Tài liệu Truyền thông trực tiếp - Phong cách của người chuyên nghiệp pptx

Truyền thông trực tiếp - Phong cách của người chuyên nghiệp
Ngày nay, mọi người thường sử dụng phương thức liên lạc là qua điện thoại hoặc email,
bởi nó đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện. Tuy nhiên, nó lại thiếu một thứ mà chỉ có đối
thoại, gặp gỡ trực tiếp mới có thể mang lại. Đó chính là cảm xúc và sự ấm áp. Do đó, lãnh
đạo của một tổ chức sẽ phải là người làm hồi sinh lại phương thức giao tiếp trực tiếp mặt
đối mặt mà bấy lâu, rất nhiều lãnh đạo đã vô tình quên mất.
Vậy khi nào bạn cần sử dụng cách thức giao tiếp trực tiếp?
1. Khi đánh giá cao nhân viên
Helen Keller - một nhà văn, một nhà giáo nổi tiếng của Mỹ từng nói: "Chúng ta đi dạo với tấm biển
quảng cáo đề trước trán rằng "Hãy đánh giá cao tôi". Nhưng dường như chúng ta lại luôn có xu
hướng thay thế cái vỗ nhẹ vào lưng để khuyến khích động viên nhân viên của mình bởi những
email lạnh lùng cảm ơn và khen họ đã làm tốt công việc. Không gì có khích lệ nhân viên của bạn
hơn là việc họ nhìn thấy chính bạn động viên, đánh giá cao họ trước mặt người khác".
Do đó, nếu như nhận viên của bạn đã thực hiện tốt công việc trong thời gian gần đây và hoàn
thành những bản báo cáo tuyệt vời, hãy tới phòng làm việc của và chúc mừng họ hơn là gọi điện.
Dù chỉ để nói duy nhất từ cảm ơn và vỗ nhẹ vào lưng, nhưng điều đó làm phấn chấn tinh thần làm
việc của nhân viên rất nhiều. Mặt khác, nó cũng tạo ra một cảm giác hứng khởi thích thú khi những
người khác hỏi xem có việc gì mà sếp phải thân chinh tới gặp.
Do đó, thật khó để tạo dựng mối quan hệ tốt thông qua email. Sẽ tốt hơn nhiều nếu như ông chủ
khen ngợi đánh giá cao tôi một cách trực tiếp.
2. Chỉ trích hoặc đưa ra phản hồi
Khi bạn đưa ra một thông tin phản hồi thông qua email hay điện thoại, sẽ có lúc người nhận sẽ có
nhận thức hoàn toàn khác về những thông tin mà bạn gửi tới, hiểu nhầm hoặc hiểu một cách lơ
mơ, không rõ ràng. Điều này chắc chắn sẽ bị thổi phồng lên khi bạn không truyền thông trực tiếp
với nhân viên.

Người đọc thư hay người nghe điện thoại có thể nghĩ rằng bạn là một vị lãnh đạo lạnh lùng, bàng
quan, lãnh đạm và đó hẳn là lý do vì sao bạn tránh gặp trực tiếp họ để thảo luận vấn đề. Một cuộc
gặp trực tiếp mặt đối mặt sẽ trao cho bạn cơ hội đối thoại thành công với người khác, trong khi
những cách truyền thông khác rất nhạy cảm và có tính chất ngoại giao khách sáo.
Nhiều lãnh đạo thường sử dụng email tới cấp dưới để tránh đối mặt với vấn đề thực tế. Nhưng

trên thực tế, nếu như khi cấp dưới không đạt được mục tiêu mà bạn đề ra cho họ, hẳn bạn sẽ
muốn họ nói trực tiếp với bạn hơn là giải thích qua email.
3. Khi giao trách nhiệm mới
Khi bạn giao trách nhiệm cho cấp dưới thông qua email hay điện thoại, điều này dễ gây ra một rủi
ro. Đó là những thông điệp mà bạn gửi đi có thể bị sai lệch hoặc giảm bớt thông tin. Đừng ngạc
nhiên nếu như nhóm của bạn làm việc như thể họ không phải là người có trách nhiệm thực thi
công việc mà bạn giao hay không hoàn thành các nhiệm vụ đúng thời hạn nếu như bạn không nói
trực tiếp.
Ngữ điệu của giọng nói, các cử chỉ biểu hiện trên khuôn mặt và liên lạc bằng mắt có thể giúp nhân
viên của bạn hiểu được tầm quan trọng của nhiệm vụ mà bạn giao cho họ. Từ đó, họ sẽ tự đánh
giá được rằng việc hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn có cần thiết hay không.
Delhi-based Ashu Gosh, quản lí của công ty tư vấn Aviar IT cho hay: "Chúng tôi thường áp dụng
những cuộc gọi thảo luận, hội thảo trên băng video hay các cuộc gặp trên mạng, nhưng theo kinh
nghiệm của tôi, không có hình thức nào có tác dụng và ảnh hưởng hơn một cuộc gặp trực tiếp cả
nhóm".
3. Thay đổi tình thế khi gặp trục trặc với đối tác
Nếu tổ chức của bạn không cung cấp sản phẩm theo đúng như mong đợi của đối tác tức là mối
quan hệ của tổ chức bạn với họ đang bị đặt trong một mối nguy. Một bức email xin lỗi không đủ
đáp ứng và khắc phục một tình huống nhạy cảm như thế này. Nếu có thể, hãy tới phòng làm việc
của họ. Đừng gọi cho họ để giải thích, mà hãy tái khẳng định việc họ tin tưởng vào bạn không phải
là đặt nhầm chỗ. Đối tác của bạn sẽ rất ngạc nhiên và hài lòng khi bạn dành thời gian đến tận nơi
với họ, đặc biệt khi xảy ra vấn đề không hay.
"Hàng ngày, tôi thường liên lạc với một đối tác qua email mà không bao giờ tìm hiểu rằng người
đó là nam hay nữ. Khi một bản báo cáo tôi định gửi bị trì hoãn, tôi đưa ra một lời bình luận khiếm
nhã. Tôi tưởng rằng đó là một người đàn ông, ai dè, trên thực tế, đó lại là một phụ nữ và điều đó
làm cho cô ấy cảm thấy bị xúc phạm". Deepak M.L, nhà quản lí của Convergys cho hay.
4. Khi giải quyết các cuộc xung đột
Hầu như không có tổ chức nào là không xảy ra các xung đột ở nơi làm việc. Việc thiếu các cuộc
giao tiếp liên cá nhân sẽ càng làm tình huống thêm xấu đi. Trong giao tiếp, 55% ý nghĩa đến từ
ngôn ngữ cơ thể và những biểu hiện trên khuôn mặt, 38% đến từ ngữ điệu của lời nói. Chỉ có

7% ý nghĩa của một cuộc tương tác đến từ bản thân ý nghĩa của những từ ngữ đó. Vì vậy, việc cố
gắng giải quyết các cuộc xung đột ở nơi làm việc là một "sáng kiến" tồi.
Phong cách giao tiếp của bạn thể hiện rất nhiều về bạn với tư cách là một người chuyên nghiệp,
một chuyên gia, một lãnh đạo. Nhà văn Mỹ Ralph Waldo Emerson từng nói rằng: "Bạn luôn luôn
nằm trong vòng kiểm tra và tầm kiểm soát của người người xung quanh bạn. Họ sẽ chính là người
đánh giá, công nhận hay phủ nhận giá trị của bạn. Vì vậy thay vì ngồi thoải mái trong phòng làm
việc, bạn hãy xây dựng mối quan hệ tin cậy bằng việc đối thoại trực tiếp mặt đối mặt".
Kim Dung
Theo Rediff