Nghiên cứu hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay

Trờng ĐạI HọC nội vụ hà nội
KHOA VN TH - LƯU TRỮ

BÁO CÁO TỔNG HỢP
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƯỜI HỌC
NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ
CẤP HUYỆN TỪ NĂM 1998 ĐẾN NAY

Chủ nhiệm đề tài : Lê Thị Hồng Nhung
Lớp
: 1405LTHB
Cán bộ hướng dẫn : ThS. Trần Văn Quang

Hà Nội, 2018


Trờng ĐạI HọC nội vụ hà nội
KHOA VN TH - LƯU TRỮ

BÁO CÁO TỔNG HỢP
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƯỜI HỌC
NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ
CẤP HUYỆN TỪ NĂM 1998 ĐẾN NAY

Chủ nhiệm đề tài
Thành viên tham gia
Lớp
Cán bộ hướng dẫn

: Lê Thị Hồng Nhung
: Nguyễn Hồng Loan

: 1405LTHB
: ThS. Trần Văn Quang

Hà Nội, 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của nhóm chúng tơi, mọi số liệu đều
được nghiên cứu trên cơ sở khảo sát thực tế. Chúng tơi hồn tồn chịu trách
nhiệm về sự cam đoan này./.
Nhóm nghiên cứu


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT

Tên viết tắt

Tên đầy đủ

1

HĐND

Hội đồng nhân dân

2

UBND

Ủy ban nhân dân

3

VTLT

Văn thư – Lưu trữ

4

TLLT

Tài liệu lưu trữ


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................... 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................. 2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 3
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 3
6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 5
7. Đóng góp mới của đề tài ............................................................................. 6
8. Bố cục của đề tài ......................................................................................... 6
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ
CẤP HUYỆN TỪ NĂM 1998 ĐẾN NAY ......................................................... 9
1.1. Khái niệm về hệ thống, tổ chức và công tác lưu trữ ................................ 9

1.2. Khái quát về đơn vị hành chính cấp huyện và các cơ quan nhà nước cấp
huyện ............................................................................................................. 12
1.2.1. Khái quát về đơn vị hành chính cấp huyện ......................................... 12
1.2.2. Các cơ quan nhà nước cấp huyện ....................................................... 12
1.2.2.1. Hội đồng nhân dân cấp huyện.......................................................... 12
1.2.2.2. Ủy ban nhân dân cấp huyện ............................................................. 13
1.2.2.3. Tòa án nhân dân cấp huyện.............................................................. 14
1.2.2.4. Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện .................................................. 15
1.3. Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ cấp huyện ....................... 15
1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ cấp huyện ................................................ 15
1.3.2. Nội dung tài liệu lưu trữ cấp huyện .................................................... 16
1.3.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ cấp huyện .................................................. 18
1.3.3.1. Giá trị thực tiễn ................................................................................ 18
1.3.3.2. Giá trị lịch sử.................................................................................... 21


1.4. Tổng quan các quy định của nhà nước về tổ chức lưu trữ cấp huyện từ
năm 1998 đến nay ......................................................................................... 10
TIỂU KẾT ..................................................................................................... 22
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN TỪ
NĂM 1998 ĐẾN NAY ....................................................................................... 23
2.1. Thực trạng tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay ................. 23
2.1.1. Về tổ chức bộ máy của lưu trữ cấp huyện .......................................... 23
2.1.1.1. Giai đoạn từ năm 1998 đến năm 2008 (việc quản lý công tác VTLT
cấp huyện trực thuộc Văn phòng HĐND-UBND) ....................................... 23
2.1.1.2. Giai đoạn từ năm 2008 đến nay (việc quản lý công tác VTLT cấp
huyện trực thuộc Phòng Nội vụ) ................................................................... 24
2.1.2. Về tổ chức nhân sự của lưu trữ cấp huyện.......................................... 27
2.1.2.1. Từ năm 1998 đến năm 2011 ............................................................ 27
2.1.2.2. Từ năm 2011 đến nay (khi Luật Lưu trữ ban hành) ........................ 28

2.2. Ban hành văn bản của Lưu trữ cấp huyện về công tác Văn thư – Lưu trữ
....................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.2.1. Tại Ủy ban Nhân dân huyện Thạch Thất ........... Error! Bookmark not
defined.
2.2.2. Tại Ủy ban Nhân dân quận Tây Hồ .... Error! Bookmark not defined.
2.3. Về quản lý nghiệp vụ của lưu trữ cấp huyện ......................................... 32
2.3.1. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ ........................ 32
2.3.2. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu ........................................ 33
2.3.3. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ ....... 35
2.3.4. Bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ ......................................................... 36
2.3.5. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ........................... 37
2.4. Mối quan hệ giữa hệ thống tổ chức quản lý Lưu trữ cấp huyện và Lưu
trữ cấp xã ....................................................... Error! Bookmark not defined.
TIỂU KẾT ..................................................................................................... 39
CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ
CHỨC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN..................................................................... 41


3.1. Nhận xét về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay 41
3.1.1. Ưu điểm............................................................................................... 41
3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 42
3.2. Nguyên nhân của những hạn chế về tổ chức bộ máy của cơ quan thực
hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay .. 46
3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện .... 48
3.3.1. Đối với cơ quan quản lý ngành ........................................................... 48
3.3.1.1. Về tổ chức ........................................................................................ 48
3.3.1.2. Về nhân sự ....................................................................................... 49
3.3.1.3. Về văn bản quản lý .......................................................................... 50
3.3.1.4. Về quy trình nghiệp vụ .................................................................... 50
3.3.1.5. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản........................................ 51

3.3.2. Đối với Lưu trữ cấp Tỉnh .................................................................... 51
3.3.3. Đối với Lưu trữ cấp huyện .................................................................. 52
TIỂU KẾT ..................................................................................................... 57
PHẦN KẾT LUẬN ............................................................................................ 58
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 60
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc
phịng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và cơng nghệ được hình
thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động
của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức
xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân
và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và
hoạt động thực tiễn. TLLT cùng các nguồn lực khác trong cả nước tham gia xây
dựng và bảo vệ tổ quốc, đóng góp trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, phát
triển xã hội. Nhận thấy rõ tầm quan trọng đó của tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ
được ra đời để đảm bảo cho việc bảo quản an toàn tài liệu và phát huy giá trị của
TLLT.
Hệ thống tổ chức lưu trữ nước ta được hình thành kể từ khi Cục Lưu trữ
trực thuộc Phủ Thủ tướng ra đời theo Nghị định số 102/CP của Hội đồng Chính
phủ ngày 04/9/1962. Đặc biệt, đến năm 1998 sau khi Thông tư 40/1998/TTTCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức
lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp ra đời thì cơng tác lưu trữ từ trung ương đến
địa phương, trong đó có lưu trữ cấp huyện mới được quy định cụ thể và có bước
ngoặt quan trọng.
Kể từ năm 1998 đến nay, công tác lưu trữ cấp huyện đã từng bước đi vào
nề nếp và ngày càng được củng cố kiện tồn, góp phần đảm bảo cho hoạt động
quản lý công tác lưu trữ. Tuy nhiên, trong quá trình đưa vào thực tiễn hệ thống

tổ chức lưu trữ cấp huyện vẫn còn một số tồn tại, chưa có sự ổn định cao về tổ
chức và quản lý nhà nước, địi hỏi phải có một hệ thống văn bản thay thế nhu
cầu của ngành trong hiện tại và tương lai để ổn định tổ chức, nhân sự, đảm bảo
quản lý tài liệu chặt chẽ, giúp cho việc khai thác và sử dụng tài liệu được dễ
dàng.
Có thể nói, cơng tác lưu trữ giữ vai trị rất quan trọng đối với hoạt động
của cấp huyện. Bởi vì tài liệu hình thành ở cấp huyện phản ánh một cách đầy đủ
1


và chân thực nhất toàn bộ hoạt động của cấp huyện đó; là cơ sở, tiền đề để cơ
quan lưu trữ cấp trên nắm được tình hình thực tế nhằm giúp cho công tác quản
lý nhà nước về lưu trữ ở cấp huyện được thực hiện tốt hơn. Vì vậy, để công tác
lưu trữ cấp huyện đi vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả, ngày càng phục vụ hơn
nữa phát triển kinh tế - xã hội tại cấp huyện thì trước hết, việc tổ chức, quản lý
lưu trữ cấp huyện được đặt ra và cần phải giải quyết.
Là sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ, việc nghiên cứu đề tài góp phần
khơng nhỏ trong việc hình thành lý luận, giúp hiểu thêm về việc xây dựng tổ
chức hành chính địa phương, cụ thể là cấp huyện. Đồng thời, việc nghiên cứu
còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập và nghiên cứu chuyên sâu sau này,
để từ đó nhận ưu điểm và hạn chế, tìm ra biện pháp khắc phục tồn tại trong công
tác lưu trữ cấp huyện nhằm nâng cao hiệu quả, hạn chế bất cập trong hệ thống tổ
chức lưu trữ cấp huyện. Bởi những lẽ trên, nhóm nghiên cứu đã quyết định lựa
chọn đề tài “Nghiên cứu hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến
nay” để thực hiện bài nghiên cứu khoa học này.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Để thực hiện được tốt nhất đề tài này, nhóm nghiên cứu hướng đến những
mục tiêu sau:
- Thứ nhất: Khái quát cơ sở khoa học về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp
huyện từ năm 1998 đến nay;

- Thứ hai: Đánh giá thực trạng sự thay đổi của tổ chức lưu trữ cấp huyện
từ năm 1998 đến nay (qua khảo sát trực tiếp tại UBND huyện Thạch Thất –
TP.Hà Nội; UBND quận Tây Hồ - TP.Hà Nội);
- Thứ ba: Chỉ ra những ưu điểm, tồn tại trong hệ thống tổ chức lưu trữ cấp
huyện từ năm 1998 đến nay, nguyên nhân của vấn đề này; từ đó đề xuất các biện
pháp để góp phần làm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
a. Đối tượng nghiên cứu
- Hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay;
b. Phạm vi nghiên cứu
2


- Thời gian nghiên cứu: từ năm 1998 - tính từ thời điểm Ban Tổ chức Cán
bộ Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP về việc hướng dẫn tổ
chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp cho đến nay;
- Không gian nghiên cứu: Với quy mô của một đề tài nghiên cứu của sinh
viên, do điều kiện và khả năng có hạn. Vì vậy nhóm nghiên cứu chủ yếu nghiên
cứu về hệ thống tổ chức đối với công tác lưu trữ của các cơ quan thuộc thẩm
quyền quản lý của UBND huyện (qua khảo sát trực tiếp tại UBND huyện Thạch
Thất – TP.Hà Nội; UBND quận Tây Hồ - TP.Hà Nội).
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Thứ nhất: Tìm hiểu cơ sở khoa học về hệ thống tổ chức lưu trữ
cấp huyện từ năm 1998 đến nay;
- Thứ hai: Chỉ ra được những sự thay đổi về tổ chức lưu trữ
cấp huyện qua các giai đoạn từ năm 1998 đến nay (qua khảo sát trực tiếp tại
UBND huyện Thạch Thất – TP.Hà Nội; UBND quận Tây Hồ - TP.Hà Nội);
- Thứ ba: Đưa ra một số nhận xét, ưu điểm, tồn tại trong hệ thống tổ chức
lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay và nguyên nhân của vấn đề này. Từ đó
đưa ra các kiến nghị để góp phần làm hồn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cấp

huyện.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Về công tác lưu trữ ở các cấp, trong đó cấp huyện khơng phải là hướng
nghiên cứu hồn tồn mới. Đã có các cơng trình nghiên cứu về lưu trữ ở địa
phương được thực hiện một cách nghiêm túc và có những đóng góp quan
trọng về cơ sở lý luận cũng như thực tiễn. Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu,
chúng em đã tìm hiểu và tổng kết được các xuất bản phẩm, đề tài, luận văn, bài
viết, khóa luận, báo cáo khoa học…có liên quan đến đề tài. Cụ thể là:
- Hệ thống lưu trữ các cấp được trình bày và đánh giá một cách khái quát
trong các xuất bản phẩm như: “Quá trình phát triển và trưởng thành” của Cục
Lưu trữ Nhà nước xuất bản năm 2002; “Lưu trữ Việt Nam - những chặng đường
phát triển” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, TS.Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản
năm 2006; “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn
3


Thâm, PGS.Vương Đình Quyền, TS.Nghiêm Kỳ Hồng, TS.Đào Thị Diến
xuất bản năm 2010;
- Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các
kho lưu trữ ở Việt Nam”, năm 1990, do PGS.Vương Đình Quyền chủ nhiệm đề
tài; đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về
công tác văn thư lưu trữ”, năm 2001, do PGS.TS.Dương Văn Khảm chủ nhiệm
đề tài;
- Các bài viết, trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Tổ chức Nhà
nước như: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện” của Hồ Văn Quýnh, tập
san Văn thư Lưu trữ số 1/1978; “Một số ý kiến về việc lựa chọn tài
liệu UBND huyện để bảo quản” của Nguyễn Xuân Nung, tập san Văn thư Lưư
trữ số 1/1980; “Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành ở cấp xã”
của tác giả Vương Đình Quyền, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1990; “Một vài ý

kiến về quản lý nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ ở địa phương” của tác
giả Ngân Hà, tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 2/2007; “Tổ chức văn thư,
lưu trữ tại địa phương. Những khó khăn cần giải quyết” của tác giả Quốc
Thắng, tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 6/2009; “Quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố thuộc trung ương” của Nguyễn Mạnh
Cường, tạp chí Tổ chức Nhà nước, số 8/2010; “Thực trạng quản lý tài liệu lưu
trữ cấp huyện – Những vấn đề đặt ra” của tác giả Thanh Thủy, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5/2017;
- Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của sinh viên, học
viên cao học khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội gồm các nghiên cứu, tìm hiểu về
quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt động của hệ thống lưu trữ các
cấp, như luận văn thạc sỹ của Trần Thanh Tùng: “Hoàn thiện hệ thống tổ
chức lưu trữ nhà nước”, năm 2003; nghiên cứu riêng cho lưu trữ huyện như luận
văn thạc sỹ của Nguyễn Nghĩa Văn: “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo
quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện”, năm 2003; luận văn Thạc sỹ
4


của Phạm Thị Diệu Linh: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác
lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội ”, năm 2009, đề tài này phản ánh công
tác lưu trữ cấp huyện của một địa phương cụ thể - thành phố Hà Nội nhưng ở
một góc độ nhất định, tác giả đề tài đã nói lên được những vấn đề quan trọng
của lưu trữ cấp huyện. luận văn Thạc sỹ Lưu trữ của Trần Văn Quang: “Tổ chức
và quản lý Lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”, năm
2014. Ngồi ra cịn có các khóa luận tốt nghiệp như: “Mạng lưới các kho, các
Trung tâm Lưu trữ Nhà nước qua 40 năm chặng đường hình thành và phát
triển” của Nguyễn Thị Chinh, năm 2002; “Tổng luận các nghiên cứu về vấn đề
quản lý lưu trữ địa phương ở nước ta” của Vũ Thị Ngoan, năm 2011; “Quản lý
nhà nước trong công tác lưu trữ tại một số quận, huyện thuộc thành phố Hải
Phòng” của Nguyễn Thị Minh Thu, năm 2011. Bên cạnh đó cịn có các bài báo

cáo nghiên cứu khoa học như: “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm” của Đào Thị Nhật cùng
nhóm nghiên cứu năm 2016; “Biện pháp tổ chức, quản lý tài liệu các nhà khoa
học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam” của Lê Thị Huyền năm
2017;...
Tuy nhiên, các nghiên cứu trực tiếp liên quan đến Lưu trữ huyện chưa
đánh giá rõ năng lực, thực trạng tổ chức và quản lý của Lưu trữ cấp huyện, các
giải pháp phát huy năng lực cần thiết của nó. Vì vậy việc tập trung tìm hiểu năng
lực hiện tại của các Lưu trữ cấp huyện và khả năng phát huy hiệu quả của nó
trong điều kiện phát triển của đất nước hiện nay là điểm khác biệt và tính mới
trong nghiên cứu của tác giả so với những nghiên cứu trước đó.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, nhóm nghiên cứu sử dụng các phương pháp
nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê: Đây là nhóm phương pháp
được nhóm nghiên cứu sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện đề tài. Do
phạm vi khảo sát rộng, thực hiện trong thời gian khác nhau, lượng thông tin
nhiều, nội dung phong phú. Vì vậy địi hỏi phải được phân tích, tổng hợp nhằm
5


rút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác này.
- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương pháp
quan trọng và thường xuyên mà nhóm sử dụng để thực hiện đề tài. Nhóm nghiên
cứu đã tiến hành điều tra, khảo sát đặc biệt kết hợp với phỏng vấn lãnh đạo Văn
phòng UBND huyện, lãnh đạo phòng Nội vụ và cán bộ lưu trữ tại kho lưu trữ
các huyện khảo sát như: UBND huyện Thạch Thất – TP.Hà Nội; UBND quận
Tây Hồ - TP.Hà Nội.
- Phương pháp phân tích, so sánh chức năng: Phân tích chức năng của đơn
vị, bộ phận hình thành nên tài liệu. Phân tích chức năng của các loại tài liệu

trong mối quan hệ với chức năng cơ quan hay đơn vị sử dụng văn bản.
7. Đóng góp mới của đề tài
- Thứ nhất, về mặt thực tiễn quản lý, đề tài cho chúng ta thấy thành phần,
nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ, thực trạng tổ chức lưu trữ cấp huyện từ 1998
đến nay qua khảo sát tại UBND huyện Thạch Thất và UBND quận Tây Hồ. Trên
có sở đó thấy được tính khách quan cần phải ổn định tổ chức, biên chế thực hiện
công tác lưu trữ;
- Thứ hai, kết quả của đề tài đã cung cấp các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả và góp phần hồn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện;
- Thứ ba, là tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành lưu trữ học về vấn đề
hệ thống tổ chức lưu trữ của cơ quan quản lý hành chính cấp huyện.
8. Bố cục của đề tài
Gồm có 3 phần chính như sau:
Phần mở đầu: Giới thiệu chung về đề tài trong đó mơ tả những cơ sở để
triển khai đề tài và khẳng định tính nghiêm túc của tác giả trong q trình thực
hiện.
Phần nội dung: Gồm có 3 chương
Chương 1: Cơ sở khoa học về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ
năm 1998 đến nay
Trình bày về cơ sở khoa học trong đó có cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và
cơ sở thực tiễn của hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện. Đồng thời, trình bày khái
6


quát về tình hình lưu trữ cấp huyện từ năm 1998 đến nay.
Chương 2: Thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ
năm 1998 đến nay
Tìm hiểu những quy định của Nhà nước liên quan đến hệ thống tổ chức
lưu trữ cấp huyện. Đồng thời, với những thông tin thu thập được qua việc khảo
sát trực tiếp tại UBND huyện Thạch Thất – TP.Hà Nội; UBND quận Tây Hồ TP.Hà Nội, nhóm nghiên cứu nêu thực trạng về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp

huyện.
Chương 3: Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức
lưu trữ cấp huyện
Trên cơ sở thực trạng đã nêu ở Chương 2, nhận xét ưu điểm, hạn chế và
đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện.
Phần kết luận: Sự tổng kết của tác giả về quá trình thực hiện và kết quả
triển khai đề tài, vừa để khép lại vấn đề đã được nêu ra từ phần mở đầu, vừa để
đề xuất một số nội dung có liên quan đến đề tài cần được tiếp tục nghiên cứu
trong nhiều cơng trình tiếp theo. Với kết luận này, tác giả hy vọng cung cấp
thêm được những hướng nghiên cứu mới trong lúc các nhà khoa học và nhà
quản lý vẫn đang tiếp tục hoàn thiện hệ thống lý luận và văn bản quản lý cho hệ
thống Lưu trữ nói chung cũng như hệ thống lưu trữ cấp huyện nói riêng.
Trong q trình thực hiện bài nghiên cứu khoa học này, ngoài sự nỗ lực,
nhóm nghiên cứu cũng nhận được rất nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của
các cán bộ, cơng chức tại các lưu trữ cấp huyện đã khảo sát như: UBND huyện
Thạch Thất – TP.Hà Nội, UBND quận Tây Hồ - TP.Hà Nội; các thầy, cô Khoa
Văn thư – Lưu trữ và đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của
Thạc sĩ Trần Văn Quang - Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội. Qua đây, cho phép nhóm nghiên cứu xin gửi lời cảm ơn chân
thành và sâu sắc nhất đến những sự giúp đỡ quý báu đó.
Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tế nên
nhóm nghiên cứu cũng gặp khơng ít khó khăn trong q trình thực hiện bài
nghiên cứu khoa học. Vì vậy, trong bài này khơng thể tránh khỏi những hạn chế
7


và sai sót nhất định. Nhóm nghiên cứu rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp
ý kiến của các thầy cô và các bạn để bài nghiên cứu khoa học này được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 07 tháng 05 năm 2018
Nhóm nghiên cứu
Lê Thị Hồng Nhung
Nguyễn Hồng Loan

8


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN
TỪ NĂM 1998 ĐẾN NAY
1.1. Cơ sở lý luận về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998
đến nay
Theo Từ điển Tiếng Việt năm 2011 của Nhà xuất bản Đà Nẵng, hệ thống
“là sự kết hợp các phần lại thành một khối hệ thống quản lý”. [22;284]
“Tổ chức” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến. Nguyên nghĩa
của tổ chức (“organon” theo tiếng Hy Lạp) là để chỉ một cơ quan nào đó của cơ
thể người, có chức năng nhất định, là kết cấu tự nhiên trong chỉnh thể người.
Hiện nay có nhiều cách định nghĩa khác nhau về tổ chức. Theo Từ điển
Tiếng Việt Việt Nam năm 2011 Nhà Xuất Bản Đà Nẵng: “Tổ chức là sắp xếp,
bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức
năng chung nhất định. Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một trật tự, có nề
nếp.” [22;1567]
Cũng gần với định nghĩa trên, Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý
chủ biên giải thích nghĩa của tổ chức như sau: “1. Sắp xếp, bố trí thành các bộ
phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung; 2. Sắp xếp, bố
trí để làm cho có trật tự, nề nếp.” [13]
Các khái niệm trên của tổ chức được sử dụng như một động từ, nhưng
trong thực tế tổ chức còn được sử dụng như một danh từ. Và trong nội dung bài
luận văn này, thì “tổ chức” được hiểu theo nghĩa là một danh từ.

Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp: “Tổ
chức là tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung
hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó” [11;4].
Theo cuốn sách Hành chính cơng của Học viện Hành chính Quốc gia,
khái niệm tổ chức được sử dụng để chỉ “một tập hợp của nhiều người – hai
người trở lên, cùng với việc sắp xếp công việc cụ thể và thống nhất với nhau vì
một hay một vài mục tiêu.”
Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa: tổ chức là “hình thức tập hợp,
9


liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu,
nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu
chung” [20;455].
Về công tác lưu trữ, trên thực tế tồn tại rất nhiều khái niệm, định nghĩa
khác nhau. Theo cuốn “Giáo trình lưu trữ” Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
(nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội), Nhà xuất bản Giao thông vận tải:
“Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học, bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý, công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác
của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa. M. 1982,
thuật ngữ thứ 19, tiếng Nga – Công tác lưu trữ: “Ngành hoạt động của xã hội
(nhà nước), bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn của
việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”.
Tổng kết sự phân tích các định nghĩa nêu trên, có thể đưa ra định nghĩa
chung về khái niệm “công tác lưu trữ” ở Việt Nam như sau: “Công tác lưu trữ là
hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế,
đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến

hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu thập, xác định giá trị, tổ chức
khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt
Nam và các tài liệu lưu trữ khác”.
Trên cơ sở những khái niệm trên về hệ thống, tổ chức và cơng tác lưu trữ,
ta có thể hiểu hệ thống tổ chức lưu trữ từ trung ương đến cơ sở, xây dựng hệ
thống văn bản quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ, tổ chức thu thập, bảo vệ an
toàn và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, đào tạo
cán bộ, chỉ đạo cán bộ, chỉ đạo nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ thông
tin trong văn thư lưu trữ, quan hệ hợp tác quốc tế, tổ chức hội lưu trữ.
1.2. Cơ sở pháp lý về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm 1998
10


đến nay
Hệ thống văn bản quy định về tổ chức công tác lưu trữ cấp huyện luôn
được thực hiện đúng với văn bản quy định của cấp trên. Việc thực hiện nhằm tạo
sự thống nhất trong quản lý công tác lưu trữ tại địa phương. Tài liệu lưu trữ cấp
huyện hình thành trong quá trình hoạt động của UBND, việc ban hành các văn
bản liên quan quy định cụ thể về công tác lưu trữ cấp huyện là một việc làm cần
thiết. Các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ cấp huyện được ban hành
từ cấp Trung ương đến địa phương cho thấy công tác lưu trữ luôn được quan
tâm một cách hệ thống và thống nhất, gồm các văn bản quy định sau:
1. Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 về hoạt động tổ chức
lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp;
2. Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/01/2005 về “hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp”;
3. Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 quy định về tổ chức các
cơ quan chuyên môn thuộc huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.;
4. Thông tư 04/2008/TT-BNV ngày 04/06/2008 hướng dẫn về chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ, phòng Nội vụ, thuộc Uỷ
Ban Nhân Dân cấp tỉnh, cấp huyện;
5. Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/04/2010 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chứcc văn thư, lưu trữ bộ,
cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND các cấp;
6. Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội khóa
XIII;
7. Thơng tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10 /2014 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban
nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
8. Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
11


Thông qua hệ thống văn bản về lưu trữ cấp huyện như trên, có thể thấy sự
quan tâm của Đảng và Nhà nước ta đến việc xây dựng và kiện toàn hệ thống lưu
trữ cấp huyện. Từ năm 1998 đến nay, với nhiều thay đổi, hệ thống lưu trữ địa
phương trong đó có cấp huyện về cơ bản đã được hoàn thiện.
Sau khi Luật lưu trữ ban hành đã làm hồn thiện hơn cơng tác lưu trữ nói
chung, cũng như cơng tác lưu trữ của cấp huyện nói riêng. Tuy nhiên, trong quá
trình thực thi, tổ chức bộ máy của lưu trữ cấp huyện vẫn còn một số tồn tại
vướng mắc cần khắc phục. Như vậy, tình hình lưu trữ cấp huyện từ năm 1998
đến nay đã có nhiều thay đổi to lớn, ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác nhau,
đặc biệt về hệ thống tổ chức lưu trữ mà ta sẽ làm sáng tỏ trong bài luận này.
1.3. Cơ sở thực tiễn về hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện từ năm
1998 đến nay
1.3.1. Khái quát về đơn vị hành chính cấp huyện và các cơ quan nhà
nước cấp huyện

1.3.1.1. Khái quát về đơn vị hành chính cấp huyện
Theo từ điển Tiếng Việt Việt Nam năm 2011 của Nhà xuất bản Đà Nẵng:
“Huyện là đơn vị hành chính dưới tỉnh, gồm nhiều xã” [22;733]
Cấp huyện ở Việt Nam hiện nay được quy định trong Luật Tổ chức chính
quyền địa phương 2015 bao gồm: huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh,
thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương. Theo quy định của pháp luật,
cấp huyện chia thành 3 loại (I, II, III). Tuy nhiên, ngoài chia thành 3 loại trên,
cịn có chia theo: Huyện gắn với khu vực nông thôn; Quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương gắn với khu vực
đơ thị. Mỗi đơn vị hành chính cấp huyện đều được tổ chức chính quyền tương
ứng. Chính quyền cấp huyện gồm có HĐND và UBND. Cấp huyện là đơn vị
hành chính lãnh thổ trung gian nằm giữa tỉnh và xã. Chính quyền địa phương
cấp huyện chịu sự quản lý nhà nước trực tiếp của chính quyền địa phương cấp
tỉnh và trực tiếp quản lý nhà nước đối với chính quyền địa phương cấp xã.
1.3.1.2. Các cơ quan nhà nước cấp huyện
*Hội đồng nhân dân cấp huyện
12


Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 ngày 19 tháng 6
năm 2015, Điều 6, khoản 1: “Hội đồng nhân dân gồm các đại biểu Hội đồng
nhân dân do cử tri ở địa phương bầu ra, là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa
phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, chịu
trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên.” [26]
HĐND quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy
tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế - xã
hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và
tinh thần của nhân dân địa phương. HĐND cấp huyện thực hiện quản lý nhà
nước mang tính chất lãnh thổ, gắn với ý chí, nguyện vọng của người dân trên địa
huyện được phân công quản lý. HĐND thực hiện quyền giám sát đối với hoạt

động của HĐND, UBND, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp;
giám sát việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giám sát việc
tuân theo pháp luật của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị
vũ trang nhân dân và của công dân ở địa phương.
*Ủy ban nhân dân cấp huyện
UBND huyện được quy định theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương
năm 2015, Điều 8 như sau: “Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp
bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân địa phương, Hội đồng
nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên”. [26]
Đây là cơ quan hành chính của các địa phương cấp huyện, quận, thành
phố trực thuộc tỉnh, thị xã. UBND cấp huyện có từ 9 đến 13 thành viên, gồm
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, ủy viên thư ký và các ủy viên.. UBND thực hiện
quản lý nhà nước các vấn đề của địa phương thông qua chấp hành Nghị quyết
của HĐND cùng cấp.
Bộ máy giúp việc của chính quyền địa phương cấp huyện thơng thường
gồm các phịng, ban trực thuộc:
- Văn phịng UBND
- Phịng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội,
Phòng Tài ngun - Mơi trường, Phịng Kinh tế và Hạ tầng, Phịng Nơng nghiệp
13


và Phát triển nơng thơn, Phịng Tư pháp, Phịng Giáo dục và Đào tạo, Phịng
Văn hóa - Thơng tin, Phịng Dân tộc, Phòng Y tế, Phòng Nội vụ, Phòng Thống
kê
- Thanh tra huyện, Ban Quản lý các Dự án đầu tư và Xây dựng cơ bản.
- Một số cơ quan nhà nước ở cấp huyện như Chi cục Thuế, Chi cục Thống
kê, huyện đội, Công an huyện, Ban Chỉ huy Qn sự v.v... khơng phải là cơ
quan của chính quyền địa phương cấp huyện mà là cơ quan theo ngành dọc của
chính quyền trung ương đặt tại huyện (đứng chân trên địa bàn huyện).

Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện (khơng phải là cơ quan
hành chính Nhà nước) được tổ chức theo Nghị định 14/2008/NĐ-CP. Bao gồm:
Các cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở các quận, huyện, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh.
- Phòng Nội vụ

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

- Phòng Tư pháp

- Phòng Y tế

- Phịng Tài chính-Kế hoạch

- Thanh tra huyện

- Phịng Tài ngun và Mơi trường

- Văn phịng Hội đồng Nhân dân và

- Phòng Lao động - Thương binh và Ủy ban Nhân dân
Xã hội

- Phịng Văn hố và Thơng tin

Ngồi 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở tất cả các quận,
huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh như trên, cịn có một số cơ quan chun mơn
để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện:
- Phịng Quản lý Đơ thị
- Phịng Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn

- Phịng Cơng Thương
- Tổ chức các cơ quan chuyên môn ở các huyện đảo (căn cứ vào các điều
kiện cụ thể của từng huyện đảo, UBND cấp tỉnh trình HĐND cấp tỉnh quyết
định số lượng và tên gọi các phịng chun mơn thuộc UBND huyện đảo).
*Tòa án nhân dân cấp huyện
Theo Luật Tổ chức Tòa án nhân dân năm 2002: “Tòa án nhân dân huyện
14


là cơ quan xét xử của địa phương, xét xử nhũng vụ án hình sự, dân sự, hơn nhân
và gia đình, lao động, kinh tế, hành chính và giải quyết những việc khác theo
quy định của pháp luật.” [24]
Tòa án nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương
đương là cơ quan xét xử của quyền lực nhà nước Việt Nam, thực hiện quyền tư
pháp, là cấp thấp nhất trong hệ thống tòa án nhân dân 4 cấp, 4 cấp đó là: Tịa án
nhân dân tối cao; các Tòa án nhân dân cấp cao; các Tòa án nhân dân tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương; các Tòa án nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh và tương đương; các Toà án quân sự.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Tòa án nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh và tương đương gồm có: Sơ thẩm vụ việc theo quy định của pháp
luật; giải quyết việc khác theo quy định của pháp luật.
*Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện
Theo Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2002, “Viện kiểm sát
nhân dân huyện là cơ quan thực hành quyền công tố và kiểm sát các hoạt động
tư pháp ở địa phương theo quy định của pháp luật.” [25]
Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ bảo vệ Hiến pháp và pháp luật, bảo
vệ quyền con người, quyền công dân, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi
ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, góp phần bảo
đảm pháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất.
Ngoài ra, các cơ quan nhà nước cấp huyện cịn có các cơ quan nhà nước

trực thuộc ngành dọc, các đơn vị sự nghiệp và các doanh nghiệp thuộc cấp
huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nước. Đây là một bộ phận cấu thành cơ cấu
tổ chức của các cơ quan hành chính nhà nước, cùng thực hiện các chức năng
chun mơn nhất định trong phạm vi của mình.
1.3.1.3. Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ cấp huyện
*Thành phần tài liệu lưu trữ cấp huyện
TLLT cấp huyện là toàn bộ những tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt
động của các cơ quan nhà nước cấp huyện, phản ánh các mặt hoạt động của cấp
huyện, bao gồm những loại tài liệu như sau:
15


- Tài liệu hành chính: Loại tài liệu này chủ yếu là hệ thống các văn bản quản
lý nhà nước, đây là loại hình tài liệu chiếm một khối lượng lớn tại các cơ quan quản
lý nhà nước bao gồm:
+ Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống (cấp Trung ương, cấp tỉnh) chỉ
đạo trực tiếp việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, bao gồm các loại Nghị
quyết, Chỉ thị, Quyết định, Kế hoạch... Nội dung tài liệu do các cơ quan quản lý
cấp trên gửi xuống cấp huyện yêu cầu thực hiện các chủ trương, đường lối,
chính sách, những quy định của Đảng, Nhà nước và của tỉnh về các lĩnh vực mà
các cơ quan quản lý nhà nước cấp huyện có nhiệm vụ phải chấp hành và tổ chức
thực hiện tại địa phương.
+ Tài liệu do các đơn vị, phòng ban chức năng thuộc các cơ quan cấp
huyện ban hành. Nội dung của những tài liệu này phản ánh các lĩnh vực hoạt
động thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của cấp huyện.
+ Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại Nghị
quyết liên tịch, Kế hoạch phối hợp thực hiện, Thông báo, Công văn, ... trao đổi
về các lĩnh vực hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp.
+ Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên bao gồm Đề án, Tờ trình, Báo
cáo, Cơng văn, Thơng báo, Kế hoạch...để báo cáo tình hình triển khai thực hiện

nhiệm vụ cơng tác hoặc trình xin ý kiến chỉ đạo về các chủ trương, biện pháp,
cách thức giải quyết các vấn đề.
- Tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: Loại tài liệu này chiếm số
lượng ít. Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: các bản vẽ thiết kế kỹ
thuật, bản vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng, bản vẽ chi tiết cơng trình, bản vẽ tổng
thể cơng trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; các loại bản
đồ địa giới hành chính, trắc địa, bản đồ, ....
- Tài liệu chuyên môn: Tài liệu do các đơn vị thuộc các cơ quan nhà nước
ban hành. Gồm có tài liệu từ các phịng ban chuyên môn liên quan đến những
lĩnh vực trong phạm vi trách nhiệm xử lý của cơ quan đó.
*Nội dung tài liệu lưu trữ cấp huyện
Lĩnh vực chỉ đạo, quản lý
16


- Tài liệu công tác lãnh đạo, chỉ đạo: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung
ương, của tỉnh về các vấn đề về kinh tế - xã hội, bao gồm hồ sơ về các hội nghị,
các kỳ họp của huyện;
- Tài liệu thi đua, khen thưởng: Tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng
của huyện.
- Tài liệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung
ương, của tỉnh ban hành xuống để hướng dẫn, chỉ đạo về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Lĩnh vực Thương mại - Dịch vụ - Du lịch
Tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về lĩnh vực thương mại dịch vụ, du lịch. Báo
cáo liệt kê tổng hợp về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn
huyện.
Lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo
Tài liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của Sở, của Phòng về lĩnh vực Giáo
dục và Đào tạo. Tài liệu về công tác giáo dục và đạo tạo của các cơ sở đào tạo
trên địa bàn.

Lĩnh vực Công – Nông – Lâm nghiệp– Thủy lợi
Hồ sơ quản lý thực hiện chương trình, dự án phát triển cơng nghiệp, nơng
nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi; xây dựng và phát triển các khu công nghiệp, nông
nghiệp, lâm nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế trong địa bàn huyện và kết quả của
các dự án đó.
Lĩnh vực quản lý, xây dựng và phát triển đơ thị
- Quản lý xây dựng các cơng trình xây dựng cơ bản: Tài liệu chỉ đạo về
công tác quản lý xây dựng; chương trình, kế hoạch, báo cáo – tổng hợp về công
tác xây dựng dự án cơ bản của huyện; hồ sơ, tài liệu về quy hoạch xây dựng trên
địa bàn.
- Điện lực: Tài liệu, số liệu về lĩnh vực điện lực. Kế hoạch, báo cáo về
lĩnh vực điện của huyện.
- Giao thông vận tải: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan cấp trên về lĩnh vực
giao thông vận tải.
Lĩnh vực Quốc phòng – An ninh
17


Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác quốc phịng an ninh chính trị, đảm
bảo giữ gìn trật tự, an tồn xã hội. Các báo cáo về cơng tác giữ gìn an ninh trật
tự an tồn xã hội của huyện, của các xã, phường gửi đến.
Lĩnh vực Văn hóa – Thơng tin – Thể dục thể thao
- Văn hóa - Thể thao: Tài liệu chỉ đạo về công tác văn hóa, thể thao và các
báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể thao của huyện. Các chương trình, kế
hoạch hoạt động thể thao trên toàn huyện.
- Phát thanh - Truyền hình: Tài liệu về lĩnh vực truyền hình đài truyền
hình, hệ thống loa phát thanh tại các khu khố, phường.
Lĩnh vực Y tế - Bảo hiểm - Xã hội
- Y tế: Tài liệu về lĩnh vực y tế, tình hình hoạt động y tế của Trung tâm y
tế dự phòng của huyện, Bệnh viện đa khoa, các trạm y tế của các xã, phường.

Báo cáo tổng kết hoạt động y tế của các bệnh viện.
- Lao động – Thương binh – Xã hội: Tài liệu về công tác lao động, thương
binh, xã hội. Tài liệu về Hội cựu chiến binh các xã, phường. Kế hoạch, báo cáo
tổng kết về công tác lao động, thương binh và xã hội trên địa bàn huyện.
- Bảo hiểm xã hội: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt
Nam, Bảo hiểm xã hội tỉnh và của Bảo hiểm xã hội huyện về công tác bảo
hiểm.
- Dân số - Gia đình và Trẻ em: Tài liệu chỉ về cơng tác dân số, gia đình và
trẻ em; báo cáo việc thực hiện chế độ kế hoạch hóa gia đình.
1.3.1.4. Giá trị của tài liệu lưu trữ cấp huyện
TLLT có giá trị hết sức thiết thực trên nhiều phương diện đối với các nhà
quản lý, các nhà nghiên cứu và người dân có thể khai thác sử dụng cho nhiều
mục đích khác nhau. Xét một cách khái quát TLLT cấp huyện có hai giá trị cơ
bản: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.
*Giá trị thực tiễn
Là giá trị thông tin chứa đựng trong tài liệu. Giá trị thực tiễn của TLLT
cấp huyện được xét dưới các khía cạnh sau:
- Hoạt động quản lý
18