Bàn về tổ chức quản lý & hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp

Lời nói đầu
Sản xuất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài ngời. Nếu sản xuất
chỉ ngừng một ngày thôi, chứ không nói đến ngừng một vài tuần, ngừng một vài
năm thì xã hội cũng bị tiêu vong (Marx-Angel). Cơ sở để tiến hành sản xuất trên
mọi lĩnh vực là t liệu sản xuất và sức lao động.
Tài sản cố định (TSCĐ) là cơ sở vật chất kỹ thuật không thể thiếu đợc trong
bất kỳ một nền kinh tế quốc dân nào cũng nh trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của các Doanh nghiệp. TSCĐ là một trong những yếu tố quyết định đến năng suất,
chất lợng và hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trờng, khi
khoa học kỹ thuật trở thành lực lợng sản xuất trực tiếp thì TSCĐ là yếu tố quan
trọng để tạo nên sức mạnh cạnh tranh đối với các Doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế thị trờng, mục tiêu cao nhất của các doanh nghiệp là tối
đa hoá lợi nhuận. Trong khi đó, mức độ cạnh tranh trên thị trờng ngày càng gay
gắt, nhu cầu đòi hỏi của thị trờng ngày càng cao về chất lợng, mẫu mã, giá cả sản
phẩm. Chính vì vậy, để tăng năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh trên thị tr-
ờng, các doanh nghiệp không chỉ đơn giản là quan tâm đến vấn đề có và sử dụng
TSCĐ mà điều quan trọng là phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu để bảo toàn, phát
triển và nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn cố định. Muốn vậy, doanh nghiệp
phải có chế độ quản lý thích đáng, toàn diện đối với TSCĐ từ tình hình tăng, giảm
cả về số lợng và giá trị đến tình hình sử dụng, tình hình hao mòn và khấu hao
TSCĐ và làm thế nào để sử dụng hợp lý, đầy đủ, phát huy hết công suất, tạo
điều kiện hạ giá thành sản phẩm, trang bị và đổi mới TSCĐ. Quản lý TSCĐ một
cách khoa học sẽ giúp cho việc hạch toán TSCĐ đợc chính xác, góp phần nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn cố định, chống thất thoát tài sản mà công cụ quan trọng là
kế toán tài chính.
Nhận thức đợc vấn đề đó, với những kiến thức đã tiếp thu đợc ở lớp kế toán
Trờng ĐHKTQD - HN, đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hớng dẫn, Thầy
Nguyễn Hữu ánh, em đã chọn đề tài Bàn về tổ chức quản lý và hạch toán
TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp
1
Nội dung của đề án ngoài Lời nói đầu và Kết luận gồm 2 phần chính sau đây:

Phần I: Lý luận chung về tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ hữu hình trong
doanh nghiệp
Phần II: Thực trạng và phơng hớng hoàn thiện công tác quản lý & hạch toán
TSCĐ hữu hình trong các doanh nghiệp
Vì thời gian và kiến thức còn hạn chế, cho nên trong bài viết của em chắc
chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo góp ý
của thầy giáo hớng dẫn cũng nh của các thầy cô giáo trong khoa kế toán và các
bạn để em có điều kiện hoàn thiện, bổ sung kiến thức của mình cho quá trình công
tác thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 30 tháng5 năm 2002
Sinh viên thực hiện
Phạm Đỗ Minh Nguyệt

2
Phần I
Lý luận chung về tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ
hữu hình trong doanh nghiệp
I. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học công tác quản lý TSCĐ trong doanh
nghiệp:
1. Vai trò của TSCĐ trong sản xuất, kinh doanh:
Khái niệm, đặc điểm của TSCĐ:
TSCĐ là những t liệu lao động chủ yếu và những tài sản khác có giá trị lớn
và thời gian sử dụng lâu dài.
TSCĐ bao gồm rất nhiều loại và đợc biểu hiện ở nhiều dạng khác nhau. Xét
một cách tổng quát thì TSCĐ đợc chia thành hai loại: loại có hình thái vật chất cụ
thể đợc gọi là TSCĐ hữu hình, loại chỉ tồn tại dới hình thái giá trị gọi là TSCĐ vô
hình.
Trong phạm vi bản đề án này chỉ đề cập một số vấn đề tổ chức quản lý và
hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp.

TSCĐ hữu hình: là các TSCĐ có hình thái vật chất cụ thể nh: Đất đai, nhà
cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải truyền dẫn, thiết bị dụng
cụ quản lý, cây lâu năm, gia súc cơ bản và các TSCĐ khác.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh TSCĐ đều có
đặc điểm sau:
- TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và vẫn giữ đợc hình thái hiện
vật ban đầu cho đến khi h hỏng phải loại bỏ.
- Giá trị của TSCĐ bị hao mòn dần và chuyển dần từng phần vào chi phí sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp
3
- TSCĐ đợc mua với mục đích để sử dụng chứ không phải để bán, đây là
một tiêu thức để phân biệt TSCĐ với các tài sản khác và là cơ sở lý luận để tổ chức
kế toán TSCĐ.
Vai trò của TSCĐ trong sản xuất, kinh doanh:
TSCĐ giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Tài sản cố
định (TSCĐ) là cơ sở vật chất kỹ thuật để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh khác nhau. TSCĐ là một trong những yếu tố quyết định đến năng suất, chất
lợng và hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trờng, khi khoa
học kỹ thuật trở thành lực lợng sản xuất trực tiếp thì TSCĐ là yếu tố quan trọng để
tạo nên sức mạnh cạnh tranh đối với các Doanh nghiệp.
Việc theo dõi phản ánh đầy đủ tình hình hiện có, tăng giảm khấu hao, sửa
chữa TSCĐ là nhiệm vụ quan trọng của công tác kế toán. Tổ chức công tác hạch
toán TSCĐ tốt không chỉ góp phần nâng cao chất lợng quản lý và hiệu quả sử dụng
TSCĐ mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hớng đầu t.
Chính vì tầm quan trọng nêu trên mà việc tổ chức quản lý và hạch toán
TSCĐ nói chung, TSCĐ hữu hình nói riêng một cách khoa học là điều tất yếu mỗi
doanh nghiệp cần làm.
2. Yêu cầu quản lý TSCĐ:
Xuất phát từ đặc điểm của TSCĐ nói chung, TSCĐ hữu hình nói riêng mà
trong công tác quản lý TSCĐ phải quản lý một cách chặt chẽ về số lợng, chủng

loại TSCĐ đồng thời còn phải quản lý chặt chẽ về mặt giá trị của TSCĐ theo
nguyên giá và giá trị còn lại. Mặt khác còn phải quản lý đợc hiện trạng và tình
hình sử dụng TSCĐ. Chỉ khi quản lý tốt TSCĐ thì doanh nghiệp mới sử dụng một
cách hiệu quả TSCĐ.
Những quy định về quản lý TSCĐ hữu hình:
Theo quyết định của Bộ trởng Bộ Tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử
dụng và trích khấu hao TSCĐ ngày 30/12/1999 có quy định về quản lý sử dụng
TSCĐ hữu hình nh sau:
4
+ Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ hữu hình: Mọi t liệu lao động là từng tài
sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản
riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định
mà nếu thiếu bất ký một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không thể hoạt động
đợc, nếu thoả mãn đồng thời cả hai tiêu chuẩn dới đây thì đợc coi là TSCĐ:
- Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên;
- Có giá trị từ 5.000.000 đồng (năm triệu đồng) trở lên;
Trờng hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với
nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu
một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện đợc chức năng hoạt động chính
của nó mà do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ
phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó đợc coi là một TSCĐ hữu hình độc lập (ví
dụ: ghế ngồi, khung và động cơ trong một máy bay).
Đối với súc vật làm việc và/hoặc cho sản phẩm, thì từng con súc vật đợc coi
là một TSCĐ hữu hình.
Đối với vờn cây lâu năm thì từng mảnh vờn cây đợc coi là một TSCĐ hữu
hình.
+ Xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình:
- TSCĐ loại mua sắm (mua mới hhoặc mua lại của đơn vị khác)
Nguyên giá = Giá mua + Chi phí trớc khi sử dụng Giảm giá hàng mua
(nếu có)

- TSCĐ loại đầu t xây dựng:
Nguyên giá = Giá thành thực tế (giá đợc quyết toán)+ Chi phí trớc khi sử
dụng (nếu có)
- TSCĐ loại đợc cấp, đợc điều chuyển đến:
Nguyên giá TSCĐ đợc cấp, đợc điều chuyển đến bao gồm: giá trị trên
biên bản bàn giao hoặc trên sổ hoặc giá trị còn lại trên sổ đơn vị cấp hoặc theo
đánh giá thực tế và chi phí thực tế trớc sử dụng (nếu có).
5
- TSCĐ loại đợc cho, đợc biếu, đợc tặng, nhận vốn góp liên doanh, nhận lại
vốn góp, do phát hiện thừa
Nguyên giá bao gồm: giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận;
các chi phí tân trang, sửa chữa TSCĐ; các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt,
chạy thử, lệ phí trớc bạ (nếu có) mà bên nhận phải chi ra tr ớc khi đa vào sử dụng.
+ Các chi phí doanh nghiệp chi ra để năng cấp TSCĐ đơc phản ánh nâng
nguyên giá của TSCĐ đó không đợc hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Các chi phí sửa chữa TSCĐ đợc coi nh khoản phí tổn và đợc hạch toán trực
tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Đối với các ngành đặc thù mà chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh không đều
giữa các kỳ, các năm, nếu doanh nghiệp muốn trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ
vào chi phí kinh doanh thì phải lập kế hoạch trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ và
trình Bộ tài chính xem xét, quyết định; sau khi có ý kiến đồng ý bằng văn bản của
Bộ Tài chính, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý biết.
+ Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bao gồm biên bản
giao nhận TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan), đợc theo dõi, quản lý, sử
dụng và trích khấu hoa theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. TSCĐ
phải đợc phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, đợc theo dõi chi tiết cho
từng đối tợng ghi TSCĐ và đợc phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.
Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý, sử dụng đối với những TSCĐ đã
khấu hao hết nhng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh nh những TSCĐ bình
thờng.

Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê
TSCĐ, mọi trờng hợp phát hiện thừa, thiếu TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm
nguyên nhân và có biện pháp xử lý.
+ Phân loại TSCĐ trong doanh nghiệp
- Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện kết hợp với đặc trng kỹ thuật và kết
cấu TSCĐ gồm: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình
6
- Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu: gồm 2 loại: TSCĐ tự có (TSCĐ thuộc
quyền sở hữu của doanh nghiệp) và TSCĐ đi thuê (TSCĐ không thuộc sở hữu của
doanh nghiệp)
- Phân loại TSCĐ theo công dụng kinh tế và tình hình sử dụng gồm: TSCĐ dùng
trong sản xuất kinh doanh; TSCĐ hành chính sự nghiệp; TSCĐ phúc lợi; TSCĐ chờ
xử lý.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, doanh nghiệp tự phân loại
chi tiết hơn các TSCĐ của doanh nghiệp trong từng nhóm cho phù hợp.
+ Việc theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ phải tuân theo
nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ
kế toán của TSCĐ
Giá trị còn lại của TSCĐ
trên sổ kế toán
=
Nguyên giá
TSCĐ
-
Số khấu hao
luỹ kế của TSCĐ
Nguyên giá TSCĐ chỉ đợc thay đổi trong các trờng hợp sau:
- Đánh giá lại giá trị TSCĐ;
- Nâng cấp TSCĐ;
- Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ;

Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các
căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế
toán, số khấu hao kuỹ kế của TSCĐ và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện
hành.
Vai trò của kế toán trong công tác tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ:
Hạch toán kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ
quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm
soát các hoạt động kinh tế. Để đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ, kế toán TSCĐ cần
thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:
- Phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động
của TSCĐ trên các mặt số lợng, chất lợng, cơ cấu, giá trị.
7
- Tính toán chính xác số khấu hao TSCĐ, phân bổ kịp thời và đúng số khấu
hao này cho các đối tợng có liên quan.
- Theo dõi chặt chẽ tình hình bảo dỡng, sửa chữa TSCĐ, có biện pháp đa
nhanh TSCĐ vào sử dụng kịp thời, thanh lý những TSCĐ không cần dùng
II. nội dung hạch toán TSCĐ hữu hình:
1. Hạch toán chi tiết TSCĐ.
Hạch toán chi tiết TSCĐ là công việc không thể thiếu đợc trong quản lý TSCĐ
ở doanh nghiệp. Vì vậy, trong công tác quản lý cần phải thực hiện các yêu cầu
sau:
- Nắm chắc đợc toàn bộ TSCĐ hiện có đang sử dụng ở doanh nghiệp cả về hiện
vật và giá trị.
- Nắm đợc tình hình sử dụng TSCĐ trong bộ phận của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán chi tiết TSCĐ trong doanh nghiệp bao gồm các công
việc đánh số hiệu TSCĐ và thực hiện kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán các
địa điểm sử dụng.
*Đánh số TSCĐ: Là quy định cho mỗi TSCĐ một số hiệu tơng ứng theo những
nguyên tắc nhất định. Nhờ có đánh số TSCĐ mà thống nhất đợc giữa các bộ phận
liên quan trong việc theo dõi và quản lý sử dụng TSCĐ theo các chỉ tiêu quản lý

tiện cho tra cứu khi cần thết cũng nh tăng cờng trách nhiệm vật chất của các đơn vị
và cá nhân trong khi bảo quản và sử dụng TSCĐ.
*Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán và các địa điểm sử dụng
TSCĐ:
- Chứng từ kế toán: Đối với chứng từ bắt buộc nh: Biên bản giao nhận
TSCĐ, Thẻ tài sản cố định, Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Nhà nớc hớng dẫn
các chỉ tiêu đặc trng, doanh nghiệp trên cơ sở đó vận dụng vào từng trờng hợp cụ
thể thích hợp.
- Sổ kế toán: Các doanh nghiệp tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng để mở
các sổ kế toán cần thiết. Nhng việc tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc:
8
Với các sổ tổng hợp kế toán, tài sản cố định phải mở đúng mẫu của bộ tài chính
quy định. Còn sổ chi tiết tuỳ theo yêu cầu quản lý hạch toán của doanh nghiệp để
thiết kế mẫu sổ cho phù hợp nhng phải đảm bảo những nội dung cơ bản theo quy
định.
* Nội dung hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình:
Hạch toán chi tiết tăng TSCĐ:
Mọi trờng hợp tăng TSCĐ hữu hình hay vô hình đều phải lập biên bản giao
TSCĐ theo mẫu trong chế chế hạch toán ban đầu.
Kế toán phải căn cứ vào hồ sơ TSCĐ (gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các
bản sao về tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, phiếu vận chuyển) để lập thẻ cho từng
đối tợng, ghi TSCĐ để theo dõi tình hình biến động TSCĐ trong suốt thời gian sử
dụng.
Mỗi đối tợng ghi TSCĐ phải có một tài liệu riêng để quản lý.
Để quản lý TSCĐ theo từng loại, từng nhóm thì ngoài thẻ TSCĐ, kế toán
phải lập sổ TSCĐ cho toàn doanh nghiệp, từng nội dung sử dụng.
Hạch toán chi tiết giảm TSCĐ
Mọi trờng hợp giảm TSCĐ, kế toán phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết và
xác định đúng các khoản chi phí thu nhập (nếu có). Tuỳ theo từng trờng hợp giảm
TSCĐ để lập các chứng từ phù hợp.

Ví dụ: Khi thanh lý TSCĐ cần lập các quyết định thanh lý; Biên bản thanh
lý TSCĐ.
2. Hạch toán tổng hợp TSCĐ hữu hình:
Theo hệ thống tài khoản của kế toán doanh nghiệp, kế toán TSCĐ chủ yếu
sử dụng các tài khoản thuộc loại 2 nhóm 1, bao gồm các tài khoản sau:
- Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình, tài khoản này sử dụng để phản
ánh số hiện có và tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ hữu hình trong doanh
nghiệp và đợc mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết TSCĐ theo kết cấu.
9