BCTTTN Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu vận chuyển bằng Container đường biển tại cty Tiên Phong

Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp

QUY TRÌNH GIAO
NHẬN HÀNG
XUẤT KHẨU VẬN
CHUYỂN BẰNG
CONTAINER
ĐƯỜNG BIỂN
TẠI CÔNG TY
TNHH TIÊN
PHONG

2018

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

0


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TIÊN PHONG
1.1 Giới thiệu khái quát về Cty TNHH Tiên Phong
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tiên Phong
1.1.1.1 Giới thiệu khái quát
Tên Công ty:

Cty TNHH TMDV GNHH TIÊN PHONG.

Tên giao dịch đối ngoại:

TIÊN PHONG Co., Ltd.

Tên viết tắt:

TPC

Trụ sở chính:

1F, Phổ Quang, F2,Q. Tân Bình, Tp. HCM.

Điện thoại:

(08) 8448054

Mã số thuế:

0300993292-1

Cơng ty có con dấu riêng:

Fax:

(08) 8453762

Mã số KD:

Cơng ty TNHH TM DV GNHH Tiên Phong

Chi nhánh: Cty có hai chi nhánh. Một ở Hà Nội, và một ở Hải Phòng
Là thành viên của Hiệp hội giao nhận Việt Nam (VIFFAS) và Hiệp hội giao nhận
Quốc tế (FIATA), đã được sự đồng ý của FIATA cho phép phát hành vận đơn đa phương

thức theo mẫu chung của FIATA từ năm 2001.
1.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tiên Phong
Một quốc gia muốn phát triển thì phải có một nền kinh tế vững mạnh, và để có một
nền kinh tế vững mạnh địi hỏi chúng ta phải mở cửa nền kinh tế, hội nhập với nền kinh tế
thế giới. Để thực hiện mục tiêu trên Đảng và Nhà Nước ta đã và đang mở của nền kinh tế,
đẩy mạnh công tác đối ngoại. Đặc biệt chú trọng đến cơng tác XNK và khuyến khích đầu tư
nước ngồi. Cùng với sự phát triển đó ngày càng có nhiều doanh nghiệp được hình thành và
khơng ngừng tìm kiếm và phát trển những mặt hàng có nhu cầu của các nước trên thế giới để
XK và NK những mặt hàng thiết yếu cho sản xuất, tiêu dùng, mục đích kinh doanh của
Doanh nghiệp. Nhưng vì bn bán quốc tế còn rất mới với các Doanh nghiệp Việt Nam. Vì
vậy các Doanh nghiệp chưa nắm hết được các nghiệp vụ cũng như các quy định quốc tế về
thương mại hay không hiểu hết được đặc thù của ngành nghề. Để đáp ứng những khó khăn
đó và nhu cầu cấp thiết đó, vào năm 1994 anh Ngơ Xn Lực cùng với các thành viên trong
gia đình góp vốn thành lập Công ty TNHH GNHH Tiên Phong. Năm 1997, để phú hợp với

1


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
tình hình mới và điều hoà quan hệ giữa các đối tác cũng như nhu cầu sắp xếp lại tổ chức
Công ty TNHH TM DV GNHH TIÊN PHONG ra đời.
Lĩnh vực hoạt động của Công ty là nhận làm các dịch vụ toàn bộ hay một phần trong
quá trình thực hiện hợp đồng như tổ chức hàng hóa, vận chuyển đến địa điểm gửi hàng, đặt
chỗ, thuê tàu, thuê phương tiện vận chuyển door to door, làm thủ tục Hải quan, lưu kho lưu
bãi, làm giấy tờ, các dịch vụ khác có liên quan đến qua trình giao nhận hàng hóa, nhận ủy
thác, làm đại lý cho hãng tàu,..
Trong thời gian đầu hoạt động, quy mơ cịn nhỏ và rất hạn chế, tuy nhiên qua nhiều
năm hoạt động, công ty đã lớn mạnh và mở rộng phạm vi hoạt động trong các lĩnh vực và có
thể bao trọn gói tất cả các khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

Công ty TNHH TM DV GNHH TIÊN PHONG là một Doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vực thương mại, dịch vụ, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có quyền tự chủ về tài
chính và được sự cho phép của nhà nước CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
với một số nhiệm vụ sau :
 Cung cấp các dịch vụ giao nhận trong lĩnh vực vận tải hàng hóa XNK bằng đường
biển, đường hàng khơng và nội địa.
 Mua bán cước và lập tuyến đường, cung cấp các giá cước đường hàng không, đường
biển, thu xếp tổ chức các tuyến đường phù hợp.
 Tổ chừc vận tải đa phương thức và gom hàng lẻ cho cả hàng xuất khẩu, hàng nhập
khẩu, hàng nội địa và được phép phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu của
FIATA.
 Dịch vụ từ “cửa đến cửa” thu xếp nhận hàng và giao hàng tới sân bay, bến cảng, lưu
kho, lưu bãi.
 Khai thuê Hải quan: lập bộ chứng từ Hải quan, thực hiện tất cả các thủ tục Hải quan
cho hàng hóa XNK, đóng gói hàng hóa.
 Mơi giới tổ chức vận chuyển hàng rời, phân chia hàng lẻ và tổ chức quản lý về
logistics.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
1.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
2


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Cơ cấu tổ chức của Cơng ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến: đó là một hệ thống các
phịng ban có quan hệ mật thiết với nhau, chịu sự quản lý của Giám đốc, Phó Giám đốc,
Trưởng phịng cùng với sự tự giác và trách nhiệm trong công việc của từng nhân viên.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

GIÁM ĐỐC

Phịng
Kinh

Phịng Kế
Tốn

Phịng Sales
& Marketing

Phịng
QLNS

Doanh

Hàng
xuất

Hàng
nhập

Sales

Marketing

Kho Hàng
1.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
 Giám đốc:
Là người đứng đầu Cơng ty, có trách nhiệm điều hành các hoạt động của Công
ty, tổng hợp và đưa ra kế hoạch kinh doanh, phương hướng phát triển chung của Công

ty. Chịu trách nhiệm về mặt pháp lý và dân sự trước pháp luật về Công ty. Thương
lượng và ký kết các hợp đồng về giao nhận có giá trị và quy mơ lớn. Theo dõi tình
hình kinh doanh của Công ty để kịp thời đưa ra phương án giải quyết.
 Phịng quản lý nhân sự.
Chịu trách nhiệm về tình hình nhân sự của Cơng ty, đề xuất tiền lương, thưởng
phạt và sự bố trí sắp xếp nhân lực trong Cơng ty, theo dõi tình hình về định mức lao
động và năng suất lao động, đề xuất việc bổ sung hay sa thải nhân viên trong Công ty.
Chăm lo đời sống nhân viên trong Công ty như môi trường làm việc, những khó khăn
3


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
của nhân viên để tìm cách giúp đỡ nhân viên hồn thành tốt cơng việc được giao, tổ
chức sinh hoạt cho các nhân viên,…
 Phòng kinh doanh.
Trực tiếp tìm và quan hệ với khách hàng trong nước và ngoài nước, thỏa thuận
giá cả và thương lượng ký kết các hợp đồng có quy mơ nhỏ, lập kế hoạch và phương
hướng hoạt động kinh doanh của Công ty.
Hàng xuất: Chịu trách nhiệm và đưa ra kế hoạch phương hướng thực hiện công
việc giao nhận và làm các thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu tại các cảng và sân bay.
Hàng nhập: Chịu trách nhiệm và đưa ra kế hoạch phương hướng thực hiện công
việc giao nhận và làm các thủ tục cho hàng hóa nhập khẩu tại các cảng và sân bay.
 Phịng kế tốn.
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài chính kế tốn, tham mưu hiệu quả
kinh tế của từng hợp đồng giao nhận, cung cấp các số liệu chính xác và kịp thời cho
Giám đốc và phòng kinh doanh để lập ra kế hoạch hoạt động cho thời gian tới, tính
tốn doanh thu, chi phí và lợi nhuận của cơng ty trong các kỳ quyết tốn. Qua đó so
sanh và đối chiếu quá trình thực hiện với kế hoạch đề ra, từ đó đưa ra giải pháp hữu
hiệu nhất cho giai đoạn kế tiếp. Thực hiện tình hình tiền lương cho nhân viên.
 Phòng sales & marketing.

Đưa ra kế hoạch và chiến lược hoạt động cho tồn Doanh nghiệp, tìm kiếm
khách hàng, đối tác và thị trường mới. Tìm hiểu rõ nhu cầu của các Cơng ty XNK về
q trình giao nhận, để từ đó đề ra những chiến lược cạnh tranh và giới thiệu, quảng
bá tên tuổi Công ty và những dịch vụ cho khách hàng, từ đó chúng ta có thể tìm kiếm
được thêm những khách hàng mới cho Cơng ty. Bên cạnh đó cũng đưa ra những
chính sách ưu đãi cho những khách hàng tiềm năng.
 Kho hàng.
Là nơi lưu kho, ký gửi của khách hàng. Ngoài ra kho hàng cịn đóng một vai trị
trong việc tạo ra lợi nhuận cho Cơng ty nó mang lại một khoản thu tương đối cho
Công ty từ những hoạt động cho thuê kho, bãi để làm kho lưu trữ của khách hàng khi
có nhu cầu.
4


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh XNK của công ty trong những năm 2016-2018
Từ khi Công ty hoạt động đến nay, tuy bước đầu cũng gặp khơng ít khó khăn và hiệu
quả chưa cao nhưng trong những năm gần đây nhất công ty hoạt động rất hiệu quả, duy trì
được những khách hàng quen biết và lâu dài, bên cạnh đó cũng ngày càng có thêm các khách
hàng mới, chất lượng dịch vụ khách hàng ngày càng chất lượng hơn. Để hiểu kỹ hơn tình
hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty, ta sẽ phân tích tình hình hoạt động của Cơng ty
trong 3 năm gần đây nhất.
1.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh XNK của cơng ty
Bảng 1.1 Tình hình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty
ĐVT: Đồng
Năm
Chi Tiêu
Tổng Doanh thu
Tổng chi phí
Lợi nhuận

2016
7,253.245.632
2,965.832.562
5,779,196,993

2017

2018

8,132.523.935
12,563.654.265
2,353.326.942
2,955.865.459
5,779,196,993
9,607,788,806
Nguồn : Phịng Kinh Doanh

Qua bảng số liệu trên ta thấy :
 Năm 2016 doanh thu của Công ty đạt được gần 7 tỷ. Sau khi trừ hết đi các chi phí thì
lợi nhuận cịn lại là hơn 5,5 tỷ. Như vậy với xu hướng này tình hinh kinh doanh của
Cơng ty có chiều hướng tốt nhưng bên cạnh đó Cơng ty cũng cần xem lại việc phân
chia chi phí cho hợp lý.
 Năm 2017 so với năm 2016 thì doanh thu cũng tăng với tỷ lệ 12.5% trong khi đó chi
phí lại giảm đáng kể 2% và lợi nhuận tăng 1491783923 đ và tăng với tỷ lệ là 35%.
 Năm 2018 so với năm 2017: doanh thu tăng 54% nhưng bên cạnh đó chi phí cũng
tăng 0.25%.
 Nhìn chung tổng kim ngạch XNK của cơng ty trong những năm gần đây tăng nhưng
mức độ tăng không điều. Qua nhưng số liệu trên ta thấy công ty đang có những bước
phát triển đáng kể, lợi nhuận càng ngày càng tăng trong khi đó chi phí ngày càng

5


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
giảm cho thấy Công ty đang có những chính sách phát triển đúng đắn. Và ngày càng
có nhiều doanh nghiệp có nhu cầu XNK hàng hố.
1.2.2 Kim ngạch xuất khẩu của cơng ty trong những năm 2016 - 2018
1.2.2.1 Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu thị trường
Bảng 1.2 Tình hình xuất khẩu theo cơ cấu thị trường.
ĐVT: 1000USD

2016
Giá trị
Mỹ
EU
Đan Mạch
Thị trường khác
Tổng cộng

325
262.5
437.5
225
1250

2017
Tỷ

Giá trị

trọng
26%
21%
35%
18%
100%

2018
Tỷ

Giá trị

Tỷ

trọng
trọng
426.25
27.5%
512.4
28%
341
22%
411.75
22.5%
472.75
30.5%
512.4
28%
310

20%
393.45
21.5%
1550
100%
1830
100%
Nguồn: Phịng Kinh Doanh

Nhìn chung về cơ cấu thị trường xuất khẩu của Cơng ty thì rất đa dạng. Trong những năm
gần đây Công ty đã mở rộng thị trường ra nhiều nước khác như : Singapo, Trung Quốc, Hàn
Quốc…. Trên đây là một số thị trường trọng tâm của Công ty, hàng năm những thị trường
này đã nhập khẩu một khối lượng hàng lớn. Trong đó thị trường Đan Mạch là thị trường lớn
nhất, năm 2016 thị trường này chiếm tới 35% với giá trị là 437.500USD. Nhưng qua các
năm thì thị trường này càng giảm và nhường chỗ cho thị trường Mỹ, EU, và các thị trường
khác. Có thể nói thị trường Mỹ và EU là những thị trường có sức tiêu thụ rất lớn mà chúng
ta đang nhằm tới. Tuy nhiên đây cũng là những thị trường rất khó tính, những sản phẩm vào
thị trường này địi hỏi phải có sự kiểm tra rất kỹ về chất lượng. Nhưng thị phần của thị
trường này đang tăng một cách đáng kể, chứng tỏ những sản phẩm của của chúng ta nói
chung và của cơng ty nói riêng đang dành được chỗ đứng trên thị trường năm 2016 thị
trường Mỹ chiếm 26% và tăng dần qua các năm, đến năm 2018 lên tới 28% với giá trị là
513000USD. Còn thị trường EU năm 2016 tỷ trọng là 21% và cũng tăng 22.5% năm 2018.
Bên cạnh đó Cơng ty cũng chú ý tới những thị trường khác nhằm khai thác triệt để những thị
trường này và phát triển chúng thành thị trường tiềm năng. Cụ thể là các thị trường này đang
6


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
tăng dần qua các năm, năm 2016 tỷ trọng là 18% và đến năm 2018 là 21.5%. Hy vọng thị
trường này sẽ tiếp tục tăng trong những năm tới.

1.2.2.2 Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng
Bảng 1.3 Tình hình xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng.
ĐVT: Tấn
Năm
Mặt hàng
Cà phê, tiêu
Thủy hải sản
Nông sản
Gia cơng
Các mặt hàng khác
Tổng cộng

2016
Số
lượng
337.5
450
315
675
472.5
2250

2017
Tỷ

Số

trọng
15%
20%

14%
30%
21%
100%

lượng
392
539
367.5
612.5
539
2450

2018
Tỷ

Số

Tỷ

trọng
lượng
trọng
16% 450.45
16.5%
22%
627.9
23%
15% 423.15
15.5%

25% 614.25
22.5%
22% 614.25
22.5%
100%
2730
100%
Nguồn: Phịng Kinh Doanh

Mặt hàng xuất khẩu của Công ty vẫn là một số mặt hàng chủ lực như : Cà phê, Tiêu,
Thủy hải sản đã qua chế biến, và các mặt hàng khác như: Nông sản, Ngũ cốc, Băng đĩa…
Qua bảng số liệu trên ta thấy mặt hàng Cà phê, Thủy hải sản, Tiêu đang tăng dần qua
các năm. Từ 15% tỷ trọng năm 2016 lên tới 16% năm 2017 và năm 2018 đã đạt 16.5% đối
với Cà phê, Tiêu với số lượng là 450.45 và đồi với Thủy hải sản cũng chiếm từ 20% năm
2016 lên 23% năm 2018. Nông sản từ 14% năm 2017 lên tới 15.5% năm 2018. Qua đó ta
thấy thị phần của những mặt hàng Cà phê, Thủy hải sản, Nông sản đang dần chiếm thị
trường xuất khẩu và thay thế cho mặt hàng gia công. Bên cạnh đó các mặt hàng khác: như
Nơng sản, mũ,… cũng đang phát triển với tốc độ nhanh.
Có thể nói các mặt hàng xuất khẩu của Công ty ngày càng đa dạng, nhiều chủng loại
và ngày càng được các thị trường khó tính như Mỹ, EU… chấp nhận chứng tỏ sản phẩm của
Cơng ty ngày càng được hồn thiện.
1.2.3 Kim ngạch nhập khẩu của công ty trong những năm 2016 - 2018
1.2.3.1 Kim ngạch nhập khẩu theo cơ cấu thị trường
Bảng 1.4 Tình hình nhập khẩu theo cơ cấu thị trường
ĐVT: 1000USD
7


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
2016

Tỷ

Giá trị
Nhật
Singapo
Mỹ
Các thị trường khác
Tổng cộng

2017

2018
Tỷ

Giá trị

Tỷ

Giá trị

106.6

trọng
20%

121

trọng
20%

106.740

trọng
18%

293.850

45%

242

40%

249.060

42%

106.6

20%

121

20%

88.95

15%

79.950

15%

121

20%

148.250

25%

533

100%

605

100%

593

100%

Nguồn: Phòng Kinh Doanh
Về cơ cấu thị trường của Công ty. Qua bảng số liệu ta thấy thị trường nhập khẩu của
Công ty chủ yếu là Nhật, singapore, Mỹ. Trong đó thị trường Singapore chiếm tỷ trọng
lớn hơn các thị trường khác. Năm 2016 thị trường này chiếm tới 45% tổng kim ngạch của
Công ty với trị giá là 293.850 USD, đến năm 2017 chiếm 40% và năm 2018 là 42%. Sau
đó là thị trường Nhật, năm 2016 thị trường này chiếm 20% với trị giá là 106.600 USD và
giảm dần cho đến năm 2018 chỉ còn là 18%. Còn Mỹ năm 2016 cũng chiếm tỷ trọng

tương đối lớn tới 20% với trị giá là 106.600 USD và cũng giảm dần đến năm 2018 chỉ còn
15% với trị giá là 88.950 USD.

Nhìn chung tỷ trọng nhập khẩu qua 3 năm của các nước Singapore, Mỹ, Nhật điều
giảm dần và dần nhường chỗ cho các thị trường khác như: Đài loan, Hàn quốc, Nga… tuy
tỷ trọng nhập khẩu giảm nhưng mức độ giảm không đồng nhất cho thấy thị trường nhập
khẩu của Cơng ty nói riêng và của cả nước nói chung khơng chỉ tập chung vào một số thị
trường tiềm năng mà đang dần mở rộng ra các thị trường khác để phát huy, tìm kiếm
những mặt hàng rẻ có ưu thế hơn.
1.2.3.2 Kim ngạch nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng
Bảng 1.5 Tình hình nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng
ĐVT: Tấn

2016

2017

2018

Số

Tỷ

Số

Tỷ

Số

Tỷ

lượng

trọng

lượng

trọng

lượng

trọng

8


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Phụ tùng máy móc
Nguyên phụ liệu gia

420
315

40%
30%

715
357.5

50%

25%

660
462

50%
35%

cơng
Hố chất
Các loại khác

210
105

20%
10%

143
214.5

10%
15%

66
132

5%
10%

1050

100%

1430

100%

1320

100%

Tổng cộng

Nguồn: Phịng Kinh Doanh
Qua bảng số liệu trên về cơ cấu mặt hàng ta thấy những mặt hàng nhập khẩu chủ yếu
của Công ty là các phụ tùng dùng cho máy móc và các nguyên phụ liệu dùng trong gia công
sản xuất. Hai mặt hàng này tăng dần qua các năm cụ thể với phụ tùng máy móc năm 2016
chiếm tỷ lệ là 40% đến năm 2017 đã lên tới 50% và năm 2018 vẫn giữ nguyên tỷ trọng này
là 50% với trị giá là 420 tấn. Đối với nguyên phụ liệu dùng trong sản xuất gia công năm
2016 là 30% và tăng đến năm 2018 là 35%. Cho thấy những mặt hàng mà ta nhập khẩu chủ
yếu là những mặt hàng mà ta chưa sản xuất được hay sản xuất chưa đáp ứng được nhu cầu
trong nước và phải nhập khẩu từ nước ngoài như là phụ tùng máy đào đất, phụ tùng máy
ảnh… ngồi hai mặt hàng trên thì hố chất và các mặt hàng khác chiếm tỷ trọng nhỏ. Hoá
chất là 20% năm 2016 đến 2018 là 5% và các loại khác là 10% năm 2016 và năm 2018 vẫn
là 10%. Vậy qua bảng trên ta thấy chúng ta chủ yếu nhập những mặt hàng mà ta chưa sản
xuất được. Còn các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu về cơ bản sản xuất trong nước đã đủ phục
vụ cho nhu cầu của mình.
1.3 Mục tiêu và hướng phát triển trong thời gian tới
Bên cạnh những thuận lợi và khó khăn, Cơng ty không ngừng nâng cao chất lượng

dịch vụ, nâng cao khả năng phát triển Cơng ty. vì vậy Cơng ty ln hoạch định những mục
tiêu và hướng phát triển riêng cho mình.
Cơng ty cần phải đẩy mạnh phát triển phịng kinh doanh để có thể tìm kiếm những
khách hàng mới.
Cần tăng cường hơn nữa mối quan hệ với khách hàng và các cơ quan hữu quan liên
quan đề có những ưu đãi đặc biệt, giúp Cơng ty có thể cạnh trạnh mạnh mẽ trên thương
trường.

9


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Cơng ty đang có kế hoạch phát triển thêm về lĩnh vực mua bán thương mại về một số
mặt hàng hàng tiêu dùng, mà đặc biệt là năm tới sẽ tiến hành nhập mặt hàng rượu ngoại về
tiêu thụ tại thị trường Việt Nam. Đây là lĩnh vực Cơng ty có khả năng rất lớn nhờ vào mối
quan hệ rộng rãi về thị trường tại Việt Nam, nhờ vào sự hiểu biết vững chắc về lĩnh vực
ngoại thương của Công ty và khả năng nhạy bén về thị trường của nhân viên công ty.
Công ty cũng đang có kế hoạch mở rộng thị trường, tăng cường khả năng giao lưu
mua bán với một số nước như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan, …

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU
BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TIÊN PHONG
2.1 Thỏa thuận và báo giá
Trước tiên Công ty Tiên Phong sẽ tiến hành thu thập các thông tin về khách hàng có
nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hố bằng đường biển (hoặc đường hàng không). Đa phần các
nguồn thông tin này có được là từ khách hàng của các đại lý nước ngồi sẵn có do các mối
quan hệ từ trước hoặc do cơng ty tự tìm kiếm lấy bằng các nghiệp vụ marketing chủ yếu
nhắm vào các công ty xuất nhập khẩu khơng thường xun hay chưa có bộ phận chun
trách xuất nhập khẩu. Ngồi ra để có những khách hàng mới, lâu năm và tiềm năng Công ty
Tiên Phong sử dụng nhiều hình thức khác nhau như quảng cáo, đưa lên website quảng bá

thương hiệu của mình bằng các phương tiện thông tin đại chúng và nhờ vào sự tồn tại lâu
năm, sự quen biết giới thiệu, đội ngũ kinh doanh tiềm kiếm khách hàng tốt mà các Doanh

10


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Nghiệp xuất nhập khẩu có thể tìm hiểu về các loại hình dịch vụ của Cơng ty và có thể gửi
những u cầu trực tiếp đến Công ty.
Sau khi tiềm kiếm được khách hàng, Nhân viên của Công ty sẽ tiến hành báo giá và
thỏa thuận các điều kiện và chi phí liên quan tới lơ hàng, từ đó mới đi đến thống nhất ký kết
một hợp đồng dịch vụ với giá hợp lý nhất, việc xác định giá cả này thường căn cứ vào các
tiêu chí :
 Mối quan hệ giữa khách hàng với cơng ty
 Đặc điểm và tính chất của hàng hóa
 Vị trí địa lý và quảng đường vận chuyển
 Chi phí bốc xếp hàng và chi phí khác liên quan
 Những khách hàng mang tính tiềm năng …
Để nắm rõ q trình này, em xin lấy một lơ hàng cụ thể mà Công ty đứng ra đại diện
cho khách hàng làm các thủ tục liên quan đến một lô hàng xuất khẩu. Ở đây khách hàng của
Tiên Phong là Công ty TNHH SX Thương mại Vận tải Hiếu Đạt, Công ty Tiên Phong sẽ
thay mặt khách hàng đứng ra làm thủ tục xuất một lô hàng đi Mỹ theo lô hàng nay thì khách
hàng phải trả cho Tiên Phong 5.000.000đ để thực hiện xong một lô hàng, số tiền này gọi là
thù lao của hợp đồng giao nhận. Lúc này Cơng ty đóng vai trị là chủ hàng làm tất cả các thủ
tục liên quan đến lô hàng theo đúng tiêu chí của hợp đồng dịch vụ và tất cả các chi phí được
thanh tốn bằng hóa đơn sẽ do khách hàng trả, cịn những chi phí khác phát sinh khơng có
hóa đơn sẽ do Tiên Phong trả.
Sau khi thỏa thuận đi đến thống nhất, khách hàng sẽ phải cung cấp tất cả những
chứng từ cần thiết và những thông tin liên quan đến việc đóng hàng cho Cơng ty Tiên Phong
biết và có kế hoạch làm thủ tục xuất hàng.

2.2 Phân tích các điều khoản của hợp đồng ngoại thương
Sau khi Công ty Tiên Phong thỏa thuận đứng ra làm dịch vụ về hàng hóa xuất khẩu
cho khách hàng. Khách hàng cần phải cung cấp những chứng từ cần thiết liên quan đến lô
hàng. Trên cơ sở những chứng từ có được, Cơng ty Tiên Phong sẽ cử một nhân viên đứng ra
đại diện lo các thủ tục cần thiết cho lô hàng xuất khẩu.
Công việc đầu tiên mà nhân viên xuất nhập khẩu này phải làm là phân tích những
chứng từ mà khách hàng cung cấp, một trong những chứng từ mà nhân viên này phải phân
11


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
tích là Hợp đồng Ngoại thương. Việc phân tích Hợp đồng Ngoại thương sẽ giúp cho chúng
ta biết được những thông tin liên quan đến lơ hàng, từ đó có thể chủ động hơn về hàng hóa,
thời gian giao hàng, các điều kiện khác liên quan. Việc phân tích Hợp đồng Ngoại thương
được thực hiện qua các bước sau :
2.2.1 Phần đầu của hợp đồng
Phần này địi hỏi phải có tiêu đề của hợp đồng, tiêu đề thường được thể hiện các từ
“sale contract” hoặc “sale confirmation”. Vấn đề này tương đối quan trọng vì nó xác định
được nội dung của hợp đồng và thể hiện đó là một hợp đồng. Hợp đồng phải thể hiện rõ các
bên tham gia trong hợp đồng, phải thể hiện đầy đủ tên giao dịch hợp pháp giữa các bên.
Ngoài ra phần này cũng phải thể hiện thời gian hợp đồng được ký kết và số hợp đồng,
nó giúp cho các bên biết thời điểm ký kết hợp đồng, thời gian giao hàng và thời điểm hết hạn
hợp đồng, giúp cho các bên dễ theo dõi trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Ở hợp đồng giữa Công ty TNHH SX Thương mại Vận tải Hiếu Đạt Và Công ty
Woorim Trading đã thể hiện đầy đủ các yêu cầu của phần đầu mà một hợp đồng ngoại
thương cần, có số hợp đồng là HD/11/03/05.

2.2.2 Phần nội dung của hợp đồng
Ở hợp đồng trên (HD/11/03/05) chúng ta cần phân tích các điều khoản sau :
 Điều khoản 1 : Tên hàng – Số lượng – Giá cả

Tùy vào mặt hàng cụ thể mà các bên soạn hợp đồng ngoại thương có thể gộp ba điều
khoản trên thành một hoặc thành ba điều khoản riêng. Ở hợp đồng này ba điều khản này
được gộp chung.
Điều khoản Tên hàng ta phải diễn tả hàng hóa thật rõ ràng, chính xác và đầy đủ tên
thương mại của hàng hóa đó để hạn chế những tranh chấp không cần thiết xảy ra giữa hai
bên trong q trình thực hiện hợp đồng. Có nhiều cách để xác định tên hàng như: Tên
thương mại kèm theo xuất xứ, tên thương mại kèm theo tên khoa học, tên thương mại kèm
theo quy cách chính … Ở hợp đồng này tên hàng là Cây cảnh, xuất xứ Việt Nam.

12


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Điều khoản số lượng xác định số lượng, trọng lượng và khối lượng của hàng hóa mua
bán trong hợp đồng, trên cơ sở đó và đơn giá hai bên sẽ xác định được tổng giá trị của hợp
đồng. Nhân viên xuất nhập khẩu cần phải chú ý, hàng được tính theo đơn vị nào và có độ
dung sai là bao nhiêu, dung sai này do người bán chọn hay người mua chọn, từ đó có kế
hoạch nhận hàng đúng như trong hợp đồng. Vì hợp đồng HD/11/03/05 này sử dụng đơn vị
tính là Cây (pc) nên sẽ ghi số lượng chính xác là 16.425 cây, đóng trong 16 kiện và được xếp
vào 2 container 40”, khơng có dung sai.
Điều khoản giá cả thể hiện giá cả của hàng hóa được mua bán theo mức giá, theo điều
kiện thương mại quốc tế đã thỏa thuận. Khi phân tích điều khoản này cần chú ý : Đồng tiền
tính giá, đồng tiền thanh tốn, mức giá, tổng số tiền của lô hàng và bán theo điều kiện
thương mại quốc tế nào. Ở hợp đồng này đồng tiền là USD, đơn giá tùy theo từng mã hàng
trong tờ phụ lục Tờ khai có giá từ 0,3-1 USD/ cây, tổng số tiền là 8.590,50 USD, và bán theo
giá FOB Ho Chi Minh, incoterms 2000.
 Điều khoản 2 : Đóng gói
Theo hợp đồng này quy định là theo tiêu chuẩn xuất khẩu, hàng được xếp vào 2
container 40”.

 Điều khoản 3 : Thanh tốn
Khi phân tích điều khoản này nhân viên xuất nhập khẩu cần chú ý : Thời hạn thanh
toán, phương thức thanh toán, các chứng từ yêu cầu và các điều kiện đòi hỏi hai bên phải
thực hiện việc thanh tốn theo phương thức đó như thế nào trong hợp đồng ngoại thương.
Theo hợp đồng này thì thanh tốn bằng phương thức TT, thời hạn thanh toán là sau khi
người mua nhận được hàng, thanh toán vào tài khoản của người bán, số : 3636610.
Các chứng từ yêu cầu :
 Hóa đơn thương mại
 Bảng kê chi tiết hàng hóa
 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật

13


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Tùy theo từng loại hàng hóa và vào mối quan hệ giữa người mua và người bán, mà
trong hợp đồng sẽ thỏa thuận những loại chứng từ yêu cầu nào.
 Điều khoản 4 : Giao hàng
Trong hợp đồng ngoại thương, điều khoản này thể hiện thời gian giao hàng, địa điểm
giao hàng, phương thức giao nhận hàng và thông báo giao nhận hàng. Nhân viên xuất nhập
khẩu cần phải phân tích kỹ và nắm rõ để có kế hoạch kéo container về đóng hàng, xếp hàng
và làm các thủ tục liên quan đến lô hàng.
Theo hợp đồng này, thời gian giao hàng trong tháng 4/2011, giao tại cảng Incheon,
Korea.
Tùy vào từng mặt hàng cụ thể và tùy vào mối quan hệ làm ăn của người mua và
người bán, mà hai bên sẽ thỏa thuận hợp đồng như thế nào là phù hợp. Ở đây Công ty Hiếu
Đạt và Cơng ty Woorim Trading có mối quan hệ làm ăn lâu năm cùng một mặt hàng này, nên
hợp đồng như trên là đã đầy đủ và nhân viên xuất nhập khẩu khơng cần phải phân tích gì
thêm.
2.3 Chuẩn bị hàng hóa

Cơng việc chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu là khâu rất quan trọng, hàng xuất khẩu khi
giao cho người vận tải và người nhận ở cảng đến có được đánh giá mẫu mã, chất lượng tốt
hay khơng là nhờ khâu chuẩn bị hàng lúc ban đầu.

2.3.1 Nhận hướng dẫn giao hàng
Theo hợp đồng thương mại được ký kết giữa hai bên Công ty TNHH SX Thương Mại
Vận tải Hiếu Đạt và Cơng ty Woorim Trading thì hai bên đã thống nhất về các thông báo
trước và sau khi giao hàng, thông báo hướng dẫn giao hàng bao gồm những nội dung gì theo
đó người xuất khẩu có thể hoàn thành việc giao hàng và nhận được tiền hàng, cịn người
nhập khẩu nhận được lơ hàng mình đã mua.
Đối với hợp đồng này, hai bên đã thống nhất giao hàng theo điều kiện FOB
Hochiminh, Incoterm 2000. Sau khi ký xong hợp đồng như thỏa thuận phía Cơng ty Woorim
Trading phải fax cho Công ty bản thông báo hướng dẫn giao hàng ít nhất 7 ngày trước thời

14


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
hạn thực hiện hợp đồng để Công ty TNHH SX Thương Mại Vận tải Hiếu Đạt chuẩn bị công
tác giao hàng. Nội dung của thông báo hướng dẫn giao hàng thường bao gồm :
 Hãng tàu và đại lý hãng tàu tại Việt Nam
 Tên tàu và các đặc điểm của tàu
 Ngày tàu khởi hành
 Cảng chuyển tải
 Cảng đến cuối cùng
 Các yêu cầu về công tác xếp dỡ
Sau khi nhận được bản hướng dẫn giao hàng, Cơng ty phía bên xuất khẩu biết được
Hãng tàu nào rồi sẽ liên hệ với đại lý hãng tàu tại Việt Nam để book container theo chỉ định
bên phía nhà nhập khẩu. Sau khi đã liên hệ được rồi, Hãng tàu sẽ fax cho nhà xuất khẩu một
phiếu đặt container (booking note). Lúc này khách hàng đã nhận chỉ định lấy container và sẽ

fax Booking note sang cho Công ty Tiên Phong thực hiện việc lấy container để kéo về kho
riêng.
Lúc này nhân viên xuất nhập khẩu sẽ cầm lệnh cấp container do hãng tàu cung cấp
giao cho nhà vận chuyển để xuống bãi container liên hệ nhận container đã được kiểm tra kỹ
bên trong và bên ngồi trước khi kéo container về kho để đóng hàng, chi tiết của container
này như sau :
Container No : HDMU 5488374 và HDMU 5516199
Seal No : B042998 và B046491
Trong một số trường hợp đối tác có thể yêu cầu khử trùng container rỗng trước khi
xếp hàng vào, ta phải tiến hành mời Công ty khử trùng đến để khử trùng theo yêu cầu của
khách hàng.
2.3.2 Phân loại hàng hóa theo đúng hợp đồng quy định của hợp đồng
Theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ thì Cơng ty Tiên Phong không thực hiện
khâu này, công việc này Công ty TNHH SX Thương mại Vận tải Hiếu Đạt sẽ đứng ra làm.
Tuy nhiên ở một lô hàng khác nếu khách hàng yêu cầu Công ty Tiên Phong nhận làm luôn
khâu này thì việc thực hiện được nhân viên Cơng ty tiến hành như sau :

15


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Sau khi kéo container về kho rồi, nhân viên của Công ty tiến hành phân loại hàng hóa
theo đúng như quy định của hợp đồng và xếp hàng vào container ln. Việc đóng hàng phải
có sự chứng kiến của cơ quan kiểm định theo quy định của hợp đồng.
Khi xếp hàng vào container lô hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau :
 Số lượng :
 Tổng số container :
Việc xếp hàng này, chúng ta cần phải chú ý đến quy cách phẩm chất để có thể lựa
chọn ra những loại hàng phù hợp với hợp đồng và thời gian giao hàng để Công ty có thời
gian chuẩn bị hàng, kiểm tra hàng và làm thủ tục giao hàng cho đối tác đúng thời hạn mà

không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Sau khi hàng hóa đã chuẩn bị và phân loại xong về số lượng, chất lượng, bao bì ký
mã hiệu, tiếp theo đó hàng sẽ được xếp vào trong container dưới sự giám sát của các bên
đúng như quy định trong hợp đồng. Sau đó nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tiến hành mời cơ
quan khử trùng đến khử trùng cho lô hàng (nếu có).
2.4 Thuê phương tiện vận tải
Theo hợp đồng này, vì bán theo điều kiện FOB nên nghĩa vụ thuê tàu sẽ do bên mua
th, do đó Cơng ty Tiên Phong khơng có nghĩa vụ th tàu, nhưng em xin dẫn chiếu một
một lô hàng mà Tiên Phong nhận làm dịch vụ xuất hàng cho một khách hàng bán theo điều
kiện CIF. Hợp đồng số : C10144-01 giữa Công ty TNHH Tháng Năm và Công ty
Distribution Laurent Leblanc, điều kiện giao hàng : CIF/ CANADA và theo hợp đồng dịch
vụ đã ký kết thì Cơng ty Tiên Phong nhận ln khâu thuê phương tiện vận tải và trình tự
thuê được thực hiện như sau :
Sau khi nhận được những chứng từ về hàng hóa, các thơng tin có liên quan như : Chi
tiết về việc hàng chuẩn bị vận chuyển, tổng số kiện, trọng lượng, thể tích, ngày giao hàng,
yêu cầu về thời gian vận chuyển, đóng gói, lưu trữ hàng hóa và qua việc phân tích hợp đồng
cũng như các chứng từ khác thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tiến hành cung cấp cho khách
hàng lịch tàu, giá cước từ việc liên hệ trực tiếp với Hãng tàu. Với tư cách là người cung cấp
dịch vụ giao nhận cho người xuất khẩu, cơng việc nói trên địi hỏi sự tính tốn kỹ lưỡng vì ta
phải lựa chọn dịch vụ tối ưu vừa giảm được cước phí vận chuyển vừa rút ngắn thời gian vận
chuyển vừa đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng vừa phải đảm bảo kinh doanh có
16


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
lãi. Công ty Tiên Phong sẽ vào từng trường hợp cụ thể, số lượng hàng hóa, đặc điểm và tính
chất của hàng hóa, tuyến đường đi, thời gian giao hàng … mà sẽ lựa chọn một trong những
phương thức thuê tàu sau :
 Phương thức thuê tàu chợ (Liner)
 Phương thức thuê tàu chuyến (Voyage charter)

 Phương thức thuê tàu định hạn (Timer charter)
Theo Hợp đồng số : C10144-01 ở trên, vì số lượng hàng chỉ có 1 container 40’ và
hàng đi CANADA nên Cơng ty sẽ lựa chọn phương thức thuê tàu chợ.
Sau khi đã lựa chọn lịch tàu và quyết định giá cước, Công ty Tiên Phong sẽ thông báo
cho khách hàng, tiến hành lấy chữ ký và con dấu của khách hàng đến đại lý Hãng tàu để ký
booking note (Có giá trị như một hợp đồng vận chuyển xác định quyền và nghĩa vụ của chủ
hàng và đại lý Hãng tàu).
Đại lý Hãng tàu sẽ liên lạc với Công ty để cho biết ngày giờ tàu đi, tên tàu, số chuyến,
số vận đơn …
Nhân viên Cơng ty Tiên Phong có nghĩa vụ báo lại cho khách hàng các chi tiết trên để
họ chuẩn bị hàng sẵn cho việc vận chuyển.
Trên đây là lơ hàng mà em trích dẫn về việc Cơng ty tiên Phong ký hợp đồng dịch vụ
với khách hàng nhận ln khâu th tàu và trình tự th tàu được trình bày như trên. Cịn ở
lơ hàng trong bài này (hợp đồng HD/11/03/05) Công ty không phải thuê tàu mà chỉ nhận
Booking note từ khách hàng và thực hiện các nghiệp vụ kế tiếp.

2.5 Giao hàng cho người vận tải
2.5.1 Giao hàng nguyên container (FCL)
Theo hợp đồng này, hàng được đóng trong 2 container 40” (hàng FCL), nên sau khi
nhận Booking note từ khách hàng nhân viên xuất nhập khẩu sẽ đến đại lý Hãng tàu yêu cầu
duyệt lệnh đóng hàng tại kho riêng, đại lý Hãng tàu sẽ ký vào Booking note và sẽ giao cho
nhân viên xuất nhập khẩu lệnh cấp container rỗng, seal và container parking list và cho biết
sẽ lấy container rỗng ở đâu.

17


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Bước tiếp theo là thuê xe tải đến cảng lấy container rỗng về kho đóng hàng, yêu cầu
tài xế xe tải đến đúng thời gian và địa điểm quy định để đóng hàng, mời đại diện Hải quan,

kiểm nghiệm, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container.
Sau khi đóng xong, nhân viên Hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container. Yêu cầu tài xế xe
tải vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định, trước khi hết thời gian quy định
(closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tàu xếp hàng) và lấy biên lai
nhận container để đổi lấy vận đơn. Trong thời gian này nhân viên xuất nhập khẩu sẽ lên tờ
khai điện tử để biết mức độ phân luồng, theo lô hàng này là luồng đỏ nên ta sẽ điện thoại cho
tài xế xe tải yêu cầu vận chuyển hàng tới cảng hạ bãi kiểm hóa ln, để tiện cho việc Hải
quan kiểm tra hàng hóa. Cịn nếu ở 1 lơ hàng nào đó là luồng xanh ta để tài xế xe tải hạ bãi
bình thường.
2.5.2 Giao hàng lẻ (LCL)
Ở lơ hàng này là hàng ngun container và trình tự được thực hiện như trên, cịn nếu
ở lơ hàng khác, ví dụ Cơng ty nhận xuất khẩu cho khách hàng lơ hàng lẻ thì quy trình giao
hàng được thực hiện như sau :
Sau khi booking note được chấp nhận, Công ty sẽ thỏa thuận với Hãng tàu về ngày,
giờ, địa điểm giao nhận hàng.
Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên
chở hoặc đại lý tại kho quy định.
Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đóng hàng vào
container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong kẹp chì
container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn.
Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ. Người
chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
2.6 Làm thủ tục Hải quan
2.6.1 Lập và truyền tờ khai hải quan điện tử
Với lô hàng trên, sau khi đã kiểm tra về chất lượng, số lượng, trọng lượng, kiểm dịch
… khách hàng sẽ gửi toàn bộ những thơng tin về hàng hóa và các chứng từ cần thiết cho
Công ty Tiên Phong tiến hành lập bộ hồ sơ hoàn chỉnh để làm thủ tục Hải quan.

18

Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Theo lô hàng trên, thuộc loại hình xuất kinh doanh và cảng xuất hàng là cảng Cát Lái
nên địa điểm làm thủ tục Hải quan là Hải quan cảng Cát Lái.
Thông thường khách hàng sẽ gửi đến Công ty Tiên Phong những chứng từ sau :
 Commercial invoice
 Parking list
 Hợp đồng ngoại thương
 Booking note
 Lệnh cấp container rỗng
Khi nhận được các chứng từ trên và những thông tin cần thiết liên quan tới lô hàng,
nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tiến hành khai Hải quan điện tử trên máy tính.
Việc khai Hải quan điện tử cũng tương tự như khai Hải quan từ xa. Người khai báo
Hải quan sẽ sử dụng mẫu Tờ khai HQ/2017-TKĐTXK. Đây là chứng từ pháp lý mà Hải
quan sẽ làm cơ sở để đối chiếu với thực tế hàng khi bị kiểm hóa. Do vậy cần phải khai báo
chính xác các nội dung được yêu cầu trên Tờ khai. Nếu có nhiều mặt hàng, khơng thể thể
hiện hết trên Tờ khai thì ta sẽ làm phụ lục Tờ khai, phụ lục Tờ khai là phần không thể tách
rời với Tờ khai (nếu có). Các nội dung cần điền vào Tờ khai được đánh máy chính xác và rõ
ràng.
Phần mặt trước của Tờ khai là phần dành cho người khai Hải quan kê khai. Tất cả
phải điền đầy đủ và chính xác như sau:
 Ơ 1 và ơ 2 : Người xuất khẩu và người nhập khẩu
Hai ô này được điền dựa vào hợp đồng ngoại thương. Ta phải điền đầy đủ thông tin về tên
Công ty, địa chỉ, số điện thoại, số Fax của người xuất khẩu và người nhập khẩu. nhớ điền mã
số thuế của Công ty xuất khẩu. Theo hợp đồng này ô 1 và 2 được điền cụ thể như sau :
 Ở ô 1 : Công ty TNHH SX Thương mại Vận tải Hiếu Đạt 47 Huỳnh Tịnh Của, P.8,
Q.3, TP HCM; Mã số thuế 0302771601
 Ở ô 2 : Woorim Trading CO. (Bong jin, Park) 3B-409. Jeong Kwang Sea Place, 7-308
Sin Heung-Dong 3 Ga, Jung-Gu
 Ơ 3 và ơ 4 : Người ủy thác và đại lý làm tủ tục Hải quan

19


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Nếu người xuất khẩu ủy thác cho đại lý hay Cơng ty nào đó thực hiện hợp đồng.
Người được ủy thác này lại ủy quyền lại cho Công ty Tiên Phong giao nhận lô hàng đó thì ta
ghi tên người ủy thác đó vào ơ 3. Ở hợp đồng cụ thể này khơng có người ủy thác nên ta bỏ
trống. Ô đại lý làm thủ tục Hải quan khơng cần thiết phải ghi.
 Ơ 5 : Loại hình
Ta xem mục đích của việc xuất khẩu này là gì? Kinh doanh, đầu tư, gia cơng hay sản
xuất xuất khẩu … theo hợp đồng này ta đánh vào XKD01.
 Ô 6 : Giấy phép
Đối với những hàng hóa xuất khẩu mà chịu sự quản lý của nhà nước hay của cơ quan
chuyên ngành thì chúng ta phải xin giấy phép xuất khẩu của nhà nước hay của cơ quan
chun ngành đó. Theo hợp đồng này thi khơng có giấy phép nên ta khơng điền vào.
 Ơ 7 : Hợp đồng
Đối với hợp đồng này :
- Số HD/11/03/05
- Ngày 25/03/2011
- Ngày hết hạn 15/04/2011
 Ơ 8 : Hóa đơn thương mại
- Số : HD/11/04/05-B
- Ngày : 25/04/2011
 Ô 9 : Cảng xếp hàng
- C048, Cảng Cát Lái/TP HCM
 Ô 10 : Nước nhập khẩu
- Mã : KR
- Tên nước : Korea (Repulic)
 Ô 11 : Điều kiện giao hàng

FOB HCM
 Ơ 12: Phương thức thanh tốn
Cũng dựa vào hợp đồng. Ở đây phương thức thanh toán là TT.
 Ô 13 và 14 : Đồng tiền thanh toán và tỷ giá tính thuế
20


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Là đồng tiền mà hai bên khi ký kết hợp đồng đã thỏa thuận sẽ lấy đồng tiền nào làm
cơ sở để thanh toán cho hợp đồng này, trong hợp đồng này đồng tiền thanh tốn là USD, tỷ
giá tính thuế : 20.708.
 Ơ 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23 : Tên hàng quy cách phẩm chất, mã số hàng hóa, số
lượng, đơn vị tính, đơn giá nguyên tệ, trị giá nguyên tệ
Được điền vào dựa trên commercial invoice và parking list. Cụ thể trong hợp đồng
này các ô trên được điền như phần phụ lục Tờ khai.
 Ơ 20 : Đây là ơ mà sau khi nhân viên xuất nhập khẩu điền hết tất cả các ô trên sẽ đưa
Tờ khai đến Công ty TNHH SX Thương mại Vận tải Hiếu Đạt yêu cầu đóng dấu và
ký tên vào ơ này.
Mặt sau của Tờ khai sẽ là phần dành cho Hải quan kê khai.
Sau khi nhân viên xuất nhập khẩu điền đầy đủ những thơng tin cần thiết lên Tờ khai
trên máy tính có đính kèm hợp đồng và parking list, nhân viên xuất nhập khẩu truyền dữ liệu
đến Chi cục Hải quan của cảng xuất. Hải quan sẽ tiến hành đối chiếu Tờ khai với hợp đồng
và parking list, nếu Tờ khai hợp lệ Hải quan sẽ phản hồi lại trên Tờ khai sẽ có thêm các nội
dung của Hải quan như :
 Ô trên cùng bên trái thể hiện Chi cục Hải quan : Chi cục HQCK Cảng Sài gòn
KV/Cát Lái.
 Ô giữa trên cùng thể hiện
- Số tham chiếu : 481317
- Ngày giờ gửi : 23/04/2011
 Ô bên phải trên cùng thể hiện

- Số Tờ khai : 30779
- Ngày, giờ đăng ký : 23/04/2011
Ngồi ra trên Tờ khai ơ 15 còn nhận kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục
Hải quan. Theo hợp đồng này là luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa). Sau khi có đầy đủ các
thông tin cần thiết trên Tờ khai nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tiến hành in Tờ khai.
2.6.2 Chuẩn bị các chứng từ làm thủ tục Hải quan

21


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Bước tiếp theo nhân viên của Công ty Tiên Phong tiến hành tập hợp tất cả các chứng
từ cần thiết thành một bộ Tờ khai để sau đó đem đến cửa khẩu xuất hàng mở Tờ khai, bộ Tờ
khai bao gồm những giấy tờ được sắp xếp theo thứ tự như sau :
 Tờ khai và phụ lục Tờ khai: gồm hai bản, một bản lưu người khai Hải quan và một
bản lưu Hải quan.
 Giấy giới thiệu của Công ty TNHH SX Thương mại Vận tai Hiếu Đạt
 Hợp đồng ngoại thương
 Commercial invoice
 Parking list
Tất cả những chứng từ trên đều phải được người có thẩm quyền ký, ghi rõ họ tên và
phải được đóng dấu của Cơng ty.
Sau khi nhân viên xuất nhập khẩu chuẩn bị xong các chứng từ liên quan, nhân viên
xuất nhập khẩu đem bộ Tờ khai này đến nơi làm thủ tục Hải quan đăng ký Tờ khai.
2.6.3 Mở tờ khai hải quan
Lúc này nhân viên xuất nhập khẩu sẽ mang bộ hồ sơ này đến cảng Cát Lái nộp cho bộ
phận tiếp nhận, và Hải quan tiếp nhận sẽ nhận và kiểm tra tính hợp lệ của toàn bộ hồ sơ. Hải
quan tiếp nhận sẽ nhập máy Hải quan đồng thời phân cơng người kiểm hóa lơ hàng này (Vì
luồng đỏ), sau đó Hải quan đăng ký sẽ trả Tờ khai lại kèm theo Phiếu ghi kết quả kiêm tra
hàng hóa.

Tùy theo doanh nghiệp, loại hàng hóa mà có mức độ kiểm tra khác nhau, do Hải quan
đăng ký Tờ khai xác định và được Lãnh đạo Hải quan ký duyệt.
 Nếu là mức 1 : Mức này gọi là luồng xanh, với luồng này Tờ khai này được miễn
kiểm tra hồn tồn và khơng cần phải kiểm tra hồ sơ. Khi lãnh đạo duyệt mức này thì
Hải quan đăng ký tờ khai ký thơng quan hàng hóa ln. Doanh nghiệp đạt được mức
này, phải là Doanh nghiệp đã hoạt động trên 365 ngày và chưa lần nào vi phạm, chấp
hành tốt pháp luật Việt Nam.
 Nếu là mức 2 : Mức này gọi là luồng vàng, Tờ khai này cũng được miễn kiểm tra
hàng hóa nhưng sau khi Hải quan đăng ký Tờ khai ký sẽ chuyển sang bộ phận kiểm
tra hồ sơ, nếu khơng có gì thì Hải quan kiểm tra hồ sơ ký trên Phiếu ghi kết quả kiểm
tra chứng từ hàng hóa. Sau đó Tờ khai này chuyển sang lãnh đạo và khơng có sự thay
22


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
đổi gì thì Lãnh đạo Hải quan sẽ ký duyệt lên Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ
hàng hóa. Cuối cùng tờ khai này sẽ chuyển lại cho Hải Quan kiểm tra hồ sơ ký thơng
quan hàng hóa.
 Nếu mức 3 : Mức này gọi là luồng đỏ, lúc này Tờ khai không được miển kiểm tra
hàng hóa mà phải được Hải quan kiểm hóa kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi Tờ khai
được đăng ký tiếp nhận, vẫn phải chuyển sang Hải quan kiểm tra tờ khai và ký lên
Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ hàng hóa, sau đó tờ khai chuyển sang lãnh đạo ký
duyệt và phân tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hóa. Cuối cùng Tờ khai được chuyển sang
Hải quan kiểm hóa và cùng doanh nghiệp tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
2.6.4 Kiểm tra hàng hóa
Theo lơ hàng của hợp đồng này việc kiểm hóa được tiến hành như sau :
Tuỳ theo thời gian và địa điểm kiểm tra mà nhân viên xuất nhập khẩu phải liên hệ với
Hải quan để tiến hành kiểm tra hàng hóa. Nếu hàng kiểm hóa tại kho riêng thì phải mời Hải
quan xuống kho riêng kiểm tra hàng hóa và niêm chì, bấm seal tàu tại kho ln, rồi kéo hàng
về cảng thanh lý. Nếu hàng hóa thuộc diện kiểm tra hàng hóa tại cảng thì nhân viên xuất

nhập khẩu tiến hành cho kéo hàng vào cảng để kiểm tra. Lúc này nhân viên xuất nhập khẩu
tiến hành đăng ký thời gian, ngày kiểm hóa, rồi liên hệ với Hải quan Kiểm hóa tiến hành
kiểm tra hàng hóa tại bãi xuất của cảng. Nhân viên xuất nhập khẩu xác định vị trí container
tại bãi và container phải nằm tại vị trí có thể mở container dễ dàng cùng Hải quan kiểm tra
hàng hóa, nếu năm vị trí khơng thể trực tiếp kiểm tra được nhân viên xuất nhập khẩu cần
phải liên hệ với phòng điều độ cảng dời container xuất này sang vị trí khác thuận lợi hơn cho
việc kiểm tra đồng thời làm phiếu cắt, bấm seal. Sau đó nhân viên xuất nhập khẩu sẽ mời
cơng nhân trong cảng cắt seal và mời Hải quan xuống bãi kiểm hóa mở container kiểm tra
theo tỉ lệ lãnh đạo đã ký duyệt. Khi kiểm hóa xong nếu khơng có vấn đề gì, Hải quan xác
định hàng xuất khẩu đúng khai báo thì Hải quan sẽ niêm chì, đồng thời nhân viên xuất nhập
khẩu cũng bấm luôn seal hãng tàu vào container.
Sau khi kiểm hóa xong, đã bấm seal chì, Hải quan sẽ ghi kết quả kiểm tra thực tế
hàng hóa, đóng dấu và ký tên lên 2 Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa và Tờ khai và yêu
cầu đại diện Doanh nghiệp ký tên. Nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành tách Tờ khai, mua
tem dán lên Tờ khai Hải quan lưu rồi nộp cho Hải quan đăng ký, Hải quan sẽ đóng dấu vào ơ
23


Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
32 của Tờ khai (xác nhận thông quan). nhân viên xuất nhập khẩu sẽ cầm Tờ khai dành cho
người khai Hải quan cùng với Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa, mang đến phịng Hải
quan giám sát bãi xuất để thanh lý Tờ khai.
2.6.5 Thanh lý Tờ khai
Sau khi hàng hóa được đóng dấu xác nhận thơng quan hàng hóa và đã xác nhận hồn
thành thủ tục Hải quan cho lơ hàng. Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tiến hành thanh lý Tờ khai.
Nhân viên xuất nhập khẩu mang Tờ khai và Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa đến
Hải quan giám sát bãi xuất để thanh lý, sau khi nộp cho Hải quan, Hải Quan Giám sát sẽ
đóng dấu ký tên vào ô 31 (Xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát). Sau đó nhân viên xuất
nhập khẩu sẽ mang Tờ khai đến phòng đăng ký tàu xuất, nhập máy đăng ký tàu xuất (vào sổ
tàu).

2.6.6 Vào sổ tàu
Đây là khâu cuối cùng trong quy trình làm thủ tục Hải quan trước khi hàng lên tàu,
Việc đăng ký tàu xuất cực ký quan trọng, đòi hỏi cần phải thanh lý đúng tên tàu, số chuyến
cũng như hãng tàu chỉ định, số cont, số seal và nhất là phải vào sổ tàu trước khi tàu cắt máng
(Closing time). Bởi nếu vào sổ tàu khơng kịp thì sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh như : Hàng
không được xuất đi đúng thời gian, bị hãng tàu phạt, đóng tiền lưu kho, lưu bãi, phải làm lại
các giấy tờ… chưa nói đến việc giao hàng trễ vi phạm hợp đồng với đối tác làm ăn, mất uy
tín … vv.
Lúc này nhân viên xuất nhập khẩu ghi lên Tờ khai tên con tàu, số chuyến, số cont, số
seal. Mang Tờ khai đến phòng đăng ký tàu xuất, nhập máy đăng ký tàu xuất (vào sổ tàu) và
sẽ in ra Phiếu xác nhận đăng ký Tờ khai Hải quan, trên đó có những nội dung : Tên khách
hàng, Cục Hải quan, Chi cục Hải quan, tên con tàu, số chuyến, số Tờ khai, số cont và số
seal. Nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra xem các nội dung trên có đúng khơng,
nếu đúng sẽ ký tên vào trả lại 1 phiếu và giữ lại 1 phiếu cùng với Tờ khai, để sau khi tàu đi
sẽ liên hệ với hãng tàu lấy B/L và đăng ký thực xuất.
2.6.7 Ký thực xuất
Sau khi hãng tàu phát hành Vận đơn, nhân viên xuất nhập khẩu cầm giấy giới thiệu
của Công ty TNHH SX Thương mại Vận tải Hiếu Đạt liện hệ với đại lý Hãng tàu lấy 1 bộ
Bill gốc và 1 Bill copy có đóng dấu của Hãng tàu để ký thực xuất Tờ khai. Lúc này nhân
24