Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án tại bệnh viện đa khoa tỉnh ninh bình
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (14.46 MB, 161 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------------------
NGÔ THỊ HUYỀN
XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN
HỒ SƠ BỆNH ÁN TẠI BỆNH VIỆN
ĐA KHOA TỈNH NINH BÌNH
LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
Hà Nội - 2018
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------------------
NGÔ THỊ HUYỀN
XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN
HỒ SƠ BỆNH ÁN TẠI BỆNH VIỆN
ĐA KHOA TỈNH NINH BÌNH
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60320301
Người hướng dẫn khoa học: Ts.Đào Đức Thuận
Hà Nội – 2018
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là cơng trình của riêng tơi. Các tư liệu
và kết quả nêu trong luận văn là trung thực. Nếu có điều gì sai sót tơi xin hồn
tồn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày
tháng
năm 20
Tác giả luận văn
Ngô Thị Huyền
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành luận văn này, trước hết tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học khoa học xã hội
và nhân văn Hà Nội cùng các thầy cơ giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo
điều kiện cho tơi trong suốt q trình học tập.
Tơi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Bệnh
viện, lãnh đạo phịng Hành chính cùng tất cả các đồng nghiệp trong phòng,
cũng như các cán bộ, công chức của Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình. Đặc
biệt, tơi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của TS Đào
Đức Thuận đã giúp tơi hồn thành luận văn này.
Trong q trình thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu
của bản thân tơi, cịn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu
đi trước. Tuy nhiên do sự mới mẻ, tính chất phức tạp của đề tài và trình độ
của bản thân cịn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi những thiếu sót.
Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cơ và các bạn để luận văn được
hồn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày
tháng
năm 20
Học viên
Ngô Thị Huyền
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 1
1.Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................................... 1
2. Mục tiêu của đề tài .................................................................................................. 3
3. Nhiệm vụ của đề tài................................................................................................. 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................... 4
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................................... 4
6. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................... 7
7. Nguồn tài liệu tham khảo ........................................................................................ 8
8. Đóng góp của đề tài................................................................................................. 8
9. Bố cục của đề tài ..................................................................................................... 8
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG ............................ 9
HOẠT ĐỘNG CỦA BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH NINH BÌNH ....................... 10
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình . 10
1.1.1. Chức năng ....................................................................................................... 10
1.1.2. Nhiệm vụ ......................................................................................................... 11
1.1.3. Cơ cấu tổ chức................................................................................................. 12
1.2. Các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh
Bình ........................................................................................................................... 13
1.2.1. Tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của Bệnh viện ..................... 13
1.2.2. Hồ sơ bệnh án hình thành trong hoạt động Bệnh viện .................................... 14
1.2.2.1. Định nghĩa .................................................................................................... 14
1.2.2.2. Đặc điểm của hồ sơ bệnh án ........................................................................ 16
1.2.2.3. Quá trình hình thành hồ sơ bệnh án ............................................................. 19
1.2.2.4. Cách thức lập hồ sơ bệnh án ........................................................................ 20
1.2.2.5. Số lượng hồ sơ bệnh án ................................................................................ 21
1.2.2.6. Cách thức lưu trữ hồ sơ bệnh án .................................................................. 22
1.3. Ý nghĩa của các tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện đa khoa tỉnh
Ninh Bình .................................................................................................................. 27
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1............................................................................................ 30
CHƯƠNG 2. CƠ SỞ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN .................................. 31
HỒ SƠ BỆNH ÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH NINH BÌNH .................. 31
2.1. Tổng quan về Bảng thời hạn bảo quản............................................................... 31
2.1.1. Khái niệm Bảng thời hạn bảo quản ................................................................. 31
2.1.2. Các loại Bảng thời hạn bảo quản .................................................................... 32
2.1.3. Ý nghĩa của Bảng thời hạn bảo quản .............................................................. 35
2.2. Cơ sở lý luận ...................................................................................................... 37
2.2.1. Định nghĩa xác định giá trị tài liệu .................................................................. 37
2.2.2.Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu ............................................................ 39
2.2.3. Các phương pháp xác định giá trị hồ sơ bệnh án ............................................ 42
2.2.4. Các tiêu chuẩn xác định giá trị hồ sơ bệnh án................................................. 47
2.3. Cơ sở thực tiễn ................................................................................................... 54
2.3.1. Ý nghĩa của hồ sơ bệnh án .............................................................................. 49
2.3.2. Nhu cầu sử dụng hồ sơ bệnh án tại bệnh viện................................................. 55
2.4. Cơ sở pháp lý ..................................................................................................... 51
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2............................................................................................ 57
CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ BỆNH ÁN TẠI
BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH NINH BÌNH.......................................................... 62
3.1. Sự cần thiết của việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản các hồ sơ bệnh án ...... 62
3.2. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án .............................................................. 64
3.2.1. Phạm vi và đối tượng sử dụng bảng thời hạn bảo quản .................................. 64
3.2.2. Kết cấu bảng thời hạn bảo quản ...................................................................... 65
3.2.3. Bảng thời hạn bảo quản ................................................................................... 69
3.3. Thủ tục ban hành và hướng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản .................... 89
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3............................................................................................ 92
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 94
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình là đơn vị sự nghiệp y tế công lập
thực hiện nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công hoặc phục vụ quản lý Nhà nước
trong các lĩnh vực chuyên môn ngành y tế như y tế dự phòng, khám bệnh,
chữa bệnh, điều dưỡng và phục hồi chức năng, giám định y khoa, pháp y, y
dược cổ truyền, kiểm nghiệm dược phẩm, mỹ phẩm, trang thiết bị y tế, an
tồn vệ sinh thực phẩm…Q trình hoạt động của Bệnh viện hình thành rất
nhiều tài liệu, nhiều loại văn bản, giấy tờ; trong đó hồ sơ bệnh án là một loại
tài liệu rất quan trọng và không thể thiếu trong quá trình khám chữa bệnh cho
bệnh nhân.
Hồ sơ bệnh án là một công cụ hữu hiệu để quản lý bệnh nhân trong
bệnh viện, theo dõi quá trình điều trị của bệnh nhân. Hồ sơ bệnh án còn là cơ
sở để đánh giá kết quả của các y bác sĩ tham gia trực tiếp vào quá trình điều
trị cho bệnh nhân. Đây là một loại hình tài liệu lưu trữ đặc biệt cả về quá trình
hình thành và ý nghĩa, mang lại nhiều lợi ích cho người dân cũng như các cơ
quan chức năng. Thực tế có nhiều bệnh nhân mắc căn bệnh phải điều trị dài
ngày, điều trị nhiều đợt tại bệnh viện, việc hình thành và lưu trữ hồ sơ bệnh án
sẽ giúp các bác sĩ điều trị nắm được tình hình bệnh tật của bệnh nhân trong
suốt quá trình điều trị, đưa ra phương pháp điều trị bệnh cho hợp lý.
Hồ sơ bệnh án là một loại hình tài liệu chun mơn được hình thành
trong q trình hoạt động khám bệnh, chữa bệnh của bệnh viện; rất có ý nghĩa
đối với ngành y nói chung và bệnh viện nói riêng. Hiện nay, hồ sơ bệnh án
được lưu trữ theo quy định của ngành y tế tại Luật Khám bệnh, chữa bệnh số
40/2009/QH12 của Quốc hội khóa XII ngày 13/11/2009 thì hồ sơ bệnh án nội
trú, ngoại trú được lưu trữ ít nhất 10 năm; hồ sơ bệnh án chấn thương, tai nạn
được lưu trữ ít nhất 15 năm; hồ sơ bệnh án người bệnh tâm thần, hồ sơ bệnh
án người bệnh tử vong được lưu trữ ít nhất 20 năm; có nghĩa là sau mốc thời
gian đó hồ sơ bệnh án có thể coi là hết giá trị và được tiêu hủy. Gần đây nhất,
1
Bộ Y tế ban hành Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017 quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chun mơn nghiệp vụ ngành y tế; trong
đó quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án như sau: Hồ sơ bệnh án
người bệnh tử vong thời hạn bảo quản là 30 năm, hồ sơ bệnh án người bệnh
tâm thần thời hạn bảo quản là 20 năm, hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn
sinh hoạt thời hạn bảo quản là 15 năm, hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú thông
thường thời hạn bảo quản là 10 năm. Đây được coi là quy định cơ bản về thời
hạn bảo quản đối với hồ sơ bệnh án. Tuy nhiên trên thực tế tại Bệnh viện đa
khoa tỉnh Ninh Bình, việc thực hiện quy định này còn nhiều bất cập: Thứ
nhất, hồ sơ bệnh án đúng đến thời hạn quy định sẽ được làm thủ tục tiêu hủy;
hồ sơ bệnh án người bệnh mắc phải một số bệnh phải điều trị lâu dài như tim
mạch, đái tháo đường, ung thư hay bệnh nhân tâm thần…việc trị bệnh sẽ theo
họ đến hết cuộc đời; đến thời hạn quy định hồ sơ bệnh án bị hủy mà quá trình
điều trị vẫn tiếp diễn thì các bác sĩ sẽ gặp khó khăn trong việc nắm được tình
trạng bệnh tật cũng như quá trình điều trị của bệnh nhân. Thứ hai, với hồ sơ
bệnh án điều trị bệnh nhân thành công khi ứng dụng kỹ thuật mới hoặc chữa
trị bệnh nhân liên quan đến một dịch bệnh hay bệnh hiểm nghèo; đến hạn hồ
sơ bệnh án bị hủy những thế hệ y bác sĩ sau này sẽ không nắm được q trình
điều trị trước đó và gặp khó khăn, làm mất nhiều thời gian, cơng sức, chi phí
trong q trình điều trị bệnh cho bệnh nhân mắc bệnh tương tự. Thứ ba, với
phim chụp XQ, CT – đây là một trong những thành phần của hồ sơ bệnh án
nhưng do điều kiện bảo quản, kích cỡ khác tài liệu giấy nên được lưu tách
riêng, phim chỉ giữ trong một thời gian ngắn đã bị dính, mờ khơng nhìn được
vậy giữ đến 10 năm hay 20 năm thì cũng khơng cịn xem được nữa, phim chỉ
là màu đen. Những bất cập này khơng chỉ gây khó khăn cho cơng việc của các
y bác sĩ mà cịn khó khăn đối với cán bộ lưu trữ hồ sơ bệnh án.
Ngoài ra trên thực tế vẫn còn nhiều quan điểm khác nhau về hồ sơ bệnh
án như thời hạn quản bảo hồ sơ bệnh án bao nhiêu là đủ; cách tiếp cận hồ sơ
bệnh án; giá trị sử dụng, giá trị sử liệu của hồ bệnh án; nhiều bệnh nhân đặt ra
2
câu hỏi “Tại sao hồ sơ bệnh án là tên của tôi mà tôi không được phép tiếp
cận”…đang đặt ra vấn đề nghiên cứu cho không chỉ người làm lưu trữ mà còn
đối với những cán bộ ngành y.
Xuất phát từ những lý do trên và đặc biệt tôi hiện đang cơng tác tại
Phịng Hành chính – Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình, tơi quyết định chọn
vấn đề “Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện đa
khoa tỉnh Ninh Bình” làm đề tài luận văn của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Thực hiện luận văn này, chúng tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản
như sau:
Một là, phân tích được giá trị của hồ sơ bệnh án đối với nghiên cứu
khoa học ngành y nói chung và đối với hoạt động của Bệnh viện đa khoa tỉnh
Ninh Bình nói riêng.
Hai là, phân tích cơ sở khoa học cho việc xác định thời hạn bảo quản
hồ sơ bệnh án hình thành trong hoạt động khám bệnh, chữa bệnh của Bệnh
viện đa khoa tỉnh Ninh Bình.
Ba là, đề xuất Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án hình thành trong
hoạt động khám bệnh, chữa bệnh của Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình.
3. Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện mục tiêu trên, chúng tôi phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Nghiên cứu từ các sách chuyên khảo lý thuyết về xác định giá trị tài
liệu trong cơng tác lưu trữ;
+ Tìm hiểu các văn bản quy định về hồ sơ bệnh án và thời hạn bảo quản
hồ sơ bệnh án;
+ Tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức của Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình;
+ Khảo sát quá trình hình thành hồ sơ bệnh án trong hoạt động khám
bệnh, chữa bệnh và việc lưu trữ hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện đa khoa tỉnh
Ninh Bình;
3
+ Tìm hiểu các giá trị của hồ sơ bệnh án đối với hoạt động khám bệnh,
chữa bệnh của Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình;
+ Nghiên cứu đề xuất Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án hình thành
trong hoạt động khám bệnh, chữa bệnh của Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh
Bình.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu của đề tài:
- Các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ;
- Các văn bản quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án;
- Các hồ sơ bệnh án hình thành trong hoạt động khám bệnh, chữa bệnh
của Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình.
* Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình từ
khi thành lập Bệnh viện (1928) đến nay.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về hồ sơ bệnh án khơng cịn là vấn đề quá mới mẻ nhưng
hiện nay đây vẫn là vấn đề được nhiều người quan tâm và có những quan
điểm khác nhau gây tranh cãi xoay quanh nội hàm về hồ sơ bệnh án.
Bên cạnh việc Nhà nước ta đã có các văn bản pháp lý quy định liên
quan đến hồ sơ bệnh án như: Luật khám bệnh, chữa bệnh năm 2009, Thông tư
số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế (sau đây gọi tắt là Thông tư số 53),
Quy chế bệnh viện do Bộ Y tế ban hành kèm theo Quyết định số
1895/1997/QĐ-BYT ngày 19 tháng 9 năm 1997, Quyết định số
4069/2001/QĐ-BYT ngày 28/09/2001 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban
hành mẫu hồ sơ bệnh án; hay các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như phần
mềm quản lý toàn diện bệnh viện, cách viết hồ sơ bệnh án…Một số đề tài có
liên quan đã được giới nghiên cứu quan tâm như:
4
Thứ nhất, đó là khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Mơ năm 2006:
“Công tác tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ bệnh án tại một số bệnh viện cấp
Trung ương trên địa bàn Hà Nội - thực trạng và giải pháp”; bài khóa luận
này mang tính khái qt cao, tập trung chủ yếu một khâu cụ thể trong cơng
tác lưu trữ là tình hình tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ bệnh án tại một số
bệnh viện cấp Trung ương tại Hà Nội.
Thứ hai, luận văn Thạc sỹ của Hoàng Thị Thu Cúc năm 2014: “Lưu trữ
và quản lý hồ sơ bệnh án điện tử tại bệnh viện công tuyến Trung ương (Hạng
I) tại Hà Nội; bài nghiên cứu này chủ yếu đi sâu vào nêu thực trạng và đưa ra
các giải pháp nhằm nâng cao việc quản lý của hồ sơ bệnh án điện tử qua khảo
sát tại một số bệnh viện như Bệnh viện Việt Đức, Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh
viện Việt Xô, Bệnh viện 108…
Một số bài viết đăng trên tạp chí như bài viết của tác giả Nguyễn Minh
Phương: "Một số ý kiến về lưu trữ Hồ sơ bệnh án ở các bệnh viện ”, Tạp chí
Văn thư - Lưu trữ số 6/2003, hay tác giả Vũ Thị Phụng với bài viết: “Tài liệu
lưu trữ ngành Y - dược và việc sử dụng chúng trong thực tiễn ”, Tạp chí Văn
thư - Lưu trữ số 2/1992. Những bài viết này chỉ là những gợi mở ban đầu về
mục đích sử dụng và cách thức lưu trữ hồ sơ bệnh án nói chung mà chưa đưa
ra hệ thống các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án
cũng như cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án. Đặc
biệt hiện chưa có cơng trình hay bài nghiên cứu nào về xây dựng Bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ bệnh án.
Liên quan đến vấn đề xây dựng Bảng thời hạn bảo quản của các hồ sơ,
tài liệu, cũng có một số đề tài luận văn ngành Lưu trữ học đã đi sâu nghiên
cứu như đề tài của Nguyễn Thị Hồng Phượng năm 2002: “Nghiên cứu xây
dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của
Tỉnh ủy và các ban tham mưu giúp việc Tỉnh ủy”; đề tài của Nguyễn Thị Lan
Anh năm 2006: Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu
phông Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”. Các đề tài
5
đã đưa ra các khái niệm cơ bản cũng như phương pháp để nghiên cứu xây
dựng Bảng thời hạn bảo quản phù hợp với từng loại hình cơ quan, tổ chức mà
người nghiên cứu hướng đến.
Một số đề tài của các tác giả nghiên cứu sau này đã đi sâu nghiên cứu
để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành như đề tài của
Dương Thị Thanh Huyền năm 2013 “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo
quản cho tài liệu của cơng trình xây dựng cơ bản (cơng trình xây dựng dân
dụng)”; đề tài của Ngơ Thị Hoa năm 2014: “ Nghiên cứu xây dựng bảng thời
hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Bộ Lao động Thương Binh và xã hội”; đề
tài của Nguyễn Thị Thu Lan năm 2015: “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự. Các đề tài này đã đi sâu
nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản của từng ngành cụ thể. Sau
cùng kết quả nghiên cứu của tác giả là đưa ra được Bảng thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu của từng ngành mà họ tìm hiểu.
Bên cạnh đó, chúng tơi cũng tiến hành thu thập và tìm hiểu một số bài
viết trên tạp chí có liên quan đến vấn đề xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu như bài viết của tác giả Thanh Mai: “Xây dựng bảng thời hạn bảo
quản tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”;
Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 05/2011; bài viết của tác giả Nguyễn
Cảnh Đương, Hoàng Văn Thanh: “Tìm hiểu các tiêu chuẩn xác định giá trị tài
liệu lưu trữ”; Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 11/2013; bài viết của tác
giả Nguyễn Cảnh Đương: “Bàn về phân nhóm các tiêu chuẩn xác định giá trị
tài liệu”, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, số 01/2014. Các bài viết đã đưa
ra và phân tích những khái niệm, đồng thời trao đổi và làm rõ những vấn đề
cịn vướng mắc trong cơng tác xác định giá trị tài liệu; qua đó đề xuất phương
hướng cần nghiên cứu về công tác xác định giá trị tài liệu và xây dựng Bảng
thời hạn bảo quản trong thời gian tới. Đây là những cơ sở lý luận để chúng tôi
tiếp tục nghiên cứu thêm về xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu;
đặc biệt là vấn đề xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành.
6
Như vậy, có thể nói vấn đề xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ
bệnh án là một vấn đề chưa có cơng trình nào đề cập đến và cần được tiếp tục
nghiên cứu, góp phần làm hồn thiện hệ thống Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu chuyên ngành. Đây cũng chính là vấn đề đặt ra cho luận văn này phải
nghiên cứu, giải quyết.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nhận thức luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ
nghĩa duy vật lịch sử và lưu trữ học để làm sáng tỏ mối quan hệ biện chứng
giữa lý luận và thực tiễn của việc lưu trữ hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện đa khoa
tỉnh Ninh Bình; phân tích và đánh giá đúng đắn ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa
lịch sử của hồ sơ bệnh án.
Ngồi ra chúng tơi cịn sử dụng một số phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp lịch sử: Để tìm hiểu lịch sử hình thành và phát triển của
Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình.
- Phương pháp khảo sát: Dùng để tìm hiểu những thơng tin thực tế về hồ sơ
bệnh án lưu trữ tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình từ quá trình hình thành
đến việc lưu trữ hồ sơ bệnh án; để từ đó đưa ra được giá trị của hồ sơ bệnh án;
tham khảo ý kiến của lãnh đạo bệnh viện, các y bác sĩ và cán bộ bệnh viện về
thời hạn bảo quản của hồ sơ bệnh án.
- Phương pháp thống kê: Dùng để thống kê số lượng hồ bệnh án hiện
lưu trữ tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình.
- Phương pháp phân tích, so sánh: Dùng để phân tích, so sánh tình hình
thực tế việc thực hiện các quy định thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án với
những quy định tại các văn bản pháp luật nhằm đưa ra được các nhận xét,
đánh giá chính xác về việc lưu trữ bệnh án tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh
Bình.
- Phương pháp phỏng vấn: Dùng để phỏng vấn các lãnh đạo và các y
bác sĩ tại Bệnh viện về quá trình hình thành, công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án và
quan điểm về thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án.
7
7. Nguồn tài liệu tham khảo
- Các giáo trình về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ;
- Các bài viết trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam liên quan đến
thời hạn bảo quản và hồ sơ bệnh án;
- Các văn bản chỉ đạo, quy định, hướng dẫn của Nhà nước, của Bệnh
viện đa khoa tỉnh Ninh Bình về cơng tác lưu trữ và hồ sơ bệnh án;
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình;
- Các luận văn thạc sĩ của các học viên cao học Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng về thời hạn bảo quản và hồ sơ bệnh án.
- Một số bài viết trên các trang Web.
8. Đóng góp của đề tài
Đề tài “Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện
đa khoa tỉnh Ninh Bình” nếu thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau:
- Giúp cho các cán bộ viên chức trong bệnh viện hiểu được giá trị của
hồ sơ bệnh án.
- Là cơ sở để lãnh đạo Bệnh viện xây dựng ban hành Bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ bệnh án hình thành trong hoạt động của Bệnh viện đa khoa tỉnh
Ninh Bình, hạn chế việc tiêu hủy khi hồ sơ bệnh án vẫn còn giá trị.
- Làm tài liệu tham khảo cho các sinh viên và học viên cao học ngành
Lưu trữ học và Quản trị văn phịng.
9. Bố cục của đề tài
Ngồi phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn gồm 3 phần:
Chương 1. Tổng quan tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh
viện đa khoa tỉnh Ninh Bình.
Nội dung của chương 1 chủ yếu là nêu chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình; thống kê các tài
liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện, ý nghĩa của các tài liệu đó đối
với hoạt động của Bệnh viện, từ đó phân tích đặc điểm, q trình hình thành
8
và phương thức lưu trữ một loại hình tài liệu chun mơn đặc thù của Bệnh
viện đó là hồ sơ bệnh án. Đây sẽ là tiền đề để tác giả đưa ra các cơ sở của việc
định thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án ở chương 2.
Chương 2. Cơ sở xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ bệnh án tại
Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình.
Nội dung chương này tập trung vào việc đưa ra các cơ sở khoa học cho
việc xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện đa khoa tỉnh
Ninh Bình, bao gồm cả cơ sở lý luận và thực tiễn.
Chương 3. Đề xuất bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện
đa khoa tỉnh Ninh Bình
Nội dung chương này đề xuất bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án tại
Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình.
9
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH NINH BÌNH
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa
tỉnh Ninh Bình
1.1.1. Chức năng
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình tiền thân là Nhà thương Ninh Bình
được thành lập trước năm 1928, do một người Pháp phụ trách, ban đầu Bệnh
viện có 100 giường, với hơn 20 y, bác sỹ và nhân viên phục vụ gồm cả y tá,
hộ lý, hành chính và cấp dưỡng.
Vào thời kỳ 1975 – 1981, sau chặng đường dài đi qua hai cuộc chiến
tranh, với 11 lần di chuyển ứng phó với mọi tình huống, để đảm bảo an ninh
và phục vụ, Đảng bộ và nhân dân trong tỉnh, làm tròn sứ mệnh của người thầy
thuốc, Bệnh viện đã bước sang giai đoạn mới của lịch sử, giai đoạn kiện tồn
cơng tác tổ chức, tăng cường và nâng cao trình độ chun mơn, chủ động
trong việc chăm sóc sức khỏe nhân dân với quy mơ 200 giường bệnh.
Từ tháng 10/1976, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình chuyển sang một
bước ngoặt mới. Thực hiện Nghị quyết của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội
Chủ nghĩa Việt Nam về việc sát nhập hai tỉnh Nam Hà và Ninh Bình thành Hà
Nam Ninh. Từ thời gian này, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình chuyển
thành Bệnh viện đa khoa khu vực Ninh Bình thuộc quyền quản lý của Sở Y tế
Hà Nam Ninh.
Năm 1980, Bệnh viện chuyển về trung tâm thị xã Ninh Bình (nay là
thành phố Ninh Bình) để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân và
yêu cầu phát triển kinh tế, bệnh viện tăng dần quy mô giường bệnh của nhân
dân từ 200 đến 500 giường bệnh năm 2009.
Tháng 4/1992, việc tái thành lập tỉnh Ninh Bình được thực hiện, Bệnh
viện Đa khoa khu vực Ninh Bình của tỉnh Hà Nam Ninh chuyển thành Bệnh
10
viện Đa khoa khu vực trung tâm tỉnh Ninh Bình thuộc Sở Y tế Ninh Bình.
Bệnh viện được tổ chức làm 24 khoa phòng.
Ngày 27/2/2010, nhân ngày Thầy thuốc Việt Nam, Bệnh viện Đa khoa
tỉnh Ninh Bình đã tổ chức lễ khánh thành Bệnh viện. Bệnh viện chính thức
chuyển sang cơ sở mới với quy mô 700 giường với nhiều trang thiết bị hiện
đại, thực hiện nhiều kỹ thuật tiên tiến để phục vụ nhân dân.
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình là một tổ chức chun mơn về lĩnh
vực khám chữa bệnh cho nhân dân trong tỉnh và nhân dân các tỉnh lân cận.
Với chức năng đa khoa với nhiều lĩnh vực khám chữa bệnh khác nhau, hệ nội,
hệ ngoại, và khám chữa bệnh ngoại trú, là bệnh viện đầu ngành của tỉnh và
được trang bị nhiều cơ sở vật chất.
1.1.2. Nhiệm vụ
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình (sau đây gọi chung là Bệnh viện) là
đơn vị sự nghiệp y tế công lập, được xếp hạng I là đơn vị sự nghiệp có thu, tự
đảm bảo một phần kinh phí thường xuyên, trực thuộc Sở Y tế Ninh Bình, có
chức năng khám và chữa bệnh cho nhân dân. Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh
Bình là bệnh viện vệ tinh của các Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức, Bệnh viện
K, Viện tim mạch Quốc gia. Nhiệm vụ cụ thể:
- Cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh: Tiếp nhận tất cả các trường hợp
người bệnh từ ngoài vào hoặc các bệnh viện khác chuyển đến để cấp cứu,
khám bệnh, chữa bệnh nội trú và ngoại trú; tổ chức khám sức khỏe và chứng
nhận sức khỏe theo quy định của Nhà nước. Tổ chức khám giám định sức
khỏe khi hội đồng giám định y khoa Trung ương hoặc Thành phố trưng cầu.
- Đào tạo cán bộ y tế: Bệnh viện là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y
tế ở bậc trên đại học, đại học và trung học; tổ chức các khóa đào tạo liên tục
cho các thành viên trong bệnh viện và tuyến dưới nâng cao trình độ chuyên
môn.
- Nghiên cứu khoa học về y học: Tổ chức thực hiện các đề tài nghiên
cứu về y học và ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật y học ở cấp ngành, cấp tỉnh,
11
cấp Trung ương; kết hợp với các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành để phát
triển kỹ thuật của bệnh viện.
- Chỉ đạo tuyến dưới về chuyên môn kỹ thuật: Lập kế hoạch và tổ chức
thực hiện việc chỉ đạo các bệnh viện tuyến dưới phát triển kỹ thuật chuyên
môn nâng cao chất lượng chẩn đoán và điều trị; thực hiện đề án chuyển giao
cán bộ học tập chuyên môn kinh nghiệm ở các bệnh viện tuyến trên, hỗ trợ
chuyên môn cho các bệnh viện tuyến dưới
- Quản lý kinh tế trong bệnh viện: Sử dụng hiệu quả ngân sách Nhà
nước cấp; thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu, chi
ngân sách của bệnh viện; tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: viện
phí, bảo hiểm y tế, đầu tư của nước ngoài và các tổ chức kinh tế khác.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình là bệnh viện hạng I trực thuộc Sở Y
tế, chỉ tiêu 640 giường bệnh với 38 khoa, phòng (22 khoa lâm sàng, 06 khoa
cận lâm sàng, 09 phòng và 01 tổ). Các khoa, phòng của bệnh viện: khoa
Khám bệnh, Khoa khám bệnh theo yêu cầu, khoa Cấp cứu, khoa Gây mê hồi
sức, khoa Thận nhân tạo, khoa Nội E, khoa Răng hàm mặt, khoa Tai mũi
họng, khoa Thần kinh, khoa Nội tim mạch, khoa Nội tiết, khoa Nội tổng hợp,
khoa Ngoại tổng hợp, khoa Ngoại thận tiết niệu, khoa Chấn thương, khoa
Truyền nhiễm, khoa Ung Bướu, khoa Đông y, khoa Phục hồi chức năng, khoa
Thăm dị chức năng; khoa Dược, khoa Kiểm sốt nhiễm khuẩn, khoa Xét
nghiệm, khoa Chẩn đốn hình ảnh, khoa Giải phẫu bệnh, khoa Dinh dưỡng,
phịng Hành chính, phịng Tổ chức cán bộ, phịng Kế hoạch tổng hợp, phịng
Tài chính kế tốn, phịng Điều dưỡng, phịng Chỉ đạo tuyến, phịng Cơng
nghệ thơng tin, phịng Vật tư, phịng Quản lý chất lượ T,
chụp cộng hưởng từ và chụp mạch số hóa nền cho bệnh nhân, thay vào đó là lưu
trữ bằng hệ thống công nghệ thông tin. Tương lai Bộ Y tế sẽ triển khai đề án rộng
rãi đến các tỉnh, thành phố trong cả nước.
Tham khảo ý kiến của lãnh đạo Bệnh viện và các y bác sĩ trong bệnh viện,
có ý kiến cho rằng phim chụp XQ, CT cũng là thành phần của hồ sơ bệnh án nên
phải lưu theo hồ sơ bệnh án, thời hạn bảo quản giống như hồ sơ bệnh án giấy.
Nhưng cũng có ý kiến cho rằng việc giữ lại phim như vậy là không hợp lý, mặc dù
phim chụp XQ, CT cũng là thành phần của hồ sơ bệnh án nhưng giữ lại phim lâu
như vậy phim cũng khơng cịn giá trị, phim bị mờ, xước, có những phim chỉ cịn
màu đen, khơng đọc được; hơn nữa phim chụp XQ, CT là tài liệu chuyên môn,
không phải ai xem cũng đọc và đọc chính xác được phim chụp.
Hiện tại, Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình vẫn đang thực hiện quản lý và
lưu trữ hồ sơ bệnh nhân dưới dạng văn bản giấy và phim chụp, phiếu kết quả chụp
được kẹp trong hồ sơ bệnh án giấy, phim chụp tách để riêng khiến các dữ liệu chẩn
83
đốn hình ảnh được lưu trữ rời rạc, dễ nhầm lẫn, thất lạc. Mặt khác, với bệnh nhân
đến khám bệnh việc cho bệnh nhân lưu trữ phim chụp để tham khảo cho lần khám
bệnh sau đã không đạt được hiệu quả như mong muốn vì thường các phim trong
điều kiện không được bảo quản đúng tiêu chuẩn, chỉ tồn tại trong thời gian tương
đối ngắn phim không được bảo quản đúng tiêu chuẩn, dẫn đến mờ hoặc bị trầy
xước, không thể đọc chính xác được; với bệnh nhân điều trị tại bệnh viện thì phim
cùng với hồ sơ bệnh án được lưu lại tại bệnh viện; phim phải được bảo quản ở
phòng kho riêng đúng tiêu chuẩn kho dành cho phim mới bảo quản được phim lâu
dài; Bệnh viện sẽ cần diện tích kho lớn và đầy đủ điều kiện để bảo quản phim, thực
tế điều này là chưa thực hiện được nên phim để một thời gian là mờ, xước. Với
phương pháp quản lý như hiện tại, chi phí cho việc in phim, lưu trữ phim phục vụ
cho công tác chẩn đốn hình ảnh và hồ sơ bệnh án giấy là rất lớn. Vậy nên, chúng
tôi thiết nghĩ không cần lưu phim chụp này cùng với thời hạn bảo quản của hồ sơ
bệnh án, thời gian này quá dài, phim cũng khơng đọc được; giữ lâu phim cũng
khơng cịn giá trị nữa.
Dưới đây là Bảng thời hạn bảo quản chi tiết cho từng loại hồ sơ bệnh án:
STT
Tên Hồ sơ/tài liệu
THBQ
Ghi chú
HỒ SƠ BỆNH ÁN ĐIỀU TRỊ NỘI TRÚ THÔNG THƯỜNG
1
Bệnh án Cấp cứu
10 năm
2
Bệnh án Da liễu
10 năm
3
Bệnh án Đông y
10 năm
4
Bệnh án Đột quỵ
10 năm
5
Bệnh án Điều trị yêu cầu
10 năm
6
Bệnh án Mắt
10 năm
7
Bệnh án Nội E
10 năm
8
Bệnh án Nội tổng hợp
10 năm
9
Bệnh án Nội thận tiết niệu
10 năm
84
10
Bệnh án Nội tiết
10 năm
11
Bệnh án Ngoại tổng hợp
10 năm
12
Bệnh án Ngoại thận tiết niệu
10 năm
13
Bệnh án Phục hồi chức năng
10 năm
14
Bệnh án Răng hàm mặt
10 năm
15
Bệnh án Sọ não cột sống
10 năm
16
Bệnh án Tai mũi họng
10 năm
17
Bệnh án Thăm dò chức năng
10 năm
18
Bệnh án Thần Kinh
10 năm
19
Bệnh án Thận nhân tạo
10 năm
20
Bệnh án Truyền nhiễm
10 năm
HỒ SƠ BỆNH ÁN ĐIỀU TRỊ BỆNH LIÊN QUAN ĐẾN
DỊCH BỆNH, BỆNH LẠ
21
Bệnh án Cấp cứu
30 năm
Đánh giá lại
22
Bệnh án Chấn thương
30 năm
Đánh giá lại
23
Bệnh án Da liễu
30 năm
Đánh giá lại
24
Bệnh án Đông y
30 năm
Đánh giá lại
25
Bệnh án Đột quỵ
30 năm
Đánh giá lại
26
Bệnh án Điều trị yêu cầu
30 năm
Đánh giá lại
27
Bệnh án Điều trị tích cực
30 năm
Đánh giá lại
28
Bệnh án Mắt
30 năm
Đánh giá lại
29
Bệnh án Nội E
30 năm
Đánh giá lại
30
Bệnh án Nội tổng hợp
30 năm
Đánh giá lại
31
Bệnh án Nội thận tiết niệu
30 năm
Đánh giá lại
32
Bệnh án Nội tiết
30 năm
Đánh giá lại
33
Bệnh án Nội Tim Mạch
30 năm
Đánh giá lại
34
Bệnh án Ngoại tổng hợp
30 năm
Đánh giá lại
85
35
Bệnh án Ngoại thận tiết niệu
30 năm
Đánh giá lại
36
Bệnh án Phục hồi chức năng
30 năm
Đánh giá lại
37
Bệnh án Răng hàm mặt
30 năm
Đánh giá lại
38
Bệnh án Sọ não cột sống
30 năm
Đánh giá lại
39
Bệnh án Tai mũi họng
30 năm
Đánh giá lại
40
Bệnh án Thăm dò chức năng
30 năm
Đánh giá lại
41
Bệnh án Thần Kinh
30 năm
Đánh giá lại
42
Bệnh án Thận nhân tạo
30 năm
Đánh giá lại
43
Bệnh án Truyền nhiễm
30 năm
Đánh giá lại
44
Bệnh án Ung bướu
30 năm
Đánh giá lại
HỒ SƠ BỆNH ÁN ĐIỀU TRỊ BỆNH NẶNG, BỆNH LÂU DÀI
45
Bệnh án Điều trị tích cực
20 năm
Đánh giá lại
46
Bệnh án Nội Tim Mạch
20 năm
Đánh giá lại
47
Bệnh án Thận nhân tạo
20 năm
Đánh giá lại
48
Bệnh án Ung bướu
20 năm
Đánh giá lại
HỒ SƠ BỆNH ÁN ĐIỀU TRỊ BỆNH BẰNG KỸ THUẬT MỚI
49
Bệnh án Cấp cứu
30 năm
Đánh giá lại
50
Bệnh án Chấn thương
30 năm
Đánh giá lại
51
Bệnh án Da liễu
30 năm
Đánh giá lại
52
Bệnh án Đông y
30 năm
Đánh giá lại
53
Bệnh án Đột quỵ
30 năm
Đánh giá lại
54
Bệnh án Điều trị yêu cầu
30 năm
Đánh giá lại
55
Bệnh án Điều trị tích cực
30 năm
Đánh giá lại
56
Bệnh án Mắt
30 năm
Đánh giá lại
57
Bệnh án Nội E
30 năm
Đánh giá lại
58
Bệnh án Nội tổng hợp
30 năm
Đánh giá lại
59
Bệnh án Nội thận tiết niệu
30 năm
Đánh giá lại
86
60
Bệnh án Nội tiết
30 năm
Đánh giá lại
61
Bệnh án Nội Tim Mạch
30 năm
Đánh giá lại
62
Bệnh án Ngoại tổng hợp
30 năm
Đánh giá lại
63
Bệnh án Ngoại thận tiết niệu
30 năm
Đánh giá lại
64
Bệnh án Phục hồi chức năng
30 năm
Đánh giá lại
65
Bệnh án Răng hàm mặt
30 năm
Đánh giá lại
66
Bệnh án Sọ não cột sống
30 năm
Đánh giá lại
67
Bệnh án Tai mũi họng
30 năm
Đánh giá lại
68
Bệnh án Thăm dò chức năng
30 năm
Đánh giá lại
69
Bệnh án Thần Kinh
30 năm
Đánh giá lại
70
Bệnh án Thận nhân tạo
30 năm
Đánh giá lại
71
Bệnh án Truyền nhiễm
30 năm
Đánh giá lại
72
Bệnh án Ung bướu
30 năm
Đánh giá lại
HỒ SƠ BỆNH ÁN ĐIỀU TRỊ NGOẠI TRÚ THÔNG THƯỜNG
73
Bệnh án Cấp cứu ngoại trú
10 năm
74
Bệnh án Chấn thương ngoại trú
10 năm
75
Bệnh án Đông y ngoại trú
10 năm
76
Bệnh án Phục hồi chức năng ngoại trú
10 năm
77
Bệnh án Răng hàm mặt ngoại trú
10 năm
HỒ SƠ BỆNH ÁN ĐIỀU TRỊ NGOẠI TRÚ BỆNH LÂU DÀI
78
Bệnh án Bướu cổ
20 năm
Đánh giá lại
79
Bệnh án Đái tháo đường
20 năm
Đánh giá lại
80
Bệnh án Hen
20 năm
Đánh giá lại
81
Bệnh án Huyết áp
20 năm
Đánh giá lại
82
Bệnh án Tuyến giáp
20 năm
Đánh giá lại
83
Bệnh án Viêm gan
20 năm
Đánh giá lại
HỒ SƠ BỆNH ÁN CHẤN THƯƠNG, TAI NẠN
87
84
Bệnh án Cấp cứu
15 năm
Đánh giá lại
85
Bệnh án Chấn thương
15 năm
Đánh giá lại
86
Bệnh án Điều trị yêu cầu
15 năm
Đánh giá lại
87
Bệnh án Điều trị tích cực
15 năm
Đánh giá lại
88
Bệnh án Mắt
15 năm
Đánh giá lại
89
Bệnh án Răng hàm mặt
15 năm
Đánh giá lại
90
Bệnh án Sọ não cột sống
15 năm
Đánh giá lại
91
Bệnh án Tai mũi họng
15 năm
Đánh giá lại
HỒ SƠ BỆNH ÁN TỬ VONG
92
Bệnh án Cấp cứu
20 năm
Đánh giá lại
93
Bệnh án Chấn thương
20 năm
Đánh giá lại
94
Bệnh án Đột quỵ
20 năm
Đánh giá lại
95
Bệnh án Điều trị yêu cầu
20 năm
Đánh giá lại
96
Bệnh án Điều trị tích cực
20 năm
Đánh giá lại
97
Bệnh án Nội Tim Mạch
20 năm
Đánh giá lại
98
Bệnh án Sọ não cột sống
20 năm
Đánh giá lại
99
Bệnh án Tai mũi họng
20 năm
Đánh giá lại
100
Bệnh án Thần Kinh
20 năm
Đánh giá lại
101
Bệnh án Thận nhân tạo
20 năm
Đánh giá lại
102
Bệnh án Truyền nhiễm
20 năm
Đánh giá lại
103
Bệnh án Ung bướu
20 năm
Đánh giá lại
CÁC LOẠI PHIM XQ, CT
104
Phim Cấp cứu
01 năm
105
Phim Chấn thương nội trú
01 năm
106
Phim Chấn thương ngoại trú
01 năm
107
Phim Da liễu
01 năm
108
Phim Đông y nội trú
01 năm
88
109
Phim Đông y ngoại trú
01 năm
110
Phim Đột quỵ
01 năm
111
Phim Điều trị yêu cầu
01 năm
112
Phim Điều trị tích cực
01 năm
113
Phim Khám bệnh
01 năm
114
Phim Mắt
01 năm
115
Phim Nội E
01 năm
116
Phim Nội tổng hợp
01 năm
117
Phim Nội thận tiết niệu
01 năm
118
Phim Nội tiết
01 năm
119
Phim Nội Tim Mạch
01 năm
120
Phim Ngoại tổng hợp
01 năm
121
Phim Ngoại thận tiết niệu
01 năm
122
Phim Phục hồi chức năng nội trú
01 năm
123
Phim Phục hồi chức năng ngoại trú
01 năm
124
Phim Răng hàm mặt nội trú
01 năm
125
Phim Răng hàm mặt ngoại trú
01 năm
126
Phim Sọ não cột sống
01 năm
127
Phim Tai mũi họng
01 năm
128
Phim Thăm dò chức năng
01 năm
129
Phim Thần Kinh
01 năm
130
Phim Thận nhân tạo
01 năm
131
Phim Truyền nhiễm
01 năm
132
Phim Ung bướu
01 năm
Đối với các loại hồ sơ bệnh án được lưu giữ 15 năm trở lên, khi hết thời hạn
bảo quản quy định trong Bảng thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng
89
xác định giá trị tài liệu xem xét, đánh giá lại. Nếu xét thấy loại hồ sơ bệnh án nào
đã hết giá trị thì tiến hành tiêu hủy theo quy định; loại hồ sơ bệnh án nào xét thấy
vẫn còn giá trị sử dụng thì có thể kéo thêm thời hạn bảo quản tùy thuộc vào giá trị
của từng loại hồ sơ và mục đích sử dụng của độc giả.
3.3. Thủ tục ban hành và hướng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản
* Thủ tục ban hành
Bộ phận văn thư lưu trữ sau khi nghiên cứu và xây dựng Bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ bệnh án chuyển Trưởng phịng Hành chính xem xét, chỉnh sửa, gửi bản
thảo xin ý kiến đóng góp của Ban giám đốc Bệnh viện và các khoa, phịng trong
tồn viện. Khi có kết quả tổng hợp cuối cùng, phịng Hành chính dự thảo quyết
định ban hành Bảng thời hạn bảo quản và trình Giám đốc Bệnh viện ký duyệt.
Quyết định được Giám đốc đồng ý ký và cho ban hành sẽ chuyển bộ phận văn thư
lưu trữ làm thủ tục ban hành như các văn bản đi khác trong Bệnh viện.
Quyết định ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện đa
khoa tỉnh Ninh Bình khơng chỉ phổ biến đến khác khoa, phòng trong bệnh viện mà
còn được gửi tới các cơ sở y tế khác trong toàn tỉnh làm tài liệu tham khảo.
* Hướng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản
Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình
khơng chỉ có ý nghĩa đối riêng Bệnh viện mà cịn có ý nghĩa đối với các cơ quan,
đơn vị liên quan đến lĩnh vực y tế. Các cơ sở y tế trong tỉnh Ninh Bình có thể vận
dụng Bảng thời hạn bảo quản này vào thực tế lưu trữ hồ sơ bệnh án tại cơ quan
mình (nếu được lãnh đạo cơ quan đồng ý bằng văn bản). Cụ thể như sau:
- Đối với việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án:
Bộ phận văn thư lưu trữ có thể căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ
bệnh án để bảo quản các hồ sơ bệnh án theo quy định. Mức bảo quản thực tế các
hồ sơ bệnh án không được thấp hơn mức quy định tại Bảng thời hạn bảo quản.
Người làm công tác lưu trữ tại các cơ sở y tế, căn cứ Bảng thời hạn bảo quản
hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Ninh Bình để xây dựng Bảng thời hạn
90
