Hạch toán kế toán NVL & 1 số ý kiến hoàn thiện kế toán NVL

lời nói đầu
Sự chuyển mình từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang
nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc là một điều kiện tốt cho sự phát triển
của Doanh nghiệp, mở ra hớng phát triển đa dạng cho các DNVN. Thế nhng, sự phát
triển đa dạng này cũng đồng nghĩa với quá trình cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh
nghiệp là làm thế nào để đứng vững trên thị trờng, đáp ứng đợc yêu cầu của những ngời tiêu dùng vơi sản phẩm chất lợng cao, giá thành hạ, ®ång thêi c¶i thiƯn ®êi sèng ngêi lao ®éng, mang lại lợi ích cho DN.
Muốn đạt đợc mục tiêu này DN phải thực hiện đồng bộ các biên pháp quản lý
các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các yếu tố này thì hạch
toán kế toán, cụ thể hạch toán nguyên vất liệu giữ vai trò rất quan trọng. Kế toán NVL
là một phần của công tác kế toán nhằm thông tin, phản ánh tình hình mua sắm yếu tố
đầu vào - đó là NVL của quá trình sản xuất, cũng nh quá trình xuất kho sử dụng NVL
cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó giúp doanh nghiệp xác định đợc giá
thành sản phẩm dịch vụ là một điều qua trọng của DN. Do vậy, kế toán NVL có
đảm bảo tốt thì mới đảm bảo cho việc cung cấp NVL, ngăn chặn hoạt động lÃng phí
vật liệu và góp phần giảm bớt chi phí, hạ thấp giá thành.
Nhận thức đợc vai trò rất quan trọng của kế toán NVL nên em đà mạnh dạn
nghiên cứa đề tài: Hạch toán kế toán NVL và một số ý kiến hoàn thiện kế toán
NVL để từ đó thấy đợc những mặt còn tồn tại, đề xuất ý kiến với hy vọng nhằm đóng
góp một phần cho việc hoàn thiện kế toán NVL dựa trên cơ sở phân tích về lý luận,
kiểm soát thực trạng.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề án có các phần sau:
Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL
Phần 2: Thực trạng kế toán NVL ở các DN sản xuất kinh doanh và một số ý kiến
đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kÕ to¸n.

1


Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL
I. Sự cần thiết của việc hoàn thiện
Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xà hội loài ngời.

Chính vì vËy, ngay tõ thêi cỉ xa, ngêi ta ®đ thÊy sự cần thiết muốn duy trì và phát triển
đời sống của mình và xà hội thì phải tiến hành sản xuất những vật dùng, thức ăn nh thế
nào.
Nh ta đà biết, kế toán là một trong những công cụ hữu Ých trong viƯc qu¶n lý
kinh tÕ. Bëi vËy, khi kinh tế phát triển với một số nền sản xuất có quy mô ngày càng
lớn, với trình độ xà hội hoá và sứa phát triển ngày càng cao, với yêu cầu của quy luật
kinh tế mới phát sinh..., thì hoạt động của công tác kế toán cũng cần có sự phát triển
phù hợp để đợc thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của mình.
Nh vậy, việc thực hiên công tác kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất nói
chung và cho nền kinh tế nói riêng là tất yếu .
Đặc biệt, trong điều kiện kinh tế nớc ta hiƯn nay, khi chun ®ỉi tõ nỊn kinh tÕ
tËp trung bao cÊp sang nỊn kinh tÕ thÞ trêng víi những điểm mạnh thực sự trong cơ chế
quản lý kinh tế tài chính thì việc hoàn thiện công tác kế toán sao cho thích ứng với
cơ chế mới luôn luôn đợc đặt ra và cần thiết.
Kế toán nghiệp vụ xuất nhập là một mảng quan trọng trong hệ thống kế toán nói
chung, vì vậy vai trò tất yếu khách quan của việc hoàn thiện hệ thống kế toán cũng
hoàn thiƯn kÕ to¸n NVL cịng mang tÝnh chÊt tÊt u cần thiết, nhất là trong bối cảnh
hiên nay. Khi luật thuế GTGT mới đợc áp dụng từ ngày 1/1/199 thì hoàn thiện công tác
này sẽ đảm bảo cho DN tính ®óng tÝnh ®đ gi¸ nhËp – xt NVL, tõ ®ã làm cơ sở cho
việc tính đúng, giá thành sản phẩm một trong những điều qua trọng của mối giá trị
sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng.

2


II. Một vài nét chung về NVL trong các DN sản xuất.
1.Đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất.
* Khái niệm:
Vật liệu là đối tợng đợc chuyển hoá do lao động có ích của con ngời. Theo Mác,
tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con ngời mà lao động có ích có thể tác động

vào để tạo ra của cải vật chất cho xà hội, phục vụ con ngời đều là đối tợng lao động.
NVL nào cũng có thể là đối tợng lao động, song không phải bất c đối tợng nào cũng là
NVL. Mọi đối tợng lao động có khả năng biến đổi do lao động của con ngời mới là
NVL.
* Đặc điểm:
Bất kỳ một DN nào khi tiến hành sản xuất đều phải có 3 yếu tố cơ bản, đó là:
- T liệu lao động
- Đối tợng lao động
- Sức lao động
Trong các DN sản xuất, NVL chính là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố
cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở sản xuất hoàn thiện nên sản phẩm. Khác với t
liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và
toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
* Vai trò:
NVL là yếu tố quyết định đến sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh
trong DN. NVL không chỉ ảnh hởng đến số lợng mà còn ảnh đến chất lợng của sản
phẩm. NVL có đảm bảo chất lợng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm tạo ra
mới phù hợp nhu cầu thị trờng, tạo ra sức cạnh tranh cao. Bên cạnh chất lợng sản phẩm
đợc bảo đảm thì phải nói tới giá cả, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì DN mới có chỗ
đứng để tồn tại và phát triển theo cơ chế thị trờng hiện nay. Điều đó khiến DN phải
quản lý NVL từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng vật liƯu chỈt chÏ nh»m thùc hiƯn

3


tối đa chi phí sản xuất, giảm tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất để giảm giá
thành sản phẩm.
Nh vậy, tuỳ theo tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng DN để lựa
chọn phơng pháp bảo quản, quản lý vật liệu sao cho phù hợp. Song nhìn chung với phơng pháp nào thì vẫn phải đảm bảo yêu cầu đặt ra là vật liệu cần đợc quản lý tốt ở các
khâu mua, bảo quản, dữ trữ và sử dụng hợp lý, có hiệu quả.

* Do đặc điểm, vai trò của NVL nên kế toán NVL có những nhiệm vụ sau:
- Phải theo dõi phản ánh đợc tình hình xuất nhập khẩu và tồn kho của từng danh
điểm vật liệu
- Phân bổ giá trị vật liệu xuất đúng vào sản phẩm sản xuất kinh doanh phù hợp với các
đối tợng sử dụng.
- Tính giá NVL theo chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm riêng của DN.
- Tham vào công tác kiểm kê kho vật liệu, phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê.
- Thờng xuyên phân tích tình hình cung cấp, dự trự, sử dụng NVL, đối chiếu với định
mực dự trự để kịp thời phát hiện vật liệu thừa thiếu so với ®Þnh møc, tõ ®ã ®Ị xt víi
DN ®iỊu chØnh kÞp thời kế hoạch đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra đều đặn và
liên tục.
2. Phân loại NVL:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, DN sử dụng rất nhiều loại có hình dáng,
kích cỡ khác nhau, tính chất cơ - lý hoá cũng khác nhau. Chính vì vậy, mỗi loại vật
liệu cũng có vai trò công dụng khác nhau. Căn cứ vào những điểm này, chúng ta có thể
phân chia NVL thành các loại sau:
- NVL chính: là NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu tạo nên thực thể
chính của sản phẩm.
- Vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kết hợp với
NVL chính làm nên hình dáng, màu sắc bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lợng của sản phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất
dợc thuận lỵi.

4


NVL chính và NVL phụ ở đây chỉ có ý nghĩa tơng đối trong phạm vi của doanh
nghiệp.
- Nhiên liệu: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra nhiệt lợng phục vụ cho quá trình sản xuất nh: than, củi, xăng,...
- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế
máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải,...

- Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp: là vật liệu DN mua về nhằm mục đích
đầu t xây dựng cơ bản và các máy móc thiết bị mua về để chuẩn bị lắp đặt đa vào sử
dụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
- Phế liệu và các loại vật liệu khác.
3.Tíng giá NVL:
a. Tính giá NVL nhập kho.
Giá trị vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế. Tuy theo loại hình DN tính
VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế
hay không có thuế.
- Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế = giá ghi trên hoá đơn + thuế NK ( nếu có ) + chi phí thu mua
các khoản chênh lệch, giảm giá hàng mua
- Đối với vật liệu thuê ngoài ra công chế biến:
Giá TT = giá trị vật liệu xuất chÕ biÕn + chi phÝ liªn quan ( tiỊn thuª gia công, chế biến)
- Đối với vật liệu tự sản xuất: giá thực tế = giá thành sản xuất thực tế.
- Đối với vật liệu do nhận vốn góp liên doanh cổ phần:
Giá thực tế = giá trị vật liệu đợc các bên tham gia góp vốn chấp nhận + chi phí liên quan
đến tiếp nhận (nếu có).
- Đối với vật liệu đợc tặng thởng:
Giá thực tế = giá thị trờng+ chi phí liên quan đến tiếp nhận (nếu có).
- Đối với phế liệu: giá thực tế là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trÞ tèi
thiĨu.
5


Ngoài ra khi tính giá NVL nhập vào, ngời ta còn sử dụng giá hạch toán. Vật liệu
nhập kho chỉ đợc tính theo giá hạch toán khi có những vật liƯu xt sư dơng ngay trong
kinh doanh nhng cha biÕt giá thực tế vật liệu nhập. Giá hạch toán còn đợc gọi là giá
tạm tính hay giá kế hạch.
Giá hạch toán = số lợng thực nhập x đơn giá hạch toán.

Vật liệu nhập trong kỳ vẫn đợc tính theo giá thực tế, đến cuối kỳ trên cơ sở ghi sổ
giá hạch toán và giá thực tế nhập đà biết, ta tính hệ số giá, tính giá trị vật liệu xuất sử
dụng
b, Tính giá vật liệu xuất
Trong quá trình sản xuất, việc đánh giá vật liệu theo giá thực tế rất quan trọng.
Nó giúp cho việc phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu tiêu hao trong quá trình
sản xuất kinh doanh. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầu quản lý
và trình độ nghiệp vụ quản lý của từng cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các
phơng pháp sau:
- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO): phơng pháp này giả định vật t nào
nhập kho trớc sẽ đợc xuất trớc, xt hÕt sè nhËp tríc míi ®Õn sè nhËp sau theo giá thực
tế của số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phơng này là giá thực tế của vật liệu mua
trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy: giá trị vật liệu
tồn kho sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Đặc điểm này thích hợp trong
trờng hợp giá cả ổn định và có xu hớng giảm.
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO). Phơng pháp này tính trên cơ sở giả
định lô vật t nào nhập sau sẽ đợc xuất dùng trớc. Phơng pháp này thích hợp trong trờng
hợp lạm phát.
- Phơng pháp trực: theo phơng pháp này khi NVL thực tế xuất kho thuộc lô hàng
nào thì tính theo giá thực tế của lô đó. Phơng pháp này còn gọi là phơng pháp thực tế
đích danh thờng sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
- Phơng pháp giá hạch toán: theo phợng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong
kỳ đợc tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ hạch toán
sang giá thực tế theo công thức:
- Phơng giá đơn vị bình quân: theo phơng pháp này, giá thực tế VL xuất dùng
6


trong kỳ đợc tính theo giá bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc
or bình quân theo mỗi lần nhập).

Giá thực tế VL xuất
dùng or tồn cuối kỳ

= giá hạch toán VL
xuất dùng or tồn cuối kỳ

Giá thực tế VL
xuất dùng
Trong đó:

=

Giá đơn vị

Số lợng VL
xuất dùng

x

x

Hệ số giá VL

Giá đơn vị
bình quân

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
=

bình quân

Số lợng tồn đầu kỳ

+ nhập trong kỳ

- Phơng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác
không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối kỳ ảnh hởng đến công tác kế
toán nói chung.
Giá đơn vị bình

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trớc
=

quân cuối kỳ trớc

Lợng thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trớc

Phơng pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động VL trong kỳ nhng
không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.
Giá đơn vị bình quân

Giá thực tế VL tồn trớc khi nhập + số nhập
=

sau mỗi lần nhËp

Lỵng thùc tÕ VL tån tríc khi nhËp + sè nhập

Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên nhng lại tốn nhiều
công sức, tính toán nhiều lần.

- Phơng pháp trị giá tồn VL cuối kỳ: theo phơng pháp này, cuối kỳ hạch toán, các
DN tiến hành kiểm kê vật t tồn kho và trị giá vật liệu tồn kho theo một mức giá nào
đó ( thờng là giá thực tế của lần nhập cuối cùng).
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
Hệ số giá (H )

=
Giá hạch toán vật t tồn đầu kú + nhËp trong kú
7


Giá thực tế VL xuất kho = giá hạch toán của VL xuất x H
III. Kế toán tổng hợp NVL .
1. Đối với các DN áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX).
1.1. Khái niệm:
KKTX là phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, phản ánh, ghi chép một
cách thờng, liên tục, có hệ thống trong tình hình, xuất, tồn kho vật liệu, hàng hoá trên
sổ sách kế toán.
Phơng pháp này, thờng đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những tiện ích của nó:
độ chính xác cao, cung cấp một cách kịp thời, cập nhật và đợc sử dụng trong các DN
có quy mô lớn, sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng có giá trị cao, sử dụng NVL đắt
tiền. Theo phơng pháp này, tình hình nhập xuất kho NVL đợc ghi chép phản ánh
hàng ngày theo lần phát sinh, do đó, lúc nào kế toán cũng xác định đợc giá trị xuất
nhập, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng trên các tài khoản
tồn kho.
1.2. Hạch toán tình hình biến động NVL ở các đơn vị.
a, Hạch toán tình hình biến động tăng NVL
* Thủ tục và chứng từ:
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để mua NVL.
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để ngời mua thực hiện vận

chuyển NVL về DN
Bên bán phải giao cho bên mua hợp đồng bán hàng và hoá đơn GTGT or hoá đơn kiểm
phiếu xuất kho.
- Trớc khi nhập kho NVL, phải kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiểm nghiệm để
xác định số lợng vật liệu đúng quy cách phẩm chất hoặc sai quy cách phẩm chất để xác
định trách nhiệm các bên có liên quan.
- Lập phiếu nhập kho và chỉ nhập kho đối với vật liệu đúng quy cách, phẩm chất
* Tài khoản sư dơng.

8


- TK 151 hàng mua đang đi trên đờng phản ánh tình hình biến động giá thực tế
hàng mua đang đi trên đờng đà có hoá đơn.
Nợ

151

Có

giá trị NVL đang đi trên
- Giá trị NVL đà nhập
đờng đă có hoá đơn
kho
D nợ: giá trị NVL đang
đi đờng
- TK 152: nguyên liệu vật liệu: phản ánh sự biến động nhập xuất tồn kho
VL theo giá thực tế.
Nợ

152

Có

- Giá thực tế VL nhập
kho
D nợ: giá thực tÕ VL
tån kho ci kú
C¸c DN khi vËn dơng TK 152 cần phải mở chi tiết để hạch toán riêng từng loại
NVL nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của DN.
TK 111,112, 133, 331, 311,...
* Trình tự hạch toán:
- NVL mua vào sử dụng hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng chịu VAT theo
phơng pháp khâú trừ:
Nợ TK 152 : giá mua NVL cha có thuế
Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 331: tỉng sè tiỊn theo gi¸ thanh to¸n
Mua NVL phơc vơ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế
VAT hoặc chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp:
Nợ TK 152: trị giá NVL theo giá thanh toán
Có TK 111, 112, 141, 331
9


Mua NVL nhập kho phát hiện thừa cha rõ nguyên nhân... kế toán ghi sổ nhập
kho cả NVL thừa ( lập biên bản )
Nợ TK 152: trị giá mua của NVL thùc nhËp cha cã th VAT
Nỵ TK 133: th VAT theo hoá đơn
Có TK 331: số phải trả ngời bán theo hoá đơn
Có TK 3381: trị giá mua của NVL thừa

Khi xác định đợc nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các TK
có liên quan.
+ Nếu do bên bán xuất nhầm, doanh nghiệp xin mua cả NVL thừa bên bán đồng ý
thì ghi:
Nợ TK 3381: giá mua NVL cha thuế (NVL thừa)
Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK 331: số tiền phải trả thêm cho ngời bán
+ Nếu do bên bán xuất nhầm, DN phải trả lại bên bán:
Nợ TK 3381

Trị giá NVL trả lại bên bán

Có TK 152
+ Nếu do nguyên nhân tự nhiên, DN đợc hởng, kế toán ghi vào thu nhập bất thờng:
Nợ TK 3381

Trị giá NVL thừa

Có TK 721
+ Nếu nguyên nhân do bên bán xuất nhập or NVL phải chuyển sai hợp đồng DN từ
chối mua và chỉ bảo quản hộ bên bán, kế toán ghi vào TK 002
Nợ TK 002: trị giá NVL bảo quản hộ
Khi xuất trả lại bên bán :
Có TK 002: trị giá NVL trả lại bên bán
- Nhập kho NVL tự sản xuất gia công
Nợ TK 152

Trị giá NVL nhập kho

Có TK 154

- Nhập kho NVL nhận đóng góp liên doanh
Nợ TK 152

Trị giá NVL nhập kho
10


Có TK 411
- Nhập kho NVL đợc cấp:
Nợ TK 152
Có TK 411
- Nhập kho NVL đợc biếu, tặng, viện, trợ
Nợ TK 152
Có TK 411
- Trờng hợp NVL đợc mua từ tháng trớc, nhập kho DN tháng này........nhận đợc phiếu
nhập vật t phản ánh số NVL này, kế toán căn cứ vào chứng từ nhập kho NVL và giá
mua ghi:
Nợ TK 152
Cã TK 151
- NhËp kho phÕ liÖu thu håi tõ sản xuất
Nợ TK 152
Có TK 154, 142, 721, 621
- Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL
Nợ TK 152
Có TK 222
b, Hạch toán tình hình giảm NVL
* Thủ tục:
Để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, quản lý sản xuất trong các phân xởng, bộ
phận sản xuất,... NVL cần đợc phản ánh kịp thời, tính toán chính xác dựa trên các
chứng từ nh phiếu xuất kho, hoá đơn kiểm phiếu xuÊt kho,... khi cã nhu cÇu, bé phËn

xin lÜnh hay phòng cung ứng lập phiếu xuất kho cho các loại vật t cần dùng cho sản
xuất. Sau khi thủ kho ghi sè thùc xuÊt vµ cïng ngêi nhËn ký vµo phiếu, phiếu đợc lập
làm ba liên: 1 giao cho ngời lĩnh, 1 cho ngời cung ứng NVL,1 lu lại để ghi thẻ và
chuyển cho phòng kế toán
* TK sử dụng:
- TK 621: chi phÝ NVL trùc tiÕp
11


- TK 627, 642, 641, 111, 112
* Trình tự hạch toán:
- Xuất kho NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 621, 627, 641, 642

Trị gi¸ NVL xuÊt kho

Cã TK 152
- XuÊt vèn NVL gãp vốn liên doanh: trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hợp
đồng kinh tế và sự thoả thuận giữa các bên liên doanh:
+ Nếu trị giá vốn góp lớn hơn trị giá thực tế của NVL
Nợ TK 222, 128

: trị giá vốn góp

Có TK 152 : trị giá NVL
Có TK 421

: chênh lệch

+Nếu trị vốn góp nhỏ hơn trị giá thực tế của NVL

Nợ TK 222, 128: trị giá vốn góp
Nợ TK 421
Có TK

: chênh lệch
: trị giá thực tế NVL

- Kiểm kê kho, phát hiện thiếu cha rõ nguyên nhân.
Nợ TK 1381

trị giá NVL thiếu

Có TK152
- Khi xác định đợc nguyên nhân:
+ Nếu quy đợc trách nhiệm, bắt ngời phạm lỗi phải bồi thờng

Nợ TK 1388

: số tiền theo giá thành khi mua NVL

Có TK 1381 : gi¸ mua NVL chõa thuÕ VAT
Cã TK 133 : thuÕ VAT của NVL thiếu
+ Nếu NVL thiếu trong định mức: theo quy định hiện hành ghi vào chi phí quản lý
doanh nghiệp.
Nợ TK 642

trị giá NVL thiếu

Có TK 1381

12


+ Nếu do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của ngời chịu trách
nhiệm: ghi vào chi phí bất thờng
Nợ TK 821

trị giá NVL thiếu

Có TK 1381
- Xuất thuê ngoài gia công chế biến:
Nợ TK 154
Có TK 152
- Xt kho NVL cho vay mỵn
Nỵ TK 128
Cã TK 152
2. Đối với DN áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK).
2.1. Khái niệm:
Phơng KKĐK là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục tình
hình biến động các loại vật t hàng hoá sản phẩm trên các TK phản ánh từng loại hàng
tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cở sở kiểm kê cuối
cùng, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các
mục đích khác.
Phơng pháp thích hợp với các DN quy mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt
hàng thấp, sử dụng NVL ít tiền, chủng loại phức tạp, việc theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày khó khăn. Độ chính xác của phơng pháp này không cao nhng tiết kiệm
đợc thời gian ghi chép.
2.2. Tài khoản sử dụng:
- TK 611 Mua hàng dùng để theo tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo
giá thực tế.
Nợ

611

Có

- Giá thực tế NVL tồn kho

- Giá NVL thực tế xuất bán

đầu kỳ và tăng trong kỳ

thiếu hụt trong kú vµ tån kho
cuèi kú
13


- TK 152: “ nguyªn liƯu, vËt liƯu “: dïng để phản thực tế NVL tồn kho
Nợ

152

Có

- Giá thực tế NVL tồn kho kỳ

- Khoảng cách giá thực tế

cuối kỳ

NVL tồn đầu kỳ

- Giá thực tế NVL tồn kho
- TK 151 hàng mua đang đi đờng: phản ánh trị giá số hàng mua nhng đang đi đờng
hay gửi tại kho ngời bán.
Nợ

151

Có

- Giá thực tế hàng đi đờng

- Khoảng cách giá thực tế

cuối kỳ

hàng đi đờng đầu kỳ

- Giá thực tế hàng đi đờng
2.3 Phơng pháp hạch toán
- Đầu kỳ: k/c trị giá NVL còn lại kỳ đầu kỳ
Nợ TK 611
Cã TK 151, 152
- Trong kú:
+Mua NVL sư dơng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối
ợng chịu thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế
Nợ TK 611: giá mua cha thuế VAT
Nợ TK 1331: VAT ®ỵc khÊu trõ
Cã TK 111, 112, 141, 331: tỉng sè tiỊn theo gi¸ thanh to¸n

14

t-


+ Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng
chịu thuế VAT or chịu thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp
Nợ TK 611
Có TK 111, 112, 141, 331
- Cuối kỳ:
+ Kiểm kê, xác định và kết chuyển trị giá NVL còn lại
Nợ TK 151, 152,
Có TK 611
+ Tính và kết chuyển trị giá NVL xt dïng trong kú
Nỵ TK 621, 627, 641, 642
Cã TK 611
Xuất trong kỳ = Tồn đầu kỳ + mua trong kú – tån cuèi kú

15


Phần II. thực trạng công tác kế toán NVL ở các
DN sản xuất và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn
thiện công tác kế toán.
I. Thực trạng công tác kế toán NVL ở các DN sản xuất
Vất liệu sử dụng trong các DN có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng hết
sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng đối với từng dây truyền công
nghệ sản xuất từng loại sản phẩm. Vì vậy, công việc phân loại vật liệu có tốt thì mới tổ
chức tốt đợc việc quản lý,bảo quản và hạch toán vật liệu.
Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các DN, đặc trng dùng để

phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất.Tuy
nhiên, cũng có trờng hợp cïng mét lo¹i vËt liƯu ë mét DN, cã lóc đợc sử dụng nh vật
liệu chính, có lúc lại đợc sử dụng nh vật liệu phụ. Trong trờng hợp này, việc phân loại
vật liệu lại đợc căn cứ vào vai trò và tác dụng chính của chúng.
Hạch toán theo cách phân loại nói trên..... đợc yêu cầu phản ánh tổng quát mặt
giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫm cho công tác
quản lý và hạch toán về số lợng và giá đối với từng vật liệu, trên cơ sở phân loại vật
liệu, DN thờng xây dựng số danh điểm xác định thèng nhÊt tªn gäi cđa thø vËt liƯu,
m· ký hiƯu, quy cách của vật liệu, số liệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch
toán của vật liệu.
Bên cạnh việc quản lý tốt NVL cũng là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức
công tác kế toán VL ở DN.
Trong công tác kế toán NVL ở các DN, vật liệu đợc tính theo giá thực tế là
loại giá đợc hình thành trên cở sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp
pháp của DN.
Việc xác định giá thực tế của NVL nhập kho đợc dựa trên hoá đơn chứng từ và chi phÝ
khi mua. Trong thùc tÕ, nhiÒu DN cã Ýt danh điểm NVL, số lần nhập xuất ít có thể
áp dụng phơng pháp FIFO or LIFO, những DN có điều kiện kho tàng để bảo quan
16


riêng từng lô vật t tồn kho, vật t có yêu cầu khắt khe về thời hạn bảo quản thờng áp
dụng phơng pháp tính trực tiếp. Còn đối với DN có nhiều danh điểm vật t, số lần xuất
nhập nhiều thì lại áp dụng phơng pháp hệ số giá ®Ĩ tÝnh gi¸ thùc tÕ NVL xt kho.
Trong ®iỊu kiƯn hiện nay, mặc dù mới áp dụng luật thuế GTGT (1/1/1999) nhng
công tác hạch toán mua và nhập kho NVL dùng để sản xuất sản phẩm thuộc diện chịu
thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp cũng nh khấu trừ đà dần đợc thực hiện theo đúng
quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số khó
khăn tai các DN liên quan đến các hoá đơn chứng từ thuế GTGT và việc mua sắm
NVL.

Nh chúng ta đà biết, các hoá đơn chứng này là cơ sở pháp lý để chứng minh
nghiệp vụ kế toán phát sinh là cơ sở để kế toán hạch toán quá trình mua sắm NVL nhng từ khi áp dụng thuế mới việc thực hiện những quy định về hoá đơn cha đồng bộ đÃ
gây trở ngại cho các DN đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Các DN này phải chọn DN
cung ứng vật t cho mình cũng là nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ để có đợc
hoá đơn đầu vào đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nh vậy, phạm vi lựa chọn ngời
cung ứng NVL bị hạn chế làm cho DN gặp nhiều khó khăn nhất định. Bên cạnh đó,
việc xuất hiện các hoá đơn khống, giả cũng gặp khó khăn cho các kế toán mua NVL.
Về hạch toán chi tiết NVL: đó là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng
kế toán nhăm mục đích theo dõi tình hình nhập xuất tồn của từng chủng loại VL
cả về chất lợng, số lợng và giá trị. Giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau.
Về mặt quản lý: chủng hình thành một tổng thể hoàn chỉnh các thủ tục phục cho công
tác quản lý
Về mắt ghi chép: đây là hai quá trình song song, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi
tiết đều dựa vào một cơ sở chung: đó là hệ thống chứng từ thống nhất, do đó phải đảm
bảo sự kiểm tra thống nhất và đối chiếu lẫn nhau.
Hiện nay DN có thể lựa chọn hạch toán chi tiết vật liệu theo 1 trong 3 phơng pháp
sau:
- Phơng pháp thẻ song song.
- Phơng pháp số đối chiếu luân chuyển.
17


- Phơng pháp số d
II. Một số ý kiến đề xuất
Từ thực trạng công tác kế toán NVL tại các DN, nhËn thÊy cã mét sè tån t¹i sau:

1. VỊ phía các cơ quan quản lý: khi ban hành các quyết định mới, các chính sách
thuế mới vẫn cha áp dụng hớng dẫn một cách đồng bộ, thể hiện gần đây là hai loại
thuế GTGT và thuế TNDN đà gây ra những xáo trộn không nên có trên thị trờng và

những khó khăn nhất định cho các doanh nghiệp.
Vì vậy, trớc khi ban hành những chính sách, những thay đổi mới, thiết nghĩ các cơ
quan và những ngời có thẩm quyền ban hành và sửa đổi phải:
+ Nắm bắt đợc thực trạng của các DN trong nền kinh tế
+ Quy định vài hớng dẫn cụ thể đối với từng doanh nghiệp, tránh tình trạng áp
dụng không đồng bộ hoặc làm cho các DN không hiểu đợc bản chất của những quan
điểm mới.
+ Quan lý chặt chẽ việc thực hiện để trong quá trình đó, nếu có gì vớng mắc sẽ
xử lý và giải quyết kịp thời, đặc biệt đối với hai luật thuế hiên nay là thuế GTGT và
TNDN . Cơ quan thuế cần phổ biến rộng rÃi, cung cấp dễ dàng, đầy đủ hoá đơn bán
hàng cho các DN cũng nh cơ hội kinh doanh và kiên quyết xử phạt cơ sở kinh doanh
không chịu xuất hoá đơn khi bên mua yêu cầu hoặc sử dụng hoá đơn chứng từ giả.
Có thực hiện tốt các công việc trên thì những quyết định, những chính sách mới
có khả năng thực thi hiệu quả.
2. Về phía các DN.
Công tác quản lý cũng nh hạch toán NVL cha thật hiệu quả. Cụ thĨ: cã lóc NVL
dù trù qu¸ thõa trong khi cã lúc lại không đủ để đảm bảo cho qua trình sản xuất diễn ra
bình thờng liên tục. Bên cạnh đó, việc hạch toán NVL còn những tồn tại về mặt x¸c

18


định giá trị thực tế NVL nhập xuất do kế toán VNL còn gặp khó khăn trong việc
đánh giá NVL trong khi cã th GTGT cịng nh trong viƯc yêu cầu đơn vị bán phải có
hoá đơn thuế GTGT khấu trừ.
3. Nh phần trên đà trình bày, có các phơng pháp tính giá NVL xuất kho
sau:
- Phơng pháp giá đơn vị bình quân
- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)

- Phơng pháp trực tiếp
- Phơng pháp giá hạch toán
Trong một thị trờng ổn định, khi giá không thay đổi thì việc lựa chọn phơng pháp
nào không quan trọng bởi vì giá không đổi từ ngời này sang ngời khác thì tất cả các
phơng pháp đều cho cùng một kết quả. Tuy nhiên, trong một thị trờng không ổn định,
khi giá lên xuống thất thờng thì mỗi phơng pháp lại có các kết quả khác nhau. Chính vì
vậy, việc lựa chọn phơng pháp nào để tính giá NVL xuất hoàn toàn phụ thuộc vào mục
đích kinh doanh của DN.
Chúng ta đà biết, mỗi phơng pháp có những u nhợc điểm khác nhau. Cụ thể:
+ Phơng pháp trực tiếp: kết quả của nó sẽ làm tơng xứng giữa chi phí và thu
nhập. Tuy nhiên, chỉ đợc sử dụng khi NVL có giá trị cao, đợc xác định theo đơn chiếc
hoặc từng lô.
+ Phơng pháp giá đơn vị bình quân: có khuynh hớng che giấu sự biến động giá.
+ Phơng pháp FIFO: giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối tài sản s¸t víi gi¸
thøc tÕ nhÊt.

19


+ Phơng pháp LIFO: chọn chi phí phát sinh sau cùng để xác định trị giá NVL
xuất, do đó có sự tơng xứng tốt nhất giữa chi phí hiện hành và thu nhập trên báo cáo
kết quả kinh doanh
Từ việc phân tích trên cho ta thấy: nếu DN muốn mở rộng quy mô sản xuất
bằng cách thu hết vốn đầu t từ bên ngoài nh ngân hàng, các chủ đầu t thì DN phải tìm
mọi cách để lành mạch hoá nền tài chính.Trong trờng hợp này, sử dụng phơng pháp
FIFO là thích hợp nhất. Nhng nếu DN muốn chậm lại thời gian nộp thuế thì DN nên
chọn phơng pháp LIFO vì phơng pháp này cho giá trị NVL xuất lớn nhất và do đó giá
thành sản xuất, lợi nhuận gộp và thuế phải nộp là nhỏ nhất. Nói tóm lại, tuỳ thuộc vào
từng thời kỳ, tuỳ thuộc vào tình hình tài chính của DN để lựa chọn phơng pháp cho
thích hợp, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho DN mình.

4. Theo chế độ kế toán hiện hành có 2 phơng pháp hạch toán hàng tồn kho, đó là:
kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ. Sự khác nhau cơ bản giữa 2 phơng pháp này
chính là tính chất của việc theo dõi và phản ánh tình hình biến động của NVL trên sổ
kế toán
* Phơng pháp kiểm kê thờng xuyên: theo dõi và phản ánh thờng xuyên, liên tục,
có hệ thống tình hình xuất nhập, tồn kho NVL trên sổ kế toán.
* Phơng pháp kiểm kê định kỳ: căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh
giá trị tồn kho cuối kỳ của NVL trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính ra giá trị VNL
xuất dùng trong kỳ. Nh vậy, phơng pháp kiểm kê định kỳ: mọi biến động của NVL
không đợc theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho các tài
khoản tồn kho này chỉ dùng để phản ánh giá trị NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Theo
em, sự quyết định nh vậy làm mất tính đặc trng, cơ bản của phơng pháp kế toán, đó là
phơng pháp tài khoản và kéo theo đó là mất đi nội dung cơ bản của tài khoản kế toán đó là việc phản ánh sự vận động không ngoài hai mặt đối lập của bất kỳ một đối tợng
kế toán nào trên tài khoản. Vì vậy, nên có quyết định thống nhất phản ánh trên các tµi
20


khoản hàng tồn kho cả tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của hàng tồn kho,
không có sự phân biệt cho trờng hợp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê
định kỳ hay kê khai thờng xuyên.

5. Theo quyết định của chế độ kế toán hiện hành cũng nh chuẩn kế toán
quốc tế thì việc trích lập và hạch toán dự phòng giảm giá NVL tồn kho trong các DN là
cần thiết. Nó giúp cho các DN có nguồn tài chính để bù đắp các khoản thiệt hại có thể
xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh. Tuy nhiên, chỉ nên lập dự
phòng cho những NVL mà sản phẩm sản xuất ra từ các loại NVL này bị giảm giá trên
thị trờng
Để khắc phục đúng hình thức về dự phòng nh hiên nay, nhất thiết các khoản tổn
thất thực tế do giảm giá hay các khoản dự phòng không dùng đến phát sinh trong năm

kế hoạch phải đợc ghi nhận vào các tài khoản phản ánh dự phòng

21


kết luận:
Nguyên vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lu động dự trữ
của DN. VËt liƯu thêng chiÕm mét tû träng lín trong chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm ở các DN, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trự
và sử dụng NVL trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của DN nh chỉ
tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, chỉ tiêu doanh lợi, lợi nhuận và giá thành,...
Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của NVL và bên cạnh đó, ®Ĩ phï víi ®iỊu kiƯn
míi cịng nh thay ®ỉi trong cơ chế tài chính, hoàn thiện công tác kế toán NVL là
không thể thiếu đợc để quản lý vật liệu tốt hơn, thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng
bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất và dự trự, sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm,
ngăn ngừa hiện tợng mất mát, lÃng NVL trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất
kinh doanh.
Chuyên đề này đợc viết để nhằm đóng góp một phần ý kiến vào việc hoàn thiện
công tác kế toán NVL. Mặc dù đà có nhiều cố gắng song trắc không thể tránh khỏi đợc
nhiều thiếu sót trong quá trình nghiên cứu và viết đề án. Vì vậy, mong sẽ nhận đợc sự
thông cảm và đóng góp ý kiến để chuyên đề này thực sự mang lại hiệu quả cao hơn.

22


tài liệu tham khảo
1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính VAT
2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp
Vụ chế độ kế toán NXB Tài chính 2000.
3. Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán

NXB Giáo dục
4. Hệ thống chuẩn mực kế toán Quốc tế.
5. Tạp chí kế toán 1999 – 2000.

23


mục lục
lời nói đầu....................................................................................................1
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL...............................2
I. Sự cần thiết của viƯc hoµn thiƯn...........................................................2
II. Mét vµi nÐt chung vỊ NVL trong các DN sản xuất............................3
1.Đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất......................3
2. Phân loại NVL:...............................................................................4
3.Tíng giá NVL: .................................................................................5
III. Kế toán tổng hợp NVL .....................................................................8
1. Đối với các DN áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX). 8
2. Đối với DN áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK).......13
Phần II. thực trạng công tác kế toán NVL ở các DN sản xuất và một số ý kiến đề
xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán...............................................................16
I. Thực trạng công tác kế toán NVL ở các DN sản xuất.......................16
II. Một số ý kiến đề xuất.......................................................................18
2. Về phía các DN.............................................................................18
3. Nh phần trên đà trình bày, có các phơng pháp tính giá NVL xuất kho
sau:...............................................................................................................19
kết luận:.....................................................................................................22
tài liệu tham khảo......................................................................................23
mục lôc......................................................................................................24

24