NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PÁC NẶM

MỤC LỤC

1


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Những năm gần đây với yêu cầu của cải cách nền hành chính Quốc gia, sự
phát triển của nền khoa học công nghệ thì công tác Văn thư đóng góp một phần
quan trọng trong công cuộc đổi mới đất nước. Đất nước có đi lên hay không một
phần cũng nhờ vào sự quản lý của chúng ta, để quản lý được tốt, có hiệu quả thì
phải làm tốt công tác Văn thư, công tác văn phòng... vì nó là tiền đề, cơ sở đưa đất
nước đi lên sự nghiệp đổi mới.
Có thể nói trong việc cải cách nền hành chính thì công tác Văn thư là hoạt
động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc quản lý là một hoạt động
vô cùng quan trọng. Công văn giấy tờ, tài liệu vừa là điều kiện tiến quyết, vừa là
nhân tố đảm bảo cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Văn bản là phương
tiện để kiểm tra theo dõi hoạt động của các bộ máy lãnh đạo, quản lý, là phương
tiện truyền tải thông tin, truyền tải các quyết định quản lý, là công công cụ để xây
dựng hệ thống pháp luật... văn bản được ban hành chứng tở sự hoạt động liên tục
của các cơ quan Nhà nươc và hoạt động quản lý Nhà nước. Công tác Văn thư là bộ
phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức.
Để đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ của đất nước trên con đường đổi mới của
Đảng và Nhà nước, công tác Văn thư nói riêng và Nhiệm vụ cải cách hành chính
nói chung chiếm một vị trí vô cùng quan trọng. Có thể khẳng định rằng công tác
Văn thưlà một ngành khoa học, nhà nước ta đã xem công tác này là một mắt xích
quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của mình. Trong qúa
trình hoạt động của các cơ, tổ chức công tác Văn thưđáp ứng yêu cầu cần thiết về
mặt thông tin, nhằm giúp cơ quan hoạt động có hiệu quả, tránh được sự hiểu biết
sai lệch về thông tin trong cơ quan, công tác Văn thư có mối quan hệ mật thiết với
nhau. Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả

những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả, phục vụ công tác quản lý,
công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân. Công tác văn thưra đời do đòi hỏi khách quan của việc
2


quản lý, bảo quản văn bản đi, văn bản đến để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác văn
thư được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt
động được Nhà Nước quan tâm.
Thực hiện tốt công tác này sẽ đảm bảo hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của
đơn vị đề ra và góp phần đáng kể vào sự nghiệp phát triển chung của đất nước. Để
văn bản trong các cơ quan nhà Nước thực hiện được vai trò, tác dụng của mình thì
công tác xây dựng, ban hành, chuyển giao, xử lý, sử dụng và bảo quản văn bản, tài
liệu cần được tổ chức khoa học. Nói cách khác, muốn khai thác triệt để vai trò, ý
nghĩa của văn bản, tài liệu để phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo của Đảng, quản lý
Nhà nước thì mỗi cơ quan, đơn vị cũng như bộ máy nhà nước cần tổ chức tốt công
tác Văn thư.
Ngày nay những yêu cầu mới của công tác quản lý Nhà Nước, quản lý văn
bản ở Việt Nam trong những năm qua, Nhà Nước đã xây dựng hệ thống tổ chức
văn thư cơ quan từ Trung Ương đến địa phương. Các cơ quan Nhà Nước đều thành
lập riêng ra một bộ phận đó là phòng văn thư. Chính vì vậy để có thể nghiên cứu
và đi sâu thực trạng công tác văn thư tại các cơ quan.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân
huyện Pác Nặm.
- Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu lịch sử hình thành , cơ cấu tổ chức, chức
năng nhiệm vụ của ủy ban nhân dân huyện Pác nặm đặc biệt là công tác văn thư,
và thực tiễn các hoạt động văn thư tại ủy ban. Đánh giá hiệu quả hoạt động của
công tác văn thư tại ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm. Trên cơ sở đó đưa ra một số

nhận xét, kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác
văn thư.
3. Lịch sử nghiên cứu
- Lịch sử của đối tượng nghiên cứu
+ Ở nước ta hiện nay công tác văn thư được xây dựng ở tất cả các cơ sở
hành chính từ trung ương đến địa phương đánh dấu tầm quan trọng của nó trong
công tác quản lí công văn giấy tờ.
+ Đặc biệt là tại Ủy ban nhân dân huyệnPác Nặm thì trong những năm gần
3


đây rất chú trọng đến công tác hồ sơ giấy tờ, văn bản đi đến, thực hiện theo quy
định của nhà nước. Áp dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, thuận tiện
cho việc chuyển giao và tra tìm văn bản.
- Lịch sử nghiên cứu
+ Mấy vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác văn thư trong giai đoạn hiện
nay"- GS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm, www.vanthuluutru.com
+ Một số kinh nghiệm trong quá công tác văn thư ", Đoàn Thị Thu Hà Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Khái quát được những thông tin cơ bản về công tac văn thư tại ủy ban nhân
dân huyện.
- Đánh giá được thực trạng công tác văn thư tại ủy ban nhân dân huyện.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu
trữ.
5. Phương pháp nghiên cứu
Bài nghiên cứu khoa học này sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp nghiên cứu lí thuyết

- Phương pháp khảo sát thực tiễn để nghiên cứu các đối tượng trên
6. Đóng góp của đề tài
Trở thành tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu, bài tiểu luận,
khóa luận tốt nghiệp…
Những giải pháp trong nghiên cứu có thể đưa vào ứng dụng góp phần nâng
cao công tác văn thư tại ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm.
Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao chát lượng công tác văn thư , giúp
công tác văn thư được sử dụng một cách nhanh gọn và hiệu quả.
Kết quả đạt được của đề tài có thể có thể được sử dụng làm tài liệu tham
khảo hoặc được ứng dụng vào công tác văn thư của cơ quan.
Ngoài ra còn đáp ứng tính cấp thiết từ nhu cầu sử dụng tính thực tiễn của
cán bộ lưu trữ.
7. Cấu trúc của đề tài
Cấu trúc đề tài gồm 3 chương :
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Uỷ ban nhân
4


dân huyện Pác Nặm
Chương 2. Thực trạng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Pác Nặm
Chương 3. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Uỷ ban
nhân dân huyện Pác Nặm

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PÁC NẶM
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Một số khái niệm về văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà

nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân.
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Vai trò của công tác văn thư
Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với tất cả
các lĩnh vực của đời sống xã hội.Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan,
5


đơn vị, doanh nghiệp trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng
khi cần thiết. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo
quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Do đó, khi
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thưsẽ tất yếu
được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thưnhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc
lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ
thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không
giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư sẽ giảm tải nhưng không vì
thế mà những người làm văn thư sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức
vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu
mối là bộ phận văn thư; tài liệu giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống
nhất bởi bộ phận văn thư.
Mặc dù công tác văn thư đã có từ rất lâu, song một vài năm trở lại đây,
không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người
làm văn thư nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy
nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư cần phải được nhìn

nhận lại.
Công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để
đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay
đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức.
Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, nghiệp
vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các
cơ quan chức năng chuyên ngành. Đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem
nhẹ công tác này và phủ nhậnđóng góp của đội ngũ những người làm văn thư những con người hy sinh thầm lặng.
1.2. Khái quát về sự hình thành và phát triển Uỷ ban nhân dân huyện
6


Pác Nặm
1.2.1. Sự hình thành và phát triển
Huyện Pác Nặm được thành lập năm 2003 theo Nghị định số 56/2003/NĐCP ngày 28/5/2003 của Chính phủ là huyện miền núi, vùng cao thuộc tỉnh Bắc
Kạn, cách trung tâm Thành phố Bắc Kạn 90 km về phía Bắc, có tổng diện tích tự
nhiên 47.539 hecta. Trong đó đất sản xuất nông nghiệp 3.734,11 hecta chiếm
7,85%, đất lâm nhiệp 30.343,09 hecta.
Có vị trí địa lý phía Đông giáp với huyện Nguyên Bình tỉnh Cao Bằng, phía
Tây giáp huyện Nà Hang tỉnh Tuyên Quang, phía Nam giáp với huyện Ba Bể, phía
Bắc tiếp giáp với huyện Bảo Lâm và huyện Bảo Lạc tỉnh Cao Bằng. Với địa hình
phức tạp đồi núi nhiều, độ dốc lớn, tạo chia cắt mạnh, giao thông đi lại khó khăn
ảnh hưởng đến việc đi lại và giao lưu giữa các vùng lân cận, độ cao trung bình 400
– 1.200 m so với mặt nước biển.
Toàn huyện có 10 đơn vị hành chính xã ( khu vực III ), 119 thôn, với 7 dân
tộc cùng sinh sống sen kẽ với nhau: Dân tộc Tày chiếm 35,70%, Dân tộc Mông
chiếm 29,36% Dân tộc Dao chiếm 25,01%, Dân tộc Nùng chiếm 4,18%, Dân tộc
Sán Chỉ chiếm 3,93%, Dân tộc Kinh chiếm 1,70%, Dân tộc Hoa chiếm 0,08%. Về
hạ tầng cơ sở chưa phát triền, mặt bằng dân trí chưa đồng đều, tỷ lên hộ nghèo còn

cao, tình hình kinh tế chính trị cơ bản ổn định, song hoạt động của các điểm nhóm
theo đạo Tin lành ở đồng bào dân tộc Mông có chiều hướng phức tạp, việc áp dụng
những tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất còn chậm, quy mô sản xuất còn nhỏ lẻ, thiếu
thông tin thị trường, đời sống vật chất tinh thần đại bộ phận nhân dân còn nhiều
khó khăn, không có thu nhập gì thêm, tỷ lệ hộ nghèo là 35,36% trong toàn huyện.
Về công tác giáo dục: Luôn duy trì nề nếp dạy và học ở các trường; thực
hiện tốt và duy trì phổ cập giáo dục tiểu học chống mù chữ; duy trì các lớp bổ túc
THCS, kết quả phổ cập GD THCS luôn được củng cố; Cơ sở vật chất trường, lớp,
nhà bán trú, nhà công vụ tiếp tục được đầu tư xây dựng, nhiều lớp học kiên cố
được đưa và sử dụng, từng bước đáp ứng yêu cầu dạy và học cũng như sinh hoạt
của đội ngũ cán bộ giáo viên.
Về công tác y tế chăm sóc sức khỏe sinh sản: Đội ngũ y, bác sỹ ở Trung tâm
y tế huyện và trạm y tế xã cơ bản đáp ứng được việc khám chữa bệnh và chăm sóc
7


sức khỏe cho nhân dân; thường xuyên thực hiện tốt công tác khám chữa bệnh, thực
hiện tốt công tác tiêm chủng mở rộng, phòng chống sốt rét, lao, HIV/AIDS, chăm
sóc sức khỏe bà mẹ trẻ em; đồng thời làm tốt công tác tuyên truyền về hạn chế tảo
hôn, sử dụng các biện pháp tránh thai, sinh đẻ kế hoạch.
Về công tác văn hóa – thông tin: Duy trì thường xuyên các hoạt động văn
hóa, văn nghệ, TDTT trên địa bàn; thông tin tuyên truyền treo các băng zôn khẩu
hiệu áp phích, tuyên truyền vận động quần chúng nhân dân tích cực tham gia
phong trào Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa. Tích cực xây dựng và
đã đưa Cổng thông tin điện tử của huyện vào hoạt động, một số hình ảnh về cơ
quan Uỷ ban nhân dân huyện Pác Nặm (Phụ lục 06).
1.2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng Nhân dân bầu ra, Uỷ ban nhân dân (viết tắt là
UBND) là cơ quan Hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội
đồng nhân dân (viết tắt là HĐND) cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.

Uỷ ban nhân dân huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện chức năng Quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm
sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính nhà nước từ trung ương tới
cơ sở.
Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn trong việc thực hiện Quản
lý nhà nước trên các lĩnh vực: Kinh tế; Nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ
lợi và đất đai; Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; Xây dựng, giao thông vận tải;
Thương mại, dịch vụ và du lịch; Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể
dục thể thao; Khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường; Quốc phòng, an ninh
trật tự, an toàn xã hội; Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn
giáo; Trong việc thi hành pháp luật; Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý
địa giới hành chính.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu UBND huyện Pác Nặm bao gồm: 01 chủ tịch, 02 Phó chủ tịch và 16
phòng ban trực thuộc (Phụ lục 01) phụ trách và quản lý các lĩnh vực khác nhau
8


trên địa bàn huyện.
Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND
huyện, chịu trách nhiệm cao nhất trước HĐND huyện và Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Phó Chủ tịch: Mỗi Phó Chủ tịch UBND huyện được Chủ tịch phân công phụ
trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về
việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
- Các phòng ban trực thuộc Uỷ ban Nhân dân huyện Pác Nặm gồm:
+ Phòng Nội vụ;
+ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội;
+ Phòng Tài chính – Kế hoạch;

+ Phòng Công thương;
+ Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn;
+ Phòng Văn hóa và Thông tin;
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo;
+ Phòng Tư pháp;
+ Phòng Y tế;
+ Thanh tra;
+ Phòng Tài nguyên – Môi trường;
+ Phòng Dân tộc;
+ Văn phòng HĐND – UBND;
+ Ban Quản lý các Dự án;
+ Trung tâm Dạy nghề;
+ Đài Truyền thanh – Truyền hình
- Các phòng chuyên môn chịu sự chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của UBND
huyện, Trưởng phòng trực tiếp nhận chỉ thị của Chủ tịch UBND huyện, có trách
nhiệm báo cáo kịp thời tình hình của phòng do mình phụ trách và những vướng
mắc khó khăn có kiến nghị với Chủ tịch UBND huyện có biện pháp giải quyết.
- Huyện Pác Nặm có 10 đơn vị hành chính trực thuộc gồm các xã :
+ An Thắng
+ Bộc Bố ( Trung tâm huyện lỵ ).
+ Bằng Thành
+ Cổ Linh
+ Cao Tân
+ Công Bằng
+ Nhạn Môn
+ Nghiên Loan
+ Giáo Hiệu
+ Xuân La.
Toàn bộ 10 xã của huyện Pác Nặm đều là các xã đặc biệt khó khăn nằm
trong Chương trình 135 giai đoạn II của Chính phủ.

9


UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, và bảo đảm phát
huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND, đề cao trách nhiệm cá nhân của Chủ tịch,
các phó Chủ tịch, và Uỷ viên UBND huyện.
Giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, sự chỉ đạo, điều hành của
UBND huyện. Thường xuyên cải cách thủ tục hành chính đảm bảo công khai,
minh bạch và hiệu quả.

10


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PÁC NẶM
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư
2.1.1. Về tình hình tổ chức công tác văn thư
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư ở UBND huyện Pác Nặm nhìn chung tương đối tốt. Đây
được coi là bộ phận quan trọng gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành công việc
của cơ quan, đơn vị, đặc biệt có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý của cơ
quan, tổ chức, góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác,
khoa học, đảm bảo được các bí mật. Có thể coi công tác văn thư là sợi dây liên kết
giữa các cơ quan, tổ chức, quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau,
công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý
của văn bản.
Bất kỳ cơ quan nào muốn hoạt động được đều phải có công tác văn thư.

Cũng chính vì vậy mà công tác văn thư tại UBND huyện Pác Nặm rất được chú
trọng và quan tâm.
2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư
Tại UBND huyện Pác Nặm: Có một cán bộ làm công tác văn thư, bên cạnh
đó có một cán bộ hỗ trợ đánh máy, photo. Cán bộ làm công tác văn thư đã được
đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ nên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương đối
cao, có phẩm chất chính trị tốt, có kinh nghiệm sáu năm trong nghề và đặc biệt
hiểu rõ tầm quan trọng của công việc, nhiệm vụ được giao nên luôn cố gắng hoàn
thành tốt công việc nhanh chóng, cẩn thận trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn.
Việc cán bộ văn thư hoàn thành tốt các khâu nghiệp vụ sẽ là cầu nối quan
trọng trong việc giải quyết và triển khai công việc được nhanh chóng, chính xác,
góp phần quan trọng vào việc phục vụcho hoạt động của cơ quan.
Tuy vậy, phải nhận định UBND huyện Pác Nặm là một huyện miền núi,nên
11


trang thiết bị phục vụ trong công tác văn thư vẫn còn hạn chế, so sánh với sự phát
triển ngày càng cao của nền kinh tế -xã hội thì yêu cầu đặt ra đối với công tác văn
thư tại huyện vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn, đồng thời đòi hỏi cán bộ làm công
tác văn thư phải đảm bảo thông tin được giữ gìn cẩn thận, bí mật, tiếp thu thông
tin, tích cực học hỏi và từng bước hiện đại các khâu nghiệp vụ, nâng cao năng suất,
chất lượng, hiệu quả công việc nâng lên giúp cho cơ quan hoàn thiện việc đổi mới
và cải cách nền hành chính để đáp ứng nhu cầu phát triển và hội nhập của đất nước
hiện nay.
Đồng thời người cán bộ công tác văn thư phải hoàn thiện mình, trau dồi kiến
thức, đạo đức nghề nghiệp, để trở thành người cán bộ được sự tin cậy của cơ quan,
hoàn thành công việc, ứng dụng các thiết bị công nghệ thông tin vào công tác văn
thư.
2.2. Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư
2.2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Công tác xây dựng văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt
động của cơ quan. Việc soạn thảo văn bản do cán bộ, chuyên viên soạn thảo như
Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phó các đơn vị có thể soạn thảo văn bản về các
lĩnh vực chuyên môn thuộc đơn vị mình quản lý. Sự phân công hợp lý này đem lại
hiệu quả cao trong công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện Pác Nặm.
Sau khi văn bản được cán bộ có trách nhiệm soạn thảo xong sẽ chuyển đến
bộ phận văn thư để đánh máy. Cán bộ văn thư đánh máy phải chú ý đến các yếu tố
về nội dung, thể thức của văn bản, sau đó chuyển cho người có thẩm quyền duyệt
lại về mặt nội du ng và thể thức. Người duyệt văn bản sau khi duyệt xong phải ký
nháy vào cuối văn bản và phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, người ký
nháy vào dòng lưu VT chịu trách nhiệm về thể thức của văn bản về cán bộ của các
phòng, ban chuyên môn soạn thảo. Khi văn bản đã có chữ kí nháy, kí tắt của người
có trách nhiệm về nội dung và hình thức, văn bản được trình cho thủ trưởng cơ
quan kí thừa chính thức.
Thủ trưởng cơ quan chỉ kí vào văn bản khi đã đầy đủ về nội dung, thể thức văn
bản và đã có chữ ký tắt, ký nháy của Chánh văn phòng hay cán bộ soạn thảo.
12


Soạn thảo văn bản được thực hiện qua các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích, tính chất, của văn bản dự định ban hành: xác
định văn bản soạn thảo nhằm mục tiêu gì và có chức năng, nhiệm vụ gì tới cơ quan
hay không.
Bước2:Xác định tên loại văn bản: Căn cứ mục đích tính chất, tính chất, thẩm
quyền ban hành văn bản của cơ quan và đối tượng thi hành cho thích hợp.
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin: Đây là khâu quan trọng trong quá trình
soạn thảo văn bản. Căn cứ vào mục đích, nội dung văn bản mà thu thập thông tin
cho phù hợp, phải xử lý thông tin mới đưa vào sử dụng.
Bước 4:Xây dựng đề cương văn bản soạn thảo: Tóm tắt mục đích, yêu cầu,
bố cục và ý nghĩa chính dự định trình bày vào văn bản.Xây dựng đề cương nhằm

giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng, giảm bớt sự thiếu sót hay thừa nội
dung văn bản.
Bước 5: Duyệt bản thảo: Sau khi văn bản đã ban hành xong, cá nhânhay đơn
vị trình văn bản lên Thủ trưởng hoặc phó thủ trưởngcơ quan xét duyệt (thường là
người kí văn bản).
Bước 6: Nhân bản văn bản: Sau khi văn bản được Thủ trưởng cơ quan duyệt
đem in, nhân bản, phô tô hoặc đánh máy thành nhiều bản để lưu giữ và chuyển cho
các đơn vị liên quan.
Bước 7: Làm thủ tục ban hành: Văn bản được nhân bản phải được cán bộ
chuyên môn và cán bộ văn thư kiểm tra lại trước khi ban hành. Văn bản ban hành
phải có chữ ký của người có thẩm quyền, được ghi số kí hiệu, ngày tháng và đóng
dấu vào văn bản.
- UBND huyện Pác Nặm có thẩm quyền ban hành văn bản Quy phạm pháp
luật và các văn bản hành chính thông thường như : Công văn, quyết định, báo cáo,
tờ trình, thông báo…
- UBND huyện Pác Nặm mỗi một năm thường ban hành trên 2000 văn bản
các loại và văn bản ban hành nhiều nhất là Quyết định.
- Nhìn chung các văn bản của UBND huyện Pác Nặm đều được ban hành,
quản lý chặt chẽ và đúng quy định. Để đảm bảo nguyên tắc tổ chức và hoạt động
của cơ quan, giá trị pháp lý, hiệu lực của văn bản phải có chữ ký của người có
thẩm quyền và dấu của cơ quan.
Tuy nhiên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản cũng không tránh
13


khỏi những hạn chế: Sai về cách ghi số, kí hiệu văn bản, đây là lỗi thường gặp
nhất.
Qua tiếp xúc thực tế văn bản, tài liệu của UBND huyện Pác Nặm cho thấy
các văn bản được thực hiện đúng và đầy đủ yêu cầu về thể thức theo quy định của
Nhà nước. Do đó văn bản ban hành đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành

trong thực tế.
2.2.2. Công tác quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ
chức.
Văn bản đến là một loại hình văn bản hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân làm ra và gửi đến cơ quan
mình bằng nhiều con đường khác nhau. Văn bản đến Ủy ban nhân dân huyện Pác
Nặm chủ yếu là qua đường bưu điện, một số văn bản trực tiếp do cán bộ đi họp
mang về và phần lớn đơn thư đơn thư khiếu nại của các cá nhân, đơn vị trực tiếp
mang tới.
Quản lý và giải quyết văn bản đến là một khâu nghiệp vụ quan trọng trong
công tác Văn thư. Tất cả các văn bản đến đòi hỏi phải được giải quyết kịp thời,
nhanh chóng, chính xác và thống nhất.
* Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản:
- Tiếp nhận: Tất cả các loại văn bản đến của Ủy ban nhân dân huyện Pác
Nặm đều được tập trung tại bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân,
ủy ban nhân dân huyện.
- Ủy ban nhân dân để quản lý, theo dõi, giải quyết. Ngoài những văn bản
chính thức do các đối tượng liên quan gửi đến, cán bộ văn thư còn có trách nhiệm
tiếp nhận sách báo, tạp chí, thư từ….Đối với các văn bản khác như đơn thư, khiếu
nại, tố cáo của cá nhân và tập thể khác gửi đến Ủy ban nhân dân huyện được tiếp
nhận tại bộ phận tiếp dân thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân và vào sổ đăng kí tiếp
nhận riêng là:”Sổ đăng ký đơn thư”.
- Kiểm tra: Khi nhận văn bản cán bộ văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bản
đó có gửi đúng cơ quan hay đơn vị, cá nhân trong Ủy ban không. Nếu sai lập tức
14


trả lại cho nhân viên bưu điện. Khi kiểm tra thấy văn bản gửi đến bị bóc, ráchnát,

lộ thông tin thì phải báo ngay cho nhân viên bưu điện và lãnh đạo Văn phòng để có
ý kiến chỉ đạo xử lí kịp thời.
- Phân loại, bóc bì văn bản đến: Công việc này được làm tương đối nhanh và
chính xác.
Văn bản đến Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm được phân làm 2 loại:
+ Sách, báo, tạp chí…
+ Bì văn bản
Trong bì văn bản được phân làm 2 loại :
+ Loại không được bóc bì gồm: Các văn bản gửi cho cá nhân, gửi cho tổ
chức Đảng, cho các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức.
+ Những bì được bóc: Là những bì còn lại, những bì gửi chung cho cơ quan.
Bóc bì văn bản: Sau khi phân loại văn bản đến xong cán bộ văn thư tiến
hành bóc bì văn bản đến. Văn bản được cán bộ văn thư dồn về góc trái và dung kéo
cắt bìa văn bản nhưng vẫn giữ được những thông tin ngoài bì.
Việc bóc bì văn bản đến ở Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm được cán bộ
văn thư thực hiên rất tốt. Khi bóc bì, cán bộ văn thư không làm rách văn bản, mất
chữ văn bản bên trong.
* Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến:
Việc đóng dấu đến của Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm được cán bộ Văn
thư thực hiện rất tốt và đúng theo quy định.
Mục đích của việc đóng dấu đến là xác nhận văn bản đã được chuyển đến cơ
quan và văn bản đến có số, ngày đến bao nhiêu. Dấu đến được đóng ngay ngắn, rõ
ràng vào khoảng trắng dưới số, ký hiệu văn bản hoặc dướitrích yếu nội dung, dưới
địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản (đối với công văn). Văn thư phải ghi
đầy đủ các thông tin như: số đến, ngày đến.
+ Số đến: Là số thứ tự văn bản đến cơ quan được tính từ ngày đầu tiên cơ
quan nhận được văn bản (ngày 01 tháng 01) cho đến ngày cuối cùng trong năm
(ngày 31 tháng 12 hàng năm).
+ Ngày đến: Là ngày, tháng, năm cơ quan nhận được văn bản đến.
* Đăng kí văn bản đến

Là ghi chép hoặc nhập những văn bảncần thiết về văn bản đến như: số đến,
số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản…vào phương tiện đăng kí nhằm phục vụ
cho việc quản lí, tra tìm văn bản được thuận tiện, nhanh chóng, chính xác.
Hiện nay ở Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm vẫn áp dụng phương pháp
15


đăng kí văn bản đến bằng sổ (Phụ lục 02). Sổ được lập theo năm, văn bản đến ngày
nào thì đăng kí ngày hôm đó.
Khi đăng kí văn bản đến Văn thư thường chỉ đăng kí đến cột thứ 6 trong sổ
(cột tên loại và trích yếu nội dung văn bản) sau đó dừng lại và tiến hành trình văn
bản đến.
Ủy ban nhân dân huyệnPác Nặm là đơn vị hành chính cấp cơ sở, là cơ quan
hành chính Nhà nước nên hàng năm tiếp nhận khá nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo
của các tổ chức và cá nhân. Vì vậy khối lượng đơn thư nhiều nên ở đây cũng tiến
hành lập mẫu đơn thư riêng
Khi đăng kí, cán bộ văn thư phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin
trên văn bản vào các cột mục trong sổ đăng ký, không được viết tắt những từ
không thông dụng, không đăng ký văn bản bằng bút chì, bút mực màu đỏ.
* Trình văn bản đến
Tất cả các văn bản đến sau khi đã đăng ký vào sổ thì cán bộ Văn thư tiến
hành trình văn bản cho lãnh đạo cơ quan để lãnh đạo cơ quan xem xét và cho ý
kiến phân phối, giải quyết. Ở Uỷ ban nhân dân huyện Pác Nặm, văn bản đến được
trình cho đồng chí Chủ tịch và Phó Chủ tịch xem xét.
* Sao văn bản đến:
Sau khi có ý kiến phân phối, giải quyết của lãnh đạo, văn bản lại được
chuyển về bộ phận Văn phòng. Lúc này, Văn thư có trách nhiệm căn cứ vào ý kiến
của lãnh đạo ghi trên văn bản đến để tiến hành sao văn bản. Hình thức sao văn bản
ở Uỷ ban nhân dân huyện Pác Nặm là sao phô tô copy. Khi đã hoàn thành thủ tục
sao thì tiến hành làm thủ tục gửi văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm

giải quyết.
* Chuyển giao văn bản đến:
Việc chuyển giao văn bản đến ở Uỷ ban nhân dân huyện Pác Nặm được thực
hiện dựa trên nguyên tắc: nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ. Văn bản phải
được chuyển cho đơn vị, cá nhân nhận giải quyết ngay trong ngày, chậm nhất là
ngày làm việc tiếp theo; phải chuyển văn bản đến đúng người nhận; phải kiểm tra,
đối chiếu và người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao. Đối với văn bản có
đóng dấu chỉ mức độ “khẩn” thì cần ghi rõ thời gian chuyển.
Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào “Sổ chuyển giao”. Khi chuyển
giao, Văn thư phải ghi đầy đủ các thông tin vào cột “ Đơn vị hoặc cá nhân nhận” ở
16


sổ đăng ký và yêu cầu người nhận phải ký nhận vào sổ.
* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Việc theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là công việc quan trọng
nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. Tất cả các văn bản đến
có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ
quan, tổ chức đều phải theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Thấy được tầm quan trọng của việc giải quyết văn bản đến, khi nhận được
văn bản đến các đơn vị, cá nhân trong Uỷ ban nhân dân huyện Pác Nặm đã triển
khai, giải quyết văn bản đến một cách nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả cao.
Chuyên viên văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Pác Nặmlà người trực tiếp
giúp Chủ tịch tổng hình chỉ đạo, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ
cụ thể giải quyết vấn đề liên quan đến nội dung văn bản đến và xử lý thông tin
phản hồi để báo cáo lãnh đạo cơ quan có biện pháp giải quyết hoặc điều chỉnh kịp
thời.
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thường xuyên đôn đốc, theo dõi các đơn vị, cá
nhân giải quyết văn bản theo đúng chính sách của Đảng và Nhà nước.
Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn bản đến (Phụ lục 03)

gồm: tổng số văn bản đến, số văn bản đến đã được giải quyết, số văn bản đến đã
đến hạn nhưng chưa được giải quyết. Phải thường xuyên tổng hợp số liệu, báo cáo
lãnh đạo cơ quan để kịp thời xử lý giải quyết.
Các đơn vị, cá nhân giải quyết nhanh chóng, đúng thời hạn những công văn
đến có nội dung công việc thuộc phạm vi mình phụ trách.
Là cơ quan hành chính Nhà nước cấp cơ sở - cơ quan gần dân, sát dân nhất
nên hàng năm khối lượng đơn thư tương đối nhiều. Để kịp thời trả lời những văn
bản đến lúc này có ý nghĩa hơn bao giờ hết, tránh để tình trạng gửi đơn vượt cấp,
để tổ chức, cá nhân đến thắc mắc, gửi đơn nhiều lần mà vẫn không được giải
quyết.
Đối với những văn bản mật thì phải được vào sổ và bảo quản theo chế độ
quy định riêng, chỉ những người có trách nhiệm mới được xem, hạn chế sử dụng rộng rãi.
Đối với những văn bản có độ khẩn Văn thư phải báo cáo ngay cho lãnh đạo
cơ quan biết và theo dõi giải quyết, xử lý kịp thời tránh tình trạng để trễ hoặc thời
gian quá gấp không kịp xử lý.
2.2.3. Công tác quản lý văn bản đi
17


* Kiểm tra thể thức:
Trước khi thực hiện các công việc phát hành văn bản, cán bộ Văn thư huyện
Pác Nặm kiểm tra lại lần cuối vể thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Cụ thể kiểm tra xem văn bản có đầy đủ các yếu tố về thể thức hay không, các
thành phần thể thức có được trình bày đúng quy định và theo tiêu chuẩn mà Nhà
nước đã quy định hay không; kỹ thuật hình thức trình bày văn bản có đẹp, đảm bảo
về mặt thẩm mỹ hay không. Những văn bản không đảm bảo về thể thức phải được
sửa chữa, hoàn chỉnh lại trước khi ban hành. Cán bộ Văn thư dựa vào phần nơi
nhận để tiến hành nhân bản.
* Trình ký:
Ở Uỷ ban nhân dân huyện Pác Nặm, việc trình ký văn bản thường do cán bộ

chuyên môn đảm nhiệm. Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp
thì khi trình ký sẽ có hồ sơ đi kèm. Hồ sơ trình ký của Uỷ ban nhân dân huyện là
một tập văn bản tài liệu có liên quan và được kèm theo với văn bản cần xin chữ ký
để người ký có thể kiểm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
* Ghi số, ngày, tháng văn bản:
Đây là một công việc bắt buộc vì nó có tính chính xác và tiên cho việc theo
dõi, quản lý văn bản. Mỗi một văn bản được ghi số, ngày tháng nhất định.
Số, ký hiệu văn bản được trình bày dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Uỷ
ban nhân dân huyện Pác Nặm một năm ban hành khoảng trên 700 nên được áp
dụng cách đánh số chung cho tất cả văn bản. Số 01 được tính từ ngày đầu tiên ban
hành loại văn bản đó cho đến số cuối cùng của ngày 31 tháng 12 hàng năm. Số
được đánh liên tục bằng chữ số Ả rập. Văn thư cũng phải biết khắc phục những
trường hợp trục trặc về số như: nhầm số, trùng số, nhảy số.
Ngày, tháng năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký,
phát hành và thông qua. Những văn bản số nhỏ hơn 10, ngày nhỏ hơn 10, tháng
nhỏ hơn 3 thì thêm số 0 vào trước số đó.
* Đóng dấu văn bản:
Con dấu cơ quan là một trong những thành phần đảm bảo cho văn bản có
tính pháp lý và hiệu lực. Do đó, một văn bản không có dấu thì sẽ không có hiệu lực
thi hành trên thực tế. Ở Uỷ ban nhân dân huyện Pác Nặm, việc đóng dấu vào văn
bản giấy tờ do cán bộ Văn thư đảm nhiệm. Khi đóng dấu, cán bộ Văn thư phải tuân
thủ đúng theo quy định của Nhà nước. Chỉ đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đã
18


có chức ký hợp lệ của người có thẩm quyền. Con dấu phải được đóng ngay ngắn,
rõ ràng, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu vào các phụ lục đi
kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quy định và dấu được đóng trùm lên
một phần tên cơ quan, phụ lục (dấu treo). Khi đóng dấu giáp lai vào các văn bản,
giấy tờ phải đóng vào mép phải, giữa các tờ của văn bản hoặc phụ lục (đóng vào

khoảng giữa)
Ở Uỷ ban nhân dân huyện Pác Nặm, văn bản đi có mức độ mật, khẩn rất ít.
Thông thường một văn bản do Uỷ ban nhân dân huyện ban hành thường đóng 2
loại dấu: dấu cơ quan và dấu chức danh họ tên.
* Đăng ký văn bản đi
Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển chuyển giao văn bản
đến các đối tượng có liên quan nhằm quản lý và tra tìm văn bản đi của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, có cơ sở.
Ở Uỷ ban nhân dân huyện Pác Nặm, việc đăng ký văn bản đi vẫn được tiến
hành bằng phương pháp truyền thống đó là đăng ký văn bản đi bằng sổ theo mẫu in
sẵn, có đầy đủ các cột mục theo đúng quy định. Sổ được lập theo năm. Khi đăng
ký, cán bộ Văn thư có trách nhiệm đăng ký đầy đủ, chính xác các nội dung, thông
tin vào các cột mục trong sổ, không được sửa chữa quá nhiều, không được viết tắt
các từ ít thông dụng (Phụ lục 04).
Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm một năm ban hành khoảng trên 2000 văn
bản và văn bản được lấy số chung nên khi tiến hành đăng kí văn bản đi vào sổ
cũng tiến hành đăng kí chung cho tất cả các văn bản. Ở Ủy ban nhân dân huyện
Pác Nặm có ít văn bản mật đi nên không có sổ đăng kí văn bản mật đi.
Đối với trường hợp có văn bản mật đi (số lượng văn bản ít) thì có thể đăng
kí cùng một sổ nhưng ghi thêm chữ ở cột “ghi chú”là văn bản mật đi để tiện theo
dõi và kiểm tra.
* Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản:
Văn bản sau khi đã được đăng ký vào sổ thì Văn thư phải tiến hành chuyển
ngay đến các đối tượng có liên quan. Với những văn bản có độ khẩn, độ mật cần
được ưu tiên giải quyết trước và kịp thời, bảng thống kê số lượng văn bản đi (Phụ
lục 05).
Trước khi chuyển giao, văn thư cần phân loại: văn bản gửi đi bưu điện và
văn bản chuyển giao nội bộ.
19

+ Đối với văn bản gửi đi bưu điện thì cần phải bao gói làm bì nhằm tránh
thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong bì gửi văn bản đi phải bền, dai, ngoài không
nhìn rõ chữ bên trong, không bị ẩm ướt, rách, mủn. Bì văn bản của Uỷ ban nhân
dân huyện Pác Nặm được in sẵn, kích cỡ 220 mm x 109 mm và được ghi đầy đủ
các thông tin như: Tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại.
Phần trình bày bì phải thật cẩn thận, rõ ràng và chính xác tên cơ quan, địa
chỉ người gửi và tên cơ quan, địa chỉ người nhận. Đối với văn bản mật, tối mật thì
chỉ cần làm một bì. Đối với văn bản tuyệt mật cần phải làm 2 bì, bì ngoài có dấu
chữ A, bì trong có dấu “ Tuyệt mật”. Văn bản mật phải có phiếu gửi kèm theo để
tiện cho việc kiểm tra, theo dõi. Thông thường, ở Uỷ ban nhân dân huyện, văn bản
gửi đi bưu điện chỉ làm một bì. Việc bao gói ở đây được làm tương đối tốt.
+ Đối với những văn bản gửi trong nội bộ cơ quan thì Văn thư cần căn cứ
vào phần nơi nhận để xem những đơn vị, cá nhân nào nhận văn bản. Văn thư sẽ
trực tiếp chuyển giao văn bản đó cho các đơn vị, cá nhân một cách nhanh chóng,
chính xác, đúng đối tượng.
Cán bộ Văn thư có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, xử lý kịp thời những
trường hợp thất lạc hoặc quên sót tài liệu và báo cáo kịp thời với lãnh đạo để giải
quyết. Khi chuyển giao văn bản tới các đối tượng trong cũng như ngoài cơ quan
đều phải được đăng ký vào “Sổ chuyển giao văn bản đi”.
Văn bản chuyển giao trong nội bộ thì được đăng kí vào sổ chuyển giao trong
nội bộ.
Đối với những văn bản được bao gói và chuyển ra ngoài cơ quan thì phải
đăng kí vào sổ riêng.
2.2.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
- Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Pác Nặm được thực
hiện theo đúng Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về
-

quản lý và sử dụng con dấu.

Quản lý con dấu thuộc thẩm quyền của lãnh đạo cơ quan, con dấu được giao cho
cán bộ văn thư giữ. Văn thư chỉ được đóng dấu lên văn bản khi đã đúng và đầy đủ

-

về mặt thể thức và nội dung.
Dấu chỉ đóng lên văn bản khi có chữ ký của người có thẩm quyền,không đóng trên
20


giấy trắng, giấy khống chỉ. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn. Phải hủy văn bản
-

nếu đóng dấu ngược.
Con dấu là sự thể hiện chân thực, giá trị pháp lý của văn bản, thể hiện tư cách pháp
nhân của cơ quan, thể hiện quyền lực của cơ quan khi ban hành văn bản, góp phần

-

vào việc chống giả mạo văn bản.
Văn thư giữ dấu không được mang dấu của UBND về nhà hoặc mang đi nơi khác,

-

không được giao cho người khác ký khi chưa được phép của người có thẩm quyền.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng lên chùm 1/3 chữ ký về phía bên trái chữ

-

ký.

Khi đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quy
định dấu được đóng lên trang đầu tiên của văn bản, chùm lên một phần tên cơ
quan, tổ chức hoặc phụ lục.
- Việc đóng dấu lên văn bản được cán bộ văn thư thực hiện theo đúng quy
định của nghị định 58/2001/NĐ – CP Nghị định của Chính phủ ban hành ngày
24/8/2001. Việc thực hiện theo đúng quy định góp phần nâng cao hiệu lực pháp lý
của con dấu, tạo điệu kiện cho việc ban hành văn bản một cách nhanh chóng và kịp
thời.
2.2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành
Tổ chức quản lý công văn giấy tờ trong một cő quan nhằm phục vụ thông tin
kịp thời, nhanh chóng, chính xác cho công tác quản lý, không những ở khâu quản
lý công văn đi – đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng hết sức quan trọng.
Lập hồ sơ hiện hành là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn
thư, là trách nhiệm cuả cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn, được quy định trong
các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia
năm 2001 và Nghị định 110 của Chính phủ.
Lập hồ sơ tốt sẽ góp phần bảo đảm thông tin và tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác lưu trữ; cung cấp kịp thời các căn cứ, làm bằng chứng phục vụ cho việc
thanh tra, kiểm tra và giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả, giúp
cho việc quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ
quan. Tạo điều kiện thuận tiện cho việc phục vụ nghiên cứu, khai thác trước mắt và
lâu dài.
21


Quy trình lập hồ sơ hiện hành gồm 4 bước:
+ Bước 1: Mở hồ sơ;
+ Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ;
+ Bước 3: Sắp xếp các Văn bản tài liệu trong hồ sơ;
+ Bước 4: Biên mục hồ sơ.

Việc lập hồ sơ nhằm phân loại và quản lý toàn bộ toàn bộ tài liệu trong cơ
quan, đơn vị một cách khoa học, tránh được tình trang nộp lưu tài liệu vào lưu trữ
ở dạng bó gói, trùng lặp hay bỏ sót.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích
gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Tại UBND huyện Pác Nặm công tác lập hồ sơ được cán bộ văn thư rất quan
tâm, trong một năm kể từ khi công việc kết thúc các phòng ban trong cơ quan tiến
hành lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu của phòng ban nào thì
phòng ban đó lập hồ sơ, cán bộ văn thư chịu trách hướng dẫn các phòng ban lập hồ
sơ và trực tiếp lập hồ sơ của phòng mình.
2.3. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư
2.3.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư
Công tác văn thư ở UBND huyện Pác Nặm được đặt dưới sự chỉ đạo trực
tiếp của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân-Uỷ ban nhân dân và Lãnh đạo
UBND huyện Pác Nặm.
Chánh Văn phòng HĐND-UBND là người trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo
cơ quan việc chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan nhanh chóng, chính
xác, đồng thời thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản
Quy phạm pháp luật, hướng dẫn cán bộ văn thư làm các công việc thuộc phạm vi
trách nhiệm của mình.
Chánh Văn phòng HĐND-UBND xem xét toàn bộ văn bản đến để phối hợp
với các đơn vị, cá nhân và báo cáo cho cơ quan về những công việc quan trọng, đề
xuất ý kiến giải quyết.
-

Thực hiện theo Quyết định số 345/QĐ-VTLTNN ngày 27/10/2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về ban hành bản hướng dẫn quy định về công tác Văn thư

-

và Lưu trữ.
Tất cả các văn bản từ cơ quan, đơn vị gửi đến, văn thư phải chuyển văn bản đến
22


các Phòng, ban và cá nhân để giải quyết kịp thời bằng thư điện tử . Những văn bản
liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân giải quyết mà đã có ý kiến giải quyết của Thủ
trưởng cơ quan thì cán bộ văn thư phải sao làm nhiều bản để gửi tới các đơn vị, cá
nhân để thực hiện, giải quyết và khi đã nhận được văn bản cán bộ văn thư phải yêu
-

cầu các đơn vị cá nhân ký vào sổ.
Cán bộ văn thư tuyệt đối không được tự ý sửa chữa lại bản thảo sau khi đã được ký
duyệt.
Hằng năm, lãnh đạo UBND huyện Pác Nặm đã quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo
công tác văn thư như: Tổ chức cán bộ văn thư tham gia tập huấn nghiệp vụ trong
công tác văn thư, chỉ đạo thực hiện các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ văn thư của Nhà
nước và của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như:
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về Công tác văn thư.
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT_BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
+ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến.
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
2.3.2. Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư
Trong cơ quan, tổ chức thì công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng. Để
đảm bảo công việc diễn ra nhanh chóng, chính xác, đúng quy trình thì mỗi cơ

quan, tổ chức phải thực hiện một cách nghiêm túc các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn.
Vì vậy UBND huyên Pác Nặm đã thực hiện đúng với các văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn của cấp trên đã đề ra. Công tác văn thư không chỉ thuộc về trách nhiệm của
cán bộ văn thư chuyên trách mà còn thuộc về trách nhiệm của các lãnh đạo và các
cán bộ chuyên môn.
Để thực hiện tôt và hiệu quả nội dung công tác văn thư tại cơ quan thì đòi
hỏi cần phải có những phương pháp cũng như cách thức tổ chức phù hợp với tình
hình thực tiễn tại cơ quan.
23


-

Các phương pháp tổ chức chỉ đạo công tác văn thư chủ yếu gồm:
Tham mưu cho lãnh đạo cơ cấp trên, cơ quan chủ quản, thủ trưởng, các đề xuất và

-

giải pháp quản lý về nội dung Công tác văn thư.
Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ
chức của các đơn vị, giúp lãnh đạoquản lý công tác văn thư trong UBND huyện

-

Pác Nặm.
Tổ chức tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ về Công tác văn

-

thư cho đội ngũ cán bộ.

Xác định rõ trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, Văn phòng HĐND-UBND, các

-

Phòng, Ban chuyên môn và các cán bộ, công chức,viên chức làm công tác văn thư.
Hướng dẫn thực hiện các văn bản về công tác văn thư do Nhà nước ban hành và
tham gia tiến hành xây dựng dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật về công tác
văn bản trình cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Đặc biệt là quyết định ban hành quy chế làm việc của Văn phòng UBND
huyện Pác Nặm đã góp phần nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác Văn thư trong
cơ quan.
Thông qua quá trình tìm hiểu thực tiễn, đồng thời kết hợp với việc trao đổi
trực tiếp với một số cán bộ, công chức tại đây, em nhận thấy rằng lãnh đạo cơ quan
đã sử dụng nhiều hình thức cũng như phương pháp khác nhau để lãnh đạo, chỉ đạo
việc thực hiện công tác văn thư tại cơ quan đạt hiệu quả cao. Chính vì vậy mà công
tác của UBND huyện Pác Nặm luôn được diễn ra đều đặn,chính xác, đảm bảo
đúng kế hoạch và nhiệm vụ công tác đã đề ra..

Chương 3
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PÁC NẶM
24


3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện
Pác Nặm
3.1.1. Ưu điểm
Công tác văn thư của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo hoạt
động công văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông, không bị tồn đọng. Đồng thời
việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời đã đảm bảo cho công việc của cơ quan

được chính xác, đúng đường lối, đúng chính sách, nguyên tắc và chế độ nhờ đó tiết
kiệm thời gian, công sức cho cán bộ, công chức trong quá trình thừa hành công vụ.
Các văn bản đi của UBND huyện Pác Nặm ngày càng được hoàn thiện hơn
về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, tính pháp lý được đảm bảo. Trước khi
chuyển giao văn bản đi, cán bộ văn thư kiểm tra lại toàn bộ nội dung và các thành
phần thể thức của văn bản rồi mới ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ rồi
chuyển giao văn bản. Chính vì vậy mà tình trạng văn bản gửi đi và lưu lai không bị
chông chéo về số ký hiệu tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc lưu trữ và tra tìm sau
này.
Việc đăng ký, lấy số ký hiệu văn bản đi được thực hiện cẩn thận và theo
trình tự quy định; mỗi loại văn bản được đăng ký vào mỗi loại sổ riêng bao gồm
các cặp lưu văn bản đi như: Quyết định, Công văn, Tờ trình, kế hoạch – chương
trình – phương án, Giấy mời…vv.
Các văn bản đi của cơ quan thường được lưu lại một bản gốc tại văn thư cơ
quan, sau đó được sắp xếp theo một trật tự nhất định và đưa vào cặp, hộp để lên giá
đựng tài liệu nhằm giúp cho việc tra tìm được thuận lợi, dễ dàng.
Các văn bản đến UBND huyện đều được đăng ký vào sổ công văn đến. Sau
đó văn thư chuyển đến thủ trưởng cơ quan và các đơn vị, phòng ban bộ phận, cá
nhân có trách nhiệm thi hành. Viêc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản (đi, đến),
lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan được thực hiện nghiêm túc
theo đúng quy định.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện nghiêm túc, không còn tình
trạng đóng dấu khống chỉ lên văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung; con dấu chỉ được
đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký nháy của thủ trưởng đơn vị soạn
thảo văn bản và Chánh văn phòng để đảm bảo nội dung và thể thức của văn bản và
quan trọng nhất là phải có chữ ký của lãnh đạo có thẩm quyền (Chủ tịch, các phó
25