Logistics Bài tiểu luận quản trị hệ thống thông tin trong logistics
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.49 MB, 38 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING
--------- ---------
ĐỀ TÀI: TRÌNH BÀY QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
THƠNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISSTICS
GVHD THS. : NGUYỄN THỊ DƢỢC
NHÓM : 7
LỚP
TP.HCM, Tháng 11/2017
: LT22FT001
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 7
1. VƢƠNG THỊ DUYÊN
2. BÙI VĂN NHI
3. NGUYỄN THỊ DIỆU MY
4. PHẠM XUÂN HƢNG
5. ĐINH QUỐC HUY
6. TRẦN THỊ KIM CHUNG
7. NGUYỄN THANH PHONG
8. NGUYỄN THỊ MỸ XUYÊN
Nhóm 7
2
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
PHỤ LỤC
I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS. ......................... 4
II. HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS TÍCH HỢP (ILIS) ................................................................................... 7
1. Chất lƣợng thơng tin. ................................................................................................................................................ 7
2. Hệ thống thơng tin logistics tích hợp. ....................................................................................................................... 9
3. Phân loại quản trị hệ thống thông tin. ................................................................................................................... 10
3.1. Hệ thống tự động hóa văn phịng (OAS - Office Automation System). ....................................................... 10
3.2. Hệ thống truyền thông (Communication Systems). ....................................................................................... 12
3.3. Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transaction Processing Systems). ............................................................. 14
3.4. Hệ thống Hỗ trợ Quyết định ............................................................................................................................ 16
3.5. Hệ thống thông tin quản lý (MIS-Management Information systems) và Hệ thống thông tin điều hành
(EIS - Executive information systems)................................................................................................................... 18
3.6. Hệ thống doanh nghiệp (ES - Enterprise Systems). ....................................................................................... 21
III.TÁC ĐỘNG CỦA INTERNET ĐẾN HOẠT ĐỘNG LOGISTICS. ...................................................................... 24
1. Online retailing – Bán hàng trực tuyến. ................................................................................................................ 25
2. Cloud Computing – Điện toán đám mây. .............................................................................................................. 26
3. Electronic Procurement – Đấu thầu điện tử.......................................................................................................... 27
IV. THÁCH THỨC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ......................................................................................................... 28
V. THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ. ........................................................................................................................................ 30
1. Giới thiệu. ................................................................................................................................................................. 30
2. Phân loại thƣơng mại điện tử. ................................................................................................................................ 31
2.1. Thƣơng mại điện tử B2B (Business – To – Business). ................................................................................... 31
2.2. Thƣơng mại điện tử B2C. ................................................................................................................................ 32
2.3. Thƣơng mại điện tử B2G (Business – To – Government). ............................................................................ 32
2.4. Thƣơng mại điện tử G2G (Government – To – Government) ...................................................................... 33
2.5. Thƣơng mại điện tử C2C (Consummer – To – Consummer). ...................................................................... 33
3. Các cấp độ thƣơng mại điện tử............................................................................................................................... 34
VI. ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ZETTA TRONG QUẢN LÝ TẬP ĐOÀN MISUMI. ................................................. 34
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................................................................. 38
Nhóm 7
3
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG
LOGISTICS.
Theo luật Giao dịch điện tử của nước Cộng Hịa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam được
quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 8 thơng qua ngày 29/11/2005, thì:
- Hệ thống thông tin là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện
các xử lý khác đối với thông điệp dữ liệu.
- Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng
phương tiện điện tử.
- Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật
số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự.
- Hệ thống thông tin logistics bao gồm:
- Thông tin trong nội bộ từng tổ chức thuộc hệ thống logistics: doanh nghiệp logistics; các
nhà cung cấp; các khách hàng/ người mua hàng...
- Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp: logistics, kỹ thuật, kế
tốn – tài chính, tổ chức – nhân sự, marketing, sản xuất, kinh doanh,...
- Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: dịch vụ khách hàng, kho hàng, bến
bãi, vận tải,…
- Và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên.
Bản chất của hệ thống thông tin trong logistics là chuyển đổi các dữ liệu chính xác thành
thơng tin hữu ích cho việc hoạt động của bộ phận, doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp
với nhau để có thể kiểm sốt và quản lý hệ thống thơng tin một cách chính xác nhất. Dữ liệu
khơng chính xác và thơng tin kém có thể phá hoại mọi hoạt động logistics.
Ví dụ:
Về việc vận chuyển hàng hóa, chúng ta cần phải có thơng tin về hàng hóa đó. Để vận
chuyển đúng hàng hóa đến đúng địa điểm vào đúng thời điểm theo đúng điều kiện với đúng
các chứng từ. Câu trả lời cho tất cả các câu hỏi của từ “đúng” mà chúng ta cần phải biết.
Người tài xế chở hàng này đến nơi nhận hàng là ở đâu? Ai là người nhận hàng? Hàng tồn
kho của mỗi mặt hàng trong kho là bao nhiêu và số lượng của mỗi mặt hàng sẽ dùng để sản
xuất là bao nhiêu? Hiện tại lô hàng này ở đâu? Thông tin thâm nhập vào hệ thống logistics,
nhưng, cũng giống như những hàng hóa, thơng tin phải đi đến đúng người đúng thời điểm
dưới một hình thức hữu ích. Đơn giản như là thông tin của một kiện mới đến hoặc phức tạp
hơn là đề xuất thiết kế một chuỗi cung ứng mới cho thiết bị nặng (Công nghiệp nặng là
những ngành cơng nghiệp như khai khống, luyện kim, chế tạo, sản xuất... nên tất cả những
thiết bị của các ngành trên đều được coi là thiết bị cơng nghiệp nặng. Cịn cơng nghiệp nhẹ
hay cịn gọi là ngành cơng nghiệp khơng khói như du lịch, dịch vụ...). Bản chất của hệ thống
thông tin trong logistics là chuyển đổi các dữ liệu chính xác thành thơng tin hữu ích. Dữ liệu
không chính xác và thông tin kém phá hoại hoạt động logistics. Dĩ nhiên, ngay cả với dữ liệu
chính xác và thơng tin tốt, thì ai sẽ hành động theo.
Nhóm 7
4
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
Dữ liệu khơng chính xác trong hệ thống hàng tồn kho làm gián đoạn phục vụ khách
hàng, vận chuyển, hoạt động kho bãi, sản xuất, và quản lý hàng tồn kho. Với một công ty
sản phẩm tiêu dùng 12,000 sản phẩm bảo quản kho trị giá 20 triệu usd dựa trên 7500 chủng
loại sản phẩm - sự khác biệt giữa những gì hệ thống hàng tồn khó báo và những gì thực sự
có trong kho – trong hàng tồn kho hàng năm. Gía trị của hàng tồn kho đã giảm xuống chỉ
40,000 USD, do đó những sản phẩm có giá trị cao giảm xuống cân bằng với sản phẩm có giá
trị thấp. Trong khi điều này làm giảm thiểu sự sai sót kế tốn. Nó làm tăng gián đoạn hoạt
động. Một khách hàng gọi tới đặt hàng thông tin từ hệ thống máy tính sẽ báo với khách hàng
về tình trang tồn kho của hàng hóa đó. Thơng tin hiển thị trên màn hình máy tính chỉ có 38%
là thơng tin chính xác. Vì vậy mà dịch vụ khách hàng khơng biết liệu những hàng hóa có
trong kho có như được hiển thị hay khơng. Khách hàng có thể đặt mua hàng mà nó khơng có
trong kho. Điều này có nghĩa là phải gọi đến khách hàng giải thích, xúc tiến sản xuất đơn
hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thay đổi lịch trình vận chuyển để đẩy nhanh đơn
hàng cho khách hàng. Khách hàng có thể đặt hàng những hàng hóa có trong kho nhưng
thơng tin cho thấy là chúng khơng có. Bán hàng bị mất và khách hàng lại không được phục
vụ. Công ty sẽ tự hỏi về lượng khách hàng cũng như kinh doanh bán hàng bị sụt giảm nhanh
chóng. Doanh thu từ 80 triệu USD giảm xuống còn 9 triệu USD và từ 900 nhân viên giảm
xuống còn 85 nhân viên. Vấn đề chính ở đây là dữ liệu khơng chính xác và quản lý hệ thống
thơng tin kém.
Như vậy để có thể kiểm soát cũng như vận hành một cách hiệu quả để đảm bảo được hệ
thống thông tin trong Logistics phải chính xác là sự cần thiết khơng thể thiếu. Đặc biệt đối
với việc doanh nghiệp phải cạnh tranh vô cùng khốc liệt trong nền kinh tế mở hiện nay thì
việc làm sao để có thể quản lý và kiểm sốt được hệ thống thông tin của từng bộ phận, từng
soanh nghiệp hay rộng hơn là trong môi trường hoạt động logistics là yếu tố tất yếu.
Sử dụng EDI trong doanh nghiệp.
EDI là hình thức thương mại điện tử đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của hệ thống thơng tin sẽ được nhìn nhận rõ ràng khi áp dụng hệ thống
trao đổi dữ liệu dưới dạng có cấu trúc (stuctured form – có cấu trúc nghĩa là các thông tin
trao đổi được với các đối tác được thỏa thuận với nhau tuân thủ thep một khuôn dạng nào
đó) từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác, giữa các công ty hoặc đơn vị đã thỏa
thuận bn bán với nhau, tự động hóa hồn tồn khơng cần có sự can thiệp của con người.
Theo ủy ban liên hợp quốc về luật thương mại quốc tế (UNCITRAL), việc trao đổi điện
tử - EDI được định nghĩa như sau:
“Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc chuyển giao thơng tin từ máy tính điện tử này
sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được
thỏa thuận để cấu trúc thông tin”.
Các dữ liệu giao dịch trong EDI bao gồm các thông tin được chứa đựng trong các hóa
đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáo nhận hàng sẽ được xử lý trực tiếp
từ máy tính của các cơng ty phát hành đến công ty tiếp nhận. Rút ngắn đáng kể khoảng thời
Nhóm 7
5
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh tốn kết thúc, bằng cách gửi đi những thơng
tin cần thiết và tránh được sự trùng lắp, sai sót trong cả quá trình giao dịch. Các tiêu chuẩn
EDI đang được phổ biển và ứng dụng trong doanh nghiệp như các tiêu chuẩn của liên hợp
quốc hoặc tiêu chuẩn quốc tế: ANSI ASC X12, EDIFACT (hay UN/EDIFACT), XML,
TXT,...Trong đó, chuẩn ANSI ASC X12 được sử dụng phổ biến ở Mỹ và chuẩn EDIFACT
(UN/EDIFACT) được sử dụng phổ biến ở châu Âu và châu Á.
Để ứng dụng quy trình EDI thì giữa các doanh nghiệp đối tác với nhau, những bên tham
gia cần phải tích hợp hệ thống EDI .Các bên đối tác tham gia sẽ gửi và nhận dữ liệu điện tử
dưới dạng chuẩn EDI. Và hiện nay thông thường sử dụng dạng chuẩn là UN/EDIFACT.
Nguyên lý hoạt động của EDI:
Bước 1: Bên gửi chuẩn bị tài liệu điện tử để gửi đi: Những dữ liệu điện tử của bên gửi sẽ
được mã hóa dưới dạng chuẩn EDI dựa vào hệ thống phần mềm của họ trước khi gửi đi để
đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu khi truyền tải.
Bước 2: Dịch dữ liệu để truyền tải: Từ bộ chuyển đổi của EDI, phong bì EDI cho dữ liệu
modern cần truyền tải để chuẩn bị truyền dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử.
Bước 3: Truyền tải dữ liệu:
Cách 1: Truyền EDI thông qua môi trường mạng Internet cơng cộng. Phương pháp
này có ưu điểm là tốn ít chi phí, nhưng độ an tồn bảo mật khơng cao. Dữ liệu có thể
dễ dàng bị thay đổi trên đường truyền tới đối tác.
Cách 2: Truyền EDI thông qua mạng giá trị gia tăng – mạng VAN riêng. Nghĩa là sẽ
có những cơng ty đứng ra lập các đường dây mạng để kết nối các đối tác với nhau.
Phương pháp này có nhược điểm là rất đắt nhưng ưu điểm là độ bảo mật được thực
hiện một cách tuyệt đối. Tài liệu không thể bị thay đổi do truyền trong một đường dây
riêng.
Bước 4: Dịch dữ liệu truyền tới: Tại đây với hệ thống phần mềm của mình, phía bên
nhận dữ liệu điện tử truyền tới sẽ tiến hành dịch các dữ liệu mà phía bên gửi gửi tới thông
qua bộ hệ thống phần mềm của họ dựa theo các chuẩn EDI đã được quy định.
Bước 5: Xử lý dữ liệu điện tử nhận được: Dữ liệu sau khi được dịch sẽ được chuyển đến
hệ thống điện tử để xử lý.
Khi giao dịch được thực hiện bằng EDI, hệ thống máy tính sẽ hoạt động sẽ hoạt động
như một kho dự trữ các dữ liệu cần thiết đễ hỗ trợ các giao dịch đó. Khi được sử dụng, EDI
rút thông tin từ những ứng dụng của công ty và truyền tải các chứng từ giao dịch phi giấy tờ
dưới dạng máy tính đọc được qua đường dây điện thoại hoặc các thiết bị viễn thông khác: ở
đầu nhận, dữ liệu có thể nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, được tự động xử
lý với các ứng dụng nội bộ tại nơi nhận. Toàn bộ q trình này diễn ra trong vài phút mà
khơng cần phải gõ lại thông tin và tránh cho các bên những phiền toái về giấy tờ đi kèm với
việc xử lý văn bản bằng tay. Lúc này mạng EDI (thay cho bưu chính) kết nối hai cơng ty.
Hơn nữa việc tạo, gửi và nhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự động hóa và
tích hợp với những ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ cơng ty.
Nhóm 7
6
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
Những lợi ích thấy rõ khi sử dụng EDI:
Giảm được khoảng 60%-70% thời gian để lập, lưu trữ hồ sơ, lưu chuyển một cách
hiệu quả đến địa chỉ cần thiết, các cơng việc có liên quan trong nội bộ hoặc liên cơng
ty.
Giảm được 80% chi phí chuyển đơn đặt hàng với giải quyết các cơng việc có liên
quan.
Giúp kiểm sốt được chi phí, tăng tính hiệu quả và cải thiện trình độ phục vụ khách
hàng.
Dịch vụ khách hàng tốt hơn, nâng tầm quan hệ với đối tác đem lại hiệu suất cao hơn,
nâng cao uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp.
Giảm thiểu cơng sức của nhân viên và hạn chế những chậm trễ hay các lỗi thường đi
kèm với việc xử lý chứng từ bằng tay. Tăng độ chính xác. Bằng cách đơn giản hóa và
tinh giảm các quy trình giao dịch.
Giảm lượng hàng dự trữ.
EDI không chỉ giúp nâng cao hiệu quả khâu trung tâm của hệ thống logistics - chu
trình đặt hàng, mà còn giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả ở tất cả các khâu khác
nhau.
II. HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS TÍCH HỢP (ILIS)
Hiệu quả hậu cần đỉnh cao và hiệu quả địi hỏi một hệ thống thơng tin hậu cần tích hợp
cao (ILIS). Nếu khơng có quyền truy cập thơng tin chính xác, hoạt động logistics tổng hợp
sẽ mất hiệu quả và hiệu quả. Hậu cần tích hợp sẽ khơng duy trì một lợi thế chiến lược, cạnh
tranh. Ứng dụng ưu tiên của ILIS là tình trạng kiểm kê, truy tìm và xúc tiến, đón và giao
hàng, đặt hàng thuận tiện, chính xác lệnh, cân bằng các cơ hội giao thơng trong và ngồi, và
xử lý đơn đặt hàng.
1. Chất lƣợng thông tin.
Như câu chuyện giới thiệu gợi ý, chất lượng của thông tin chảy qua ILIS là vơ cùng
quan trọng. Câu nói "rác thải ra ngồi" áp dụng cho bất kỳ hệ thống thông tin nào. Ba mối
quan tâm nổi bật về chất lượng thông tin: (1) nhận được thơng tin chính xác, (2) độ chính
xác của thông tin, và (3) truyền thông tin hiệu quả.
Nhận được thơng tin chính xác.
Một vấn đề lớn đối với các nhà quản lý logistics tích hợp đang nhận được thơng tin để
đưa ra quyết định. Có ba lý do chính cho việc này. Thứ nhất, một số nhà quản lý logistics
tích hợp có thể khơng hoặc sẽ khơng xác định thông tin nào họ yêu cầu. Thứ hai, hệ thống
không cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin mà họ yêu cầu. ILIS cung cấp thông tin
thuận tiện nhất, thông tin mà một người khác tin rằng phù hợp cho logistics tổng hợp hoặc
thơng tin có cấu trúc cho một số mục đích phi hậu cần. Trong bất kỳ trường hợp nào, thơng
tin sẵn có thường khơng phù hợp với nhu cầu của nhà quản lý hậu cần tích hợp. Thứ ba,
Nhóm 7
7
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
thông tin đúng là xung quanh, nhưng không thể tiếp cận với hậu cần. Nó được chơn trong hệ
thống thơng tin của các khu chức năng khác và khó tìm thấy.
Độ chính xác của thơng tin.
Thơng tin phải chính xác. Nếu khơng có dữ liệu chính xác thì người quản lý hậu cần tích
hợp khơng thể đưa ra những quyết định đúng đắn. Dữ liệu kế tốn truyền thống ít khi phù
hợp với các quyết định hậu cần. Chi phí được phân bổ cho tiếp thị, tài chính và kế tốn và
sản xuất, vì vậy phần lớn chi phí hậu cần được tích hợp trong các chức năng khác. Nếu
logistics tích hợp được coi là một chức năng, thì vấn đề này khơng nghiêm trọng. Kế tốn
chi phí hoạt động (ABC) cung cấp thơng tin chi phí chính xác hơn cho logistics, nhưng chưa
được sử dụng rộng rãi. ABC theo dõi chi phí trực tiếp cho một hoạt động hoặc sự kiện.
Một số thực tiễn thiết lập hệ thống cho sự khơng chính xác. Vấn đề gặp phải trong cơng
ty được trích dẫn trong phần giới thiệu liên quan đến việc sử dụng số phát minh hàng năm.
Ngay cả vào ngày đếm hàng tồn kho và hồ sơ được cập nhật, hồ sơ cho hơn 500 SKUs vẫn
khơng chính xác. Dữ liệu hàng tồn kho hàng năm thường bao gồm việc đóng cửa nhà máy
và sử dụng những trợ giúp tạm thời: nhân viên văn thư, những người không phải là hậu cần
và những người khơng có kinh nghiệm để nhanh chóng hồn thành việc đếm. Nhân viên lễ
tân từ trụ sở có thể tính hàng tồn kho ít được đào tạo, không muốn làm công việc và không
quan tâm đến kết quả. Ngay cả khi phát hiện được những sự khơng chính xác, nguồn của
chúng rất khó tìm ra trong một hoặc hai tuần một năm cho phép.
Một cuộc điều tra cho thấy nhiều sự khơng chính xác đến từ sự nhiệt tình của nhân viên
vì đã làm tốt cơng việc trên bến. Những cơng nhân tìm hàng khơng đầy đủ đã trở lại kho
hàng thiếu. Các lô hàng hồn chỉnh sau đó được gửi đến khách hàng, nhưng việc giảm hàng
tồn kho không bao giờ được đưa vào hệ thống máy tính. Vì vậy hồ sơ trở nên khơng chính
xác. Trong suốt một năm, các mặt hàng phổ biến nhất đã phát triển sự khác biệt lớn nhất.
Công ty này đã phải chịu đựng nhiều vấn đề trong hệ thống hậu cần. Cuối cùng họ đã gây ra
gần như phá sản.
Hệ thống tính chu kỳ giúp tăng độ chính xác của dữ liệu và phát hiện ra các nguồn lỗi
trong bản ghi hàng tồn kho. Thay vì đếm hàng tồn kho mỗi sáu tháng hoặc một năm, hàng
tồn kho được tính một cách liên tục, với những mặt hàng quan trọng nhất được đếm thường
xuyên hơn. Bộ đếm chu trình đào tạo theo dõi kiểm kê và điều tra các nguyên nhân của lỗi,
sửa lỗi và báo cáo các nguyên nhân để quản lý liên tục. Các thủ tục như vậy cải thiện đáng
kể độ chính xác của dữ liệu.
Truyền thơng hiệu quả.
Người quản lý hậu cần tích hợp phải truyền thơng tin chính xác để người nhận tin nhắn
có thể giải mã nó một cách chính xác. Hình 15.1 cho thấy q trình truyền thơng cơ bản.
Người gửi phải mã hoá tin nhắn sao cho tin nhắn nhận được tương ứng với tin nhắn đã gửi.
Nó cũng phải được gửi qua mơi trường chính xác. Người gửi phải biết người nhận có thể
nhận thức được gì, người nhận mong muốn nhận thức như thế nào, và người nhận sẽ phản
ứng như thế nào với nhận thức.
Nhóm 7
8
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
Ví dụ: Trị chơi thơng báo ở trường tiểu học bắt đầu với việc giáo viên thì thầm một tin
nhắn ngắn cho một học sinh ở phía sau lớp học. Học sinh đó sau đó sẽ chuyển thơng điệp
cho học sinh tiếp theo cho đến khi thông điệp đã được thì thầm với từng học sinh, từng
người một. Học sinh cuối cùng nghe tin nhắn sẽ thơng báo nó vào phịng. Hiếm khi nó giống
với thơng điệp ban đầu. Bài tập này cho thấy tầm quan trọng của việc lắng nghe, phản hồi,
xác nhận, xe hơi trong việc xây dựng thơng điệp và truyền tải thơng điệp chính xác đến
người khác.
Như đã thấy trong mơ hình, truyền thơng địi hỏi phản hồi từ người nhận. Người đúng đã
nhận đúng thông điệp? Thông tin phản hồi cho biết liệu tin nhắn đã được nhận và giải mã
đúng hay không. Tiếng ồn ảnh hưởng đến nhiều bài viết. Tiếng ồn đề cập đến bất cứ điều gì
làm gián đoạn sự tiếp nhận hoặc hiểu biết của tin nhắn. Tiếng ồn có thể là thể chất, cảm xúc,
hoặc tâm lý. Tiếng ồn thể chất có nghĩa là làm cho tin nhắn khó nghe hoặc nhìn thấy. Tiếng
ồn và cảm xúc tâm lý xảy ra khi người nhận có những thứ khác trong tâm trí của mình.
Tiếng ồn trở nên khó khăn hơn để vượt qua trong logistics tồn cầu.
2. Hệ thống thơng tin logistics tích hợp.
Một ILIS có thể được định nghĩa là:
Sự tham gia của con người, thiết bị và các thủ tục cần thiết để thu thập, phân loại, phân
tích, đánh giá, và sau đó phân phối các thơng tin cần thiết đến các nhà hoạch định chính sách
một cách kịp thời và chính xác để họ có thể đưa ra quyết định hậu cần chất lượng.
Một ILIS thu thập thông tin từ tất cả các nguồn có thể để hỗ trợ quản lý hậu cần tích hợp
trong việc ra quyết định. Nó cũng kết nối với hệ thống thơng tin tiếp thị, tài chính và sản
Nhóm 7
9
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
xuất. Tất cả những thơng tin này sau đó được gửi đến ban quản lý cấp cao để giúp xây dựng
các quyết định mang tính chiến lược.
Hình 15.2 mơ tả ILIS và các tương tác giữa các hệ thống con của nó. ILIS có bốn thành phần
chính: hệ thống xử lý đơn đặt hàng, nghiên cứu và hệ thống thông tin tình báo, hệ thống hỗ
trợ ra quyết định, và các báo cáo và hệ thống đầu ra. Cùng nhau bốn hệ thống con này cần
cung cấp sự tích hợp. Quản lý hậu cần với thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra các
quyết định. Các hệ thống con này giao tiếp với các chức năng quản lý hậu cần tích hợp và
mơi trường quản lý hậu cần tích hợp. Như đã miêu tả trong hình vẽ, trước khi thông tin được
phát triển, cần xác định nhu cầu thông tin. Tương tự như vậy, khi thông tin được tạo ra dựa
trên đánh giá nhu cầu, thì nó sẽ được phân phối cho người quản lý hậu cần tích hợp.
3. Phân loại quản trị hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm
nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp một cơ chế
phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước. Con người được xem xét một phần của hệ
thống tức là hệ thống sẽ khơng làm việc mà khơng có họ. Giáo sư Steven Alter đã xác định
được sáu loại hệ thống thông tin khác nhau áp dụng cho mọi chức năng kinh doanh.
3.1. Hệ thống tự động hóa văn phịng (OAS - Office Automation System).
Ngày nay những văn phòng bừa bộn với hàng đống giấy tờ, tủ to, tủ nhỏ, các loại máy
móc photocopy, in ấn, máy fax, máy, chấm cơng, máy hủy tài liệu, máy sấy tài liệu và cần
ấy con người để gắn với những thứ đó đã dần dần được thay thế bởi hệ thống văn phịng
điện tử.
Nhóm 7
10
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
Cơng nghệ đã cho phép tích hợp tự động hóa những người thừa, giấy tờ thừa, máy móc
thừa vào làm một (all in one). Thậm chí họ cịn để văn phòng trên đám mây (cloud) để đi
đâu cũng làm được việc, làm việc di động thay vì văn phịng truyền thống chỉ ngồi một chỗ
dưới mặt đất (ground).
Hệ thống tự động hóa văn phịng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử
lý, lưu trữ, gửi thơng báo, tin nhắn, tài liệu và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân và
các tổ chức với nhau.
Một loạt các hệ thống tự động hóa văn phịng đã được áp dụng cho các giao dịch kinh
doanh và truyền thông từng được sử dụng thủ công hoặc tại nhiều địa điểm của Tổ chức,
chẳng hạn như chuẩn bị Truyền thông và Lập kế hoạch chiến lược.
Hệ thống cung cấp các cách hiệu quả để xử lý dữ liệu kinh doanh cá nhân và tổ chức, để
thực hiện tính tốn và tạo tài liệu. Bao gồm trong hệ thống văn phịng tiền chế là các gói
phần mềm định dạng từ, bảng tính, trình bày và ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu.
Gói phần mềm tổng quát liên quan nhất cho các nhà logistics là bảng tính. Trong khi
bảng tính ban đầu có vơ số các tính năng cho phép các nhà quản lý để giải quyết một loạt các
vấn đề kinh doanh phức tạp tương đối nhanh chóng và khơng tốn kém.
Thật vậy, các ứng dụng bảng tính trong logistics vào đầu những năm 1990 có xu hướng
phản ánh khả năng hạn chế của gói phần mềm hiện có. Đối với các chủ đề đại diện của mẫu
đại diện, bao gồm các tính tốn về trật tự trật tự kinh tế (EOQ), quy mô kho, phương thức
vận chuyển và quyết định của nhà cung cấp dịch vụ, quy hoạch sản xuất và trung tâm xác
định vị trí trọng lực. Khi chúng tơi trải qua những năm 1990, các tính năng bảng tính được
tăng cường cho phép các tổ chức phân tích các vấn đề mà trước đây vẫn được các chương
trình máy tính thiết kế đặc biệt. Trong tĩnh mạch này, vấn đề cổ điển về giảm thiểu chi phí
vận chuyển sản phẩm từ nhiều nguồn đến nhiều điểm đến, với chi phí vận chuyển tối thiểu có thể được phân tích phần mềm bảng tính.
Hơm nay bảng tính đã phát triển hơn, có thể giải quyết cho các mơ hình tối ưu hóa
logistis cơ bản. Các mơ hình tối ưu hóa mơ hình sử dụng phần mềm bảng tính và các phần
bổ trợ cho logistics, đánh giá và quyết định tương thích với các vấn đề hậu cần quan trọng ở
cấp độ chiến lược, chiến thuật, hoạt động và hợp tác. Ví dụ: ở cấp chiến lược, cơng ty sản
phẩm tiêu dùng toàn cầu P & G sử dụng bảng tính với gói phần mềm "Điều gì là tốt nhất" để
giúp họ đưa ra quyết định về vị trí và quy mơ của nhà máy. Các mơ hình tối ưu hoá hậu cần
khác nhau về nghiên cứu hoạt động truyền thống vì chúng thường tập trung vào việc thực
hiện thực tế thay vì tối ưu hóa cơ bản. Do đó, việc sử dụng bảng tính cung cấp một phương
pháp cho các nhà logistics để tiến hành một loạt các phân tích "nếu-khơng-gì-nếu" để hỗ trợ
việc ra quyết định hậu cần.
Vậy ứng dụng bảng tính là gì? Ví dụ như Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft
Project cũng như Microsoft Visio. Tất cả đều là các ứng dụng bảng tính. Đây là hệ thống tự
động hóa văn phịng.
Nhóm 7
11
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
3.2. Hệ thống truyền thông (Communication Systems).
Hệ thống truyền thông giúp đỡ các bên liên quan khác nhau nhân viên, nhà cung cấp,
khách hàng làm việc cùng nhau bằng cách giao tiếp và chia sẻ thơng tin dưới nhiều hình
thức khác nhau.
Theo quan điểm hậu cần, tầm quan trọng của các hệ thống truyền thông được xác định
rõ ràng và được thực hiện tốt đã được nhấn mạnh bởi các sự kiện trong tháng 11 năm 2001,
đặc biệt là đối với các công ty sử dụng hoặc cung cấp dịch vụ vận tải hàng không. Do việc
ngừng hoạt động của hệ thống hàng không của Hoa Kỳ trong nhiều ngày sau vụ tấn công
khủng bố, nên nhiều máy bay chở hàng đã được chuyển sang xe tải, do đó trì hoãn nhiều lần
giao hàng. Như các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không như Fedex đã làm việc
một cách sốt sắng để thông báo cho khách hàng cập nhật thông tin các lô hàng của họ để dễ
theo dõi, hài lòng khách hàng.
Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic data interchange - EDI) được nhiều chuyên gia coi
như là thước đo cho công nghệ thông tin hậu cần trong những năm 1990. Trái lại, thông tin
liên lạc không dây đã trở thành thước đo trong thập kỷ đầu tiên của thế kỷ 21.
Trao đổi dữ liệu điện tử là sự truyền thơng tin từ máy tính gửi đến máy tính nhận bằng
phương tiện điện tử, trong đó có sử dụng một số định dạng chuẩn nhất định nào đó.
Chuẩn EDI được xây dựng và phát triển năm 1982 và đưa vào sử dụng năm 1985. Một
bộ chuẩn EDI là một khung hướng dẫn cho các định dạng dữ liệu thống nhất dùng để tạo
những phiên bản điện tử đọc được bằng máy tính thay thế cho tài liệu giấy truyền thống.
Với mục đích truyền thơng tin, truyền thơng không dây là thông tin liên lạc mà không
cần cáp và dây điện và bao gồm truyền dẫn hồng ngoại, vi sóng và radio. Trao đổi dữ liệu,
thơng tin qua các mạng xã hội như zalo, skype, messenger-facebook đang được phổ biến
hiện nay.
Mặc dù truyền thơng khơng dây có nhiều ứng dụng hậu cần, nhưng cịn có những loại
phổ biến hơn, cụ thể là các hệ thống định vị toàn cầu (Global Positioning System – GPS).Hệ
thống định vị toàn cầu được xem một mạng lưới các vệ tinh truyền các tín hiệu xác định vị
trí chính xác của một đối tượng. Bạn có thể quen thuộc với các hệ thống định vị toàn cầu
dưới dạng các thiết bị định vị cá nhân cung cấp bản đồ hoặc hướng dẫn bằng giọng nói khi
bạn lái ơ tơ của mình.
Các hệ thống phân phối tồn cầu trở nên có giá trị đối với thành phần vận chuyển của
hậu cần vì chi phí nhiên liệu cao và áp lực không ngừng đối với thành phần vận chuyển của
hậu cần do chi phí nhiên liệu cao và áp lực không ngừng để không hiệu quả và năng suất.
Thực tế, các công ty vận tải đã triển khai các hệ thống định vị toàn cầu đã báo cáo sự gia
tăng năng suất lao động, giảm chi phí hoạt động và cải thiện mối quan hệ với khách hàng.
Cụ thể hơn, một nghiên cứu cho thấy việc thực hiện GPS cho phép các công ty vận tải thu
hồi gần một giờ mỗi ngày về thời gian lái xe của họ, nghĩa là tiết kiệm lao động khoảng
5,500 đô la cho mỗi nhân viên. Nghiên cứu này cũng báo cáo rằng việc thực hiện GPS cho
Nhóm 7
12
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
phép các công ty giảm được số lần đi lại bằng ô tô khoảng 230 nile mỗi tuần, để tiết kiệm
nhiên liệu hàng năm khoảng 52.000 đô la.
Các công ty Việt Nam cũng đã áp dụng thành công ứng dụng GPS này, ví như cơng ty
Cổ phần Vận Tải Bộ Tân Cảng đã quản lý và kiểm soát tối đa các chi phí nhiên liệu, con
người trong việc quản lý điều phối vận tải nội bộ trong nước tăng hiệu quả kinh doanh, năng
suất lao động và hài lòng khách hàng.
Hình 3.1 Hệ thống định vị vận tải cơng ty Cổ phần Vận Tải Bộ Tân Cảng.
Các máy tính bảng, chẳng hạn như Ipad của Apple, cũng đang trở thành những người
đóng góp quan trọng trong việc ra quyết định về logistics, Việc sử dụng các loại thiết bị di
động loại người tiêu dùng này trong một môi trường công nghiệp, chẳng hạn như nhà kho
hay cảng, có thể địi hỏi thiết bị trở nên "cứng cáp" để chịu được các điều kiện tồn tại ở
những địa điểm này. Ví dụ, Markley Enterprises, một doanh nghiệp sản xuất sử dụng sản
phẩm hỗ trợ tiếp thị của Ipads cùng với các ứng dụng bên thứ ba để nâng cao năng suất của
nhân viên kho của họ, sử dụng Ipads xe tải giao hàng của họ mà đã dẫn ro tiết kiệm chi phí
giấy tờ, tăng sử dụng xe tải và cải thiện dịch vụ khách hàng .
Những cải tiến liên tục về phần cứng và phần mềm đã dẫn đến việc cắt giảm đáng kể chi
phí cho truyền thơng khơng dây và một ý nghĩa là cơng nghệ khơng cịn giới hạn ở những
cơng ty có nguồn tài chính sâu nhất. Hơn nữa, phần cứng và phần mềm giảm chi phí, rút
ngắn thời gian hồn vốn đầu tư có liên quan và triển khai GPS có thể tự thanh tốn cho mình
trong vịng một năm.
Nhóm 7
13
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
3.3. Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transaction Processing Systems).
Hệ thống xử lý Giao dịch thu thập và lưu trữ thông tin về các giao dịch và cũng có thể
kiểm sốt một số khía cạnh của giao dịch. Mục tiêu chính của TPS là xử lý hiệu quả các giao
dịch để kết thúc này, các tổ chức có thể chọn để xử lý hàng loạt hoặc thời gian thực.
Với xử lý hàng loạt, dữ liệu được thu thập và lưu trữ để xử lý một lần, có thể dựa trên
lịch trình (ví dụ: tiến hành sáu giờ một lần) hoặc khối lượng (ví dụ: xử lý khi đã có 25 giao
dịch đã tích lũy). Xử lý thời gian thực có nghĩa là các giao dịch được xử lý khi chúng được
nhận. Mặc dù việc xử lý hàng loạt có thể khơng phù hợp với sự nhấn mạnh hiện đại về tốc
độ và thời gian cắt giảm, nhưng nó có thể khá hiệu quả khi xử lý thời gian thực là không cần
thiết. Hơn nữa, so với các hệ thống thời gian thực, hệ thống xử lý hàng loạt có xu hướng ít
tốn kém và dễ dàng hơn cho nhân viên để học.
Một ví dụ nổi bật về TPS liên quan đến hậu cần là trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), truyền
dữ liệu kinh doanh từ máy tính sang máy tính theo một định dạng có cấu trúc. Bởi vì EDI
cung cấp truyền dữ liệu liên tục giữa các cơng ty (giả sử khả năng tương thích về cơng
nghệ), nó có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc hội nhập và phối hợp giữa các bên tham gia
chuỗi cung ứng. Do đó các doanh nghiệp có liên kết EDI mạnh đến cả nhà cung cấp và
khách hàng có thể có lợi thế đáng kể dây chuyền mà không cần triển khai như vậy. Sử dụng
chung của EDI bao gồm hoá đơn, nộp đơn đặt hàng, giá cả, thông báo vận chuyển nâng cao,
chuyển tiền điện tử và thanh tốn hố đơn.
EDI có một số lợi ích, bao gồm giảm thời gian chuẩn bị và xử lý tài liệu, chi phí vận
chuyển hàng tồn kho, chi phí nhân viên, thơng tin nổi, lỗi vận chuyển, hàng hố trả lại, thời
gian hàng, thời gian đặt hàng, và chi phí đặt hàng. Ngồi ra, EDI có thể dẫn đến tăng dịng
tiền mặt, tính chính xác của thanh tốn, năng suất và sự hài lòng của khách hàng. Những hạn
chế tiềm ẩn đối với EDI bao gồm thiếu các lợi ích, chi phí thiết lập cao, thiếu các định dạng
chuẩn và sự khơng tương thích của máy tính phần cứng và phần mềm.
Mặc dù những hạn chế này và nhận thức rằng EDI là một công nghệ "cũ".EDI tiếp tục là
công cụ công nghệ hậu cần quan trọng trong thế kỷ 21. Hơn nữa, trong khi Internet được
một số người coi là một sự thay thế hoặc thay thế cho EDI, thời gian cho thấy rằng Internet
có thể phục vụ như một sự bổ sung cho thay vì thay thế hoặc thay thế cho EDI. Ví dụ:
Walmart là một trong những công ty đầu tiên áp dụng EDI trên nền Internet (I-EDI) thay cho
EDI dựa trên Mạng Giá trị gia tăng (VAN). Tơi thiết lập các chi phí thiết lập EDI thấp hơn
nhiều so với EDI dựa trên VAN khiến I-EDI phù hợp hơn cho các công ty nhỏ hơn, do đó
mở rộng phạm vi của EDI.
Các cơng nghệ nhận diện tự động, một loại TPS liên quan đến hậu cần, bao gồm nhận
dạng ký tự quang học (có thể đọc chữ cái, chữ và số), tầm nhìn máy (có thể quét, kiểm tra và
giải thích quan điểm), nhập dữ liệu bằng giọng nói ( có thể ghi lại và giải thích tiếng nói của
con người), nhận dạng tần số vơ tuyến (có thể được sử dụng ở nơi khơng có đường giữa
tiếng thở dài giữa máy quét và nhãn) và dải từ.
Nhóm 7
14
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
Các hệ thống nhận dạng tự động là một thành phần thiết yếu trong các hệ thống bán lẻ
(Point Of Sales-POS) và ý tưởng đằng sau các hệ thống POS là cung cấp dữ liệu để hướng
dẫn và tăng cường việc ra quyết định quản lý, hoạt động, các hệ thống POS liên quan đến
việc quét nhãn Universal Product Code (UPC) bằng cách truyền sản phẩm qua máy quét
quang học hoặc ghi lại bằng máy quét cầm tay. UPC được đọc và ghi vào cơ sở dữ liệu cung
cấp thông tin như giá sản phẩm, thuế áp dụng, tem phiếu thực phẩm có thể được sử dụng,
vân vân.Giá cụ thể của từng sản phẩm và mơ tả của nó cũng được chiếu trên một màn hình
màn hình nằm gần quầy. Khi tất cả các sản phẩm đã được ghi lại, khách hàng sẽ nhận được
xác minh liệt kê các sản phẩm đã mua, giá của mỗi bài báo, và tổng hóa đơn.
Máy quét mã vạch hiện vẫn là hệ thống nhận dạng tự động phổ biến nhất.Họ làm việc để
tích hợp các nhà cung cấp và khách hàng trong chuỗi cung ứng vì tất cả các chi nhánh đều
đọc cùng một nhãn, ngoài ra việc chuyển hàng giữa các bên có thể được ghi lại bằng các
phương tiện điện tử đơn giản.Theo truyền thống, máy quét laser đã được sử dụng để đọc mã
vạch. Các máy quét ecord dữ liệu hàng tồn kho và có thể được trực tiếp gắn liền với một
máy tính sử dụng dữ liệu để điều chỉnh hồ sơ hàng tồn kho và theo dõi chuyển động.
Công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến (Radio frequency identification - RFID) là một
công nghệ nhận diện tự động khác đã nhận được sự quan tâm đáng kể trong phần đầu của
thế kỷ 21.Theo khái niệm, RFID liên quan đến việc sử dụng tần số vô tuyến để xác định các
đối tượng đã được cấy ghép với một thẻ RFID. Về mặt hoạt động, RFID bao gồm ba thành
phần, một ăngten quét, một thẻ RFID (chip) truyền tải dữ liệu có liên quan và một máy thu
phát giải thích dữ liệu. Khi một thẻ RFID vượt qua phạm vi của dải quét, dữ liệu của thẻ
được thu bởi ăng-ten quét và được giải thích bởi bộ thu phát. So với mã vạch, RFID khơng
địi hỏi đường rõ ràng giữa đối tượng và phần cứng RFID, có thể lưu trữ nhiều lượng dữ liệu
lớn hơn và có thể cung cấp cả khả năng đọc và viết.
Một chất xúc tác chính cho việc sử dụng RFID trong logistics là một nhiệm vụ của
Walmart cho đến ngày 1 tháng 1 năm 2005, 100 nhà cung cấp hàng đầu của họ đã triển khai
các thẻ RFID trên các chuyến hàng đến một đại lộ Walmart cụ thể. bution ở Texas. Mặc dù
mục tiêu này đã không được thực hiện, nhiệm vụ của Walmart đã bắt đầu một công nghệ đã
tồn tại từ những năm 1940 nhưng điều đó vẫn chưa được các tổ chức sử dụng rộng rãi. Kết
quả là đã có sự cải tiến đáng kể trong cơng nghệ và chi phí đang giảm xuống. Ngành dệt
may và chăm sóc sức khoẻ đang tiếp cận một lượng lớn người sử dụng. Nhiều công ty bán lẻ
lớn đang sử dụng RFID để theo dõi các mặt hàng quần áo riêng lẻ và khoảng 10% bệnh viện
ở Hoa Kỳ có một số hệ thống RFID được cài đặt.
Một số lợi ích đã được báo cáo bởi người chấp nhận công nghệ RFID. Chẳng hạn,
Walmart và một số nhà cung cấp của Walmart báo cáo rằng sự giảm mạnh (từ 20 đến 50
phần trăm) trong số hàng tồn kho đã được báo cáo Thêm vào đó, RFID giảm thời gian cần
thiết để đếm hàng tồn kho tới 80% và cải thiện độ chính xác của số lượng hàng tồn kho tại
một nhà bán lẻ quần áo. Mặc dù có những lợi ích tiềm tàng liên quan đến RFID, nhiều thách
thức phải được giải quyết trước khi công nghệ trở nên được sử dụng rộng rãi hơn trong hậu
Nhóm 7
15
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
cần. Hạn chế lớn nhất của việc áp dụng RFID lan rộng bao gồm chi phí lắp đặt phần cứng và
phần mềm liên quan, có thể từ 100.000 đơ la cho các công ty nhỏ đến 20 triệu đô la cho các
công ty lớn.
Một nhược điểm nữa của RFID là liên quan đến vấn đề riêng tư, chẳng hạn như việc sử
dụng cơng nghệ khơng phù hợp.Ví dụ, một nhà bán lẻ lớn đã nhúng chip RFID vào một
dòng sản phẩm mỹ phẩm đặc biệt và người tiêu dùng đã chọn sản phẩm này từ cửa hàng đã
được gửi qua webcam tới trụ sở chính của nhà sản xuất.Tuy nhiên, một hạn chế nữa là độ
chính xác của dữ liệu có thể thấp hơn ở các mặt hàng có độ ẩm cao, chẳng hạn như trái cây
và rau cải.
3.4. Hệ thống Hỗ trợ Quyết định
Hệ thống Hỗ trợ Quyết định (DSS- Decision Support Systems) là một hệ thống thông
tin máy tính cụ thể hỗ trợ hoạt động ra quyết định kinh doanh và tổ chức. Hệ thống này sử
dụng một mơ hình cơ sở, nó cung cấp truy cập vào một số mơ hình khác nhau để hỗ trợ ra
quyết định. Hệ thống có thể phân tích và xác định dữ liệu hiện có và dự đốn các xu hướng
trong tương lai. Thông qua hệ thống hỗ trợ ra quyết định, các nhà quản lý có thể so sánh số
liệu, con số doanh thu dự báo cũng như hình dung ra kết quả của các lựa chọn thay thế khác
nhau.
Các hệ thống hỗ trợ ra quyết định giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định bằng cách
cung cấp thơng tin, mơ hình hoặc các cơng cụ phân tích và chúng có thể được các nhà hậu
cần áp dụng và sử dụng rộng rãi. Các ứng dụng cụ thể của DSS trong hậu cần bao gồm,
nhưng không giới hạn, các vấn đề định tuyến xe, quyết định kiểm soát hàng tồn kho, phát
triển các hệ thống tự chọn hàng tự động và các mơ hình tối ưu hóa cho các cuộc đàm phán
giữa người bán và người mua.
Loại thứ nhất của DSS, Mô phỏng là một kỹ thuật mô hình hóa một hệ thống thế giới
thực, thường sử dụng các phương trình tốn học để biểu diễn các mối quan hệ giữa các thành
phần của hệ thống. Sự mô phỏng độ tin cậy đạt được bằng cách làm cho mơ hình giống như
thế giới thực nhất có thể. Mặc dù mơ phỏng có thể là một cơng cụ phân tích mạnh, nhưng
mơ phỏng xây dựng kém có chứa dữ liệu khơng chính xác hoặc các giả định khơng chính
xác về mối quan hệ giữa các biến đổi các giải quyết tối ưu các giải pháp hậu cần hoặc không
thực hiện được.
Lợi thế chính của mơ phỏng là nó cho phép cơng ty kiểm tra tính khả thi các thay đổi
được đề xuất , thay đổi tương đối ít chi phí. Ngồi ra, nó ngăn cản các cơng ty gặp phải sự
lúng túng của nhân viên khi tạo ra một sự thay đổi lớn trong hệ thống hậu cần có thể dẫn đến
sự xuống cấp của mức dịch vụ hoặc tăng tổng chi phí hoạt động.
Loại thứ hai của DSS là phần mềm ứng dụng cụ thể đã được phát triển để giúp các nhà
quản lý giải quyết các quy trình logistics cụ thể hoặc các hoạt động.Theo truyền thống, phần
mềm ứng dụng cụ thể thường liên quan đến việc khách hàng mua gói phần mềm cụ thể và
sau đó cài đặt phần mềm (tức là, gọi là "mua và cài đặt") máy tính của họ. Việc mua và cài
Nhóm 7
16
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
đặt phần mền là khá đắt, chi phí phần mềm có thể đạt tới 500.000 USD trong khi chi phí
thực hiện có thể chạy vào một vài đơ la.
Lựa chọn phổ biến ngày càng phổ biến đối với phần mềm ứng dụng cụ thể là phần mềm
theo yêu cầu (còn gọi là phần mềm như dịch vụ hoặc điện toán đám mây) hoặc "phần mềm
mà người dùng truy cập vào cơ sở sử dụng mỗi lần thay vì phần mềm họ sở hữu hoặc cấp
giấy phép cài đặt Một lợi thế lớn của việc mua và cài đặt phần mềm theo u cầu là mơ hình
trả cho mỗi lần sử dụng theo yêu cầu cho phép khách hàng tránh được chi phí đầu tư vốn
cao.
Hệ thống quản lý vận tải (Transportation Management Systems -TMS) và hệ thống quản
lý kho (Warehouse Management System-WMS) là hai ví dụ nổi bật của phần mềm ứng dụng
chuyên biệt về hậu cần. Thật vậy, một cuộc khảo sát phần mềm hàng năm do tạp chí
Logistics Management tiến hành đã cho thấy rằng phần mềm TMS và WMS là những ứng
dụng có thể sẽ được mua hoặc nâng cấp. Do tầm quan trọng của chúng như các hệ thống hỗ
trợ ra quyết định hậu cần, chúng ta sẽ xem xét các hệ thống quản lý vận chuyển và hệ thống
quản lý kho.
Một hệ thống quản lý vận chuyển là một gói phần mềm tự động hóa q trình xây dựng
đơn hàng, chăm sóc tải, theo dõi các lơ hàng, kiểm tốn và thanh tốn. Phần mềm TMS đã
thông báo giảm trong dặm trống xe, giảm tiêu thụ nhiên liệu và giảm chi phí vận chuyển.
Nhu cầu TMS tiếp tục phát triển nhờ nhiều yếu tố. Những yếu tố này bao gồm: các hệ
thống TMS cũ cần được nâng cấp, sự tăng trưởng của vận tải đa phương thức. Nâng cao khả
năng của TMS vượt quá khả năng thực hiện, sự nổi lên của các dữ liệu lớn đã được mơ tả
trước đây và mong muốn có thêm các giải pháp toàn diện hơn. Ngoài ra, việc sử dụng TMS
giờ đây được coi là một cách để tổ chức cải thiện mơi trường vận chuyển hàng hóa của họ
đến nơi các cơng ty có thể và khi nào nó cần thiết theo cách hiệu quả hơn về mơi trường.
Các hệ thống quản lý kho là các gói phần mềm cung cấp sự giám sát về lưu trữ và lưu
chuyển vật liệu trong hoạt động của công ty. Các hoạt động có thể được kiểm sốt bởi WMS
bao gồm quản lý hàng tồn kho, nhận sản phẩm, xác định vị trí lưu trữ, q trình đặt hàng và
vận chuyển đơn đặt hàng. Các lợi ích tiềm tàng đối với hệ thống quản lý kho bao gồm giảm
đáng kể các lỗi nhập dữ liệu cũng như giảm đáng kể khoảng cách đi lại để chọn hàng. Các
lợi ích khác cho WMs bao gồm giảm chi phí hoạt động, tiết kiệm ít hơn, tăng độ chính xác
hàng tồn kho và cải thiện dịch vụ cho khách hàng.
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp đã thông qua và triển khai WMS có các
quy trình hậu cần hiệu quả hơn rất nhiều so với các công ty không ứng dụng WMS. Các
cơng ty đã nhận thấy chi phí ít hơn cho các quy trình hậu cần tổng thể, mặc dù chi phí của
WMS ảnh hưởng đến chi phí vận hành nhà kho của họ. Các kết quả chủ yếu là do sự gia
tăng khả năng hiển thị được cung cấp bởi WMS.
Với nhiều sự lựa chọn TMS và WMS khác nhau dành cho người quản lý hậu cần, điều
quan trọng là một tổ chức sử dụng một gói phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình, trái
ngược với một trong những nhà cung cấp nhiều tùy chọn không cần thiết. Hơn nữa, việc cài
Nhóm 7
17
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
đặt một TMS hoặc WMS là nguyên nhân của sự thay đổi trong tổ chức theo nghĩa tổ chức sẽ
thay đổi cách tiếp cận đã được thiết lập để quản lý vận chuyển và lưu kho và nhân viên hiện
tại sẽ cần nhiều mức độ đào tạo khác nhau để trở nên thông thạo với các hệ thống mới.
Khai thác dữ liệu, có thể được định nghĩa là "việc áp dụng các cơng cụ tốn học vào dữ
liệu lớn để trích các mối tương quan và các quy tắc, là một kỹ thuật DSS đã phát triển phổ
biến trong những năm gần đây. '' mơ hình khối lượng dữ liệu lớn; những mơ hình này cho
phép các nhà quản lý nâng cao khả năng ra quyết định cũng như tăng cường lợi thế cạnh
tranh của tổ chức. Mặc dù việc khai thác dữ liệu được đánh giá là một "cuộc thám hiểm đánh
cá" theo cách áp dụng các kỹ thuật phức tạp chỉ đơn thuần để tìm ra các mối quan hệ, trong
thực tế phải tuân thủ theo một phương pháp được xác định rõ ràng.
Việc khai thác dữ liệu hiệu quả phụ thuộc vào kho dữ liệu, tức là một kho lưu trữ trung
tâm cho tất cả các dữ liệu liên quan được thu thập bởi một tổ chức. Walmart, được thừa nhận
là có một trong những kho dữ liệu quan trọng nhất thế giới, và các nhà cung cấp của nó sử
dụng rộng rãi việc khai thác dữ liệu để nâng cao hiệu quả và hiệu quả của hậu cần. Ví dụ:
khai thác dữ liệu đã cho phép Walmart phát hiện ra rằng khi cơn bão dự kiến sẽ di chuyển
đến tiểu bang Florida, nhu cầu tăng lên đáng kể khi được dự đoán cho bia và Kellogg's Pop
Tarts (sản phẩm bánh ngọt nướng)! Vì vậy, khi cơn bão đang có mặt tại Florida, Walmart
đảm bảo rằng các cửa hàng của mình ở đó.
3.5. Hệ thống thơng tin quản lý (MIS-Management Information systems) và Hệ thống
thông tin điều hành (EIS - Executive information systems)
Hệ thống thông tin quản lý là việc xử lý thông tin thông qua máy tính và các thiết bị
thơng minh khác để quản lý và hỗ trợ các quyết định quản lý trong một tổ chức.
Với hệ thống này, sự di chuyển trong kho hàng như dòng lưu trữ bốc dở và phân phối có
thể được giám sát một cách dễ dàng. Thơng tin cung cấp được chuyển đổi bởi hệ thống
thông tin quản lý từ dữ liệu thu thập được từ hệ thống xử lý giao dịch nên chính xác và
nhanh. Hệ thống này giúp cho quá trình vận chuyển dễ dàng theo dõi tiến trình từ việc nhận,
nhận, gửi, giữ, chọn, giao hàng và vận chuyển hàng.
Hệ thống quản lý thông tin (MIS) là hệ thống tích hợp giúp quản lý thơng tin liên quan
để điều hành hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Mục đích cốt lõi là làm cho dữ liệu
thơ thành thơng tin hữu ích giúp cho việc ra quyết định quản lý. Các chức năng của MIS là
thu thập dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, xử lý dữ liệu, phân phối dữ liệu và thông tin, dự báo, lập kế
hoạch và kiểm soát. Thu thập dữ liệu là quá trình thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
Điều này bao gồm: các điểm tiếp xúc với khách hàng như các cửa hàng và các trang web
thương mại điện tử tự mua sắm trên điện thoại di động; đầu ra của một hoặc nhiều hệ thống
như hoạt động phân tích thị trường tài chính bán hàng và từ các trang truyền thông kỹ thuật
số và xã hội. Tất cả các dữ liệu đã thu thập được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hoặc trong các
tập tin dữ liệu. Dữ liệu này cũng được lưu trữ trong các phương tiện lưu trữ khác nhau như ổ
đĩa DVD, điện toán đám mây - dựa trên các ứng dụng lưu trữ dữ liệu tại các máy chủ ảo.
Chuyển đổi dữ liệu thơ sang thơng tin có ý nghĩa là những gì mà các chun gia gọi là xử lý
Nhóm 7
18
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
dữ liệu. Đây là một chức năng quan trọng của MIS vì thơng tin là điều cốt lõi cần thiết để đạt
được lợi thế cạnh tranh. Việc phân phối thông tin đúng, cho đúng người, vào đúng thời điểm
được gọi là phân phối thơng tin. Thơng tin có thể dưới hình thức là hình ảnh báo cáo, tin
nhắn, tập tin, hình thức video hoặc âm thanh. Để tạo điều kiện so sánh, thơng tin được trình
bày dưới dạng biểu đồ cột hoặc bảng. Với sự giúp đỡ của thống kê số học hiện đại và mơ
phỏng MIS có thể dự đoán kinh doanh sử dụng dữ liệu lịch sử làm căn cứ. Các báo cáo được
tạo ra dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Những báo cáo này giúp ban quản lý lên kế hoạch
trước. Điều này cho phép mỗi bộ phận chức năng hoạt động hiệu quả. MIS giúp quản lý và
theo dõi các hoạt động chống lại kế hoạch của tổ chức. Độ lệch giữa hoạt động và kế hoạch
tổ chức được phân tích để thực hiện kiểm sốt. Như đã thảo luận ở trên, MIS có các chức
năng khác nhau cho phép quản lý hoạt động một cách hiệu quả.
Hệ thống thông tin điều hành (EIS - Executive information systems), còn được gọi là hệ
thống hỗ trợ điều hành (ESS–Executive Support System), là một hệ thống thông tin quản lý
tạo điều kiện và hỗ trợ thông tin điều hành cấp cao và nhu cầu ra quyết định. Nó cung cấp
truy cập dễ dàng thơng tin nội bộ và bên ngồi liên quan đến mục đích tổ chức. Nó thường
được coi là một hình thức chun biệt của hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS).
Về cấu trúc, MIS và EIS được mô tả như một cấu trúc kim tự tháp, bao gồm:
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System);
- Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Informaton System);
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS – Decision Support System);
- Hệ thống Thông tin điều hành (EIS – Executive Information System).
Quản lý cao cấp
EIS
HT điều hành
Cấp cao
Trung cấp
DSS
HT hỗ trợ quyết định
MIS
HT quản lý
Nhân viên
TPS
HT xử lý giao dịch
Hình 3.2 Cấu trúc Hệ thông thông tin theo cấp bậc sử dụng.
Nhóm 7
19
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
Thông tin là cần thiết ở tất cả các cấp trong một tổ chức kinh doanh. Tuy nhiên, phạm vi, nội
dung và trình bày khác nhau tùy cấp độ khác. Dựa trên vị trí mà tại đó thơng tin được sử
dụng, nó có thể được phân loại như thơng tin hoạt động, chiến thuật, và chiến lược.
Việc quản lý nhân lực, vật lực nhằm giúp giảm thi phí, tăng doanh thu, từ đó mới có thể
cạnh trạnh được với các đối thủ trên thị trường. Thông tin trên hệ thống chỉ được cung cấp 1
lần và chia sẻ nhiều lần cho các bên cần thông tin. Hệ thống nắm bắt được thông tin quá
khứ, chia sẻ thông tin kịp thời, ra các báo cáo nhanh chóng phục vụ cho cơng tác quản lý
điều hành.
Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng MIS và EIS.
- Tối ưu hóa thời gian quản lý, điều hành;
- Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng;
- Tăng cơ hội kinh doanh;
- Chuẩn hố được quy trình kinh doanh trước khi áp dụng;
- Kiểm sốt được tài chính và dịng tiền (kiểm sốt nguồn vốn, giảm chi phí tài chính/chi
phí hoạt động);
- Sử dụng nhân lực khoa học và hiệu quả hơn ;
- Lưu giữ lại các giá trị của doanh nghiệp và chia sẻ tái sử dụng;
- Giảm thiểu chi phí giấy tờ;
- Nhanh chóng thích ứng với mơ hình kinh doanh mới, sản phẩm và dịch mới, tổ chức
nhân sự mới …
HỆ THỐNG THÔNG TIN
LOGISTIC
Chọn lọc
Thơng tin u
cầu từ nhà
Quản lý Hậu
cần
Đƣa ra
Phân tích
Sữa chữa
Lƣu trữ
Báo cáo
thƣờng xuyên
và tùy chỉnh
Thông tin kịp thời và chính xác
Hình 3.3 Hệ thống thơng tin Logistics.
Như thể hiện trong hình 3.3, một LIS bắt đầu với một người quản lý hậu cần yêu cầu
thông tin và kết thúc với người quản lý nhận được báo cáo thường xuyên và tùy chỉnh.Đối
với các nhà quản lý hậu cần để nhận được thông tin cần thiết, điều quan trọng là chúng khá
cụ thể khi gửi yêu cầu. Ví dụ: một nhà quản lý hậu cần muốn có thơng tin về một kho hoặc
trung tâm phân phối cụ thể cần yêu cầu thông tin về "kho của Chicago" chứ không phải
thông tin về "kho của doanh nghiệp".
Nhóm 7
20
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
Thơng tin kịp thời có vẻ như là bắt buộc đối với hiệu quả và hiệu quả của một LIS cụ thể
của cơng ty và thơng tin kịp thời có thể bao gồm một số kích thước. Tuy nhiên, kịp thời có
thể tham khảo thơng tin trạng thái cập nhật, có thể bị ảnh hưởng bởi các quy trình thu thập
và phân tích của cơng ty. Thu thập thơng tin nên nhấn mạnh cả nguồn bên trong lẫn bên
ngồi; khơng may, các nguồn thông tin hậu cần bên trong không phải lúc nào cũng phong
phú như mong muốn. Thật vậy, nghiên cứu về giá trị kinh doanh của logistics đã phát hiện ra
rằng đo lường Logistics đang diễn ra ít thường xuyên hơn người ta tưởng tượng. Các nguồn
bên ngoài tập trung vào thơng tin từ bên ngồi cơng ty và bao gồm thông tin về khách hàng,
đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp, cùng với thông tin về mơi trường kinh tế, cơng nghệ,
chính trị, luật pháp, và văn hố xã hội.
Thời gian cũng có thể đề cập đến mức độ nhanh chóng của các nhà quản lý nhận được
thông tin được yêu cầu, điều này bị ảnh hưởng bởi các quy trình truy xuất và phổ biến của
từng cơng ty. Khả năng nhanh chóng nhận thơng tin của người quản lý có thể là do cơng
nghệ và phần mềm và công nghệ mạnh hơn nhanh hơn đã giúp giảm sự truy xuất và phổ
biến lần. Ngoài ra, việc phổ biến truy xuất có thể bị chậm lại do trục trặc phần cứng và phần
mềm, bao gồm phần cứng hoặc phần mềm khơng tương thích, mất điện, sự cố hệ thống và
vi-rút máy tính.
Thơng tin chính xác cũng có thể phản ánh hiệu quả và hiệu quả của hệ thống thông tin
hậu cần của một công ty. Như vậy, một LIS phải quan tâm đến bản chất và chất lượng của
các dữ liệu có liên quan: ví dụ, mặc dù Internet có thể cung cấp truy cập vào một lượng
thơng tin cực đoan với chi phí rất thấp, nhưng tính xác thực của một số thơng tin trên
Internet là nghi ngờ. Hãy nhớ rằng GIGO-rác thải / nguyên tắc đầu ra: Thông tin sai, sai
hoặc không rõ ràng sẽ dẫn đến các quyết định kém của các nhà logistics.
3.6. Hệ thống doanh nghiệp (ES - Enterprise Systems).
Hệ thống doanh nghiệp (ES - Enterprise Systems) là các gói phần mềm ứng dụng quy
mơ lớn hỗ trợ q trình kinh doanh, luồng thơng tin, báo cáo và phân tích dữ liệu trong các
tổ chức phức tạp.
Hệ thống này cho phép cơng ty tự động hố và tích hợp hầu hết các quy trình kinh
doanh chia sẻ dữ liệu và thực tiễn chung trong toàn doanh nghiệp cũng như sản xuất và truy
cập thông tin trong môi trường thời gian thực. Bằng cách thực hiện hệ thống này, nó sẽ làm
giảm thời gian xử lý và chi phí hiệu quả cho luồng thơng tin từ phịng này sang phịng khác.
Ví dụ, khách hàng có thể đặt hàng trực tuyến từ trang web của công ty. Thông tin sẽ tự động
liên kết với tất cả các Cục làm cho quá trình nhanh hơn và giảm chi phí chế biến và khách
hàng có thể nhận được bưu kiện đúng lúc.
Các loại hệ thống doanh nghiệp bao gồm:
- Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP - Enterprise resource planning)
- Quản lý dây chuyền cung ứng (SCM - Supply Chain Management)
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM - Customer Relationship Management)
Nhóm 7
21
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
Internet
Nhà cung cấp và các đối tác kinh doanh
Biên giới công ty
Extranets
Quản lý chuỗn cung ứng (SCM)
Mua, phân phối, hậu cần
Cơng nghệ và
ngiên cứu
ERP
Chế tạo và sản
xuất
ERP
Kế tốn tài chính
Extranets
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Tiếp thị, bán hàng, dịch vụ
Extranets
Ngƣời tiêu dùng và khách hàng của Doanh nghiệp
Hình 3.4 Sơ đồ Hệ thống thông tin Doanh nghiệp
Về ERP: ERP là một hệ thống quản lý tích hợp các nguồn lực của doanh nghiệp, bao
trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế tốn, quản trị
nhân lực, quản lý sản xuất, quản trị hệ thống hậu cần, và quản trị hệ thống bán hàng. ERP
trên thực tế có nhiều loại, trải rộng từ các hệ thống ERP dùng cho các tập đoàn đa quốc gia,
đến các hệ thống ERP được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ hơn.
Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP), cho phép cơng ty tự động hóa và tích
hợp phần lớn các quy trình kinh doanh của mình, chia sẻ dữ liệu và thực tiễn chung trong
toàn doanh nghiệp, các hệ thống ERP (như Oracle và SAP) cho phép tất cả người dùng tiềm
năng truy cập vào một cơ sở dữ liệu đơn lẻ khi đưa ra quyết định. Sự hấp dẫn của các hệ
thống ERP bắt nguồn từ khả năng giảm chi phí cũng như tăng năng suất và sự hài lịng của
khách hàng.
Các cơng ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi
nhánh của họ trên toàn cầu. Đổi lại là hiệu quả cao về mọi mặt, từ năng suất lao động đến
quản lý chi phí và chất lượng dịch vụ khách hàng. Một ví dụ về việc ERP hữu hiệu đến mức
nào: khi một thùng coca-cola được xuất ra khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một trong
hàng ngàn nhà máy đóng chai coca-cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được
cập nhật vào hệ thống máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ. ERP là
xương sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty hoạt động hiệu quả hiện nay trên thế
giới. Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động ngay nếu hệ thống ERP
của họ bị trục trặc, vì bằng cách thủ cơng, cơng ty khơng thể kiểm soát được hàng trăm chi
nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới.
Nhóm 7
22
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
Với các công ty tầm cỡ nhỏ hơn, ERP cũng là cơng cụ chính để họ tăng hiệu quả quản
lý. Vì như đã nói, điều quan trọng nhất của các hệ thống này chính là ở tiếp cận tổng thể đến
các vấn đề quản lý doanh nghiệp, không phải chỉ tin học hóa từng phần như các hệ thống tác
nghiệp riêng rẽ.
Mặc dù các hệ thống ERP hiện đại bao gồm một quan điểm vững chắc, nguồn gốc của
chúng có thể được truy tìm từ hậu cần và sản xuất dưới hình thức kiểm sốt hàng tồn kho và
các chương trình lập kế hoạch u cầu chất liệu. Khơng giống như các chương trình trước
đó, các hệ thống ERP hiện nay cung cấp cơ hội cho tất cả các khu chức năng trong một cơng
ty truy cập và phân tích một cơ sở dữ liệu chung - có thể khơng có được trước đó bởi vì dữ
liệu nhất định là độc quyền cho một khu chức năng cụ thể không đủ hoặc chậm khả năng
tính tốn.
Một trong những thiếu sót thường gặp nhất của các hệ thống liên quan đến các vấn đề
hiểu biết rằng ERP là phần mềm tương đối đắt tiền. Chỉ riêng phần mền ERP đã có giá trị
nhiều triệu đơ la Mỹ, các chị phí kèm theo cũng rất tốn gồm phí thử nghiệm một hệ thống
mới, chi phí bảo trì, và phí tư vấn. Việc triển khai phần mền cũng không đơn giản, doanh
nghiệp không thể tự triển khai được mà phải dùng các chuyên viên tư vấn được đào tạo
chuyên sâu và tốn kém. Có một đề xuất tại phí tư vấn có thể tốn kém hơn bản thân phần
mềm.
Một thiếu sót thứ hai là thực hiện các hệ thống ERP có thể xử lý. Thực tế, nhiều công ty
triển khai ERP cần đào tạo nhân viên, chuyển đổi dữ liệu và tích hợp và thử nghiệm hệ
thống mới tất cả đều cần thời gian ngoài việc cài đặt Phần mềm ERP. Một nguyên tắc chung
là thời gian thực tế để thực hiện các hệ thống có thể dao động hơn so với thời gian quy định
bởi nhà cung cấp ERP.
Một thiếu sót thứ ba của hệ thống ERP liên minh thiếu một mạnh mẽ trong các khả năng
hậu cần cụ thể-cụ thể như TMS hoặc WMS. Nhiều công ty đã đề cập đến thách thức này
bằng cách phải cài thêm phần mền bổ sung. Tuy nhiên quá trình liên kết với việc bổ sung
phần mềm tương ứng có thể tốn kém nhiều. Trong những năm gần đây, các nhà cung cấp
ERP đã bắt đầu cung cấp các khả năng hậu cần cụ thể cho ứng dụng đặc biệt, đặc biệt đối
với WMS. Với các cuộc thảo luận trước về thời gian và thực hiện, một số hệ thống ERP
không chạy ổn định như mong muốn. Ví dụ, các vấn đề thực hiện ERP ở một nhà sản xuất
hàng đầu các sản phẩm y tế gia đình khiến cơng ty giảm dự tốn doanh thu trong một vài
khoảng thời gian. Từ quan điểm hậu cần, các vấn đề liên quan đến ERP có nghĩa là thời hạn
vận chuyển không khớp, không thể trả lời u cầu của khách hàng trong khi đã có thơng tin
về tình trạng đặt hàng. Các vấn đề liên quan đến trật tự mức độ trả về liên quan đến đơn đặt
hàng khơng chính xác, dẫn đến một thời gian giao hàng sai so với thời điểm giao hàng thông
thường đã khiến công ty phải chi nhiều tiền hơn cho việc vận chuyển nhanh.
Về CRM: CRM là khái niệm mới được phổ dụng rất gần đây. CRM đặt trọng tâm vào
khả năng giao tiếp với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp) của một hệ thống quản lý, do
đó có tên gọi Quản trị quan hệ khách hàng. CRM quản lý từ phân tích thị trường, lập kế
Nhóm 7
23
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
hoạch tiếp thị và bán hàng, đến các hoạt động tiếp thị như chiến dịch tiếp thị trực tiếp qua
thư, email...; quản lý các đơn đặt hàng; và quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng, như các
trung tâm dịch vụ khách hàng, hỗ trợ qua Internet, hỗ trợ tự động... CRM cịn phân tích
nhiều chiều về khách hàng để giúp doanh nghiệp định hướng các hoạt động phát triển sản
phẩm và bán hàng. CRM hiện nay chủ yếu dùng công nghệ web và Internet, dựa trên nhận
định những công cụ này tạo diện tiếp xúc rộng nhất cho hệ thống, với khả năng truy cập bất
kỳ từ điểm nào.
Ngoài quản trị quan hệ khách hàng, các hệ thống quản trị quan hệ với đối tác PRM cũng
được phát triển để phối hợp hoạt động giữa doanh nghiệp và các đối tác, nhằm tăng cường
hiệu quả phục vụ khách hàng chung của cả hệ thống và giảm chi phí các hoạt động thiếu
phối hợp của các đối tác gây ra.
Về SCM: Khái niệm về Dây chuyền cung cấp được định nghĩa là quá trình từ khi doanh
nghiệp tìm kiếm và mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất ra sản phẩm, và đưa sản phẩm đó
đến tay khách hàng. Nói chung hệ thống phần mềm SCM sẽ phục vụ các công việc từ lập kế
hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung
cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho
lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng,
cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng.
SCM là họ phần mềm khó chuẩn hoá và định nghĩa nhất trong các hệ phần mềm quản lý;
một phần mềm SCM có thể chỉ nhắm vào một khâu trong cả dây chuyền cung cấp, như hệ
thống quản lý bưu kiện của UPS hoặc Federal Express tập trung theo dõi bưu kiện khi chúng
đi từ điểm trung chuyển này qua điểm trung chuyển khác; trong khi phần mềm mua hàng
của General Electric (GE) tập trung vào việc đưa các yêu cầu về phụ kiện của GE lên mạng
và tổ chức cho các nhà cung cấp trên khắp thế giới đấu thầu cung cấp. Các nhà sản xuất phần
mềm SCM cũng phân tán và thường tập trung xây dựng sản phẩm chuyên sâu cho một khâu
nào đó trong dây chuyền cung cấp.
III. TÁC ĐỘNG CỦA INTERNET ĐẾN HOẠT ĐỘNG LOGISTICS.
Internet là một công nghệ phổ biến hiện nay. Vào năm đầu thế kỷ 21, hoạt động logistics
có những chuyển biến lớn trước những thay đổi đáng kinh ngạc của nền kinh tế toàn cầu mà
xu hướng quan trọng nhất là sự phát triển của CNTT trong đó Internet đóng vai trị quyết
định. Những thay đổi này bắt đầu tại các quốc gia có ngành logistics phát triển như Mỹ,
Canada, Nhật Bản, Singapore và lan rộng sang các quốc gia có nền kinh tế mở, trong đó có
VN. Mặc dù khơng thể đưa ra một cuộc thảo luận tồn diện về ảnh hưởng của Internet đối
với logistics, phần này chúng ta sẽ sẽ thảo luận về ba ảnh hưởng cụ thể của logistics đến tới
Online retailing (bán lẻ trực tuyến), Cloud computing (điện toán đám mây), Electronic
procurement (đấu thầu điện tử).
Nhóm 7
24
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
GVHD: NGUYỄN THỊ DƢỢC
1. Online retailing – Bán hàng trực tuyến.
Là một dạng thương mại điện tử cho phép khách hàng trực tiếp mua hàng hóa hoặc dịch
vụ từ người bán thơng qua Internet bằng trình duyệt web. Người tiêu dùng tìm thấy một sản
phẩm quan tâm bằng cách trực tiếp truy cập trang web của nhà bán lẻ hoặc tìm kiếm trong số
các nhà cung cấp khác sử dụng cơng cụ tìm kiếm mua sắm, hiển thị sự sẵn có và giá của sản
phẩm tương tự tại các nhà bán lẻ điện tử khác nhau.
Một cửa hàng trực tuyến gợi lên sự tương đồng về thể chất khi mua sản phẩm hoặc dịch
vụ tại một nhà bán lẻ hoặc trung tâm mua sắm thơng thường. Một cửa hàng trực tuyến điển
hình vvung cấp cho khách hàng hình ảnh, thơng tin về các đặc điểm, tính năng và giá cả của
sản phẩm.
Một số tập đoàn bán lẻ trực tuyến lớn nhất là Alibaba, Amazon, Ebay. Ở Việt Nam có 1
số nhà bán lẻ trực tuyến như: Tiki, lazada, Zalora,…
Vai trò của logistics giữa bán lẻ trực tuyến và bán tại cửa hàng có sự tương đồng với
nhau. Ví dụ như các chức năng logistics về vận chuyển, lưu kho, quản lí đơn hàng. Cả hai
hình thức đều phải sử dụng các loại thiết bị, phương pháp quản lí giống nhau. Ví dụ: hệ
thống mã vạch, hệ thống quản lí kho...
Sự khác biệt lớn nhất giữa bán lẻ trực tuyến và bán lẻ tại cửa hàng là quá trình vận hành
các hoạt động logistics. Các đơn đặt hàng trực tuyến có xu hướng phong phú và với số lượng
hàng hóa nhỏ hơn nhiều so với khi mua hàng trực tiếp tại cửa hàng. Do đó, trong hoạt động
bán lẻ trực tuyến cần có hệ thống quản lí đơn đặt hàng đáp ứng được khả năng xử lí thơng
tin với khối lượng lớn và hệ thống thơng tin xử lí thơng tin cho từng đơn hàng để có thể kịp
thời đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Vì số lượng đơn đặt hàng nhỏ nên việc đóng gói có vai trị quan trọng để đóng gói hàng
hóa khi chuyển cho khách hàng. Các cơng ty cần hộp, bao thư, túi,… tất cả những gì có thể
để có thể bảo quản hàng hóa của mình trong đó đến khi giao cho người mua. Một số công ty
kết hợp cả hai hình thức là bán hàng qua mạng và bán hàng trực tiếp, họ chọn các đơn vị bên
ngồi để thực hiện cơng việc đến nhận và đóng gói hàng hóa chuyển cho khách hàng.
Số lượng đặt hàng nhỏ hơn liên quan đến bán lẻ trực tuyến có xu hướng ưu tiên các cơng
ty vận tải có mạng lưới rộng khắp. Điều này cho thấy các chuyến hàng được chuyển có xu
hướng được xếp lên các xe tải có dung tích nhỏ. Hơn nữa, nhiều nhà bán lẻ trực tuyến đang
bị thách thức bởi các cuộc thăm dò "last-mile" (những điều liên quan đến việc phân phối sản
phẩm tới khách hàng) điển hình là sự tắc nghẽn, tầng suất bị dừng lại, và trờ lại giao hàng
nếu khách hàng khơng có mặt để nhận hàng.
Một sự cân nhắc nữa là việc giao hàng trong ngày đối với các đơn hàng online. Các cơng
ty như Amazon, eBay đều tìm cách cung cấp cho khách hàng khả năng tiếp nhận sản phẩm
của họ trong một ngày. Mặc dù vẫn trong giai đoạn thí điểm, hiệu quả của chiến lược này là
rất lớn.
Các nhà bán lẻ trực tuyến nên cố gắng làm cho q trình hồn trả trở nên cực kỳ tốt. Do
đó, khi khách hàng trực tuyến nhận được đơn đặt hàng của họ, họ cũng có thể nhận được
Nhóm 7
25
