Mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại công ty cổ phần công nghệ SAVIS

BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP

MƠ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÕNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT

Sinh viên thực hiện

: AN THỊ THÊU

Mã SV

: 1605QTVB056

Khóa

: 2016 – 2020

Lớp

: ĐH QTVP 16B

HÀ NỘI - 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tơi thực hiện đề tài “Mơ hình tổ chức và hoạt động của Văn phịng
tại Cơng ty Cổ phần Công nghệ SAVIS”. Tôi xin cam đoan là công trình
nghiên cứu của tơi trong thời gian qua. Tơi xin tự chịu trách nhiệm nếu có sự
khơng trung thực về thơng tin sử dụng trong bài của mình.


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chân thành tới tồn thể
Q thầy cơ trong khoa Quản trị Văn phòng – Trường đại học Nội Vụ Hà Nội
đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức bổ ích cho tơi trong suốt
thời gian qua, đó sẽ là nền tảng cơ bản, là hành trang vô cùng quý giá, là bước
đầu tiên cho tôi bước vào sự nghiệp sau này trong tương lai.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới ThS. Nguyễn Đăng Việt, nhờ thầy đã
hướng dẫn những kiến thức cơ bản cũng như kiến thức chuyên ngành, giúp tôi
tiếp cận vấn đề đúng hướng để có thể hồn thành được đề tài này.
Bên cạnh đó, tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo cũng như
các cô, chú, anh, chị trong Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS luôn hướng
dẫn nhiệt tình, giúp đỡ, đã tạo điều kiện cho tơi có được những tài liệu có liên
quan đến cơng ty để hồn thành tốt đề tài của mình.
Tơi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................
LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................

PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài .......................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................... 2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................. 3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: ......................................................... 3
6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................. 3
7. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4
8. Kết cấu của bài Nghiên cứu .................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG ............................................................................ 6
1.1. Một số khái niệm cơ bản ....................................................................... 6
1.1.1. Mơ hình, hoạt động ......................................................................... 6
1.1.2. Văn phịng ....................................................................................... 6
1.1.3. Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phòng ............................... 7
1.2. Vị trí, vai trị của Văn phịng ................................................................ 7
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng ................................................... 8
1.3.1. Chức năng của văn phòng .............................................................. 8
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng ............................................................... 10
1.4. Các mơ hình tổ chức và hoạt động của Văn phịng ............................ 12
1.4.1. Phân loại theo quy mơ cơ quan .................................................... 12
1.4.2. Phân loại theo sự sắp xếp, tổ chức văn phòng ............................. 13
1.4.3. Phân loại theo nghĩa của văn phòng ............................................ 16


1.4.4. Phân loại theo các tiêu chí khác ................................................... 18
* Tiểu kết chƣơng 1:...................................................................................... 22
Chƣơng 2 GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ SAVIS VÀ
THỰC TRẠNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN

PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ SAVIS .................... 23
2.1. Khái qt về Cơng ty Cổ phần Công nghệ SAVIS ............................. 23
2.1.1. Tên công ty, trụ sở và phạm vi hoạt động..................................... 23
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty Cổ phần Cơng
nghệ SAVIS .............................................................................................. 24
2.1.3. Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty ......................... 27
2.1.4. Mục tiêu và đối tượng khách hàng ............................................... 28
2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS ... 29
2.1.6. Thơng tin về mơ hình quản trị, tổ chức kinh doanh và bộ máy quản
lý tại công ty ............................................................................................ 30
2.1.7. Khái qt về phịng Hành chính – Nhân sự tại Công ty Cổ phần
Công nghệ SAVIS .................................................................................... 31
2.2. Thực trạng mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng tại Cơng ty
cổ phần Cơng nghệ SAVIS ......................................................................... 31
2.2.1. Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng tại Cơng ty Cổ phần
Cơng nghệ SAVIS theo nghĩa rộng ......................................................... 31
2.2.2. Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng Cơng ty cổ phần
Cơng nghệ SAVIS theo nghĩa hẹp ........................................................... 46
2.3. Nhận xét, đánh giá về mô hình tổ chức và hoạt động của văn phịng
Cơng ty cổ phần Công nghệ SAVIS ........................................................... 61
2.3.1. Ưu điểm ......................................................................................... 61
2.3.2. Nhược điểm ................................................................................... 62
2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................. 63
* Tiểu kết Chƣơng 2: .................................................................................... 64


Chƣơng 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN MƠ HÌNH TỔ CHỨC
VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG
NGHỆ SAVIS ................................................................................................ 65
3.1. Hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy văn phịng .................................... 65

3.2. Hồn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn giúp nhà quản trị
văn phịng thuận lợi trong xử lý cơng việc ................................................. 65
3.3. Lãnh đạo văn phòng nhận thức đúng đắn về vai trị và vị trí của mình
..................................................................................................................... 66
3.4. Đẩy mạnh công tác đào tạo, huấn luyện, bồi dưỡng nhân sự ............. 67
3.5. Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ và ứng dụng cơng nghệ
thơng tin trong văn phịng ........................................................................... 68
3.6. Hoàn thiện cơ sở vật chất - kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng ........... 69
* Tiểu kết Chƣơng 3 ...................................................................................... 70
KẾT LUẬN .................................................................................................... 71
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 72
PHỤ LỤC ...........................................................................................................


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng
hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin
trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các
điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”. Thông qua định nghĩa
trên có thể khẳng định rằng, văn phịng có vai trị rất quan trọng đối với tổ
chức. Văn phịng đóng vai trò là “chiếc cầu nối” giữa các bộ phận chức năng
trong doanh nghiệp, là đầu mối xử lý và cung cấp thơng tin của doanh nghiệp,
có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vật chất cho các hoạt động doanh nghiệp
thống suốt. Chính vì lý do đó, cơng tác quản trị văn phịng ln được các nhà
quản trị quan tâm.
Nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, vì vậy yêu cầu đổi mới mọi mặt
để thích nghi với mơi trường là yêu cầu rất cấp thiết. Theo xu thế chung ấy,
vấn đề chuyển đổi từ văn phòng truyền thống (vốn coi là bộ phận xử lý cơng
văn, giấy tờ hành chính của cơ quan) sang văn phòng hiện đại đã được các

nhà quản trị văn phịng quan tâm. Hồn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động
công tác tổ chức bộ máy quản lý, cùng những hoạt động của văn phòng là
điều kiện thiết yếu nhằm thực hiện thành công sự nghiệp cơng nghiệp hóa,
hiện đại hóa đất nước.
Với vị thế của một doanh nghiệp như Công ty Cổ phần Công nghệ
SAVIS, văn phịng cơng ty ln nhận được sự quan tâm đặc biệt từ phía Ban
lãnh đạo. Sự đổi mới trong tư duy “hội nhập văn phòng” của Ban lãnh đạo
văn phịng Cơng ty chính là điều kiện thuận lợi để xây dựng mơ hình văn
phịng mới – mơ hình văn phòng năng động và hiện đại.
Nhận thức được tầm quan trọng của mơ hình tổ chức và hoạt động của
Văn phịng trong doanh nghiệp, tơi chọn đề tài “Mơ hình tổ chức và hoạt động

1


của Văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ SAVIS” để làm đề tài nghiên
cứu của mình. Qua đề tài này, tơi mong muốn có được cái nhìn tổng thể về
mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phòng trong thời kỳ hội nhập hiện nay.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Văn phòng là khái niệm rất quen thuộc với các nhà nghiên cứu, chính
vì thế, đây là đối tượng được đề cập tới rất nhiều trong các đề tài nghiên cứu
khoa học. Tuy nhiên, nghiên cứu về nội dung “Mơ hình tổ chức và hoạt động
của văn phòng” và đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập thì chưa có nhiều cơng
trình đề cập tới vấn đề này.
Sách, giáo trình: giáo trình “Quản trị văn phịng” của PGS.TS Nguyễn
Hữu Tri, GS.TS Nguyễn Thành Độ. Những giáo trình này đã cung cấp cho tôi
rất nhiều về mặt lý luận của đề tài.
Các bài viết trên internet: một số bài viết đã đề cấp tới vấn đề này
nhưng chỉ dừng lại ở mức độ trình bày, chính vì vậy, chưa thể tạo được dấu
ấn đối với các nhà quản trị văn phòng.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp mọi người tìm hiểu và có cái nhìn khách
quan hơn về thực tế mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại một cơ
quan.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu lý luận về mơ hình tổ chức, hoạt động
của văn phòng và đánh giá thực trạng mơ hình tổ chức và hoạt động của văn
phịng trong những năm qua tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. Tìm ra
ưu điểm và những tồn tại, hạn chế. Từ đó, đề xuất một số giải pháp có tính
khả thi nhằm nâng cao mơ hình tổ chức và hoạt động của Văn phịng tại Cơng
ty Cổ phần Cơng nghệ SAVIS, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ trong tình
hình hiện nay.

2


4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Dựa trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu, tôi tập trung thực hiện những
nhiệm vụ nghiên cứu sau:
Thứ nhất, nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về văn phịng và
mơ hình tổ chức và hoạt đọng của văn phịng.
Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ SAVIS.
Thứ ba, tìm hiểu thực tế các mơ hình tổ chức và hoạt động của văn
phịng tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ SAVIS.
Thứ tư, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong viêc lựa chọn các mơ
hình tổ chức và hoạt động của văn phịng. Từ đó, chỉ ra rõ những nguyên
nhân và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao mơ hình tổ chức và hoạt
động của văn phịng tại công ty.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Mơ hình tổ chức và hoạt động của Văn phịng

tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ SAVIS.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Nghiên cứu việc tổ chức các mơ hình và hoạt động
của văn phịng trong thời kỳ hội nhập tại Cơng ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.
+ Về thời gian: Nghiên cứu việc tổ chức các mơ hình và hoạt động của
văn phịng trong thời kỳ hội nhập tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS
trong năm 2019.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu văn phịng được tổ chức với những mơ hình hiện đại và được tổ
chức một cách hợp lý, khoa học sẽ tạo thuận lợi cho việc chỉ đạo, quản lý và
điều hành cơng việc của doanh nghiệp, từ đó, đưa doanh nghiệp ngày một
phát triển hơn nữa.

3


7. Phƣơng pháp nghiên cứu
7.1. Phương pháp thu thập số liệu
Thu thập số liệu thứ cấp: Số liệu thứ cấp được thu thập qua phỏng vấn
anh chị tại công ty, qua sách báo, tạp chí, Internet…
7.2. Phương pháp phân tích thống kê
Trên cơ sở các tài liệu và số liệu đã được tổng hợp, vận dụng các
phương pháp phân tích thống kê như phân tổ, số tương đối, số tuyệt đối, số
bình quân; phương pháp so sánh để so sánh các chỉ tiêu nhằm cho thấy sự
biến động của từng chỉ tiêu nghiên cứu theo thời gian.
7.3. Phương pháp chuyên gia
Trong q trình thực hiện đề tài có dựa trên ý kiến của các chuyên gia
làm căn cứ cho việc đưa ra các kết luận một cách xác đáng. Có căn cứ khoa
học; làm cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp nâng cao mơ hình tổ chức và
hoạt động của văn phịng mang tính thực tiễn, có khả năng thực thi và có sức

thuyết phục cao.
7.4. Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế
Đây là phương pháp rất quan trọng, có vai trị quyết định tới sự thành
cơng của đề tài. Phương pháp này giúp tơi có thể nắm rõ được các văn phịng
có đang thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình hay khơng,
văn phịng cần được tổ chức theo mơ hình gì? và hoạt động như thế nào?…
7.5. Phương pháp so sánh
Phương pháp này được tôi sử dụng để đưa ra những điểm giống và
khác nhau về việc tổ chức các mơ hình và hoạt động của văn phòng trên lý
thuyết và trong thực tế.
7.6. Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
Tôi trực tiếp phỏng vấn, đặt câu hỏi cho nhà Quản trị văn phịng tại
Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ SAVIS để có cách nhìn khách quan cho việc
nghiên cứu.
4


8. Kết cấu của bài Nghiên cứu
Phần nội chính của đề tài được bố cục thành ba chương, cụ thể như sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận về mơ hình tổ chức và hoạt động của Văn
phòng.
Đưa ra các khái niệm, cơ sở lý luận về vấn đề liên quan đến văn phịng.
Giới thiệu khái qt về các loại mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng.
Chương 2. Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS
và thực trạng mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng tại Cơng ty Cổ
phần Cơng nghệ SAVIS.
Trên cơ sở lý luận được đưa ra tại chương 1, tiến hành khảo sát thực tế
việc tổ chức các mô hình và hoạt động tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ
SAVIS.
Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.

Thực trạng mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại doanh
nghiệp trên.
Nhận xét, đánh giá về mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng tại
doanh nghiệp trên.
Chương 3. Một số giải pháp để hoàn thiện mơ hình tổ chức và hoạt
động của văn phịng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.
Đưa ra một số khuyến nghị cho lãnh đạo doanh nghiệp, cho nhà Quản
trị văn phịng trong doanh nghiệp để hồn thiện mơ hình tổ chức và hoạt động
của văn phịng.

5


PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MƠ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÕNG
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Mơ hình, hoạt động
* Khái niệm mơ hình:
Mơ hình là một cấu trúc mơ tả hình ảnh đã được tối giản hóa theo đặc
điểm hoặc diễn biến của một đối tượng, một hiện tượng, một khái niệm hoặc
một hệ thống.
* Khái niệm hoạt động:
Hoạt động là mối quan hệ tác động qua lại giữa con người và thế giới
(khách thể) để tạo ra sản phẩm cả về phía thế giới và cả về phía con người
(chủ thể).
1.1.2. Văn phòng
Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính
chất giấy tờ (bản giấy). Tuy nhiên khái niệm này chưa phân biệt rõ hoạt động

của văn phịng với hoạt động quản lý nói chung. Trong thực tế, có những
quan niệm khác nhau về văn phịng như sau:
Văn phịng là bộ phận phụ trách cơng tác cơng văn giấy tờ hành chính
trong cơ quan đơn vị (theo Từ điển tiếng Việt năm 1992). Quan niệm này
đồng nhất văn phòng với bộ phận của văn thư của cơ quan, đơn vị.
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn
vị.
Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa
điểm mà hàng ngày các cán bộ, cơng chức đến đó để thực thi công việc, giao
6


tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Ngồi ra văn phịng cịn có thể là phịng làm việc của một cán bộ lãnh
đạo, của thủ trưởng có tầm cỡ cao. Ví dụ văn phịng Chính phủ, văn phịng
Tỉnh ủy, văn phịng Tổng cơng ty…
Văn phịng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan, doanh
nghiệp. Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại cơng văn
giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ
phận làm những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Như vậy, từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của cơng tác văn
phịng ta có định nghĩa đầy đủ về văn phòng như sau: Văn phòng là bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp,
truyền đạt thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu
cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.3. Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng
Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng là loại mơ hình văn
phịng, là cơ cấu tổ chức của một văn phịng hiện hữu có tính điển hình hay là
thiết kế cơ cấu tổ chức của một văn phòng dự định sẽ xây dựng để thuận tiện

cho hoạt động, mang lại hiệu quả tối đa cho cơ quan, tổ chức.
1.2. Vị trí, vai trị của Văn phịng
* Vị trí:
Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ
quan (thủ trưởng).
Là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý của
cơ quan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động.
Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ
quan (thủ trưởng).
7


Là một bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục
trong cơ quan, tổ chức.
* Vai trò:
Văn phịng trong cơ quan, tổ chức, đơn vị có vai trò là trợ thủ giúp cho
thủ trưởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp
nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới, với các cơ
quan, đơn vị khác. Làm tốt cơng tác hành chính - văn phịng có ý nghĩa quyết
định đối với hiệu quả công việc của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cũng như hiệu
quả làm việc của cán bộ, cơng chức và của tồn cơ quan, đơn vị, thể hiện trên
những điểm sau:
Một là, giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ khơng đáng có, tập
trung vào những cơng việc chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành công việc
khoa học hơn, hiệu quả hơn.
Hai là, bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thông nhất, liên tục, sự phối hợp
nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị.
Ba là, đảm bảo cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị tuân thủ pháp

luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương.
Bốn là, giữ được vai trò đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên,
cấp dưới,với các cơ quan đơn vị khác và với nhân dân.
Năm là, bảo đảm các điều kiện vật chất, hậu cần trong hoạt động hàng
ngày của cơ quan, đơn vị.
Như vậy, với vị trí, vai trị như trên đây, các nhà quản trị, quản lý điều
hành đang ngày càng quan tâm đến việc xây dựng, củng cố văn phịng theo
hướng hiện đại hóa.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
1.3.1. Chức năng của văn phòng
Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và cơng tác văn phịng, có thể
thấy văn phịng có những chức năng sau đây:
8


* Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động
của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải
tinh thơng nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định
chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các
nhà quản lý. Do đó, địi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý
trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập
tương đối với chủ thể quản lý. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích
chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo
những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu
vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chun sâu.

Ngồi bộ phận tham mưu tại văn phịng cịn có các bộ phận nghiệp vụ
cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chun sâu như
cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn…
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá
ở từng lĩnh vực chun mơn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham
mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để
khắc phục tình trạnh này, văn phịng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham
mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống
nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp
trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn
phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận,
tổng hợp các thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp
cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Đây là hai công việc có quan hệ mật thiết với
9


nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ
quan đạt hiệu quả cao nhất.
* Chức năng trợ giúp, điều hành:
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các cơng việc cụ thể như: Xây dựng
chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai
thực hiện các kế hoạch đó. Văn phịng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ
chức các hội nghị, các chuyến đi công tác của lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo
về công tác soạn thảo văn bản…
* Chức năng hậu cần:
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật
chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung
cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có
hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phịng. Quy mơ và đặc điểm của

các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt
động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là
phương châm hoạt động của cơng tác văn phịng. Tóm lại, văn phịng là đầu
mối giúp việc cho lãnh đạo thơng qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các
chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự
cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ cụ
thể. Song tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ
quan đơn vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các
nhiệm vụ đó thường bao gồm:
- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế
hoạch cơng tác:
Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương
10


trình, kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần và thường xun theo dõi, đơn
đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác đó. Đồng thời văn phịng
phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch cơng tác của lãnh đạo,
giúp lãnh đạo triển khai thực hiện.
Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây
dựng. Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên
phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ
nhau. Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và
đôn đốc các bộ phận khác thực hiện. Mặt khác văn phịng phải trực tiếp xây
dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo,
giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó.
- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin:
Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thơng tin.

Thơng tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác. Thơng
tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không
thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thơng tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó
chính là văn phịng. Văn phịng là “ cửa sổ” là “ bộ lọc” thơng tin vì tất cả các
thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.
- Truyền đạt các quyết định quản lý của nhà lãnh đạo, theo dõi triển
khai thực hiện
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định
ban hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật
soạn thảo văn bản để bảo đảm các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm
quyền, đúng quy định của Nhà nước.
- Tổ chức cơng tác tiếp đón khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ
vai trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp
dưới.
11


- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc
họp, làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản các cuộc họp.
- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảo
đảm cho các chuyến đi đtạ kết quả cao nhất.
- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt
động, các trang thiết bị, phương tiện làm việc. Quy mô, yêu cầu cụ thể về các
điều kiện vật chất này tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng cơ quan,
đơn vị. Song văn phịng phải lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tỏ chức
mua sắm, trang bị, quản lý sử dụng các cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả
của văn phòng.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phịng hợp lý, năng động và hiệu
quả, duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng.

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan,
đơn vị nói chung. Tùy theo những điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt
động của từng cơ quan, đơn vị mà văn phịng có thể thêm, bớt một số nhiệm
vụ cho phù hợp.
1.4. Các mơ hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng
1.4.1. Phân loại theo quy mơ cơ quan
1.4.1.1. Mơ hình văn phịng cơ quan, tổ chức có quy mơ lớn
Đối với cơ quan, tổ chức có quy mơ lớn sẽ có một văn phịng riêng chịu
trách nhiệm về các cơng việc của ban lãnh đạo giao.
Hình thức tổ chức này chính là việc hoạt động của hành chính vẫn diễn
ra bình thường với những bộ phận khác nhau, các công việc được thực hiện
và đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên mơn đó, thế nhưng lại phải được
đặt dưới quyền của nhà quản trị hành chính. Theo hình thức này có thể hiểu
đơn giản chính là việc thực hiện phân chia quyền hạn nhất định cho những bộ
phận chuyên môn nhưng vẫn phải chịu sự quản lý và giám sát của cấp trên.
Hành chính văn phịng được tập trung theo chức năng, đứng đầu hành chính
12


là nhà quản trị hành chính tiếp đến là các bộ phận hành chính khác nhau thực
hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình.
1.4.1.2. Mơ hình văn phịng cơ quan, tổ chức có quy mơ vừa và nhỏ
Đối với cơ quan, tổ chức có quy mơ vừa và nhỏ thì khơng có văn phịng
riêng mà chỉ có một nhân viên hành chính văn phịng hoặc thư ký đảm nhận
mọi cơng việc hành chính văn phịng của cơ quan, tổ chức đó. Người này đảm
nhận tất cả các cơng việc hành chính tổng qt lẫn chun ngành như: làm kế
tốn, sổ lương, tiếp tân, đánh máy, trực điện thoại… của cơ quan, tổ chức đó.
1.4.2. Phân loại theo sự sắp xếp, tổ chức văn phịng
1.4.2.1. Mơ hình văn phịng mở
- Mơ hình văn phịng mở là kiểu văn phịng mà trong đó người sử dụng

khơng gian làm việc chung khơng có phịng riêng biệt khơng có phịng kín.
- Một khơng gian văn phịng làm việc mở thường có những đặc điểm cơ
bản sau:
+ Loại bỏ, giảm tối đa bức tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào
nhằm tạo ra không gian rộng lớn, thơng thống hơn, văn phịng mở sẽ loại bỏ
tối đa các yếu tố ngăn cách như: tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào,…
+ Giảm tối đa số lượng phịng làm việc riêng, phịng kín. Phịng làm
việc riêng, phịng kín chỉ được sử dụng cho những bộ phận cần sự chuyên
nghiệp, tỉ mỉ, tập trung hoặc bảo mật cao như: kế tốn, nhân sự, chăm sóc
khách hàng, bán hàng, phòng họp,…
+ Sử dụng tấm panel, vách ngăn lửng, vách kín. Mặc dù cách thiết kế
văn phịng mở khuyến khích sự thơng thống, tuy nhiên vẫn cần ngăn cách
khơng gian của một số phịng ban hoặc vị trí ngồi của nhân viên. Lúc này
panel, vách ngăn lửng, vách kính… nên được đưa vào để thay thế các bức
tường cao ngột nhạt.
+ Nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau, hình thức ngăn cách của văn
phòng mở đến từ các vách ngăn, panel, vách kính,… nên nhân viên có thể
13


nhìn thấy nhau, biết đồng nghiệp đang làm gì và tiện trao đổi công việc với
nhau dễ dàng hơn.
+ Không gian chung chiếm diện tích lớn, vì ít có khơng gian riêng tư
nên trong văn phịng mở hầu như tồn bộ khơng gian chung. Ở đó các nhân
viên có thể cùng nhau làm việc và trao đổi thông tin khi cần thiết.
- Văn phịng bố trí theo khơng gian mở mang đến khá nhiều lợi ích cho
doanh nghiệp và nhân viên.
+ Đối với doanh nghiệp:
Tiết kiệm chi phí, thời gian xây dựng: Do loại bỏ hoặc giảm tối đa số
lượng tường, vách ngăn, phịng riêng.

Tiết kiệm chi phí nội thất, trang thiết bị: Do giảm bớt các phòng ban
riêng biệt, sử dụng không gian chung nên sẽ giảm số lượng thiết bị văn
phịng.
Tiết kiệm chi phí bảo dưỡng, vệ sinh: điều này cũng do giảm bớt số
lượng thiết bị, nội thất.
Dễ dàng tái cấu trúc: Văn phòng mở dễ điều chỉnh, dịch chuyển, nâng
cấp, mở rộng, tái cấu trúc, bố trí lại theo mục đích của doanh nghiệp. Vì thế
nên linh hoạt, phù hợp với nhu cầu phát triển số lượng nhân sự.
Dễ giám sát, quản lý nhân viên: Người lãnh đạo, quản lý có thể theo dõi
nhân viên về giờ giấc làm việc, thái độ làm việc, nghỉ, vắng mặt,…
Tối ưu ánh sáng tự nhiên, khơng khí tự nhiên: Văn phịng mở giảm tối
đa khơng gian riêng, các góc chết, góc tối.
+ Đối với nhân viên:
Các nhân viên dễ tương tác, trao đổi thông tin, nhận lời khuyên và tư
vấn cho nhau, nâng cao tinh thần tình cảm đồng nghiệp.
Rút ngắn được thời gian, công sức di chuyển giữa các nhân viên, các bộ
phận khi cần trao đổi công việc. Giảm bớt sự phân cấp vì sử dụng chung một
khơng gian, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi với quản lý.
14


Thúc đẩy sự phát triển và sáng tạo.
Cải thiện sức khỏe khi nhân viên được tiếp xúc nhiều hơn với ánh sáng
tự nhiên, khơng khí tự nhiên nên tốt cho sức khỏe, tinh thần làm việc thoải
mái.
1.4.2.2. Mơ hình văn phịng khép kín
- Văn phịng khép kín là hình thức văn phòng được thiết kế theo phong
cách của truyền thống, được sở hữu và quản lý chỉ bởi một doanh nghiệp.
- Văn phịng khép kín có một số đặc điểm sau:
+ Thuộc sở hữu hoặc quản lý của một doanh nghiệp độc lập, khơng

chia sẻ với doanh nghiệp khác.
+ Có trụ sở, địa chỉ, thông tin liên hệ cụ thể, rõ ràng.
+ Không gian được phân chia bằng bức tường, vách ngăn, phịng kín
trên một cùng một diện tích mặt bằng cố định.
+ Nhân viên làm việc theo giờ giấc quy định, thường là giờ hành chính.
+ Yếu tố hiện đại: trang thiết bị, nội thất, cơng nghệ,… ít được sử dụng.
- Mơ hình văn phịng khép kín đem lại nhiều lợi ích, như:
Ổn định pháp lý: Nhờ có trụ sở riêng với địa chỉ và thông tin liên lạc cụ
thể nên các thủ tục đăng ký kinh doanh, các hợp đồng của doanh nghiệp sẽ
thuận lợi hơn về mặt pháp lý.
Tăng sự tin tưởng của khách hàng, đối tác: Các hoạt động như hợp tác,
bàn giao công việc,… đều được thực hiện tại trụ sở văn phòng khiến khách
hàng cảm thấy an tâm hơn. Việc hợp tác cùng một doanh nghiệp có trụ sở
riêng khiến khách hàng, đối tác cảm nhận được sự chuyên nghiệp, thêm tin
tưởng, từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh, tạo ấn tượng tốt với đối
tác kinh doanh.
Tạo văn hóa riêng, thương hiệu riêng: Văn phòng truyền thống chỉ
thuộc quản lý của một doanh nghiệp, do đó có thể bài trí, sắp xếp trang thiết
bị theo sở thích cũng như nhu cầu sử dụng. Văn phòng sẽ mang dấu ấn riêng
15


của doanh nghiệp, khó lẫn lộn với các đơn vị khác.
Khơng gian riêng tư và bảo mật: Văn phịng thuộc sở hữu của một
doanh nghiệp một cách độc lập không phải chia sẻ với bất kỳ đơn vị khác, nên
có thể bảo mật thông tin nội bộ tốt.
Phân cấp nhân viên rõ ràng: Giữa nhân viên và quản lý có sự phân chia
rõ ràng về phòng làm việc. Quản lý và nhân viên thường ngồi chung khu vực
với nhau, nhân viên sử dụng chung phịng làm việc cũng có sự ngăn cách với
nhau bởi vách ngăn. Các nhân viên cấp cao thường có chỗ ngồi rộng hơn hoặc

tách riêng so với các nhân viên khác.
1.4.3. Phân loại theo nghĩa của văn phịng
1.4.3.1. Mơ hình văn phịng - trụ sở cơ quan (theo nghĩa rộng)
Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn
vị từ cấp cao tới cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý
nói riêng, cho tồn bộ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nói chung (gọi tắt là
các cơ quan).
Tại đây văn phịng được nhìn nhận như một bộ phận tương đương với
phòng ban hay tổng thể bộ máy quản lý gồm các lãnh đạo từ cấp cao đến cấp
cơ sở trong cơ cấu bộ máy của cơ quan. Lãnh đạo điều hành trực tiếp mọi hoạt
động của cơ quan. Các khối, các phòng ban nghiệp vụ căn cứ vào chức năng
nhiệm vụ của mình để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng phù
hợp trong từng thời điểm. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của
từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau, tuy nhiên, các
bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao
gồm:
- Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngồi cơ quan, tổ
chức cơng tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các
trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
16


- Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ
nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chun
mơn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong cơng tác lãnh đạo, điều hành
hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp
thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.
- Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các

phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
- Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động
của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài
liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công
tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
- Bộ phận tài vụ: (nếu cơ quan khơng có bộ phận chuyên trách) Dự trù
kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo
dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
- Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan khơng có bộ phận chun
trách): xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển
dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao
động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự.
- Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động
của cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các
bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ
quan. Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách
nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn
phòng. Giúp việc cho chánh văn phịng là phó văn phịng chịu trách nhiệm
trước Chánh văn phịng về những việc được phấn cơng và giải quyết một số
công việc khi được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng. Mỗi bộ phận của văn
phòng sẽ có một người phụ trách ( Trưởng phịng hoặc tổ trưởng) chịu trách
17


nhiệm trước Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện các
hoạt động của bộ phận đó.
1.4.3.2. Mơ hình văn phịng trực thuộc cơ quan (theo nghĩa hẹp)
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc
trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành của cơ quan, chịu sự điều
hành của nhà quản trị, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các

điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan.
Văn phòng ở đây thực hiện chức năng giúp việc, tham mưu và giúp
lãnh đạo thực hiện cơng tác tổ chức, cán bộ; cơng tác hành chính - tổng hợp,
văn thư - lưu trữ; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; công tác pháp chế
theo quy định hiện hành; công tác bảo vệ cơ sở vật chất và quản lý tài sản
chung của cơ quan; công tác báo cáo; hợp tác phát triển và các lĩnh vực tổng
hợp khác. Đứng đầu là Trưởng phòng, giúp việc cho Trưởng phịng là Phó
phịng; các bộ phận chịu sự quản lý của Trưởng phịng và Phó phịng thực
hiện các chức năng và nhiệm vụ được giao.
1.4.4. Phân loại theo các tiêu chí khác
1.4.4.1. Mơ hình văn phịng xanh
- Văn phòng xanh (Green office) được hiểu một cách đơn giản là kiểu
văn phịng được thiết kế “xanh hóa” bằng cách đưa thiên nhiên như: cây xanh,
ánh sáng tự nhiên, gió, nước, đá… vào trong văn phòng và sử dụng các thiết
bị, vật liệu tiết kiệm năng lượng, thân thiện với mơi trường.
- Văn phịng xanh đem đến cho nhân viên văn phịng mơi trường làm
việc thoải mái nhất, ghi dấu với mỗi cá nhân bởi những đặc điểm sau:
+ Xu hướng lựa chọn hệ thống kính cách nhiệt nhằm đảm bảo đón được
ánh sáng tự nhiên, đồng thời khơng làm mất nhiệt trong văn phịng.
+ Bố trí hệ thống cây xanh được đưa vào trong văn phòng một cách
tinh tế, đặt ở những vị trí như khu vực cửa sổ, cửa ra vào hay sử dụng hệ
thống dây leo phủ kín các bức tường.
18


+ Nhân viên ứng dụng văn hóa xanh: hạn chế rác thải, đi nhẹ, nói khẽ,
trao đổi một cách văn minh, tiết kiệm nước, tiết kiệm điện…
+ Chú trọng sử dụng các thiết bị được sản xuất từ những vật liệu an
tồn và thân thiện với mơi trường có khả năng tái chế.
- Văn phòng xanh mang đến những lợi ích lớn cho doanh nghiệp:

Về mặt kinh tế: Vấn đề tối ưu kinh tế cho doanh nghiệp như hạn chế
mức thấp nhất chi phí vận hành, tăng doanh thu, tăng độ nhận diện,… đều có
thể giải quyết, đáp ứng được với mơ hình văn phịng xanh. Ngồi ra, mơ hình
văn phịng xanh cịn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành; tăng năng
suất cơng việc của nhân viên, góp phần vào sự tăng trưởng của công ty; tăng
giá trị thương hiệu công ty trong mắt đối tác, khách hàng; bảo vệ nội thất,
trang thiết bị của tòa nhà.
Về con người: Với thiết kế tối ưu, văn phòng xanh tập trung vào việc
đem đến cho con người các yếu tố sức khỏe, sự thoải mái, thư giãn tuyệt đối.
Từ đó mỗi cá nhân cảm thấy hạnh phúc, vui vẻ khi được làm việc trong mơi
trường nhiều cây xanh thơng thống, mát mẻ. Đặc biệt tăng sự sáng tạo, làm
việc trong văn phòng xanh sẽ đem đến cho nhân viên sự thoải mái, khơi gợi
sáng tạo với những ý tưởng hay, tăng sự tập trung do giảm tiếng ồn.
Về môi trường: mơ hình văn phịng xanh bền vững khơng chỉ đem lại
giá trị con người mà còn hướng đến việc bảo vệ mơi trường sống, góp phần
xóa mờ dấu chân sinh thái hay hiệu ứng nhà kính, cải thiện mơi trường…
1.4.4.2. Mơ hình văn phịng ảo
- Văn phịng ảo (Virtual office) là một loại hình thức dịch vụ cho th
văn phịng dùng để làm văn phòng đại diện – giao dịch hay một địa chỉ để
đăng ký kinh doanh, mà trong đó mọi thơng tin giao dịch đều được chuyển
hướng về văn phòng thực tế (tức là cho thuê địa chỉ văn phịng).
- Văn phịng ảo có những đặc điểm riêng biệt sau:
+ Nhân viên không nhất thiết phải đến làm việc tại văn phịng, họ có
19