còn là quá mới mẻ trong thời đại hiện nay. Chúng ta có thể
nghe thấy những thuật ngữ sau khá quen thuộc như mạng lưới tri thức ảo, tổ chức
ảo, những cộng đồng ảo hay nơi làm việc ảo… Tất cả những mô hình này đều dựa
trên sự phối hợp các thành tựu công nghệ và đang từng ngày thay đổi phong cách
cũng như chất lượng làm việc của mỗi chúng ta.
Một cách đơn giản thì Mô hình tổ nhóm ảo được định nghĩa là một nhóm mà các
thành viên hoạt động một cách tản mát, nhưng không nhất thiết là phải trên một
địa bàn rộng lớn. Cũng như trong những tổ nhóm truyền thống, những thành viên
này có những kỹ năng bổ sung, cùng thực hiện vì một mục tiêu chung hoặc các
mục tiêu liên kết với nhau, có chung định hướng tiếp cận công việc và chia sẻ
trách nhiệm với nhau. Tuy nhiên, họ ít khi phải tiếp xúc trực diện với nhau mà sử
dụng phương tiện liên kết chính là hệ thống thông tin điện tử, đồng bộ cũng như
không đồng bộ, những phương tiện quản lý và chia sẻ dữ liệu và các diễn đàn trao
đổi trực tuyến… Tổ nhóm ảo không chỉ đơn thuần là những cá nhân làm việc từ xa
hay thực hiện công việc ở nhà. Họ cũng có thể làm việc ở gần nhau, nhưng phối
hợp với nhau thông qua các phương tiện điện tử.
Một nhóm ảo thường có 3 điểm khác biệt chính: Khác biệt về thời gian, nơi chốn
và về văn hóa. Các thành viên trong một nhóm ảo thường bắt đầu công việc vào
những thời điểm khác nhau, làm việc theo những ca khác nhau, thậm chí là khác
ngày. Họ cũng có thể làm việc vào cùng một thời điểm nhưng lại ở những múi giờ
khác nhau. Họ có thể làm việc ở rất gần nhau nhưng cũng có thể khá xa nhau: ở
những tầng khác nhau trong một tòa nhà, hay những tòa nhà khác nhau, những
thành phố khác nhau thậm chí là những quốc gia khác nhau. Do vậy văn hóa,

phong cách làm việc cũng có thể có những điểm khác biệt. Đó là sự khác biệt
trong ngôn ngữ, ngành nghề, trình độ, cũng có thể là bất đồng về tôn giáo, xã hội,
chính trị hay những yếu tố kinh tế. Thậm chí cả giới tính cũng dễ dàng gây ra sự
khác biệt không nhỏ trong hoạt động của những thành viên trong một nhóm ảo.
Người ta có thể phân loại các tổ nhóm ảo dựa trên mục đích của nhóm. Theo cách
phân loại này gồm có nhóm nghiên cứu, nhóm trọng điểm và nhóm hỗn hợp.
Nhóm nghiên cứu hình thành do nhu cầu về kiến thức. Các thành viên trong nhóm
thường có một lượng kiến thức lớn về một lĩnh vực nào đó. Họ bắt đầu quá trình
phối hợp từ việc học tập và tìm hiểu về một vấn đề, hay nói cách khác là họ tiếp
thu những kiến thức tường và ẩn. Mỗi cá nhân bắt đầu việc nghiên cứu học hỏi của
mình bằng cách tìm kiếm tài liệu và đưa ra các câu hỏi, những vấn đề thắc mắc.
Trong quá trình thảo luận những vấn đề được quan tâm đó, nhiều sáng kiến và ý
tưởng ra đời và kết quả của việc thảo luận có thể là những cải tiến hoặc thậm chí là
cả những phát minh. Mục đích rõ ràng nhất của một nhóm theo mô hình này là
phát triển kiến thức.
Một ví dụ cho hình thức nhóm này có thể là một nhóm các chuyên gia do một
nhóm giáo sư về phương pháp luận hướng dẫn xây dựng mô hình tổ nhóm ảo.
Cộng đồng Saga bao gồm những saganor yêu thích hoạt động kinh doanh cùng
chia sẻ và tìm hiểu kiến thức kinh doanh cũng là một ví dụ về mô hình này.
Nhóm trọng điểm thường quan tâm đến việc bắt đầu một dự án, ra mắt một sản
phẩm hay dịch vụ mới hoặc hướng tới một mục tiêu cụ thể. Các thành viên
thường có kiến thức về lĩnh vực quan tâm từ khi nhóm bắt đầu hình thành, nên
mức độ và phạm vi chuyên sâu của từng người có thể rất khác nhau. Vì vậy họ
phối hợp với nhau bằng cách trao đổi kiến thức và kỹ năng từ đó trau dồi cho bản
thân và nhằm cho một mục đích cụ thể. Một nhóm giám đốc kinh doanh một
ngành nghề nào đó cùng làm việc để gia tăng cơ hội phát triển doanh số khi vòng
đời sản phẩm thay đổi là một ví dụ cho mô hình này. Hay một ví dụ khác là tổ
chức những nhà sản xuất ô tô cùng nhau phát triển hệ thống tiết kiệm chất đốt cho
xe hơi.
Nhóm hỗn hợp, theo đúng như tên gọi, quan tâm đến cả hai mục tiêu trên, họ vừa

nghiên cứu nhằm phát triển kiến thức nói chung vừa nhằm một mục đích cụ thể.
Dựa trên kiến thức chuyên môn của mình họ trao đổi nhằm tìm kiếm một phương
án tối ưu cho một mục đích nào đó, nếu mục đích đó không đạt được thì họ cũng
đạt được mục đích là làm giàu tri thức của mình.
Xây dựng tổ nhóm ảo (Phần 3)
Lợi ích của mô hình tổ nhóm ảo.
Về mặt nguồn nhân lực , mô hình nhóm ảo mang lại nhiều cơ hội hơn cho tổ chức,
bao gồm:
 Mở rộng nguồn kiến thức và chuyên môn cho từng thành viên cũng như
cho cả tổ chức.
 Tăng cường khả năng lãnh đạo dựa trên sự phối hợp của nhóm, từ đó giảm
thiểu tỷ lệ quản trị viên trên số công nhân có trình độ cao.
 Việc chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm diễn ra kịp thời, đúng thời điểm cần
thiết. Do đó giảm đỗ trễ trong phối hợp các thành viên cũng như tránh lãng
phí.
 Gia tăng tỷ lệ những công việc mang tính thách thức. Nâng cao kỹ năng
làm việc cũng như khả năng sáng tạo và cải tiến.
 Tập hợp nguồn nhân lực tài năng từ nhiều địa bàn khác nhau.
 Tăng cường sự thỏa mãn động lực và đối với nhân viên có trình độ cao, do
sự linh hoạt và tính phối hợp cao của công việc.
 Củng cố và phát triển kỹ năng giao tiếp của các thành viên.
 Tăng số lượng nhóm đa chức năng.
 Giảm va chạm và bất đồng giữa các thành viên mà ít liên quan đến công
việc.

Trên phương diện tài chính, mô hình nhóm ảo có thể
mang lại những lợi ích sau:
 Giảm thiểu chi phí đi lại cũng như ăn ở, giảm bớt tỷ
lệ phải công tác xa.
 Giảm chi phí liên quan đến nghiên cứu và thu thập

thông tin.
 Giảm chi phí đào tạo và tuyển dụng.
 Giảm chi phí liên quan đến công sở, thiết bị chung.
 Tăng hiệu quả khai thác và sử dụng thông tin, giảm chi phí lưu trữ.
 Tăng doanh thu.
Những lợi ích tổng thể đối với doanh nghiệp.
 Củng cố mối quan hệ với đối tác
 Gia tăng chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, giảm thiểu phàn nàn chê
trách
 Giảm thiểu hoạt động trung gian.