Tài liệu MS Access - Sử dụng Query Wizards ppt

MS Access - Sử dụng Query Wizards
Access gồm 4 loại truy vấn Wizard khác nhau, và chỉ có một nơi bạn có thể
thấy tất cả các loại truy vấn đó. Chọn Query từ thực đơn Insert, Access
hiển thị hộp thoại New Query như hình 1.

Hình 1: Hộp thoại New Query.
Chú ý rằng có 5 tùy chọn được liệt kê trong hộp thoại. Tùy chọn đầu tiên (Design
View) không thực sự là một truy vấn, nó cho phép bạn tạo một truy vấn từ hỗn
hợp tự tạo. M
ục đích của 4 tùy chọn còn lại như sau:

• Simple Query Wizard. Tùy chọn này cho phép bạn tạo truy vấn một cách đơn
giản nhất. Wizard này giống như khi bạn kích đúp chuột vào Create Query By
Using Wizard trong cửa sổ Database (hình 2).

Hình 2: Cửa sổ Database
• Crosstab Query Wizard. Tùy chọn này tạo một truy vấn Crosstab đơn giản, đã
trình bày ở đầu chương.

• Find Duplicates Query. Tạo một truy vấn lựa chọn hiển thị các bản ghi giống
nhau trong một bảng.

• Find Unmatched Query. Tạo một truy vấn mà hiển thị các bản ghi không có
mối quan hệ với bản ghi ở các bảng khác nhau. (Truy vấn này dễ sử dụng khi
làm việc với cơ sở d
ữ liệu quan hệ, một khái niệm sẽ được giới thiệu ở chương
13, “Tìm hiểu mối quan hệ dữ liệu”).

Truy vấn bạn lựa chọn sẽ quyết định Wizard nào được sử dụng bởi Access.
Trong các phần sau đây, bạn sẽ học cách sử dụng ba trong 4 Wizards được đưa
ra ở đây.

Tạo một truy vấn đơn giản

Để tạo mộ
t truy vấn đơn giản, chọn Simple Query Wizard từ hộp thoại New
Query, sau đó kích vào nút OK. Tương tự, bạn cũng có thể kích đúp chuột vào
tùy chọn Create Query By Using Wizard sẵn có khi nút Queries được lựa chọn
trong cửa sổ Database. Sau đó, Access hiển thị hộp thoại Simple Query Wizard
như hình 3.

Hình 3: Hộp thoại Simple Query Wizard.
Phía bên trái hộp thoại Simple Query Wizard, bạn có thể sử dụng danh sách xổ
xuống liệt kê để xác định những nguồn nào Access nên sử dụng cho truy vấn
mới. Chú ý rằng, bạn có thể sử dụng nguồn là các bảng hoặc các truy vấn khác.
Khi cơ sở dữ liệu Customers chỉ có duy nhất một bảng (bảng Business
Custormers), Access mặc định lựa chọn nó cho bạn. Nếu bạn đang làm việc với
cơ sở dữ liệu chứa các bảng và các truy vấn khác, bạn có thể sử dụng danh
sách xổ xuống để thay đổi những nguồn dữ liệu mà Wizard sử dụng.

Trong phần thấp hơn phía bên trái hộp thoại là danh sách của tất cả các trường
được xác định tại bảng hay truy vấn đã được chọn. Nếu bạn thay đổi nguồn dữ
liệu trong toàn bộ danh sách (được miêu tả ở
đoạn trên) thì các trường sẵn có
sẽ thay đổi theo. Bạn có thể sử dụng danh sách và điều khiển phía bên phải
danh sách, để cho biết những trường nào bạn muốn được sử dụng vào truy vấn
bạn đang tạo ra.

Để minh họa cho ví dụ này, lựa chọn các trường Company Name, Address 1,
Address 2, City, State, và Zip code. Phải chắc chắn là sau khi chọn mỗi trường,
bạn phải kích chuột vào nút >. Sau đó, Access sẽ hiển thị tên mỗi trường trong

danh sách Selected Fields phía dưới bên phải hộp thoại. Khi hoàn thành việc lựa
chọn các trường, hộp thoại xuất hiện như hình 4.

Hình 4: Hộp thoại Simple Query Wizard sau khi lựa chọn một số trường.
Với các trường đã được chọn, bạn đã sẵn sàng để tiến hành bước tiếp theo
trong Wizard. Kích chuột vào nút Next, Access hiển thị hộp thoại như hình 5.
Đây là hộp thoại cuối cùng trong Wizard này.

Hình 5: Hộp thoại cuối cùng của Simple Query Wizard.
Tại giao diện này, bạn có thể nhập một tên bạn muốn sử dụng để lưu truy vấn
này. Tên được gợi ý đơn giản là tên bảng mà truy vấn đã dựa vào (Business
Customers) với từ “Query” được thêm vào. Truy vấn đơn giản bạn đã tạo sử
dụng hộp thoại trước có thể được sử dụng cho các nhãn thư, vì nó chỉ chứa
thông tin về đị
a chỉ cho danh sách các khách hàng. Nhập tên Address List, sau
đó kích chuột vào nút Finish. Access hiển thị kết quả truy vấn đó như hình 6.

Hình 6: Kết quả của Simple Query Wizard.
Tạo một truy vấn Crosstab

Để tạo một truy vấn Crosstab, đầu tiên mở hộp thoại New Query bằng cách
chọn Query từ thực đơn Insert. Từ hộp thoại đó, chọn Crosstab Query Wizard
và kích chuột vào nút OK. Access hiển thị hộp thọa Crosstab Query Wizard như
hình 7.

Hình 7: Hộp thoại Crosstab Query Wizard.
Phía trên cùng hộp thoại Crosstab Query Wizard, Access hỏi bạn lựa chọn bảng
nào muốn truy vấn dữ liệu. Vì cơ sở dữ liệu này chỉ có một bảng (Business
Customers), Access đã lựa chọn nó cho bạn. Nếu bạn đang làm việc với một cơ
sở dữ liệu có chứa các bảng và truy vấn khác, bạn có thể sử dụng vùng View ở

giữa hộp thoại để thay đổi ngu
ồn dữ liệu mà Wizard đưa ra.

Phía dưới cùng hộp thoại, Wizard hiển thị cách truy vấn Crosstab đã được hoàn
thành. Access cập nhập trình bày này mỗi lúc bạn thực hiện thay đổi trong khi sử
dụng Wizard. Để chuyển sang hộp thoại tiếp theo, kích chuột vào nút Next (Hình
8).