Hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại trung tâm thư viện trường đại học giao thông vận tải hà nội

1

Bộ giáo dục v đo tạo

Bộ văn hoá thông tin

Trờng đại học văn hoá

Nguyễn Thị Minh Tú

Hon thiện công tác xử lý nội dung ti liệu
tại Trung tâm Thông tin Th viện
Trờng Đại học Giao thông Vận tải H Nội

Chuyên ngµnh: Khoa häc Th− viƯn
M∙ sè : 60 32 20

Ln văn thạc sĩ khoa học th viện

Ngời hớng dẫn khoa häc: TS. Ngun Thu Th¶o
Hμ Néi - 2007


2

Mục lục
Trang
Danh mục các từ viết tắt

3

Danh sách các bảng biểu

4

Mở đầu

5

Chơng 1: Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học

8

Giao thông Vận tải H Nội

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của TTTTTV ĐHGTVT

8

1.2 Nguồn lực thông tin

12

1.2.1 Tài liệu dạng giấy

12

1.2.2. Tài liệu điện tử

13

1.2.3. Diện bao quát của vốn tài liệu

15

1.2.4 Các CSDL nội sinh

16

1.3 Đặc điểm ngời dùng tin

17

Chơng 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung ti liệu

19

tại Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại
học Giao thông Vận tải H Nội

2.1 Công tác phân loại
2.1.1 Cách thức tiến hành phân loại tài liệu của cán bộ tại Trung

19
22

tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải
2.1.1.1 Phân tích nội dung tài liệu

23

2.1.1.2 Xác định vị trí môn loại

25

2.1.1.3 Định ký hiệu phân loại

26

2.1.2 Đánh giá chất lợng kết quả phân loại tài liệu

30

2.2 Công tác định từ khoá
2.2.1 Cách thức tiến hành định từ khoá của cán bộ tại Trung tâm
Thông tin Th viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải

31
32


3

2.2.1.1 Phân tích nội dung tài liệu

33

2.2.1.2 Diễn đạt từ khoá

36

2.2.1.3 Hoàn chỉnh tập hợp từ khoá

38

2.2.1.4 Trình bày từ khoá trong biểu ghi

41

2.2.2 Đánh giá chất lợng kết quả mô tả tài liệu bằng từ khoá

42

2.2.2.1 Chất lợng phản ánh nội dung tài liệu

48

2.2.2.2 Chất lợng từ khoá độc lập

59

2.3 Nhận xét về chất lợng hoạt động xử lý nội dung tài liệu

59

2.3.1 Về công tác phân loại

61

2.3.2 Về công tác định từ khoá

64

Chơng 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xử lý

62

nội dung ti liệu tại Trung tâm Thông tin Th
viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải H Nội

3.1 Hiệu đính từ khoá và ký hiệu phân loại trong CSDL

62

3.2 Tiến tới dịch và xây dựng các công cụ xử lý nội dung tài liệu.

63

3.3 Xây dựng mục lục công vụ để kiểm soát tính thống nhất

64

3.4 Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác xử lý nội dung tài liệu

64

3.5 Về vấn đề kinh phÝ

66

KÕt ln

67

Tμi liƯu tham kh¶o

68

Phơ lơc

Phơ lơc 1: Danh sách các biểu ghi đợc lựa chọn ngẫu nhiên trong

1

cơ sở dữ liệu dùng để khảo sát.
Phụ lục 2: Danh sách các tài liệu đợc lựa chọn để cán bộ th− viƯn
xư lý.

2


4

Danh mục từ viết tắt

CSDL

: Cơ sở dữ liệu

ĐHGTVT

: Đại học Giao thông Vận tải

TTTTTV

: Trung tâm Thông tin Th viện

TTTTTV ĐHGTVT

: Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Giao thông
Vận tải


5

Danh sách các bảng biểu

Tên bảng

Trang

Bảng 1.1: Số lợng tài liệu dạng giấy

13

Bảng 1.2: Số lợng và nội dung tài liệu điện tử

14

Bảng 1.3: Diện bao quát vốn tài liệu

15

Sơ đồ 1: Diện bao quát vốn tài liệu

16

Bảng 1.4: Danh mục các CSDL có mô tả nội dung tài liệu
đợc Th viện Trờng ĐHGTVT xây dựng
( tính đến ngày 30/04/2007)

17

Bảng 2.1: Danh sách các tài liệu đợc dùng để khảo sát
chất lợng phân loại
Bảng 2.2 Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu của
cán bộ phân loại
Bảng 2.3 Đánh giá cách xác định vị trí môn loại của cán bộ
phân loại
Bảng 2.4 Đánh giá cách định ký hiệu phân loại

22

Bảng 2.5: Kết quả khảo sát chất lợng phân loại tài liệu:

31

Bảng 3.1 : Danh sách tài liệu đợc dùng để khảo sát chất
lợng định từ khoá

34

Bảng 3.2: Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu
của cán bộ định từ khoá

36

Bảng 3.3 Đánh giá cách thức diễn đạt từ khoá, hoàn chỉnh
quá trình định từ khoá của cán bộ định từ khoá
Bảng 3.4: Kết quả khảo sát đánh giá chất lợng mô tả nội
dung tài liệu bằng từ khoá

40

Bảng 3.5 Kết quả khảo sát chất lợng mô tả tài liệu bằng từ khoá

51

24
26
30

44


6

Mở đầu
Trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học
kỹ thuật, số lợng sách báo và các loại hình tài liệu tăng lên theo cấp số nhân
và kéo theo nó là sự bùng nổ thông tin. Tổ chức liên hiệp giáo dục Quốc gia

Mỹ đà mô tả sự gia tăng tài liệu bằng hình ảnh: Từ thiên chúa giáng sinh phải
đợi đến 1750 năm sau tri thức loài ngời mới tăng gấp đôi. Việc tăng gấp đôi
lần thứ hai thc hiện trong 150 năm sau tức là năm 1900. Việc tăng gấp đôi
lần thứ t chỉ diễn ra trong vòng một thập niên sau 1950. Nói cách khác, cứ 50
năm tri thức khoa học lại tăng lên 10 lần.
Vấn đề đặt ra ở đây là làm thế nào để đa đợc lợng tri thức đồ sộ đó
tới bạn đọc, phổ biến tới đông đảo quần chúng nhân dân một cách khoa học,
tiết kiệm và hiệu quả nhất?
Th viện - đó là thiết chế văn hoá giáo dục ngoài nhà trờng của Đảng
và Nhà nớc, thực hiện chức năng của mình thông qua việc tuyên truyền, phổ
biến sách báo và thoả mÃn nhu cầu đọc của nhân dân.
Th viện là ngời tổ chức, lựa chọn và đa những sách tốt cần thiết
nhất đến cho quảng đại quần chúng. Th viện là ngời giúp độc giả trong việc
chọn ra những sách mà họ cần, là ngời cố vấn phụ đạo cho độc giả trong việc
đọc sách cã hƯ thèng” - Crupskaia –
§Ĩ thùc hiƯn tèt chøc năng đó, trớc hết đòi hỏi mỗi th viện phải tổ
chức tốt các khâu công tác kỹ thuật của mình trong đó có công tác xử lý nội
dung tài liệu. Cã thĨ nãi, chÝnh b»ng viƯc xư lý tµi liƯu theo từng nội dung,
từng môn loại tri thức hoặc từng chủ đề cụ thể đà giúp cán bộ th viện cũng
nh độc giả tìm ra cho mình tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng, dễ dàng,
tốn ít thời gian nhÊt.


7

Xử lý nội dung tài liệu trở thành chiếc chìa khoá mở ra cho bạn đọc một
trong những con đờng tiếp cận tới tài liệu quan tâm hữu hiệu. Với ý nghĩa,
vai trò to lớn đó, xử lý nội dung tài liệu đà trở thành một vấn đề luôn đợc
quan tâm trong lịch sử phát triển sự nghiệp thông tin th viện.
Th viện trờng ĐHGTVT là một th viện khoa học chuyên ngành về

giao thông vận tải phục vụ nhu cầu nghiên cứu và học tập của cán bộ, giáo
viên,nghiên cứu sinh và sinh viên trong toàn trờng. Thực trạng công tác xử lý
nội dung tài liệu của th viện ®ang diƠn ra nh− thÕ nµo lµ néi dung chÝnh mà
luận văn tập trung vào nghiên cứu.
1. Đối tợng, phạm vi nghiên cứu:
1.1 Đối tợng: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác xử lý nội dung
tài liệu tại TTTTTV ĐHGTVT, gồm : Công tác phân loại và công tác định từ
khóa.
1.2 Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu trong phạm vi TTTTTV
ĐHGTVT từ khi thành lập đến nay.
2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:
Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm đa ra đợc các giải pháp có
tính khoa học và thực tiễn nhằm hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại
TTTTTV ĐHGTVT.
Nhiệm vụ nghiên cứu: Luận văn thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu
sau:
- Tìm hiểu các đặc điểm của hoạt động xử lý thông tin của TTTTTV
ĐHGTVT, đặc điểm của nguồn lực thông tin và đặc điểm ngời dùng tin của
trờng


8

- Khảo sát hiện trạng hoạt động xử lý thông tin của TTTTTV
ĐHGTVT (gồm phân loại tài liệu và định từ khoá) trên hai góc độ xem xét:
Cách thức thực hiện công việc này của cán bộ và chất lợng của kết quả công
việc đà thực hiện
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại
TTTTTV ĐHGTVT
3. Phơng pháp nghiên cứu: Luận văn đà sử dụng các phơng pháp

nghiên cứu: Phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh và phỏng vấn cán bộ th
viện
4. ý nghĩa lý luận và thực tiễn: Góp phần hoàn thiện thực tế công tác
xử lý nội dung tài liệu tại TTTTTV ĐHGTVT nói riêng, đồng thời cũng góp
phần vào cơ sở lý luận của ngành khoa học Thông tin Th viện về công tác
này.
Bố cục của luận văn: Ngoài phần mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu
tham khảo và Phụ lục, luận văn bao gồm những nội dung sau:

- Chơng 1: Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Giao thông Vận tải
- Chơng 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại
Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Giao thông Vận tải

- Chơng 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xử lý nội dung tài liệu
tại Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Giao thông Vận tải


9

Chơng 1
Trung tâm Thông tin Th viện
Trờng Đại học Giao thông Vận tải H Nội

1.1. Chức năng, nhiệm vụ của TTTTTV ĐHGTVT

Trờng ĐHGTVT Hà Nội tiền thân là trờng Cao đẳng Giao thông Công
chính là một trong những trờng đại học có chặng đờng hình thành và phát
triển lâu đời: 60 năm. Đây cũng là trung tâm đào tạo nguồn nhân lực ngành
Giao thông vận tải đầu tiên trong cả nớc.
Trờng ĐHGTVT đợc thành lập theo quyết định số 42/CP của Thủ

tớng Chính phủ ngày 24 thàng 3 năm 1962 với các khoa: Khoa Công trình,
Khoa Cơ khí, Khoa Kinh tế, Khoa Điện - Điện tử sau này trở thành Khoa
Công nghệ thông tin.
Cùng với sự ra đời và phát triển của Trờng ĐHGTVT, Th viện Trờng
ĐHGTVT đợc manh nha ra đời từ năm 1962 ban đầu là một bộ phận trực
thuộc phòng Giáo vụ cùng với ban phiên dịch và ban giao vụ. Lúc này vốn tài
liệu của Th viện một phần là giáo trình do giáo viên trong trờng biện soạn,
còn lại một phần lớn là sách tiếng Nga đợc bổ sung từ nhiều nguồn khác
nhau. Khung phân loại sử dụng trong Th viện lúc bấy giờ là Khung Trung
tiểu hình của Trung Quốc.
Th viện đà nhiều lần cùng với nhà trờng đi sơ tán. và sau nhiều lần
tách rồi nhập, đến năm 1984 Th viện đợc chính thức thành lập nh một đơn
vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu Trờng ĐHGTVT. Từ đây, Th viện thực
hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định chung về chức năng nhiệm vụ của


10

các trờng đại học đợc quy định trong Quy định về tổ chức và hoạt động
của th viện trờng đại học, đó là:
Th viện trờng đại học là trung tâm văn hoá, khoa học kỹ thuật của
trờng đại học. Th viện trờng đại học có chức năng tổ chức, xây dựng và
quản lý vốn t liệu, văn hoá khoa học, kỹ thuật phục vụ cho công tác giảng
dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và học sinh trong toàn trờng
Những nhiệm vụ chính của th viện trờng đại học:
1. Nghiên cứu, đề xuất các phơng hớng, chủ trơng, kế hoạch phát
triển vốn t liệu văn hoá khoa học kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và
nghiên cứu khao học của nhà trờng đại học, đồng thời chịu trách nhiệm bảo
quản vốn t liệu đó
2. Tổ chức cho cán bộ, nghiên cứu sinh và học sinh của trờng khai

thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các t liệu do th viện quản lý
- Phân loại, sắp xếp tài liệu theo từng chuyên ngành khoa học, kỹ thuật
- Xây dựng các biện pháp tra cứu để bạn đọc tìm tài liệu đợc nhanh
chóng
- Thông báo kịp thời những tài liệu mới đợc bổ sung
- Tổ chức các hình thức tuyên truyền giới thiệu các tài liệu, Tạp chí,
sách báo và biên soạn bản thông tin tóm tắt giới thiệu th mục thông tin
- Tổ chức các loại phòng phục vụ bạn đọc, phòng đọc cho cán bộ giáo
dục và cán bộ nghiên cứu, phòng đọc cho học sinh, phòng tạp chí và phòng
giới thiệu tài liệu sách báo quý hiếm
3. Tổng kết kinh nghiệm và nghiên cứu những vấn đề lý luận của công
tác thông tin, th mục, th viện của các trờng đại học trong n−íc vµ thÕ giíi


11

để góp phần xây dựng lý luận Th viện học, Th mục học và Thông tin học
của Việt Nam
4. Có kế hoạch, quy hoạch chủ động thờng xuyên tổ chức bồi dỡng
chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữcho cán bộ th viện để không ngừng
nâng cao chất lợng và hiệu quả phục vụ
5. Th viện trờng đại học đợc đặt quan hệ đối ngoại với th viện các
nớc để trao đổi tài liệu, kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi
quy định của nhà nớc
6. Th viện trờng đại học có trách nhiệm phối hợp hợp tác tốt về mặt
nghiệp vụ với các liên hiệp th viện, với th viện các trờng đại học khác nằm
trong khu vực hoặc cùng chuyên ngành
7. Th viện trờng đại học đợc quyền thu nhận những ấn phẩm do
trờng xuất bản, cũng nh các ln ¸n tèt nghiƯp, ln ¸n TiÕn sÜ, Phã tiÕn sĩ
khi luận án đợc bảo vệ tại trờng, hoặc ngời viết luận án là cán bộ, học sinh

của trờng
8. Tổ chức việc kiểm tra định kỳ các loại kho tài liệu theo quy định
9. Th viện trờng đại học có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các
đơn vị chức năng khác trong trờng để làm tốt nhiệm vụ đợc giao [11, tr.137]
Ngày 21 thành 2 năm 2002, theo xu thế chung của các th viện trờng
đại học, Th viện Trờng ĐHGTVT đợc đổi tên thành Trung tâm Thông tin
Th viện và đợc thành lập theo quyết định số 763 QĐ - BGD&ĐT- TCCB.
TTTTTV đợc thành lập từ sự kết hợp của hai bộ phận là bộ phận Th
viện và bộ phận Quản trị mạng.


12

TTTTTV hiện nay bao gồm: 1 Phòng mợn, 1 Phòng đọc tiếng Việt, 1
Phòng đọc sách ngoại văn, 1 Phòng đọc điện tử, 1 Phòng đọc báo, tạp chí.
Ngoài ra còn có một phòng Quản trị mạng, 1 Quầy bán sách, và 2 Phòng truy
cập Internet.
TTTTTV trờng ĐHGTVT có chức năng thông tin và th viện phục vụ
công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý của toàn trờng. Trung tâm
có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, tài liệu khoa
học phục vụ cán bộ và sinh viên trờng ĐHGTVT cụ thể là:
Tham mu cho lÃnh đạo đa ra các quyết định về phơng hớng tổ chức
và hoạt động thông tin th viện phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy, và
học tËp trong tr−êng.
Thu thËp, bỉ sung, xư lý tµi liƯu. Tổ chức, sắp xếp, lu trữ, bảo quản
kho t liệu ĐHGTVT bao gồm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin.
Xây dựng hệ thống tra cứu tin thích hợp , thiết lập mạng lới truy nhập
thông tin theo cả truyền thống lẫn hiện đại, tổ chức cho bạn đọc trong Trờng
khai thác, sử dụng thuận lợi và hiệu quả kho tài liệu của Trung tâm.
Thu thập xuất bản phẩm do Trờng xuất bản, các luận án tiến sĩ, luận

văn thạc sĩ, các đề tài nghiên cứu của giáo viên, cán bộ, sinh viên của trờng
bảo vệ trong nớc và nớc ngoài.
Xây dựng các CSDL, xuất bản ấn phẩm thông tin th mục dữ kiện phục
vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và đào tạo.
Quản trị hệ thống mạng trong trung tâm và trong toàn trờng.
Phục vụ cung cấp giáo trình, sách tham khảo cho sinh viên thông qua
quầy bán sách.


13

Phục vụ truy cập Internet đáp ứng nhu cầu học tập , giải trí của Cán bộ,
Giáo viên, Sinh viên trong Trờng.
1.2. Nguồn lực thông tin

Đợc thành lập và xây dựng từ những năm 60, TTTTTV đà xây dựng
cho mình một vốn tài liệu khá lớn.
1.2.1 Tài liệu dạng giấy
Bao gồm sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, công trình nghiên cứu
khoa học,
Với loại hình tài liệu là sách, Th viện hiện nay có 74563 cuốn sách,
tơng đơng với 8194 đầu. Đây là nguồn tài liệu rất quan trọng, đáng tin cậy,
giá trị thông tin cao đối với giáo viên, sinh viên trong Trờng.
Ngoài sách, Trung tâm còn rất chú trọng bổ sung nguồn lực báo, tạp chí
đặc biệt là tạp chí tiếng nớc ngoài về chuyên ngành Giao thông vận tải. Hàng
năm th viện bổ sung trên 100 tên tạp chí. Báo, tạp chí cũ đợc đóng quyển và
hiện nay số lợng tạp chí đóng quyển của th viện là 1045 cuốn.
Bên cạnh nguồn tài liệu ngoại sinh, chúng ta phải kể đến nguồn tài liệu
nội sinh đặc trng cho vốn tài liệu của các th viện trờng đại học. Đó là giáo
trình, luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học, tạp chí. Cụ thể hiện

nay th viện có 250 đầu giáo trình tơng đơng với khoảng trên 30000 cuốn;
824 đầu luận văn, luận án tơng đơng 962 cuốn; 411 công trình nghiên cứu
khoa học tơng đơng với 402 đầu.


14

Bảng 1.1: Số lợng tài liệu dạng giấy
STT

Loại hình tài liệu

Số lợng đầu

Số lợng cuốn

1

Sách

8194

74563

2

Giáo trình

215

30000

3

Luận văn, luận án

824

962

4

Công trình nghiên cứu khoa học

402

411

1.2.2. Tài liệu điện tử
Bao gồm các cơ sở dữ liệu điện tử ngoại sinh và đĩa CD
Đĩa CD: Trung tâm đà su tập đợc một khối lợng khá lớn các tài liệu
đà đợc số hoá dới dạng đĩa CD nội dung chủ yếu là luận văn, luận án,
nghiên cứu khoa học, sách tham khảo tiếng nớc ngoài.
Trung tâm cũng đà bổ sung các CSDL điện tử chuyên ngành Giao thông
Vận tải phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Hiện nay Th viện có
08 CSDL điện tử tiếng Anh. Cụ thể nh sau:
CSDL tiêu chuẩn Giao thông Vận tải của Mỹ và của Anh (AREMA
Standard và ASSHTO Standard)
Các tiêu chuẩn Giao thông Vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI)
Tạp chí điện tử của ViƯn §iƯn - §iƯn tư – Kü tht Mü (IEEE): 118 tạp

chí
Tạp chí điện tử toàn văn của Hội Kỹ thuật Điện tử Mỹ (ASME): 20 tạp
chí toàn văn
Tạp chí điện tử toàn văn của Hội Kỹ thuật dân dụng Mỹ (ASCE): 30 tạp
chí toàn văn
Sách điện tử KNOVEL: 377 cuốn sách điện tử
Sách điện tử EBRARY: trên 2000 đầu sách
Sách điện tử DEL: Hơn 150 cuốn sách


15

Ngoài ra còn phải kể đến nguồn tài liệu số hoá đợc th viện tự số hoá
phục vụ nhu cầu đọc, nghiên cứu tài liệu từ xa của bạn đọc. Số lợng của dạng
tài liệu này là 540 đĩa CD về luận văn, luận án.
Bảng 1.2: Số lợng và nội dung tài liệu điện tử
STT

Tên CSDL

1

CSDL tiêu chuẩn
Giao thông Vận tải

2

3

4

5

Các tiêu chuẩn Giao
thông Vận tải của
Viện tiêu chuẩn Anh
(BSI)
Tạp chí điện tử của
Viện Điện - Điện tử
Kỹ thuật Mỹ
(IEEE)
Tạp chí điện tử toàn
văn của Hội Kỹ thuật
Điện tử Mỹ (ASME)
Tạp chí điện tử toàn
văn của Hội Kỹ thuật
dân dụng Mỹ (ASCE)

Số lợng hiện
có
02 CSDL

05 volume

Nội dung
Bao gồm các tiêu chuẩn
báo cáo, hớng dẫn của
AREMA và ASSHTO
Tiêu chuẩn kỹ thuật cho
các phơng tiện giao

thông, kỹ thuật xây dựng
đờng sắt, đóng tàu, kỹ
thuật máy bay,

118 tạp chí

Nội dung chuyên về lĩnh
vực điện điện tử

20 tạp chí

Điện điện tử

30 tạp chí

Điện điện tử

6

Sách điện tử
KNOVEL

377 cuốn sách

7

Sách điện tử EBRARY

2000 đầu sách

8

Sách điện tử DEL

150 cuốn sách

9

Đĩa CD

540 đĩa

Điện, vật liệu, cơ học, môi
trờng, kỹ thuật hàng
không và rada,
Kỹ thuật cơ khí, hoá học,
xây dựng, vật liệu, điện tử,
môi trờng, công nghiệp,
sản xuất,
Kỹ thuật hoá học, cơ khí,
dân dụng, vật liệu,
Luận văn, luận án


16

1.2.3. Diện bao quát của vốn tài liệu
- ĐHGTVT đào tạo cán bộ chuyên ngành giao thông vận tải, vì vậy vốn
tài liệu tại th viện về lĩnh vực về kỹ thuật giao thông vận tải là chính, ngoài ra
là các lĩnh vực liên quan.

Số liệu cụ thể đợc trình bày ở bảng sau:

Bảng 1.3: Diện bao quát vốn tài liệu
Ngành khoa học

Số lợng

Tỷ lệ %

1.182

8.52

101

0.73

5

0.04

2.942

21.22

207

1.49

Khoa học tự nhiên và toán học

1.929

13.91

Kỹ thuật

7.037

50.75

Y học

34

0.25

Nông nghiệp

29

0.21

Nghệ thuật

164

1.18

Nghiên cứu văn học

22

0.16

Lịch sử

34

0.25

Địa lý

22

0.16

Tổng loại
Triết học, Tâm lý học
Chủ nghĩa vô thần, tôn giáo
XÃ hội chính trị
Ngôn ngữ học


17

Diện bao quát vốn tài liệu đợc thể hiện ở sơ đồ sau:

Trong đó:

Kỹ thuật (Khoa học ứng dụng)
Khoa học tự nhiên và toán học
XÃ hội chính trị
Tổng loại
Các ngành khoa học khác

Sơ đồ 1: Diện bao quát vốn tài liệu

1.2.4 Các CSDL nội sinh
Th viện ĐHGTVT bắt đầu xây dựng CSDL hồi cố từ năm 2002. Tính
tới thàng 5 năm 2007, th viện đà xây dựng đợc 19340 biểu ghi, đựơc tổ
chức trong 4 CSDL: CSDL sách tiếng Việt; CSDL sách tiếng nớc ngoài,
CSDL báo, tạp chí; CSDL luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học.
Cụ thể, các CSDL này gồm có số lợng các biểu ghi:


18

CSDL s¸ch tiÕng ViƯt: 6185 biĨu ghi.
CSDL s¸ch tiÕng n−íc ngoài: 4710 biểu ghi.
CSDL báo, tạp chí : 1045 biểu ghi.
Cở sở dữ liệu luận văn luận án, công trình nghiên cứu khoa học : 1226
biểu ghi.
Các CSDL có mô tả nội dung tài liệu do th viện trờng ĐHGTVT xây
dựng đợc thể hiện trong bảng sau:
Bảng 1.4: Danh mục các CSDL có mô tả nội dung tài liệu đợc Th viện
Trờng ĐHGTVT xây dựng
( tính đến ngày 30/04/2007)

TT

1
2

Tên CSDL
CSDLSách tiếng Việt
CSDL Sách tiếng nớc ngoài

Số lợng

Năm bắt đầu

biểu ghi

xây dựng

6185

2004

4935

2004

4

CSDL Báo, tạp chí

1510

2005

5

CSDL Luận văn, luận án, công

1226

2002

trình nghiên cứu khoa học
1.3. Đặc điểm ngời dùng tin

Th viện trờng ĐHGTVT có nhiệm vụ phục vụ cho công tác đào tạo,
nghiên cứu khoa học trong toàn trờng. Ngời dùng tin ở đây bao gồm cán bộ,
giáo viên và sinh viên. Nh vậy, đối tợng ngời dùng tin của th viện dùa
theo tÝnh chÊt nghỊ nghiƯp sÏ cã hai nhãm, ®ã là nhóm ngời dùng tin khoa
học và nhóm cán bộ qu¶n lý.


19

Nhóm ngời dùng tin khoa học bao gồm giáo viên và sinh viên. Đặc
điểm của nhóm này là trình độ cao, nhạy bén, linh hoạt kiên trì, bền bỉ,vì
vậy nội dung nhu cÇu tin cđa hä cã tÝnh khoa häc, vừa có tính tổng hợp vừa có
tính chuyên sâu, đòi hỏi tính logic và tính hệ thống.
Về hình thức thông tin, nhóm ngời dùng tin khoa học đòi hỏi hình thức
thông tin phải đa dạng, phong phú. Họ có khuynh hớng sử dụng tài liệu hiện
đại nhiều hơn bởi giá trị thông tin, tính cập nhật, đáp ứng sự thay đổi của khoa
học kỹ thuật và công nghệ.
Về dung lợng thông tin, đối tợng ngời dùng tin là giáo viên, sinh

viên trong trờng đòi hỏi những thông tin đợc cung cấp phải đầy đủ, chính
xác, ngắn gọn, cập nhật.
Nói cách khác, nhóm ngời dùng tin là các nhà nghiên cứu, giảng dạy
thờng có nhu cầu tin không chỉ về một vấn đề cụ thể nào đó và các khía cạnh
của vấn đề mà còn về những vấn đề khác có liên quan.
Số lợng của nhóm ngời dùng tin khoa học mà th viện đang phục vụ
là 5000 bạn đọc. Với đặc điểm trên của nhóm ngời dùng tin khoa học, trong
quá trình xử lý nội dung tài liệu , cần chú trọng đến việc mô tả các đối tợng
bậc 2 và phơng diện của đối tợng bậc 1.
Ngoài nhóm ngời dùng tin khoa học, nhóm ngời dùng tin là cán bộ
quản lý có nhu cầu tin vừa rộng vừa sâu, nhiều lĩnh vực, đa dạng về hình thức,
nội dung, mức độ thông tin. Tình chất thông tin phải kịp thời, chính xác, cô
đọng, logic. Nh vậy, nhóm ngời dùng tin là cán bộ quản lý thòng có nhu
cầu tin về những vấn đề có tính chất tổng hợp. Do đó, khi xử lý nội dung tài
liệu, cán bộ th viện cần chú ý tới việc mô tả cấp cao hơn gần nhất của đối
tợng bậc 1. Số lợng ngời dùng tin là cán bộ quản lý trong trờng khoảng
400 cán bé.


20

Chơng 2
Thực trạng công tác xử lý nội dung ti liệu
tại TTTTTV trờng ĐH GTVT
Có rất nhiều hình thức xử lý nội dung tài liệu nh: Phân loại, định từ
khoá, định chủ đề, làm chú giải, tóm tắt,nhng luận văn chỉ tiến hành khảo
sát thực trạng công tác phân loại và định từ khoá là những hình thức xử lý mà
th viện đang áp dụng.
2.1. Công tác phân loại

Hình thức xử lý nội dung tài liệu bằng phơng pháp phân loại là hình
thức đà đợc th viện áp dụng ngay từ những ngày đầu thành lập.
Khung phân loại đầu tiên đợc sử dụng để phân loại tài liệu ở th viện
là khung phân loại Trung tiểu hình của Trung Quốc.
Năm 1975, th viện chuyển sang sử dụng khung phân loại BBK của
Nga để phân loại tài liệu.
Từ năm 2002 đến nay, trớc xu hớng chung của các th viện trên thế
giới và để thuận tiện cho việc tổ chức kho mở phục vụ bạn đọc, khung phân
loại DDC đợc sử dụng thay thế khung phân loại BBK để phân loại tài liệu.
Luận văn đi vào nghiên cứu thực trạng công tác phân loại tài liệu nên
chỉ tập trung khảo sát công tác phân loại tài liệu ở thời điểm hiện tại là phân
loại tài liệu bằng bảng DDC với 2 khía cạnh: 1/ Cách thức tiến hành phân loại
tài liệu hiện tại và 2/ Đánh giá chất lợng kết quả phân loại.


21

Trớc hết luận văn sẽ trình bày một vài nét sơ lợc về khung phân loại
mà th viện trờng ĐHGTVT đang sử dụng.
Khung phân loại DDC nguyên bản tiếng Anh là: Dewey Decimal
Classification và đợc dịch là khung phân loại thập phân Dewey. Khung phân
loại là phát minh của ông Mevil Dewey( 1851- 1931) năm 1873. Cho tới nay
đà qua 22 lần xuất bản. Đây là khung phân loại luôn đợc cập nhật về nội
dung, bổ sung các môn loại khoa học mới.
Khung phân loại hiện nay đang sử dụng tại Th viện ĐHGTVT là bản
dịch khung phân loại DDC rút gọn do th viện cao học thuộc trờng Đại học
khoa học tự nhiên - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh biên soạn năm
2002 với nhan đề là: Hớng dẫn thực hành phân loại thập phân Dewey
Khung phân loại DDC có 10 lớp chính có ký hiệu bằng số ả Rập với 3
con số và có 2 sè 0 ë ci, thĨ hiƯn nh− sau:

000 Tỉng qu¸t.
100 Triết học và tâm lý học.
200 Tôn giáo.
300 Khoa học xà hội.
400 Ngôn ngữ.
500 Khoa học tự nhiên và toán häc.
600 C«ng nghƯ (Khoa häc øng dơng).
700 NghƯ tht Mü thuật và trang trí.
800 Văn học và tu từ học.
900 Địa lý và lịch sử.


22

Các lớp chính lại lần lợt đợc chia nhỏ ra tối đa 10 lớp con, đến lợt
mình, mỗi lớp con lại chia ra 10 lớp nhỏ tiếp theo ở các bậc chi tiết hơn.
Trong khung phân loại DDC hiện có 7 bảng phụ. Các bảng này nhằm
mục đích mở rộng ký hiệu các lớp của bảng chính. Nhờ có các bảng phụ này
sẽ giúp cho việc sử dụng khung phân loại linh hoạt và có hiệu quả.
Bảng 1: Tiểu phân mục tiêu chuẩn. Bảng này có thể áp dụng để ghép
với ký hiệu của bảng chính ở tất cả các lĩnh vực.
Bảng 2: Khu vực địa lý, thời kỳ lịch sử, nhân vật. Bảng này cũng áp
dụng đợc với mọi ký hiệu của bảng chính.
Bảng 3: Bảng phụ văn học. Bảng này chỉ đợc sử dụng với số phân loại
từ 800- Văn học và tu từ học.
Bảng 4: Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ. Bảng này sử dụng cho ngôn
ngữ.
Bảng 5: Nhóm chủng tộc, dân tộc, quốc gia. Bảng này đợc dùng trực
tiếp với các ký hiệu bảng chính.
Bảng 6: Ngôn ngữ. Sử dụng cho ngôn ngữ.

Bảng 7: Nhóm nhân vật. Bảng này cũng sử dụng trực tiếp với ký hiệu
bảng chính.
Ký hiệu phân loại có thể đợc thiết lập bằng cách cộng vào số căn bản
trong bảng phân loại một ký hiệu từ nơi khác hay từ 7 bảng phụ.
Trong bảng phân loại DDC, không có dấu ghép nối giữa ký hiệu chính
với trợ ký hiệu. Nói cách khác, DDC cho phép các trợ ký hiệu đợc ghép trực
tiếp với các ký hiệu phân loại chính mà không cần bất cứ một dấu hiệu nào để
phân biệt. Riêng trợ ký hiệu địa lý thông thờng phải ghép thông qua trợ ký
hiệu 09. Khi ghép các trợ ký hiệu víi b¶ng chÝnh hay ghÐp ký hiƯu cđa b¶ng
chÝnh víi nhau phải căn cứ vào quy định cụ thể về chỉ số ghép của từng đề
mục cụ thể đợc quy định trong bảng. Việc ghép nối các ký hiệu của bảng là


23

rất phức tạp đòi hỏi cán bộ phân loại phải nắm vững quy tắc ghép nối, và hạn
chế việc ghép các ký hiệu bởi nếu lạm dụng quá chúng ta sẽ khó có thể nhận
biết đợc tất cả những ký hiệu đó.
2.1.1 Cách thức tiến hành phân loại tài liệu của cán bộ TTTTTV
Để tìm hiểu thực trạng cách thức thực hiện việc phân loại của cán bộ
th viện tại TTTTTV trờng ĐHGTVT, luận văn đà xem xét hoạt động này
của cán bộ th viện dựa trên quy trình: 1/ Phân tích nội dung tài liệu; 2/ Xác
định vị trí môn loại; 3/ Định ký hiệu phân loại.
Luận văn sử dụng phơng pháp phỏng vấn và phát tài liệu để cán bộ
phân loại xử lý. Số cán bộ tham gia phỏng vấn là 03. Số tài liệu đợc phát ra là
09.
Danh sách các tài liệu phát ra để cán bộ phân loại xử lý đợc trình bày
ở bảng sau:
Bảng 2.1: Danh sách các tài liệu đợc dùng để khảo sát
chất lợng phân loại

STT

Tên tài liệu

Ký hiệu phân loại

1

Bàn cờ lớn

320.9

2

Bảy mơi năm Đảng Cộng Sản Việt Nam

335.5

3

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện
hành về lao động và bảo hiểm xà hội

344.01

4

Nâng cao các kỹ năng đọc

428.407

5

Cơ học lý thuyết

531.1071

6

Dung sai trong xây dựng

690.002

7

Tâm lý học

8

Giáo trình thi công đờng sắt

625.1

9

Cơ học

531.12

330

24

2.1.1.1 Phân tích nội dung tài liệu
Quy trình phân loại tài liệu là quy trình xử lý nội dung tài liệu nhằm thể
hiện nội dung tài liệu bằng các ký hiệu phân loại.
Phân tích tài liệu là công đoạn đầu tiên trong quy trình xử lý nội dung
tài liệu. Bằng việc phân tích tài liệu, chúng ta sẽ xác định đợc những yếu tố
nội dung và hình thức đặc trng của tài liệu, các góc độ thời gian, địa điểm
của vấn đề đợc nghiên cứu, tác dụng với bạn đọc và ý nghĩa của nó.
Thông qua việc phân tích tài liệu, cán bộ phân loại phải xác định chính
xác chủ đề và những khía cạnh phụ . Trong đó, chủ đề của tài liệu chính là vấn
đề đợc tác giả chọn lựa trong thế giới khách quan làm đối tợng nghiên cứu
.Một tài liệu có thể có một hoặc nhiều chủ đề và khi đó, cán bộ phân loại phải
xem xét các chủ đề này đợc trình bày độc lập hay trong mối liên hệ với nhau.
Những khía cạnh phụ, đó là quan điểm của tác giả, hình thức trình bày nội
dung tài liệu.. Những khía cạnh phụ này đòi hỏi ngời phân loại phải lu ý để
thể hiện trong số phân loại nhằm chi tiết hoá nội dung tài liệu xếp trên giá.
Thông thờng, khi phân tích tài liệu, cán bộ th viện dựa vào các yếu
tố: tên sách, thông tin bổ sung cho tên sách, tóm tắt, lời giới thiệu, mục lục,
tùng th, từ hoặc cụm từ đợc gạch chân hoặc in đậm nhà xuất bản, th mục
tài liệu tham khảo, và trong trờng hợp cần thiết phải đọc chính văn.[12, tr.20]
Luận văn đà tiến hành phỏng vấn 03 cán bộ về thực tế cách thức phân
tích nội dung tài liệu của họ. Kết quả nh sau:
- 3/3 cán bộ cho rằng khi phân tích tài liệu cần phải đọc các yếu tố: th
mục, mục lục, lời giới thiệu. Trong đó 1/3 cán bộ cho rằng cần phải đặc biệt
quan tâm tới tác giả, và lĩnh vực nghiên cứu chuyên môn của họ.
- 3/3 cán bộ cho rằng do đặc điểm của tài liệu khoa học kỹ thuật không
cần thiết phải đọc chính văn của tài liệu.

25

- 3/3 cán bộ cho rằng sau khi phân tích nội dung tài liệu cần tìm ra đợc
chủ đề chính và các khía cạnh phụ của tài liệu.
Phân tích tài liệu do cán bộ xử lý cho thấy:
- Lợng tài liệu phân tích đúng là 6/9 tài liệu.
- Lợng tài liệu phân tích thiếu yếu tố hình thức của tài liệu là 1/9.
- Lợng tài liệu phân tích thiếu khía cạnh nghiên cứu của tài liệu là 1/9.
- Lợng tài liệu phân tích không chính xác chủ đề tài liệu do quá dựa
vào lĩnh vực nghiên cứu chuyên ngành của tác giả mà bỏ qua đối tợng nghiên
cứu chính của tài liệu là 1/9.
Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu đợc trình bày ở bảng
sau:
Bảng 2.2 Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu
của cán bộ phân loại
Chất lợng

Chính xác

Thiếu

Sai hoàn toàn

09

06

02

01

%

66.6%

22.2%

11.1%

Tổng số tài liệu

Trong đó, các tiêu chí trên đợc tác giả sử dụng để mô tả các khái niệm
sau:
Chính xác: Cán bộ th viện phân tích chính xác hoàn toàn nội dung tài
liệu.
Thiếu: Cán bộ th viện phân tích bỏ sót một hoặc một vài yếu tố nội
dung hoặc hình thức của tài liÖu.