Nâng cao hiệu quả hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRẦN THỊ NGUYỆT

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN
TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội, tháng 6 năm 2021


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRẦN THỊ NGUYỆT

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN
TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG

Hà Nội, tháng 6 năm 2021

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi.
Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và
sử dụng một số thông tin trong các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước, nhưng
đã trích chú thích cụ thể.
Cơng trình này chưa được tác giả nào công bố.
Hà Nội, ngày 19 tháng 6 năm 2021
Tác giả luận văn

Trần Thị Nguyệt


LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động bảo quản
tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”, đến nay tơi đã hồn thành đề
tài dưới sự hướng dẫn của Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương. Với tấm lòng biết ơn, tôi
xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương, đã tận tâm
và nhiệt tình hướng dẫn tơi trong suốt q trình thực hiện nghiên cứu đề tài.
Mặc dù gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm hiểu và nghiên cứu về cơng
tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, nhưng tôi đã nhận
được sự tạo điều kiện, hỗ trợ, giúp đỡ từ Ban Giám đốc, Lãnh đạo Phòng Bảo
quản và các cán bộ, viên chức của Trung tâm. Bên cạnh đó, tơi đã nhận được sự
giúp đỡ, động viên, ủng hộ từ các thầy, cô giáo, bạn bè, đồng nghiệp để có thể tập
trung nghiên cứu và hồn thành đề tài. Qua đây, tơi xin trân trọng bày tỏ lời cảm
ơn Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và các bạn đồng nghiệp, các quý thầy giáo, cô
giáo Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp đỡ, góp ý
cho tơi trong quá trình thực hiện đề tài.
Mặc dù đã cố gắng, nhưng do kiến thức còn hạn chế, đề tài này khơng
tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp và sự
chỉ dẫn của các quý thầy, cô giáo, các chuyên gia, đồng nghiệp để đề tài được

hồn thiện hơn.
Tơi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 19 tháng 6 năm 2021
HỌC VIÊN

Trần Thị Nguyệt


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
TTLTQGIII:

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

TLLT:

Tài liệu lưu trữ


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1
2. Tổng quan và tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ............................ 3
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................. 5
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................... 5
5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................. 6
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ........................................................ 6

7. Kết cấu của đề tài ........................................................................................ 7
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ BẢO QUẢN VÀ NÂNG
CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ ............ 8
1.1. Tổng quan về bảo quản tài liệu lưu trữ .................................................... 8
1.1.1. Các khái niệm cơ bản ............................................................................ 8
1.1.2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ ...................................................... 10
1.1.3. Ý nghĩa, vai trị và vị trí của bảo quản tài liệu lưu trữ trong hoạt động
lưu trữ ............................................................................................................ 11
1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ .......... 11
1.1.4.1. Yếu tố do vật mang tin và phương pháp chế tác tài liệu.................. 12
1.1.4.2. Yếu tố do môi trường tự nhiên ......................................................... 13
1.1.4.3. Yếu tố do sinh vật và vi sinh vật ...................................................... 16
1.1.4.4. Yếu tố do con người gây ra .............................................................. 17
1.2. Nâng cao hiệu quả hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ ......................... 18
1.2.1. Khái niệm hiệu quả ............................................................................. 18
1.2.2. Khái niệm nâng cao hiệu quả hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ ........... 19
1.2.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ ......... 19


1.3. Cơ sở pháp lý về hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III............................................................................................... 24
1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật............................................................... 25
1.3.2. Văn bản hướng dẫn nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước ban hành ................................................................ 25
Tiểu kết chương 1.......................................................................................... 27
Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU
TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III ..................................... 28
2.1. Giới thiệu khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ........................ 28
2.2. Thực trạng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III29
2.2.1 Thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 29

2.2.2. Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III............................................................................................... 32
2.3. Hoạt động quản lý bảo quản và hoạt động nghiệp vụ bảo quản tài liệu
lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III .................................................... 34
2.3.1. Hoạt động quản lý ............................................................................... 34
2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ ................................... 35
2.4. Đánh giá hiệu quả hoạt động bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III .. 43
2.4.1. Ưu điểm ............................................................................................... 43
2.4.2. Hạn chế................................................................................................ 44
2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ........................................................ 45
Tiểu kết Chương 2......................................................................................... 46
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA III .................................................................................................................. 47
3.1. Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến
hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ....... 47
3.2. Tăng cường nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy, tuyển chọn, bố trí nhân


sự làm công tác bảo quản đủ về số lượng, đáp ứng yêu cầu về chuyên môn
nghiệp vụ và quan tâm đến chế độ chính sách cho người làm cơng tác bảo
quản tài liệu ................................................................................................... 51
3.3. Triển khai các nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ ................................ 54
3.4. Thống kê và kiểm tra nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ ..................... 55
3.5. Tăng cường và nâng cao chất lượng hoạt động nghiên cứu khoa học, hội
nghị, hội thảo nghiệp vụ ................................................................................ 57
Tiểu kết chương 3.......................................................................................... 59
C. KẾT LUẬN ..................................................................................................... 60
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................... 61
PHỤ LỤC

1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
“Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối
với việc xây dựng và bảo vệ đất nước” [21, tr. 1]. Tài liệu lưu trữ (TLLT)
chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh những sự kiện lịch sử thuộc
các thời kỳ lịch sử khác nhau của một dân tộc. “Tài liệu lưu trữ bao gồm bản
gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp” [35, tr. 1]. Vì vậy nó là nguồn thơng tin có tính
chính xác cao, độ tin cậy được đảm bảo và khơng có loại thơng tin nào so
sánh được ưu thế đó. Cũng chính vì vậy, TLLT đã, đang và sẽ được sử dụng
vào mục đích khác nhau, phục vụ các hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội,
nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tiễn khác. Và tất yếu, song song với
hoạt động phát huy giá trị của mình, TLLT ln phải đối mặt với những nguy
cơ tự hủy hoại hoặc bị phá hoại bởi tác động của những nguyên nhân tự nhiên
và xã hội. Cần nhấn mạnh rằng, sự hủy hoại đó của TLLT bị xảy ra trong
nhiều trường hợp khó lường, bất khả kháng, ví dụ thảm họa thiên nhiên ngày
càng nhiều và thảm khốc, chiến tranh, chủ nghĩa khủng bố…Cho nên, vấn đề
đặt ra là song song với việc phát huy giá trị TLLT, phải bảo đảm sự vẹn toàn
của TLLT, nghĩa là phải bảo quản vĩnh viễn, duy trì được giá trị vĩnh hằng
của TLLT. Cụ thể hơn, cấp bách hơn là phải thực hiện các biện pháp nhằm
bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, đề phòng những sự cố
xảy ra ngoài ý muốn đối với TLLT. Và đây được coi là một trong những
nhiệm vụ cơ bản và luôn luôn cấp thiết của hoạt động bảo quản TLLT.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (TTLTQG III) là một trong bốn Trung
tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, với chức năng
riêng biệt được Nhà nước giao phó, hiện đang quản lý một khối TLLT rất lớn
về số lượng (khoảng trên 13 km tài liệu giấy, trong đó bao gồm: gần 300

phơng tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật, 108 phông tài liệu cá


2
nhân), đa dạng về thành phần và thể thức, phong phú và phức tạp về nội dung.
Trong lịch sử 25 năm hình thành và phát triển của mình, TTLTQG III đã thực
hiện nhiều biện pháp để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của TLLT. Nhờ
kết quả hoạt động bảo quản mà việc phát huy giá trị tài liệu, phục vụ khai
thác, sử dụng TLLT cho các nhu cầu của xã hội đã đạt được những kết quả
nhất định như tổ chức các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ quốc gia
như: “70 năm ngày Thương binh liệt sĩ”, tổ chức năm 2017; “Bảo vật quốc
gia - Tập Sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ
Cộng hòa năm 1945 - 1946”, tổ chức năm 2018; “Điện Biên phủ - Một thiên
sử vàng”, tổ chức năm 2019…); “Quốc kỳ, Quốc ca, Quốc huy: Biểu tượng tự
hào dân tộc Việt Nam”, tổ chức năm 2020 và các ấn phẩm lưu trữ như: Cách
mạng tháng Tám - xây dựng và củng cố chính quyền (2016), Bảo vật quốc gia
- Tập Sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ
Cộng hịa năm 1945 - 1946 (2018), Liên Xơ và Việt Nam trong chiến tranh
Đông Dương lần thứ nhất - Hội nghị Genevơ năm 1954 (2019)… (Xem chi
tiết tại Phụ lục 01).
Chính hiệu quả phát huy giá trị TLLT là một trong những tiêu chí cơ
bản đã góp phần khẳng định hơn nữa vị trí, vai trị quan trọng của hoạt động
bảo quản trong cơng tác lưu trữ. Có thể khẳng định rằng, TLLT và ngành lưu
trữ đang được xã hội nhìn nhận và đánh giá cao. Để tiếp tục nâng cao vị thế
của ngành lưu trữ nói chung và cơng tác lưu trữ nói riêng, rõ ràng là cần phải
nâng cao hiệu quả phát huy giá trị TLLT. Và để thực hiện được điều đó, tất
yếu khơng thể khơng chú trọng đầu tư hơn cho hoạt động bảo quản và đặc
biệt là nhất thiết phải nâng cao hiệu quả hoạt động bảo quản TLLT.
Là một viên chức hiện đang công tác tại TTLTQG III, tôi nhận thức rất
rõ tầm quan trọng của hoạt động bảo quản TLLT hiện đang được bảo quản tại

Trung tâm. Vì những lý do nêu trên, chúng tôi lựa chọn đề tài “Nâng cao
hiệu quả hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc


3
gia III” để nghiên cứu tìm hiểu và làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình.
2. Tổng quan và tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ đã được đề cập trong các giáo trình
về cơng tác lưu trữ như giáo trình: Lý luận và thực tiễn về cơng tác lưu trữ,
Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản (dùng trong các trường trung học chuyên nghiệp),
Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ… Các giáo trình này đều đề cập đến
những vấn đề lý luận cũng như ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản
trong công tác lưu trữ. Về các vấn đề của công tác bảo quản, nhận thức được
vai trị và ý nghĩa của nó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã rất quan tâm
đầu tư nghiên cứu về các vấn đề lý luận trong cơng tác lưu trữ. Trong số đó có
thể kể đến một số cơng trình như: Nghiên cứu xác định kết quả xơng khí chất
Bêkaphốt để diệt cơn trùng cho tài liệu bằng giấy trong kho lưu trữ, Chủ
nhiệm đề tài: KS. Vũ Hữu Vân (1985-1987); Xác định các thông số kỹ thuật
kho lưu trữ chuyên dụng bảo quản tài liệu giấy năm 1992-1996, Chủ nhiệm đề
tài: TS. Nguyễn Cảnh Đương; Thí nghiệm biện pháp diệt trừ nấm mốc gây hại
trên tài liệu lưu trữ (bằng hoá chất và tinh dầu thảo mộc) năm 1995-2000, Chủ
nhiệm đề tài: KS. Vũ Hữu Vân; Nghiên cứu phương pháp khử trùng tài liệu
lưu trữ bằng giấy năm 2002-2005, chủ nhiệm đề tài: ThS. Nguyễn Trọng
Biên… Các đề tài này đã phần nào đáp ứng được yêu cầu thực hiện một số
nghiệp vụ liên quan đến công tác bảo quản.
Nghiệp vụ bảo quản là chủ đề được đầu tư nghiên cứu trong các cơ sở
giáo dục đào tạo chuyên ngành lưu trữ học. Ở đây có thể nêu tên một số luận
văn như: Luận văn “Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản
tài liệu giấy tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” của Phạm Thị Đát, năm 2003,
luận văn “Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ quốc

gia” của Nguyễn Thị Tâm, năm 2003… Các luận văn đã đề cập đến việc thực
hiện các biện pháp kỹ thuật để phòng ngừa nguy cơ hư hỏng của tài liệu lưu
trữ và các biện pháp khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ.


4
Ngoài ra, các kết quả nghiên cứu liên quan đến bảo quản TLLT đã
được giới thiệu trong các bài viết được đăng tải ở tạp chí chuyên ngành văn
thư - lưu trữ như: Giới thiệu một số côn trùng chủ yếu hại tài liệu bằng giấy
của tác giả Đặng Thị Vân, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3 năm 1989; Một số
nấm mốc chủ yếu hại tài liệu giấy và phương pháp phòng chống cơ bản của
tác giả Lê Nguyên Ngọc, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2 năm 1991; Công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ ở Pháp, người dịch: Vũ Thị Minh Hương, Tạp chí
Lưu trữ Việt Nam số 3 năm 1991; Giấy và việc nghiên cứu các giải pháp bảo
quản tài liệu lưu trữ bằng giấy của tác giả Nguyễn Trọng Biên, Tạp chí Văn
thư - Lưu trữ số 1 năm 2004… Các bài viết này đã trình bày những vấn đề lý
luận và thực tiễn liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ giấy.
Nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ giấy cũng là chủ đề trong các bài
tham luận tại các hội nghị, hội thảo, tọa đàm do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước tổ chức như: hội thảo khoa học “Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ
trong các Trung tâm Lưu trữ quốc gia” (năm 2011); hội nghị khoa học “Tổng
kết hoạt động khoa học, công nghệ về văn thư, lưu trữ từ năm 1962 đến năm
2012 và định hướng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020 (năm
2013); tọa đàm khoa học “Nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ giấy tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia” (năm 2015)… Các bài viết tại các hội nghị, hội
thảo, tọa đàm đã giới thiệu tình hình thực hiện các nghiệp vụ bảo quản tài liệu
lưu trữ giấy; các kinh nghiệm, vấn đề đặt ra trong thực hiện tại các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia, trong đó có TTLTQG III và đề xuất việc xây dựng những
văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ mới.
Tuy nhiên, trong các nghiên cứu này, xét về mục tiêu, nội dung cũng

như phạm vi nghiên cứu mới chỉ trình bày những vấn đề lý luận và thực tiễn
liên quan đến bảo quản TLLT, trong đó chủ yếu bàn về nguyên nhân gây hư
hại tài liệu, các biện pháp bảo quản, các hình thức bảo quản, tu bổ, phục chế
TLLT… tại các cơ quan, tổ chức, các TTLTQG mà chưa có nghiên cứu chuyên


5
sâu nào đề cập tới việc nâng cao hiệu quả của hoạt động bảo quản TLLT tại
TTLTQG. Ở TTLTQG III cũng vậy, trải qua 25 năm thành lập và phát triển
của Trung tâm, công tác bảo quản đã được quan tâm đầu tư rất lớn, song hiệu
quả của nó như thế nào và để nâng cao hiệu quả của công tác này cần phải thực
hiện những giải pháp nào là một vấn đề lớn và phức tạp và rất cấp thiết chưa
được đầu tư nghiên cứu để giải quyết.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
- Đánh giá thực trạng hoạt động bảo quản TLLT tại TTLTQG III.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động bảo quản
TLLT tại TTLTQG III.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích nêu trên, chúng tôi tiến hành thực hiện các
nhiệm vụ nghiên cứu sau:
- Nghiên cứu lý luận bảo quản và nâng cao hiệu quả hoạt động bảo
quản TLLT.
- Nghiên cứu cơ sở pháp lý về hoạt động bảo quản TLLT.
- Khảo sát hoạt động bảo quản TLLT tại TTLTQG III.
- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động
bảo quản TLLT tại TTLTQG III.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
- Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động bảo quản.

- Quy định pháp lý liên quan đến bảo quản TLLT.
- Hoạt động bảo quản TLLT tại TTLTQG III.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Đề tài được giới hạn trong
TTLTQG III.


6
- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Từ năm thành lập TTLTQG III
(1995) đến nay.
- Phạm vi nghiên cứu về nội dung: Mặc dù hiện đang bảo quản TLLT
trên các vật mang tin khác nhau, nhưng tài liệu lưu trữ trên vật mang tin bằng
giấy tại TTLTQG III vẫn chiếm một khối lượng lớn, đa dạng về thành phần
và phong phú về nội dung. Do đó, TLLT giấy vẫn là một trong những đối
tượng quan trọng cần bảo quản tại Trung tâm. Vì vậy, phạm vi đề tài chỉ bàn
về hoạt động bảo quản TLLT giấy hiện đang bảo tại TTLTQG III.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện Luận văn, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin: Sử dụng phương pháp
này để có phương pháp luận khách quan, biện chứng về công tác bảo quản
TLLT tại TTLTQG III.
- Phương pháp thu thập thông tin, thống kê: Phương pháp này được sử
dụng khi thực hiện Chương 1 và Chương 2 của đề tài để hệ thống các thông
tin về lý luận, pháp lý về bảo quản và thực trạng hoạt động bảo quản TLLT tại
TTLTQG III.
- Phương pháp khảo sát: Phương pháp này được thực hiện khi thực hiện
Chương 2 của Luận văn, khảo sát thực trạng các nghiệp vụ trong hoạt động
bảo quản TLLT tại TTLTQG III.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng khi
thực hiện nội dung các chương trong đề tài để phân tích các thơng tin thu thập

được; khi đưa ra những đánh giá về kết quả thực hiện hoạt động bảo quản
TLLT; đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động bảo quản TLLT.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Góp phần chứng minh và đưa ra sự giải thích tồn diện hơn về một số
thuật ngữ cơ bản sử dụng khi bàn về những vấn đề lý luận về công tác bảo
quản TLLT cũng như về vai trị và ý nghĩa của cơng tác bảo quản nói riêng.


7
- Là nguồn tài liệu để cơ quan quản lý nhà nước có thể tham khảo khi
sửa đổi, bổ sung các văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động bảo quản
TLLT nói chung và ở TTLTQG III nói riêng, đặc biệt đối với việc bảo quản
TLLT giấy. Đồng thời, kết quả nghiên cứu là kinh nghiệm thực tiễn quý giá
để các TTLTQG khác và các Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành tham khảo
ứng dụng.
- Là nguồn tài liệu tham khảo của học viên, sinh viên, thực tập sinh,
nghiên cứu sinh ở các cơ sở đào tạo cấp đại học có đào tạo chuyên ngành về
văn thư, lưu trữ khi nghiên cứu, học tập nâng cao trình độ về hoạt động bảo
quản TLLT giấy của các TTLTQG.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của đề tài được kết cấu
gồm 3 chương sau đây:
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về bảo quản và nâng cao hiệu quả
hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ.
Chương 2. Thực trạng hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động bảo quản tài
liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

8
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ BẢO QUẢN VÀ NÂNG CAO
HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Tổng quan về bảo quản tài liệu lưu trữ
1.1.1. Các khái niệm cơ bản
Các khái niệm liên quan đến hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Tài liệu lưu trữ:
Theo Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011, “Tài liệu lưu trữ: là tài
liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường
hợp khơng cịn bản gốc bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
- Kho lưu trữ:
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Kho lưu trữ là:
+ Tên chung của các cơ quan lưu trữ làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Nơi bảo quản tài liệu lưu trữ [6, tr. 39]
Theo Từ điển Tra cứu nghiệp vụ Văn phòng-Văn thư-Lưu trữ Việt
Nam, Kho lưu trữ: Nơi bảo quản tài liệu lưu trữ. [23, tr. 261]
Như vậy, khái niệm Kho lưu trữ vừa có ý nghĩa là cơ quan lưu trữ, vừa
có ý nghĩa là nơi bảo quản TLLT. Tuy nhiên, với các kho bảo quản tài liệu có
giá trị hiện hành ở các cơ quan, tổ chức hoặc ở các Lưu trữ lịch sử, Kho lưu
trữ là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Lưu trữ lịch sử thì khái niệm Kho
lưu trữ là cơ quan lưu trữ không cịn phù hợp. Vì vậy, theo cách hiểu hiện
nay, chúng ta có thể định nghĩa Kho lưu trữ là nơi bảo quản TLLT.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ:
Trong cuốn Công tác lưu trữ Việt Nam, bảo quản được xác định là
“tồn bộ những cơng việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn ngun vẹn,
lâu bền và an tồn tài liệu lưu trữ” [18, tr. 232].

9
Theo Giáo trình Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ, bảo quản TLLT
được giải thích “là cơng tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ
yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ
của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và
tương lai” [4, tr. 122].
Từ điển Lưu trữ Việt Nam đã đưa ra khái niệm Bảo quản TLLT “là
việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo quản an toàn và kéo dài
tuổi thọ của tài liệu lưu trữ” [6, tr. 12].
Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản cũng đưa ra khái niệm Bảo quản
TLLT “là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra
các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu,
phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu” [29, trang 171].
Từ điển Tra cứu nghiệp vụ Văn phòng-Văn thư-Lưu trữ Việt Nam cho
rằng “ Bảo quản là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm
kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ” [22, trang 51].
Qua các khái niệm trên ta thấy, bảo quản TLLT đã được giải thích một
cách thống nhất. Theo đó, nội hàm cơ bản của khái niệm bảo quản TLLT, xét
về mặt hoạt động nghiệp vụ, bao gồm: bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ tài
liệu lưu trữ. Để bảo quản TLLT, các tổ chức lưu trữ phải áp dụng chủ yếu các
biện pháp khoa học- kỹ thuật.
Từ những khái niệm trên, chúng ta có thể nêu định nghĩa thống nhất về
khái niệm bảo quản TLLT như sau: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp
dụng các biện pháp khoa học- kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an
toàn cho tài liệu lưu trữ”.
- Hoạt động bảo quản:
Theo Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: “Hoạt động lưu trữ là
hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài
liệu lưu trữ”.

10
Trên cơ sở khái niệm về bảo quản TLLT và hoạt động lưu trữ như trên,
tác giả đưa ra khái niệm về hoạt động bảo quản như sau: là các hoạt động như
xây dựng kho lưu trữ, trang bị thiết bị bảo quản, chế độ bảo quản, tổ chức tài
liệu trong kho và các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an
toàn cho tài liệu lưu trữ.
1.1.2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:
- Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ: Việc xây dựng và cải tạo kho lưu trữ là
nhiệm vụ hàng đầu của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, theo quy định của
Nhà nước,TLLT phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. Nếu là kho
lưu trữ lịch sử thì phải lập dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng để bảo
quản vĩnh viễn tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử. Đối với kho lưu trữ cơ quan
nếu trong điều kiện chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng có thể cải
tạo các gian nhà hiện có thành kho.
- Trang bị các thiết bị kỹ thuật bảo quản TLLT: Điều kiện cần thiết về
cơ sở vật chất nhằm thực hiện công tác bảo quản TLLT. Bao gồm những
trang thiết bị cơ bản: cặp, hộp, giá tủ và những trang thiết bị hỗ trợ như thiết
bị phịng và chống cháy, thiết bị thơng gió, thiết bị chống ẩm, thiết bị đo nhiệt
và độ ẩm, dụng cụ làm vệ sinh tài liệu, các phương tiện vận chuyển, trang
thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ…
- Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ: Tổ chức khoa học tài liệu trong kho
lưu trữ giúp thống kê được địa chỉ tài liệu, số lượng, chất lượng của tài liệu,
qua đó phục vụ yêu cầu quản lý và khai thác TLLT. Trong một kho lưu trữ,
việc tổ chức tài liệu bao gồm các công việc: sắp xếp tài liệu trong hồ sơ; sắp
xếp hồ sơ trong cặp, hộp; sắp xếp hộp lên giá; sắp xếp giá trong kho và lập
bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu.
- Thực hiện chế độ bảo quản và các biện pháp kỹ thuật bảo quản: Các

tổ chức lưu trữ cần đề ra và thực hiện đúng các chế độ, quy định và các biện


11
pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá TLLT,
phòng các hành động làm mất tài liệu hoặc hư hại tài liệu.
- Tu bổ, phục chế TLLT, khử axit, khử trùng, lập bản sao bảo hiểm
TLLT: Các nghiệp vụ này được áp dụng đối với những tài liệu hư hỏng hoặc
tài liệu có nguy cơ bị hư hỏng hoặc các phơng tài liệu có tần suất sử dụng cao.
1.1.3. Ý nghĩa, vai trò và vị trí của bảo quản tài liệu lưu trữ trong
hoạt động lưu trữ
Bảo quản TLLT là một trong những hoạt động lưu trữ cơ bản. Mục
đích cuối cùng của cơng tác lưu trữ là TLLT có thể phục vụ khai thác sử dụng
vào các mục đích khác nhau của xã hội… Bảo quản và khai thác, sử dụng tài
liệu có mối liên hệ mật thiết với nhau. Để phục vụ việc khai thác, sử dụng tài
liệu, các cơ quan lưu trữ bắt buộc phải thực hiện hoạt động bảo quản để giữ
an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Khi làm tốt hoạt động bảo quản,
giá trị của TLLT mới có cơ sở vật thể để phát huy, khẳng định và góp phần cơ
bản nâng cao vị thế của công tác lưu trữ trong xã hội.
Tuy nhiên, bảo quản TLLT là một nhiệm vụ vô cùng phức tạp. Tình
trạng vật lý của tài liệu và các nguyên nhân khác sẽ làm cho công tác bảo
quản TLLT gặp nhiều khó khăn. Bởi vậy, nhận biết những nguyên nhân làm
hư hỏng, mất mát tài liệu để thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu là điều
không thể thiếu.
1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ
TLLT bằng giấy có thể bị hư hại do tự thân tài liệu và do môi trường
bên ngồi. Để phịng ngừa sự hư hại tài liệu cần hiểu rõ phương thức tác động
của từng yếu tố ảnh hưởng đến độ bền của tài liệu. Các yếu tố gây hư hại
TLLT bằng giấy gồm:
- Yếu tố do vật mang tin và phương pháp chế tác tài liệu.

- Yếu tố do môi trường tự nhiên.
- Yếu tố do sinh vật gây hại.


12
- Yếu tố do con người.
1.1.4.1. Yếu tố do vật mang tin và phương pháp chế tác tài liệu
- Giấy: Được chế tạo từ các xơ sợi thực vật. Ở nước ta nguyên liệu để
sản xuất giấy rất đa dạng và phong phú, do đó giấy được dùng để làm tài liệu
cũng có nhiều loại khác nhau.
+ Giấy dó: Được sản xuất bằng phương pháp thủ cơng từ ngun liệu
chính là sợi cây dó thuộc họ trầm và một số chất phụ gia như nhựa cây mó,
nước vơi. Giấy dó có đặc tính xốp nhẹ, bền dai, khơng nhịe khi viết, vẽ, ít bị
mối mọt, hoặc giịn gẫy. Tuy nhiên, do quy trình sản xuất khác nhau nên giấy
dó hiện nay và giấy dó sản xuất trước đây có độ bền khác nhau. Giấy dó trước
đây có tuổi thọ hơn 300 năm cịn giấy dó hiện nay chỉ cịn khoảng 50-70 năm.
+ Giấy công nghiệp: Giấy được sản xuất theo phương pháp cơng nghiệp
bằng máy móc. Thành phần chủ yếu của giấy công nghiệp là cenllulo được tinh
chế từ bột gỗ. Lignin là chất axit hữu cơ tổng hợp, nó bao quanh sợi cenllulo,
rất dễ bị oxy hóa và là ngun nhân chính gây nên tình trạng axit ở giấy nếu nó
khơng được loại trừ trong q trình sản xuất giấy. Ngồi ra, trong q trình sản
xuất giấy cơng nghiệp, người ta còn sử dụng chất tẩy như clo và một số chất
phụ gia khác như phèn, sunphats nhôm để làm tăng độ bóng và hạ thấp độ thấm
nước của giấy. Các chất này không được loại bỏ hết sẽ làm cho giấy khi tiếp
xúc với hơi nước trong không khí bị nhiễm axit và nhanh bị yếu đi.
Theo thời gian tất cả các loại giấy đều bị lão hóa. Bản chất của q
trình lão hóa giấy là q trình biến đổi lý, hóa học, trong đó q trình biến đổi
hóa học là chủ yếu. Dưới tác động tổng hợp của các yếu tố bên trong (cấu tạo
của giấy) và bên ngồi (mơi trường khí hậu) làm cho các mạch cenllulo (vật
liệu cấu tạo chủ yếu của giấy) bị phá vỡ tạo ra ngày càng nhiều các mảnh

phân tử cenllulo ngắn hơn, do đó, giấy ngày càng bị yếu đi. Q trình biến đổi
hóa học của giấy càng về sau càng diễn ra nhanh hơn vì thế giấy cũng bị lão
hóa ngày càng trầm trọng hơn.


13
- Mực: Là chất lỏng hoặc sáp được sử dụng để viết, in văn bản với sự
trợ giúp của các công cụ và phương tiện kỹ thuật phù hợp. Thành phần chủ
yếu của mực gồm chất màu, dung môi (dầu, nước) và chất kết dính. Để làm
cho nét mực nhanh khơ, trong mực cịn có các chất khác như chất chống nhòe,
chống mốc, chất thấm hút.
Chất liệu của loại mực được sử dụng ảnh hưởng đến độ bền của chữ
trên tài liệu. Trong các loại mực thì mực tàu là loại mực có độ bền cao do
thành phần chủ yếu là cacbon nguyên chất, khó bị ánh sáng phá hủy làm mất
màu. Còn những loại mực được làm từ phẩm màu hữu cơ thường dễ bạc màu,
làm cho chữ và các đường nét bị mờ, ví dụ như mực galic sắt có chứa hàm
lượng axit cao làm cho giấy bị xuống cấp rất nhanh. Những loại mực khơng
bền có những dấu hiệu như: nét chữ trên giấy bị ngả màu nâu, giấy bị giịn,
vụn và bong tróc ra từng mảng.
Chất liệu chế tác của giấy và mực có vai trị quan trọng ảnh hưởng đến
độ bền của tài liệu. Đây là nguyên nhân tự thân ảnh hưởng đến quá trình lão
hóa của tài liệu giấy. Chính vì vậy, tài liệu dù được bảo quản trong điều kiện
tối ưu đến đâu thì tài liệu vẫn bị lão hóa cùng với thời gian. Hoạt động bảo
quản chỉ làm tăng tuổi thọ của tài liệu nếu tài liệu được chú trọng ngay từ giai
đoạn lựa chọn chất liệu và phương pháp chế tác, kết hợp các nghiệp vụ bảo
quản phù hợp.
1.1.4.2. Yếu tố do môi trường tự nhiên
Nước ta nằm ở vùng nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ và độ ẩm quanh năm
khá cao, lượng bức xạ mặt trời rất lớn. Thời tiết nước ta có 2 mùa: mùa đơng
lạnh và khơ với gió mùa đơng bắc, mùa hạ nóng ẩm với gió mùa tây nam.

Nhiệt độ chênh lệch giữa 2 mùa khá lớn, tháng nóng nhất (tháng 6) nhiệt độ
trung bình ở Hà Nội là 29,60C và tháng 1 lạnh nhất, nhiệt độ trung bình ở Hà
Nội là 17,70C. Trong một ngày đêm, biên độ dao động của nhiệt độ rất lớn,
có ngày nhiệt độ lúc cao nhất là 37,10C, lúc thấp nhất là 26,30C. Độ ẩm trung


14
bình các tháng trong năm dao động từ 78-85%, trong đó có ngày độ ẩm trung
bình xuống tới 53% và có ngày lên tới 94%. Đặc điểm khí hậu như trên có tác
động nhất định đến việc bảo quản tài liệu ở miền Bắc nước ta [9, tr. 37]
- Nhiệt độ và độ ẩm
Đây là 02 yếu tố ảnh hưởng quyết định đến tuổi thọ của tài liệu. Sự
thay đổi lớn về nhiệt độ, độ ẩm giữa ngày và đêm, giữa các mùa trong năm
còn nguy hại hơn cho độ bền của tài liệu.
Nhiệt độ cao khiến cho giấy có hiện tượng bị mất nước, trở nên khơ
giịn, dễ vụn nát. Ngoài ra, nhiệt độ cao dẫn đến các phản ứng hóa học trong
giấy xảy ra nhanh, đồng thời làm cho q trình oxy hóa giấy cũng diễn ra
nhanh hơn.
Độ ẩm cao tạo điều kiện cho các chất khí trong mơi trường bảo quản và
các chất hóa học trong tài liệu dễ dàng kết hợp với nhau, khiến cho quá trình
phản ứng hóa học trong thành phần của giấy tăng lên. Độ ẩm cao cũng khiến
cho nấm mốc trong tài liệu phát triển, gây nên hiện tượng tài liệu bị dính bết,
vón cục, tài liệu mục mủn, mất chữ và các khí hóa chất dễ tạo thành các chất
axit để tấn công vào tài liệu. Ngược lại, độ ẩm quá thấp sẽ khiến cho tài liệu
bị mất nước, có hiện tượng khơ giịn, ố vàng, dễ gẫy.
Độ ẩm và nhiệt độ có mối quan hệ với nhau, khi nhiệt độ thay đổi thì
độ ẩm tương đối cũng dao động. Độ ẩm tương đối dao động quá 20-30%
trong vòng từ 12-48h là rất nghiêm trọng đối với với độ bền của tài liệu, vì
giấy là vật liệu có tính có dãn mạnh để chống lại sự thay đổi của độ ẩm trong
môi trường bảo quản. Khi độ ẩm và nhiệt độ thay đổi hoặc luôn dao động, các

mao mạch giấy luôn phải trương lên hoặc co lại để thích nghi với môi trường.
Nếu chu kỳ dao động này diễn ra liên tục, giấy sẽ dần mất đi tính đàn hồi và
giảm độ bền cơ lý [9, tr. 39].
- Ánh sáng
Ánh sáng là một trong những yếu tố gây hại cho tài liệu. Ánh sáng gồm


15
ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. Ánh sáng kích thích các phản ứng
hóa học làm cho các chất hữu cơ dễ dàng bị phân hủy. Mặt khác ánh sáng gây
tác động quang hóa, làm cho cenlulo biến đổi thành oxyxenlulo, giấy bị vàng,
giòn, mực bị bay màu. Ánh sáng còn cung cấp năng lượng để các phản ứng
hóa học có thể xảy ra làm phân hủy tài liệu. Tác hại của ánh sáng là không thể
tránh khỏi và nó được tích tụ theo theo thời gian chiếu sáng.
Trong các loại ánh sáng, ánh sáng tia tử ngoại rất có hại cho tài liệu.
Lượng tia tử ngoại trong ánh sáng mặt trời chiếm khoảng 25% và trong ánh
sáng huỳnh quang lượng tia tử ngoại chiếm 3-7%.
- Sự ô nhiễm khơng khí
Có nhiều loại bụi như: Bụi cơng nghiệp, bụi sinh học, các khí hóa chất
SO2, NO2, NO… Những loại bụi này rất có hại cho tài liệu. Bụi công nghiệp
bay vào tài liệu làm cho tài liệu bị bẩn, xước rách bề mặt. Bụi của khói dầu và
bồ hóng rất khó làm sạch thường để lại vết bẩn trên tài liệu. Bụi sinh học là
bụi có chưa các bào tử nấm, mốc, nếu gặp nhiệt độ và độ ẩm phù hợp thì nấm
mốc phát triển rất nhanh, gây hại tài liệu.
Ngoài ra, trong khi bảo quản tài liệu lưu trữ, các thiết bị kỹ thuật như
máy điều hoà nhiệt độ, máy lọc khí, máy hút bụi, máy sao chụp… được sử
dụng đều kèm theo việc sử dụng một số hố chất. Khi các máy nói trên hoạt
động thì sinh ra các hợp chất hoá học khác. Những hợp chất này trong những
điều kiện thích hợp sẽ tạo thành các tác nhân gây ô nhiễm. Mặt khác khi khử
trùng, sao chụp tài liệu cũng để lại những tạp chất trong tài liệu có khả năng

gây ơ nhiễm.
- Thiên tai
Thiên tai lũ lụt có thể phá hủy một phần hoặc toàn bộ tài liệu của kho
lưu trữ. Lũ lụt làm cho tài liệu ngấm nước, bị ướt, mực bị nhòe phai, tài liệu
bị dính bết vón cục và dây bẩn. Tài liệu không được làm khô kịp thời là môi
trường để nấm mốc phát triển. Ngoài ra, tài liệu bị ngấm nước, sau khi làm


16
khơ cũng sẽ có tình trạng bết, dính, cong, vênh.
1.1.4.3. Yếu tố do sinh vật và vi sinh vật
Độ ẩm cao và ở những nơi không làm vệ sinh tài liệu thường xuyên là
môi trường thuận lợi để vi sinh vật và sinh vật phát triển. Sinh vật và vi sinh
vật không chỉ phá hoại tài liệu lưu trữ mà còn phá hoại kho tàng và các trang
thiết bị bảo quản tài liệu như giá, tủ. Trong kho lưu trữ thường có các loại
sinh vật và vi sinh vật phá hoại sau:
- Mối: Đục phá làm rỗng các tập tài liệu.
- Mọt: Đục phá gỗ tài liệu lưu trữ tạo thành các đường rãnh trên bề mặt
tài liệu. Mọt có thể xuyên dày cả tập tài liệu cũng như tạo ra trên bề mặt tài
liệu nhiều lỗ nhỏ li ti.
- Mạt: Không cắn phá tài liệu nhưng xác chết của chúng để lại những
vết đen trên tài liệu rất khó tẩy rửa. Khi độ ẩm trong môi trường bảo quản
tăng cao, tài liệu trong kho ít được vệ sinh sẽ tạo điều kiện cho mạt xuất hiện.
- Nấm mốc: Có khả năng phân hủy các hợp chất hữu cơ khác nhau và
nhận thức ăn từ mơi trường bên ngồi bằng sự hấp thụ các các chất hòa tan
qua màng tế bào để sinh trưởng và phát triển. Có nhiều loại nấm mốc như:
Aspergillus, Penicilin... Chúng phá hoại tài liệu bằng cách thải ra các enzim
trong quá trình trao đổi chất, các enzim này phân hủy các chất hữu cơ trong
tài liệu làm cho tài liệu mủn, mục nát, dính bết thành cục. Tài liệu bị vón cục,
gáy rách, cặp ba dây là những nơi mà nấm mốc dễ xuất hiện.

- Con ba đuôi: Thường sống tập trung một số cá thể trong các hồ sơ tài
liệu, chúng phát triển nhanh nên việc phịng và diệt sinh vật này rất khó khăn.
Con ba đuôi phá hoại tài liệu bằng cách gặm các trang tài liệu gây nên các
đường rách nham nhở của tài liệu.
- Gián: Gặm nhậm gáy sách, bìa hồ sơ, hộp bảo quản tài liệu, đặc biệt
là những chỗ có hồ hoặc dính mỡ, mồ hơi. Gián sống trong các khe hốc tối,
góc tường và thường phá hoại tài liệu ở nhiều vị trí.


17

- Chuột: Thường cắn phá và làm tổ ngay trong tài liệu. Chuột cắn phá
tài liệu rất nhanh. Cần phải thực hiện việc phòng chống chuột thường xuyên,
đặc biệt là vào thời điểm sinh sản của chuột.
Như vậy, do điều kiện khí hậu nước ta rất thuận lợi cho việc phát triển
của một số vi sinh vật và sinh vật hại tài liệu lưu trữ nên việc tìm hiểu về các
đặc tính của chúng để phịng chống và giảm tác hại của chúng lên tài liệu là
việc làm cần thiết để bảo quản tài liệu.
1.1.4.4. Yếu tố do con người gây ra
Những hành động của con người gây ra, ảnh hưởng đến tài liệu như:
- Chiến tranh: Nước ta đã trải qua các cuộc chiến tranh, điều này đã
khiến cho tài liệu lưu trữ bị mất mát, xáo trộn do phía địch vơ vét, tịch thu tài
liệu khi về nước, phá hủy tài liệu hoặc do bên tiếp quản tài liệu chưa hiểu
đúng về giá trị của tài liệu, chưa có ý thức tiếp nhận, quản lý tài liệu. Vì vậy,
cịn có tình trạng lấy cắp tài liệu làm của riêng hoặc tiêu hủy thông tin trong
tài liệu khi giao thời giữa chế độ cũ và chế độ mới.
- Hỏa hoạn: Khi xảy ra sẽ gây thiệt hại rất nặng nề đến kho lưu trữ,
thậm chí có thể phá hủy hết tài liệu trong kho lưu trữ. Hỏa hoạn thường xảy ra
khi hút thuốc trong kho, quên dập cầu dao điện trong kho, thiết bị báo cháy
hỏng...

- Ăn uống trong phòng bảo quản tài liệu: Gây gián, chuột.
- Vận chuyển tài liệu: Việc bó gói tài liệu, quăng quật tài liệu làm cho
tài liệu bị rách và nhàu nát, bẩn. Tài liệu xếp trên giá không đúng cách dẫn
đến tài liệu bị cong, mỏi.
- Quá trình chỉnh lý tài liệu: Không tháo ghim kẹp khiến tài liệu bị gỉ
sắt làm rách tài liệu, ố vàng tài liệu; dùng bút mực để đánh số tờ khiến tài liệu
bị nhiễm axit theo thời gian.
- Quá trình tu bổ, phục chế: Sử dụng các nguyên vật liệu không đảm
bảo chất lượng hoặc áp dụng các biện pháp kỹ thuật sai dẫn tới sự hư hại cho