Hoàn thiện tổ chức kế toán thành phẩm & tiêu thụ thành phẩm ở C.ty Da giầy Hà Nội

Chơng I
Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng
và chi phí quản lý doanh nghiệp
trong các doanh nghiệp thơng mại.
I - khái niệm về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

XÃ hội tồn tại đợc là nhờ vào quá trình tái sản xuất quá trình này không
ngừng đổi mới do tính tất yếu và do nhu cầu xà hội ngày càng tăng. Sản phẩm
tạo ra trong quá trình sản xuất mn chun sang lÜnh vùc tiªu dïng phơc vơ
cho nhu cầu của con ngời thì phải qua quá trình lu thông hàng hoá. Hoạt động
của doanh nghiệp thơng mại là hoạt động ở khâu lu thông hàng hoá. Một khâu
quan trọng của quá trình tái sản xuất xà hội.
Trong nền kinh tế thị trờng đòi hỏi tất cả các ngành kinh tế nói chung và
ngành thơng mại nói riêng phải năng động sáng tạo, không ngừng nâng cao
hiệu quả kinh doanh của mình. Làm thế nào để đạt hiệu quả cao trong kinh
doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp cả về mặt lý luận và mặt thực
tiễn. Không một doanh nghiệp nào muốn mình tồn tại trong thua lỗ để rồi phá
sản. Phấn đấu không ngừng, nâng cao hiệu quả kinh doanh là mục tiêu, nhiệm
vụ hàng đầu trong kinh doanh hiện nay. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của các doanh nghiệp thơng mại tất yếu phải phát sinh các loại chi phí, chúng
rất đa dạng và phức tạp, ảnh hởng không nhỏ tới sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
1. Chi phí bán hàng: Là chi phí biẻu biện bằng tiền của toàn bộ hao
phí lao động sống và lao động vật hoá liên quan trực tiếp đến khâu bảo quản
tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi ra
trong một thời kỳ nhất định. Chi phí bán hàng đợc bù đắp bởi doanh thu trong
kỳ và là một bé phËn chi phÝ quan träng trong chi phÝ kinh doanh của doanh
nghiệp.
2. Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là chi phÝ biĨu hiƯn b»ng tiỊn cđa
c¸c hao phÝ lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra để thực
hiện công tác quản lý bao gồm: Quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và

quản lý khác. Xét về mặt bản chất, đó là những chi phí phục vụ gián tiếp cho
hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành một cách bình thờng. Đây là những
chi phí tơng đối ổn định.
II- Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

1.Phân loại theo bản chất nội dung kinh tÕ, bao gåm c¸c yÕu tè:
1.1- Chi phÝ khÊu hao tài sản cố định:
Các tài sản cố định sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh tất nhiên
phải bị hao mòn và sau một thời gian sẽ hết khả năng sử dụng. Khấu hao là sự
chuyển dần giá trị hao mòn của tài sản cố định vào chi phí bán hàng và chi phí
quản lý. Khấu hao đợc biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi đợc trong
doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm dịch vụ.
1.2- Chi phÝ vËt liƯu (chi phÝ chän läc, b¶o qu¶n, đóng gói bao bì):
Là những khoản chi phí chi ra để giữ gìn phẩm chất hàng hoá trong quá
trình dự trữ, những chi phí cải tiến kỹ thuật bảo quản hàng hoá, những khoản

1


chi phí phục vụ cho việc phân loại, chọn lọc, đóng gói hàng hoá để đảm bảo
chất lợng hàng hoá bán ra cũng đợc tính vào chi phí này.
1.3- Chi phí nhân công:
Bao gồm các khoản tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp cho cán
bộ công nhân viên, các khoản trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ qui
định với số tiền lơng phát sinh.
1.4- Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Là những chi phí về tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại, tiền điện báo,
thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp.
1.5- Chi phí bằng tiền khác:

Là những chi phí cần thiết khác cho hoạt động kinh doanh và hoạt động
quản lý nh: Chi phí sổ sách quản lý, chứng từ biểu mẫu kế toán, tuyên truyền
quảng cáo, chi phí hội nghị tiếp khách, đào tạo cán bộ, lÃi vay vốn dùng cho
hoạt động sản xuất kinh doanh phải trả.
ý nghĩa của việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí qu¶n lý doanh
nghiƯp theo b¶n chÊt néi dung kinh tÕ giúp cho doanh nghiệp hiểu đợc tầm
quan trọng của mỗi loại chi phí trong quá trình sáng tạo ra giá trị mới của hàng
hoá trong lu thông, từ đó cho thấy có những chi phí cần thiết phải tiết kiệm nhng phải trong mức độ hợp lý cho phép.
2.Phân loại theo công dụng kinh tế:
Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đơc chia thành các khoản mục sau:
2.1- Chi phí tiền lơng:
Bao gồm lơng chính và các khoản phụ cấp của công nhân viên ở bộ phận
bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp.
2.2- Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ:
Là khoản tiền đợc trích theo tỷ lệ hiện hành trên tổng số tiền lơng thực tế
mà doanh nghiệp phải chi trả.
Theo quy định hiện nay, tỷ lệ này là 19% trên tổng quỹ lơng cấp bậc phải
chi trả cho ngời lao động (15% cho BHXH; 2% cho BHYT; 2% cho KPC§).
2.3- Chi phÝ trừ dần công cụ, dụng cụ, đồ dùng:
Dụng cụ, đồ dùng là những t liệu có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn
không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định nh cân ở quầy hàng, máy tính, thớc đo,
Chi phí trừ dần giá trị dụng cụ đồ dùng là trong quá trình bảo quản bán hàng và
quản lý doanh nghiệp.
Việc phân bổ tính toán giá trị công cụ đồ dùng chi phí bán hàng và chi
phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào từng loại:
- Nếu xuất dùng với số lợng ít, giá trị thấp có thể phân bổ hết 100% giá
trị tài sản vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi bán hàng,
nếu có phế liệu thu hồi, bán phế liệu hoặc các khoản trích trớc quá nhiều thì đợc ghi giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp .
- Nếu xuất nhiều một lần với số lợng nhiều, giá trị cao, cần phải đa vào tài
khoản chi phí trả trớc và sẽ phân bổ cho hai hoặc nhiều kỳ sản xuất kinh doanh

để làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không tăng đột biến, ảnh hởng quan
trọng đến giá thành và kết quả sản xuất kinh doanh. Đối với loại này thì khi đa
công cụ dụng cụ sử dụng phân bổ chi phí dần.
2.4- Chi phí vËn chuyÓn:

2


Bao gåm cíc phÝ vËn chun, t¹p phÝ vËn chun và chi phí bốc dỡ, cớc
phí trả cho chủ phơng tiện thuê hoặc chi phí phải chi ra cho đội vận tải của đơn
vị mình để vận chuyển hàng hoá kể cả tiền thuê lái xe, khấu hao phơng tiện vận
chuyển của đơn vị mình. Các khoản chi phí thuê bốc dỡ, khuân vác hàng hoá
trong quá trình vận chuyển cũng đợc tính vào chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp.
2.5- Chi phí hao hụt định mức trong quá trình bán hàng:
Là số tiền hao hụt hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, chỉ đợc hạch toán
vào chi phí bán hàng, chi phí hao hụt trong định mức.
2.6- Chi phí hoa hồng cho đại lý bán hàng và uỷ thác xuất khẩu:
Là khoản tiền mà các doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị, cá nhân bán
hàng đại lý hoặc xuất khẩu uỷ thác cho công ty.
2.7- Chi phí dự phòng:
Là chi phí phản ánh các khoản dự phòng, giảm giá hàng tồn kho, dự
phòng khoản thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài những khoản mục trên, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp còn đợc phân loại theo nhiều khoản mục khác tuỳ thuộc vào yêu cầu
quản lý nội bộ doanh nghiệp nh: Chi phí về tiền điện, tiền điện thoại, công tác
phí, tiếp khách
Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo công
dụng kinh tế có tác dụng quan trọng trong việc hạch toán kế toán. Phân loại
theo công dụng kinh tế , chi phí đợc phân chia thành các khoản mục chi phí để

làm cơ sở cho kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp theo khoản mục, giám sát thực hiện kế hoạch chi phí.
3. Phân loại theo cách ứng xử:
Đây là cách phân loại chi phí dựa trên mối quan hƯ cđa nã víi doanh thu
®Ĩ gióp cho chđ doanh nghiệp cũng nh ngời quản lý có các quyết định phù hợp.
Theo cách ứng xử này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc
chia thành hai loại:
3.1- Chi phí khả biến:
Là những khoản chi phí luôn thay đổi theo sự thay đổi của doanh thu.
Các chi phí này tăng lên theo sản lợng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp và
giảm đi nếu sản lợng hàng hoá giảm, chẳng hạn nh chi phí vận chuyển, chi phÝ
hao hơt, chän läc ®ãng gãi.
3.2- Chi phÝ bÊt biến:
Là những chi phí có tính tơng đối, ít biến ®éng theo sù thay ®ỉi cđa
doanh thu. Chi phÝ bÊt biến đợc coi là những chi phí không đổi trong khâu bán
hàng và quản lý doanh nghiệp, thuộc loại chi phí này bao gồm: chi phí khấu
hao tài sản cố định, chi phí thuê mặt bằng, phơng tiện kinh doanh, hoá đơn
nộp tiền nhà đất
Cách này giúp cho hoạt động phân tích của doanh nghiệp với mức tiêu
thụ đà đợc xác định thì dự đoán đợc các chi phí cần thiết để đạt đợc mức lÃi
mong muốn, quyết định më réng hay thu hĐp kinh doanh, cã nghÜa lµ chi phí
bất biến góp phần xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp. Với ý nghÜa to lín nh vËy, kÕ to¸n chi phÝ bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp cũng có nhiƯm vơ hÕt søc quan träng trong c¸c doanh nghiƯp nói
chung và doanh nghiệp thơng mại nói riêng.
Trên thực tế, có rất nhiều cách phân loại chi phí nhng kế toán chỉ ghi tập
hợp chi phí theo một cách phân loại mà thôi. Vì vậy, cần phải phân chia chi phí
thành các khoản mục chi phí cụ thể để khi cần phân loại chi phí theo các tiêu
thức phân loại khác vẫn có thể thống kê đợc từ số liệu kÕ to¸n.
3

Nãi tãm l¹i, trong lý ln cịng nh trong thùc tế, còn có nhiều cách phân
loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ từng điều
kiện cụ thể, tuỳ theo mức độ yêu cầu quản lý mà có thể phân loại chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau. Nhng việc
vận dụng các cách phân loại trên phải phù hợp và phục vụ tốt cho công tác
quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả
và tiết kiệm nhất.
III- yêu cầu quản lý và ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng
và chi phí quản lý doanh nghiệp:

Trong thực tế, khi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng
sẽ dẫn đến lợi nhuận giảm. Do đó, mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản
chi phí bất hợp lý, nâng cao đợc hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo phục vụ
văn minh thơng nghiệp.
Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra đối chiếu
với các định mức chi phí, với dự toán, yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phải
chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu đợc lợi nhuận.
1-Yêu cầu về quản lý:
Chi phí có vai trò rất quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một
doanh nghiệp. Chính vì vậy, các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải đợc thu
nhập kiểm tra giám sát. Yêu cầu quản lý tổng mức phí phải chặt chẽ sao cho có
thể giảm tối thiểu chi phí để thu đợc nhiều lợi nhuận. Việc quản lý tổng mức phí
tốt sẽ có những thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên đợc thuận
tiện và có thể đa ra những quyết định kịp thời, cần thiết. Còn việc quản lý các
khoản mục chi phÝ cơ thĨ gióp ngêi qu¶n lý theo dâi chi tiÕt tõng kho¶n mơc,
tõng u tè, cịng nh tõng nghiệp vụ chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánh
giữa các khoản chi phí với dự toán, với định mức để xem xét đánh giá và đề ra

đợc các biện pháp nhằm giảm phí một cách hợp lý.
Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm nh những khoản chi phí
phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho ) đợc theo dõi và kế toán trực
tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì cần phải phân bổ hợp
lý, khoa học đối với từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán theo địa điểm
phát sinh cần phải tổ chức công tác kế toán, giao chỉ tiêu cho các đơn vị trực
thuộc và kiểm tra tình hình thực, chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ.
2- ý nghĩa của việc kế toán CPBH và CPQLDN:
Việc xác định kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, việc kế toán đợc thể hiện
qua các mặt sau:
Làm cơ sở cho tập hợp chi phí của kỳ đó, giúp doanh nghiệp xác định
chính xác lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình. Trong nền kinh tế thị tr ờng
hiện nay, việc cạnh tranh diễn ra gay gắt, quyết liệt, cho nên giá cả có ý nghĩa
vô cùng quan trọng, cho nên việc kế toán làm cơ sở cho việc phấn đấu giảm chi
phí trên cơ sở thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh
nghiệp. Ngoài ra việc kế toán còn làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch, điều
tra phân tích cho cơ quan quản lý trực tiếp, kiểm soát đợc hoạt động kinh tế của
doanh nghiệp tránh hiện tợng ghi tăng chi phí làm sai lệch kết quả kinh doanh,
ngoài ra còn đợc dùng để phân tích, đánh giá tình h×nh sư dơng chi phÝ so víi kÕ
4


hoạch kinh doanh để từ đó có thể sử dụng chi phí hợp lý hơn, đa ra quyết định
quản lý thích hợp giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
IV- tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp trong kinh doanh thơng mại:

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công tác hết
sức quan trọng đặc biệt là trong cơ chế kế toán kinh doanh tự chủ nh hiện nay.

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ duy nhất
và hữu hiệu có thể cung cấp đợc một cách thờng xuyên và liên tục, có hệ thống
toàn bộ thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh
nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có
nhiệm vụ: Giám sát kiểm tra chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp, ghi chép chính xác chi phí phát sinh trong kỳ cho từng đối tợng chịu chi phí để làm cơ sở cho việc tính toán xác định kết quả kinh doanh.
Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có đ ợc
hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức kế toán tập
hợp chi phí kể cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
1-Kế toán tổng hợp CPBH và CPQLDN:
Các doanh nghiƯp cung cÊp sè liƯu vỊ tỉng møc chi phÝ bán hàng và chi
phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, căn cứ tính toán phân bổ chi phí bán hàng
và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá đà bán để xác định kết quả kinh
doanh. Số liệu tổng hợp là cơ sở để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chi
phí do doanh nghiệp đề ra.
2-Kế toán chi tiết CPBH và CPQLDN:
Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc theo dõi tổng hợp
chi phí, kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đà đợc hình thành bởi kế toán
nhằm thu thập thông tin kế toán rộng rÃi cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt
động kinh tế.
Do đó, ta thấy giữa kế toán tổng hợp và kế to¸n chi tiÕt chi phÝ cã mèi
quan hƯ mËt thiÕt với nhau.Trớc hết, về mặt quản lý, chúng biến thành một tổng
thể hoàn chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng nh nội
bộ doanh nghiệp.
Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tổng hợp và
kế toán chi tiết đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu
thống nhất.

Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau, việc phân chia kế
toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận: Kế
toán tổng hợp và kế toán ch tiết là cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí
phát sinh cũng nh trong toàn bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp.
Tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán có thể
chọn lựa hình thức kế toán cho phù hợp.
3- Kế toán chi phí bán hàng trong kinh doanh thơng mại:
3.1- Tài khoản sử dụng:
Chi phí bán hàng đợc kế toán phản ánh trên tài khoản 641- "chi phí bán
hàng". Kết cấu của TK 641nh sau:
5


Bên nợ : Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh.
Bên có : - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.
- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ.
TK 641 cuối kỳ không có số d.
TK 641 có 7 tài khoản cấp 2:
- TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng: Tài khoản này dùng để phản
ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận
chuyển, bảo quản sản phẩm hàng hóa bao gồm tiền lơng, tiền công và các
khoản phụ cấp, kinh phí công đoàn.
- TK 6412- Chi phí vật liệu bao bì: Tài khoản này phản ánh các chi phí
vật liệu bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, chi phí
vật liệu đóng gói sản phẩm hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu trong quá trình
tiêu thụ, vật liệu dùng để bảo quản tài sản cố định.
- TK 6413- Chi phí công cụ bán hàng: Tài khoản này phản ánh các chi
phí công cụ, dụng cụ đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng
hóa nh dụng cụ đo lờng, phơng tiện tính toán, phơng tiện làm việc...
- TK 6414- Chi phí khấu hao tài sản cố định ( dùng cho bán hàng): Tài

khoản này dùng để phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản
bán hàng nh nhà kho, cửa hàng, bÕn b·i, ph¬ng tiƯn bèc dì, vËn chun,…
- TK 6415- Chi phí bảo quản: Tài khoản này phản ánh chi phí về bảo
hành hàng hóa dịch vụ trong thời gian bảo hành nh chi phí sửa chữa, hớng dẫn,
-TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tài khoản này phản ánh các chi
phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng nh chi phí thuê ngoài sửa chữa tài
sản cố định, tiền thuê kho, thuê bÃi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa đi
tiêu thụ, tiền trả hoa hồng đại lý bán hàng,
-TK6418- chi phí tiền khác: Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí
khác phát sinh trong khâu bán hàng, ngoài các chi phí kể trên nh chi phí tiếp
khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, chào hàng
2-Phơng pháp kế toán:
Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí bán hàng đợc thể
hiện nh sau (xem sơ đồ số 1):

6


Sơ đồ số 1:
Sơ đồ kế toán tổng hợp chi phí bán hàng:
Tài khoản 641 CPBH.
TK 334; 338
Tiền lơng, BHXH
(1)

TK 641

TK 153;111;112;335
Các khoản ghi giảm
chi phí (nếu có)

(6)

TK 152; 153
Trị giá vật liệu, CCDC
(2)
TK 214
Mức khấu hao hàng tháng

TK 911
(3)
TK 142; 335
Mức phân bổ hoặc trích
trớc kế hoạch.
(4)

Kếtchuyển hoặc phân
bổ CPBH cuèi kú
(7)
TK 142 (1422)

TK 111; 112
Chi phÝ b»ng tiÒn khác
(5)
TK 133

(8)

(9)

Diễn Giải:

(1).Khi tính tiền lơng, phụ cấp, khi tính trích các khoản BHXH, BHYT,
KPCĐ phải trả cho nhân viên bán hàng nhân viên đóng gói, bảo quản, bốc vác,
vận chuyển sản phẩm hàng hóa đi tiêu thụ, định khoản:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (6411)
Có TK 334 - PhảI trả công nhân viên
Có TK 338 - PhảI trả, phảI nộp khác
(2).Giá trị xuất vật liệu, công cụ dụng cụ để phục vụ cho quá trình bán
hàng nh vật liệu đóng gói hay bảo quản , giữ gìn kiểm tra chất lợng sản phẩm,
sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng, định khoản:
Nợ TK 641 (6412)
Có TK152 ( Theo phơng pháp KKTX)
Hoặc Có TK 611 ( Theo phơng pháp KKĐK)
(3).Trích khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng, định khoản:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có TK 214 - Khấu hao tài sản cố định
(4). Mức phân bổ và trích trớc kế hoạch, định khoản:
Nợ TK 641
Có TK 142, 335
7


(5).Chi phí điện nớc mua ngoài, chi phí thông tin (Điện thoại, Fax) phải
trả bu điện, chi phí thuê ngoài sửu chữa tài sản cố định có giá trị không lớn tính
trực tiếp vào chi phí bán hàng, kế toán định khoản:
Nợ TK 641
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331
Hoặc ghi: Nợ TK 641 (6417)
Có TK 111, 112, 331
(6).Khi phát sinh các khoản ghi giảm CPBH, kế toán định khoản:

Nợ TK 335 : Trích trớc quá nhiều
Nợ TK 111 : Nếu bán phế liệu
Nợ TK 152 : Nếu nhập phế liƯu
Cã TK 641
(7).Ci kú kÕ to¸n, kÕt chun chi phÝ bán hàng vào TK 911- Xác định
kết quả kinh doanh, kế toán định khoản:
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641- Chi phí bán hàng
8).Đối với những doanh nghiƯp cã chu kú kinh doanh dµi, trong kú không có
hoặc ít có sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào TK
142 (1422) " Chi phí chờ kết chuyển", kế toán định khoản:
Nợ TK 142 - Chi phÝ chê kÕt chuyÓn (1422)
Cã TK 641 - Chi phí bán hàng
(9).Sang kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ CPBH đợc kết
chuyển vào TK 1422 sẽ đợc kết chuyển toàn bộ sang TK 911.
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Cã TK 142 - Chi phÝ chê kÕt chuyÓn (1422).
4-KÕ toán CPQLDN trong kinh doanh thơng mại:
4.1- Tài khoản sử dụng.
Để theo dõi và tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, kế toán
sử dụng tài khoản 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp.
Kết cấu của tài khoản 642 tơng tự nh tài khoản 641.
Tài khoản 642 cuối kỳ không có số d.
Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản chi
phí về tiền lơng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc,
nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp.
- Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh giá trị vật liệu xuất
dùng cho công tác quản lý nh giấy, bút mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa
tài sản cố định , công cụ dụng cụ,

- Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị công cụ,
dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý.
- Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh các chi
phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp nh nhà cửa, vật
kiến trúc, phơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng.
-Tài khoản 6425 - Thuế, phí, lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí về thuế,
phí và lệ phí nh thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất, và các khoản phí, lệ
phí khác nh qua cầu, phà,
8


-Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng
giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất
kinh doanh cđa doanh nghiƯp
- TK 6427: Chi phÝ dÞch vơ mua ngoài: Phản ánh các chi phí về dịch vụ
mua ngoài nh tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại, điện báo, thuê nhà, thuê ngoài
sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp.
- TK 6428: Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác
ở bộ phận quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí kể trên
nh chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe đi phép dân quân tự vệ, đào tạo cán
bộ, lÃi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả...
4.2- Phơng pháp kế toán:
Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí quản lý doanh
nghiệp đợc thể hiện ở sơ đồ số 2:

9


Sơ đồ số 2

Sơ đồ kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp.

TK 334;338
Tiền lơng, BHXH

TK 642
Giảm chi phí

(1)

TK 111;112

(8)

TK 152; 153; 142
Trị giá vật liệu, CCDC
(2)
TK 214
Mức khấu hao hàng tháng

TK 911
(3)
Kết chuyển, phân bổ
Chi phí QLDN ci kú

TK 333
Th
(4)

(9)

TK 142

TK 139; 159
Dù phßng
(5)

(10)

(11)

TK 335
TrÝch tríc chi phí
(6)
TK 111;112;331
Chi phí khác
(7)
TK 133

Diễn GiảI:
(1)- Khi tính lơng, khi tính trích các khoản BHXH, BHYT,KPCĐ theo lơng cho nhân viên quản lý, kế toán định khoản :
Nợ TK 642 - Chi phÝ QLDN (6421)
Cã TK 334 - Ph¶i tr¶ công nhân viên.
Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác.
(2)- Trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng vào công tác quản lý
doanh nghiệp, kế toán định khoản:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Cã TK 152 – Nguyªn liƯu, vËt liƯu
Cã TK 153 – C«ng cơ dơng cơ
(3) - Khi trÝch khÊu hao ở bộ phận quản lý, kế toán định khoản:

Nợ TK 642 - Chi phÝ QLDN (6424)
Cã TK 214 – Hao mòn tài sản cố định
(4) - Khi phát sinh các khoản thuế nhà đất, thuế môn bài thu trên vốn, kế
toán định khoản:
10


Nợ TK 642 (6425)
Có TK 333
(5) - Trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các
khoản phải thu khó đòi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
(6) - Khi tính trích trớc lơng nghỉ phép, kế toán định khoản:
Nợ TK 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp (6428)
Cã TK 335 - Chi phí phảI trả
(7) - Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện, nớc phải trả, kế toán định
khoản:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Nợ TK 133
Có TK 331
Hoặc ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6427)
Có TK 331
(8) - Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, kế
toán định khoản:
Nợ TK 111, 112, 138, 335 ( Tïy néi dung cơ thĨ)
Cã TK 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp
(9) - Ci kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý vào TK 911 - Xác định

kết qủa kinh doanh, kế toán định khoản:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Cã TK 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp
(10) - Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ
không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ
hoặc một phần CPQL theo dõi ở loại chi phí chờ kết chuyển
Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)
Cã TK 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp
(11) - Sang kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hóa tiêu thụ CPQL đợc
kết chuyển vào TK 142 sẽ đợc kết chuyển toàn bộ sang TK 911.
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)
5-Phơng pháp kết chuyển CPBH và CPQLDN:
Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về
tiêu thụ trong kỳ đợc căn cứ vào mức độ (quy mô) phát sinh chi phí, vào doanh
thu bán hàng và vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảo
nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Trờng hợp chi phí bán hàng
phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc cha có thì chi phí
bán hàng tạm thời kết chuyển vào TK 142 (1422- chi phí chờ kết chuyển). Số
chi phí kỳ này sẽ đợc kết chuyển trừ vào thu nhập (1lần hoặc nhiều lần) ở các kỳ
sau khi có doanh thu.
6-Phơng pháp phân bổ CPBH và CPQLDN:
+Về nguyên tắc, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp đợc kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác
định kết quả kinh doanh. Trờng hợp đặc biƯt, ®èi víi mét sè doanh nghiƯp cã
11


chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc
doanh thu không tơng ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

thì đợc phép treo chi phí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị
hàng hoá có trong kỳ.
+Trong hoạt động thơng mại, chi phí quản lý doanh nghiệp thờng phân
bổ hết vào cuối tháng, còn chi phí bán hàng thì đợc tính để phân bổ hợp lý theo
doanh thu bán ra trong kỳ. Trên thực tế, doanh thu không đảm bảo trong các kỳ
và vốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiêù thì
cần phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn kho. Trong trờng hợp cần thiết
phải phân bổ thì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá
dự trữ nh: Chi phí bảo quản, chi phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàng
mua, lÃi vay dự trữ hàng hoá (nếu có).
Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng còn lại đợc thực hiện theo công
thức sau:
CPBH cần phân
CPBH cần phân bổ
+
bổ còn đầu kỳ
phát sinh trong kỳ

CPBH cần
Phân bổ cho =
Hàng còn lại
Trị giá hàng xuất
Trị giá hàng còn
+
Trong kỳ
lại cuối kỳ

(Trong đó: trị giá hàng phải đợc tính theo cùng một loại giá).

12

Trị giá
X hàng còn
cuối kú


Từ đó, xác định phần chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đà bán trong kỳ theo
công thức sau:
CPBH phân bổ
Cho hàng đÃ
=
Bán trong kỳ

CPBH phân
CPBH phân
bổ cho hàng + CPBH phát sinh + bổ cho hàng
cònlại đầu kỳ
sinh trong kỳ
còn lại cuối kỳ

13


chơng II
Thực trạng kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp tại công ty Xuất nhập khẩu cung ứng vật
t thiết bị đờng sắt virasimex
I- Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạtđộng kinh
doanh của công ty Virasimex có ảnh hởng đến kế toán chi phí
bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

1. Vài nét khái quát về Công ty Virasimex:
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:
Sau khi hoà bình đợc lập lại ở Miền Bắc (20/7/1945) Đảng và Nhà nớc
chủ trơng khôi phục lại kinh tế, trong đó có việc khôi phục lại hoạt động của các
tuyến Đờng sắt. Bộ phận quản lý ngành Đờng sắt đợc hình thành trong đó có
một bộ phận chuyên lo vật t Đờng sắt. Do yêu cầu nhiệm vụ ngày 6/4/1955
Thủ tớng chính phủ Phạm Văn Đồng ký quyết định QĐ505/TTG thành lập
Tổng cục Đờng sắt. Tổng cục Đờng sắt bao gồm 13 cục, phòng, ban, ty trong
đó có cục vật liệu. Đó là tiền thân của hệ vận tải Đờng sắt ngày nay.
Sau một thời gian Cục vật liệu Đờng sắt đợc gọi là phòng vật t Đờng sắt,
hoạt động liên tục từ năm 1955 đến đầu năm 1956 đổi thành Cục vận tải Đờng
sắt. Lúc đầu đóng tại trụ sở 53 Hàng Buồm, sau đó chuyển về 21D Hàng Bài.
Khi giặc Mỹ đánh phá Miền Bắc, Cục sơ tán về thôn Chi Đông, xà Quang Minh,
Đông Anh, Hà Nội. Đến năm 1970 chuyển về 132 Nam Bộ, hiện nay là đờng
Lê Duẩn, Hà Nội.
Đầu năm 1983, Tổng cục Đờng sắt có quyết định giải thể Cục vận tải,
thành lập Công ty cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt. Đến năm 1985, Tổng cục
Đờng sắt có quyết định giải thể Công ty cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt, thành
lập Ban vật t thiết bị Đờng sắt. Trong thêi kú nµy cã 3 XÝ nghiƯp cung øng vật t
trực thuộc Tổng cục Đờng sắt: Xí nghiệp cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt I Đông Anh, Xí nghiệp cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt II - Đà Nẵng, Xí nghiệp
cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt III - Sài Gòn.
Tháng 7/1988, Tổng cục Đờng sắt quyết định giải thể Ban vật t thiết bị
Đờng sắt và Xí nghiệp cung ứng thiết bị Đờng sắt I Đông Anh, thành lập lại
Công ty cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt (Quản lý trực tiếp cả 2 Xí nghiệp cung
ứng vật t thiết bị Đờng sắt Đà Nẵng và Sài Gòn). Tháng 4 năm 1989 chun
giao 2 XÝ nghiƯp cung øng vËt t thiÕt bÞ Đờng sắt Đà Nẵng và Sài Gòn trực
thuộc Xí nghiệp Liên hiệp vật t Đờng sắt khu vực I và II.
Nhận thức đợc yêu cầu phục vụ ngành trong thời kỳ đổi mới từ tháng 9
năm 1989 Công ty cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt đợc Nhà nớc, Bộ giao thông

vận tải và ngành Đờng sắt cho phép trực tiếp làm công tác kinh doanh xuất nhập khẩu. Từ đó mang tên Công ty xuất - nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t Đờng sắt (VIRASIMEX).
Ngày nay C«ng ty xuÊt - nhËp khÈu cung øng vËt t thiết bị Đờng sắt có 6
xí nghiệp và 5 chi nhánh trực thuộc trải trên địa bàn Đờng sắt cả nớc với tên
giao dịch quốc tế là: "Vietnam railway import- export and supply
material equipment" viết tắt là VIRASIMEX, trực thuộc Liên hiệp Đờng sắt
Việt Nam, đợc thành lập theo quyết định 1590/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ GTVT
ngày 11/8/1993, giấy kinh doanh số 108769, giÊy phÐp kinh doanh XNK sè
1031053/GP cã trô së chính tại 132 Lê Duẩn quận Hai Bà- thành phố Hµ Néi
14


có 2 nhiệm vụ chính là sản xuất, cung ứng vật t thiết bị chuyên dùng cho ngành
và làm nhiệm vụ xuất nhập khẩu.
Công ty VIRASIMEX là một doanh nghiệp Nhà nớc, thực hiện chế độ
hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có t cách pháp nhân đầy đủ, có tài
khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Công Thơng và Ngân hàng
Vietcombank, đợc sử dụng con dấu do Nhà nớc qui định. Hình thức sở hữu vốn
chủ yếu phần lớn thuộc vốn kinh doanh của Nhà nớc, một phần do quá trình
hoạt động, Công ty đà bảo toàn và tăng cờng vốn do tiết kiệm trong chi tiêu. Sử
dụng hợp lý và có hiệu quả nguồn vốn tự có và khai thác vốn từ nhiều nguồn
khác nhau.
Công ty đà bắt kịp với những phơng thức kinh doanh cho phù hợp với
điều kiện thị trờng, công tác nghiên cứu thị trờng đặc biệt đợc coi trọng. Công
ty đà duy trì và đẩy mạnh quan hệ buôn bán với các thị tr ờng truyền thống nh
Tiệp, Bỉ, ấn Độ, Trung Quốc,Với phơng châm đờng lối ngoại giao kiên trì,
mềm dẻo, tận dụng mọi thời cơ, cố tìm các đối tác làm ăn mới, khai thác triệt
để thị trờng trong và ngoài nớc Công ty đà đứng vững và ngày càng phát triển.
Thể hiện qua kết quả sau:
- Tổng giá trị tài sản cố định : 11.538.685.501 VNĐ
- Vốn lu động thực tế

: 18.430.425.848 VNĐ
- Vốn cố định
: 153.505.713.521 VNĐ
- Doanh thu
+ Năm 1999 là 93.872.865.000 VNĐ, lợi nhuận là 682.330.094 VNĐ
+ Năm 2000 là 97.755.846.000 VNĐ, lợi nhuận là 805.549.394 VNĐ
- Tổng số nhân viên
: 855 nguời
+ Nhân viên quản lý
: 144 ngời
1.2 - Chức năng và nhiêm vụ của Công ty.
a - Chức năng:
Công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất - nhập khẩu, chức năng
đó đợc thể hiện qua các nội dung sau:
Mặt hàng do Công ty tổ chức kinh doanh xuất - nhập khẩu rất đa dạng, nhiều
chủng loại, có các nhóm kinh doanh chính nh nhóm phụ tùng đầu máy Bỉ,
Tiệp, nhóm các loại vật t, thiết bị Trung Quốc, ấn Độ, Nhật, Đức,Mỗi nhóm
từ hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng, thiết bị phục vụ cho việc xây
dựng, sửa chữa, tu bổ Đờng sắt. Công ty cung cấp các mặt hàng trên cho các
đơn vị về ngành Đờng sắt trong toàn quốc nh xí nghiệp đầu máy Hà Nội, xí
nghiệp liên hiệp III, Công ty du lịch vận tải Đờng sắt,Công ty nhập theo hình
thức trực tiếp hoặc qua uỷ thác.
-Trực tiếp nhập khẩu các mặt hàng:
+ Phụ tùng đầu máy Bỉ
+ Thép hợp kim
+ Đầu máy
- Trực tiếp xuất bán các mặt hàng:
+ Phụ tùng Bỉ
+ Phụ tùng Tiệp
+ Máy móc

b - Nhiệm vụ:
Với chức năng chính là kinh doanh xuất - nhập khẩu, thơng mại và dịch
vụ, Liên doanh đầu t trong nớc và ngoài nớc, tổ chức sản xuất và gia công, tổ
15


chức cung ứng các loại vật t thiết bị phụ tùng Đờng sắt, sản xuất tà vẹt và sản
phẩm gỗ phục vụ ngành Đờng sắt.
Để thực hiện đợc các nhiệm vụ trên, Công ty có quyền ký kết các hợp
đồng xuất nhập khẩu với các bạn trong nớc và nớc ngoài về liên doanh, hợp tác
đầu t về nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh
doanh, đợc vay vốn tại các Ngân hàng. Công ty đợc giao và quản lý sử dụng có
hiệu quả các nguồn vốn, tài sản, nguồn lực. Để sử dụng có hiệu quả khi đà ký
kết các hợp đồng kinh tế cần cố gắng hết sức để thực hiện hợp đồng từ đó mới
đảm bảo duy trì, mở rộng mối quan hệ với khách hàng, gây hiệu quả uy tín với
khách hàng trong và ngoài nớc. Bên cạnh đó công ty không ngừng cải thiện đời
sống vật chất, điều kiện lao động, bồi dỡng và nâng cao trình độ chuyên môn
của ngời lao động để khuyến khích ngời lao động tăng cao năng suất.
Nội dung hoạt động của Công ty bao gåm:
- XuÊt - nhËp khÈu vËt t thiÕt bÞ phụ tùng phục vụ cho sản xuất công
nghiệp, xây dựng công trình và vận tải của ngành Đờng sắt.
- Sản xuất và gia công, tổ chức cung ứng các loại vật t, thiết bị, phụ tùng
Đờng sắt, sản xuất tà vẹt và sản phẩm gỗ phục vụ ngành Đờng sắt.
- Tạm nhập, tái xuất và chuyển khẩu hàng hoá, kinh doanh hàng tiêu
dùng và thực phẩm phục vụ hành khách.
- Bán buôn và bán lẻ các mặt hàng thuộc phạm vi công ty kinh doanh và
gia công lắp ráp.
2- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công
ty VIRASIMEX.
2.1-Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:

Công ty bao gồm các phòng nghiệp vụ và các đơn vị sản xuất kinh doanh:
- Xí nghiệp vật t Đờng sắt Đông Anh.
- Xí nghiệp vật t Đờng sắt Hà Nội.
- Xí nghiệp cơ khí Đờng sắt Đông Anh.
- Xí nghiệp vật t Đờng sắt Vĩnh Phú.
- Xí nghiệp vật t Đờng sắt Thanh Hoá.
- Xí nghiệp vật t Đờng sắt Vinh.
Và các chi nhánh: Hải Phòng, Lạng Sơn, Lào Cai, TP. Hồ Chí Minh, các
Trung tâm (Xuất khẩu lao động và dịch vụ du lịch).
Các đơn vị thành viên thực hiện chế độ kế toán phụ thuộc Công ty, kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh đợc kế toán chung toàn Công ty
Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty:
Công ty
XNVTĐS Đông Anh
XNCKĐS Đông Anh
XNVTĐS Thanh Hoá
Trung tâm Xuất khẩu

XNVTĐS Hà Nội
XNVTĐS Vĩnh Phú
XNVTĐS Vinh
Chi nhánhLC, HP, LS,
TP. HCM
2.2 - Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty.
Với 855 nhân viên, cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty phân thành các
phòng ban quản lý và phòng ban nghiệp vụ kinh doanh. Giám đốc phụ trách
chung còn trởng các phòng ban chịu trách nhiệm điều hành từng phòng ban của
mình. Ngoài ra các bộ phận theo chức năng và theo lĩnh vực hoạt động còn có
16

sự chỉ đạo đan chéo nhau.
Ngoài ra Công ty còn cã 6 xÝ nghiƯp, 5 chi nh¸nh trùc thc trong cả nớc.
Mô hình cơ cấu bộ máy quản lý của công ty.
Công ty thực hiện chế độ quản lý doanh nghiệp nhà nớc theo các Điều lệ và
Nghị định do Nhà nớc ban hành, trong đó tuân thủ những nguyên tắc cơ bản là:
Đảng lÃnh đạo, thủ trởng phụ trách, công nhân viên chức làm chủ tập thể thông
qua tổ chức công đoàn và đại hội công nhân viên chức.
Công tác quản lý nghiệp vụ chuyên môn của công ty .
* Chức năng các phòng ban, bộ phận nghiệp vụ chuyên môn
- Tham mu và t vấn cho Giám đốc về quá trình thực hiện nhiệm vụ và kết
quả công tác quản lý nghiệp vụ chuyên môn.
- Trực tiếp làm nhiệm vụ chuyên môn và tổ chức quản lý nghiệp vụ đợc
giao.
- Chỉ đạo, hớng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ đối với các đơn vị thành viên,
tổ chức phối hợp công tác nghiệp vụ trong nội bộ doanh nghiệp. Quan hệ với
các cơ quan chuyên ngành cấp trên, các đối tợng ngoài doanh nghiệp và các cơ
quan nhà nớc có liên quan.
* Nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận nghiệp vụ:
- Lập dự án kế hoạch năm, quý, tháng về công tác nghiệp vụ chuyên
môn đợc giao trình giám đốc hoặc cấp trên phê duyệt.
- Tiến hành thực thi công tác nghiệp vụ cụ thể theo chức năng nhiệm vụ
đợc giao. Tổ chức theo dõi quá trình thực hiện và xác định hiệu quả sản xuất
kinh doanh của cơ sở và toàn Công ty thuộc phần việc hoặc thuộc bộ phận
mình quản lý.
- Nghiên cứu và thực hiện chế độ chính sách, luật lệ của Nhà nớc, các quy
định của cấp trên, các địa phơng. Tổ chức và bồi dỡng nghiệp vụ cho cán bộ
công nhân viên trong phòng hoặc bộ phận và cơ sở.
- Thực hiện đúng các quy định về thủ tục hành chính lu tài liƯu nghiƯp vơ.
Gi÷ bÝ mËt vỊ kinh tÕ kü tht, công nghệ và quản lý sản xuất của lâm nghiệp.

Cung cấp hồ sơ tài liệu nghiệp vụ cho các cơ quan khác phải đợc Giám đốc
Công ty cho phép.
II-Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế
toán tại công ty VIRASIMEX.
1- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty VIRASIMEX tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quy
mô tơng đối lớn, địa bàn hoạt động rộng khắp trên phạm vi cả nớc. Để đáp ứng
yêu cầu quản lý, điều hành có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty
đà tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa phân tán, vừa tập trung. Đây là
hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty vì các đơn vị
phụ thuộc nằm cách xa Công ty, phơng tiện đi lại, liên lạc còn hạn chế, áp dụng
hình thức này đảm bảo công tác kế toán đợc đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế
nội bộ. Theo hình thức này, kế toán Công ty thực hiện việc hớng dẫn kiểm tra
công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận, tổng hợp các tài liệu, số liệu
do các đơn vị phụ thuộc gửi đến, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở văn
phòng Công ty để tổng hợp, lập báo cáo tài chính doanh nghiệp. ở các đơn vị
phụ thuộc nh chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, chi nhánh Hải phòng, Lào
cai, Lạng sơn trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty. Hạch
toán theo chế độ kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tại
Ngân hàng. Bộ máy quản lý của các Xí nghiệp, chi nhánh đặt dới sự chỉ đạo của
Ban giám đốc.
Các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty gồm 6 Xí nghiệp
và có những phòng kế toán riêng đợc quyền hạch toán đầy đủ và cuối mỗi quý
nộp các báo cáo kết quả để Công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo
17


cáo toàn Công ty. Xuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu mà bộ máy kế toán
của Công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Phòng kế toán của công ty có 7 ngời đợc chia thành các bộ phận và có nhiệm

vụ nh sau:
- Kế toán trởng kiêm trởng phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ tổ
chức, điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty, làm tham mu cho Giám
đốc về hoạt động tài chính, thu, chi tiền mặt, kế hoạch tìm nguồn tài trợ, vay
vốn Ngân hàng của toàn bộ Công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn
Công ty, nghiên cứu vận dụng các chế độ chính sách về Tài chính, Kế toán của
Nhà nớc vào điều kiện cụ thể của Công ty, xét thấy báo cáo kế toán của các dơn
vị cơ sở và toàn công ty trớc khi gửi lên cơ quan chủ quản tài chính Ngân
hàng Đồng thời tham mu cho Giám đốc Công ty bố trí sắp xếp nhân sự cuả
phòng Tài chính Kế toán.
- Phó phòng Kế toán: Có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu số phát sinh của
tất cả các tài khoản đồng thời phụ trách các tài khoản 156, 511, 911. Cuối
tháng, cuối quý lập các báo cáo kế toán. Đồng thời cùng với kế toán trởng làm
nhiệm vụ phân tích các hoạt động kinh tế, hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty từ đó có ý kiến đề xuất và giải pháp hoàn thiện.
- Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính có nhiệm vụ vào sổ các tài khoản
mở trên văn phòng Công ty, chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ
Kế toán phát sinh và tông rhợp số liệu của toàn Công ty. Cụ thể là việc nhập
chứng từ, kiểm soát các chứng từ, trên cơ sở đó, lập các báo cáo kế toán và
phát hành kế toán phát sinh trên Công ty, thu nhận, kiểm tra, xét duyệt các
báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu để báo
cáo kế toán chung của Công ty.
- Bộ phận kế toán quỹ và các nghiệp vụ khác: Có nhiệm vụ hạch toán
tiền mặt và ghi vào sổ chi tiết chi phí ( đối với những khoản chi liên quan đến
chi phí, đối chiếu công nợ, đôn đốc thanh toán nợ phải thu và nợ phải trả trong
và ngoài nớc).
- Bộ phận kế toán tiền gửi và công nợ nớc ngoài: Cã nhiƯm vơ lËp phiÕu
thu, chi tiỊn mỈt, theo dâi các khoản thu chi từ tiền gửi Ngân hàng, hạch toán
tổng hợp và chi tiết tiền gửi, tiền vay, tính toán lÃi tiền vay, tiền gửi, làm các thủ
tục vay Ngân hàng và thanh toán qua Ngân hàng.

- Bộ phận thanh toán nội bộ: Do một ngời phụ trách kiêm thủ quỹ, có
nhiệm vụ theo dõi các khản phải thu, phải trả, tạm ứng và thanh toán tạm ứng,
thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách đồng thời kiêm kế toán tài sản cố
định và nguồn vốn các quỹ Xí nghiệp.
- Bộ phận kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí trong Công ty cả chi phí bán hàng và chi
phí quản lý doanh nghiệp, đồng thời hạch toán toàn bộ các Xí nghiệp có liên
quan đến việc thanh toán tiền lơng và bảo hiểm xà hội.
Các bộ phận kế toán có mối quan hệ chặt chÏ víi nhau. Sè liƯu ë bé
phËn nµy sai sÏ dẫn đến số liệu ở bộ phận khác sai, có thể nói mối quan hệ ở
đây là đối ứng và nhân quả. Các bộ phận phải cùng thực hiện nhiệm vụ của
mình đồng thời đúng yêu cầu để cung cấp sè liƯu cho nhau, ®èi chiÕu sè liƯu,
cung cÊp cho bộ phận kế toán tổng hợp để tính kết quả hoạt động kinh doanh
của toàn Công ty.
Với các bộ phận kế toán ở các đơn vị cơ sở, phòng kế toán của Công ty
có quan hệ chỉ đạo, hớng dẫn và kiểm tra công tác kế toán, đảm bảo công tác
kế toán thực hiện đúng chế độ của nhà nớc thống nhất trong toàn Công ty.

18


2- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty.
Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống
hoá và tổng hỵp sè liƯu tõ chøng tõ gèc kÌm theo mét trình tự và phơng pháp
ghi chép nhất định. Nh vậy hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ
thống sổ kế toán.
Trong những năm trở về trớc Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng
từ. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các
nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo vế có của các tài khoản.
Hiện nay khi quy mô nền sản xuất xà hội ngày càng phát triển thì yêu cầu

quản lý đối với nền sản xuất xà hội ngày càng cao, yêu cầu cung cấp thông tin
càng nhanh và khi máy vi tính đợc sử dụng rộng rÃi trong công tác kế toán của
doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải thay đổi hình thức kế toán cho phù hợp.
Chính vì vậy công ty đà thay đổi hình thức kế toán nhật ký chứng từ bằng hình
thức Nhật ký chung nhng có nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện sản
xuất kinh doanh của Công ty và phù hợp với chơng trình kế toán trên máy vi
tính của Công ty. Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả
các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ nhật ký mà
trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và hạch toán
nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng
nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức sổ Nhật ký chung bao gồm các loại sổ:
- Sổ Nhật ký chung.
- Sổ cái tài khoản 641, 642.
- Các sổ thẻ kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp .
Kế toán chi phí bán hàng tại công ty VIRASIMEX.
1- Tài khoản sử dụng.
Để theo dõi và tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kế toán Công
ty sử dụng tài khoản 641- chi phí bán hàng.
Kết cấu của tài khoản này nh đà trình bày ở phần I
Để tập hợp chi phí theo từng yếu tố Công ty đà sử dụng 6 tài khoản cấp
2 của TK 641 nh sau:
- Tài khoản 6412- Chi phí vật liệu bao bì. Gồm các khoản chi phí về vật
liệu bao bì đóng gói, bao bì rách vỡ đóng lại,
- Tài khoản 6413- Chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng. Tài khoản này
phản ánh các công cụ, dụng cụ xuất dùng cho khâu bán hàng nh: Công cụ lao
động, trang thiết bị văn phòng, hoá đơn biểu mẫu chứng từ,
- Tài khoản 6414- Chi phí khấu hao tài sản cố định. Phản ánh giá trị hao
mòn của tài sản cố định phục vụ cho công tác bán hàng.
- Tài khoản 6415- Chi phí vận chuyển, bốc xếp. Phản ánh các chi phí bỏ

ra để vận chuyển, bốc xếp hàng hoá trong quá trình bán hàng.
- Tài khoản 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài. Gồm các chi phí nh trả
hoa hồng đại lý, hoa hồng cho các đơn vị làm công tác môi giới cho công ty, chi
phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định
- Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác. Tài khoản này phản ánh toàn
bộ các chi phí khác phục vụ cho công tác bán hàng ngoài các chi phí kể trên
nh chi phí tiếp khách, hội nghị, tặng phẩm quà tặng, công tác phí,
2- Phơng pháp kế toán:

19


Khi phát sinh các chi phí, kế toán phải căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ
hợp lệ của ngời sử dụng chi phí để thanh toán tiền. Đối các bộ phận kinh doanh
khi phát sinh nghiệp vụ nếu khoản chi không lớn thì có thể ứng trớc tiền để
thanh toán, rồi sau đó lấy hoá đơn hoặc giấy biên nhận đà nộp tiền về nộp cho
kế toán thanh toán, kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào đó để viết Phiếu chi thanh
toán khoản phí trên.
Trong trờng hợp khoản chi là tơng đối lớn thì ngời đề nghị đợc chi tiền
phải lập "Giấy đề nghị thanh toán" trong đó nêu rõ số tiền và lý do chi rồi
chuyển cho thủ trởng đơn vị (Giám đốc) duyệt. Sau khi đợc duyệt, giấy này đợc
đem đến cho kế toán thanh toán để viết Phiếu chi và thủ quỹ sẽ căn cứ vào
Phiếu chi để xuất tiền.
Ví dụ : Ngày 24/02/2001phòng kế toán nhận đợc giấy đề nghị thanh toán
Cộng Hòa XÃ Héi Chđ NghÜa ViƯt Nam
§éc LËp - Tù Do - Hạnh Phúc
-------------------------------------------------Giấy đề nghị thanh toán
Kính gửi ban giám đốc Công ty VIRASIEX phòng tài chính kế toán.
Tên tôi là : Phạm Văn Công nhân viên phòng xuất nhập khẩu công
ty, viết giấy này xin thanh toán với nội dung sau:

Ngày 24/02/2001 tôi có làm việc với đoàn xuất khẩu quặng sắt. Sau khi
làm việc đà tổ chức bữa liên hoan gặp mặt chi hết số tiền 1.570.000đ ( một
triệu năm trăm bảy mơi nghìn đồng)
Kính đề nghị ban lÃnh đạo duyệt chi.
Hà Nội, ngày 24/02/2001.
LÃnh đạo duyệt
Ngời đề nghị
( ký, họ tên)
( ký, họ tên)
Sau khi nhận đợc giấy đề nghị thanh toán đà đợc giám đốc ký duyệt, kế
toán công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và toán viết Phiếu chi.

20