Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại ủy ban nhân dân thành phố cẩm phả

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn

: THS. TRẦN VIỆT HÀ

Sinh viên thực hiện

: PHẠM NGỌC ANH

Mã số sinh viên

: 1405LTHC001

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH LTH 14C

HÀ NỘI - 2018


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................. 2
3. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 2
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ................................................................ 3
5. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................... 3
6. Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 6
7. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 6
8. Bố cục của Khóa luận ............................................................................... 6
Chương 1 NHỮNG VẪN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN TẠI UBND TỈNH CẨM PHẢ ..................................................... 8
1.1. Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả............................................ 8
1.1.1. Chức năng ....................................................................................... 8
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ....................................................................... 9
1.1.3. Cơ cấu tổ chức .............................................................................. 10
1.2. Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của UBND thành phố
Cẩm Phả ...................................................................................................... 10
1.3. Ý nghĩa của việc ứng dụng thông tin trong quản lý và giải quyết văn
bản tại UBND thành phố Cẩm Phả. ............................................................ 12
1.4. Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản tại Uỷ ban nhân dân thành
phố Cẩm Phả. .............................................................................................. 14
1.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả .... 15
1.4.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng .............................................. 16
1.4.3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong Ủy ban nhân dân thành
phố Cẩm Phả ........................................................................................... 17

1.4.4. Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách trong Ủy ban nhân
dân thành phố .......................................................................................... 17
Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ ................................................................... 19
2.1. Quy định của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả về ứng dụng công
nghệ thông tin quản lý và giải quyết văn bản ............................................. 19
2.2. Cơ sở vật chất phục vụ việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý và
giải quyết văn bản ....................................................................................... 20
2.2.1. Máy tính ........................................................................................ 21
2.2.2. Máy scan ....................................................................................... 21
2.2.3. Mạng internet, mạng LAN............................................................. 22
2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại
Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả ......................................................... 23
2.3.1. Soạn thảo văn bản ......................................................................... 23
2.3.2. Quy trình phát hành văn bản đi .................................................... 27
2.3.3. Quy trình xử lý văn bản đến .......................................................... 30
2.3.4. Xử lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc..................................... 41
2.4. Nhận xét, đánh giá chung việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản đến - đi tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả ............ 42
2.4.1. Ưu điểm ......................................................................................... 42
2.4.2. Hạn chế ......................................................................................... 44
2.4.3. Nguyên nhân.................................................................................. 46
Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ ............................. 48
3.1. Nhóm giải pháp chung ......................................................................... 48

3.1.1. Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo, sự quan tâm của Lãnh đạo cơ
quan đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải
quyết văn bản .......................................................................................... 48
3.1.2. Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về cơng tác văn thư
nói chung và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải
quyết văn bản nói riêng tại cơ quan ....................................................... 48
3.1.3. Xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện chương trình ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản ............................... 50
3.1.4. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ ............................................ 50
3.1.5. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng
dụng phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan ......................................... 52
3.1.6. Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng cơng nghệ thông tin
trong quản lý và giải quyết văn bản........................................................ 53
3.1.7. Nâng cấp hệ thống máy chủ và chương trình ứng dụng trong thông
tin điều hành của UBND ......................................................................... 54
3.2. Nhóm giải pháp cụ thể ......................................................................... 54
3.2.1. Hoạt động quản lý ......................................................................... 54
3.2.2. Con người ...................................................................................... 57
3.2.3. Cơ sở vật chất ............................................................................... 59
KẾT LUẬN .................................................................................................... 62
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 64
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời đại của sự bùng nổ thông tin như hiện nay đã đẩy nhanh xu
hướng tồn cầu hóa trên tồn thế giới, trong đó có Việt Nam. Cơng nghệ
thơng tin đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu thông

tin, khả năng lưu trữ thông tin khổng lồ, và xử lý chúng với tốc độ nhanh. Có
thể nói, cơng nghệ thơng tin là một trong những động lực phát triển của mọi
quốc gia. Đây là vấn đề đang được các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và
ngoài nhà nước quan tâm sâu sắc, đặc biệt là trong việc quản lý hành chính.
Trong việc quản lý hành chính nói chung và cơng tác văn phịng nói
riêng, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cũng là một yêu cầu mang tính tất
yếu. Đặc biệt, đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi
mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Trong các nghiệp vụ của công tác văn
thư, quản lý và giải quyết văn bản là một trong những khâu nghiệp vụ quan
trọng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư nói chung và
trong quản lý văn bản nói riêng là một yêu cầu cấp thiết. Quản lý văn bản với
phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương pháp quản lý thủ công chủ
yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn
bản đi…Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt,
nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được kết nối.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản
nói riêng cũng như trong cơng tác văn thư nói chung, đã được Đảng và Nhà
nước ta quan tâm từ lâu. Điều đó được cụ thể hóa bằng các văn bản quy phạm
pháp luật như: Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về
ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại
hóa, Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VIII…Thêm vào đó là một số văn bản
của Chính phủ về việc ứng dụng cơng nghệ thông tin như: Luật Giao dịch

1


điện tử được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005; Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng cơng
nghệ thơng tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước…
Trước tình hình thực tế đó, Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả - cơ

quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, là một trong những
cơ quan nhà nước ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào việc quản lý hành
chính. Đặc biệt, UBND thành phố Cẩm Phả đã và đang áp dụng phần mềm
vào công tác văn thư, việc áp dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư
nó góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc và phục vụ đắc lực cho
hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức nói chung và Ủy ban nói riêng.
Với tất cả những lý do trên, tôi đã chọn “Ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố
Cẩm Phả” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài của tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:
Một là qua khảo sát thực tiễn và những lý luận đã trang bị để đánh giá
tình hình cơng tác văn thư cũng như thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả;
Hai là từ cơ sở đánh giá thực trạng công tác văn thư nói chung và thực
trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả
để đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm xây dựng và hồn thiện hơn việc
ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại đây.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được những mục tiêu đề ra, khóa luận sẽ tập trung giải
quyết những nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả, tình hình cơng tác văn thư tại UBND
thành phố;
2


- Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và
giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả.
- Đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công

nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành
phố Cẩm Phả.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về nội dung: nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả, bao
gồm các bước từ soạn thảo và ban hành văn bản, tiếp nhận và giải quyết văn
bản trong quản lý văn bản.
- Phạm vi về không gian: Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả, tỉnh
Quảng Ninh, trong đó tập trung nghiên cứu tại Văn phòng HĐND và UBND nơi trực tiếp diễn ra các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản và ứng dụng
CNTT vào công tác này. Thời gian nghiên cứu đề tài này chủ yếu tập trung từ
năm 2017 - 2018
5. Lịch sử nghiên cứu
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư nói chung cũng
như trong quản lý và giải quyết văn bản nói riêng là một trong những đề tài
mới hiện nay và đã có nhiều tác giả viết về đề tài này, có thể kể đến như:
- Các văn bản quy phạm pháp luật của Đảng và Nhà nước liên quan đến
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư như: Chỉ thị số 58CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung
ương Đảng khóa VIII về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự
nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước; Quyết định số 112/2001/QĐ3


TTg ngày 25 tháng 7 năm 2001của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án tin
học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005; Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng
CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số

điều của Luật lưu trữ; Luật Lưu trữ đuợc Quốc hội thông qua ngày 11 tháng
11 năm 2011;Luật Công nghệ thông tin được Quốc hội thông qua ngày 29
tháng 6 năm 2006…
- Luận văn Thạc sĩ của tác giả Lê Tuấn Hùng với đề tài “Ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ
thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học - Công nghệ”. Với nôi dung khẳng
định ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là một giải pháp quan trọng để
hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý . Đồng thời xác định rõ mục tiêu của
việc ứng dụng CNTT và yêu cầu về các chức năng của phần mềm ứng dụng
trong cơng tác quản lý văn bản…
- Khóa luận tốt nghiệp có các đề tài liên quan như: “Ứng dụng CNTT
trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ"của sinh viên Phan Thị Hải Ninh trường
Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như một số khóa luận của sinh viên trường Khoa
học xã hội và nhân văn với chủ đề tương tự như: “Ứng dụng CNTT trong
công tác văn thư tại UBND thành phố Hà Nội” của sinh viên Phạm Thị Bích
Thảo, hay tại UBND tỉnh Hà Tây của sinh viên Nguyễn Thúy Hường, UBND
tỉnh Bắc Giang của sinh viên Trần Thị Kim Linh,… Các đề tài này đã trình
bày và mơ tả được nội dung về các thao tác nghiệp vụ văn thư khi ứng dụng
công nghệ thông tin tại cơ quan.
- Các Báo cáo khoa học của sinh viên đề cập đến vai trò của việc ứng
dụng phần mềm quản lý văn bản của một số Bộ trên địa bàn thành phố Hà
Nội, tiêu biểu là “Ứng dụng khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan
Bộ Khoa học và Công nghệ” của sinh viên Lê Thị Minh; “Ứng dụng công
4


nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Quận ủy Đống Đa” năm 2001 của
Hà Tiến Quân…
- Tạp chí ngành, và các đề tài viết của tác giả Kiều Mai như “Vài nét về
Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phịng Chính phủ” và “Đề

án 112 với việc quản lý văn bản và quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phịng Chính
phủ” đã đề cập đến một phần nội dung của Ứng dụng CNTT trong công tác
văn thư.
- Cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư - lưu trữ”
của TS. Dương Văn Khảm, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Hà Nội, năm
1994 đã đề cập đến các vấn đề như vai trị của CNTT trong cơng tác văn thư
và một số hoạt động quản lý và giải quyết văn bản.
- Ngồi ra, cịn có các giáo trình về văn thư trong đó có ứng dụng cơng
nghệ thơng tin trong công tác văn thư, cũng như một số bài viết có liên quan
trên

các

website

như:

www.archives.gov.vn;

vanthuluutru.com;

www.chinhphu.vn; quanlyvanthu.vn;…
Như vậy, các đề tài của sinh viên đều khảo sát, mô tả lại các bước của
quy trình Ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ công tác văn thư từ Soạn
thảo văn bản, đến lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại một cơ
quan, và đề ra một số giải pháp tại một cơ quan cụ thể.
Với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết
văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả” cũng là một đề tài về
việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhưng có kế thừa các cơng trình trước và
có phần đi sâu hơn về một khâu nghiệp vụ là quản lý và giải quyết văn bản.

Bởi đó là một khâu quan trọng trong cơng tác văn thư để giúp cán bộ quản lý
và xử lý công việc. Hơn nữa, công nghệ thông tin luôn luôn thay đổi và tiến
bộ, và mỗi cơ quan lại áp dụng một phần mềm quản lý khác nhau. Vì vậy, với
đề tài này sẽ góp phần vào việc làm phát triển của cơng nghệ thơng tin trong
quản lý hành chính nói chung, và quản lý và giải quyết văn bản nói riêng.
5


6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, tôi đã thực hiện các phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát: Sử dụng phương pháp này, tôi đã trực tiếp
quan sát công việc, thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản
trong công việc của các cán bộ tại UBND.
- Phương pháp khảo sát thực tế: Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ
quan, tơi sử dụng phương pháp này để khảo sát tình hình ứng dụng và khai
thác phần mềm quản lý văn bản trong q trình giải quyết cơng việc của các
phịng, ban của cơ quan.
- Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các phòng,
ban của UBND. Việc phỏng vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng
vấn đề trong q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn thư
của UBND.
- Phương pháp phân tích tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế
thừa, phát triển; hạn chế và nguyên nhân hạn chế của việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư tại cơ quan
- Phương pháp hệ thống, thống kê, so sánh: Căn cứ vào tình hình thực
tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan, so sánh với
tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin của các cơ quan khác
7. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư được thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ thì sẽ góp phần quyết định

chất lượng làm việc của bộ phận văn thư nói riêng và của tồn bộ UBND
thành phố Cẩm Phả nói chung.
8. Bố cục của Khóa luận
Ngồi phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài
bao gồm 03 chương chính sau đây:

6


Chương 1: Giới thiệu về Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả và
tình hình quản lý văn bản tại Ủy ban
Nội dung chương này giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành, chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban thành phố Cẩm Phả
và tình hình quản lý văn bản tại Ủy ban
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả
Nội dung chương này bao gồm những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của
Đảng, Nhà nước và Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả về ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản; quy trình ứng dụng cơng
nghệ thơng tin tại Uỷ ban.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố
Cẩm Phả
Nội dung chương này bao gồm những nhận xét, đánh giá và đề xuất
giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và
giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả.

7

Chương 1
NHỮNG VẪN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
TẠI UBND TỈNH CẨM PHẢ
1.1. Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả
Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015, vị trí,
chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân thành phố Cẩm Phả
được trình bày như sau:
1.1.1. Chức năng
Tại Điều 8, Luật Tổ chức chính quyền địa phương dân ngày 19/6/2015
quy định như sau:
Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và
cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
- Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn
huyện.
- Quyết định những vấn đề của huyện trong phạm vi được phân quyền,
phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên
quan.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp
trên ủy quyền.
- Kiểm tra, giám sát tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phương
cấp xã.
- Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp tỉnh về kết quả
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở huyện.
- Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền

8

làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát
triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn huyện.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo tinh thần của Luật Tổ chức chính quyền địa phương

ngày

19/6/2015 của Quốc hội, tại Điều 28, Mục 2 Chương II, nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND thành phố Cẩm Phả được quy định như sau:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung
quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của
Luật này và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du
lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây
dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ,
tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên
thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến
pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,
đào tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao
động, chính sách xã hội, dân tộc, tơn giáo, quốc phịng, an ninh, trật tự, an
tồn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn
khác theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân
cấp, ủy quyền.

- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức
khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.
9


1.1.3. Cơ cấu tổ chức
UBND thành phố Cẩm Phả hoạt động trên cơ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19/6/2015 của Quốc hội . Để hoàn thành tốt các chức
năng, nhiệm vụ của mình, UBND thành phố Cẩm Phả đã sắp xếp tổ chức bộ
máy làm việc như sau:
Bộ máy lãnh đạo bao gồm 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch;
Phịng ban chun mơn trực thuộc bao gồm 12 phòng ban sau:
- Văn phòng HĐND và UBND;
- Phòng Nội vụ;
- Phịng Tài chính - Kế hoạch;
- Phịng Quản lý đơ thị;
- Phịng Lao động - Thương binh và xã hội;
- Phịng Tài ngun và Mơi trường;
- Thanh tra Thành phố;
- Phịng Y tế;
- Phịng Văn hóa và Thơng tin;
- Phịng Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn;
- Phịng Giáo dục và đào tao;
- Phòng Tư pháp.
(Phụ lục số 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân thành phố
Cẩm Phả)
1.2. Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của UBND
thành phố Cẩm Phả
Trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả đã
hình thành các loại tài liệu sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản hành chính
- Văn bản chuyên ngành
10


- Văn bản của các tổ chức Đảng, Đoàn thể
Trong giới hạn của bài khóa luận này, tác giả tập trung vào khối tài liệu
hành chính đây là khối tài liệu chủ yếu hình thành và phản ánh đầy đủ quá
trình hoạt động của Ủy ban nhân dân .
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,
được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định
trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015. Ủy ban nhân dân
thành phố Cẩm Phả là cơ quan nhà nước tại địa phương, có thẩm quyền ban
hành văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản quy phạm pháp luật chủ yếu mà
Ủy ban thành phố ban hành về những lĩnh vực mà Ủy ban quản lý như: Hành
chính, An ninh trật tự, Kinh tế - Xã hội, Giải quyết khiếu nai,…
Ví dụ: Trong lĩnh vực Hành chính: Quyết định số 2439/QĐ-UBND của
Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả ban hành ngày 22 tháng 6 năm 2017 về
việc công bố Danh mục văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND
thành phố hết hiệu lực năm 2016.
Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính chất
thơng tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng
để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi
chép công việc của cơ quan. Những loại văn bản hành chính thơng thường mà
Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả ban hành chủ yếu là: Công văn, Kế
hoạch, Thơng báo,...
Ví dụ: Cơng văn số 1426/UBND-VP của Ủy ban nhân dân thành phố
Cẩm Phả ban hành ngày 02 tháng 8 năm 2015 về việc phát động cuộc thi tìm
hiểu pháp luật trên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban dân tộc.

Theo thống kê Công văn số 976/UBND-NV ngày 05/4/2017, số lượng
văn bản đi của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả phát hành cụ thể như
sau:

11


STT Tên cơ quan

Năm

Số lượng

Số lượng hồ

Ghi

văn bản đi sơ cơng việc

chú

01

Văn phịng HĐND&UBND

183.355

1.391

02

Phịng Nội vụ

10.671

4.635

03

Phịng Tài chính - Kế tốn

3.000

5.000

04

Phịng Tư pháp

4.155

2.390

05

Thanh tra

540

7.440

06

Phịng Tài ngun và MT

7.450

49.715

07

Phịng Quản lý đơ thị

3.250

43.500

08

Phịng Kinh tế

2.170

1.650

09

Phịng Lao động-TB&XH

3.560

4.450

10

Phịng Giáo dục và Đào tạo

6.748

1.460

11

Phịng Y tế

1.830

1.320

12

Phịng Văn hóa và thơng tin

2.387

3.000

229.116

125.951

Tổng số:

Phụ lục 2: Cơng văn số 976/UBND-NV ngày 05/4/2017
Tóm lại, trong q trình hoạt động và phát triển của mình, Ủy ban nhân
dân thành phố Cẩm Phả đã sản sinh một khối lượng lớn với nhiều loại văn
bản khác nhau để phục vụ công tác tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương. Tài liệu của Ủy ban
nhân dân thành phố phong phú về mặt nội dung, đa dạng về thành phần,
chiếm khối lượng lớn và có ý nghĩa nhiều mặt đối với đất nước cũng như đối
với thành phố Cẩm Phả.
1.3. Ý nghĩa của việc ứng dụng thông tin trong quản lý và giải
quyết văn bản tại UBND thành phố Cẩm Phả.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như:
Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ....
12


Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản
lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn
thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để
phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo
văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết
công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân
viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác
văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng
công tác văn thư không phải chỉ là của người làm văn thư.
Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và
hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì, cơng tác văn thư có chức năng đảm
bảo thơng tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Chính vì vậy, việc ứng

dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu
để tiến tới tin học hóa cơng tác hành chính văn phòng. Đặc biệt là trong quản
lý và giải quyết văn bản. Nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ từ thủ
cơng sang tự động hóa hoặc bán tự động, góp phần giải phóng sức lao động
chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng suất lao động của cán bộ
văn thư.
Để xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại cần phải cải cách
thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian trao đổi và xử lý thông tin văn bản giữa
các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, doanh
nghiệp để nâng cao hiệu quả cơng việc, đảm bảo tính cơng khai, minh bạch
trong hoạt động của cơ quan nhà nước cũng như đảm bảo khả năng tiếp cận
các nguồn tài ngun thơng tin.
u cầu trên địi hỏi phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào quy trình làm
việc với văn bản tại các cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Nhận thức rõ
điều này, Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả mong muốn ứng dụng CNTT
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Trong các hoạt động đó, công
13


tác văn thư được xác định là một mặt không thể thiếu ở mỗi cơ quan, đơn vị
với vai trò đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho cơng tác quản lý,
điều hành. Cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý
nhà nước, vì nó là một cơng tác có quan hệ mật thiết với việc xây dựng, ban
hành, quản lý và giải quyết các văn bản hành chính trong cơ quan, đơn vị.
Chính vì thế, cơng tác văn thư có ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng, hiệu
quả hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả.
Công tác văn thư nói chung, cơng tác quản lý văn bản nói riêng tại Ủy
ban nhân dân thành phố Cẩm Phả những năm qua không ngừng được đổi mới
và phát triển đặc biệt là việc ứng dụng CNTT nhằm CCHC trong công tác
quản lý văn bản. Từ năm 2015, Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả đã đưa

phần mềm quản lý văn bản vào sử dụng, từng bước hiện đại hóa cơng tác văn
thư, góp phần đtơi lại hiệu quả thiết thực, bước đầu giúp các cán bộ làm quen
và khai thác hệ thống tin học hóa, áp dụng cách làm việc mới, giảm thời gian
tra cứu khai thác thông tin cũng như chi phí văn phịng.
1.4. Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản tại Uỷ ban nhân
dân thành phố Cẩm Phả.
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ phức tạp
khác nhau. Tuỳ thuộc vào cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong Ủy
ban nhân dân thành phố có thể tham gia vào những nội dung nhất định. Để
công việc thực hiện được thuận lợi, Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả đã
có sự phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong Ủy ban
nhân dân
Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành
phố Cẩm Phả được quy định tại Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan UBND thành phố Cẩm Phả (Ban hành kèm theo Quyết định số
03/2016/QĐ-UBND ngày 01/7/2016 về việc ban hành Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả).
14


Phụ lục 3: Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan UBND
thành phố Cẩm Phả.
Theo đó, có thể tóm lại như sau:
1.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm quản lý cơng tác
văn thư trong cơ quan, tổ chức mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư
cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc.
Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố có làm tốt, đúng hay
không, trước hết là phụ thuộc vào lãnh đạo. Để làm được nhiệm vụ này, lãnh
đạo, cụ thể là Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm như sau:

- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về cơng tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
Ngồi ra, lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm giải
quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức. Có thể giao
cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu
trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó. Lãnh đạo Ủy ban
nhân dân thành phố phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức
theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm việc của Ủy ban
nhân dân thành phố.
Để giúp việc cho Chủ tịch trong công tác văn thư - lưu trữ, các Phó Chủ
tịch có trách nhiệm sau:
- Trực tiếp phụ trách, chỉ đạo: Văn phòng HĐND và UBND thành phố;
các phịng, ban chun mơn, đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực được Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân thành phố phân công.
- Giúp Chủ tịch ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
15


chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
- Phối hợp với Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.

Ngoài ra, tuỳ vào điều kiện cụ thể của Ủy ban nhân dân thành phố mà
lãnh đạo có thể làm một số công việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về
việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn
thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn
thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới hoặc ở các đơn vị trực thuộc.
1.4.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng
Chánh văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân là người trực
tiếp giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố trực tiếp tổ chức quản lý, kiểm
tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Ủy ban nhân
dân thành phố.
Chánh văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phải trực tiếp
làm các cơng việc sau:
- Xem xét tồn bộ văn bản đến để phân công cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo với lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố về những công việc quan
trọng.
- Ký thừa lệnh lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố một số văn bản
được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo Ủy ban nhân
dân thành phố
16


- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi.
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo Ủy ban nhân dân
thành phố giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư
chuyên trách.
- Chánh văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có thể giao
cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong
phạm vi quyền hạn của mình.

1.4.3. Trách nhiệm của cán bộ, cơng chức trong Ủy ban nhân dân
thành phố Cẩm Phả
Tất cả cán bộ, công chức trong Ủy ban nhân dân thành phố nói chung
phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần
việc của mình, cụ thể là:
+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo Ủy
ban nhân dân thành phố
+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
+ Lập hồ sơ cơng việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy
định.
+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an tồn văn bản.
+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn
thư của Ủy ban nhân dân thành phố.
1.4.4. Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách trong Ủy ban
nhân dân thành phố
1.4.4.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Nhận văn bản đến.
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
+ Trình văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến.
17


+ Chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phịng hành chính) theo dõi thời
hạn giải quyết văn bản đến.
1.4.4.2. Đối với việc quản lý văn bản đi
+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.
+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu.

+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ
chuyển giao văn bản.
1.4.4.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
+ Giúp chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) xây dựng
danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.
+ Giúp chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) kiểm tra, đôn
đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành.
1.4.4.4. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu Ủy ban
nhân dân thành phố, dấu văn phịng, dấu chức danh).
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của
Ủy ban nhân dân thành phố.
Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và u cầu cụ
thể của Ủy ban nhân dân thành phố mà văn thư chuyên trách có thể được giao
kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại,
kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc.

18


Chương 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ
2.1. Quy định của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả về ứng
dụng công nghệ thông tin quản lý và giải quyết văn bản
Để thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
đặc biệt là trrong việc quản lý và giải quyết văn bản, Ủy ban nhân dân thành

phố Cẩm Phả đã triển khai thực hiện ban hành một số văn bản như sau:
- Quyết định số 708/QĐ-UBND ngày 14 tháng 4 năm 2014 của UBND
tỉnh Quảng Ninh về ban hành quy chế đảm bảo an tồn thơng tin trong hoạt
động ứng dụng CNTT của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Quảng Ninh.
- Quyết định số 797/QĐ-UBND ngày 13 tháng 4 năm 2015 của UBND
tỉnh Quảng Ninh Ban hành Quy định về việc trao đổi văn bản điện tử trong
các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ninh.
- Quyết định số 03/2016/QĐ-UBND ngày 1 tháng 7 năm 2016 của
UBND thành phố Cẩm Phả về việc Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan UBND thành phố Cẩm Phả.
- Kế hoạch số 1457/KH-UBND ban hành ngày 21 tháng 3 năm 2016
của UBND tỉnh Quảng Ninh về việc Duy trì và nâng cao chỉ số sẵn sàng cho
phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông năm 2016.
- Công văn số 324/STTTT-CNTT ngày 28 tháng 4 năm 2016 của Sở
Thông tin và Truyền thông phát hành về việc triển khai Kế hoạch nâng cao
chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông
năm 2016.
- Công văn số 976/UBND-NV ngày 05 tháng 4 năm 2017 của Ủy ban
nhân dân thành phố Cẩm Phả về việc tổng hợp số liệu lưu trữ tồn đọng và số

19


lượng hồ sơ, tài liệu cần số hóa; xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;
- Công văn số 3404/UBND-NV ngày 13 tháng 12 năm 2016 của Ủy
ban nhân dân thành phố Cẩm Phả về việc thống kê số lượng tài liệu phục vụ
công tác xây dựng Kế hoạch số hóa
- Kế hoạch số 100/KH-UBND ban hành ngày 15 tháng 6 năm 2015 của
UBND tỉnh Quảng Ninh về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động cơ quan nhà nước thành phố Cẩm Phả năm 2016 và giai đoạn 20162020.

Phụ lục 4: Kế hoạch số 100/KH-UBND ban hành ngày 15 tháng 6 năm
2015 của UBND tỉnh Quảng Ninh về việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động cơ quan nhà nước thành phố Cẩm Phả năm 2016 và giai đoạn
2016-2020.
Hiện nay chưa có văn bản từ cấp trung ương quy định cụ thể về ứng
dụng CNTT vào công tác văn thư, đặc biệt là trong quản lý và giải quyết văn
bản dẫn đến các cấp ban ngành địa phương chỉ ban hành các văn bản dựa trên
thực tế và chưa có hành lang pháp lý cho việc xây dựng và triển khai ứng
dụng CNTT vào quản lý văn bản. Đây là một số văn bản do Ủy ban nhân dân
thành phố ban hành dựa trên tình hình thực tế của thành phố để phù hợp với
thực tiễn ứng dụng.
2.2. Cơ sở vật chất phục vụ việc ứng dụng công nghệ thông tin
quản lý và giải quyết văn bản
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội và nó đtơi lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư đã hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp
vụ của công tác văn thư, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải quyết
một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện
được tí nh khoa học, tính hiện đại trong giải quyết cơng việc. Một trong những
việc để thực hiện ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn thư đó là
20


đầu tư cơ sở vật chất như:
2.2.1. Máy tính
Máy tính là một trong những trang thiết bị văn phòng được đầu tư ở
hầu hết mọi cơ quan, tổ chức nếu muốn ứng dụng công nghệ thông tin một
cách dễ dàng, thuận tiện. Bởi nó tham gia vào tất cả các khâu nghiệp vụ văn
thư từ soạn thảo văn bản, cho đến việc quản lý văn bản.
Trong soạn thảo văn bản, máy tính được cài đặt phần mềm Word. Đây

là một trong ba phần mềm cơ bản hỗ trợ việc soạn thảo bên cạnh Exel, Power
Point. Word là một phần mềm khơng thể thiếu được đối với những người làm
văn phịng. Công cụ này cho phép chúng ta soạn thảo văn bản với các căn
chỉnh định dạng. Phù hợp với việc soạn thảo văn bản với nhiều tính năng như
màu sắc và các hiệu ứng đơn giản.
Trong công tác quản lý và giải quyết văn bản, máy tính giúp cán bộ văn
phòng lưu trữ tài liệu với số lượng lớn và tìm tài liệu một cách dễ dàng, thuận
tiện với những thao tác đơn giản.
Với những tính năng trên, Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả đã
trang bị 60 máy tính cho các phịng, ban, đơn vị thuộc Ủy ban. Riêng phòng
Văn thư thuộc Văn phòng được trang bị 04 máy tính cho 04 cán bộ văn thư để
giải quyết cơng việc hàng ngày.
Phụ lục 5: Hình ảnh máy tính được trang bị ở phòng Văn thư
2.2.2. Máy scan
Máy Scan hay chính xác hơn là Scanner tên tiếng việt gọi là máy quét.
Máy quét - scanner là một thiết bị chụp và chuyển hình ảnh vật lý từ các bản
in văn bản, tài liệu, áp phích, các trang tạp chí và các nguồn tài liệu tương tự
để hiển thị và chỉnh sửa trên máy tính. Tài liệu được nạp cho máy scan là
dạng bảng (tờ) phẳng cho phép quét các tài liệu đen trắng hoặc màu sắc. Các
Máy Quét - Scanner thường được trang bị các phần mềm đi kèm, chẳng hạn
như Photoshop của hãng Adobe, cho phép bạn có thể thay đổi chỉnh sửa kích
21