Tìm hiểu công tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện trường đại học y thái bình

-1-

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI
KHOA THƯ VIỆN – THƠNG TIN

TÌM HIỂU CƠNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI
HỌC Y THÁI BÌNH

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP

Giáo viên hướng dẫn: Th.S Phạm Thành Tâm
Sinh viên: Lưu Thị Diệu
Lớp: TV 38A

HÀ NỘI - 2010


-2-

MỤC LỤC

Lời nói đầu
Chương 1: Thư viện trường Đại học Y Thái Bình với cơng tác xử lý nội dung tài
liệu
1.1 Khái niệm về xử lý nội dung tài liệu
1.1.1

Phân loại tài liệu

1.1.2

Định chủ đề tài liệu

1.1.3

Định từ khóa tài liệu

1.1.4

Tóm tắt tài liệu

1.1.5

Chú giải tài liệu

1.1.6

Tổng luận tài liệu

1.2 Vai trò của xử lý nội dung tài liệu trong thư viện.
1.3 Thư viện trường Đại học Y Thái Bình với công tác xử lý nội dung tài liệu
1.3.1

Vài nét về Thư viện trường Đại học Y Thái Bình

1.3.2

Thư viện Đại học Y Thái Bình với cơng tác xử lý nội dung tài

liệu
Chương 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường Đại

học Y Thái Bình
2.1 Phân loại tài liệu
2.2 Định từ khóa tài liệu
2.3 Tóm tắt tài liệu
2.4 Nhận xét
2.4.1

Phân loại tài liệu


-3-

2.4.2

Định từ khóa tài liệu

2.4.3

Tóm tắt tài liệu

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu tại
Thư viện trường Đại học Y Thái Bình
Kết luận
Tài liệu tham khảo
Phụ lục


-4-

LỜI NĨI ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Thế kỷ XXI chứng kiến sự bùng nổ thông tin, sự phát triển vượt bậc của nền
kinh tế tri thức. Cùng với sự tăng lên theo cấp số cộng của đội ngũ các nhà khoa
học là sự tăng lên theo cấp số nhân về số lượng tài liệu. Khối lượng tri thức khoa
học tăng lên nhanh chóng đã ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của các cơ quan
thông tin thư viện, nhất là thư viện các trường đại học: từ việc bổ sung, xử lý,
khai thác,…đến thanh lý tài liệu.
Thư viện trường đại học có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập,
nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý
của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư
viện. Ngày nay, việc học được quan niệm là sự tiếp nhận kiến thức từ q trình
tìm kiếm và xử lý thơng tin của sinh viên dưới sự hướng dẫn của giảng viên. Do
vậy, vị thế và vai trò của thư viện trong các trường đại học tăng lên rất nhiều.
Cán bộ thông tin - thư viện không chỉ là người giữ sách, người trông coi thiết bị
mà phải là những cán bộ chuyên ngành, có bản lĩnh và lương tâm để “trợ giảng”
đắc lực cho giảng viên và định hướng cho sinh viên trong việc tìm và khai thác
thơng tin. Số lượng tài liệu không ngừng tăng lên đã đặt ra cho cán bộ thông tin thư viện yêu cầu phải chú trọng nhiều hơn đến công tác xử lý nội dung tài liệu,
để có thể phục vụ hiệu quả nhất nhu cầu tin cho các nhóm đối tượng người dùng
tin của cơ quan mình.
Trường Đại học Y Thái Bình trong nhiều năm qua ln là trường có danh
tiếng về tuyển sinh và chất lượng đào tạo. Mỗi năm, nhà trường đóng góp khơng
ít nhân tài cho đất nước về các ngành y, dược. Cùng với sự nghiệp giáo dục đào


-5-

tạo của nhà trường, Thư viện đang cố gắng vươn lên trở thành một thư viện có
uy tín và chất lượng trong khối các trường đại học trên cả nước.
Để đáp ứng yêu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học trong nhà
trường, công tác xử lý nội dung tài liệu trong thư viện chiếm một vị trí vơ cùng

quan trọng, bởi nó là cơ sở để tổ chức công cụ lưu trữ và tra cứu thông tin theo
nội dung giúp bạn đọc thỏa mãn nhu cầu tin của mình.
Nhận thức được tầm quan trọng của cơng tác xử lý nội dung tài liệu trong
hoạt động của thư viện, em đã chọn đề tài: “Tìm hiểu cơng tác xử lý nội dung tài
liệu tại Thư viện trường Đại học Y Thái Bình” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp
ngành Thơng tin – Thư viện của mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích: Đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác xử lý nội dung
tài liệu của Thư viện Đại học Y Thái Bình. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao
chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu, đóng góp vào sự phát triển của Thư
viện trong thời gian tới.
Nhiệm vụ: Tìm hiểu thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện
Đại học Y Thái Bình.
٠Khảo sát chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu trong hệ thống mục lục và
các biểu ghi trong một số cơ sở dữ liệu.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Công tác xử lý nội dung tài liệu bao gồm: Phân loại tài liệu, Định
từ khóa tài liệu, Tóm tắt tài liệu.


-6-

Phạm vi: Thư viện trường Đại học Y Thái Bình, đánh giá thông qua hệ thống
mục lục và CSDL.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này em vận dụng những kiến thức đã học ở trường và sử
dụng các phương pháp nghiên cứu như:
Quan sát, tìm hiểu thực tế
Tham khảo ý kiến của cán bộ thư viện
Khảo sát, phân tích và tổng hợp tài liệu có liên quan đến đề tài

Tham gia trực tiếp vào một số khâu trong quá trình xử lý nghiệp vụ của thư
viện như: phân loại, tóm tắt, nhập biểu ghi, đóng dấu, dán nhãn,…
5. Bố cục khóa luận
Ngồi phần lời nói đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo;
khóa luận bao gồm 3 chương:
Chương 1: Thư viện trường Đại học Y Thái Bình với cơng tác xử lý nội dung
tài liệu.
Chương 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường
Đại học Y Thái Bình.
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác xử lý nội dung tài liệu tại
Thư viện trường Đại học Y Thái Bình.
Trong quá trình thực hiện đề tài, em gặp khơng ít khó khăn nhưng với sự giúp
đỡ tận tình của gia đình, bạn bè, thầy cơ giáo trong khoa Thư viện – Thông
tin,các cán bộ thư viện trường Đại học Y Thái Bình; cùng với sự hướng dẫn


-7-

nhiệt tình, chu đáo của cơ giáo, thạc sỹ Phạm Thành Tâm, em đã hồn thành
khóa luận này.
Do thời gian thực hiện đề tài khơng nhiều và trình độ chun mơn cịn hạn
chế nên em khơng tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý
của các thầy cô giáo cùng các cán bộ thư viện để bài khóa luận hồn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện: Lưu Thị Diệu


-8-

Chương 1

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y THÁI BÌNH VỚI CÔNG TÁC XỬ LÝ
NỘI DUNG TÀI LIỆU
1.1 Khái niệm về xử lý nội dung tài liệu
Xử lý nội dung tài liệu là q trình phân tích nội dung tài liệu và phản ánh
những thông tin đặc trưng của nội dung tài liệu dưới các hình thức: kí hiệu phân
loại, đề mục chủ đề, từ khóa, bài tóm tắt, … Tùy thuộc vào nhiều yếu tố mà cán
bộ thư viện sẽ tiến hành xử lý nội dung tài liệu theo các hình thức khác nhau.
Hiện nay đa số các thư viện và cơ quan thông tin ở Việt Nam thường sử
dụng các hình thức xử lý nội dung tài liệu cơ bản như: phân loại tài liệu, định
chủ đề tài liệu, định từ khóa tài liệu, tóm tắt tài liệu, chú giải tài liệu, tổng luận
tài liệu.
1.1.1 Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là phân loại các tài liệu có trong cơ quan thông tin, thư
viện chủ yếu được tồn tại dưới dạng xuất bản phẩm. Về bản chất: “ Phân loại tài
liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu, kết quả được thể hiện bằng các kí hiệu
phân loại theo bảng phân loại mà thư viện hoặc cơ quan thơng tin đó sử dụng” .
Từ khái niệm “ phân loại tài liệu ” xuất hiện hai khái niệm mới ta cần tìm hiểu
đó là: “ kí hiệu phân loại ” và “ bảng phân loại ”.
Kí hiệu phân loại là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng trong các thư
viện và cơ quan thông tin. Về bản chất: “ Kí hiệu phân loại là một dạng ngôn
ngữ nhân tạo được các nhà thư viện, thư mục học quy ước để biểu đạt cho các


-9-

khái niệm”. Kí hiệu phân loại được sử dụng để mô tả nội dung tài liệu theo dấu
hiệu môn ngành tri thức.
Bảng phân loại là một loại tài liệu thực hành phản ánh cấu trúc và nội dung
của hệ thống phân loại thư mục, thư viện; là công cụ không thể thiếu được trong
quá trình phân loại tài liệu, là công cụ để tổ chức tri thức.

1.1.2 Định chủ đề tài liệu
Định chủ đề tài liệu là một quá trình xử lý nội dung tài liệu mà kết quả được
thể hiện dưới dạng đề mục chủ đề, hay là một quá trình đánh chỉ số theo chủ đề.
Đánh chỉ số theo chủ đề bao gồm:
٠Định chủ đề
٠Định từ khóa
٠Thuật ngữ đơn
٠Đánh chỉ số tự động theo chủ đề
٠Đánh chỉ số trong văn cảnh
٠Đánh chỉ số ngoài văn cảnh.
Đề mục chủ đề là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng để mô tả một
cách ngắn gọn chủ đề và góc độ nghiên cứu của chủ đề.
Đề mục chủ đề là một dạng ngôn ngữ tư liệu được xây dựng trên cơ sở
ngơn ngữ tự nhiên có kiểm sốt về mặt từ vựng và được trình bày theo ngun
tắc chính – phụ, bộ phận – toàn bộ.
Đề mục chủ đề có thể là tên gọi một sự vật, hiện tượng, một vấn đề, một
vùng, một quốc gia, một nhân vật nổi tiếng hay một tên viết tắt thông dụng.


- 10 -

Khi định chủ đề tài liệu phải có bảng đề mục chủ đề, nếu không phải lập mục lục
chủ đề công cụ.
Bảng đề mục chủ đề là danh mục tập hợp các đề mục chủ đề được sắp xếp
theo trật tự vần chữ cái đảm bảo sao cho các khái niệm được thể hiện rõ ràng và
không trùng lặp. Trong bảng đề mục chủ đề người ta lập ra các tham chiếu và
các chỉ dẫn giúp cho cán bộ xử lý dễ dàng đối chiếu và tham khảo khi lựa chọn
thuật ngữ để mô tả nội dung tài liệu.
Về mặt ý nghĩa, bảng đề mục chủ đề là công cụ cần thiết của người cán bộ
thư viện – thơng tin trong q trình xử lý tài liệu theo chủ đề và tạo điều kiện cho

việc diễn đạt đề mục chủ đề đảm bảo tính thống nhất và khoa học. Nếu khơng có
sự thống nhất khi diễn đạt đề mục chủ đề sẽ dẫn đến việc phân tán thông tin và
nhiễu tin trong quá trình tìm tin.
1.1.3 Định từ khóa tài liệu
Định từ khóa tài liệu là q trình xử lý nội dung tài liệu và mô tả nội dung
chính của tài liệu bằng tập hợp các từ khóa nhằm mục đích lưu trữ và tìm tin tự
động hóa.
Định từ khóa tài liệu là q trình thể hiện nội dung tài liệu và hoặc yêu cầu
tin bằng ngôn ngữ từ khóa.
Định từ khóa tài liệu là q trình xây dựng mẫu tìm tài liệu. Mẫu tìm tài liệu
là tập hợp các từ khóa của một tài liệu. Một tài liệu chỉ có một mẫu tìm nhưng
một mẫu tìm có thể có nhiều từ khóa.
Kết quả của q trình định từ khóa tài liệu là các từ khóa. Có nhiều khái
niệm về từ khóa như:


- 11 -

Từ khóa là từ hoặc cụm từ được rút ra từ nội dung tài liệu hoặc yêu cầu tin
và mang ý nghĩa chủ đạo xét trên quan điểm tìm tin.
Từ khóa là từ biểu diễn một khái niệm thường ở dạng danh từ hay cụm
danh từ.
Từ khóa là từ hoặc cụm từ đủ nghĩa và ổn định biểu thị những khái niệm cơ
bản của nội dung tài liệu và có thể tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu chứa từ hoặc
cụm từ đó…
Định từ khóa tài liệu là một q trình mang tính chủ quan và sáng tạo, phụ
thuộc vào kỹ năng và trình độ của người định từ khóa. Phương tiện để kiểm sốt
từ khóa gồm hai loại chính: Từ điển từ chuẩn và Từ điển từ khóa quy ước.
Từ điển từ chuẩn là từ điển tên các khái niệm đã được chuẩn hóa có cấu trúc
ngữ nghĩa xác định dùng để mô tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ

thống thơng tin tư liệu.
Từ điển từ khóa quy ước là tập hợp tên các khái niệm quy ước dùng để mô
tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin tư liệu; chỉ
những tên khái niệm này mới được sử dụng để đưa vào mẫu tìm.
1.1.4 Tóm tắt tài liệu
Tóm tắt tài liệu là trình bày bằng văn bản một cách ngắn gọn, chính xác,
đầy đủ nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ lời bình luận nào từ
phía người làm tóm tắt. (Theo tiêu chuẩn ISO 214)
Tóm tắt tài liệu là q trình cơ đọng, rút gọn nội dung tài liệu gốc (nén
thông tin) hoặc chỉ ra những đặc trưng cơ bản của tài liệu gốc.


- 12 -

Tóm tắt tài liệu là q trình lựa chọn những yếu tố đặc trưng cho nội dung
tài liệu, trình bày lại dưới dạng ngắn gọn, khách quan đảm bảo được quan điểm
và định hướng của tác giả đối với người đọc đồng thời làm nổi rõ đặc tính phù
hợp với đối tượng người dùng tin.
Kết quả của quá trình tóm tắt tài liệu là bài tóm tắt.
Theo tiêu chuẩn Việt Nam 4524 – 88: Bài tóm tắt là bài trình bày ngắn gọn
những nội dung chính của tài liệu gốc (hoặc một phần của tài liệu gốc) phù hợp
với mục đích sử dụng, tính chất và giá trị của tài liệu gốc.
1.1.5 Chú giải tài liệu
Chú giải tài liệu là q trình lựa chọn những thơng tin đặc trưng về nội
dung, hình thức của tài liệu và thể hiện nó dưới dạng một bài viết ngắn gọn, súc
tích.
٠Thơng tin đặc trưng về nội dung tài liệu bao gồm: Thông tin về chủ đề tài
liệu; thông tin về giá trị khoa học, nghệ thuật; thông tin cơ bản về tài liệu gốc.
٠Thơng tin đặc trưng về hình thức tài liệu bao gồm: Thông tin về tác giả, về
nhan đề tài liệu, về xuất xứ tài liệu, về mục đích, tác dụng của tài liệu; về hình

thức tài liệu…
Các yếu tố đặc trưng trên có thể được lấy ra từ tài liệu gốc và các nguồn tài liệu
khác: bài phê bình, bài nghiên cứu…
Bài chú giải là bài giới thiệu ngắn gọn về nội dung, đối tượng, hình thức và
các đặc điểm khác của tài liệu gốc. Nó mang tính giải thích làm rõ hơn nhan đề
của tài liệu gốc, cho biết tài liệu đó viết về những vấn đề gì.
1.1.6 Tổng luận tài liệu


- 13 -

Tổng luận tài liệu là quá trình chọn lọc, xử lý, phân tích và tổng hợp thơng
tin từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau có liên quan đến một vấn đề tạo ra dạng
thông tin mới cô đọng, khái quát phù hợp với những đối tượng người dùng tin
nhất định.
Bài tổng luận là bài trình bày cơ đọng, có hệ thống các thơng tin và sự tổng
hợp khoa học về các vấn đề được đề cập: tức là hiện trạng, mức độ và xu
hướng phát triển của chúng.
1.2 Vai trò của xử lý nội dung tài liệu trong thư viện.
Xử lý nội dung tài liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động thông
tin – thư viện:
- Giúp tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho theo môn loại, theo chủ đề.
- Tổ chức ra các công cụ lưu trữ thông tin truyền thống: hệ thống mục lục
phân loại, mục lục chủ đề.
- Xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL) đặc biệt là CSDL thư mục, tạo lập các
điểm truy cập trong tra cứu tin theo nội dung tài liệu.
- Giúp người dùng tin tìm được những tài liệu về một ngành, một lĩnh vực,
một đề tài hay một vấn đề chuyên môn hẹp, đáp ứng nhu cầu tin của người
dùng tin. Đồng thời thư viện có thể thơng báo được những nội dung cơ
bản của tài liệu đến người dùng tin qua các chủ đề, từ khóa, bài tóm tắt, …

trong các biểu ghi.
- Là cơ sở để biên soạn các ấn phẩm thông tin (thông tin cấp 2)
- Biên soạn các bản thư mục (có tóm tắt, chú giải)


- 14 -

- Biên soạn các ấn phẩm tổng luận (ấn phẩm tổng luận là ấn phẩm thơng tin
trong đó bao gồm một hoặc một số bài tổng luận cùng đề cập đến một vấn
đề nhưng ở những khía cạnh khác nhau )
- Sử dụng trong dịch vụ phổ biến thông tin
- Tạo ra nhiều điểm truy cập tin khác nhau theo đặc trưng nội dung tài liệu
như: theo môn ngành tri thức, theo chủ đề, theo từ khóa, …
Xử lý nội dung tài liệu là một trong những khâu quan trọng nhất của cơ quan
thông tin, thư viện; nếu xử lý nội dung tài liệu khơng chính xác, khơng đầy đủ,
không khoa học sẽ gây ra hiện tượng nhiễu tin (NDT tìm được những tài liệu
khơng phù hợp) hoặc mất tin (NDT khơng tìm được đầy đủ tài liệu). Do đó khi
xử lý nội dung tài liệu địi hỏi phải chính xác, đầy đủ, khoa học giúp người dùng
tin tìm được tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của mình.
1.3 Thư viện trường Đại học Y Thái Bình với công tác xử lý nội dung
tài liệu
1.3.1 Vài nét về Thư viện trường Đại học Y Thái Bình
Thư viện Đại học Y Thái Bình ra đời cùng với sự thành lập Phân hiệu Đại
học Y Khoa Thái Bình theo Quyết định số 114/CP ngày 23/7/1968 của Hội đồng
Chính Phủ; đến ngày 24/01/1979 Chính Phủ ra Quyết định số 34/CP chuyển
Phân hiệu Đại học Y Khoa Thái Bình thành trường Đại học Y Thái Bình.
Trường trải qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển nhưng hiện tại Thư viện
trường có quy mơ tổ chức nhỏ, chỉ là một tổ cơng tác đặt dưới sự quản lý của
phịng Quản lý Khoa học và khơng có kinh phí hoạt động riêng.
 Cơ sở vật chất và trang thiết bị

Diện tích của Thư viện là 200 m2 được bố trí thành 4 phòng như sau:


- 15 ٠Phịng mượn: Có diện tích 80m2, gồm tồn bộ sách giáo trình khoảng
30.000 cuốn. Tại phịng này được trang bị 22 giá sách và các thiết bị như: đèn,
quạt, tủ, bàn ghế và 2 máy tính.
٠Phịng đọc báo, tạp chí và tài liệu tham khảo: Có diện tích 70m2, diện tích
kho chiếm khoảng 50m2, cịn lại 20m2 được bố trí 20 chỗ ngồi đọc chung cho
cán bộ và sinh viên. Các trang thiết bị cho phòng đọc gồm 30 giá sách, quạt
thơng gió và 1 máy tính.
٠Phịng truy cập Internet: Có diện tích 30 m2, vừa phục vụ truy cập mạng
vừa là nơi mở các lớp tập huấn. Phịng được trang bị 30 máy tính, 01 máy chủ,
thiết bị đọc đĩa và ghi đĩa, Hub, card mạng, hệ thống điều hòa nhiệt độ…
٠Phòng Tổ trưởng kiêm dịch vụ thư viện: Diện tích 20 m2 được trang bị 1
máy tính, 1 máy photocopy, 1 máy ép, 2 tủ, bàn ghế và 2 giá sách.
Nhìn chung : Cơ sở vật chất của Thư viện đã được cải thiện trong những năm
gần đây nhưng để phát triển thành một thư viện hiện đại, cần phải đầu tư nâng
cấp, mở rộng trụ sở, bổ sung trang thiết bị, cơ cấu tổ chức phải hợp lý, nâng cấp
quy trình quản lý thư viện mới phát huy được chức năng của thư viện, phục vụ
cho mục tiêu, chiến lược phát triển đào tạo của nhà trường.
 Đội ngũ cán bộ của Thư viện
Hiện nay Thư viện có 7 người, gồm một tổ trưởng đảm nhận công việc phụ
trách chung, điều hành mọi hoạt động của thư viện, chịu trách nhiệm trước
phòng chủ quản (QLKH) và Ban Giám hiệu.
٠Trình độ chun mơn: 1 thạc sỹ, 3 cử nhân và 1 trung cấp thư viện; 1cử
nhân tin học và 1 cử nhân tiếng Anh. Tuy nhiên đa số cán bộ trong thư viện


- 16 -

không phát huy được năng lực chuyên môn của mình dẫn đến tình trạng “ nhân
lực thư viện thừa vẫn thừa mà thiếu vẫn thiếu”.
٠Trình độ tin học: Mặc dù tất cả cán bộ thư viện đều có chứng chỉ tin học
trình độ B trở lên nhưng thực tế hầu hết khơng thành thạo tin học văn phịng (trừ
cử nhân tin học).
٠Trình độ ngoại ngữ: Cán bộ thư viện đều có trình độ B tiếng Anh trở lên
nhưng đa số không dịch được nhan đề tài liệu tiếng Anh (trừ thạc sỹ thư viện).
Do cán bộ trong thư viện có trình độ chun mơn khơng đồng đều, trình độ
tin học và ngoại ngữ còn nhiều hạn chế nên ảnh hưởng không nhỏ đến công tác
xử lý nội dung tài liệu nói riêng, chất lượng hoạt động của thư viện nói chung.
1.3.2 Thư viện Đại học Y Thái Bình với công tác xử lý nội dung tài liệu
Cũng như thư viện các trường đại học khác, Thư viện trường Đại học Y Thái
Bình có chức năng thơng tin tài liệu tới cán bộ, giảng viên, sinh viên trong
trường; tạo điều kiện cho người dùng tin sử dụng vốn tài liệu hiệu quả nhất.
Thư viện đã xây dựng được hệ thống tra cứu tin truyền thống và đang hướng
tới xây dựng hệ thống tra cứu tin tự động hóa.
Ngay từ khi mới thành lập, Thư viện đã xây dựng hệ thống mục lục phích
(phân loại, chữ cái) giúp người dùng tin có thể khai thác hiệu quả vốn tài liệu
khá phong phú cả về nội dung và loại hình theo môn loại, tên sách, tên tác giả.
Hiện nay Thư viện đang được đầu tư một số trang thiết bị hiện đại và phần mềm
quản lý thư viện điện tử Elib nên việc xử lý nghiệp vụ bắt đầu được tin học hóa.
Các cán bộ có chun mơn nghiệp vụ tốt, chuyên sâu để xử lý tài liệu.


- 17 -

Công tác xử lý nội dung tài liệu được thực hiện từ khi Thư viện mới thành lập
cho đến nay, song Thư viện không áp dụng tất cả các hình thức của xử lý nội
dung tài liệu mà chỉ áp dụng hình thức chính là phân loại tài liệu. Cơng tác tóm
tắt tài liệu được tiến hành từ năm 1980, định từ khóa tài liệu Thư viện bắt đầu áp

dụng từ năm 1998, khi Thư viện xây dựng cơ sử dữ liệu (CSDL) và áp dụng các
chuẩn nghiệp vụ. Việc xử lý nội dung tài liệu được thực hiện trong q trình xử
lý tiền máy để đưa thơng tin vào CSDL.
Từ khi Thư viện xây dựng CSDL (năm 1998), ngồi hình thức phân loại tài
liệu cán bộ thư viện cịn tiến hành định từ khóa và tóm tắt tài liệu. Phân loại tài
liệu, định từ khóa tài liệu và tóm tắt tài liệu chỉ áp dụng cho loại hình tài liệu là
sách.
Khi tiến hành xử lý tiền máy tài liệu, Thư viện đã thiết kế một phiếu nhập dữ
liệu riêng (phiếu này tương ứng với worksheet nhập dữ liệu trong CSDL) để tiện
cho việc lưu trữ và tra cứu tin. Hiện nay thư viện sử dụng phiếu nhập dữ liệu
trong phần mềm quản lý thư viện điện tử Elib của công ty THHH Đầu tư và Phát
triển Phần mềm mạng Việt Nam - VNNetsoft (Vietnam Networking Software
Investment And Development Company Limited). Thư viện đã thiết kế phiếu
nhập dữ liệu cho sách với 12 trường, trong đó có 3 trường thể hiện kết quả xử lý
nội dung tài liệu:
٠Trường 080$a là ký hiệu phân loại UDC
٠Trường 520$a là trường tóm tắt
٠Trường 650$a là trường từ khóa có kiểm sốt.
Hiện nay công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường Đại học Y
Thái Bình đang cịn nhiều vấn đề bất cập cần được giải quyết để từng bước nâng


- 18 -

cao chất lượng hoạt động của Thư viện. Các cán bộ thư viện đang cố gắng tìm
tịi, học hỏi để nâng cao tình độ chun mơn cũng như kỹ năng xử lý tài liệu để
Thư viện ngày một hoàn thiện hơn.


- 19 -

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y THÁI BÌNH.
21. Phân loại tài liệu
Cơng tác phân loại tài liệu được tiến hành ngay từ khi Thư viện trường Đại
học Y Thái Bình được thành lập (1968) và trở thành một trong những khâu quan
trọng nhất của nghiệp vụ thư viện. Từ khi đi vào hoạt động đến năm 2008, Thư
viện áp dụng Bảng phân loại dùng cho Thư viện Khoa học Tổng hợp (Bảng phân
loại 19 lớp) do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn vào công tác phân loại tài
liệu của thư viện mình. Cuối năm 2008 đến nay, Thư viện vẫn áp dụng Bảng
phân loại 19 lớp vào công tác phân loại tài liệu trong thư viện nhưng trong q
trình biên mục trên máy tính cán bộ biên mục lại chọn mục “ Kí hiệu phân loại
UDC ”. Chính điều này đã tạo nên tình trạng không thống nhất về KHPL giữa
CSDL của Thư viện với nhãn tài liệu. Thực tế ở Thư viện trường Đại học Y Thái
Bình chỉ có bảng phân loại 19 lớp và bảng phân loại DDC chứ khơng hề có bảng
phân loại UDC.
Công tác phân loại tài liệu trong Thư viện trường Đại học Y Thái Bình do
chính cán bộ phụ trách thư viện (Tổ trưởng Thư viện) tiến hành theo trình tự như
sau:
Tài liệu mới nhập về Thư viện được chuyển vào phòng Tổ trưởng Thư viện,
cán bộ phân loại đọc nhan đề tài liệu, xem qua lời nói đầu hoặc lời giới thiệu và
mục lục rồi xác định kí hiệu môn loại trong bảng phân loại 19 lớp; nếu chưa xác
định được chủ đề thì cán bộ phân loại mới đọc lướt phần chính văn của tài liệu.
Kí hiệu mơn loại được xác định trong bảng chính của bảng phân loại 19 lớp mà


- 20 -

Thư viện đang áp dụng và được tra theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ khái

quát đến cụ thể.
Việc sử dụng bảng tra cứu chủ đề để tìm ra KHPL tương ứng giúp cho cán
bộ phân loại nhanh chóng xác định được kí hiệu cho vấn đề cần phân loại. Tuy
nhiên, cán bộ phân loại ở Thư viện Đại học Y Thái Bình ít khi sử dụng bảng tra
cứu chủ đề trong việc định kí hiệu mơn loại cho tài liệu.
Trong trường hợp tài liệu có các phương diện nghiên cứu hoặc có hình thức
xuất bản đặc biệt thì sau khi tra kí hiệu mơn loại, cán bộ phân loại còn tra cứu
các trợ ký hiệu trong các bảng phụ ( hoặc bảng trợ kí hiệu ). Ở Thư viện Đại học
Y Thái Bình, cán bộ phân loại định ra KHPL đầy đủ (kí hiệu phản ánh đầy đủ
nội dung tài liệu, các phương diện nghiên cứu và hình thức của tài liệu). KHPL
đầy đủ được ghi vào trường “Ký hiệu phân loại” trong các biểu mẫu nhập tin ở
“CSDL hiện thời: DHYTB”. Để định ra KHPL đầy đủ đòi hỏi cán bộ phân loại
phải nắm được nguyên tắc ghép kí hiệu, mỗi bảng phân loại sẽ có quy định riêng
về ngun tắc ghép kí hiệu nên khi sử dụng bảng phân loại nào phải xem xét kỹ
hướng dẫn sử dụng và những quy định cụ thể về ngun tắc ghép kí hiệu của
bảng phân loại đó.
Thư viện Đại học Y Thái Bình quy định đánh chỉ số theo bảng phân loại
UDC như sau:
Bệnh lý học, điều trị học đại cương

615

Chăm sóc sức khỏe cộng đồng

610.3

Chẩn đốn hình ảnh

615.5

- 21 -

Chấn thương

617.041

Chủ nghĩa Mác – Lênin

3K

Da liễu

617.8

Di truyền học

57.0231

Dịch tễ

616V.1

Điều dưỡng

615.88

Điều trị các bệnh

615/618

Dinh dưỡng

613.26

Đông y

619

Dược lý

615.9

Giải phẫu bệnh

615.01

Giải phẫu học

5A2.16

Giáo dục

37

Giáo dục thể chất

7A

Hóa học

54

Huyết học

616H


- 22 -

Khoa học

001

Kinh tế chính trị Mác – Lênin

33.045

Kinh tế Việt Nam

33(V)

Ký sinh trùng

616V.07

Kỹ thuật xét nghiệm

615.1

Lao

616V.3

Lão khoa

615.03

Lịch sử

9

Mắt

617.7

Miễn dịch, nhiễm trùng

616V.01

Mô phôi

5A2.13

Môi trường

613.1

Nghiên cứu khoa học

011.5

Ngoại khoa

617.0

Ngoại ngữ

=A

Nhân trắc học

5A1(077)


- 23 -

Nhi khoa

618N

Nội khoa

616N

Phân tích thực phẩm

6C8-060.3

Pháp luật

34

Phục hồi chức năng

615.8

Răng – Hàm –Mặt

617.5

Sản khoa

618P

Sinh hóa

5A2.3

Sinh học

57

Sinh lý bệnh

615.02

Sinh lý học

5A2.4

Sinh vật học

57A

Tai – Mũi – Họng

617.6

Tài chính

336

Tâm lý học

151

Tâm thần

617.93


- 24 -

Thần kinh

617.9

Thế giới động vật

59

Thiên văn học

52

Thiết bị y tế

610.6

Thơ

8.57

Thư mục y học

016:61

Thuốc đông y

619.3

Thương mại

339

Tổ chức y tế

610

Tốn

51

Từ điển

03

Ung thư học

617.3

Văn hóa xã hội

30

Văn học

8

Vật lý

53

Vi trùng

616V.03


- 25 -

Y học hạt nhân

6C2.8

Y học lao động

613.3

Y học nhiệt đới

616V.2

Y học quân sự

61:355

Y tế nước ngoài

610(N)

(Tài liệu photocopy từ “Quy định đánh chỉ số theo bảng phân loại UDC” của
Thư viện trường Đại học Y Thái Bình).
Xem xét “Quy định đánh chỉ số theo bảng phân loại UDC” ở trên, những
người có nghiệp vụ chun mơn về thư viện sẽ nhận ra ngay điều bất hợp lý
trong công tác phân loại tài liệu tại thư viện trường Đại học Y Thái Bình: Các ký
hiệu mơn loại trên khơng phải là ký hiệu môn loại của bảng phân loại UDC.
Bảng phân loại thập phân bách khoa quốc tế – UDC bao gồm bảng chính,
7 bảng trợ ký hiệu và bảng tra cứu chủ đề; có cấu trúc nhìn chung tương tự như
bảng phân loại thập phân Dewey – DDC, riêng lớp 4 bỏ trống và bỏ hai số “0”

sau 10 lớp chính. Như vậy các lớp cơ bản trong bảng chính của UDC thể hiện
như sau:
0 Những vấn đề chung
1 Triết học
2 Tôn giáo
3 Các khoa học xã hội
4 (Bỏ trống)