Tám nguyên tắc cơ cấu bản của quản lý và mối liên hệ biện chứng với thực tế các Doanh nghiệp

Tổ chức quản lý
Mở đầu
Khi hoạt động có quy mô ngày càng lớn và mức độ cạnh tranh ngày càng quyết
liệt ngời ta ngày càng đặc biệt quan tâm đến yếu tố tổ chức quản lý. Vì trong trờng
hợp đó nếu quản lý khômg tốt, không có bài bản, không khoa học, thì trục trặc sẽ rất
nhiều, lãng phí tổn thất sẽ rất lớ, hiệu quả không cao, rất dễ bị đổ vỡ, phá sản. Từ lâu
Đảng và Nhà nớc đã quan tâm nâng cao trình độ quản lý Nhà nớc , quản lý xã hội,
quản lý kinh tế , quản lý khoa học công nghệ . Đặc biệt trong giai đoạn công
nghiệp hoá hiện đại hoá đất nớc .Đảng và Nhà nớc ta đã và đang có những quyết
sách cụ thể cho việc đào tạo nhân lực quản lý.
Hiệu lực của tổ chức quản lý là nhân tố chủ yếu quyết định hiệu quả của hoạt
động kinh doanh. Trong thực tiễn quản lý doanh nghiệp, những sai lầm hoặc thiếu
sót về xây dựng và vận hành tổ chức quản lý thờng dẫn đến sự suy giảm hiệu lực
điều hành, gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh ;hậu quả khó tránh khỏi là mục
tiêu của doanh nghiệp không đạt đợc,thậm chí dẫn đến nguy cô đổ vỡ mạc dù có
những thuận lợi khác(nh thị trờng,nguồn vốn,công nghệ )
Tìm kiếm và thực hiện tốt tám nguyên tắc cơ cấu bản của quản lý để ứng dụng
vào tình hình thực tế của các doanh nghiệp là một việc rất hữu ích và cần thiết đối
với bản thân doanh nghiệp.với thời gian và hiểu biết còn ít.m xin trình bày bài tiểu
luận với chủ đề:Tám nguyên tắc cơ cấu bản của quản lý và mối liên hệ biện
chứng với thực tế các doanh nghiệp"
Em xin chân thành cảm ơn Thầy Cô đã giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận. Do
thời gian và khả năng có hạn nên bài tiểu luận còn có những hạn chế, thiếu sót. Vì
vậy em rất mong đợc những lời chỉ bảo của các Thầy, Cô để em có thể hoàn thiện tốt
hơn bài tiểu luận này.
1
Tổ chức quản lý
Nội dung
I. Nguyên tắc chung về tổ chức
Khi thiết lập và vận hành bất kỳ một tổ chức nào cũng phải tuân thủ, vận dụng
các nguyên tắc chung về tổ chức ; những nguyên tắc này suất phát từ thực tiễn quản

lý và phù hợp với các quy luật khách quan .
Nguyên tắc tập chung dân chủ đợc coi là nguyên tắc cơ bản bao trùm các loại
tổ chức. Tuy nhiên, nó cần đợc vận dụng sát hợp với tính chất từng loại tổ chức có
phơng thức hoạt động khác nhau ( tổ chức chính trị , tổ chức kinh doanh ) Với tổ
chức quản lý kinh doanh (doanh nghiệp), đó là nguyên tắc: tự chủ, tự chịu trách
nhiệm( trong khuôn khổ thể chế, bao gồm luật pháp và quy chế), có hiệu lực để đạt
hiệu quả kinh tế cao nhất. Từ nguyên tắc chung đó nhiều nhà khoa học quản lý đã
xác lập 8 nguyên tắc cụ thể nh sau:
Công ty nhựa Hà nội là một doanh nghiệp nhà nớc, là thành viên của tổng công
ty nhựa Việt nam, có t cách pháp nhân hạch toán đọc lập, cơ sở chính tại 27 Hai Bà
Trng Hà nội. Hiện trong công ty đâng triển khai để xây dựng cơ sở mới ở thị trấn Sài
đồng Gia lâm Hà nội nhằm thựcc hiện chủ trơng của thành phố di dời các đơn vị sản
xuất kinh doanh ra khỏi trung tâm thành phố. Công ty có tiền thân là một phân xởng
nhựa thuộc công ty nhựa Đại Kim.
Nh vậy kể từ ngày đợc thành lập đến nay công ty luôn hoàn thành kế hoạch trên
giao và vợt chỉ tiêu. Công ty luôn có nhứng sáng kiến, cải tiến đợc áp dụng vào sản
xuất,và làm giảm chi phí và tiết kiệm cho công ty. Theo mục tiêu công ty tổ chức
2
Tổ chức quản lý
kinh doanh các sản phẩm nhựa ( plastic) trong sản xuất công nghiệp cũng nh các mặt
hàng gia dụng nh xô, chậu
Nguyên tắc 1
Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức; từ chức năng mà thiết
lập bộ máy phù hợp ; và từ bộ máy mà bố trí con ngời đáp ứng yêu cầu. Đây là trình
tự logíc của tổ chức không đợc làm ngợc lại hoặc tuỳ tiện .
a. Để thực hiên mục tiêu đã đề ra( kinh doanh một lĩnh vực sản xuất thơng mại
hoặc dịch vụ nào đó) cần xác định các chức năng nhiệm vụ cơ bản lâu dài của
bộ máy quản lý doanh nghiệp suất phát từ bốn chức năng của quản lý: hoạch
định , tổ chức, điều kiển phối hợp và kiểm tra. Mỗi bộ phận của bộ máy
quản lý lại có chức năng cụ thể đợc thực hiện phần việc đợc phân công, phân

cấp quản lý. Chức năng xác định không rõ hoặc không nhận thức rõ sẽ không
có căn cứ để tổ chức thực hiện đạt tới mục tiêu. Chức năng trùng chéo sẽ làm
cho bộ máy cồng kềnh, trách nhiệm không rõ, hoạt động trục trặc.
b. Bộ máy đợc thiết lập để thực hiện chức năng; có chức năng thì phải có bộ máy
và bộ máy phải đáp ứng chức năng. Không thể lập ra bộ máy một cách tuỳ
tiện với những lý do không liên quan đến chức năng( chẳng hạn để có chỗ cho
số ngời d thừa hay sao chép mô hình tổ chức khác )
c. Bộ máy hoạt động đợc là nhờ con ngời với chức năng và phẩm chất đáp ứng
yêu cầu. Yếu tố con ngời bao gồm cơ cấu đội ngũ( các loại cán bộ, nhân viên)
số lợng (cần thiết để đảm bảo các phần việc) và tiêu chuẩn ( trình độ, năng
lực, phẩm chất). Không thể vì con ngời mà sinh ra bộ máy không thực sự cần
thiết. Việc phân công, xác định chức trách cá nhân rõ ràng là cơ sở để có bộ
máy hợp lý( gọn nhẹ, có chât lợng). Sự bố trí, phân công tuỳ tiện sẽ dẫn đến
vừa thừa vừa thiếu ngời nhiệm vụ không hoàn thành tốt trách nhiệm thiếu rõ
ràng; hơn nũa còn tạo điều kiện phát sinh các vấn đề nội bộ phức tạp gây
lủng củng lỏng lẻo kỷ cơng.
Chức năng, nhiệm vụ
3
Tổ chức quản lý
Công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh. Hoạt động chính của công ty là
sản xuất các mặt hàng công nghiệp và gia dụng bằng nhựa cung cấp bán thành phẩm
cho các công ty khác và bán các mặt hàng gia dụng tới ngời tiêu dùng.
Nguyên tắc 2
Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần đợc phân chia thành các phần việc rõ
ràng và phân công hợp lý, dành mạch cho mỗi bộ phận môi cá nhân chiu trách nhiệm
thực hiện.
a. Sự phân chia nhiệm vụ phải đảm bảo cho ngời thực hiện có thể hoàn thành
vừa sức để có thể chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Nó cũng phải tạo đợc và
duy trì mối liên kết, phối hợp để cùng thực hiện chức năng chung của tổ chức.
Tính hợp lý của sự phân chia nhiệm vụ và phân công đợc kiểm nghiệm qua

các câu hỏi.
- Những phần việc đó đã đủ để thực hiện chức năng chung cha?
- Nội dung nhiệm vụ của từng bộ phận, từng ngời đã rõ ràng cha? Ngời đợc
phân công đã hiểu đúng cha?
- Có những phần việc nào đợc phân công trùng nhau không ? Nhiệm vụ nào cha
đợc phân công?
- Khối lợc việc đợc phân công có vừa sức thực hiện không? Phần việc nào quá
nặng hoặc quá nhẹ?
- Cách phân chia phân công đó có giúp cho ngời điều hành (phụ trách chung)
nắm đợc toàn bộ hoạt động không?
b. Trong tổ chức quản lý của doanh nghiệp có sự phân công theo chiều
ngang( chuyên môn hoá) và sự phân cấp theo chiều dọc( cấp bậc). Sự phân công theo
chiều ngang quan trọng nhất là tách biệt quyền sở hữu với quyền sử dụng, thể hiện
qua vai trò của chủ doanh nghiệp hoặc hội đồng quản trị và vai trò của giám đốc điều
hành. ở nớc ta, đây là vấn đề còn cha đợc làm đủ rõ ( đối với doanh nghiệp nhà n-
ớc).Các bộ phận công đoạn sản xuất dịch vụ và các phòng ban chức năng là kết
4
Tổ chức quản lý
quả của sự phân công theo chiều ngang trong doanh nghiệp , hoạt động theo phơng
thức phối hợp cùng phục tùng.
Phân cấp theo chiều dọc đợc thực hiện qua hệ thống cấp bấc quản lý từ trên
xuống dới; thông thòng gồm ba cấp cơ bản: câp cao(toàn doanh nghiệp ), cấp trung
gian (doanh nghiệp thành viên, phân xởng , bộ phận dịch vụ chi nhánh) và cấp trực
tiếp thực hiện ( tổ , đội). ứng với các cấp quản lý là các chức danh phụ trách: giám
đốc (cùng các phòng, ban); quản đốc ( cùng các bộ môn giúp việc tác nghiệp); tổ tr-
ởng hoặc đội trởng Hệ thống dọc đ ợc điều hành qua hệ điều kiển phục tùng với
thứ tự bậc thang ( tác động theo từng nấc).
Từ nguyên tắc 2 :
Ta thấy sự ứng dụng của công ty nhựa nh sau :
Nội dung của từng bộ phận đã đợc phân công một cách rõ ràng.Các bộ phận đ-

ợc phân công đều đã nắm rõ phần việc của mình .
- Phân xởng sản xuất có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm nhựa
- Phân xởng hoàn thiện có nhiệm vụ hoàn thiện các bán thành phẩm để tạo ra
sản phẩm qua các khâu nh gọt,ba via,lắp giáp,sản xuất bao bì đóng gói.
- Khối lợng của các phân xởng có thể coi là đủ sức thực hiện.
- Với cách phân chia này giúp giám đốc công ty nắm đợc toàn bộ hoạt động
của công ty.
Nguyên tắc 3
Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyên hạn phải tơng xứng.
a. Chức năng( lâu dài) hoặc nhiệm vụ (từng việc) giao cho bộ phận hoặc cá nhân
nào phải gắn với trách nhiệm mà bộ phận hoặc cá nhân đó phải đảm bảo
hoàn thành. Cần xác định và hiểu rõ: chịu trách nhiệm về mặt nào và đến
đâu , ai là ngời chịu trách nhiêm và trớc ai? Chỉ khi nhân rõ trách nhiệm, mỗi
ngời mới tận tâm tận lực, dám nghĩ dám làm và chịu trách nhiệm về kết quả
thực hiện. Và do đó, chỉ giao nhiệm vụ khi xét thấy ngời thực hiện có khả
năng đảm đơng.
5
Tổ chức quản lý
Có bốn loại trách nhiệm: trách nhiệm tập thể trách nhiệm cá nhân, trách
nhiệm liên đới và trách nhiệm cuối cùng. Trách nhiệm tập thể thực hiện trong
cơ chế quyết định tập thể ( vd chế độ làm việc cua hội đông quản trị), trong
đó mọi thành viên tham gia quyết định phải cùng chịu trách nhiệm , kể cả
thiểu số bất đồng. Trong chế độ thủ trởng( hệ thống điều hành) phải xác định
trách nhiệm cá nhân của ngời phụ trách cũng nh ngời đựoc phân công. Đối
với những bộ phân , những ngời có liên quan cần xác định trách nhiệm liên
đới tức là môt phần trách nhiệm gián tiếp .Trách nhiệm cuối cùng là sự chia
sẻ trách nhiệm chung đối với kết quả thực hiện cuối cùng theo mục tiêu cuả
cả doanh nghiệp, chủ yếu nhằm động viên tinh thần và ý thức làm chủ hơn là
chịu trách nhiệm cụ thể. Trách nhiệm cụ thể có nghĩa là phải chịu sử lý về
hành chính hoặc về pháp lý; có trờng hợp phải bồi thơng thiệt hại đã gây ra.

b. Quyền hạn là một phần quyên lực đợc giao để thực thi nhiệm vụ với trách
nhiệm phải đảm bảo hoàn thành. Giao quyền hạn có nghĩa là sự phân định
quyền lực tơng xứng với trách nhiệm phải vừa đủ( không thiếu không thừa) và
phải rõ ràng.
Giao quyền hạn không đủ sẽ không quy trách nhiệm,hậu quả là cấp trên phải
tự gánh trách nhiệm lẽ ra phải san sẻ; tao ra sự tập trung quá mức , han chế tính
chủ động sáng tạo của cấp dới dễ sinh tệ nạn quan liêu và lỏng lẻo kỷ cơng.
Giao quá nhiều quyền hạn ( thả nổi quyên lực) là tình huống xấu nhất, tạo ra
tình trạnh không kiểm soát đợc hành động của cấp dới; hậu quả có thể theo hai
hớng: hoặc là không hoàn thành đợc nhiệm vụ, không quy đợc trách nhiệm (do
không sử dụng quyền hạn cần có), hoặc là tuỳ tiện lạm dụng quyền lực, lấn sân
và can thiệp vợt cấp. Một nhà nghiên cứu về quản lý đã nhấn mạnh: lãnh đạo
chính là biết phân định quyền lực.
Ngời quản lý cần tự đặt ra các câu hỏi kiểm nghiệm:
- Đã giao cho cấp dới đủ quyền hạn cần thiết cha , còn thiếu quyền hạn gì để
họ có thể hoàn thành đợc trách nhiệm ? Có quyền hạn nào giao quá mức
không?
6