Hoàn thiện dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong khu công nghiệp biên hòa 2

Lời mở đầu
Tính cấp thiết của đề tài
Kế tốn quản trị đã xuất hiện từ rất lâu trong hệ thống kế toán doanh nghiệp
của các nước và ngày càng được phát triển ở các loại hình doanh nghiệp, giúp các
doanh nghiệp quản lý tốt hơn trong việc điều hành và ra quyết định. Trong đó,
cơng tác dự tốn ngân sách là một nội dung quan trọng của kế toán quản trị, đóng
vai trị quan trọng trong cơng tác tài chính cũng như sử dụng nguồn lực của doanh
nghiệp.
Nền kinh tế Việt Nam trong giai đoạn hiện nay đã có một bước tiến đáng
kể. Chính vì thế, để có thể đứng vững và nâng cao năng lực cạnh tranh trong nền
kinh tế thị trường, địi hỏi các doanh nghiệp phải có kế hoạch sản xuất và kế hoạch
chi tiêu tài chính phù hợp. Dự tốn ngân sách là cơng cụ quản lý khoa học nhằm
hiểu rõ ưu và nhược điểm, tăng năng suất, giảm chi phí, tận dụng triệt để và sử
dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có để nâng cao năng lực cạnh tranh là một yêu
cầu cấp thiết. Tuy nhiên, theo khảo sát hiện nay không phải doanh nghiệp nào
trong Khu Cơng nghiệp Biên Hịa II cũng sử dụng công cụ này một cách hiệu quả,
các số liệu trình bày trong bản dự tốn thường khơng phản ánh đúng tiềm năng
thực tế của các doanh nghiệp. Do đó, nhóm tác giả đã chọn đề tài “Hồn thiện dự
tốn ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu Công nghiệp Biên Hòa 2” với
mong muốn đề xuất các giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách để
nó thực sự là cơng cụ hữu ích cho nhà quản trị, từ đó nâng cao hiệu quả và năng
lực cạnh tranh của các doanh nghiệp.
Mục tiêu của đề tài
Đề tài thực hiện nhằm:
-

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự tốn ngân sách.

-

Phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác lập dự tốn ngân sách tại các

doanh nghiệp trong Khu Cơng nghiệp Biên Hịa 2.
1


-

Đề xuất các giải pháp thích hợp giúp các doanh nghiệp hồn thiện các dự
tốn và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
-

Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách ngắn
hạn

-

Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp
trong KCN Biên Hòa 2

Phƣơng pháp nghiên cứu
-

Đề tài thực hiện dựa trên các phương pháp:
Phương pháp tiếp cận: phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại hoặc gặp trực
tiếp làm cơ sở xây dựng thang đo khảo sát.
Phương pháp khảo sát: khảo sát các doanh nghiệp thơng qua bảng
câu hỏi
Phương pháp phân tích: thu thập và phân tích dữ liệu khảo sát.
Phương pháp tổng hợp: tổng hợp dữ liệu phân tích và đề xuất các

giải pháp.

Kết cấu
Gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở l‎ý luận về dự tốn ngân sách
Chương 2: Thực trạng cơng tác dự tốn ngân sách tại các doanh nghiệp
trong Khu Cơng nghiệp Biên Hịa 2.
Chương 3: Hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại các doanh nghiệp
trong Khu Công nghiệp Biên Hòa 2.

2


Chƣơng 1
Cơ sở l‎ý luận về dự toán ngân sách

1.1 Khái niệm và mục tiêu của dự toán [1]
1.1.1.

Khái niệm dự tốn

Dự tốn là những tính tốn, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ và
toàn diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một
khối lượng công việc trong một khoảng thời gian nhất định được biểu hiện bằng
một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị.
Theo khái niệm trên, dự toán bao gồm các thành phần chủ yếu là sự tính
tốn, dự kiến; sự phối hợp chi tiết và toàn diện, các nguồn lực, thời gian thực hiện;
hệ thống các chỉ tiêu về lượng và giá trị.
o

Tính toán dự kiến hay kế hoạch: Thực chất đây là một sự ước tính hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, chỉ rõ những khối
lượng, những cơng việc cần phải thực hiện. Sự ước tính này chịu sự tác động của
những nhân tố sau:
Nhóm nhân tố khách quan, tác động từ bên ngoài và vượt khỏi phạm vi
kiểm soát của doanh nghiệp như điều kiện kinh doanh, chính sách, chế độ,
thể lệ của nhà nước, quy mô các thành phần dân cư, sự biến động của nền
kinh tế,…
Nhóm nhân tố chủ quan thuộc phạm vi kiểm sốt và tuỳ thuộc vào doanh
nghiệp như trình độ sử dụng lao động, trình độ sử dụng yếu tố vật chất của
quá trình sản xuất, trình độ nhận thức và vận dụng các nhân tố khách
quan,…
Dự toán ngân sách là một sự tính tốn, dự kiến hoạt động của doanh
nghiệp trong sự tác động của hai nhóm nhân tố trên. Dự tốn ngân sách khơng chỉ
3


đề xuất các công việc cần phải thực hiện mà còn chỉ rõ những ảnh hưởng của các
nhân tố khách quan và chủ quan đến thực hiện cơng việc đó.
o

Sự phối hợp chi tiết và tồn diện: Dự tốn ngân sách phải được phối hợp

giữa các chi tiết một cách toàn diện, nghĩa là mọi hoạt động giao dịch của doanh
nghiệp cần phải được xem xét. Ngân sách được lập cho từng đơn vị, phòng ban
khác nhau trong doanh nghiệp phải nghiên cứu, căn cứ vào thực trạng của các bộ
phận và phải lập một cách hài hoà tương đối với nhau. Tổng hợp dự toán ngân
sách ở từng bộ phận sẽ hình thành dự tốn ngân sách tổng thể cho toàn bộ hoạt
động của doanh nghiệp.

o

Các nguồn lực: Dự toán ngân sách phải chỉ rõ nguồn lực và cách thức huy

động các nguồn lực cho các hoạt động. Nghĩa là phải lập kế hoạch về các nguồn
lực, cách thức sử dụng các nguồn lực như: nguồn tài nguyên, nguồn vốn, nguồn
nhân lực, điều kiện môi trường để phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
o

Thời hạn xác định trong tương lai: Dự toán ngân sách thường gắn liền

với một thời hạn cụ thể trong tương lai. Nếu không có yếu tố thời gian, dự tốn
ngân sách sẽ trở thành vô nghĩa. Mỗi một thời điểm, thời kỳ khác nhau, sự tác
động của các nhân tố khách quan, chủ quan, nguồn lực đến hoạt động của doanh
nghiệp sẽ khác nhau, nên những phương án, những giải pháp, những dự tính của
doanh nghiệp cũng sẽ khác nhau.
o

Hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị: Hệ thống các chỉ tiêu cho

thấy dự toán ngân sách phải theo một trình tự và đảm bảo tính logic. Các hoạt
động và giao dịch khác nhau được thể hiện bằng các đơn vị đo lường khác nhau,
cụ thể như số lượng nguyên vật liệu, số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng lao
động,… Bên cạnh sử dụng chỉ tiêu về số lượng để đo lường các số tương đối cần
gộp chúng vào một kế hoạch tổng thể, nên phải sử dụng thước đo tiền tệ làm mẫu
chung quy đổi cho các đối tượng. Như vậy, dự toán ngân sách sẽ xác định một
cách cụ thể các chỉ tiêu về số lượng giá trị.
1.1.2.

Mục đích, chức năng và lợi ích của dự tốn ngân sách [3]

4


1.1.2.1. Mục đích
Dự tốn ngân sách rất quan trọng và cần thiết trong việc hỗ trợ các nhà
quản trị quản lý và điều hành các hoạt động trong doanh nghiệp. Dự tốn là q
trình tính tốn chi tiết cho kỳ tới, nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực theo
các mục tiêu kế hoạch đề ra trong từng thời kỳ cụ thể. Dự tốn có năm mục đích
chủ yếu:
Lập kế hoạch: Dự toán cung cấp cho doanh nghiệp kế hoạch hoạt động
trong một khoảng thời gian nhất định và yêu cầu các hoạt động cần diễn ra
đúng kế hoạch, đem lại kết quả kinh doanh tốt nhất.
Thuận tiện hóa quá trình truyền đạt và phối hợp hoạt động trong tổ
chức: Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị cụ thể hoá các mục tiêu của
doanh nghiệp bằng số liệu.
Phân bổ các nguồn lực: Dự toán ngân sách là căn cứ để khai thác, vận
dụng các khả năng tiềm tàng về nguồn lực nhằm năng cao khả năng cạnh
tranh.
Kiểm soát lợi nhuận và các mặt hoạt động: Dự toán ngân sách là căn cứ
để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện mục tiêu,
nhiệm vụ. Trên cơ sở đó đề ra các giải pháp để thực hiện mục tiêu, nhiệm
vụ theo đúng tiến độ.
Đánh giá kết quả và khen thưởng: Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị
kiểm sốt q trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm
quản lý của từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức.
1.1.2.2. Chức năng [4]
Dự toán ngân sách trong một tổ chức có nhiều chức năng, về cơ bản dự
tốn có những chức năng sau:
a. Dự báo

5


Chức năng dự báo đề cập đến việc dự báo các tác động bên ngoài đến hoạt
động của doanh nghiệp. Một vài bộ phận của dự tốn khơng khác hơn là dự báo vì
trong thực tế dự tốn có thể được sử dụng cho kiểm sốt nhưng đơi khi lại khơng
thể do có những yếu tố khách quan khơng kiểm sốt được. Có thể nói dự tốn
trong những trường hợp này chỉ mang tính chất dự báo.
b. Hoạch định
Chức năng hoạch định khác với chức năng dự báo về tính chủ động. Chức
năng này thể hiện ở việc hoạch định cụ thể các mục tiêu và nhiệm vụ của doanh
nghiệp như: hoạch định về sản lượng tiêu thụ, số lượng sản xuất, chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán
hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp… Có thể nói dự tốn ngân sách là một cơng cụ
để lượng hoá các kế hoạch của nhà quản trị.
c. Điều phối
Chức năng này thể hiện thông qua việc huy động và phân phối các nguồn
lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa việc
hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể với việc đánh giá năng lực sản xuất kinh
doanh của từng bộ phận, từ đó điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp sao cho
các nguồn lực được sử dụng hiệu quả nhất.
d. Thông tin
Chức năng này thể hiện thông qua việc xem dự toán ngân sách là văn bản
cụ thể, súc tích để truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh
nghiệp đến nhà quản lý các bộ phận, phịng ban. Thơng qua các chỉ tiêu cụ thể
trong dự tốn nhà quản trị đã truyền đạt thơng điệp hoạt động cho các bộ phận.
Các bộ phận xem các chỉ tiêu này là kim chỉ nam cho hoạt động hàng ngày của
mình.
e. Kiểm sốt
Chức năng kiểm sốt thể hiện thơng qua việc xem xét dự tốn ngân sách là

cơ sở để so sánh với kết quả thực tế đạt được tại doanh nghiệp. Thơng qua vai trị
6


kiểm tra, kiểm soát, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến
lược, đánh giá mức độ thành cơng của dự tốn và trong trường hợp cần thiết có thể
đề ra phương án sửa chữa, khắc phục nhược điểm.
f. Đo lường, đánh giá
Chức năng này thể hiện thơng qua việc xem dự tốn như là tiêu chuẩn cho
việc thực hiện. Tuy nhiên, do sự thiếu cố gắng của con người trong việc thực hiện
các mục tiêu cũng như do sự tác động từ bên ngoài nên không phải lúc nào việc
thực hiện cũng đạt được những tiêu chuẩn mà dự tốn đưa ra. Vì vậy để giảm bớt
sự khác biệt giữa tiêu chuẩn và thực hiện người ta thường dựa vào tình hình thực
tế để dự tốn và tính thêm phần trăm(%) mức độ rủi ro khi tính tốn các tiêu chuẩn
cho việc dự tốn.
Trong tất cả các chức năng trên của dự toán, chức năng hoạch định và chức
năng kiểm soát là hai chức năng quan trọng nhất.
1.1.2.3. Lợi ích của việc lập dự tốn ngân sách [5]
Khi dự toán ngân sách được lập một cách cẩn thận sẽ giúp cho các doanh
nghiệp hoạch định và kiểm soát tốt các hoạt động trong tương lai. Do đó, việc lập
dự tốn sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:
Cung cấp cho các nhà quản trị phương tiện thơng tin một cách có hệ thống
tồn bộ kế hoạch của doanh nghiệp.
Truyền đạt mục tiêu, kế hoạch của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong
doanh nghiệp.
Dự toán giúp việc quản lý của doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình
thực hiện mục tiêu đã định.
Khuyến khích việc lập kế hoạch, liên kết, đánh giá kết quả thực hiện. Cụ
thể như sau:
o Dự toán ngân sách buộc nhà quản trị phải nghĩ đến kế hoạch hoạt

động trong tương lai và xem việc lập kế hoạch như là khẩu lệnh đối
7


với từng cá nhân trong doanh nghiệp nhằm giúp hạn chế bớt
những tình huống khơng mong đợi có thể xảy ra. Dự tốn thúc ép
các nhà quản lý ln nhìn về phía trước và xem xét mọi thứ để sẳn
sàng ứng phó khi các điều kiện hoạt động thay đổi.
o Các chỉ tiêu kết quả trong dự toán được xem là cơ sở cho việc đánh
giá kết quả thực hiện cơng việc.
Dự tốn giúp phối hợp hoạt động giữa các đơn vị và bộ phận trong doanh
nghiệp. Thông qua dự toán, tất cả các yếu tố của sản xuất, của các bộ phận,
các phòng ban chức năng sẽ được kết nối và cân đối để đáp ứng các mục
tiêu của doanh nghiệp. Ví dụ, bộ phận mua hàng sẽ lập kế hoạch mua hàng
dựa trên yêu cầu của bộ phận sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ lập kế hoạch
sản xuất và các vấn đề có liên quan dựa trên số lượng hàng hóa, trên kế
hoạch của bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào các đơn đặt
hàng, tình hình kinh doanh và kế hoạch của phịng tiếp thị…Cứ như vậy
thơng qua dự tốn của các nhà quản lý cấp cao có thể thiết kế một hệ thống
mà trong đó tất cả các mối quan hệ trong tổ chức là ăn khớp với nhau. Chức
năng này của dự tốn cịn mang lại lợi ích:
o Giúp nhà quản trị nhận ra mối liên hệ trong hoạt động giữa cá nhân
và doanh nghiệp, buộc nhà quản lý phải điều hành công việc đặt
trong mối liên hệ này.
o Giúp hạn chế những nỗ lực tạo dựng lợi ích riêng lẻ. Dự toán giúp
mở rộng cách nghĩ của nhà quản trị vượt ra ngồi bộ phận mình
đang quản lý và loại bỏ những thành kiến, những hành động cố ý vì
lợi ích riêng của bộ phận.
o Giúp tìm ra những điểm yếu trong cơ cấu tổ chức, việc dự toán giúp
nhận dạng được các vấn đề trong truyền thông, mối quan hệ trong

công việc, quyền và trách nhiệm được giao.

8


Dự toán giúp cải thiện các mối liên kết và truyền thơng. Tuy nhiên, điều
này có thể dễ dàng nhận thấy trên lý thuyết nhưng trên thực tế thì phải mất
rất nhiều cơng sức và trí lực mới có thể đạt được.
Dự tốn giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý, nhưng chính bản thân của
dự tốn cũng cần sự trợ giúp từ phía các nhà quản lý. Các nhà quản lý cấp
cao nên hiểu điều đó và có những biện pháp hỗ trợ từ mọi khía cạnh để dự
toán đạt hiệu quả cao hơn. Quản lý dự toán khơng phải là một cơng việc
cứng nhắc mà địi hỏi sự linh hoạt. Để dự toán mang lại những lợi ích như
mong đợi, địi hỏi dự tốn phải có sự điều chỉnh khi mơi trường hoạt động
của dự tốn thay đổi. Dự toán cần nhận được sự quan tâm đúng mức và cần
được tơn trọng trong q trình thực hiện. Tuy nhiên, dự tốn khơng ngăn
cản các nhà quản lý đi những bước đi thận trọng cũng như tiến những bước
dài mang tính đột phá khi cần thiết. Việc lập dự tốn cung cấp cho các nhà
quản lý những thơng tin về thiếu hụt, khan hiếm, yếu kém trong kế hoạch
hoạt động. Có thể nói dự tốn đã cung cấp cho nhà quản lý một hệ thống
cảnh báo nhằm tư vấn kịp thời cho nhà quản lý những rắc rối tiềm tàng có
thể xảy ra trong tương lai và giải quyết nó một cách tự tin, hợp lý.
1.2.

Dự tốn ngân sách ngắn hạn [6]
Dự tốn ngân sách ngắn hạn cịn được gọi là dự toán ngân sách chủ đạo

(master budget) hay còn gọi là kế hoạch lợi nhuận (profit plan) là một hệ thống dự
toán tổng thể, tổng hợp các dự tốn về tồn bộ q trình hoạt động trong một thời
kỳ nhất định. Đây là dự toán ngân sách thường được lập cho thời kỳ một năm và

phải trùng với năm tài chính, được chia ra từng thời kỳ ngắn hơn là từng quý, từng
tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn là một hệ thống dự toán riêng biệt nhưng có
mối liên hệ qua lại lẫn nhau, thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, sản xuất, thu, chi,…Vì vậy nó cũng chính
là dự tốn nguồn tài chính hoạt động hằng năm. Đặc điểm cơ bản của dự toán này

9


là được lập hằng năm trước khi niên độ kế tốn kết thúc để định hướng nguồn tài
chính cho hoạt động của doanh nghiệp trong năm kế hoạch kế tiếp. [7]
Hệ thống dự toán ngân sách ngắn hạn gồm các báo cáo dự toán sau:
Dự toán tiêu thụ
Dự toán sản xuất
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí sản xuất chung
Dự tốn chi phí bán hàng
Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự toán thu tiền
Dự toán chi tiền
Dự toán kết quả kinh doanh
Dự toán bảng cân đối kế tốn
Dự tốn lưu chuyển tiền tệ
Dự tốn tiêu thụ ln là dự toán chủ đạo, dự toán tiêu thụ phải được lập đầu
tiên. Hầu hết tất cả các dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đều phụ thuộc vào
dự toán tiêu thụ.
Trên cơ sở dự toán tiêu thụ tiến hành xây dựng dự toán sản xuất hay dự
toán mua hàng và dự tốn chi phí bán hàng để đảm bảo lượng hàng hóa và chi phí
đáp ứng cho nhu cầu, quy trình, quy mơ tiêu thụ.

Từ dự tốn sản xuất, xây dựng dự tốn khoản mục chi phí như dự toán
nguyên vật liệu trực tiếp và lịch thanh toán tiền, dự tốn chi phí nhân cơng trực
tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung để đảm bảo các yêu tố về nguyên vật liệu,
nhân công, vốn… cho nhu cầu sản xuất.

10


Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự tốn chi phí sản xuất,
lập dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo chi phí cho q trình quản lý
chung của tồn doanh nghiệp.
Từ các dự tốn tiêu thụ, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí sản xuất,
lập dự tốn chi phí quản lý và tình hình tiền mặt tại cơng ty lên dự toán thu chi tiền
mặt để đảm bảo cân đối tình hình tiền mặt cho các hoạt động.
Từ dự tốn tiêu thụ, dự tốn chi phí sản xuất, dự tốn chi phí bán hàng, dự
tốn chi phí quản lý doanh nghiệp lên dự toán kết quả kinh doanh.
o Cuối cùng tổng hợp từ các dự toán lên dự toán tổng kết, thể hiện tài sản,
nguồn vốn đảm bảo và cân đối cho hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ.
1.3.

Quy trình lập dự tốn ngân sách [2]
Kế tốn dự toán ngân sách rất quan trọng, do vậy dự toán phải chính xác,

khơng thể chấp nhận một dự tốn có nhiều sai sót. Vì vậy, để có một dự tốn ngân
sách tối ưu, bộ phận dự toán cần phải hoạch định cho mình một quy trình dự tốn
phù hợp mới có thể thực hiện tốt cơng tác dự tốn.
Do mỗi doanh nghiệp có đặc điểm tổ chức quản lý khác nhau nên quy trình
dự tốn cũng sẽ khác nhau. Dưới đây là một quy trình quản lý dự tốn ngân sách
tiêu biểu được trình bày trong quyển "Managing budgets" của tác giả Stephen
Brookson:

11


Xác định mục tiêu
chung của Công ty

Thu thập thông tin
chuận bị dự thảo ngân
sách lần đầu tiên

Kiểm tra các con số dự
tốn bằng cách chất
vấn và phân tích
Chuẩn hố ngân sách

Phân tích sự khác
nhau giữa kết quả thực
tế và dự tốn

Theo dõi những khác
biệt, phân tích các sai
số, kiểm tra những
điều khơng ngờ đến

Lập dự tốn tiền mặt
để theo dõi dịng tiền

Đánh giá hệ thống

Xem lại quy trình
hoạch định ngân sách
và chuẩn bị ngân sách
tổng thể định

Dự báo lại và điều
chỉnh, xem xét sử
dụng những dạng ngân
sách khác, rút kinh
nghiệm

Sơ đồ 1.1. Quy trình lập dự tốn ngân sách của Stephen Brookson
Quy trình lập dự tốn ngân sách có thể chia lảm 3 giai đoạn:
1.3.1. Giai đoạn chuẩn bị
Đây là bước khởi đầu và cũng là khâu quan trọng nhất trong tồn bộ quy
trình lập dự tốn. Trong giai đoạn này cần phải làm rõ mục tiêu cần đạt được của
doanh nghiệp vì tất cả các dự tốn ngân sách đều được xây dựng dựa vào chiến
lược và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất
định. Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mơ hình
dự tốn ngân sách chuẩn. Điều này giúp nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự
toán ngân sách của tất cả các bộ phận doanh nghiệp và cho phép so sánh, kết nối
nội dung một cách dễ dàng. Khi tất cả các cơng việc cần thiết cho việc lập dự tốn
đã được chuẩn bị đầy đủ, chúng ta phải xem xét lại hệ thống thơng tin cho chính
xác và phù hợp nhất.
12


1.3.2. Giai đoạn soạn thảo
Trong giai đoạn này, những bộ phận cá nhân liên quan đến việc lập dự toán
phải tập hợp tồn bộ thơng tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, các

yếu tố bên trong, bên ngồi doanh nghiệp có tác động và ảnh hưởng đến cơng tác
dự tốn ngân sách của doanh nghiệp, đồng thời ước tính giá trị thu, chi. Trên cơ sở
đó, soạn thảo các báo cáo dự tốn có liên quan như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản
xuất, dự toán chi phí, dự tốn tiền, dự tốn bảng cân đối kế toán …
1.3.3. Giai đoạn kiểm soát
Dự toán ngân sách là một công việc quan trọng được thực hiện từ năm này
sang năm khác. Vì vậy để dự tốn hồn thiện hơn thì ở mỗi kỳ dự tốn cần phải
theo dõi thường xun, đánh giá tình hình dự tốn để từ đó xem xét lại các thơng
tin, cơ sở lập dự tốn ngân sách và có những điều chỉnh cần thiết, đồng thời rút ra
kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách tiếp theo.
1.4.

Các mơ hình dự tốn ngân sách

Dựa vào đặc điểm, cơ chế hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà dự tốn
ngân sách có thể được lập theo một trong ba mơ hình sau: mơ hình ấn định thơng
tin từ trên xuống, mơ hình thơng tin phản hồi, mơ hình thơng tin từ dưới lên.
1.4.1. Mơ hình ấn định thông tin từ trên xuống
Quản trị
cấp cao

Quản trị cấp
trung gian

Quản trị
cấp cơ sở

Quản trị cấp
trung gian

Quản trị cấp
cơ sở

Quản trị
cấp cơ sở
13

Quản trị
cấp cơ sở


Sơ đồ 1.2. Trình tự lập dự tốn từ trên xuống
Nhận xét:
Mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống là mơ hình mà các chỉ tiêu dự tốn
được định ra từ ban quản lý cấp cao của doanh nghiệp và áp đặt các mục tiêu cho
các cấp quản lý trung gian. Sau khi cấp quản lý trung gian tiếp nhận sẽ chuyển
xuống cho quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế hoạch cho việc tổ chức hoạt động
tại từng bộ phận trong doanh nghiệp. Theo cách lập này, các dự tốn được lập theo
một chiều mà khơng có sự phản hồi từ cấp dưới.
Phương pháp này có những ưu, khuyết điểm sau:
o Ưu điểm:
Vì lãnh đạo cấp cao có khái niệm rõ rang về các mục tiêu chiến lược của tổ
chức, nên việc lập ngân sách theo mơ hình này có các lợi ích sau:
Các mục tiêu ngân sách đảm bảo chiến lược lớn của tổ chức.
Ngăn cản tình trạng nới lỏng ngân sách của các phịng ban.
Đề ra các mục tiêu cao hơn thách thức sự nỗ lực của nhà quản lý.
o Nhược điểm:
Nhà quản trị cấp cao có thể đề ra các mục tiêu xa rời với cơng việc kinh
doanh thực tế hay quy trình sản xuất của một bộ phận riêng lẻ. Kết quả là
mục tiêu họ đưa ra có thể khơng phù hợp hoặc không thể đạt được.

Những nhà quản lý cấp trung có thể bị bỏ rơi khỏi quy trình ra quyết định.
Khơng khuyến khích tinh thần làm việc của cấp dưới
Dự tốn từ trên xuống thường khơng chính xác, những thơng tin mà nhà
quản trị cao cấp có được thường khơng đầy đủ.
 Khi lập dự tốn theo mơ hình này, địi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm
nhìn tổng quan, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp, đồng thời phải nắm vững
chi tiết hoạt động của từng bộ phận cả về mặt định tính lẫn định lượng. Vì vậy,
14


phương pháp này thích hợp đối với nền kinh tế tập trung, bao cấp hoặc ở những
doanh nghiệp nhỏ.
1.4.2. Mô hình thơng tin phản hồi
Quản trị
cấp cao

Quản trị cấp
trung gian

Quản trị
cấp
cơ sở

Quản trị cấp
trung gian

Quản trị
cấp
cơ sở

Quản trị
cấp
cơ sở

Quản trị
cấp
cơ sở

Sơ đồ 1.3. Mơ hình thơng tin phản hồi
Dự tốn theo mơ hình thơng tin phản hồi được thực hiện theo quy trình sau:
o Ban đầu ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp sẽ ước tính các chỉ
tiêu dự tốn. Sau đó các chỉ tiêu này sẽ được truyền xuống cho cấp quản lý trung
gian. Trên cơ sở đó, cấp quản lý trung gian sẽ phân bổ các chỉ tiêu này xuống các
đơn vị cấp cơ sở, bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ căn cứ vào các chỉ tiêu ước tính,
khả năng và điều kiện thực tế của mình để xác định các chỉ tiêu dự tốn nào có thể
thực hiện được và các chỉ tiêu dự toán nào cần giảm bớt hoặc tăng thêm. Sau đó
bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ bảo vệ các chỉ tiêu dự tốn của mình trước bộ phận
quản lý cấp trung gian. Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tập hợp các chỉ
tiêu dự toán của các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng
15


quát toàn diện hơn về hoạt động tại các bộ phận cấp cơ sở để xác định các chỉ tiêu
dự tốn có thể thực hiện được của bộ phận mình, sau đó tiến hành trình bày với
quản lý cấp cao hơn.
o Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận
quản lý cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng qt, tồn diện về tình hình hoạt
động của doanh nghiệp sẽ hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung của
doanh nghiệp. Bộ phận quản lý cấp cao xét duyệt dự tốn thơng qua các chỉ tiêu
dự tốn của bộ phận quản lý cấp trung gian, bộ phận quản lý cấp trung gian xét

duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của quản lý cấp cơ sở. Dự toán ngân sách sau
khi được xét duyệt sẽ trở thành dự tốn ngân sách chính thức và được sử dụng như
định hướng hoạt động trong kỳ kế hoạch của doanh nghiệp.
Nhận xét:
o Ưu điểm:
Dự tốn được lập có tính chính xác cao
Các dự tốn lập ra dễ áp dụng vì đã có sự thoả thuận và tham khảo ý kiến
của các bộ phận.
Thể hiện mối liên kết của các cấp quản lý trong q trình lập dự tốn
o Nhược điểm:
Nhược điểm của mơ hình này là tốn nhiều thời gian, chi phí cho cả q
trình dự thảo, phản hồi, phê duyệt và chấp thuận.
 Dự tốn theo mơ hình này địi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ
phận cũng như các thành viên trong từng bộ phận, hơn nữa năng lực và trình độ
của các thành viên cũng ảnh hưởng đáng kể đến cơng tác dự tốn.

16


1.4.3. Mơ hình thơng tin từ dƣới lên
Quản trị
cấp cao

Quản trị cấp
trung gian

Quản trị
cấp
cơ sở

Quản trị cấp
trung gian

Quản trị
cấp
cơ sở

Quản trị
cấp
cơ sở

Quản trị
cấp
cơ sở

Sơ đồ 1.4. Trình tự lập dự tốn từ dưới lên
Nhận xét:
o Mơ hình thơng tin từ dưới lên được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến quản lý
cấp cao nhất, cụ thể như sau:
o Số liệu của dự toán cấp dưới (thường là dự toán tự lập) được trình lên cấp
quản lý cao hơn để xem xét trước khi được chấp thuận.Việc xem xét và kiểm tra
lại dự toán của cấp dưới là cần thiết để tránh nguy cơ những dự tốn cấp dưới lập
khơng chính xác cũng như hạn chế bớt có q nhiều quyền tự chủ trong hoạt động.
o Thực chất tất cả mọi cấp của doanh nghiệp cùng làm việc thiết lập dự tốn,
tuy nhiên quản lý cấp cao thường khơng quan tâm đến những vấn đề quá chi tiết
nên họ phải dựa vào các quản lý cấp dưới để lấy thông tin chi tiết phục vụ cho
cơng tác lập dự tốn. Các số liệu dự toán của các bộ phận riêng lẻ trong tổ chức
(do quản lý cấp dưới lập) sẽ được quản lý cấp cao kết hợp và lập lại tạo thành một
hệ thống dự tốn tổng thể mang tính thống nhất cao.
Trình tự lập dự tốn từ dưới lên có những ưu điểm, nhược điểm sau:

17


Ưu điểm

o

Mọi bộ phận, mọi cấp trong doanh nghiệp đều được tham gia vào q trình
xây dựng dự tốn.
Dự tốn được lập có khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy hơn.
Các chỉ tiêu được tự đề đạt nên các nhà quản lý sẽ thực hiện công việc một
cách chủ động và thoải mái hơn, khả năng thành công sẽ cao hơn vì dự tốn
do chính họ xây dựng nên chứ không phải bị áp đặt từ trên xuống.
o Nhược điểm:
Trình tự lập dự tốn từ dưới lên mất nhiều thời gian vì dự tốn được các cấp
quản lý dưới lập, sau đó được trình lên cấp trên, nhà quản trị cấp trên xem xét và
điều chỉnh cho hợp lý mới đưa xuống cho các bộ phận cấp dưới thực hiện.
Nhận xét chung:
Qua 3 mơ hình trên, chúng ta thấy mỗi mơ hình đều có ưu điểm và nhược
điểm nhất định. Vì vậy, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn mơ
hình dự tốn cho thích hợp. Trong 3 mơ hình trên, dự tốn theo mơ hình thông tin
từ dưới lên hiện đang được các doanh nghiệp chọn lựa và áp dụng.
1.5.

Yếu tố con ngƣời trong dự tốn ngân sách

Nhân tố con người trong cơng tác lập dự toán ngân sách rất quan trọng, nhà
quản trị sử dụng những kỹ thuật và kỹ năng để xây dựng dự tốn ngân sách nhưng
cũng khơng thể khơng quan tâm đến nhân tố con người, bởi vì dự tốn ngân sách
có vai trị động viên và tạo sự phối hợp giữa các bộ phận nhằm hướng đến mục

tiêu chung của doanh nghiệp.
Sự thành cơng của dự tốn ngân sách phụ thuộc vào mức độ chấp nhận của
nhà quản trị về dự toán ngân sách và cách họ sử dụng dự toán ngân sách. Một dự
toán mang lại hiệu quả chỉ khi có sự chấp thuận và ủng hộ của các nhà quản trị các
cấp, đặc biệt là các nhà quản trị cấp cao. Nếu các nhà quản trị cấp cao thiếu quan
tâm đến dự toán ngân sách hoặc chỉ xem các dự tốn ngân sách là hình thức thì các
18


nhà quản trị cấp thấp hơn cũng sẽ thiếu nhiệt tình trong việc xây dựng và thực hiện
các dự tốn.
Trong q trình xây dựng và thực hiện dự tốn ngân sách, các nhà quản trị
không nên gấy áp lực căng thẳng đối với các nhân viên, nếu dự toán ngân sách
được xây dựng khơng hợp lý, có thể dẫn đến những vấn đề căng thẳng hay chống
đối từ các nhân viên, vì vậy khi thực hiện các bảng kế hoạch, các nhân viên sẽ
khơng nhiệt tình trong cơng việc. Do đó những mục tiêu của doanh nghiệp mà bản
kế hoạch đặt ra không thể thực hiện tốt được.
Trên thực tế nhiều doanh nghiệp đề ra mục tiêu và bắt buộc các nhân viên
phải thực hiện được, điều này gây áp lực lớn đối với các nhân viên và buộc họ
phải thực hiện bằng mọi cách, chính vì thế khơng tránh khỏi những gian lận và
tiêu cực để hoàn thành nhiệm vụ.
Nhiều chuyên gia kinh tế cho rằng, mục tiêu trên dự tốn ngân sách phải
mang tính hợp lý và phù hợp. Điều này tạo động lực cho các nhân viên thực hiện
mục tiêu mà dự toán ngân sách đề ra. Nếu dự toán ngân sách quá cao, các nhân
viên sẽ bng xi khi họ thấy rằng mục tiêu rất khó thực hiện, ngược lại nếu mục
tiêu quá thấp, các nhân viên sẽ khơng có động cơ để phấn đấu.
Tóm lại, để có một dự tốn ngân sách có hiệu quả, cần phải có sự tham gia
của các cấp quản lý trong doanh nghiệp vào trong q trình lập dự tốn và vấn đề
quan trọng là làm thế nào cho mọi người trong tổ chức cảm thấy thoải mái với
mục tiêu cần đạt được và hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đây là vấn

đề mấu chốt tạo nên thành cơng của dự tốn và cũng là vấn đề mà các doanh
nghiệp cần phải quan tâm đến trong quá trình lập dự toán ngân sách.

19


KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Dự tốn ngân sách đóng vai trị quan trọng trong việc thực hiện chức năng
hoạch định và kiểm sốt của doanh nghiệp và nó giữ vai trị quan trọng trong cơng
tác kế tốn quản trị của doanh nghiệp.
Dự toán ngân sách ngắn hạn là một hệ thống dự toán, bao gồm các báo cáo
như dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự
tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí
bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán
tiền, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán.
Dự toán ngân sách phải được lập theo quy trình rõ ràng, nhất quán bắt đầu từ
dự tốn tiêu thụ đến dự tốn báo cáo tài chính. Tùy từng loại hình doanh nghiệp
mà dự tốn có thể được lập theo ba mơ hình: mơ hình ấn định thơng tin từ trên
xuống, mơ hình thơng tin phản hồi, mơ hình thơng tin từ dưới lên.
Nội dung chương 1 giới thiệu tổng quan về lý luận dự toán ngân sách làm cơ
sở lý luận nghiên cứu cho các chương sau. Ngồi ra chương 1 cũng trình bày các
yếu tố liên quan đến lập dự tốn như mơ hình, quy trình, con người. Qua đó, đúc
kết nội dung tiến hành khảo sát thực trạng lập dự toán ngân sách ở các DN trong
KCN Biên Hòa 2.

20