Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH MTV xăng dầu quảng ngãi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢ

ỌC

TẾ

Ỗ THỊ MI LY

Ồ T
BÁ

À

Ệ

ỂM SỐT Ộ BỘ C U TRÌ

VÀ T U T Ề T

MTV XĂ

CƠ

DẦU QUẢ

LUẬ VĂ TH C SĨ

TY T
Ã

Ế TOÁN

à ẵng – ăm 2019


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢ

ỌC

TẾ

Ỗ THỊ MI LY

Ồ T
BÁ

À

Ệ

ỂM SỐT Ộ BỘ C U TRÌ

VÀ T U T Ề T

MTV XĂ

CƠ

DẦU QUẢ

UẬ VĂ T

TY T
Ã

C SĨ KẾ TOÁN

M s : 8340301

gƣời hƣớng dẫn khoa học:

S.TS. Trƣơng Bá Thanh

à Nẵng – ăm 2019


L

CAM OA

Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi .
Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từngđược
ai công bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.

Tác giả luận văn

ỗ Thị Mi Ly

MỤC LỤC
MỞ ẦU ................................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài .............................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................3
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ..............................................................3
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................3
5. Kết cấu của luận văn ..................................................................................4
6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu .................................................................4
C ƢƠ

1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU

TRÌNHBÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP................11
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ...........................................11
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ ...........................................................11
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ...........................................................13
1.2.3. Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ .................................14
1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ .............................15
1.2. KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP ................................................................................................22
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền .....................................22
1.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền .................27
1.2.3. Tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền ........................................................................................................................28
1.2.4. Quy trình kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ................31
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 .....................................................................................39
C ƢƠ

2. THỰC TR NG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TIỀN T

CƠ

TY T

MTV XĂ

DẦU QUẢNG

NGÃI ....................................................................................................................40


2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU QUẢNG NGÃI
..............................................................................................................................40
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển......................................................40
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty ..................................................41
2.1.3. Đặc điểm hoạt động của cơng ty ........................................................42
2.1.4. Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán ........................................................47
2.2. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV
XĂNG DẦU QUẢNG NGÃI ..............................................................................49
2.2.1. Mơi trƣờng kiểm sốt .........................................................................49
2.2.2. Nhận định và đánh giá rủi ro ..............................................................62
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU QUẢNG NGÃI ..........63
2.3.1. Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền............................................63
2.3.2. Mục tiêu kiểm sốt .............................................................................69
2.3.3. Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền.....................................................................................................70

2.3.4. Quy trình kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ................75
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU QUẢNG
NGÃI ....................................................................................................................84
2.4.1. Những kết quả đạt đƣợc trong cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền ..............................................................................................84
2.4.2. Những hạn chế trong công tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền ..................................................................................................................85
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 .....................................................................................89


C ƢƠ

3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T I CÔNG TY TNHH MTV
XĂ

DẦU QUẢ

à .............................................................................90

3.1. CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN ........................................................................................90
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU
QUẢNG NGÃI .....................................................................................................91
3.2.1. Hồn thiện mơi trƣờng kiểm sốt .......................................................91
3.2.2. Hồn thiện q trình nhận định và đánh giá rủi ro.............................93
3.2.3. Hồn thiện tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền.....................................................................................................95
3.2.4. Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
..............................................................................................................................97
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ...................................................................................102
KẾT LUẬN .......................................................................................................103
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Diễn giải

BCTC

Báo cáo tài chính

COSO

Committee of Sponsoring Organizations

KSNB

Kiểm sốt nội bộ

MTV

Một thành viên

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

VSA

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
S hiệu

Tên bảng

bảng
1.1.

2.1.

2.2.
2.3.

Tóm tắt đặc điểm của các chứng từ thƣờng đƣợc sử
dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền
Tổng doanh thu và lợi nhuận sau thuế giai đoạn từ
năm 2016-2018
Kết quả về sản lƣợng kinh doanh xăng dầu năm
2017 – 2018
Thị phần của công ty năm 2018

Trang

30

44

44
45


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
S hiệu

Tên hình vẽ

hình

Trang

1.1.

Mẫu lệnh bán hàng

34

1.2.

Mẫu bảng phân tích tuổi nợ

38

2.1.
2.2.

Diễn biến giá xăng đầu năm 2019
Quy trình ln chuyển chứng từ khi bán bn (đại lý,
tổng đại lý)

46
64

2.3

Quy trình bán hàng của nhân viên bán lẻ xăng dầu

66

2.4

Quy trình luân chuyển chứng từ khi bán lẻ

67

2.5

Quy trình ghi nhận doanh thu hoạt động bán cho đại
lý, tổng đại lý

79

DANH MỤC CÁC SƠ Ồ
S hiệu
sơ đồ

Tên sơ đồ

Trang

2.1.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

47

2.2.

Sơ đồ hình thức kế tốn máy tại cơng ty

49

2.3.

Sơ đồ tổ chức và quản lý của công ty

52


1

MỞ ẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm sốt nội bộ (KSNB) đang là vấn đề khá đƣợc quan tâm hiện nay tại
đa số các doanh nghiệp vì KSNB giúp cho doanh nghiệp có thể loại trừ hoặc
giảm thiểu rủi ro thông qua đánh giá hiệu quả và hiệu suất các hoạt động và chức
năng của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy và hồn thiện của thơng tin tài chính
cũng nhƣ quản trị, hỗ trợ tuân thủ các chính sách và quy định có liên quan. Do
đó, việc thiết lập, thực hiện và duy trì một hệ thống KSNB phù hợp vào hoạt
động của doanh nghiệp là rất quan trọng, một khi doanh nghiệp có những hoạt
động kiểm sốt trong quá trình quản lý thì khả năng doanh nghiệp có thể đánh
giá và điều chỉnh việc thực hiện là hồn tồn có thể làm đƣợc để đạt đƣợc những
mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất.Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động
kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều loại rủi ro và tùy
thuộc vào từng loại rủi ro mà doanh nghiệp sẽ chịu những tác động tƣơng ứng.
Khi đó, yêu cầu nhận dạng, xác định đúng các loại rủi ro và mức độ tác động đến
doanh nghiệp để từ đó tìm ra những biện pháp phòng tránh là một việc làm hết
sức cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Để có thể làm đƣợc điều này,
doanh nghiệp rất cần phải xây dựng và vận hành trong thực tế một hệ thống
KSNB sao cho hiệu quả và phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp.
Các công ty thuộc lĩnh vực kinh doanh xăng dầu tại Việt Nam hiện nay
cũng khơng nằm ngồi những quy luật trên. Đặc biệt, việc xuất hiện ngày càng
nhiều các công ty cung cấp các sản phẩm xăng dầu, hóa dầu, khí đốt… đã làm
tăng thêm mức độ cạnh tranh trong lĩnh vực này. Do vậy, tự bản thân các doanh
nghiệp phải lựa chọn cho mình một hƣớng đi, xây dựng các giải pháp cụ thể để


2

đạt đƣợc các mục tiêu đề ra, và hoàn thiện KSNB là một trong những giải pháp
đƣợc các công ty xăng dầu ƣu tiên lựa chọn.
Để có thể tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu

phải làm cho khâu bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp mình thật sự mang lại
hiệu quả, vì đây là khâu cuối cùng trong sản xuất kinh doanh có ảnh hƣởng quyết
định đến việc thành công hay thất bại của doanh nghiệp, mọi hoạt động khác đều
xoay quanh việc bán đƣợc hàng để đạt đƣợc lợi nhuận mong muốn. Do vậy, tổ
chức tốt việc bán hàng và thu tiền sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, tăng
khả năng thu hồi vốn nhanh, từ đó tăng vịng quay của vốn lƣu động giúp doanh
nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh. Nếu công tác bán hàng và thu tiền tại các
doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu càng đƣợc xây dựng hồn thiện và mở rộng
thì khả năng cạnh tranh sẽ tăng lên đáng kể. Do đó, vấn đề bán hàng và thu tiền
cần phải đƣợc coi trọng và gia tăng tác động cần thiết nhằm mang lại những giá
trị mong muốn cho doanh nghiệp.
Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam hiện nay đang là đơn vị giữ vai trò chủ đạo
trên thị trƣờng nội địa cung cấp xăng dầu theo đúng chỉ đạo của Chính phủ, tuy
nhiên có khơng ít những cơng ty con của tập đồn, trong đó có Cơng ty TNHH
MTV Xăng dầu Quảng Ngãi, hiện đang chịu những áp lực cạnh tranh khiến hoạt
động bán hàng và thu tiền vẫn chƣa đạt đƣợc những mục tiêu mong muốn. Để
gia tăng lợi nhuận, công ty đã áp dụng nhiều thủ tục và hoạt động kiểm soát
trong bán hàng và thu tiền nhƣng thực tế vẫn còn nhiều bất cập và hạn chế làm
ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của cơng ty.Chính vì vậy, đề tài “Hồn thiện
kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng
dầu Quảng Ngãi” hƣớng đến việc phân tích thực trạng và đƣa ra các giải pháp
giúp doanh nghiệp hồn thiện quy trình KSNB đối với hoạt động bán hàng và


3

thu tiền, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh, cung cấp sản phẩm
đến khách hàng một cách nhanh chóng với chất lƣợng tốt nhất để tối ƣu lợi
nhuận cũng nhƣ hiệu quả hoạt động.
2. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của Luận văn là hệ thống hóa những vấn đề cơ bản liên quan đến
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, làm cơ sở để phân tích, đánh giá thực
trạng của KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV
Xăng dầu Quảng Ngãi. Từ đó đề xuất những giải pháp giúp đơn vị nâng cao tính
hữu hiệu và hiệu quả của KSNB trong hoạt động bán hàng và thu tiền, giảm
thiểu đƣợc những rủi ro có thể xảy ra, giúp gia tăng lợi nhuận trong kinh doanh.
3.
-

i tƣợng và phạm vi nghiên cứu
i tƣợng nghiên cứu: Cơng tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi.
- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn phạm vi nghiên cứu trong việc
tìm hiểu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở lĩnh vực kinh doanh xăng dầu
tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn là phƣơng pháp luận duy vật biện
chứng: kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn.
Khi tìm hiểu và thu thập số liệu từ thực tế, tác giả sử dụngphƣơng pháp
quan sát trực tiếp và thu thập số liệu (chủ yếu thu thập số liệu thông qua các
chứng từ, sổ sách tại phịng kế tốn). Bên cạnh đó, để tìm hiểu, tổng hợp và phân
tích các kết quả thu thập đƣợc nhằm đƣa ra các đề xuất phù hợp để hồn thiện
cơng tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, tác giả đã vận dụng phƣơng pháp
tổng hợp.


4

óng góp của luận văn

- Đóng góp về mặt lý thuyết: Hệ thống hóa lý thuyết liên quan đến KSNB
chu trình bán hàng và thu tiền.
- Đóng góp về mặt thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của luận văn với một vấn
đề khá đƣợc các doanh nghiệp quan tâm hiện nay đó là KSNB sẽ là tài liệu tham
khảo cho chính Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi nói riêng và những
doanh nghiệp trong ngành nói chung để hồn thiện hơn nữa KSNB tại đơn vị
mình nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đề ra.
5.

ết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền trong doanh nghiệp.
Chƣơng 2: Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi.
Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi.
6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Trên thế giới cũng nhƣ tại Việt Nam, có rất nhiều tác giả, nhóm tác giả với
các cơng trình nghiên cứu về các khía cạnh khác nhau của KSNB, đặc biệt
nghiên cứu ứng dụng KSNB trong một đơn vị cụ thể ở các ngành đƣợc nhiều tác
giả quan tâm. Phần này tác giả thực hiện hệ thống hóa, phân tích và đánh giá các
nghiên cứu đã thực hiện có liên quan đến KSNB, KSNB chu trình bán hàng và
thu tiền, qua đó xác định khe hổng nghiên cứu cho luận văn.
Đầu tiên phải kể đến những nghiên cứu về KSNB của COSO, đây là tổ
chức đầu tiên đƣa ra định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB đƣợc


5

trình bày trong báo cáo COSO một cách đầy đủ và cụ thể nhất.Trong báo cáo
COSO, các khuôn mẫu và hƣớng dẫn về KSNB, quản trị rủi ro đƣợc xây dựng và
ban hành giúp đơn vị giảm thiểu gian lận. Báo cáo COSO đầu tiên đƣợc ban
hành năm 1992, tuy nhiên vào đến năm 2013, với môi trƣờng hoạt động kinh
doanh có nhiều thay đổi, COSO đã cải tiến lại báo cáo nhằm giúp doanh nghiệp
thiết kế và thực hiện KSNB phù hợp hơn trong thời đại mới. Nội dung cơ bản
trong báo cáo COSO (2013) không thay thế những khái niệm cốt lõi đã đƣợc
trình bày trong báo cáo 1992 mà chỉ cập nhật, bổ sung các đặc điểm mới cho phù
hợp hơn, gồm ba phần: phần một trình bày tổng quan về KSNB mức độ tóm tắt
dành cho ban giám đốc, giám đốc điều hành và các nhà quản lý; phần thứ hai là
khuôn mẫu KSNB, mô tả các thành phần của KSNB bao gồm các nguyên tắc và
các thuộc tính, hƣớng dẫn các cấp quản lý thiết kế, triển khai, thực hiện đánh giá
hệ thống KSNB; phần thứ ba là công cụ đánh giá hệ thống KSNB, đƣa ra các
hƣớng dẫn gợi ý thiết thực cho việc đánh giá hệ thống KSNB.
Tại Việt Nam, kể từ sau khi chuyển đổi sang nền kinh tế thị trƣờng, số
lƣợng doanh nghiệp gia tăng đáng kể với nhiều hình thức hoạt động khác nhau,
tạo ra một môi trƣờng kinh doanh mới, năng động và phát triển đi cùng với sự
gia tăng đầu tƣ từ nhiều nguồn trong và ngoài nƣớc, do đó, nhu cầu về thơng tin
tài chính minh bạch ngày càng gia tăng. Xuất phát từ nhu cầu này, địi hỏi phải
có một nền tảng lý thuyết căn bản về KSNB hoàn chỉnh để làm cơ sở cho việc
quản lý doanh nghiệp ở nƣớc ta. Để kịp thời trong quá trình quản lý và hƣớng
dẫn thực hiện, Bộ Tài chính đã xây dựng và ban hành các chuẩn mực kiểm tốn
Việt Nam, trong đó có VSA số 315 về “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót
trọng yếu thơng qua hiểu biết về đơn vị kiểm tốn và môi trƣờng của đơn vị”.


6

Tiếp theo là các giáo trình về KSNB đang đƣợc giảng dạy và học tập tại

các trƣờng đại học hiện nay, trong đó có các giáo trình nhƣ: “Kiểm sốt nội bộ”
của tác giả Dƣơng Nguyễn Hƣng (2016) – Khoa Kế toán, Đại học Đà Nẵng –
Trƣờng Đại học Kinh tế; “Kiểm soát nội bộ” của tác giả Trần Thị Giang Tân và
cộng sự (2012) – Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trƣờng Đại học Kinh tế Tp. HCM;
“Kiểm soát nội bộ” của nhóm tác giả là giảng viên của Khoa Kế tốn – Kiểm
tốn, Trƣờng Đại học Tài chính – Kế tốn,… Các giáo trình này nêu lên những
nội dung cơ bản của KSNB, vai trò quan trọng của KSNB trong các tổ chức hiện
nay. Bên cạnh đó, nội dung giáo trìnhcịn làm rõ các thành phần của hệ thống
KSNB cũng nhƣ trình bày chi tiết về kiểm sốt các chu trình hoạt động chủ yếu
trong một đơn vị kinh doanh, đồng thời chỉ rõ các rủi ro, mục tiêu kiểm soát và
các thủ tục kiểm soát cần thiết để đối phó với các rủi ro mà doanh nghiệp có thể
gặp trong q trình kinh doanh.
Ngồi ra, có khá nhiều luận văn, luận án với các đề tài về hoàn thiện
KSNB trong từng lĩnh vực hay doanh nghiệp cụ thể, bao gồm:
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Điệp (2010) với đề tài “Kiểm sốt nội
bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần sách và thiết bị trường học
Đà Nẵng”, tác giả sau khinghiên cứu thực trạng đang xảy ra trong KSNB chu
trình bán hàng và thu tiền tại công ty sách và thiết bịđã nhận diện các rủi ro có
khả năng xảy ra cho cơng ty. Từ đó, tác giả xây dựng các giải pháp đểgia tăng sự
hữu hiệu cho KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, giúp công ty đạt đƣợc những
mục tiêu đặt ra.
Nghiên cứu của tác giả Phan Thị Mỹ Liên (2011) với đề tài “Tăng cường
kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Cơng ty cổ phần
Gạch men Cosevco 75 Bình Định”, tác giả đã sử dụng phƣơng pháp luận biện


7

chứng để làm rõ cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và KSNB chu trình doanh thu
và thu tiền; tìm hiểu thực trạng kiểm sốt nội bộ doanh thu và bán hàng tại Cơng

ty, thơng qua đó đề xuất một số ý kiến nhằm gia tăng tính hiệu quả của hệ thống
KSNB và KSNB cho khoản mục doanh thu và thu tiền tại cơng ty Cosevco 75
Bình Định.
Nghiên cứu của tác giả Vƣơng Hữu Khánh (2012)với đề tài “Hoàn thiện
hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Xăng dầu khu vực II TNHH Một thành
viên”. Bằng những phƣơng pháp nghiên cứu khoa học, tác giả đã phân tích, đánh
giá thực trạng hiện tại của công ty xăng dầu khu vực II, chỉ ra những thành tựu
đã đạt đƣợc và những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động. Từ những
hiểu biết đó, tác giả tiến hành xây dựng các biện pháp giúp công ty gia tăng sự
hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB nhằmđạt đƣợc những mục tiêu đặt ra.
Nghiên cứu của tác giả Lƣơng Thị Lan Oanh (2013) với đề tài “Kiểm sốt
nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty xăng dầu Bình Định”, tác giả
đã phân tích cơng tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty xăng dầu
Bình Định để giúp cơng ty phát huy những điểm mạnh và hạn chế những nhƣợc
điểm khiến công ty chƣa đạt đƣợc những mục tiêu đề ra, đồng thời tác giả cũng
đƣa ra các giải pháp thích hợp để tăng cƣờng KSNB trong chu trình bán hàng và
thu tiền.
Nghiên cứu của tác giả Lê Thị Tuyết Nga (2013) với đề tài “Hồn thiện
hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng - thanh tốn và bán hàng - thu
tiền tại Viễn thông Bến Tre”. Trong nghiên cứu này, tác giả hệ thống hóa lại cơ
sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền trong
doanh nghiệp đồng thời tìm hiểu và đánh giá thực trạng về cơng tác KSNB chu
trình bán hàng và thu tiền tại Viễn thơng Bến Tre. Dựa vào những thực trạng tìm


8

hiểu đƣợc, tác giả tìm ra nguyên nhân cũng nhƣ ƣu và nhƣợc điểm của cơng tác
KSNB chu trình mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền, trên cơ sở đó, đề
xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện KSNB chu trình mua hàng - thanh tốn

và bán hàng - thu tiền tại Viễn thông Bến Tre.
Nghiên cứu của tác giả Hồ Tuấn Vũ (2016) với đề tài “Các nhân tố ảnh
hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng
thương mại Việt Nam”. Nội dung nghiên cứu này nêu và phân tích những nội
dung cơ bản về lý thuyết của KSNB trong lĩnh vực ngân hàng, bài nghiên cứu
cũng làm rõ bản chất của hệ thống KSNB, các tác nhân gây tác động tới thiết kế,
thực hiện và duy trì hệ thống KSNB, các nhân tố cơ bản hình thành KSNB, trách
nhiệm của nhà quản trị các cấp và nhân viên trong doanh nghiệp đối với thiết kế,
thực hiện và duy trì các nhân tố thuộc hệ thống KSNB, đặc điểm hệ thống KSNB
của các tổ chức ngân hàng trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện
nay.
Nghiên cứu của tác giả Vũ Thu Phụng (2016) với đề tài: “Tác động của
các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ đến hiệu quả hoạt động của tập
đồn điện lực Việt Nam”đã có những đóng góp về mặt học thuật và lý luận gồm:
lý luận về KSNB và đặc thù của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện
lực, nghiên cứu nhận định nên ứng dụng KSNB cho các cơng ty điện lực vì trong
bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và hạn chế về nguồn tài nguyên hiện nay, việc
tiết kiệm chi phí đầu tƣ mua sắm trang thiết bị, hạn chế thấp nhất thiệt hại trong
quá trình sản xuất, giảm rủi ro hoạt động là vấn đề cấp thiết.
Tóm lại, từ việc xem xét, đánh giá các cơng trình nghiên cứu liên quan đến
đề tài KSNB nói chung và KSNBtrong chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng,
tác giả nhận thấy việc xây dựng và vận hành hữu hiệu KSNB đem đến nhiều ích


9

lợi cho bản thân các doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng biến
động, cạnh tranh gia tăng và công nghệ thông tin đang ảnh hƣởng sâu rộng đến
mọi mặt hoạt động. Các nghiên cứu trên tập trung chủ yếu vào nội dung liên
quan đến các nhân tố nội tại bên trong của KSNB theo báo cáo của COSO tại

một doanh nghiệp cụ thể, dựa vào đó nhận xét về thực trạng thực hiện KSNB
trong chu trình bán hàng và thu tiền và đƣa ra giải pháp hoàn thiện để giúp doanh
nghiệp đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, vì chỉ nghiên cứu KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền tại một doanh nghiệp cụ thể nên những giải pháp của những
nghiên cứu trên khi áp dụng vào các cơng ty hoạt động tronglĩnh vực xăng dầu,
khí đốt – một trong những ngành thiết yếu của xã hội, cụ thể tại Công ty TNHH
MTV Xăng dầu Quảng Ngãi – thì có thể khơng phù hợp và mang lại hiệu quả
khơng nhƣ mong đợi. Mặc khác, vì đƣợc thành lập và hoạt động qua nhiều năm,
nhiều thời kỳ thay đổi theo nền kinh tế, chính trị và xã hội của Việt Nam nên
nhìn chung KSNB của Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi vẫn còn
nhiều điểm chƣa hoàn thiện, trong khi hiện nay việc đánh giá và nhận diện rủi ro,
gia tăng kiểm soát để đạt đƣợc mục tiêu đang là vấn đề đƣợc rất nhiều doanh
nghiệp áp dụng và thành cơng. Cùng với đó, tác giả nhận thấy rằng hiện chƣa có
nghiên cứu nào tìm hiểu một cách trực tiếp, tồn diện và có hệ thống liên quan
đến KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng
dầu Quảng Ngãi. Tất cả những yếu tố trên chính là khoản trống nghiên cứu của
đề tài này. Kết hợp với việc trình bày tổng thể các nghiên cứu nhƣ trên cùng với
việc xác định khoảng trống nghiên cứu,tác giả sẽ thực hiện đề tài tìm hiểu về
KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu
Quảng Ngãi nhằm đánh giá thực trạng đang diễn ra, từ đó đề xuất những giải
pháp giúp cơng ty nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB trong hoạt


10

động bán hàng và thu tiền, giúp làm giảm những rủi ro có khả năng xảy ra và gia
tăng đƣợc lợi nhuận trong kinh doanh.


11

C ƢƠ

1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Ý UẬ C U

VỀ

ỂM SOÁT Ộ BỘ

1.1.1. Khái niệm về kiểm sốt nội bộ
Các nhà quản lý ln muốn xây dựng các kiểm soát hiệu quả cho các hoạt
động của doanh nghiệp mình, vì vậy nhà quản lý cần phải biết đƣợc rằng các
chính sách đƣa ra đã đƣợc nhân viên thực hiện nhƣ thế nào, kết quả thực hiện
của các chính sách đó ra sao, nhà quản lý cũng cần biết các tài sản của doanh
nghiệp đƣợc bảo quản và sử dụng ra sao và có đúng mục đích hay không... Tất
cả những vấn đề trên, các nhà quản lý cầnnắm bắt và kiểm soát đƣợc khi doanh
nghiệp hoạt động. Do đó, khi xây dựng, thực hiện bất kỳ hoạt động nào, bên
cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, thì nhà quản lý cần kết hợp vào đó
những kiểm sốt cần thiết. Đó chính là mơ tả về cách xây dựng một hệ thống
KSNB của doanh nghiệp.
Trên thực tế, trong mỗi giai đoạn sẽ có những nhận định khác nhau về
KSNB, điều này dẫn đến sự hình thành nhiều khái niệm khác nhau liên quan đến
KSNB, cụ thể:
- Báo cáo của COSO (2013) đƣa ra khái niệm về KSNB là một quá trình
đƣợc thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự
khác, đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục

tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và sự tuân thủ pháp luật và các quy định, chính
sách liên quan[2].
- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành (VSA 315 – xác định và
đánh giá rủi ro) [1] định nghĩa: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám


12

đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự
đảm bảo hợp lý về khả năng đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ
tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và
các quy định có liên quan”.
Các khái niệm về KSNB có thể diễn đạt bằng nhiều cách khác nhau, tuy
nhiên có những khía cạnh khá thống nhất liên quan đến KSNB, đó là: [4]
- KSNB là một q trình, trong đó các hoạt động của đơn vị diễn ra thơng
qua q trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát.
- KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi Ban quản trị, Ban giám đốc và các
nhân viên trong đơn vị, do đó KSNB bao gồm nhiều yếu tố, từ chính sách, thủ
tục, quy định,... cho đến con ngƣời trong đơn vị.
- Xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng có thể xảy ra khi thiết kế và vận
hành KSNB nhƣ là: đƣa ra các quyết định sai lầm, các cá nhân có sự thơng đồng
với nhau, nhà quản lý sử dụng quyền lực vƣợt quá giới hạn... cũng nhƣ ảnh
hƣởng của nguyên tắc quản trị là mọi khoản chi phí bỏ ra để thực hiện ln
khơng đƣợc vƣợt q những lợi ích mang lại từ q trình đầu tƣ đó,... nên KSNB
chỉ giúp đơn vị đạt đƣợc những mục tiêu đặt ra ở mức độ hợp lý mà thơi, khơng
thể nào có sự đảm bảo tuyệt đốicho các nhà quản lý trong việc đạt đƣợc mọi mục
tiêu của đơn vị đã đặt ra.
- Các chiến lƣợc mà công ty muốn thực hiện đƣợc xây dựng dựa trên
những mục tiêu mà cơng ty đó mong muốn đạt đƣợc, và KSNB luôn hƣớng việc
đạt mục tiêu thông qua xác định các chiến lƣợc cụ thể.

Có thể kết luận rằng KSNB là một quá trình bao gồm các thủ tục, chính
sách và những con ngƣời trong đơn vị nhằm thực hiện các công việc không
những trong phạm vi của các hoạt động liên quan đến kế tốn, tài chính mà còn


13

bao gồm tất cả các lĩnh vực hoạt động khác trong đơn vị, các yếu tố này hợp nhất
với nhau tạo thành một chuỗi hoàn chỉnh, và đƣợc vận hành liên tục nhằm giúp
đơn vị hoàn thành các mục tiêu của mình.
1.1.2. Mục tiêu của kiểm sốt nội bộ
KSNB đƣợc thiết kế, vận hành và duy trì nhằm xác định và có các biện
pháp thích hợp đối với các rủi ro có thể xảy ra, cũng nhƣ rủi ro dẫn đến khả năng
đơn vị không thể đạt đƣợc các mục tiêu liên quan đến quy trình lập và trình bày
BCTC, sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động và quá trình tuân thủ các văn bản
pháp luật, các quy định liên quan.
Cụ thể KSNB bao gồm các mục tiêu sau [12]:
- Mục tiêu báo cáo: Nghĩa là KSNB giúp đơn vị đảm bảo rằng BCTC
trung thực và đáng tin cậy, bởi vì bản thân nhà quản lý là ngƣời phải chịu trách
nhiệm về việc lập và trình bày BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện
hành.
- Mục tiêu hoạt động: KSNB giúp đơn vị đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu
quả trong hoạt động, các nguồn lực đƣợc bảo vệ và sử dụng hiệu quả, thông tin
luôn đƣợc bảo mật, nâng cao vị thế đơn vị và hoàn thành tốt các chiến lƣợc kinh
doanh đã đặt ra.
- Mục tiêu tuân thủ: KSNB cũng giúp đơn vị đảm bảo việc chấp hành
pháp luật và các quy địnhcó liên quan, xuất phát từ việc nhà quản lý phải chịu
trách nhiệm đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Mặt khác,
KSNB còn yêu cầutất cả nhân viên của doanh nghiệp phải chấp hành nghiêm túc
các quy định, chính sách và nội bộ trong đơn vị, giúp đơn vị đạt đƣợc mục tiêu

của mình.


14

1.2.3. Nguyên tắc thiết lập hệ th ng kiểm soát nội bộ
Để xây dựng và áp dụng thành công một hệ thống KSNB phù hợp với đặc
điểm của đơn vị thƣờng sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó việc xác định
các mục tiêu, sứ mệnh và kế hoạch hoạt động, tầm nhìn chiến lƣợc cũng nhƣ đặc
điểm kinh doanh riêng là rất quan trọng. Vì vậy, khi xây dựngKSNB cũng nhƣ
để KSNB vận hành và duy trì tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc cụ thể nhƣ sau:
[4]
- Cần phải xác định rõ mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lƣợc để xây
dựng KSNB phù hợp, tƣơng thích với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Các yếu tố
phải đƣợc phổ biến, quán triệt cho mọi ngƣời, mọi thành viên trong đơn vị.
- Cần thiết xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp quan tâm đến việc
trung thực, có đạo đức nghề nghiệp, có những quy định rõ ràng và cụ thể về chức
năng, quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân.
- Các quy trình hoạt động KSNB cần đƣợc văn bản hóa rõ ràng và đƣợc
truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị, điều này tạo cơ sở cho sự nhất quán trong
mọi hoạt động của đơn vị.
- Xác định những hoạt động có rủi ro tiềm tàng cao thơng qua thủ tục xác
định và đánh giá rủi ro của đơn vị đồng thời đƣa ra những giải pháp để đối phó
với các rủi ro này.
- Các thành viên của tổ chức phải tuân thủ hệ thống KSNB một cách
thống nhất.
- Việc thiết kế hệ thống KSNBgiúp đơn vị đảm bảo đƣợc hiệu quả thì
cũng cần quy định rõ ràng về trách nhiệm khi thực hiện kiểm tra, kiểm soát. Điều
này giúp đơn vị đánh giá, cập nhật những kiểm soát bị thiếu hoặc chƣa hiệu quả.

15

- Ngoài ra cần tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập cũng nhƣ
định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các bộ phận KSNB.
- Đồng thời, khi thiết lập hệ thống KSNB, đơn vị cần tuân thủ các nguyên
tắc bất kiêm nhiệm cũng nhƣ phân công phân nhiệm một cách nghiêm túc.
1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ th ng kiểm soát nội bộ
Tùy thuộc vào quy mơ, loại hình hoạt động, tính chất hoạt động, mục tiêu
cần đạt, … của từng đơn vị cụ thể mà cách thức tổ chức hệ thống KSNB sẽ có sự
khác biệt. Song bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng bao gồm các thành phần cơ bản
sau: Môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và
truyền thơng và giám sát.[2].
a. Mơi trường kiểm sốt
VSA số 315 [1] đã nêu rõ: “Mơi trƣờng kiểm soát là một tập hợp các quan
điểm, nhận thức và hành động cũng nhƣ các chức năng quản trị và quản lý của
ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB
đối với hoạt động của đơn vị. Mơi trƣờng kiểm sốt tạo nên đặc điểm chung của
đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đơn vị về cơng
tác kiểm sốt cũng nhƣ có tác động lan tỏa đến toàn bộ hệ thống KSNB của tổ
chức”.
Các yếu tố thuộc mơi trƣờng kiểm sốt bao gồm: [4]
(1) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị
đạo đức
Đây là yếu tố then chốt ảnh hƣởng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận
hành và giám sát các kiểm sốt. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm
của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng nhƣ việc truyền đạt và
thực thi các chuẩn mực này trong thực tế.

16

(2) Cam kết về năng lực
Cam kết về năng lực là sự cân nhắc của ban giám đốc về các mức độ năng
lực cần đáp ứng cho mỗi nhiệm vụ cụ thể, các kỹ năng và kiến thức cần thiết
tƣơng ứng. Nếu khơng có sự cam kết, đảm bảo về năng lực thì có thể nhân viên
sẽ thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao không hữu hiệu và hiệu quả
(3) Sự tham gia của Ban quản trị
Theo VSA số 315, [1] “Ban quản trị có ảnh hƣởng đáng kể đến nhận thức
về kiểm sốt của đơn vị. Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm
đó đƣợc đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác,
hoặc trong các hƣớng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngồi ra, Ban quản trị cịn
có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo
cáo sai phạm và các thủ tục sốt xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị”.
Sự tham gia của Ban quản trị trong hệ thống KSNB thể hiện qua: Mức độ
độc lập đối với Ban Giám đốc đơn vị; kinh nghiệm và vị thế; mức độ tham gia
của Ban quản trị; tính hợp lý trong hành động của Ban quản trị.
(4) Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Thể hiện qua cách tiếp cận đối với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh
doanh; quan điểm và hành động đối với việc lập và trình bày BCTC; quan điểm
đối với việc xử lý thơng tin, cơng việc kế tốn và nhân sự.
(5) Cơ cấu tổ chức
“Khn khổ mà theo đó các hoạt động của đơn vị đƣợc lập kế hoạch, thực
hiện, kiểm soát và soát xét nhằm đạt đƣợc mục tiêu. Việc thiết lập một cơ cấu tổ
chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc các vấn đề về quyền hạn, trách
nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị”. [1]
(6) Phân công quyền hạn và trách nhiệm: