Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại ủy ban nhân dân quận tây hồ, thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN NGỌC LINH

Sinh viên thực hiện

: ĐOÀN THỊ VY

Mã số sinh viên

: 1405LTHC069

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH LTH 14C

HÀ NỘI - 2018
LỜI CAM ĐOAN
Lần đầu tiên được tiếp xúc và đi sâu nghiên cứu kỹ một vấn đề rất rộng
và khó, tác giả khơng tránh khỏi những bỡ ngỡ và thiếu sót. Với trình độ có
hạn, tác giả chưa trang bị được một cách đầy đủ và toàn diện mọi kiến thức
chuyên ngành Văn thư Lưu trữ. Do vậy, trong thời gian làm khóa luận, tác giả
phải sử dụng nhiều tài liệu tham khảo khác nhau. Tuy nhiên, các tài liệu này
chỉ được sử dụng ở mức độ tham khảo với mục đích nâng cao nhận biết và
mở rộng vấn đề có liên quan đến đề tài đang nghiên cứu. Những số liệu trong
Khóa luận phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả
thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngồi ra, trong bài cịn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu
của các cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc . Mọi ý
kiến, khái niệm khơng phải của tác giả đều được trích dẫn và nêu rõ nguồn.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tác giả xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm về nội dung đề tài của mình.


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.s Nguyễn Ngọc Linh, người đã
tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt q trình thực hiện và hồn thành
khóa luận này.
Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong khoa Văn thư Lưu trữ
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4
năm học tập tại Trường.
Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và các anh chị đang công tác
tại UBND quận Tây Hồ đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và
hồn thành Khóa luận.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 5 năm 2018

Sinh viên

Đoàn Thị Vy


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết đầy đủ
Cơ sở dữ liệu
Công nghệ thông tin
Hội đồng nhân dân
Tài liệu lưu trữ
Ủy ban nhân dân
Xác định giá trị tài liệu

Chữ viết tắt
CSDL
CNTT
HĐND
TLLT
UBND
XĐGTTL


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................2
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................3
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.......................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................7

1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................................7
2. Lịch sử nghiên cứu đề tài............................................................................................................................8
3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................................................10
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................................................................10
5. Nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................................................................10
6. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................................................11
7. Bố cục đề tài..............................................................................................................................................11

CHƯƠNG 1:..................................................................................................13
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ.......13
1.1. Cơ sở lý luận...........................................................................................................................................13
1.1.1. Các khái niệm về công tác quản lý TLLT điện tử.................................................................................13
1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ..................................................................................................................................13
1.1.1.2. Tài liệu điện tử.................................................................................................................................13
1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử.....................................................................................................................15
1.1.2. Yêu cầu quản lý TLLT điện tử..............................................................................................................15
1.1.2.1. Yêu cầu về thông tin, CSDL...............................................................................................................15
1.1.2.2. Yêu cầu về đội ngũ nhân sự.............................................................................................................21
1.1.2.3. Yêu cầu về cơ sở vật chất.................................................................................................................21
1.1.3. Vai trò của tài liệu điện tử...................................................................................................................22
1.1.3.1. Tài liệu điện tử giúp hoạt động quản lý và cơng tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và
tiết kiệm hơn.................................................................................................................................................23
1.1.3.2. Lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy...............25
1.1.3.3. TLLT điện tử giúp cơ quan bắt kịp với sự phát triển khoa học công nghệ hiện đại.........................25
1.2. Cơ sở pháp lý..........................................................................................................................................26
1.3. Cơ sở thực tiễn về công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ.............................................29
1.3.1. Lịch sử hình thành và phát triển.........................................................................................................29
1.3.2. Vị trí và chức năng...............................................................................................................................30
1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.......................................................................................................................31
1.3.4. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................................................................32

1.3.5. Đặc điểm TLLT tại UBND quận Tây Hồ................................................................................................34
1.3.5.1. Thành phần TLLT..............................................................................................................................34
1.3.5.2. Loại hình TLLT của UBND quận Tây Hồ............................................................................................36
1.3.5.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ......................................................................37
1.3.5.4. Tình trạng của tài liệu.......................................................................................................................37
Tiểu kết chương 1:........................................................................................................................................38

CHƯƠNG 2:..................................................................................................39


THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ ............................................39
TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ........................................................................39
2.1. Hoạt động quản lý TLLT điện tử.............................................................................................................39
2.1.1. Các văn bản quy định về công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ................................39
2.1.2. Tình hình tổ chức nhận sự thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ.............39
2.1.3. Tình hình tài liệu được số hóa............................................................................................................40
2.1.3.1. Khối lượng tài liệu số hóa................................................................................................................40
2.1.3.2. Thành phần và nội dung tài liệu số hóa...........................................................................................41
2.1.3.3. Tình trạng tài liệu số hóa..................................................................................................................41
2.1.3.4. Quy trình thực hiện số hóa..............................................................................................................42
2.2. Hoạt động nghiệp vụ TLLT điện tử.........................................................................................................44
2.2.1. Cơng tác thu thập TLLT........................................................................................................................44
2.2.2. Công tác xác định giá trị TLLT điện tử.................................................................................................45
2.2.1.1. Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT điện tử.........................................46
2.2.1.2. Thực trạng việc xác định giá trị TLLT điện tử tại UBND quận..........................................................48
2.2.2. Công tác bảo quản TLLT điện tử..........................................................................................................49
2.2.3. Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT điện tử...............................................................................51
2.3. Nhận xét.................................................................................................................................................55
2.3.1. Ưu điểm...............................................................................................................................................56
2.3.2. Hạn chế................................................................................................................................................57

2.3.3. Nguyên nhân.......................................................................................................................................58
* Tiểu kết chương 2:.....................................................................................................................................59

CHƯƠNG 3: .................................................................................................60
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ..................................60
CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ.60
3.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn thực hiện việc quản lý TLLT điện tử..............................60
3.2. Đẩy mạnh các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của TLLT điện tử...............................................................61
3.2.1. Công tác tạo lập TLLT điện tử..............................................................................................................61
3.2.2. Về công tác XĐGTTL............................................................................................................................62
3.2.3. Về công tác thu thập và bảo quản TLLT điện tử.................................................................................63
3.2.4. Công tác khai thác sử dụng TLLT điện tử............................................................................................65
3.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ.....................................................................................................66
3.4. Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc quản lý TLLT điện tử....................................................................68
3.5. Tăng cường trang thiết bị phục vụ công tác quản lý TLLT điện tử.........................................................70
3.6. Ứng dụng CNTT, bắt kịp xu hướng hiện đại...........................................................................................72
3.7. Tham khảo kinh nghiệm quản lý TLĐT của một số nước trên thế giới..................................................73
Tiểu kết chương 3:........................................................................................................................................76

PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................77
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................78


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, là sự bùng nổ
các nguồn lực thông tin, là kỷ nguyên của kinh tế trí thức. Trong nền kinh tế
trí thức, thông tin đã trở thành lực lượng sản xuất hàng đầu, quyết định sự
phát triển của xã hội.
Cùng với sự phát triển đó cơng nghệ điện tử đã len lỏi vào mọi lĩnh vực

cuộc sống xã hội. Thông tin điện tử đã trở thành một nguồn tài nguyên quý
giá phục vụ cho hoạt động quản lý và mọi nhu cầu của đời sống xã hội. Tại
một số quốc gia đã vận hành “chính phủ điện tử” và tích cực định hướng cơng
dân của mình tới cách tiếp cận với hệ thống chính quyền theo phương thức
mới. Hiện nay các thuật ngữ “tài liệu điện tử” hay “CSDL”, “số hóa tài liệu”
khơng cịn xa lạ với rất nhiều người nữa, đặc biệt là đối với các cán bộ lưu trữ
tại các cơ quan tổ chức. Những tiện ích mà tài liệu điện tử mang lại đã đem
đến những thành tích tốt trong công việc.
Trong hàng loạt các cơ quan, tổ chức hiện đại, thư tín, văn bản, giao
dịch điện tử đã xuất hiện đồng thời và có tín hiệu thay thế dần thư tín, văn
bản, giao dịch bằng giấy. Khác với tài liệu truyền thống - thông tin được ghi
trên giấy và con người có thể cầm đọc được trực tiếp, trong bất cứ hồn cảnh
nào thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm,
băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử
dụng được thơng qua máy tính có chứa phần mềm tương thích. Có thể nói,
tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn, các vấn đề
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng như vấn đề quản lý đối với TLLT điện tử
đang là cơ hội và thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ, đòi
hỏi phải được đầu tư nghiên cứu sâu rộng hơn nữa.
Với những lợi ích thiết thực mà TLLT điện tử mang lại, UBND quận
Tây Hồ đã tiến hành thực hiện và áp dụng tại cơ quan về quản lý TLLT điện
tử tuy nhiên kết quả thu được còn hạn chế. Trong đó, việc quản lý và cung


cấp thơng tin TLLT điện tử cịn chứa đựng những rủi ro như: cơ sở dữ liệu bị
xóa, thơng tin bị chỉnh sửa,… Chính vì vậy cần thiết kế một hệ thống lưu giữ
tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử
như là một bộ phận tổng thể các hồ sơ tài liệu, thơng tin của cơ quan; và cần
có khn khổ chiến lược đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Hơn nữa hiện nay
việc ban hành văn bản về quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ nói

riêng và cơ quan quản lý Nhà nước nói chung đang cịn gặp nhiều khó khăn,
chưa có văn bản nào quy định cụ thể.
Để có một cái nhìn đúng đắn về tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt công
tác quản lý loại hình TLLT điện tử thì UBND quận Tây Hồ cần đề ra những
giải pháp để khắc phục những hạn chế. Điều này khơng chỉ góp phần tối ưu
hố thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà cịn góp phần vào sự
nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại trong thời đại
mới.
Chính vì những lý do trên nên tác giả đã lựa chọn vấn đề “Nâng cao
hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ, Thành
phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu Khóa luận cho mình.
2. Lịch sử nghiên cứu đề tài.
Nghiên cứu về TLLT điện tử đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc
độ, cả về lý luận và thực tiễn.
Thứ nhất, dưới góc độ lý luận, có giáo trình “Lý luận và thực tiễn cơng
tác lưu trữ”. Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về các
nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó là các cuốn sách chuyên khảo
như: “Tài liệu điện tử trong quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý
tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn của Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công
tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch);
Cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ” của
Tiến sĩ Dương Văn Khảm, do Nhà Xuất bản chính trị quốc gia xuất bản tại Hà
Nội, năm 1994. Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của


công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư, lưu trữ mà quản lý văn bản là một nội dung nhỏ trong cuốn sách.
Thứ hai là các cơng trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia
hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước.

- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước trong
“Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”;
“Kỷ yếu hội nghị SARBICA về xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử”
năm 2004.
- Đề tài khoa học cấp ban đảng của Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây
dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban
tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” năm 2010;
- Đề tài cấp Bộ của TS. Lưu Kiếm Thanh về “Quản lý văn bản điện tử
trong cơ quan nhà nước hiện nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong
việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do thạc sỹ Lê Văn
Năng chủ trì. Nội dung của đề tài chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết
các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học và hoạt động theo chế độ cục bộ;
Thứ ba, nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất
nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng
tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư - một số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009;
Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi về lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn về phương pháp bảo vệ cơ
sở dữ liệu và các chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam, số 5, 2007…
Ngoài ra tác giả đã tham khảo, tiếp cận các nguồn thông tin trên
internet (các ebook, bài báo điện tử, các website lưu trữ của Việt Nam và một


số quốc gia trên thế giới như Singapore, Anh, Mỹ…);
Những nguồn tư liệu trên đã cung cấp cho tác giả những kiến thức hữu
ích về lý luận và thực tiễn, giúp tác giả hồn thiện được đề tài khóa luận này.
3. Mục tiêu nghiên cứu.

Qua đề tài Khóa luận này, tác giả muốn đặt ra và giải quyết các vấn đề
sau:
- Giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị TLLT tại UBND
quận Tây Hồ trong việc phục vụ quản lý hành chính Nhà nước trên các lĩnh
vực khác nhau.
- Khảo sát thực trạng công tác quản lý TLLT điện tử và tìm ra những
ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế của cơng tác này.
- Từ đó, đưa ra các nhóm biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả công
tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ, góp phần thúc đẩy cơng
tác văn thư lưu trữ phát triển.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
* Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND
quận Tây Hồ.
* Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: Nghiên cứu trực tiếp tại UBND quận Tây Hồ
- Về thời gian: Khối TLLT điện tử đang được bảo quản tại UBND quận
Tây Hồ từ năm 2007 đến nay.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu.
Ở đề tài này, tác giả tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của vấn đề nghiên cứu;
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
quận Tây Hồ và đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu đang được bảo quản
nơi đây.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý TLLT điện tử tại
UBND quận Tây Hồ.


- Tìm ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân trong cơng tác quản lý
TLLT điện tử; từ đó đề ra các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác này.

6. Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện đề tài nghiên cứu này, tác giả đã kết hợp sử dụng những
phương pháp truyền thống và hiện đại.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Đây là một phương pháp rất phù
hợp với việc nghiên cứu, tìm hiểu về một vấn đề mới mẻ, chưa có nhiều tài
liệu liên quan.
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã tham khảo rất nhiều nguồn tài
liệu từ các cơng trình nghiên cứu trước.
- Phương pháp điều tra, khảo sát tài liệu: Tác giả đã tiến hành thu thập
tài liệu liên quan đến vấn đề trên thơng qua các sách, tạp chí, các cơng trình
nghiên cứu khoa học. Kết hợp với phương pháp hệ thống, đã phân tài liệu
thành các nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho từng nội dung của đề tài.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh để có cách nhìn đầy đủ
hơn về vấn đề nghiên cứu. Sử dụng phương pháp so sánh để tìm ra những
điểm khác biệt giữa TLLTtruyền thống và TLLT điện tử cũng như sự khác
nhau trong công tác quản lý hai loại hình tài liệu này. Trên cơ sở so sánh các
ý kiến, quan điểm, số liệu khác nhau về những vấn đề liên quan tới quản lý
TLLT; đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn.
7. Bố cục đề tài.
Đề tài được kết cấu gồm 3 phần:
Phần mở đầu
Phần nội dung gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học về công tác quản lý TLLT điện tử
Chương 2: Thực trạng quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây
Hồ


Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý
TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ.
Phần kết luận

Mặc dù đã rất cố gắng và nỗ lực để hồn thành đề tài, nhưng do đang
cịn hạn chế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện đề tài nên khơng tránh
khỏi khuyết điểm và sai sót. Tác giả rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp ý
của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên để đề tài khóa luận được hồn thiện
hơn.


CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Các khái niệm về công tác quản lý TLLT điện tử
1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ
“Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình
nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;
băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ
thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in;
ấn phẩm và vật mang tin khác (Luật lưu trữ năm 2011).
Tại điều 2 Luật lưu trữ 2011: “Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị
phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ.
TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản
gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
1.1.1.2. Tài liệu điện tử
Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã được xuất hiện từ năm 1990 với nhiều
tên gọi khác nhau, điển hình như: “tài liệu được đọc bằng máy tính”, tài liệu
trên vật mang là máy tính (từ tính)”, “tài liệu được máy tính hướng dẫn” hay
“đồ họa máy tính”.
Sự phát triển của cơng nghệ máy tính đã giúp cho việc trong bất kỳ

hồn cảnh và điều kiện nào thì thơng tin từ tài liệu giấy đều có thể đọc bằng
máy tính điện tử (qt hình). Tất cả các thơng tin đều được thực hiện theo
vòng đời từ tạo lập tới hủy – dưới dạng điện tử.
Thuật ngữ “tài liệu điện tử” được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau từ
các nước châu Âu, chẳng hạn:
Trong pháp luật Nga, định nghĩa tài liệu điện tử lần đầu tiên xuất hiện ở


Luật liên bang về “chữ ký điện tử số” quy định: “Tài liệu điện tử - đó là tài
liệu mà thơng tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số”. Có thể hiểu
định nghĩa này như sau: tài liệu điện tử là hình thức biểu diễn tài liệu dưới
dạng một tập hợp những sự thực hiện ở dạng điện tử và của những sự thực
hiện liên quan qua lại tương ứng với chúng trong môi trường số, không rằng
buộc khái niệm với cả những vật mang tin đặc biệt (ví dụ như chữ ký điện tử
số).
Theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ: “Tài liệu điện tử - đó là tài
liệu chứa đựng thơng tin số, đồ thị và văn bản có thể được ghi trên bất cứ vật
mang máy tính nào (nghĩa là chứa thơng tin được ghi dưới hình thức thích
hợp cho xử lý chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính).
Tại Việt Nam, xuất phát từ thực tiễn xã hội và các khái niệm tài liệu
điện tử khác nhau, tài liệu điện tử được định nghĩa và hiểu đơn giản như sau:
“Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thơng tin
trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương
tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền
dẫn khơng dây, quang học, điện từ hoặc cơng nghệ tương tự hình thành trong
q trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà
thơng tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thơng tin trên
các vật mang tin khác sang thơng tin dùng tín hiệu số.
Tài liệu điện tử được tạo lập trong các CSDL và hệ thống quản lý tài
liệu để phục vụ việc sử dụng của cá nhân, cơ quan, tổ chức, xã hội và phụ

thuộc vào các nhân tố: Quy định của pháp luật; nguồn gốc hình thành từ cơ
quan, tổ chức, cá nhân; quy trình cơng việc, thủ tục hành chính; đặc điểm của
tài liệu; công nghệ và vật mang tin. CSDL là một hệ thống các thơng tin có
cấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu khai
thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng
dụng chạy cùng một lúc với những mục đích khác nhau.


1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử
Tại Khoản 1 Điều 13 của Luật lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ điện tử là
tài liệu được tạo lập ở dạng thơng điệp dữ liệu hình thành trong q trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được
số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”
Theo định nghĩa này ta có thể hiểu và phân tích như sau:
- Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ
liệu. “Thông điệp dữ liệu” là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và
được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005) và
được hình thành trong quá trình của cơ quan tổ chức cá nhân.
- Những thông điệp dữ liệu này sẽ được lựa chọn để số hóa tài liệu trên
các vật mang tin khác nhau. Những tài liệu được lựa chọn lưu trữ là những tài
liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ
Việt Nam của PGS.TS Dương Văn Khảm: Số hóa tài liệu là quá trình chuyển
các dạng dữ liệu truyền thống sang dữ liệu trên các phương tiện điện tử và
được các phương tiện đó nhận biết. Có thể hiểu, số hóa là việc chuyển các dữ
liệu (tài liệu) truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm
thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang dữ liệu trên
máy tính và được máy tính nhận biết như tài liệu ban đầu. Số hóa tài liệu có
những tiện ích đáng kể mà tất cả các cơ quan tổ chức hiện nay đang áp dụng
để xử lý công việc một cách hiệu quả.

1.1.2. Yêu cầu quản lý TLLT điện tử
1.1.2.1. Yêu cầu về thông tin, CSDL
Thông tin là nguồn tài nguyên quý giá của một cơ quan, tổ chức. Các
phần mềm máy tính là những công cụ hiệu quả để xử lý thông tin và hệ quản
trị CSDL là công cụ phổ biến cho phép lưu trữ và rút thông tin một cách hiệu
quả.
Hệ quản trị CSDL, những cải tiến trong kỹ thuật và việc xử lí CSDL đã


đưa đến các cơ hội sử dụng thông tin một cách linh hoạt và hiệu quả khi dữ
liệu được tổ chức, lưu trữ trong các cấu trúc hệ thống. Hệ quản trị CSDL là
một thành công trong nhiều lĩnh vực và đặc biệt là trong thương mại.
Để đảm bảo được những thông tin và CSDL được nhập hiệu quả cần
phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản, cụ thể như sau:
Thứ nhất, phải thiết lập các định dạng tài liệu điện tử, tùy từng loại
hình TLLT thì có các định dạng khác nhau, hiện nay có 6 loại định dạng cơ
bản sau:
- Các định dạng văn bản được xây dựng nhờ sự trợ giúp của quá trình
biên soạn:
+ Các định dạng phần mềm Microsoft Word và Word Perfect
+ Định dạng RIF (Rich Text Format) được bảo đảm bởi nhiều phụ lục
phần mềm trong khi đó vẫn giữ định dạng văn bản đã đặt.
+ Định dạng PDF (Portable Document Format) gồm có hình ảnh trang
và cả văn bản và biểu đồ. Có thể đọc được những file định dạng PDF bằng
nhiều phần mềm để đọc file khác nhau, nhưng chúng được xây dựng chỉ nhờ
phần mềm Adobe Acrobat.
+ Định dạng file XPS (XML Paper Specification) - dạng tài liệu mới
đang được Microsoft phát triển cùng với Microsoft Silverlight, tương tự như
PDF (Portable Document Format). Với định dạng XPS, bạn có thể đóng gói
nội dung của một tài liệu thơng thường thành một dạng chuẩn có thể chia sẻ

hay xuất bản một cách nhanh chóng bởi dung lượng nhỏ, chất lượng tốt và
khơng ai có thể chỉnh sửa được file gốc này một khi đã được xuất bản.
- Các định dạng đồ họa lưu giữ hình ảnh bao gồm:
+ Định dạng DIF (Drawing Interchange Format) được sử dụng rộng rãi
trong các chương trình thiết kế bằng máy tính cho các kỹ sư và kiến trúc sư;
+ Định dạng EPS (Encapsulated PorScript) là một tập tin mở rộng cho
một định dạng tập tin đồ hoạ được sử dụng trong các hình ảnh dựa trên vector
trong Adobe Illustrator. Một tệp EPS có thể chứa văn bản cũng như hình ảnh


đồ hoạ. Nó cũng thường có chứa một phiên bản bản đồ bit của hình ảnh để
xem đơn giản hơn là hướng dẫn vector để vẽ hình ảnh. Định dạng này được
sử dụng rộng rãi trong các hệ thống biể quyết hay bầu cử tại bàn.
+ Định dang BMP (Bitmap) – định dạng tương đối kém về chất lượng
và thường được dùng vào quá trình soạn thảo văn bản.
+ Định dạng TIFF (Tagget Image File Format) sử dụng rộng rãi trong
các ứng dụng phần mềm.
+ Định dạng GIF (Graphics Interchange Format) sử dụng rộng rãi trong
các phần mềm dành cho Internet.
- Các định dạng CSDL được xây dựng nhờ những phần mềm chuyên
dụng - các hệ thống quản lý CSDL:
Hệ thống quản lý CSDL cho phép xác định những mối quan hệ giữa
các thành phần thông tin của CSDL, thực hiện các tác động khác nhau tới
thông tin của CSDL (tìm kiếm, đánh dấu, thực hiện những phép tốn khác
nhau, lập báo cáo và chỉ dẫn, v.v.). Những ví dụ về hệ thống quản lý CSDL là
Microsoft SQL Sever, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase và những phần
mềm khác.
Ví dụ, CSDL về khách hàng gồm có trường thơng tin tên người mua,
địa chỉ và thơng tin về hàng hóa. Những trường đó có thể được tổ chức thành
các bảng riêng biệt (thí dụ, một bảng cho tất cả các trường với họ tên của

khách hàng).
CSDL có thể chuyển sang định dạng văn bản, nhưng khi đó bị mất đi
mối liên hệ giữa các trường thơng tin với các bảng (ví dụ, lúc đó có thể nhận
được mười trang họ tên, mười trang địa chỉ và nghìn trang thơng tin về hàng
hóa, tức là thông tin không liên kết).
- Các định dạng bảng điện tử:
Những file trong định dạng bảng điện tử lưu giữ trong các ô những con
số và mối liên hệ giữa những con số đó. Ví dụ, một ơ có thể chứa cơng thức
thực hiện việc cộng dữ liệu của hai ô khác. Giống như các file CSDL, các file


bảng điện tử thường có định dạng của chính phần mềm tạo ra nó. Một số
chương trình có thể nhập khẩu và khai thác những dữ liệu của các nguồn khác
kể cả của những chương trình dùng để trao đổi dữ liệu kiểu này (thí dụ, định
dạng DIF (Data Interchange Format)). Các file của bảng điện tử có thể chuyển
đổi thành file văn bản, nhưng những con số và mối liên hệ giữa các số sẽ bị
mất đi.
- Các định dạng nghe-nhìn/video-audio.
Những định dạng đó chứa các hình ảnh chuyển động (ví dụ video số,
hoạt hình) và các dữ liệu âm thanh được xây dựng và có thể xem, nghe nhờ
các chương trình tương thích và lưu giữ trong định dạng đơn chương trình.
- Đánh dấu ngơn ngữ cịn được gọi là các định dạng đánh dấu, gồm có
các hướng dẫn đính kèm để biểu diễn nội dung của file. Chúng là:
+ SGML (Standard Generalized Markup Language) được sử dụng trong
các cơ quan nhà nước ở nhiều nước trên thế giới và là tiêu chuẩn quốc tế;
+ HTML (Hypertext Markup Language) được sử dụng để hiển thị hầu
như toàn bộ thông tin của mạng World Wide Web;
+ XML (Extensible Markup Language) – ngôn ngữ tương đối đơn giản
dựa trên cơ sở SGML và được dùng phổ biến khi quản lý thơng tin và trao đổi
thơng tin.

Từng định dạng file có điểm mạnh và điểm yếu riêng khi áp dụng vào
việc bảo đảm tài liệu cho quản lý. Ví dụ, những định dạng văn bản
(MicrosoftWord, WordPerfect, RTF v.v.) thuận tiện cho tìm kiếm ngữ cảnh
theo các tài liệu trong CSDL, cịn các định dạng đồ hoạ (PDF, TIFF v.v.) giúp
nhận được hình ảnh khi scan với tồn bộ những đặc điểm bên ngồi của nó và
giữ tài liệu có dạng đúng như trên giấy với đầy đủ chữ ký, con dấu, bút tích.
Thứ hai, đảm bảo được các dữ liệu nhập vào các phần mềm được bảo
quản, không bị mất dữ liệu.
Việc bảo đảm việc bảo quản tài liệu điện tử không chỉ để tạo ra các
điều kiện bảo quản tối ưu cho các phương tiện lưu trữ thông tin điện tử, mà


cịn đảm bảo thơng tin có đầy đủ và được thực hiện đúng theo quy trình xử lý
văn bản. Để cho các tập tin máy tính khơng bị mất, người ta phải lưu
trữ chúng trong hai hoặc nhiều bản sao, được lưu trên những vật ghi tin điện
tử riêng biệt (máy tính làm việc và phương tiện sao lưu). Và nếu mất đi một
trong những bản sao, người ta có thể nhanh chóng tạo một bản sao tập tin
mới.
Trên thực tế, tập tin tạo ra được đặt trong ổ cứng máy tính, lưu trên
máy chủ và sao lưu (bản sao) trên đĩa RAID (hệ thống sao lưu dự phòng cơ
bản), băng từ và đĩa quang từ tính (CD -RW, DVD-RW). Rất ít các cơ quan,
tổ chức tách khối tài liệu điện tử này khỏi máy chủ của họ và lưu giữ riêng
trên phương tiện truyền thơng bên ngồi. Bởi tốc độ tăng trưởng của các tài
nguyên lưu trữ tụt hậu phía sau với tỷ lệ giảm giá cho các ổ đĩa cứng, cho
phép các cơ quan, tổ chức tăng năng lực máy chủ của họ một cách dễ dàng.
Cần phải lựa chọn các loại vật mang tin và tuổi thọ của chúng phù hợp
với các yếu tố sau:
– Các loại tài liệu điện tử được lưu trữ và tổng khối lượng của chúng,
– Tuổi thọ dự kiến của các tài liệu và việc đảm bảo tiếp cận với chúng,
– Phương thức sản xuất các vật mang tin và chế độ bảo quản của lưu

trữ,
– Các yêu cầu để đảm bảo tính xác thực của tài liệu.
Đặc biệt chú ý đến sự lựa chọn dạng vật mang tin phải được đưa ra
trong các trường hợp sử dụng các tài liệu điện tử như là bằng chứng bằng văn
bản hoặc bằng chứng pháp lý. Nếu tài liệu khi tạo lập không sử dụng chữ ký
số điện tử (EDS), nên sao chép chúng trên CD-R đĩa quang học ghi một lần.
Thứ ba, phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ thông tin trong TLLT điện tử.
Tài liệu cần thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của lãnh
đạo bao gồm:
- Đảm bảo về nội dung pháp lý
- Đảm bảo về hình thức đầy đủ để đảm bảo văn bản có giá trị


Nếu sử dụng thông tin không đầy đủ sẽ dẫn đến nhận định hoặc ra
quyết định sai và văn bản đó sẽ trở nên khơng có giá trị. Ví dụ: Văn bản được
lưu trữ nhưng lại khơng có chữ ký thì văn bản đó sẽ khơng có giá trị mặc dù
nó rất quan trọng đối với cơ quan.
Thứ tư, cập nhật thơng tin, CSDL nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Tài liệu tại UBND quận Tây Hồ sản sinh ra từng ngày, vì cán bộ bộ văn
thư lưu trữ ln phải trong tình trạng cập nhật các dữ liệu thơng tin mọi lúc
mọi nơi đề phù hợp với công việc đang diễn ra. Đồng thời việc cập nhật thông
tin cũng phải đảm bảo nhanh chóng chính xác nhất là trong khâu nhập cơ sở
dữ liệu vào phần mềm và truyền nhận văn bản. Bởi thông tin cần truyền đạt
đến người nhận tin đúng lúc họ cần, ngược lại, thơng tin đó có thể trở thành
lạc hậu và khơng cịn ngun giá trị. Ví dụ: việc cập nhật mỗi đầu tuần lịch
làm việc cho các cán bộ trong cơ quan nếu giử khơng kịp thì sẽ khơng giải
quyết được cơng việc theo đúng thời hạn quy định.
Thứ năm, hệ thống được đảm bảo thống nhất và hoàn chỉnh.
Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cần phải đảm bảo:
- Cơ chế nhập và tạo ra các tài liệu điện tử (máy quét, E-mail, nhập trực

tiếp và lưu);
- Xem tài liệu;
- In tài liệu;
- Tìm kiếm nhanh các tài liệu theo các tham số khác nhau, chẳng hạn
như theo thư mục phân nhánh và theo các thuộc tính của tài liệu (lập chỉ mục
tài liệu);
- Phân quyền truy cập vào tài liệu điện tử;
- Khơng có khả năng xóa tài liệu;
- Lưu trữ tin cậy, sao lưu tài liệu điện tử;
- Theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu;
- Khả năng tích hợp với các hệ thống sẵn có.
Hệ thống lưu trữ điện tử là một giải pháp toàn diện cho các vấn đề được


đề cập. Việc tổ chức và thiết lập một hệ thống lưu trữ điện tử hợp lý không
phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Hệ thống này bao gồm các yếu tố cấu thành
khơng bắt buộc, nhưng cần có. Hệ thống cần phải đảm bảo:
- Lưu trữ thông tin;
- Ghi nhận thơng tin;
- Trình bày thơng tin;
- Cho phép sử dụng thơng tin (khơng chỉ để "nhìn" mà cịn có thể chỉnh
sửa và tạo một cái mới trên cơ sở thơng tin đã có, đồng thời khơng gây thiệt
hại cho các thông tin đã lưu trữ trước đây);
- Quản lý thông tin.
1.1.2.2. Yêu cầu về đội ngũ nhân sự
Việc đào tạo, tuyển dụng đội ngũ nhân sự phải đảm bảo phù hợp với sự
thay đổi của xã hội, điển hình như việc quản lý văn bản được thực hiện trên
máy tính; do đó, người làm cơng tác văn thư lưu trữ phải am hiểu về các phần
mềm, công nghệ thông tin để tiến hành lưu trữ tài liệu đúng và chính xác. Ví
dụ: Người dùng phải thể tiếp cận tới các CSDL để khai thác thông tin theo các

cấp độ khác nhau: từ thư mục tới toàn văn; khai thác riêng rẽ từng CSDL hay
khai thác theo Nhóm CSDL,.... Hoặc liên kết tới các nguồn tài ngun thơng
tin bên ngồi. Mức độ và khả năng liên kết đến đâu phụ thuộc vào sự hợp tác
với các cơ quan khác và việc khai thác các tầng thơng tin số hố đó cũng có
những khác biệt. Chẳng hạn: có vùng/mảng thơng tin được khai thác tự do,
miễn phí, nhưng có những vùng/CSDL phải có mật khẩu, phải trả tiền,.... để
thực hiện được điều này thì cán bộ văn thư lưu trữ cần hiểu rõ về các CSDL
và các thao tác nghiệp vụ phải linh hoạt.
1.1.2.3. Yêu cầu về cơ sở vật chất
Khi lưu trữ tài liệu điện tử thì tất cả các hoạt động đều phụ thuộc vào
máy tính và các phần mềm, các khoa học công nghệ để ngày càng nâng cao
chất lượng hoạt động của việc quản lý văn bản. Để thực hiện được điều này
cần phải có hệ thống cơ sở vật chất đầy đủ và phải cập nhật thường xuyên các


phần mềm mới để bắt kịp với xu hướng hiện đại. Các cơ sở vật chất phải đảm
bảo được như sau:
- Mạng có tốc độ kết nối nhanh với INTERNET.
- Hệ thống máy chủ lớn thực hiện việc quản trị và các dịch vụ khác
nhau
- Trang thiết bị số hoá, bao gồm các dạng máy Scan phù hợp với công
việc
- Hệ thống máy trạm để cập nhật, khai thác thông tin;
- Các thiết bị công nghệ chuyên dụng cho thư viện điện tử: mã vạch,
quản lý và in thẻ, máy quét, máy sao CD,....
Về phần mềm: đến nay, trên thế giới có nhiều phần mềm phục vụ cho
việc xây dựng và phát triển phục vụ cho việc lưu trữ tài liệu điện tử. Mỗi phần
mềm đều có những ưu, nhược điểm riêng nhưng thông thường một phần
mềm khả dĩ phải có các module chính như sau: Bổ sung; Biên mục;
Quản lý Kho; Mục lục trực tuyến; Phân hệ lưu hành; Quản lý tài liệu điện tử;

Truy hồi và trình bày thơng tin; Quản trị hệ thống.
Ngồi ra, để tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử ta cũng cần có: Phần mềm
Hệ thống Hệ điều hành và Hệ quản trị các CSDL; Phần mềm quản lý văn bản
đi và đến; CD/ROM, phần mềm văn phòng điện tử; hoặc áp dụng Clouoffice phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp; các thiết bị hỗ trợ cho việc thực
hiện khâu nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu điện tử như: máy tính, máy scan…
1.1.3. Vai trò của tài liệu điện tử
Sự ra đời của khoa học công nghệ kéo theo sự xuất hiện của một loại
tài liệu hoàn toàn mới - tài liệu điện tử. Có thể hiểu tài liệu điện tử là tài liệu
mà tồn bộ q trình sinh ra, tồn tại và tiêu hủy được thực hiện trong môi
trường điện tử. Loại tài liệu này hiện đang chi phối mạnh mẽ hoạt động của
nền hành chính nói riêng và của xã hội nói chung, tại tất cả các quốc gia và có
xu hướng thay thế dần tài liệu giấy. Sự xuất hiện và thâm nhập ngày càng sâu
rộng của tài liệu điện tử vào các hoạt động xã hội và cơng tác hành chính đã


có vai trị to lớn trong việc điều hành quản lý Nhà nước. Cụ thể:
1.1.3.1. Tài liệu điện tử giúp hoạt động quản lý và cơng tác hành chính
trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn.
Thứ nhất, sự chu chuyển văn bản nhanh chóng trong mơi trường điện
tử. Đây chính là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu
giấy. Mạng lưới công nghệ thông tin ngày càng rộng đồng nghĩa với sự ra đời
của internet ngày càng phát triển, chỉ trong một vài giây tài liệu của cơ quan
trong nước có thể truyền sang nước ngồi một cách dễ dàng, chính xác mà
mọi người khơng cần phải di chuyển rời chỗ làm việc của mình. Khả năng
chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử giúp cho việc cung cấp thông tin
một cách ngay lập tức cũng như của việc xử lý văn bản một cách dễ dàng, tiết
kiệm khối lượng thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động trong cơ
quan, tổ chức nói chung và đối với mỗi cá nhân nói riêng.
Thứ hai, sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một
cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa

về địa lý: khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan,
tổ chức được đặt trong một mơi trường thơng tin chung, nhiều người có thể
cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng
một hệ thống. Điều này bảo đảm sự thơng suốt và thống nhất trong q trình
xử lý văn bản. Chẳng hạn một cơ quan lớn có nhiều chi nhánh phân bổ trên
khắp đất nước Việt Nam, khi muốn xử lý một văn bản và sự góp ý của lãnh
đạo cấp trên chỉ cần chuyển văn bản qua phần mềm hệ thống đã thiết lập và
định dạng tại cơ quan; từ đó văn bản sẽ được chuyển ngay đến người nhận chỉ
trong vịng một vài giây. Ngồi ra, việc sử dụng văn bản điện tử thông qua
internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với các hệ thống bên ngồi.
Hình thức chuyển giao văn bản thông tin phổ biến nhất thông qua internet
hiện nay trên khắp thế giới là gửi qua gmail.
Thứ ba, đảm bảo q trình tìm kiếm và xử lý thơng tin văn bản được
diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hệ thống: việc tiếp cận tài liệu và tìm kiếm


thơng tin trên hệ thống văn bản điện tử có thể mang lại kết quả hầu như ngay
lập tức thông qua CSDL và hệ thống tra tìm tự động (hay còn gọi là phần
mềm quản lý tài liệu điện tử).
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ được coi là giải pháp quản lý khoa
học trong thời buổi công nghệ thơng tin hiện nay. Với những lợi ích tuyệt vời,
phần mềm quản lý tài liệu đang dần thay thế cách quản lý truyền thống
rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp đơn vị sử dụng được yên tâm về tính
bảo mật thơng tin cùng kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn. Phần mềm quản lý
tài liệu giúp đơn giản hóa q trình lưu trữ, tìm kiếm thơng tin. Trước
khi phần mềm quản lý tài liệu chưa xuất hiện, việc lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm
tài liệu thường tốn rất nhiều thời gian. Đặc biệt là tại những đơn vị có khối hồ
sơ, văn bản lớn như trường học, bệnh viện,… do đó, tại những đơn vị này
thường phải tốn một không gian lớn để lưu trữ đồng thời luôn phải tiêu hủy
hồ sơ sau một khoản thời gian nhất định để tránh sự quá tải. Đặc biệt, nếu

người quản lý hồ sơ bản cứng không được đào tạo nghiệp vụ thủ thư bài bản,
sẽ thật khó cho người tìm kiếm thơng tin sau này. Khắc phục được nhược
điểm đó của cách lưu giữ thơng tin truyền thống, phần mềm quản lý tài
liệu giúp đơn vị sử dụng số hóa thơng tin, thậm chí mật mã hóa thơng tin để
lưu trữ trên hệ thống. Đơn giản hóa q trình lưu trữ thơng tin, khi cần tìm
kiếm, người dùng chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm tại ơ tìm kiếm, chỉ vài giây
sau đã có được tài liệu mình cần. Như vậy với các đơn vị khối hành chính nhà
nước có bộ máy làm việc cồng kềnh hay những doanh nghiệp lớn, việc sử
dụng một phần mềm quản lý tài liệu dạng hệ thống sẽ tiện lợi hơn.Việc tìm
kiếm văn bản và thơng tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực
hiện thơng qua phần mềm quản lý tài liệu điện tử. Kết quả tra tìm thường cho
ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin. Việc sử dụng văn bản điện tử
và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn
bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy.
Thứ tư, chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế


của tài liệu điện tử: nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc
sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải
chép lại tồn bộ trang tài liệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản
trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng.
Tuy nhiên, đây vừa là ưu thế của tài liệu điện tử vừa là thách thức đối với nền
hành chính và cơng tác lưu trữ.
Thứ năm, cho phép đảm bảo an tồn thơng tin, bằng cách sử dụng chữ
ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ
kiểm tra tính tồn vẹn của dữ liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho
phép làm việc cùng lúc với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm
việc với văn bản.
Thứ sáu, đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra
đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”). Theo các nhà

lưu trữ Bắc Mỹ thì vịng đời tài liệu trải qua 4 giai đoạn bao gồm: Tạo lập
CSDL -> tạo lập tài liệu -> bảo trì (xác định giá trị tài liệu) -> lưu trữ tài liệu.
1.1.3.2. Lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng
so với tài liệu giấy.
Đối với tài liệu giấy, khi muốn lưu trữ cần phải xây dựng kho với diện
tích tương đối lớn và cần trang bị nhiều cơ sở vật chất để tránh các tác nhân
gây hại đối với tài liệu, mất khá lớn khoản chi phí khi muốn lưu trữ một khối
lượng tài liệu lớn. Tuy nhiên đối với văn bản điện tử trang bị hệ thống chu
chuyển văn bản cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phịng phẩm cho việc
in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn
bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động,
đảm bảo an toàn tài liệu.
1.1.3.3. TLLT điện tử giúp cơ quan bắt kịp với sự phát triển khoa học
công nghệ hiện đại.
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật cơng nghệ thông tin
đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin, dữ liệu của