Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food

CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Lời mở đầu
Mỗi một doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì cần phải
quan tâm đến nhiều yếu tố tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình. Các nhân tố đó bao gồm cả nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì sản xuất cái gì? sản xuất cho ai?
và sản xuất nh thế nào? là nhiệm vụ kinh doanh cơ bản và là những câu hỏi
doanh nghiệp phải trả lời đợc trớc khi tiến hành sản xuất.
Đối với các doanh nghiệp thơng mại cũng vậy. Đòi hỏi các doanh nghiệp
phải trả lời đợc các câu hỏi: mua cái gì? bán cái gì? bán cho ai?. Trong đó lu
chuyển hàng hoá là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản của DNTM bao gồm các quá
trình : bán hàng - dự trữ - mua hàng, nhập hàng. Đối với doanh nghiệp phải
chú trọng hơn tới quá trình này.
Trong thời kỳ bao cấp, lu thông hàng hoá chỉ là hình thức, các doanh
nghiệp thơng mại thực chất chỉ là những "Tổng kho cấp phát" của Nhà Nớc,
hoàn toàn thụ động với sản xuất và tiêu dùng. Trong cơ chế thị trờng, các
DNTM đợc khuyến khích hoạt động và phát triển, góp phần tích cực vào việc
thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng trong nớc. Các doanh nghiệp hạch toán kinh
doanh độc lập, tự chủ trong hoạt động kinh doanh của mình. Quá trình mua,
nhập hàng dự trữ , bán hàng nh thế nào là do doanh nghiệp quyết định. Bất cứ
doanh nghiệp đó thuộc thành phần kinh tế nào - cốt sao đạt đợc hiệu quả cao
nhất. Vì vậy tổ chức quản lý và thực hiện tốt quá trình lu thông hàng hoá là
một vấn đề hết quan trọng đối với các doanh nghiệp. Mua, nhập hàng là bớc
khởi đầu đảm bảo cho doanh nghiệp có hàng hoá để thực hiện các bớc tiếp
theo của quá trình lu thông. Quá trình mua hàng đợc đánh giá là tốt khi quá
trình đó đáp ứng đợc yêu cầu về số lợng, chất lợng, giá trị mà vẫn đảm bảo tiết
kiệm trong tất cả các khâu: thu mua - dự trữ - tiêu thụ.
Mặt khác, để thực hiện tốt quá trình mua, nhập hàng hoá thì tài chính là
một vấn đề quan trọng. Doanh nghiệp không thể mua hàng nếu không có khả
năng thanh toán cho ngời bán. Vì thế cần thiết phải gắn liền công tác kế toán
1

CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
mua hàng với phân tích tình hình thanh toán với ngời bán của doanh nghiệp để
hoạt động thu mua hàng hóa đạt hiệu quả cao hơn.
Trong quá trình thực tập tại phòng kế toán của công ty siêu thị Hà Nội -
Siêu thị Hapro Food, em đợc biết công tác kế toán nói chung, kế toán mua
hàng và thanh toán tiền hàng với ngời cung cấp nói riêng của công ty đã tơng
đối tốt, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý hàng hoá trong công ty ở một mức độ
nhất định. Tuy nhiên nếu hoàn thiện thêm thì công tác kế toán mua hàng sẽ
phát huy hơn nữa vai trò quản lý của mình. Do đó sau khi đi vào tìm hiểu
công tác kế toán mua hàng của siêu thị Hapro Food nhận thấy những mặt
mạnh, những mặt cha hoàn thiện, em đã lựa chọn đề tài "Hoàn thiện kế toán
nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food"
làm đề tài cho chuyên đề của mình.
Tuy nhiên, do khả năng và thời gian có hạn nên chuyên đề của em không
tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong đợc sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô giáo
cũng nh các bác , các cô, các anh chị trong phòng kế toán của công ty.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS HOàNG MINH ĐƯờNG,
các bác, các cô, các chị trong phòng kế toán của siêu thị Hapro Food trực
thuộc tổng công ty siêu thị Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành
chuyên đề này.
Bố cục của chuyên đề gồm 3 chơng:
Chơng 1: Lý luận chung về nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
trong các doanh nghiệp Thơng Mại.
Chơng 2: Thực trạng của nghiệp vụ thanh toán với ngời mua và ngời bán
tại siêu thị Hapro Food Hà Nội.
Chơng 3: Phơng hớng và biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán với
ngời mua và ngời bán tại siêu thị Hapro Food.
2
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Ch NG IƠ

Lý luận chung về nghiệp vụ thanh toán
với ngời mua và ngời bán trong các doanh
nghiệp thơng mại.
1.1 Đặc điểm về hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại
"Hành vi Thơng mại" theo luật thơng mại Việt Nam ( đợc quốc hội khoá
IV, kỳ họp thứ 11 thông qua ngày10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá,
dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội.
Hàng hoá trong DNTM tồn tại dới hình thức vật chất, là sản phẩm của
lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con ngời, đợc thực hiện
thông qua mua bán trên thị trờng. Nói cách khác hàng hoá ở DNTM là những
hàng hoá, vật t... mà doanh nghiệp mua vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản
xuất và tiêu dùng của xã hội.
Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:
- Hàng hóa rất đa dạng và phong phú: sản xuất không ngừng phát triển,
nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hớng ngày càng tăng dẫn đến hàng
hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại.
- Mỗi loại hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính
này có ảnh hởng đến số lợng, chất lợng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận
chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra.
- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lợng, mẫu mã, thông số kỹ thuật...
- Trong lu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhng cha đa vào sử
dụng. Khi kết thúc quá trình lu thông, hàng hoá mới đợc đa vào sử dụng để
đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất.
Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM. Nghiệp vụ lu chuyển
hàng hoá với các quá trình: mua - nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán
3
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lu động của doanh nghiệp( 80%- 90%).
Vốn lu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của

chu kỳ sản xuất là: sản xuất, dự trữ và lu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi
lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lu động.
- Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển hàng hoá tại
các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, là quá trình vận động của vốn kinh
doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá.
-Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng, kết thúc quá trình lu thông hàng hoá,
sự chuyển vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ.
- Bảo quản và dự trữ hàng hoá: là khâu trung gian của lu thông hàng hoá.
Hàng hoá vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng. Để quá trình
kinh doanh diễn ra bình thờng, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng
hoá một cách hợp lý.
Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt
động kinh doanh của các DNTM. Do đó, việc tập trung quản lý hàng hóa một
cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các
mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại giá cả... là cần thiết và có ý nghĩa quan
trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá
vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh
nghiệp.
Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý
hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu
của xã hội, ngăn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt
hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thơng mại từ đó làm tăng
lợi nhuận của doanh nghiệp.
1.2 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền hàng và nhiệm
vụ kế toán
4
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
1.2.1 Hàng mua và phạm vi hạch toán hàng mua
Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thơng mại là tổ chức lu thông hàng
hoá, đa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Hàng hóa là hàng mua của

doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho ngời bán và phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hàng hoá phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh
toán nhất định, là cơ sở của việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ.
- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu tức là doanh nghiệp mất
quyền sở hữu về tiền tệ và đợc quyền sở hữu về hàng hoá.
- Hàng hoá mua vào phải với mục đích là bán ra hoặc mua vào để gia
công sau đó bán ra.
Đối với hình thức nhập khẩu, những hàng hoá đợc coi là hàng nhập khẩu:
- Hàng mua của nớc ngoài gồm máy móc, thiết bị, t liệu lao động, hàng
tiêu dùng, dịch vụ khác căn cứ vào những hợp đồng nhập khẩu mà các doanh
nghiệp nớc ta đã ký kết với các doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế nớc
ngoài.
- Hàng nớc ngoài đa vào hội chợ triển lãm ở nớc ta sau đó bán lại cho
các doanh nghiệp Việt Nam và thanh toán bằng ngoại tệ.
- Hàng hoá nớc ngoài viện trợ cho nớc ta trên cơ sở các hiệp định, các
nghị định th giữa chính phủ nớc ta với chính phủ các nớc, thực hiện thông qua
các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
1.2.2 Các phơng thức mua hàng và thanh toán tiền hàng
1.2.2.1 Các phơng thức mua hàng
5
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Khi tiến hành mua hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phơng
thức sau:
- Mua hàng theo phơng thức trực tiếp:
Doanh nghiệp khi mua hàng cử cán bộ nghiệp vụ của mình đến kho của
ngời bán để lấy hàng. Sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó
đã đợc xác định là hàng mua của doanh nghiệp, nó đã thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo
quản hàng hoá đó về kho của mình. Mọi sự mất mát, thiếu hụt, h hỏng của

hàng hoá đều thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp
- Mua hàng theo phơng thức chuyển hàng
Khi mua hàng doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồmg đã quy định trớc để
xác định địa điểm đến nhận hàng và ngời bán sẽ chuyển hàng hoá đến địa
điểm đó và doanh nghiệp cử cán bộ của mình đến địa điểm đó để nhận
hàng.Tại đây sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó mới thuộc
quyền sở hữu của doanh nghiệp.
1.2.2.2 Các phơng thức thanh toán tiền hàng
- Trả tiền ngay: theo phơng thức này khi doanh nghiệp nhận quyền sở
hữu về hàng hoá thì mất quyền sở hữu về tiền tệ.
- Trả chậm: theo phơng thức này khi nhận quyền sở hữu về hàng hóa
doanh nghiệp cha mất quyền sở hữu về tiền tệ mà phải có trách nhiệm thanh
toán cho ngời bán, nó tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà thời gian đó dài
hay ngắn khác nhau.Trong thời gian đó nếu doanh nghiệp thanh toán tiền
hàng sớm thì có thể đợc ngời bán chiết giảm cho một khoản do thanh toán
sớm.
1.2.3 Giá cả hàng mua
6
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Hàng hóa mua vào đợc hạch toán theo giá thực tế. Giá thực tế của hàng
mua đợc xác định phù hợp với từng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng đợc
áp dụng tại doanh nghiệp.
- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo ph-
ơng pháp khấu trừ thuế thì giá thực tế hàng hoá mua vào là giá không có thuế
giá trị gia tăng đầu vào.
Trị giá
thực tế
của
hàng
nhập

kho
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
cha thuế
+
Chi
phí
thu
mua
_

Chiết khấu Th-
ơng mại, giảm
giá hàng mua
đợc hởng
+
Thuế
nhập
khẩu
(TTĐB)
- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo ph-
ơng pháp tính trực tiếp trên giá trị gia tăng và những doanh nghiệp không
thuộc đối tợng chịu thuế gia trị gia tăng thì giá thực tế hàng hóa mua vào là
giá bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Trị giá
thực tế
của
hàng

nhập
kho
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
cha thuế
+
Chi
phí
thu
mua
_
Chiết khấu th-
ơng mại, giảm
giá hàng mua
đợc hởng
+
Thuế
nhập
khẩu
(TTĐB)
Trong đó:
Giá mua của hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho ngời bán
theo hợp đồng.
Chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá, chi
phí bảo hiểm, tiền thuê kho thuê bãi, bảo quản hàng hoá trong quá trình mua
7
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
hàng, chi phí hao hụt tự nhiên trong khâu mua, hoa hồng đại lý trong khâu

mua. Trờng hợp hàng mua về có bao bì đi cùng hàng hoá tính giá riêng thì trị
giá bao bì phải đợc bóc tách và theo dõi riêng.
1.2.4 Nhiệm vụ kế toán
Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan
trọng trong quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là cơ sở đầu tiên cung
cấp cho các nghiệp vụ kế toán sau này.Để tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ mua
hàng, kế toán mua hàng trong doanh nghiệp có những nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình
mua hàng về số lợng, kết cấu, chủng loại, quy cách và giá cả hàng mua và thời
điểm mua hàng.
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng
theo từng nguồn hàng, từng ngời cung cấp và theo từng đơn đặt hàng hoặc hợp
đồng, tình hình thanh toán với ngời cung cấp.
- Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng
cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý làm căn cứ cho đề xuất những quyết
định trong chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo hệ
thống kế toán hiện hành
1.3.1 Hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép hệ thống hóa các
nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch
toán chi tiết. Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ
chức hạch toán ban đầu chính là tổ chức hợp lý hệ thống chứng từ mua hàng
và thanh toán cũng nh sự luân chuyển của chúng.
Các chứng từ đợc lập chủ yếu trong quá trình mua hàng và thanh toán
tiền hàng bao gồm:
8
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
* Hóa đơn GTGT do bên bán lập, trong đó phải ghi rõ giá bán cha có
thuế GTGT, các khoản phụ thu và phí tính thêm ngoài giá bán nếu có, thuế

GTGT và tổng giá thanh toán.
* Nếu mua hàng của cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT
theo phơng pháp tính trực tiếp hoặc cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng
nộp thuế GTGT thì chứng từ mua hàng là hoá đơn bán hàng hoặc phiếu xuất
kho kiêm hoá đơn bán hàng do bên bán lập.
* Nếu mua hàng ở thị trờng thì chứng từ mua hàng là bảng kê mua hàng
do cán bộ mua hàng lập và phải ghi rõ tên địa chỉ ngời bán, số lợng, đơn giá
mua của từng mặt hàng và tổng giá thanh toán.
* Phiếu nhập kho: phản ánh số lợng và trị giá hàng thực nhập kho làm
căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với
ngời có liên quan, là cơ sở ghi sổ kế toán.
* Biên bản kiểm nhận hàng hoá đợc sử dụng trong trờng hợp phát sinh
hàng thừa, thiếu trong quá trình mua hàng.
Ngoài ra, trong quá trình thanh toán tiền hàng kế toán còn sử dụng các
chứng từ liên quan sau:
* Giấy báo nợ của ngân hàng.
* Phiếu chi.
* Giấy thanh toán tiền tạm ứng.
* Chứng từ nộp thuế ở khâu mua.
Hiện nay chứng từ đợc lập trong nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền
hàng là khá nhiều do đó sẽ tốn thời gian cho nhân viên kế toán trong việc xử
lý chứng từ. Tổ chức hợp lý chứng từ nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền
hàng sẽ làm giảm bớt hao phí lao động trong hạch toán, nâng cao chất lợng
lao động, đảm bảo giám sát chặt chẽ hơn, chính xác hơn nghiệp vụ mua hàng
và thanh toán tiền hàng.
9
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Bên cạnh việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán ban đầu nghiệp vụ mua
hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán tổng
hợp và hạch toán chi tiết cũng hết sức quan trọng, nó giúp cho kế toán theo

dõi đợc chặt chẽ quá trình luân chuyển tiền và từ đó rút ra những biện pháp
nhằm thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình.
1.3.2 Tài khoản kế toán .
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đợc bộ tài chính ban hành ngày
01/01/1995 theo quyết định 1141/TC/CĐKT và thống nhất chính thức áp dụng
trong cả nớc ngày 01/01/1996. Tuỳ từng điều kiện thực tế doanh nghiệp áp
dụng phơng pháp kế toán hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay
kiểm kê định kỳ mà lựa chọn sử dụng.
- Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai
thờng xuyên thì doanh nghiệp sử dụng các tài khoản sau:
+ Tài khoản 156 "Hàng hoá"
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động
của các loại hàng hóa của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại kho hàng và
quầy hàng.
Kết cấu và nội dung của tài khoản
Bên nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá nhập kho
Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ
Bên có: Phản ánh trị giá hàng hóa xuất kho
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ
Trị giá hàng hóa thiếu hụt trong kiểm kê
SDCK: Phản ánh trị giá hàng hoá của doanh nghiệp còn tồn kho
cuối kỳ
Chi phí mua hàng hoá tồn kho cuối kỳ
10
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Tài khoản 156 có 2 TK cấp 2
TK 1561 "phản ánh giá mua hàng hoá"
TK 1562 "chi phí thu mua"
+ Tài khoản 151 " Hàng mua đang đi đờng"
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật t mua

vào đã xác định là hàng mua nhng hàng cha về nhập kho hoặc đã về đến
doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
Kết cấu của tài khoản
Bên nợ : Phản ánh trị giá hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp nhng cha về nhập kho doanh nghiệp tăng trong kỳ
Bên có : Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đang đi đờng đã về nhập
kho hoặc đã chuyển bán thẳng cho khách hàng
SDCK : Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đi
đờng
+ Tài khoản 133 " Thuế GTGT đợc khấu trừ"
Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào đợc
khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ
Kết cấu của tài khoản
Bên nợ : Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
Bên có : Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ
Số thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại
Số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ đã kết
chuyển
Số thuế GTGT đầu vào đã đợc hoàn lại
SDCK : Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ
11
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng ngân sách
Nhà Nớc cha hoàn trả
Tài khoản 133 có 2 tiểu khoản cấp 2
TK 1331- thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ
TK 1332- thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định
+ Tài khoản 331 "Phải trả cho ngời bán"
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ
phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá, dịch vụ và ngời nhận

thầu xây dựng cơ bản.
Kết cấu của tài khoản:
Bên nợ : Phản ánh số tiền đã trả cho ngời bán (kể cả số tiền ứng tr-
ớc) và các khoản chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại.
Bên có : Phản ánh số tiền phải trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, dịch
vụ và ngời nhận thầu xây dựng cơ bản.
SDCK : Số tiền còn phải trả ngời bán, nhận thầu xây dựng cơ bản.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản có
liên quan nh:
Tài khoản Tk 111- Tiền mặt
TK 112- Tiền gửi ngân hàng
TK 141- Tạm ứng
TK 311- Vay ngắn hạn...
- Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê
định kỳ.
Theo phơng pháp này, kế toán không ghi chép thờng xuyên, liên tục tình
hình xuất kho hàng hoá. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định trị giá
12
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán
trong kỳ.
Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 611
"Mua hàng".
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ
dụng cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ.
Kết cấu của tài khoản
Bên nợ: Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng
cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê).
Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ
dụng cụ mua vào trong kỳ.

Bên có: Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối
kỳ.
Giảm giá hàng mua và trị giá hàng mua trả lại.
Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tiêu thụ trong kỳ.
Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2
TK 6111- Mua nguyên liệu, vật liệu
TK 6112- Mua hàng hoá
Khi áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản 151, 156 chỉ sử
dụng để phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ. Nội dung ghi chép của các
tài khoản này nh sau:
Bên nợ: Phản ánh trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ.
Bên có: Phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ.
1.3.3 Phơng pháp hạch toán
13
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
1.3.3.1 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kê khai th-
ờng xuyên:
Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng theo
phơng pháp kê khai thờng xuyên, nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
(1a): hàng hoá mua về nhập kho.
(2a): hàng mua đang đi đờng cuối tháng cha về nhập kho.
(1b),(2b): thuế GTGT đầu vào của hàng mua.
(3): hàng mua đi đờng về nhập kho.
(4): nhà nớc cấp vốn, cổ đông đóng góp bằng hàng hoá.
(5): hàng hoá thừa so với hoá đơn hoặc thừa do dôi thừa trong tự nhiên.
(6): thuế nhập khẩu hàng mua.
(7): đánh giá tăng hàng hoá.
(8a): trị giá bao bì luân chuyển.
(8b): thuế GTGT của bao bì.
(9): hàng hoá kém phẩm chất trả lại, giảm giá hàng hoá, chiết khấu th-

ơng mại.
(10): hàng hoá thiếu.
(11): đánh giá giảm hàng hoá.
(12): hàng hoá xuất bán.
TK 111,112,331 TK 156 TK 111,112,331
(1a) (9)
TK 133 TK 133
14
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
(1b)
(2b)
TK 151 TK 1381
(2a) (3) (10)
TK 411
(4) TK 412
(11)
TK 338,711
(5)
TK 632
TK 333 (12)
(6)
TK 412
(7)
TK 1532
TK 133
(8b)
(8a)
1.3.3.2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kiểm kê
định kỳ:
15

CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Sơ đồ hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng
theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:
TK 151,156,157 TK 6112 TK 151,156,157
Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá Kết chuyển trị giá hàng tồn cuối kỳ

TK 111,112,331 TK 111,112,331
Hàng hoá mua về nhập kho Các khoản giảm giá hàng hoá
TK 133
Thuế GTGT

TK 338 TK 632
Hàng hoá thừa Trị giá hàng hoá đã xuất kho

TK 3333 TK 1562
Thuế nhập khẩu Kết chuyển chi phí cuối kỳ


TK 1562
Đầu kỳ kết chuyển chi phí

Theo phơng pháp này cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định trị
giá thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ để tính giá vốn thực tế xuất bán hàng
trong kỳ theo công thức:
16
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Trị giá vốn hàng Trị giá vốn Trị giá vốn Trị giá vốn
xuất kho bán = hàng tồn kho + hàng mua vào _ hàng tồn kho
trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ
1.3.3.3 Thanh toán với ngời bán

Quy trình hạch toán thanh toán với ngời bán đợc khái quát qua sơ đồ sau:
TK 111,112,311 TK 331 TK 151,156,611
Trả tiền cho ngời bán Mua hàng cha trả tiền
TK 133
Thuế GTGT
TK 151,156,611
Giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại
TK 133
Thuế GTGT
TK 515
Chiết khấu thanh toán đợc hởng

1.3.4 Sổ sách kế toán:
17
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để tổ chức hệ
thống sổ kế toán ghi chép tình hình mua hàng.
- Theo hình thức kế toán nhật ký chung: Nghiệp vụ mua hàng đợc phản
ánh vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản 156- Hàng hoá,
111- Tiền mặt, 112- Tiền gửi ngân hàng, 331- Phải trả ngời bán... Đồng thời
ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng
các sổ nhật ký chuyên dùng thì nghiệp vụ mua hàng sẽ đợc phản ánh vào sổ
nhật ký chuyên dùng nh nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền ( tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng); định kỳ tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký chuyên dùng để ghi vào
sổ cái các tài khoản liên quan.
- Theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ: Nghiệp vụ mua hàng đợc
phản ánh.
+ Bảng kê số 8 - dùng để ghi chép tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn
kho hàng hoá hoặc thành phẩm theo giá thực tế hoặc giá hạch toán.
+ NKCT số 1: ghi có TK 111- Tiền mặt

+ NKCT số 2: ghi có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
+ NKCT số 4: ghi có TK 311- Vay ngắn hạn
+ NKCT số 5: ghi có TK 331- Phải trả ngời bán
+ Hàng mua đang đi đờng phản ánh trên NKCT số 6.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan .


CH NG 2ƠƯ
18
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Thực trạng kế toán mua hàng và thanh
toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food.
2.1 Tổng quát chung về công ty siêu thị Hà Nội - Siêu thị Hapro
Food.
2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.
2.1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển.
Công ty Bách Hoá bán lẻ Hà nội là một trong những ngọn cờ đầu
của ngành thơng nghiệp đợc thành lập từ năm 1954, công ty Bách Hoá Hà
Nội luôn hoàn thành thành nhiệm vụ của Đảng và Nhà Nớc giao phó là
mang đến tận tay ngời tiêu dùng đáp ứng mọi nhu cầu của nhân dân. Sau
45 năm hoạt động công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển, từ khi chỉ
có một vài cửa hàng nhỏ lẻ đến nay đã có hàng chục cửa hàng với qui mô
ngày càng phát triển. Đặc biệt có những cửa hàng lớn nh Bách hóa số 5
Nam Bộ, Bách hoá 12 Bờ hồ,... đợc nhân dân tín nhiệm.
Trong nền kinh tế thị trờng để thích ứng với sự phát triển không ngừng
của đất nớc và phục vụ ngời tiêu đùng đợc tốt hơn, đồng thời tiếp cận với công
nghệ kinh doanh tiên tiến, nâng cao hiệu quả kinh doanh góp phần thực hiện
mục tiêu công nghệ hoá, hiện đại hoá đất nớc mà Đảng và nhà Nuớc đề ra.
Công Ty Bách Hoá Hà Nội đã xây dựng một số cửa hàng thành siêu thị
tự chọn và Trung Tâm Thơng Mại số 7 Đinh Tiên Hôàng ra đời. Đây là đơn

vị đầu tiên của ngành thơng nghiệp Thủ Đô hoạt động kinh doanh theo mô
hình siêu thị. Trung Tâm số 7 Đinh Tiên Hoàng đợc chính thức thành lập ngày
12/10/ 1995 theo quyết định số 104 của công ty Bách hoá Hà Nội và giấy
phép kinh doanh số 108346 do trọng tài kinh tế thuộc Công ty Bách Hóa Hà
Nội cấp.
Tên đơn vị: Công Ty Bách Hoá Hà Nội- Siêu thị Hapro
Food
Địa chỉ: Số 135 Lơng Đình Của - Đống Đa- Hà Nội
19
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Điện thoại: 04.8241289 04.8260812
Fax : 04.8241289
Chính thức đi vào hoạt động từ ngày 10/ 11/1995 với diện tích sử dụng
ban đầu khoảng 180m
2
tại số 135 Lơng Đình Của. Trung Tâm Thơng Mại có
khoảng 1.500 mặt hàng phục vụ ngời tiêu dùng, bao gồm : các nhóm hàng
thực phẩm, công nghệ, sản phẩm may mặc, hóa mỹ phẩm, dụng cụ gia đình,
đồ chơi trẻ em ,đồ điện....Với vị trí địa lý thuận lợi là nằm ở trung tâm Hà Nội
đối diện với Hồ Gơm, thêm vào đó là nơi bát đầu của các phố cổ sầm uất của
Hà Nội nh : Hàng Gà, Hàng Ngang, Hàng Đào, Cầu Gỗ, Đinh Liệt....sau 5
năm hoạt động bằng uy tín chất lợng, giá cả, trung tâm đã chiếm đợc lòng tin
của khách hàng trở thành địa chỉ tin cậy của ngời tiêu dùng.
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của siêu thị Hapro Food.
* Chức năng:
Siêu thị Hapro Food có chức năng kinh doanh bán lẻ hàng hoá công
nghiệp phẩm , tạp phẩm, văn phòng phẩm, đồ dùng gia đình, thực phẩm công
nghệ, tổ chức dịch vụ sửa chữa kính mắt, gia công chế biến bánh mứt kẹo,
kinh doanh hàng điện máy....
* Nhiệm vụ:

- Nhiệm vụ chính của siêu thị Hapro Food là bán lẻ hàng bách hoá
phục vụ ngời tiêu dùng .Tổ chức kinh doanh các ngành hàng, mặt hàng đúng
với giấy phép đăng ký kinh doanh. Tổ chức giao dịch với khách hàng trong n-
ớc và ngoài nớc về lĩnh vực kinh doanh, nắm bắt thông tin, nhu cầu thị hiếu
của ngời tiêu dùng và giá cả thị trờng, đi dầu trong việc thực hiện phơng thức
phục vụ khách hàng văn minh lịch sự thể hiện rõ vai trò của thơng nghiệp
quốc doanh
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở kế
hoạch mà công ty đã đặt ra và thích ứng với nhu cầu của thị trờng về mặt hàng
tân dợc cũng nh đông dợc.
20
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
- Công ty có nhiệm vụ tự hạch toán kinh doanh đảm bảo bù đắp chi phí
và chịu trách nhiệm về việc duy trì và phát triển nguồn vốn do Nhà Nớc cấp.
- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật lao
động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội.
Với chức năng và nhiệm vụ nh trên, công ty đã và đang tiến hành những
hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao vị thế trên thi trờng trong và ngoài nớc.
Để chuẩn bị trớc khi Việt Nam tham gia khối mậu dịch tự do AFTA và chuẩn
bị tham gia tổ chức thơng mại thế giới WTO, những mục tiêu mà công ty đề
ra là:
- Hoàn thiện và nâng cao trình độ bộ máy quản lý.
- Tăng cờng phát triển nguồn tài chính.
- Xây dựng đầu t phát triển hơn nữa cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại.
- Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên bằng cách đào tạo dài hạn
và ngắn hạn.
- Tăng cờng hơn nữa việc mở rộng thị phần trong nớc và ngoài nớc.
2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.
- Đặc điểm của bộ máy quản lý siêu thị : Xuất phát từ chức năng nhiệm
vụ của siêu thị, nên siêu thị tổ chức quản lý bộ máy theo mô hình trực tuyến

chức năng. Lãnh đạo siêu thị là trởng siêu thị, giúp việc cho trởng siêu thị là
phó trởng siêu thị và các tổ chức năng khác.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
21
Trởng siêu thị
Phó trởng siêu thị
Tổ kế toán tài vụ Tổ bán hàng Tổ Kho Tổ bảo vệ
Tổ bán 135 L-
ơng Đình Của
376 Khâm
Thiên
166 Kim
Mã
686 Đê La
Thành
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban nh sau:
- Trởng siêu thị là ngời có quyền hành cao nhất có trách nhiệm lớn nhất
trớc ban lãnh đạo. Là ngời chỉ huy trực tiếp đơn vị, lãnh hội ý kiến của cấp
trên, hoạch định chiến lợc cho cấp dới thực hiện, là ngời bao quát toàn bộ hoạt
động kinh doanh của đơn vị thông qua các phòng ban chức năng từ đó đa ra
các quyết định kinh doanh cho cửa hàng
- Phó trởng siêu thị là ngời giúp việc chính cho trởng siêu thị, cùng với
chị em tổ kho làm công tác nghiên cứu thị trờng, thị hiếu khách hàng, tìm
nguồn hàng và mua hàng để bán, dự trữ hàng hóa thời vụ, tổ chức bán ra đôn
đốc khâu tiêu thụ để tránh việc hàng hoá bị ứ đọng ảnh hởng tới tình hình
kinh doanh.
- Tổ kế toán tài vụ gồm 10 ngời là một bộ phận không thể thiếu đợc của
bất kỳ một đơn vị kinh doanh nào và đối với siêu thị cũng vậy. Tổ kế toán làm
nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ hạch toán.

Tại phòng ban kế toán có sự phân công rõ ràng, mỗi nhân viên phụ trách một
mảng công việc cụ thể và tất cả các thành viên liên kết với nhau tạo thành
chuỗi mắt xích quản lý vốn, tiền hàng và tài sản của siêu thị, cung cấp các
thông tin cần thiết và tham mu cho ban lãnh đạo đa ra các quyết định đúng
đắn trớc sự biến động liên tục của thị trờng nhằm nâng cao hiệu quả kinh
doanh.
- Tổ bán hàng gồm có 39 nhân viên đợc chia thành 5 tổ bán hàng. Các tổ
bán hàng này đợc sắp xếp theo ca và đều nằm dới sự chỉ đạo kinh doanh của
22
13 Thành
Công
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
ban lãnh đạo. Mỗi tổ bán hàng đều có một tổ trởng, phụ trách mọi công việc
của tổ mình phụ trách nh sắp xếp nhân lực, tổ chức đẩy mạnh hàng hoá bán ra
cùng anh chị em phấn đấu hoàn thành vợt mức kế hoạch đợc giao. Các tổ bán
hàng đều phải quản lý các mặt hàng về số lợng nhập, xuất, tồn thông qua
kiểm kê định kỳ 3 ngày/ 1 lần
- Tổ kho gồm 4 nhân viên, mọi việc của kho đều đợc tiến hành theo kế
hoạch đề ra và sự chỉ đạo của cấp trên nh là tiến hành nghiệp vụ dự trữ bảo
quản hàng hóa tránh thất thoát hàng hoá, chịu trách nhiệm trong từng lần nhập
xuất hàng, tiến hành phân loại hàng hoá theo đúng chủng loại và kích cỡ cần
thiết, sắp xếp hàng hoá gọn gàng để thuận lợi cho việc lấy hàng đợc dễ dàng
nhanh chóng tận dụng triệt để diện tích của kho. Ngoài ra tổ kho còn làm
nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, đề xuất các phơng án kinh doanh cho lãnh đạo
siêu thị nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động bán hàng.
- Tổ bảo vệ gồm có 10 ngời làm nhiệm vụ bảo vệ hàng hóa, gìn giữ an
ninh của siêu thị tại các điểm bán hàng
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
2.1.2.1 tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, xuất phát từ

điều kiện và trình độ quản lý, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức
tập trung. Phòng kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo của giám đốc công ty và toàn
bộ nhân viên kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo của kế toán trởng. Hiện nay
phòng kế toán của công ty có 16 nhân viên kế toán, đợc phân chia thành các
nhóm, các tổ.
Sơ đồ bộ máy kế toán công ty dợc liệu

23
Kế toán trởng
Phó phòng
Kế toán tiền lơng
và BHXH, TSCĐ
Kế toán ngân hàng
Kế toán thanh
toán
Thủ quỹMáy tính
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ cung cấp
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kế toán cụ thể cho từng ngời:
+ Trởng phòng kế toán (kế toán trởng) : có trách nhiệm điều hành toàn
bộ hệ thống kế toán đang vận hành tại đơn vị, có chức năng tham mu cho
giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
+ Phó phòng: làm nhiệm vụ tổng hợp từ bảng kê, nhật ký, lên sổ cái hàng
quý, hàng năm lên báo cáo quyết toán. Ngoài ra còn thay nhiệm vụ của trởng
phòng khi trởng phòng đi vắng.
+ Kế toán các kho hàng: vì nhiệm vụ của công ty buôn bán là chủ yếu do
vậy mà nguyên liệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất tùy từng đối t-
ợng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chung, sổ cái.
24

Kế toán các cửa
hàng
Kế toán các kho
hàng
Kế toán tiêu thụ
sản phẩm và công
nợ
Kế toán phân xởng và tính giá
thành sản phẩm
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
+ Kế toán TSCĐ, tiền lơng, BHXH: hàng tháng có nhiệm vụ tổng hợp
phân bổ cho các đối tợng sử dụng, lên bảng kê số 4, vào nhật ký sổ cái cho
phù hợp.
+ Kế toán các cửa hàng: làm nhiệm vụ tổng hợp trên các hoá đơn nhập
và xuất bán hàng, mỗi tháng kiểm kê một lần vào ngày cuối tháng, lên bảng
kê, nhật ký chung, sổ cái.
+ Kế toán thanh toán ngân hàng: hàng ngày có nhiệm vụ giao dịch với
ngân hàng: ngân hàng công thơng, ngân hàng ngoại thơng... Căn cứ vào các
uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc lĩnh tiền mặt, kế toán lên bảng kê số 2,
lên nhật ký chung cho các tài khoản 112,311...
+ Kế toán thanh toán: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, các hóa
đơn nhập hàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng
cộng sổ, lên bảng kê số 1, nhật ký chung cho tài khoản 111.
+ Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có phiếu thu, chi. Ngoài ra
còn phải đi ngân hàng nộp và rút tiền.
+ Kế toán tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ: căn cứ vào các chứng
từ gốc và các hoá đơn nhập, xuất bán, kế toán có nhiệm vụ theo dõi chi tiết
các công nợ đối với từng khách hàng tránh sự nhầm lẫn.
+ Ngoài các nhân viên của các bộ phận, còn các nhân viên kế toán phụ
trách các phân xởng, trực thuộc phòng tài vụ. Các nhân viên kế toán này có

nhiệm vụ trực tiếp tập hợp chi phí phát sinh của phân xởng, đồng thời chịu
trách nhiệm tính giá thành công xởng đối với từng loại sản phẩm, phân tích
hoạt động của phân xởng.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty đều đợc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, đúng đối tợng
và theo trình tự thời gian. Hiện nay, công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho
phòng kế toán, mỗi nhân viên đợc sử dụng riêng một máy đảm bảo cung cấp
thông tin một cách kịp thời, chính xác.
25