Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

Chuyên đề thực tập chuyên ngành 1
MỞ ĐẦU
1.Lí do chọn đề tài
Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại thế
giới (WTO) tạo cơ hội cho các doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế nhưng
cũng đặt ra thách thức buộc các doanh nghiệp tự đổi mới để tồn tại và phát
triển.
Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị
trường thì nhân tố quyết định nhất là vấn đề thanh toán. Đối với bất kì một
hợp đồng kinh tế nào thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là việc thanh toán như
thế nào, phương thức thanh toán ra sao và liệu khi tham gia vào hợp đồng có
đem lại thuận lợi gì cho doanh nghiệp không. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần
phải có những hoạt động nhất định nhằm quản lý tốt nhất hoạt động thanh
toán để tạo niềm tin cho các đối tác và cải thiện được tình hình tài chính của
doanh nghiệp mình.
Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành đã có quy định cụ thể về kế toán
thanh toán với người bán và người mua, đồng thời Bộ Tài chính cũng đã ban
hành các Thông tư hướng dẫn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh
nghiệp khi vận dụng vào thực tế. Tuy vậy, việc vận dụng này còn phụ thuộc
vào đặc thù riêng của từng ngành nghề sản xuất kinh doanh do đó đã nảy sinh
rất nhiều vấn đề trong việc tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người
bán và người mua.
Sau thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần May Thăng Long được tìm
hiểu công tác tổ chức hạch toán kế toán của Công ty, thấy được tầm quan
trọng cũng như thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người mua của
Công ty còn một số tồn tại cần hoàn thiện, em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài:
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 2
“Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ
phần May Thăng Long”.
2.Mục đích và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Với mục đích nhằm nâng cao hiểu biết về công tác kế toán thanh toán

với người bán và người mua, tạo cơ hội so sánh đối chiếu thực tế với những
kiến thức lý thuyết chuyên ngành đã được học từ đó tìm ra những điểm khác
biệt cũng như những tồn tại cần phải hoàn thiện.
Tuy nhiên với vai trò là sinh viên thực tập tốt nghiệp chưa có kinh
nghiệm thực tế nên việc nghiên cứu tìm hiểu còn nhiều giới hạn, các kiến
nghị đưa ra mới chỉ dựa trên những lí luận được học ở nhà trường và quá trình
tìm hiểu ở Công ty.
3.Tên và kết cấu của đề tài
Đề tài: “Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua
tại Công ty Cổ phần May Thăng Long” ngoài mở đầu, kết luận đề tài bao
gồm 3 phần sau:
-Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần May Thăng Long
-Phần 2: Thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người mua
tại Công ty Cổ phần May Thăng Long
-Phần 3: Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua
tại Công ty Cổ phần May Thăng Long
Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS.Nguyễn Văn Công đã tận tình
hướng dẫn và các cô chú anh chị trong phòng Kế toán tài chính của Công ty
Cổ phần May Thăng Long đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này!
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 3
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY
THĂNG LONG
1.1.Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh
doanh tại Công ty Cổ phần May Thăng Long có ảnh hưởng đến kế
toán thanh toán với người bán và người mua
1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần May Thăng Long được thành lập từ 08/05/1958 theo
quyết định của Bộ Ngoại thương. Khi thành lập Công ty mang tên Công ty
May mặc xuất khẩu (thuộc Tổng Công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm) và cũng
là Công ty xuất khẩu đầu tiên của Việt Nam. Trụ sở văn phòng Công ty đóng

tại số 15 phố Cao Bá Quát – Hà Nội.
Tháng 7/1961, Công ty chuyển địa điểm làm việc về số 250 phố Minh
Khai, thuộc quận Hai Bà Trưng, hiện nay là trụ sở chính của Công ty.
Năm 1979, Xí nghiệp được Bộ Công nghiệp đổi tên thành Xí nghiệp
May Thăng Long.
Cuối năm 1989 và đầu những năm 90, khi Liên Xô và các nước Đông
Âu tan rã thì mọi thách thức, khó khăn càng đè nặng lên Công ty, thị trường
tiêu thụ sản phẩm của Công ty gần như mất hết. Đứng trước khó khăn này,
lãnh đạo Công ty đã quyết định tổ chức lại sản xuất, trang bị lại gần như toàn
bộ các phương tiện, dụng cụ ở tất cả các công đoạn sản xuất, cải tạo nâng cấp
nhà xưởng, văn phòng làm việc. Đồng thời, Công ty chú trọng đến việc tìm
kiếm và mở rộng thị trường mới. Công ty đã ký nhiều hợp đồng gia công và
ký hợp đồng bán sản phẩm cho nhiều công ty của Pháp, Thụy Điển đồng thời
cũng đã tiếp cận với thị trường các nước Châu Á như: Trung Quốc, Nhật Bản.
Thực hiện việc sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước và địa phương
trong thời kỳ đổi mới, tháng 6/1992 Xí nghiệp được Bộ Công nghiệp nhẹ (nay
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 4
là Bộ Công nghiệp) cho phép chuyển đổi tổ chức từ Xí nghiệp thành Công ty
và giữ nguyên cái tên ý nghĩa “Thăng Long” theo quyết định số 218 TC/LĐ-
CNN. Công ty May Thăng Long ra đời, đồng thời cũng là mô hình Công ty
đầu tiên trong các Xí nghiệp May mặc phía Bắc được tổ chức thực hiện theo
cơ chế đổi mới.
Năm 1995, Công ty đã mở thêm được nhiều thị trường mới và quan hệ
hợp tác với nhiều công ty nước ngoài có tên tuổi ở thị trường EU, Nhật Bản,
Mỹ. Từ năm 2000 Công ty bắt đầu thực hiện theo hệ thống quản lý ISO
9001:2000 và hiện đang xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo tiêu
chuẩn ISO 14001.
Thực hiện Quyết định số 165/TCLĐ-BCN ngày 14/10/2003 của Bộ
Công Nghiệp về việc chuyển Công ty May Thăng Long thành Công ty Cổ
phần May Thăng Long, Nhà nước nắm cổ phần chi phối 51%, một phần vốn

của Nhà nước tại doanh nghiệp được bán cho cán bộ công nhân viên Công ty
(49%).
Theo phương án cổ phần hoá:
Vốn điều lệ của Công ty : 23.306.700.000đồng
Vốn điều lệ được chia thành : 233.067 cổ phần
Mệnh giá thống nhất của mỗi cổ phần : 100.000đồng
Năm 2006, thực hiện phương án bán phần vốn Nhà nước tại Công ty
Cổ phần May Thăng Long được phê duyệt theo Quyết định số 600/QĐ-
TĐDMVN ngày 13 tháng 10 năm 2006 của Hội đồng quản trị Tập đoàn dệt
may Việt Nam về việc “Quyết định giá khởi điểm bán cổ phần phần vốn Nhà
nước tại Công ty Cổ phần May Thăng Long”, Công ty đã tổ chức thành công
đợt bán đấu giá này. Ngày 15/02/2007 Công ty chuyển đổi chủ sở hữu và
chuyển thành Công ty 100% cổ phần do các cổ đông góp vốn.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 5
Công ty Cổ phần May Thăng Long là đơn vị tiên phong trong ngành
Dệt May Việt Nam của phía Bắc về việc chuyển đổi mô hình tổ chức từ
doanh nghiệp Nhà nước sang công ty cổ phần Nhà nước nắm giữ cổ phần chi
phối 51% và trong một thời gian rất ngắn lại chuyển đổi tiếp thành công ty cổ
phần 100% cổ phần do các cổ đông góp vốn.
Hiện nay, Công ty là đơn vị liên kết của Tập đoàn Dệt May Việt Nam.
Trải qua gần 50 năm xây dựng và trưởng thành của Công ty Cổ phần May
Thăng Long có thể nói đây là một chặng đường đầy gian nan thử thách và
phấn đấu vươn lên hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao. Công ty đã
được Đảng và Nhà nước trao tặng nhiều huân chương cao quý.
Sự đa dạng hoá ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty là một
hướng đi đúng hướng với nền kinh tế thị trường, đặc biệt là sự đón đầu của
nền kinh tế hội nhập sẽ mở ra một viễn cảnh mới cho Công ty trong những
năm tới.
1.1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Công ty Cổ phần May Thăng Long được tổ chức và hoạt động theo

Luật doanh nghiệp, các Luật khác có liên quan và điều lệ Công ty được Đại
hội đồng cổ đông bất thường nhất trí thông qua ngày 06/02/2007. Bộ máy
quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến.
Mối quan hệ giữa các nhân viên trong Công ty được thực hiện theo
một đường thẳng. Người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người
phụ trách cấp trên trực tiếp. Người phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn về
kết quả công việc của những người dưới quyền mình. Bộ máy tổ chức gồm:
Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc và
bộ máy giúp việc. Bộ máy giúp việc bao gồm các phòng ban và các xí nghiệp
trực thuộc. Các phòng ban bao gồm: Văn phòng Công ty, Phòng Kế toán tài
chính, Phòng Kỹ thuật chất lượng, Phòng Quản lý sản xuất và Phòng Thị
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 6
trường. Các xí nghiệp trực thuộc gồm có 3 xí nghiệp tại trụ sở chính, 1 xí
nghiệp phụ trợ, 1 xí nghiệp dịch vụ đời sống tại trụ sở chính và 1 xí nghiệp tại
Nam Định. Ngoài ra, Công ty còn có một hệ thống các cửa hàng và đại lý,
trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm.
Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là
cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông quyết
định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ của Công ty quy định. Đặc biệt
các cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân
sách tài chính cho năm tiếp theo. Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản
trị và Ban Kiểm soát của Công ty.
Hội đồng quản trị (HĐQT): là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền
nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền
lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ
đông. HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc điều hành và những cán
bộ quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ Công
ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy
định.
Ban Kiểm soát: là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội

đồng cổ đông bầu ra. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp
pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty;
hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc.
Ban Tổng giám đốc bao gồm 4 người:
-Tổng giám đốc điều hành: quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến
hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc
thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các Phó Tổng giám đốc, giám
đốc điều hành Công ty là người giúp việc cho Tổng giám đốc và chịu trách
nhiệm trước Tổng giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 7
quyết những công việc đã được Tổng giám đốc uỷ quyền và phân công theo
đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.
-Phó Tổng giám đốc kỹ thuật: có trách nhiệm giúp việc cho Tổng giám
đốc về kỹ thuật sản xuất, thiết kế của Công ty.
-Phó Tổng giám đốc sản xuất: có trách nhiệm giúp việc cho Tổng giám
đốc, trực tiếp chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh.
-Phó Tổng giám đốc nội chính: có trách nhiệm giúp việc cho Tổng
giám đốc về mặt đời sống của công nhân viên.
Dưới Ban Tổng giám đốc là các phòng ban với chức năng và nhiệm vụ:
-Văn phòng Công ty: có chức năng xây dựng phương án kiện toàn bộ
máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự, Lao động tiền lương, bảo vệ an
ninh chính trị trật tự an toàn trong Công ty; Đào tạo; y tế và thực hiện công
tác hành chính đời sống quản trị.
-Phòng Kế toán tài chính: có chức năng trong việc lập kế hoạch sử
dụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế,
tổ chức công tác hạch toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản
lý tài chính Nhà nước.
-Phòng Kỹ thuật chất lượng: có chức năng hoạch định chiến lược phát
triển khoa học công nghệ, ứng dụng khoa học công nghệ mới, chỉ đạo giám
sát các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm

trong Công ty.
-Phòng Quản lý sản xuất: có chức năng lập kế hoạch sản xuất, theo dõi
các mặt hàng, làm các thủ tục xuất hàng, vận chuyển hàng hoá. Quản lý các
kho hàng, quản lý các tài sản máy móc thiết bị của Công ty, nâng cấp hoặc
thay thế máy móc thiết bị hiện đại có tính kinh tế cao, tham gia giám sát các
hoạt động đầu tư về máy móc thiết bị của Công ty và các công trình đầu tư
xây dựng cơ bản.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 8
-Phòng Thị trường: có chức năng nghiên cứu, khảo sát thị trường trong
và ngoài nước, thị hiếu của khách hàng để từ đó xác định mục tiêu, phương
hướng hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được kết quả cao nhất. Đồng thời
tổ chức và quản lý công tác xuất nhập khẩu hàng hoá.
Trong các xí nghiệp (XN) thành viên có Ban giám đốc xí nghiệp, giúp
việc cho Ban giám đốc là các nhân viên thống kê xí nghiệp và nhân viên
thống kê phân xưởng. Dưới các trung tâm và cửa hàng có cửa hàng trưởng và
nhân viên cửa hàng.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ
phần May Thăng Long được thể hiện qua sơ đồ sau:
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 9
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của
Công ty Cổ phần May Thăng Long
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
TỔNG GIÁM ĐỐC
Phó
Tổng
giám
đốc sản
xuất
Phó

Tổng
giám
đốc nội
chính
Phó
Tổng
giám
đốc kỹ
thuật
Văn
phòng
Công
ty
Phòng
Kế toán
tài
chính
Phòng
Kỹ
thuật
chất
lượng
Phòng
Thị
trường
Phòng
Quản lý
sản xuất
Xí
nghiệp

dịch
vụ đời
sống
Giám đốc các xí nghiệp
thành viên
Các xí nghiệp
Nhân viên thống kê
phân xưởng
Nhân viên thống
kê xí nghiệp
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 10
1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ
phần May Thăng Long
1.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất sao cho phù hợp với
quy mô của doanh nghiệp cũng như trình độ của cán bộ quản lý và cán bộ kế
toán, bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần May Thăng Long được tổ chức theo
mô hình kế toán tập trung.
Toàn bộ công việc kế toán đều được thực hiện trọn vẹn tại phòng Kế
toán tài chính của Công ty, dưới xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc không có
các bộ máy kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên hạch toán thống kê. Mọi số
liệu sẽ được gửi lên phòng Kế toán Công ty để xử lý, trên cơ sở đó đưa ra các
báo cáo cung cấp cho Ban giám đốc và các cơ quan chức năng có liên quan,
các bộ phận cần thông tin trong Công ty.
Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán là quan hệ kiểu trực
tuyến tức là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần
hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Các nhân viên trong bộ
máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao
động theo từng phần hành trong bộ máy kế toán. Phòng Kế toán tài chính của
Công ty gồm có 8 kế toán viên với các chức năng nhiệm vụ như sau:

Kế toán trưởng (trưởng phòng Kế toán tài chính): là người tổ chức điều
hành mọi hoạt động trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài
chính. Tổ chức thông tin và tư vấn cho ban quản trị doanh nghiệp các thông
tin về tài chính.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: giúp việc cho trưởng phòng,
thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng
cùng chịu trách nhiệm với trưởng phòng các phần việc công; là người chịu
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 11
trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán và thực hiện công tác kế
toán cuối kì.
Kế toán thanh toán: có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
gốc, viết phiếu thu chi trên cơ sở đó theo dõi các khoản thu chi bằng tiền phát
sinh trong ngày, có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng thực hiện các khoản
vay ngắn hạn và trung hạn. Hàng tháng lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiết
rồi đối chiếu với sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng; lập kế hoạch tiền mặt gửi
lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch.
Kế toán vật tư: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ theo phương pháp thẻ song song, cuối tháng kế toán vật tư tổng hợp
số liệu, lập Bảng kê nhập xuất tồn và nộp báo cáo cho bộ phận kế toán tính
giá thành. Khi có yêu cầu kế toán vật tư và các bộ phận chức năng khác tiến
hành kiểm kê lại vật tư, đối chiếu với sổ kế toán, nếu có thiếu hụt sẽ tìm
nguyên nhân và biện pháp xử lý, lập Biên bản kiểm kê.
Kế toán Tài sản cố định và nguồn vốn: chịu trách nhiệm phân loại, theo
dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định của Công ty, tính khấu hao theo
phương pháp tuyến tính; theo dõi các nguồn vốn và các quỹ của Công ty
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ tính
lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên Công ty.
Hàng tháng, căn cứ vào sản lượng của các xí nghiệp và đơn giá lương, hệ số
lương, đồng thời nhận các bảng thanh toán lương do các nhân viên thống kê ở
các xí nghiệp gửi lên, kế toán tổng hợp số liệu, lập Bảng tổng hợp thanh toán

lương và Bảng phân bổ số 1.
Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả của
Công ty với người bán và người mua, đồng thời kế toán công nợ ghi Sổ chi tiết
cho từng đối tượng và cuối tháng lập NKCT số 5, NKCT số 10 và BK số 11.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 12
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: có trách
nhiệm tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ thông qua các báo cáo của các xí
nghiệp gửi lên để từ đó tính giá thành sản phẩm của từng loại thành phẩm
nhập kho
Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành
phẩm, quản lý TK 155 và ghi Sổ chi tiết tài khoản đó, cuối tháng lập NKCT
số 8 và Bảng kê số 8.
Tại các xí nghiệp thành viên các nhân viên thông kê có nhiệm vụ theo
dõi và lập các báo cáo gửi lên cho phòng kế toán. Về mặt quản lý nhân viên
thống kê chịu sự quản lý của xí nghiệp, về mặt nghiệp vụ chuyên môn do kế
toán trưởng hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra.
Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần May Thăng Long được khái quát
bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Cổ phần May Thăng Long

Phó
phòng
kế
toán
Kế toán trưởng
Kế
toán
thanh
toán

Kế
toán
vật tư
Kế
toán
TSCĐ
và
nguồn
vốn
Kế toán
tiền
lương
và các
khoản
trích
theo
lương
Kế
toán
công
nợ
Kế toán
tập hợp
chi phí
và tính
giá
thành
Nhân viên thống kê của các xí nghiệp và phân xưởng
Kế
toán

tiêu
thụ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 13
1.2.2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Hiện nay Công ty Cổ phần May Thăng Long đang áp dụng hình thức
Nhật ký chứng từ để ghi sổ. Công tác kế toán tại Công ty hầu hết đều làm trên
máy vi tính, phần mềm kế toán máy mà Công ty đang sử dụng là phần mềm
của Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam. Việc ghi sổ được thực hiện theo Quyết
định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài
chính.
Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán được thực hiện như
sau:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ thanh toán với người bán như: Hoá
đơn mua hàng (Hoá đơn giá trị gia tăng hoặc Hoá đơn bán hàng), Phiếu nhập
kho, Phiếu chi tiền mặt, Giấy báo Nợ của ngân hàng… chứng từ sau khi đã
kiểm tra kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế
sẵn của phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông
tin được tự động nhập vào các Sổ chi tiết TK 331 (SCT 331), Bảng tổng hợp
chi tiết thanh toán với người bán, NKCT số 5 và Sổ Cái TK 331 (SC 331).
Thông tin kế toán sẽ được kiểm tra đối chiếu khi in ra giấy.
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài
chính. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán được khái quát bằng
sơ đồ sau:
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 14
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán tại Công ty
Cổ phần May Thăng Long
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua được thực hiện như
sau:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người mua như:
Hoá đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ, Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng…sau khi kế toán kiểm tra chứng từ
sẽ lấy số liệu nhập vào phần mềm kế toán. Sau đó các dữ liệu sẽ được tự động
chuyển sang các sổ chi tiết TK 131 (SCT 131), Bảng tổng hợp chi tiết thanh
toán với người mua, Bảng kê số 11 (BK số 11), NKCT số 8 và Sổ Cái TK 131
(SC 131). Các sổ sẽ được kiểm tra đối chiếu sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ và lập các báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua được khái quát bằng sơ đồ
sau:
Chứng từ thanh
toán với người
bán
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
-SCT 331
-Bảng tổng hợp chi
tiết thanh toán với
người bán
-NKCT số 5
-SC 331
Báo cáo tài chính
Phần
mềm kế
toán
Máy vi tính
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 15
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua tại Công ty
Cổ phần May Thăng Long
Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Chứng từ thanh
toán với người
mua
Phần
mềm kế
toán
Máy vi tính
Báo cáo tài chính
-SCT 131
-Bảng tổng hợp chi
tiết thanh toán với
người mua
-BK số 11
-NKCT số 8
-SC 131
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 16
PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI
NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
MAY THĂNG LONG
2.1.Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần
May Thăng Long
2.1.1.Đặc điểm kế toán thanh toán với người bán và tài khoản sử dụng
Công ty Cổ phần May Thăng Long là doanh nghiệp chuyên sản xuất
hàng may mặc xuất khẩu nên nguồn nguyên liệu, trang thiết bị máy móc phục
vụ cho sản xuất có nguồn gốc cả trong nước và quốc tế. Do vậy người bán của
Công ty bao gồm cả người bán trong nước và người bán quốc tế.
-Phương thức thanh toán: các hình thức thanh toán đang áp dụng tại
Công ty rất đa dạng, tuỳ thuộc vào yêu cầu của từng nhà cung cấp khác nhau.
+ Đối với người bán trong nước: Công ty sử dụng chủ yếu là phương

thức thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bù trừ công nợ và bằng chuyển
khoản. Thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với các nhà cung cấp nhỏ lẻ
không thường xuyên. Còn thanh toán bằng uỷ nhiệm chi và thanh toán bù trừ
công nợ áp dụng đối với người bán thường xuyên hoặc cho các nghiệp vụ
phát sinh có giá trị lớn.
+ Đối với nhà cung cấp quốc tế: Công ty thường sử dụng phương thức
chuyển tiền bằng điện (T/T), bằng thư, thanh toán qua thư tín dụng (L/C).
Ngoài ra, Công ty cũng sử dụng phương thức thanh toán quốc tế khác như
bằng hối phiếu hay bằng séc.
-Thời hạn thanh toán: với những hợp đồng có giá trị không quá lớn
hoặc hợp đồng mua hàng với người bán không thường xuyên Công ty thường
sử dụng hình thức thanh toán ngay. Còn với những hợp đồng mua hàng với
các nhà cung cấp thường xuyên Công ty được nhà cung cấp cho phép trả
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 17
chậm và thời hạn thanh toán còn tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cung
cấp, từng hợp đồng.
-Nguyên tắc qui đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái: các
khoản công nợ bằng ngoại tệ của Công ty đều được quy đổi sang đồng Việt
Nam và theo dõi trên đơn vị tiền tệ là VND. Khi hạch toán các nghiệp vụ liên
quan đến ngoại tệ, kế toán Công ty sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế khi các
khoản nợ đó phát sinh.
+ Trong kì hoặc cuối kì, khi phát sinh các khoản chênh lệch tỷ giá, kế
toán Công ty sẽ tính ra khoản chênh lệch và khoản chênh lệch này sẽ được
hạch toán vào bên Nợ hoặc bên Có TK 4131 theo công thức:
Khoản chênh lệch = (Tỷ giá xuất - Tỷ giá ghi sổ) * Giá trị của khoản
phải trả người bán
+ Cuối kì, khi đánh giá lại các khoản thanh toán với người bán bằng
ngoại tệ nếu phát sinh các khoản chênh lệch thì được hạch toán qua TK 4131:
Khoản chênh lệch = (Tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối kì - Tỷ giá ghi
sổ) * Giá trị của khoản phải trả người bán

Cuối kì, kế toán kết chuyển khoản chênh lệch này sang TK 635 hoặc
TK 515 để xác định kết quả kinh doanh.
-Tài khoản sử dụng: để theo dõi các khoản thanh toán với người bán kế
toán sử dụng TK 331 “Phải trả người bán”. Tài khoản này được chi tiết theo
từng nhóm khách hàng (nhóm người bán vật tư hàng hoá, nhóm người nhận
thầu đầu tư xây dựng…) và từng nhóm khách hàng này lại được chi tiết theo
loại tiền tệ dùng để thanh toán. Tài khoản này có kết cấu như sau:
Bên Nợ:
-Số tiền đã trả nợ hoặc trả trước cho người bán
-Chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được
hưởng trừ vào số nợ phải trả
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 18
-Giá trị tài sản đã mua trả lại người bán
-Xử lý nợ không có chủ
-Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái
Bên Có:
-Số tiền phải trả cho người bán tăng trong kỳ do mua chịu
-Giá trị tài sản nhận từ người bán trừ vào số tiền đã trả trước
-Số tiền trả trước còn thừa nhận lại từ người bán
-Chênh lệch khi điều chỉnh tỷ giá hối đoái
Dư Nợ: Số tiền trả thừa hoặc ứng trước cho người bán
Dư Có: Số tiền còn nợ người bán
2.1.2.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán trong nước
Bộ chứng từ dùng cho thanh toán với người bán trong nước gồm có:
Chứng từ mua hàng gồm: Hợp đồng mua bán hàng hoá, Hoá đơn giá trị
gia tăng do người bán lập, Vận đơn, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Biên bản
giao nhận tài sản…
Chứng từ thanh toán gồm: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền
tạm ứng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Uỷ nhiệm chi.
Ví dụ 1: Ngày 02/01/2008 Công ty Cổ phần May Thăng Long mua dầu

máy may Spinesstic 10 của Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ thương mại
508 lít dầu, đơn giá 29.000đ/lít, thuế suất thuế giá trị gia tăng 10%, phương
thức thanh toán bằng chuyển khoản. Công ty chưa thanh toán (hạn thanh toán
là 30 ngày).
Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:
Sau khi thực hiện ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá (mẫu Hợp đồng
mua bán hàng hoá - Phụ lục số 01), nhân viên phòng thị trường sẽ thực hiện
xúc tiến hợp đồng. Khi người bán gửi hoá đơn cho Công ty ngày 02/01/2008
và hàng đã về nhập kho, bộ phận phụ trách cung tiêu viết phiếu nhập kho, thủ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 19
kho kiểm nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho. Mẫu Hoá đơn giá trị gia tăng
như sau:
Biểu 2.1: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN
Mẫu số: 01
GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG AB/2008B
Liên 2: Giao khách hàng 0071003
Ngày 02 tháng 01 năm 2008
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CP KHO VẬN VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI
Địa chỉ: 473 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 010010769
Họ tên người mua:
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần May Thăng Long
Địa chỉ: 250 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101473411
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị

tính Số lượng
Đơn
giá Thành tiền
A B C 1 2 3=2*1
1
Dầu máy may Spinesstic
10 lít 508
29.000
đ 14.732.000đ



Cộng tiền hàng: 14.732.000đ
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.473.200đ
Tổng cộng tiền thanh toán: 16.205.200đ
Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu hai trăm linh năm nghìn hai trăm đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 20
Mẫu Phiếu nhập kho như sau:
Biểu 2.2: Mẫu Phiếu nhập kho
Bộ chứng từ này sẽ được chuyển cho kế toán công nợ, sau khi kiểm tra
chứng từ kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm và được tổ chức bảo
quản lưu trữ chứng từ tại kế toán phần hành.
Quy trình nhập dữ liệu vào phần mềm như sau:
Công ty Cổ phần May Thăng Long
Mẫu số 02-VT
Phòng Quản lý sản xuất
Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995

của Bộ Tài chính
PHIẾU NHẬP KHO Số : 112
Ngày 02 tháng 1 năm 2008
Họ tên người giao hàng: Phạm Viết Quyên Nợ: 15221
Theo HĐ số 071003 ngày 02 tháng 01 năm 2008 của
473 -Minh Khai- Hai Bà Trưng- Hà Nội Có: 33111-0010
Nhập tại kho: Vật tư
STT
Tên nhãn hiệu
quy cách vật tư
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Theo
c.từ
Thực
nhập
Đơn giá
(VND)
Thành tiền
(VND)
1
Dầu máy may
Spinesstic 10 lít 508 29.000 14.732.000

Cộng 14.732.000
Nhập, Ngày 02 tháng 01 năm 2008
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 21
HOÁ ĐƠN MUA HÀNG HOÁ
Số chứng từ 0071003
Ngày nhập 02/01/2008
Ngày hoá đơn 02/01/2008
Mã khách KH33111-0010
Tên khách CTCP Kho vận và Dịch vụ thương mại
Địa chỉ 473 Minh Khai – Hà Nội
MST 0100107691
Người giao hàng Phạm Viết Quyên
Diễn giải chung Mua dầu máy may Spinesstic 10
TK Có
33111-00
10
Phải trả người bán vật tư hàng
hoá-VND
Tỷ
giá VND 1.00
Đối ứng
TK
Nợ Tên TK
Tiền VND Mã HĐ (VV)
Số
lượng
Đơn
giá Thành tiền

15221
Nhiên liệu-Dầu
máy may Spinesstic
10 508 l 29000 14.732.000 HĐMBHH-00478
Tiền hàng: 14.732.000
13311
Thuế GTGT được
khấu trừ của hàng
hoá, dịch vụ-VAT
10% Tiền thuế: 1.473.200
Tổng thanh
toán: 16.205.200
Hạn thanh toán: 30 ngày
Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động
kết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 331, Bảng tổng hợp chi tiết TK 331,
NKCT số 5 và vào Sổ Cái TK 331 (Biểu số 2.8 đến biểu số 2.12).
Ví dụ 2: Ngày 03/01/2008 Công ty Cổ phần May Thăng Long ký hợp
đồng mua một số phụ tùng may của Công ty TNHH Cơ khí May Hoàng Hà.
Tổng giá trị của lô hàng chưa thuế giá trị gia tăng là 29.300.000 VND, thuế
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 22
suất VAT 5%. Công ty trả tiền trước tiền hàng cho Công ty TNHH May
Hoàng Hà 15.000.000 VND bằng chuyển khoản. Ngày 05/01/2008, hàng về
nhập kho, số tiền còn lại Công ty thanh toán vào tháng sau.
Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:
Sau khi thực hiện việc ký kết hợp đồng, theo yêu cầu phải đặt trước tiền
hàng của Công ty TNHH May Hoàng Hà, kế toán thanh toán viết uỷ nhiệm
chi sau khi đã có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và chủ tài khoản tại Ngân
hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam sẽ chuyển cho ngân hàng. Mẫu Uỷ nhiệm
chi như sau:
Biểu 2.3: Mẫu Uỷ nhiệm chi

UỶ NHIỆM CHI
PAYMENT ORDER
Số/Seq No:….
Ngày/Date:03/01/2008
Số bằng tiền/Amount in figures:
Số tiền bằng chữ/Amount in words:Mười lăm triệu đồng
chẵn.
Nội dung/Remarks: Đặt trước tiền mua phụ tùng may
bằng VND
15.000.000 VND
ĐƠN VỊ/NGƯỜI YÊU CẦU (APPLICANT):
CTCP MAY THĂNG LONG
Số CMT/ID/PP:
Ngày cấp/Date: Nơi cấp/Place:
Số TK/ A/C No:12082370010882
Tại NH/ At Bank: SGDI-NGÂN HÀNG ĐẦU
TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM
ĐƠN VỊ/NGƯỜI HƯỞNG
(BENEFICIARY):CT TNHH CƠ KHÍ
MAY HOÀNG HÀ
Số CMT/ID/PP:
Ngày cấp/Date: Nơi cấp/Place:
Số TK/ A/C No:102010000026431
Tại NH/ At Bank: SGDI-NGÂN HÀNG
CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM
Phí NH:
Charges:
-Phí trong:
Charge Included
-Phí ngoài:

Charge Excluded
PHẦN DÀNH CHO NGÂN HÀNG
NGÂN HÀNG NHẬN/ RECEIVING BANK
Giao dịch viên Kiểm soát
Received by Verified by
NGÂN HÀNG GỬI/ SENDING BANK
(BIDV)
Giao dịch viên Kiểm soát
Received by Verified by
KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN
Chief Accountant Account Holder
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 23
Ngân hàng sau khi nhận được uỷ nhiệm chi, Ngân hàng sẽ tiến hành chi
tiền và Công ty sẽ nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng. Mẫu Giấy báo Nợ
như sau:
Biểu 2.4: Mẫu Giấy báo Nợ
NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN GIẤY BÁO NỢ
Ngày 03 tháng 01 năm 2008
Số chứng từ:
Số chuyển tiền:
Số giao dịch:
Ngày giờ trả:3h ngày 03/01/2008
TK ghi Có: TK 11211
Người trả tiền: Công ty Cổ phần May Thăng Long
Số tài khoản: 12082370010882
Điạ chỉ: 250 Minh Khai, Hà Nội
Người hưởng: Công ty TNHH Cơ khí Hoàng Hà
Số tài khoản: 102010000026431
Địa chỉ: 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội

Số tiền: 15.000.000 VND
Bằng chữ: Mười lăm triệu đồng chẵn.
Nội dung: Đặt trước tiền mua phụ tùng may bằng VND
Giao dịch viên
(Ký, họ tên) Liên 2
Phòng nghiệp vụ
(Ký, họ tên)
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 24
Sau khi nhận được Giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán tiến
hành nhập dữ liệu vào máy như sau:
GIẤY BÁO NỢ (CHI) NGÂN HÀNG
Loại phiếu chi 7- Trả trước tiền hàng
Ngày nhập 03/01/2008
Ngày lập phiếu chi 03/01/2008
Mã khách KH33111-0111
Tên khách Công ty TNHH cơ khí May Hoàng Hà
Địa chỉ 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội
MST 0101096869
Người nhận tiền
Diễn giải chung Đặt mua phụ tùng may bằng VND
TK
Có 112111 Tiền gửi ngân hàng- BIDV -VND
Tỷ
giá VND 1.00
Đối ứng
TK
Nợ Tên TK
PS NỢ
VND Diễn giải Mã HĐ (VV)
33111

-0111
Phải trả người bán
hàng hoá dịch vụ-
VND 15.000.000
Đặt trước tiền mua phụ
tùng may HDMH137
Tiền hàng: 15.000.000
Tiền thuế:
Tổng thanh toán: 15.000.000

Khi hàng đã được kiểm nhận và nhập kho, thủ kho lập phiếu nhập kho và
chuyển bộ chứng từ cho kế toán công nợ. Kế toán căn cứ vào Hoá đơn giá trị
gia tăng có mẫu như sau để tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm:
Chuyên đề thực tập chuyên ngành 25
Biểu 2.5: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN
Mẫu số: 01
GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG QX/2007B
Liên 2: Giao khách hàng 0037295
Ngày 05 tháng 01 năm 2008
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ MAY HOÀNG HÀ
Địa chỉ: 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội
Số tài khoản:102010000026431
Điện thoại: MS: 0101096869
Họ tên người mua:
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần May Thăng Long
Địa chỉ: 250 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM_CK MS: 0101473411

STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn
vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=2*1
1. Con lăn JUKI- LK 1850 chiếc 100 28.000đ 2.800.000 đ
2. Cần dao LK 1850 chiếc 200 25.000đ 5.000.000 đ
3.
Bộ 2 kim cơ động JUKY-
LH 3168-3/16 bộ 100
215.000
đ 21.500.000 đ



Cộng tiền hàng: 29.300.000 đ
Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 1.465.000 đ
Tổng cộng tiền thanh toán: 30.765.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi triệu bảy trăm sáu mười lăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)