Thực trạng và giải pháp công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận tây hồ thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP CÔNG TÁC
TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: LƯU TRỮ HỌC
: THS. TRẦN THỊ LOAN
: NGUYỄN THỊ MY
: 1405LTHA040
: 2014-2018
: ĐH LTH 14A

HÀ NỘI - 2018


BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT

Chữ viết tắt

Diễn giải

1

HĐND

Hội Đồng Nhân Dân

2

UBND

Ủy Ban Nhân Dân

3

TLLT

Tài liệu lưu trữ

1


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài...................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .............................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................... 3
5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu .............................................................. 4

6. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài ...................................................... 4
7. Đóng góp của đề tài ................................................................................. 4
8. Bố cục của khóa luận............................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG
TÀI LIỆU LƢU TRỮ ..................................................................................... 6
1.1. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ...................... 6
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ................................................................... 6
1.1.2. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ....................... 7
1.2. Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ................. 8
1.3. Ý nghĩa của tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ ..................... 8
1.4. Quy định của pháp luật hiện nay về tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lƣu trữ .................................................................................................... 9
1.4.1. Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với tổ chức khai
thác, sử dụng TLLT .................................................................................... 9
1.4.2. Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .. 10
1.4.3. Quy định về quyền và nghĩa vụ của đối tượng khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ ................................................................................................. 11
1.4.4. Quy định về thủ tục tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ ............... 12
1.4.5. Quy định về các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ......... 13
1.5. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ............................ 13
1.5.1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử .... 13
1.5.2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ ................................................................ 13
1.5.3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang
thông tin điện tử ........................................................................................ 14


1.5.4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ ................................................ 14
1.5.5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong cơng trình nghiên cứu .................... 14
1.5.6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ ........... 15

Tiểu kết chƣơng 1 .......................................................................................... 15
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ.. 16
2.1. Khái quát về UBND quận Tây Hồ và bộ phận lƣu trữ tại UBND
quận Tây Hồ ............................................................................................... 16
2.1.1. Lịch sử hình thành của UBND quận Tây Hồ ................................. 16
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
quận Tây Hồ .............................................................................................. 17
2.1.3. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ tại
UBND quận Tây Hồ ................................................................................. 19
2.2. Thành phần, loại hình, khối lƣợng, đặc điểm, nội dung và ý nghĩa
tài liệu lƣu trữ của UBND quận Tây Hồ .................................................. 20
2.2.1. Thành phần, loại hình và khối lượng của tài liệu lưu trữ ............... 20
2.2.2. Đặc điểm, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ của UBND quận
Tây Hồ....................................................................................................... 21
2.3. Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại
UBND quận Tây Hồ ................................................................................... 28
2.3.1. Tình hình tổ chức khoa học và tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND
quận Tây Hồ .............................................................................................. 28
2.3.2. Những quy định của UBND quận Tây Hồ về tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ................................................................................... 32
2.3.3. Số lượng, thành phần độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .......... 36
2.3.4. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ 38
2.4. Hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ... 39
2.5. Nhận xét về công tác khai thác, sử dụng TLLT tại UBND quận Tây Hồ 42
2.5.1. Ưu điểm .......................................................................................... 42
2.5.2. Hạn chế ........................................................................................... 43

2.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác tổ chức khai thác,
sử dụng TLLT tại UBND quận Tây Hồ .................................................... 44
Tiểu kết chƣơng 2 .......................................................................................... 45
Chƣơng 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ ...................................................................... 46
3.1. Nhóm giải pháp chung ........................................................................ 46
3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, công chức, viên chức về giá trị tài
liệu lưu trữ và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của
UBND quận Tây Hồ ................................................................................. 46
3.1.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ và tăng
cường đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ .................................. 47
3.1.3. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết về tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ..................................................................... 50
3.2. Nhóm giải pháp cụ thể ........................................................................ 51
3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quy định tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ ...................................................................... 51
3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu phục vụ cho công tác tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ................................................................................... 53
3.2.3. Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ........ 54
Tiểu kết chƣơng 3 .......................................................................................... 57
KẾT LUẬN .................................................................................................... 58
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 60
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin trong quá khứ, là nguồn sử liệu
chính xác, là di sản của dân tộc có vai trò hết sức quan trọng đối với cá nhân;

cơ quan, tổ chức và mỗi quốc gia. Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự có giá trị khi
được đưa ra khai thác, sử dụng. Vì vậy, cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng, là mục tiêu cuối cùng của công tác
lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp, bảo quản theo quy định
của pháp luật đáp ứng các yêu sử dụng tài liệu lưu trữ. Để thực hiện được điều
này phải nghiên cứu đầu tư, tìm tịi các biện pháp, tạo ra cơ hội và điều kiện
tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ, phát huy tốt nhất những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu
cầu của xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước trong
giai đoạn hiện nay.
UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính nhà nước, thực hiện chức
năng quản lý nhà nước, chấp hành nghị quyết của HĐND cùng cấp cũng như
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, ban hành các cơ chế, chính sách
phù hợp với thực tế của địa phương mình, tạo điều kiện thuận lợi khuyến
khích các thành phần kinh tế phát triển.
Tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ phong phú và đa dạng, có giá
trị trên nhiều phương diện như: thực tiễn, khoa học, lịch sử vv… Hiện nay,
công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ đã
được lãnh đạo quan tâm và tài liệu được sử dụng để đảm bảo thông tin cho
hoạt động quản lý là chủ yếu. Trong quá trình thực tập tại UBND quận Tây
Hồ, tơi có cơ hội được tiếp xúc và thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ, tuy
nhiên nhận thấy rằng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ còn
nhiều hạn chế chưa phát huy được hết giá trị của tài liệu.

1


Vì vậy, tơi xin được lựa chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp công tác
tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ - TP Hà
Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được nghiên cứu
trong các sách giáo trình giảng dạy về cơng tác văn thư, lưu trữ như cuốn
“Giáo trình lưu trữ” do Trường Cao đẳng Nội vụ (nay là Trường Đại học Nội
vụ) biên soạn và cuốn “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”
do GVC. TS. Chu Thị Hậu chủ biên năm 2016.
Ngoài ra nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
không phải là một vấn đề mới, đây là nội dung được lựa chọn làm đề tài
nghiên cứu khoa học, báo cáo thực tập, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp.
Trong q trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp tơi có nghiên cứu một số đề
tài như:
- Nguyễn Thị Hằng (2017), Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn phục vụ cơng tác phịng chống
thiên tai, bão lụt, Khóa luận tốt nghiệp;
- Trần Thị Mai (2015), Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của
UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương (Qua
khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội), Luận văn thạc sĩ;
- Đào Thị Hương Nhu (2017), Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo Tổng cục biển và hải đảo
Việt Nam Bộ Tài ngun và Mơi trường, Khóa luận tốt nghiệp;
- Hồng Thị Phiền (2017), Nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn, tỉnh
Bắc Cạn, Khóa luận tốt nghiệp.

2


Qua tìm hiểu, khảo sát các đề tài liên quan tới công tác tổ chức khai
thác, sử dụng TLLT tôi có cái nhìn tổng qt đối với nghiệp vụ này. Trong
các đề tài đã khảo sát, luận văn thạc sỹ “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa
phương (Qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội)” của
Trần Thị Mai năm 2015 là gần với nội dung nghiên cứu của tôi. Tuy nhiên đề
tài của tôi nghiên cứu thực trạng và đưa ra giải pháp đối với công tác tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ khơng trùng lặp
với cơng trình nghiên cứu với cơng trình nghiên cứu nói trên.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Đánh giá được vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức, khai
thác sử dụng tài liệu
- Tìm hiểu, phân tích về thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu của
UBND quận Tây Hồ qua đây khẳng định được vai trò của khối tài liệu này đối
với khơng chỉ hoạt động của quận mà cịn đối với khoa học, đời sống xã hội
- Đánh giá được thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
- Đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ hiện nay
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu, nghiên cứu những lý luận về công tác tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Tìm hiểu, khảo sát chức năng, nhiệm vụ của UBND quận; khảo sát
thành phần nội dung khối TLLT hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ quận;
- Tìm hiểu những quy định cũng như thực trạng công tác tổ chức khai
thác, sử dụng TLLT tại UBND quận. Trên cơ sở đó đánh giá ưu điểm, hạn chế
và phân tích ngun nhân dẫn đến tồn tại đó

3


-

Nghiên cứu đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ

chức khai thác, sử dụng TLLT
5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng
TLLT của UBND quận Tây Hồ thành phố Hà Nội
Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại
UBND quận Tây Hồ từ năm 2012 đến nay
6. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài
Trong q trình thực hiện đề tài, tơi đã sử dụng các phương pháp
nghiên cứu như sau:
- Phương pháp điều tra, khảo sát: Phương pháp này được thực hiện
trên các đối tượng là con người và tài liệu lưu trữ cũng như là các thủ tục về
công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ đó đưa ra những đánh giá và giải
pháp cần thiết
- Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này nhằm thu thập thông tin
từ cán bộ lưu trữ và độc giả đối với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Phương pháp phân tích – tổng hợp: Sử dụng phương pháp này từ
những khảo sát, tơi tiến hành phân tích đánh giá và đưa ra những giải pháp để
tăng cường hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Phương pháp mô tả, thống kê: Trong quá trình phân tích thực trạng
tơi đã sử dụng những số liệu văn bản, tài liệu, độc giả nhằm cụ thể hóa thực
trạng trạng cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
7. Đóng góp của đề tài
Kết quả nghiên cứu của đề tài nhằm giải quyết những tồn tại trong công
tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ nhằm
nâng cao chất lượng công tác này ngày một hiệu quả hơn.

4

8. Bố cục của khóa luận
Ngồi phần mở đầu, phần kết luận khóa luận trình bày 3 chương chính:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại UBND quận Tây Hồ
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
Qua đây tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới ThS. Trần Thị Loan, người đã
trực tiếp hướng dẫn tơi, cho tơi những góp ý đúng đắn cùng với tập thể giảng
viên khoa văn thư – lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp đỡ tơi
trong q trình làm khóa luận tốt nghiệp. Đồng thời tôi xin chân thành cảm ơn
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, bộ phận văn thư – lưu trữ thuộc Văn phòng
HĐND & UBND quận Tây Hồ đã tạo điều kiện thuận lợi để tôi được tiếp cận
với thực tế, cung cấp tài liệu để tôi hồn thiện được khóa luận tốt nghiệp. Tơi
xin chân thành cảm ơn.
Do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn cũng như hạn chế về kiến
thức và kinh nghiệm nghiên cứu nên khóa luận này khơng thể tránh khỏi
những thiếu sót. Tơi mong nhận được sự đóng góp của q thầy cơ và các bạn
để khóa luận này hồn thiện hơn. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 25 tháng 3 năm 2018
Sinh viên

Nguyễn Thị My

5


PHẦN NỘI DUNG

Chƣơng 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC,
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ
1.1. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức và cá nhân. Tài liệu có nhiều loại như: văn bản, bản thiết kế,
bản đồ, cơng trình nghiên cứu, âm bản, dương bản phim, băng đĩa, ghi âm,
ghi hình vv…
Có rất nhiều cách hiểu về khái niệm tài liệu lưu trữ (TLLT) như theo
giáo trình Lý luận và thực tiễn Cơng tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990),
khái niệm TLLT được hiểu như sau “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan đồn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý
nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được
bảo quản trong các phòng kho lưu trữ”
Định nghĩa tài liệu lưu trữ được đưa vào Từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ
Việt Nam”, (1992) cho rằng “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được
lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đồn thể, xí nghiệp và
cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác, sử dụng cho
các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của xã hội”
Năm 2011, Luật Lưu trữ ra đời đánh dấu cột mốc quan trọng đối với
lịch sử lưu trữ Việt nam, trong Luật Lưu trữ có quy định các khái niệm trong
cơng tác lưu trữ trong đó có khái niệm tài liệu lưu trữ, theo khoản 3, Điều 2,
Luật Lưu trữ năm 2011 “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt
động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài
6


liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp khơng cịn bản gốc

bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Tất cả những khái niệm nêu trên đều cho thấy điểm chung là giá trị tài
liệu, nguồn gốc xuất sứ, tuy nhiên khái niệm tài liệu lưu trữ của Luật Lưu trữ
là khái niệm đầy đủ và được pháp luật cơng nhận nên bài khóa luận sẽ sử
dụng khái niệm này
1.1.2. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT không chỉ cung cấp thông tin phục
vụ hoạt động quản lý nhà nước tại cơ quan, tổ chức mà còn là cầu nối giữa
lưu trữ và xã hội, là động lực để công tác lưu trữ phát triển.
Cũng giống như khái niệm TLLT, khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng
TLLT có rất nhiều định nghĩa khác nhau. Giáo trình Lý luận và thực tiễn
Cơng tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương
Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng
TLLT được hiểu như sau “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt hoạt
động thông tin khoa học và là một trong những chức năng quan trọng và tất
yếu của các phòng, kho lưu trữ phải có những biện pháp tích cực để làm cho
tài liệu lưu trữ được sử dụng thuận lợi” [5; Tr.169]
Giáo trình “Lý luận và phương pháp cơng tác lưu trữ” do GVC.TS.Chu
Thị Hậu chủ biên khẳng định “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là
q trình tổ chức khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên
cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của
các cơ quan, tổ chức và cá nhân” [11;Tr.239]
Dưới góc độ của khóa luận tốt nghiệp này, tơi sử dụng khái niệm tổ
chức khai thác, sử dụng TLLT của cuốn giáo trình “Lý luận và phương pháp
cơng tác lưu trữ” do GVC.TS.Chu Thị Hậu chủ biên.

7


1.2. Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ

Tổ chức sử dụng TLLT là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ
nhằm đưa TLLT ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các nhà
nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân .
Tổ chức sử dụng TLLT nhằm biến các thông tin quá khứ trong TLLT
thành những thông tin tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu, phục vụ sự
nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu
lịch sử.
1.3. Ý nghĩa của tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ
Tổ chức sử dụng TLLT là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội, nhân dân,
tăng cường và vai trò của xã hội của các lưu trữ. Thông qua việc tổ chức sử
dụng TLLT, các cơ quan tổ chức và cơng nhân sẽ nhận thức được vị trí và
tầm quan trọng của tài liệu cũng như công tác lưu trữ từ đó xây dựng ý thức,
trách nhiệm trong việc bảo quản an toàn TLLT.
Tổ chức sử dụng TLLT phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế,
văn hóa, nghiên cứu khoa học… sẽ mang lại những lợi ích thiết thực cho
người khai thác, sử dụng.
Đối với các lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng là hệ quả của quá trình
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Từ việc đưa tài liệu ra khai thác sử dụng mới
có thể đánh giá khách quan kết quả thực hiện các nghiệp vụ trước đó như xác
định giá trị có chính xác khơng, phân loại, chỉnh lý khoa học tài liệu có khoa
học khơng, bảo quản có tốt khơng .
Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT ngày càng đa dạng,
phong phú thì các cơ quan lưu trữ phải đẩy mạnh các nghiệp vụ như thu thập,
phân loại, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu TLLT… Như vậy, khai thác sử
dụng TLLT chính là động lực mạnh mẽ để thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu
trữ phát triển

8

Tổ chức sử dụng TLLT cũng mang lại nhiều lợi ích cho các lưu trữ, tạo
nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ ngành lưu trữ cả về vật chất và tinh thần
1.4. Quy định của pháp luật hiện nay về tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lƣu trữ
Công tác văn thư - lưu trữ nói chung và cơng tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu nói riêng đã và đang được Đảng và Nhà nước quan tâm và có
những chỉ đạo được cụ thể hóa bằng văn bản quy phạm pháp luật tại hành
lang pháp lý cho việc thực thi công tác này được hiệu quả. Các văn bản quy
phạm pháp luật sau đây được ban hành từ năm 2001, có các điều khoản quy
định về cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT
- Pháp lệnh số 34/2001/UBTVQH10 ngày 04 tháng 04 năm 2001 của
Uỷ ban thường vụ Quốc hội về Lưu trữ Quốc gia
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ hướng dẫn pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của
Quốc hội khóa 13
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ
Nội vụ về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử
Tuy nhiên, công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT hiện nay được
thực hiện theo những quy định sau đây thay thế cho những văn bản đã hết
hiệu lực trước đó.
1.4.1. Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với tổ chức
khai thác, sử dụng TLLT
- Điểm a, khoản 3, Điều 29 Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm của cơ
quan, tổ chức “Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi
cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý”

9

- Điều 31, Luật Lưu trữ quy định “Người đứng đầu cơ quan tổ chức
căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan
quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, tổ chức mình”
- Khoản 2, Điều 29 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ quy định
trách nhiệm của cơ quan sử dụng TLLT điện tử “Thẩm quyền cho phép đọc,
sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối
với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác; cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm đăng tải thơng tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử
dụng tài liệu lưu trữ trên trang điện tử của cơ quan, tổ chức; khuyến khích
việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến”
1.4.2. Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
- Luật Lưu trữ 2011 ban hành quy định thẩm quyền cho phép khai
thác, sử dụng TLLT Điều 31 “Người đứng đầu cơ quan tổ chức căn cứ quy
định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định
việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, tổ chức mình” và vấn đề
mang tài liệu ra khỏi lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan để khai thác, sử dụng
được quy định tại Điều 34 của Luật Lưu trữ:
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu ra khỏi lưu trữ cơ
quan, lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và nhu cầu
chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và
phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó
2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm của Đảng quyết định việc
mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài; quy định việc mang tài
liệu ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.

10

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi
Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước
3. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra
nước ngồi phải thơng báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết
4. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ cá nhân đã được
đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo
hiểm tài liệu lưu trữ
- Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT tại các Lưu trữ lịch
sử được quy định chi tiết tại Điều 5 của Thông tư số 10/2014/TT – BNV
1. Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc
và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý
2. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá
nhân, trong một số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy định Điều 16, 17
của Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
3. Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ
lịch sử phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho
phép bằng văn bản
1.4.3. Quy định về quyền và nghĩa vụ của đối tượng khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ
Khoản 2 Điều 29 Luật Lưu trữ quy định Quyền và nghĩa vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng TLLT của Luật Lưu trữ quy định
phải
- Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ, tơn trọng tính ngun
bản tài liệu khi cơng bố, giới thiệu trích dẫn tài liệu lưu trữ;
-

Khơng xâm phạm lợi ích của Nhà nước;

11


-

Nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các quy định của Luật Lưu trữ này, nội quy, quy chế của
cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có
liên quan.
1.4.4. Quy định về thủ tục tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ
Tiếp cận thông tin là việc đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chép, chụp
thông tin.Tiếp cận thông tin là một trong những quyền của công dân, được
Hiến pháp 2013 nước Việt Nam ghi nhận và được cụ thể hóa bằng Luật Tiếp
cận thông tin số 104/2016/QH13 ban hành ngày 06 tháng 4 năm 2016. Luật
tiếp cận thông tin khẳng định: Mọi cơng dân đều bình đẳng, khơng bị phân
biệt đối xử trong việc thực hiện quyền tiếp cận thông tin
Cần phân biệt quyền khai thác, sử dụng TLLT và quyền tiếp cận thơng
tin. Ví dụ như trong các Trung tâm lưu trữ lịch sử hiện đang giữ tài liệu của
cá nhân, gia đình, dịng họ ký gửi, độc giả muốn khai thác sử dụng thì phải có
sự đồng ý của chủ tài liệu. Như vậy ngoại trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu
có đóng dấu chỉ mức độ mật khơng phải tài liệu nào độc giả cũng được tự do
tiếp cận.
Những quy định về thủ tục tiếp cận và khai thác TLLT được Nhà nước
ta quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật sau:
- Điều 18, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP hướng dẫn Pháp lệnh Lưu
trữ Quốc gia quy định thủ tục khai thác tài liệu của các lưu trữ lịch sử và lưu
trữ hiện hành.

- Khoản 7, Điều 30 Luật Lưu trữ 2011 quy định “Người sử dụng tài
liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ
chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ mục đích cơng tác thì phải có giấy giới
thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan tổ chức nơi công tác”

12


Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 quy định việc sử dụng
tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử trong đó Điều 4 của thơng tư
này quy định thủ tục khai thác tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử
1.4.5. Quy định về các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 quy định các hình thức khai thác, sử dụng
TLLT bao gồm:
- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang
thông tin điện tử
- Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
- Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong cơng trình nghiên cứu
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ
1.5. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
1.5.1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
lịch sử
Đây là hình thức chủ yếu được áp dụng trong các Lưu trữ lịch sử và
Lưu trữ cơ quan. Ưu điểm của hình thức này là người đọc được sử dụng cùng
lúc nhiều tài liệu, được cơ quan lưu trữ giải đáp thắc mắc, có thể sao chụp khi
cần thiết. Hình thức tra cứu này yêu cầu phòng đọc phải trang bị các trang
thiết bị cũng như độc giả phải xuất trình các giấy tờ cần thiết, thực hiện các
thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc theo quy định.

1.5.2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
Theo Luật Xuất bản (2012), Xuất bản phẩm là tài liệu, ấn phẩm về các
mặt chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, giáo dục - đào tạo, công nghệ, văn
học, nghệ thuật được xuất bản thông qua các nhà xuất bản bằng các ngơn ngữ
khác nhau, bằng hình ảnh, âm thanh và được thể hiện dưới các hình thức sau

13


đây: sách in, sách chữ nổi, tranh, ảnh, bản đồ, áp phích, tờ rơi, tờ gấp, các loại
lịch, bản ghi âm, ghi hình có nội dung thay sách hoặc minh họa cho sách.
1.5.3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại
chúng, trang thông tin điện tử
Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thơng tin
điện tử là hình thức chủ động, được áp dụng phổ biến ở Lưu trữ lịch sử. Hình
thức này nhằm giới thiệu TLLT hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử. Với
hình thức này người khai thác khơng cần đến kho lưu trữ mà vẫn có thể nắm
được thành phần, nội dung tài liệu trong kho lưu trữ của cơ quan.
1.5.4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
Triển lãm, trưng bày TLLT nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu
TLLT đến với đông đảo công chúng. Nếu triển lãm TLLT là trưng bày TLLT,
hiện vật theo một chủ đề và trong một khoảng thời gian nhất định thì trưng
bày TLLT là bày biện TLLT ở nơi trang trọng. Trưng bày diễn ra thường
xun, có thể khơng theo chủ đề nhất định với quy mơ hạn chế, cịn triển lãm
thường theo chủ đề, có quy mơ lớn hơn. Tuy nhiên hai hình thức này đều có
điểm chung là trong cùng một lúc có thể giới thiệu nhiều tài liệu khác nhau.
1.5.5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong cơng trình nghiên cứu
Để thực hiện các cơng trình nghiên cứu khoa học, tác giả phải phải đến
các lưu trữ lịch sử hoặc lưu trữ cơ quan để tìm hiểu, nghiên cứu các tài liệu có
liên quan. Tác giả muốn dẫn chứng TLLT như bằng chứng chân thực thì phải

dẫn chứng số lưu trữ, độ gốc của TLLT theo quy định của pháp luật tại Điểm
a, Khoản 2, Điều 29 Luật Lưu trữ quy định nghĩa vụ của cơ quan tổ chức khi
khai thác, sử dụng TLLT “Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ
quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính ngun bản tài liệu khi
cơng bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ”. Bằng hình thức này TLLT của

14


cơ quan lưu trữ đó sẽ được đơng đảo độc giả biết đến và khẳng định giá trị
của TLLT nói chung.
1.5.6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ
Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch
sử về nội dung thông tin hoặc bản sao TLLT do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ
lịch sử đang quản lý [11; Tr.248]
Bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như TLLT gốc trong
các quan hệ giao dịch. Tác dụng của việc chứng thực lưu trữ là giúp cho các
cơ quan, cá nhân xác minh những vấn đề đã xảy ra trong quá khứ nhưng bị
mất chứng cứ, cần phải dựa vào chứng nhận của cơ quan lưu trữ trên cơ sở
TLLT còn giữ được làm bằng chứng. Người có thẩm quyền cho phép khai
thác, sử dụng TLLT cho phép sao, chứng thực TLLT.
Tiểu kết chƣơng 1
TLLT vừa có ý nghĩa quan trọng trong thực tiễn và trong nghiên cứu
lịch sử. Điều đó đã được Đảng và Nhà nước ta khẳng định trong Pháp lệnh
Lưu trữ Quốc gia “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản dân tộc, có giá trị đặc
biệt đối với sự nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”.
Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ,
đối với cơ quan, tổ chức đặc biệt phát huy hiệu quả khi thông tin tài liệu phục
vụ cho hoạt động quản lý, điều hành. Công tác này được ghi nhận trong các
văn bản quy phạm pháp luật về văn thư – lưu trữ tạo hành lang pháp lý để các

cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện nghiệp vụ được hiệu quả.

15


Chƣơng 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
2.1. Khái quát về UBND quận Tây Hồ và bộ phận lƣu trữ tại
UBND quận Tây Hồ
2.1.1. Lịch sử hình thành của UBND quận Tây Hồ
Quận Tây Hồ là một quận nằm ở phía bắc nội thành thủ đơ Hà Nội,
Việt Nam. Phía đơng giáp với quận Long Biên; phía tây giáp quận Bắc Từ
Liêm; phía nam giáp quận Ba Đình, phía bắc giáp huyện Đơng Anh
Quận được thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm
1995 của Chính phủ Việt Nam trên cơ sở tách 3 phường: Bưởi, Thuỵ Khuê,
Yên Phụ thuộc quận Ba Đình và 5 xã Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân
La, Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm và được xác định là trung tâm dịch vụ
- văn hoá - du lịch, vùng có cảnh quan văn hố thiên nhiên của Hà Nội.
Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, toàn bộ
quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của thành phố trung tâm có điều kiện
đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực vốn tài chính nguồn nhân lực và khoa
học cơng nghệ để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế - xã hội của quận nói
riêng và thành phố nói chung.
Quận Tây Hồ có điều kiện thiên nhiên ưu đãi, nổi bật với Hồ Tây rộng
khoảng 526 ha được coi là “Lá phổi xanh của Thành phố” và giữ vị trí quan
trọng về du lịch và giao thông thuận lợi.
Tây Hồ là quận lớn thứ 4 về diện tích sau quận Hà Đơng, Long Biên,
Hồng Mai. Quận có khoảng 2.401 ha trong tổng số 17.878 ha (chiếm 13,4%)
diện tích khu vực đất nội thành Hà Nội

16


2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
quận Tây Hồ
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
UBND quận do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
nhân dân địa phương, HĐND cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp
trên.
UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo điều hành các chương
trình cơng tác tuần, tháng, q, năm; quản lý hướng dẫn các phường trong
hoạt động quản lý nhà nước theo luật tổ chức chính quyền địa phương 2015,
UBND quận thảo luận tập thể và quyết định đa số các vấn đề sau:
- Xây dựng chương trình kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh
quốc phòng dài hạn và hằng năm của quận. Kế hoạch đầu tư xây dựng các
cơng trình trọng điểm của quận trình HĐND quyết định;
- Xây dựng chương trình cơng tác hằng năm của UBND quận, các biện
pháp thực hiện nghị quyết của HĐND quận về kinh tế, chính trị, xã hội, an
ninh, quốc phịng thơng qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình
HĐND quận;
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và và quy định của nhà
nước. Bổ nhiệm, miễn nhiệm và khen thưởng, kỷ luật đối với tập thể và cá
nhân do UBND quận trực tiếp quản lý;
- Kết luận những vụ việc khiếu nại tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quận quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của
Luật Khiếu nại tố cáo;
- Kiểm điểm đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá

nhân thành viên UBND quận hằng năm;

17


- Những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền cuả
UBND quận hoặc những vấn đề mà chủ tịch UBND quận thấy cần thiết để
đưa ra lấy ý kiến của tập thể.
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm các vị lãnh đạo và các
đơn vị chuyên môn
01 Chủ tịch; 03 phó chủ tịch; 13 phịng ban; 06 ban tham mưu
Chủ tịch - đ/c Đỗ Anh Tuấn;
Phó chủ tịch - đ/c Nguyễn Lê Hồng phụ trách đất đai;
Phó Chủ Tịch - đ/c Phạm Xuân Tài phụ trách văn xã;
Phó chủ tịch - đ/c Nguyễn Đình Khuyến phụ trách kinh tế.
Cơ quan chuyên môn thuộc UBND là cơ quan tham mưu, giúp UBND
thực hiện chức năng quản lý về ngành, lĩnh vực ở địa phương và thực hiện các
nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của cơ quan nhà nước cấp trên.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận như sau:
- Phòng Nội vụ
- Phòng Tư pháp
- Phòng Tài chính – Kế hoạch
- Phịng Tài ngun và mơi trường
- Phịng Lao động – Thương binh
- Phịng Văn hóa – Thơng tin
- Phịng Giáo dục và Đào tạo
- Phịng Y Tế
- Phịng Quản lý đơ thị
- Phịng Kinh tế

- Văn phòng HĐND & UBND
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ xem tại Phụ lục)

18


2.1.3. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ tại
UBND quận Tây Hồ
2.1.3.1. Vị trí và chức năng
Bộ phận văn thư – lưu trữ thuộc Văn phịng HĐND & UBND quận Tây
Hồ, có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan
quản lý công tác văn thư – lưu trữ và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ.
2.1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ phận văn thư – lưu trữ thuộc Văn phịng HĐND & UBND quận Tây
Hồ có nhiệm vụ:
+ Giúp, tham mưu cho lãnh đạo văn phòng thống nhất quản lý công tác
văn thư, lưu trữ
- Xây dựng, trình lãnh đạo các đề án, báo cáo, kế hoạch, quy định phát
triển công tác văn thư – lưu trữ trong cơ quan.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư –
lưu trữ công chức, viên chức cơ quan;
- Thực hiện sơ kết, tổng kết công tác thi đua khen thưởng về văn thư –
lưu trữ
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ văn thư – lưu trữ hiện hành của UBND
quận và Văn phòng quận theo quy định của nhà nước;
+ Thực hiện công tác văn thư:
-Thực hiện quản lý văn bản đi; văn bản đến; quản lý sổ sách, cơ sở dữ
liệu về văn bản của cơ quan;
- Quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận;
- Hướng dẫn công chức lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan.
+ Thực hiện công tác lưu trữ:
- Thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

19


- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thực hiện các thủ tục tiêu
hủy tài liệu hết giá trị;
- Bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;
- Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT;
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê cơ sở về công tác văn thư.
2.2. Thành phần, loại hình, khối lƣợng, đặc điểm, nội dung và ý
nghĩa tài liệu lƣu trữ của UBND quận Tây Hồ
2.2.1. Thành phần, loại hình và khối lượng của tài liệu lưu trữ
TLLT hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ rất
phong phú và đa dạng về các lĩnh vực, khối tài liệu này bao gồm những thành
phần tài liệu như sau:
- Tài liệu của cơ quan cấp trên
- Tài liệu của UBND quận Tây Hồ sản sinh
- Tài liệu của cơ quan ngang cấp gửi đến
- Tài liệu của cơ quan cấp dưới gửi lên
Loại hình tài liệu
- Khối tài liệu hành chính: Đây là khối tài liệu chủ yếu trong kho lưu
trữ UBND quận. Nội dung tài liệu phản ánh sự chỉ đạo, điều hành, quản lý,
kiểm tra hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương của UBND quận, sự quản
lý của cấp trên cũng như trao đổi làm việc giữa các cơ quan tạo nên sự phối, kết
hợp giữa các cơ quan, đơn vị để giải quyết các công việc được hiệu quả hơn.
- Khối tài liệu khoa học – công nghệ: Khối tài liệu này bao gồm những
bản đồ địa giới hành chính, bản vẽ, bản thiết kế các cơng trình trên địa bàn

quận Tây Hồ
- Khối tài liệu nghe – nhìn: Loại hình tài liệu này chủ yếu là tài liệu
ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình, cuộn phim về sự hình thành và những hoạt
động trong quá trình phát triển của UBND quận Tây Hồ

20