Luận văn bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE
NHÌN
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn

: TS. TRẦN THỊ LOAN

Sinh viên thực hiện

: ĐẬU THỊ ĐAN

Mã số sinh viên

: 1605LTHA010

Khóa

: 2016-2020

Lớp

: 1605LTHA

HÀ NỘI - 2020

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu độc lập của riêng tôi. Các thông tin
và số liệu sử dụng trong bài đều có nguồn gốc rõ ràng và được công bố theo đúng
quy định. Trong quá trình thực hiện đề tài, trung thực và khách quan là những tiêu
chí hàng đầu để tơi hồn thành tất cả các nội dung. Nếu phát hiện có bất kì sự gian
lận nào, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm về nội dung của đề tài.


LỜI CẢM ƠN
Trong q trình thực hiện đề tài, ngồi sự nỗ lực của bản thân, tôi may mắn
nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình của q thầy, cơ Khoa Văn thư - Lưu trữ, trường Đại
học Nội vụ Hà Nội cùng các cán bộ, nhân viên tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Trước tiên, tôi xin cảm ơn Khoa Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức và tạo điều kiện để
sinh viên hoàn thành tốt nội dung khóa luận tốt nghiệp này. Tiếp đến là lời cảm ơn
sâu sắc tới TS. Trần Thị Loan - người trực tiếp hướng dẫn đề tài, dưới sự tận tình,
chu đáo cùng kinh nghiệm chuyên môn vững chắc của cô đã giúp tơi từng bước
khắc phục khó khăn và hồn thành đề tài theo đúng mục tiêu đề ra. Bên cạnh đó, tơi
cũng xin gửi lời cảm ơn đến các cán bộ, nhân viên tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III, đặc biệt là anh Nguyễn Thế Anh - Trưởng phòng Tài liệu nghe nhìn đã cung cấp
cho tơi những tài liệu cần thiết để hồn thành đề tài.
Tơi xin chân thành cảm ơn!


STT
1
2

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CHỮ VIẾT TẮT
NỘI DUNG VIẾT TẮT
TTLTQG III

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

CSDL

Cơ sở dữ liệu


MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Với bề dày lịch sử hàng nghìn năm, trải qua nhiều biến cố và thăng trầm lịch
sử, Việt Nam đã và đang hình thành nên khối tài liệu lưu trữ phong phú về cả nội
dung và hình thức mang ý nghĩa quốc gia và quốc tế, có giá trị khơng thể thay thế.
Chiếm số lượng đáng kể trong khối tài liệu này là tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng
ghi âm, đĩa ghi hình (gọi chung là tài liệu nghe nhìn). Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
là nơi hiện bảo quản rất nhiều tài liệu lưu trữ nghe nhìn có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng, tiêu biểu có thể kể đến là đoạn ghi âm bài phát biểu của Chủ tịch Hồ Chí
Minh trong ngày 02 tháng 9 năm 1945 khai sinh ra nước Việt Nam Dân chủ Cộng
hòa, các bức ảnh và đoạn băng ghi âm các kỳ họp Quốc hội. Do đặc thù là nước nằm
trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa và quá khứ đã trải qua những cuộc chiến tranh
khốc liệt, phần lớn tài liệu lưu trữ nghe nhìn bị mất mát, hư hỏng khơng thể phục hồi
hoặc đứng trước nguy cơ xuống cấp nghiêm trọng. Tình hình thực tế đã đặt ra yêu
cầu cần có một cơ quan chuyên môn với chức năng chủ yếu là bảo đảm an tồn cho

tài liệu lưu trữ nghe nhìn để hướng đến phục vụ nhu cầu của xã hội. Cùng với các
Trung tâm Lưu trữ khác, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ra đời với trọng trách cốt lõi
là gìn giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trong đó có tài liệu nghe nhìn.
Tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thu từ nhiều nguồn,
chủ yếu là từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, số còn lại do hiến tặng, ký gửi hoặc
thu thập bằng con đường ngoại giao, hợp tác. Số lượng tài liệu nghe nhìn thu thập
được tăng dần qua các năm nên cần có sự bố trí hợp lý trong công tác bảo quản. Đặc
biệt, tài liệu nghe nhìn có đặc trưng về vật mang tin rất nhạy cảm với các yếu tố
ngoại cảnh như khí hậu, thời tiết, sinh vật, con người...đòi hỏi sự khắt khe hơn so
với việc bảo quản tài liệu giấy. Quá trình bảo quản đặt ra nhiều thách thức, do đó
việc quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn được xem là nhiệm vụ quan trọng
hàng đầu trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Xuất phát từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Bảo quản tài liệu lưu trữ
7


nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” làm đề tài nghiên cứu cho bài khóa
luận tốt nghiệp này.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn khơng phải là vấn đề mới. Đã có rất nhiều
nhà nghiên cứu đề cập vấn đề qua các kênh thơng tin như tạp chí, sách, báo, bài
viết...và các cơng trình nghiên cứu khoa học ở các cấp độ, các khóa luận tốt nghiệp
và báo cáo thực tập của sinh viên.
Vấn đề được đề cập trong các sách chuyên khảo, sách giáo trình và tập bài
giảng, đáng chú ý có: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác
giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm
năm 1990 (nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội), tập bài giảng
“Lưu trữ tài liệu nghe - nhìn” của PGS.TS Đào Xuân Chúc, giáo trình “Lý luận và
phương pháp cơng tác lưu trữ” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2016
GVC.TS Chu Thị Hậu làm chủ biên (nhà xuất bản Lao động), tập bài giảng “Lưu

trữ tài liệu nghe nhìn” của TS. Trần Thị Loan năm 2019. Các sách giáo trình, tập bài
giảng trên đặt nền tảng cơ sở lý luận một cách hệ thống về công tác lưu trữ và vấn
đề bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn.
Trong các cơng trình nghiên cứu khoa học, vấn đề đã được đề cập trong các
luận văn thạc sĩ như: Đề tài “Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài truyền
hình - Thực trạng và giải pháp ” của tác giả Nguyễn Thị Thúy Bình năm 2002,
“Ứng dụng chương trình photoshop để xử lý tài liệu ảnh lưu trữ bị hư hỏng” của tác
giả Dương Mạnh Hùng năm 2004; trong các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên: Đề
tài “Tổ chức và quản lý tài liệu phim, ảnh, ghi âm ở nước ta hiện nay” của sinh viên
Lê Thị Vân Anh, “Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài liệu nghe - nhìn tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của sinh viên Trần Thị Thu Hà năm 2007; trong
báo cáo thực tập tốt nghiệp “Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III” năm 2017 của sinh viên Lê Thị Phương Dung.
Các đề tài tập trung vào việc nghiên cứu về hoạt động tổ chức, quản lý, bảo quản
8


hoặc ứng dụng công nghệ vào bảo quản tài liệu nghe nhìn. Ở cấp độ khóa luận tốt
nghiệp, cơng tác bảo quản tài liệu nghe nhìn mới được đề cập trong một đề tài duy
nhất của sinh viên Trần Thị Thu Hà, đến nay vẫn chưa có đề tài nào tiếp tục nghiên
cứu về vấn đề này.
Ngoài ra, vấn đề cịn được đăng trong các bài viết của Tạp Chí Văn thư Lưu trữ
Việt nam. Cụ thể: “Công tác bảo quản và phục vụ khai thác băng ghi âm từ tính” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt nam số 01/1978 của tác giả Đặng Anh Đào, “Bảo
quản phim điện ảnh” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt nam số 03/1979 của tác giả
Xuân Lâm, “Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện
ảnh và ghi âm” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt nam số 03/1983 của tác giả Đào
Xuân Chúc, “Hơn nửa thế kỷ bảo tồn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nghe
nhìn ở Việt Nam” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt nam số 12/2008 của tác giả Đào
Xuân Chúc, “Quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn phục vụ hoạt động
văn hóa đối ngoạị trong thời kỳ đổi mới và hội nhập” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt

nam số 06/2010 của tác giả Nguyễn Anh Thư, “Vài nét về tài liệu nghe nhìn và ý
kiến đề xuất” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt nam số 01/2013 của tác giả Nguyễn
Trọng Biên, “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh - vấn đề cấp thiết đặt ra hiện
nay” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt nam số 12/2013 của tác giả Vũ Đình Phong.
Những bài viết trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt nam là những phân tích sâu sắc về
tài liệu nghe nhìn và đặt vấn đề cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn ở
nước ta.
Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề, có thể thấy bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn
được nhiều đề tài quan tâm, nghiên cứu nhưng rất ít được đề cập một cách tồn diện
trong các cơng trình nghiên cứu khoa học.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu nghiên cứu:
Trong đề tài này, tôi xác định những mục tiêu nghiên cứu cơ bản sau:
Thứ nhất, nghiên cứu vấn đề bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn dựa trên cơ sở
9


lý luận và cơ sở pháp lý.
Thứ hai, làm rõ thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại
Trung tâm lưu trữ quốc gia III và đưa ra được những nhận xét, đánh giá cũng như
tìm được nguyên nhân của những hạn chế.
Thứ ba, đề xuất được các giải pháp nhằm nâng cao công tác bảo quản tài liệu
lưu trữ nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để đạt được những mục tiêu trên, tôi đặt ra một số nhiệm vụ sau:
Tìm hiểu các khái niệm liên quan đến cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe
nhìn như: tài liệu nghe nhìn, tài liệu lưu trữ nghe nhìn, bảo quản tài liệu lưu trữ nghe
nhìn, đồng thời phân tích các loại hình, đặc điểm của tài liệu nghe nhìn để hiểu rõ
hơn về đối tượng nghiên cứu.
Tìm hiểu các quy định của pháp luật và quy định của Trung tâm Lưu trữ quốc

gia III về bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn.
Khảo sát, phân tích thực trạng cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thông qua việc khảo sát hệ thống kho tàng, trang
thiết bị, nhân sự và các hoạt động nghiệp. Từ đó, có những nhận xét, đánh giá và tìm
ra nguyên nhân của hạn chế
Từ những hạn chế, đưa ra những đề xuất, giải pháp đối với cơng tác bảo quản
tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài
Đối tượng nghiên cứu:
- Tài liệu lưu trữ nghe nhìn.
- Các biện pháp kỹ thuật trong cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Thời gian: Từ khi thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đến nay.
10


5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng kết hợp các phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Được vận dụng khi phân tích cơ sở lý luận
của đề tài thơng qua các khái niệm, đặc điểm, nội dung và ý nghĩa của bảo quản tài
liệu lưu trữ nghe nhìn.
- Phương pháp khảo sát, phỏng vấn: Sử dụng phương pháp phỏng vấn để phỏng
vấn các cán bộ đang làm việc tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, đồng thời tiến hành
khảo sát thực trạng công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn để có những thơng tin trực
tiếp nhằm cung cấp dẫn chứng cho đề tài.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Ngồi khảo sát và phỏng vấn thực tế, cịn
kết hợp nghiên cứu các tài liệu qua các nguồn khác nhau như sách, tạp chí, các cơng
trình nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập, internet...về tài

liệu nghe nhìn và vấn đề bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê: Khi có được những thơng tin
cần thiết cho đề tài, sẽ kết hợp sử dụng cả ba phương pháp phân tích, tổng hợp và
thống kê trong quá trình nghiên cứu vấn đề để xử lý các nguồn thông tin một cách
khoa học, đáp ứng mục tiêu nghiên cứu.
6. Đóng góp của đề tài
Đề tài hồn thành sẽ có những đóng góp cụ thể sau:
Thứ nhất, cung cấp một cách có hệ thống về lý luận, pháp lý và thực tiễn trong
bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn thơng qua nghiên cứu tài liệu nghe nhìn tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III.
Thứ hai, từ việc nghiên cứu thực trạng đặt ra những vấn đề cần đổi mới trong
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn như hệ thống luật pháp hay số hóa tài
liệu nghe nhìn.
Thứ ba, trở thành nguồn tài liệu tham khảo cho các bạn sinh viên khóa sau khi
có những nghiên cứu liên quan đến vấn đề này.

11


7. Bố cục của đề tài
Đề tài có bố cục được chia thành 03 phần như sau:
Phần mở đầu: Giới thiệu chung về đề tài và các cơ sở để triển khai đề tài
Phần nội dung gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học của bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn
Chương đầu tiên của đề tài tập trung làm rõ 03 cơ sở chính là cơ sở lý luận, cơ
sở pháp lý và cơ sở thực tiễn. Cơ sở lý luận trình bày các khái niệm, loại hình, đặc
điểm và ý nghĩa của tài liệu nghe nhìn; cơ sở pháp lý nêu ra các quy định của pháp
luật và quy định của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III về công tác bảo quản tài liệu lưu
trữ nghe nhìn; cơ sở thực tiễn cho thấy Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã ứng dụng
cơ sở lý luận và pháp lý vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn như thế

nào. Sau đó, có những nhận xét về tính hiệu quả của những cơ sở này.
Chương 2: Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III
Chương này khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và tập trung làm rõ thực trạng công tác bảo quản qua
các khía cạnh: Tình hình thực hiện công tác bảo quản, kho tàng và trang thiết bị bảo
quản tài liệu, nhân sự thưc hiện, các biện pháp kỹ thuật trong bảo quản tài liệu nghe
nhìn. Sau cùng, đưa ra các nhận xét về ưu điểm, hạn chế và tìm hiểu ngun nhân
gây ra những hạn chế đó.
Chương 3: Các giải pháp hồn thiện cơng tác bảo quản bảo quản tài liệu lưu trữ
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Chương cuối cùng đưa ra các khuyến nghị, giải pháp dựa trên cơ sở thực trạng
đã nêu ở chương 2 để góp phần hồn thiện cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe
nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Phần kết luận: Tổng kết về quá trình thực hiện và kết quả của đề tài.
NỘI DUNG
Chương 1
12


CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE NHÌN
1.1.
1.1.1.

Cơ sở lý luận của bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn
Các khái niệm

Tài liệu nghe nhìn (Audio Visual Records) là sản phẩm của khoa học công
nghệ, ra đời muộn nhất trong số các loại hình tài liệu hiện có, do đó có sự kế thừa,
phát triển và thể hiện tính ưu việt so với các loại hình khác. Tài liệu nghe nhìn ra đời

vào khoảng đầu thế kỷ XIX cho đến nay đã phát triển đa dạng, trở thành một phần
quan trọng trong đời sống tinh thần của con người. Tài liệu nghe nhìn đặc biệt ở khả
năng ghi lại âm thanh, hình ảnh một cách chân thực và mang lại cảm xúc cho con
người khi nghe, xem nó. Theo Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của
TS. Trần Thị Loan: “Tài liệu nghe nhìn là tài liệu ghi lại thơng tin về các sự kiện,
hiện tượng, con người bằng hình ảnh, âm thanh trên các vật mang tin đặc biệt nhằm
tái hiện lại các mặt của đời sống chính trị, xã hội, văn hóa của con người” [8; Tr 3].
Đây là khái niệm nền tảng để cung cấp cái nhìn tổng quan và hiểu biết ban đầu về tài
liệu nghe nhìn, nhằm mục đích hiểu rõ đối tượng nghiên cứu trước khi đi vào tìm
hiểu vấn đề cụ thể hơn. Cũng trong Tập bài giảng nói trên, khái niệm được nêu như
sau: “Tài liệu lưu trữ nghe nhìn là tài liệu có giá trị bằng hình ảnh và âm thanh
được ghi trên ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình bằng các phương tiện
kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức và cá nhân, được lựa chọn bảo quản trong kho lưu trữ để phục vụ
cho các nhu cầu của xã hội” [8; Tr 4]. Khái niệm này tiếp cận tài liệu nghe nhìn theo
phương diện là một tài liệu lưu trữ, bao hàm trong đó các nội dung sau:
- Về loại hình: Tài liệu lưu trữ nghe nhìn có các loại chủ yếu là tài liệu lưu trữ
ảnh, tài liệu lưu trữ phim điện ảnh và tài liệu lưu trữ ghi âm.
- Tài liệu lưu trữ nghe nhìn phải là tài liệu có giá trị: Tài liệu nghe nhìn được
hình thành rất nhiều trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên,
chỉ một số ít trong đó được lựa chọn để lưu trữ và chỉ khi chúng mang nhiều giá trị
về mặt lịch sử hoặc thực tiễn mới là tài liệu lưu trữ.
13


- Về nguồn gốc: Tài liệu lưu trữ nghe nhìn được hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhưng do là loại hình tài liệu đặc thù nên tài liệu
nghe nhìn chủ yếu được sản sinh ra ở các cơ quan thơng tấn báo chí, các hãng phim,
các nhà hát, các Hiệp hội thuộc lĩnh vực văn hóa nghệ thuật, các nghệ sĩ nhiếp ảnh
chuyên nghiệp và nghiệp dư.

- Tài liệu lưu trữ nghe nhìn được bảo quản trong kho lưu trữ: Tài liệu nghe nhìn
được bảo quản trong kho lưu trữ với mục đích giữ gìn an tồn cho tài liệu nhằm kéo
dài tuổi thọ tài liệu và phục vụ cho các hoạt động khai thác, sử dụng. Ở đây đề cập
đến vấn đề “bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn”, là nội dung mà bài khóa luận tiếp
cận khi nghiên cứu về tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Căn cứ vào các khái niệm đã nêu,
có thể khái quát khái niệm “bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn” như sau:
Bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn là sử dụng các biện pháp kỹ thuật để kéo
dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu trước các yếu tố phá hoại tài liệu lưu
trữ nghe nhìn nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Trong khái niệm này, các thuật ngữ được hiểu như sau:
“Các biện pháp kỹ thuật”: Bao gồm các biện pháp truyền thống (phịng chống
ẩm, hạn chế ánh sáng, mở cửa thơng gió...), hiện đại (số hóa, lập bản sao bảo
hiểm...) và tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ nghe nhìn.
“Kéo dài tuổi thọ”: Kéo dài thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn đến
mức tối đa.
“Bảo đảm an tồn tài liệu”: Giữ cho tài liệu lưu trữ nghe nhìn an toàn về mặt
vật lý trước các yếu tố phá hoại như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, khí độc, nấm mốc,
cơn trùng. Bên cạnh đó giữ gìn sự an tồn về thơng tin được phản ánh trên tài liệu,
tránh việc sử dụng thông tin một cách bừa bãi.
Đây là khái niệm chủ đạo được tôi sử dụng làm căn cứ để triển khai các vấn đề
bên cạnh các khái niệm về tài liệu nghe nhìn, tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Các khái
niệm này cung cấp nền tảng lý luận vững chắc để giúp tôi đi đúng trọng tâm xun
suốt q trình làm khóa luận tốt nghiệp.
14


1.1.2.

Đặc điểm của tài liệu lưu trữ nghe nhìn

Tài liệu nghe nhìn sở hữu những đặc điểm khác biệt so với tài liệu giấy nên
việc nghiên cứu sự khác biệt này để đề ra chế độ bảo quản phù hợp là điều cần thiết
trong công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn. Đặc điểm của tài liệu nghe nhìn được thể
hiện nổi bật qua các mặt sau:
- Vật liệu mang tin: Tài liệu nghe nhìn được ghi trên phim nhựa hoặc trên loại
vật liệu nhựa và hóa chất nhạy bắt ánh sáng. Chính sự khác biệt về vật mang tin nên
tài liệu lưu trữ nghe nhìn được bảo quản trong mơi trường hồn tồn khác so với tài
liệu giấy.
- Hình thức tài liệu: Tài liệu nghe nhìn khơng có các yếu tố thể thức bắt buộc
của một văn bản như tài liệu truyền thống mà được thể hiện đa dạng qua nhiều hình
thức khác nhau. Các hình thức chủ yếu của tài liệu nghe nhìn là tấm phim, tấm ảnh,
album ảnh, cuộn phim điện ảnh, cuộn băng ghi âm và đĩa ghi âm. Ở dạng đĩa thì
thường là đĩa hình trịn như đĩa ghi âm, đĩa ghi hình; ở dạng băng thường là băng
nhỏ và dài như băng ghi âm, phim chụp ảnh và phim điện ảnh. Hình thức sẽ chi phối
đến công tác phân loại, bảo quản, thống kê, biên mục của tài liệu lưu trữ nghe nhìn.
- Ngơn ngữ và phương pháp thể hiện nội dung tài liệu: Tài liệu nghe nhìn
thể hiện nội dung thơng qua âm thanh và hình ảnh. Để hiểu được nội dung tài liệu,
người nghiên cứu phải thực hiện các thao tác như nhìn (đối với tài liệu ảnh), nghe
(đối với tài liệu ghi âm) và xem (đối với tài liệu phim điện ảnh). Quá trình nhìn,
nghe, xem giúp người nghiên cứu tiếp cận được với nội dung tài liệu và từ đó có
những cảm nhận, phân tích, đánh giá về tài liệu. Đối với nghiệp vụ lưu trữ, đặc điểm
về ngôn ngữ và phương pháp thể hiện nội dung tài liệu sẽ quyết định việc lựa chọn,
thu thập, xác định giá trị, sắp xếp khoa học và chế độ bảo quản của tài liệu lưu trữ
nghe nhìn.
- Thành phần bộ của tài liệu nghe nhìn: Điểm khác biệt cơ bản ở tài liệu
nghe nhìn so với tài liệu giấy được thể hiện qua thành phần bộ của tài liệu nghe
nhìn. Thành phần bộ tài liệu nghe nhìn bao gồm tất cả những tài liệu được hình
15

thành trong quá trình tạo ra một tài liệu nghe nhìn hồn chỉnh và giữa chúng có mối
liên hệ chặt chẽ với nhau, cùng phản ánh về một sự kiện, hiện tượng và nhân vật. Ví
dụ thành phần bộ của tài liệu ảnh phải bao gồm âm bản, dương bản và tài liệu đi
kèm (thuyết minh nội dung ảnh, thời gian chụp, tác giả chụp, địa điểm chụp...), nếu
thiếu một trong những thành phần này giá trị của bức ảnh sẽ bị giảm đi hoặc thậm
chí khơng cịn giá trị. Chúng ta căn cứ vào đặc điểm này để vận dụng trong công tác
xác định giá trị tài liệu và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn một cách có
hiệu quả.
1.1.3.
1.1.3.1.

Nội dung cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn
Xây dựng kho lưu trữ

Nhà kho cần được thiết kế phân cách riêng với các công trình khác để hạn chế
tối đa các yếu tố tác động tới tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Kho lưu trữ cần đảm bảo các
yếu tố như vững chắc, vật liệu xây kho phải bền và không bắt lửa, nhà kho phải giữ
cho tài liệu tránh được các yếu tố bất lợi như khí hậu địa phương; dao động nhiệt độ,
độ ẩm; ánh sáng quá mức; thời tiết xấu. Ngoài ra, kho cần phải ngăn chặn được sự
tấn công của các vi sinh vật và sinh vật như nấm mốc, gián, bọ ba đuôi, chuột. Riêng
đối với tài liệu phim, kho lưu trữ bên cạnh đảm bảo các yêu cầu trên cịn phải thiết
kế thêm phịng chờ. Mục đích của phịng chờ này là tránh tình trạng thay đổi nhiệt
độ, độ ẩm đột ngột khi xuất tài liệu ra khỏi kho. Phịng chờ phải có nhiệt độ cao hơn
nhiệt độ trong kho và thấp hơn nhiệt độ bên ngoài để giúp cho tài liệu cho thể thích
nghi.
1.1.3.2.

Trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn

Tài liệu nghe nhìn có vật liệu mang tin và các phương pháp ghi tin khác nhau,

do đó việc trang bị về các thiết bị bảo vệ cho tài liệu này cũng rất đa dạng. Tài liệu
ảnh được bao bọc trong các vật liệu như bao giấy, phong bì giấy. Bao giấy bảo vệ tài
liệu ảnh chống tác động của các tia có hại từ ánh sáng. Loại bao giấy đảm bảo an
tồn có hàm lượng alpha - xenlulo cao và được làm từ giấy phi axit.
Tài liệu phim được bảo quản bằng cách sử dụng hộp đựng làm bằng nhựa trơ,
16


kim loại khơng ăn mịn hoặc hộp giấy phi axit, bên trong hộp có thể đặt gói hút ẩm
để phịng chống ẩm cho tài liệu.
Giá tủ dùng trong bảo quản tài liệu nghe nhìn được thiết kế để phù hợp với
hình dáng, kích thước của từng loại tài liệu để tạo thuận lợi trong quá trình sử dụng.
Vật liệu làm giá phải không bị nhiễm axit và nhiễm từ.
1.1.3.3.

Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn

Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm thích hợp: Nhiệt độ, độ ẩm là một trong những yếu tố
gây hư hại hàng đầu đối với tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Để bảo quản an tồn tài liệu
nghe nhìn cần duy trì nhiệt độ, độ ẩm thích hợp. Nhiệt độ lý tưởng cho môi trường
trong kho dao động từ 10oc - 15oc đối với tài liệu phim và ảnh màu, 16 oc - 18oc
đối với tài liệu ảnh và tài liệu ghi âm; độ ẩm khoảng 50 ± 5%, riêng với tài liệu phim
duy trì 40 ± 5%.
Chống bụi bẩn: Bụi có mặt ở tất cả mọi nơi, cả trong khơng khí và trên các bề
mặt. Để hạn chế tác động của bụi đến tài liệu lưu trữ nghe nhìn, kho lưu trữ cần
được phủ lên lớp sơn chống bụi và sát trùng, trong kho sử dụng điều hịa khơng khí
để lọc khơng khí, tài liệu phải được bao bọc cẩn thận và phải thường xuyên vệ sinh
kho bằng máy hút bụi.
Hạn chế ánh sáng: Với cường độ ánh sáng cao, dễ gây ra các phản ứng hóa học
và ảnh hưởng đến độ bền vật lý của tài liệu. Để hạn chế ánh sáng, kho lưu trữ phải

ngăn chặn hoàn toàn ánh sáng từ tự nhiên, hệ thống ánh sáng trong kho duy trì ở
mức 15-30 Lux và nên tắt khi không cần sử dụng, phải sử dụng các vật liệu bao bọc
cho tài liệu để tránh tác động từ ánh sáng và hạn chế việc sao chụp trong quá trình
sử dụng.
Phòng, chống hỏa hoạn: Hỏa hoạn là nguy cơ tiềm ẩn và vô cùng nguy hại đối
với tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Để phịng ngừa hỏa hoạn, cần có các quy định, nội quy
về kho lưu trữ cũng như trang bị hệ thống các thiết bị phòng cháy chữa cháy. Bên
cạnh đó, cũng chú ý việc thường xuyên tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên,
bảo vệ để kịp thời ứng phó với các tình huống bất ngờ. Cần đặc biệt chú ý với tài
17


liệu phim được làm từ Nitơrat xenlulơ vì nó có thể tự cháy ở nhiệt độ trên 40 oc Nên
lưu trữ tài liệu này ở một nơi riêng biệt để bảo đảm an tồn cho những tài liệu nghe
nhìn khác.
Có chế độ sử dụng hợp lý: Ngoài các yếu tố tự nhiên, con người cũng là một
yếu tố có thể gây nguy hại cho tài liệu lưu nghe nhìn khi sử dụng không đúng cách.
Để bảo vệ tài liệu nghe nhìn, về mặt lâu dài nên sử dụng bản sao, bản số hóa để sử
dụng thay cho bản gốc trong phục vụ khai thác, sử dụng. Về nguyên tắc, không dùng
trực tiếp tay chạm lên tài liệu nghe nhìn mà phải sử dụng găng tay để tránh để lại
dấu vân tay; không dùng thức ăn và nước giải khát khi đang trong kho lưu trữ;
khơng viết, vẽ, tẩy, xóa hoặc làm bất cứ thao tác nào ảnh hưởng đến sự nguyên vẹn
của tài liệu; khi vận chuyển cần chú ý bao bọc và đóng gói an tồn và hạn chế việc
sao, chụp tài liệu nghe nhìn gốc xuống mức tối thiểu.
Số hóa tài liệu lưu trữ nghe nhìn: Số hóa là một giải pháp mang tính ưu việt
trong bối cảnh phần lớn tài liệu lưu trữ nghe nhìn đang có nguy cơ xuống cấp. Việc
lựa chọn tài liệu để số hóa là cơng việc rất quan trọng trước khi tiến hành số hóa.
Các tiêu chí lựa chọn tương tự như đối với tài liệu giấy, cần dựa trên tầm quan trọng
của tài liệu, tần suất khai thác sử dụng và mức độ hư hại của tài liệu để ưu tiên việc
số hóa. Tuy nhiên, hiện nay chưa có một văn bản nào quy định về các tiêu chí cụ thể

để lựa chọn tài liệu số hóa đối với tài liệu nói chung và tài liệu nghe nhìn nói riêng
gây khó khăn cho các cơ quan lưu trữ. Thời đại công nghệ số, ngành Lưu trữ đang
hướng tới việc xây dựng một “kho lưu trữ số” và một cơ quan độc lập để vận hành
và quản lý về thông tin, kỹ thuật, bản quyền và cấp bản quyền đối với kho lưu trữ
này. Đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với ngành Lưu trữ về vấn đề xây dựng
hạ tầng số, nhân lực và các thể chế xung quanh nó.
1.1.4.

Ý nghĩa cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn

Tài liệu nghe nhìn chứa đựng thơng tin bằng âm thanh và hình ảnh, phản ánh
chân thực, khách quan những gì đã xảy ra thơng qua việc chụp, quay và ghi lại
những khoảnh khắc đó. Tài liệu nghe nhìn khi được lựa chọn để lưu trữ ngồi việc
18


chứa đựng giá trị lịch sử, thực tiễn cịn có giá trị về văn hóa, thẩm mỹ và tác động
mạnh mẽ đến các cơ quan cảm xúc của người nghe, người xem. Chính sự đặc biệt
này mà chúng cùng với tài liệu giấy trở hành loại hình tài liệu khơng thể thiếu trong
Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Tài liệu lưu trữ nghe nhìn phản ánh, giới thiệu
một cách sống động, chân thực về cuộc sống, con người Việt Nam để tuyên truyền,
giáo dục truyền thống yêu nước cho nhân dân, đồng thời mang hình ảnh Việt Nam ra
thế giới và mang thế giới đến gần với Việt Nam. Với ý nghĩa này, việc tổ chức quản
lý, bảo quản và sử dụng khối tài liệu này là yêu cầu cấp thiết của quốc gia nói chung
và ngành lưu trữ nói riêng.
Mặt khác, tài liệu nghe nhìn được cấu tạo từ những vật liệu mang tin nhạy cảm
với các yếu tố môi trường như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, khơng khí...và đơi khi là từ
chính tác động của con người trong quá trình bảo quản và sử dụng đã tác động tiêu
cực, làm suy giảm tuổi thọ của tài liệu. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn là
nhiệm vụ hàng đầu mà mọi lưu trữ cần quan tâm thực hiện để kéo dài tuổi thọ tài

liệu đến mức có thể, đồng thời giúp giữ gìn thơng tin trong tài liệu an toàn nhằm
phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu ở hiện tại và tương lai.
1.2.

Cơ sở pháp lý của bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn

1.2.1.
1.2.1.1.

Quy định của Nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước

Ngay từ những buổi đầu thành lập chính quyền nước Việt Nam Dân chủ Cộng
hịa, Nhà nước ta đã cho ra đời các văn bản quan trọng liên quan đến việc bảo đảm
an toàn cho tài liệu lưu trữ nói chung. Ngày 08 tháng 9 năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã ký Sắc lệnh số 21 cử Giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn
quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục - cơ quan có chức năng quản lý cơng tác lưu trữ
cao nhất của nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa lúc bấy giờ. Đây là văn bản đầu tiên
đánh dấu cho sự phát triển và thể hiện sự quan tâm của Chính phủ đối với ngành lưu
trữ ở nước ta. Tiếp đó, do tình trạng tự tiện tiêu hủy tài liệu diễn ra khá phổ biến sau
khi giành được chính quyền đã gây ra nhiều tổn thất nghiêm trọng, ảnh hưởng trực
19


tiếp đến "“phương diện kiến thiết quốc gia”, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký bản
Thơng đạt số 1-C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 gửi các Bộ trưởng của Chính phủ
Lâm thời nghiêm cấm những hành động hủy bỏ, bán các công văn và hồ sơ cũ và
““yêu cầu các Ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các sở phải giữ gìn tất cả
các cơng văn, tài liệu và cấm không được huỷ những công văn tài liệu ấy, nếu khơng
có lệnh trên rõ rệt cho phép huỷ bỏ” bên cạnh đó, các cơng văn, tài liệu phải được

quản lý và bảo quản tập trung bởi một cơ quan: ““Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc
công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc
Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị
nghiêm trị.” Thông đạt số 1-C/VP là văn bản đánh dấu bước chuyển mình về ý thức
giữ gìn tài liệu của Nhà nước ta, đặt nền tảng đầu tiên trong công tác bảo quản hồ sơ,
tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Riêng đối
với tài liệu lưu trữ nghe nhìn, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh số 18/SL ngày
31 tháng 01 năm 1946 về việc quy định thể lệ nộp lưu chiểu văn hóa phẩm. Trong
văn bản, tại Điều 1 với mục 3,4,5 quy định phải nộp theo luật lệ những tài liệu: 3.
Những bức ảnh chụp; 4. Phim chiếu bóng; 5. Đĩa hát.
Trên tinh thần của Thông đạt và hướng tới xây dựng và ban hành hệ thống văn
bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, ngày 11 tháng 12 năm 1982, Chủ tịch
Hội đồng nhà nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký lệnh công bố Pháp
lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia. Điều này cho thấy sự quan tâm ngày càng lớn
của Đảng, Nhà nước đối với công tác lưu trữ Việt Nam khi lần đầu tiên trong lịch sử
lưu trữ Việt Nam, quan điểm, chủ trương của Đảng được cụ thể hóa thành một văn
bản pháp luật, ở đây chủ yếu đề cập vấn đề tổ chức, quản lý và bảo quản tài liệu lưu
trữ quốc gia.
Bước sang thế kỷ XXI, ngành Lưu trữ đánh dấu bước phát triển mới bằng Pháp
lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội ngày 04 tháng 4
năm 2001 về Lưu trữ quốc gia. Pháp lệnh hướng tới việc bảo vệ, quản lý và sử dụng
hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia. Trong đó, quy định việc quản lý thống nhất tài liệu
20


lưu trữ quốc gia “Lưu trữ quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý
thống nhất của Nhà nước”. Đáng nói, Điều 17 của Pháp lệnh nhấn mạnh về các chế
độ bảo quản tài liệu “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ;
Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử phải được bảo quản trong kho lưu trữ chuyên
dụng; Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm phải được bảo quản theo chế độ bảo hiểm

tài liệu lưu trữ”. Cụm từ “kho lưu trữ chuyên dụng” lần đầu tiên xuất hiện trong văn
bản quy phạm pháp luật về lưu trữ, đánh dấu sự tiến bộ trong quan điểm của Nhà
nước về bảo quản tài liệu lưu trữ.
Quyết định số 184/2005/QĐ-TTg ngày 21 tháng 7 năm 2005 của Thủ tướng
Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đến 2010, văn
bản này quy định việc thử nghiệm lập phông bảo hiểm cho các loại tài liệu nghe
nhìn là tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh và tài liệu ghi âm.
Những văn bản vừa kể trên đều là những đóng góp mang tính nền tảng trong
tiến trình xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ ở nước
ta, trong đó nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ luôn được đề cập, xây dựng và phát
triển, đồng thời là những bước chuẩn bị cần thiết cho việc xây dựng và ban hành văn
bản quy phạm pháp luật cao nhất về công tác lưu trữ ở nước ta - Luật Lưu trữ năm
2011. Luật Lưu trữ ra đời không chỉ đáp ứng các yêu cầu của công tác lưu trữ trong
bối cảnh đổi mới và hội nhập mà còn tạo ra cơ sở pháp lý vững chắc cho việc cụ thể
hóa thành các văn bản quản lý ngành, văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ sau
này, mang tới sự chặt chẽ về luật pháp cho mỗi văn bản được ban hành. Bảo quản tài
liệu lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng được đề cập, cụ thể tại Điều 4
Luật Lưu trữ quy định: “Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo
quản an tồn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia Việt
Nam". Ngồi ra, Luật cịn đề cập tới kinh phí cho cơng tác lưu trữ tại Điều 39 Luật
Lưu trữ như sau: Kinh phí cho cơng tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước, tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự tốn ngân sách nhà nước
hằng năm và được sử dụng vào các công việc cụ thể, trong đó có việc bảo quản tài
21


liệu lưu trữ như:
- Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ.
- Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu
trữ.

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời thể hiện sự quan tâm sâu sắc của Nhà nước đối
với công tác lưu trữ. Trong đó, bảo quản ln song hành với khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ là một trong những quan điểm mới mẻ được nhìn nhận và trở thành kim
chỉ nam, tư tưởng chủ đạo cho hệ thống các văn bản dưới Luật được ban hành sau
này. Tiếp đó, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ đã đề cập đến các vấn
đề liên quan đến tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó có Điều 8 về bảo quản tài liệu lưu
trữ điện tử. Đây là một vấn đề hoàn toàn mới đối với ngành lưu trữ nước ta thời
điểm bấy giờ và đặt ra hướng đi mới bên cạnh việc lưu trữ tài liệu truyền thống.
Như đã nêu ở trên, Việt Nam là nước có khí hậu nhiệt đới gió mùa. Với một
nhà kho thơng thường, khơng có các trang thiết bị cần thiết để bảo vệ tài liệu trước
sự tấn công của các yếu tố gây hại thì tài liệu sẽ bị hư hỏng chỉ trong một thời gian
ngắn, đặc biệt là tài liệu nghe nhìn được cấu tạo từ vật mang tin nhạy cảm với môi
trường. Thực tế này đặt ra nhiệm vụ cần nghiên cứu để thiết kế kho lưu trữ chuyên
dụng với các tiêu chuẩn, quy chuẩn riêng giúp đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ
nghe nhìn. Bộ Nội vụ đã xây dựng và ban hành Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày
26 tháng 11 năm 2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng để hướng dẫn các cơ
quan, tổ chức cách thức bố trí, xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng phù hợp, đạt tiêu
chuẩn trong công tác bảo quản tài liệu. Thông tư 09/2007/TT-BNV với những hướng
dẫn cụ thể, chi tiết từ cách thiết kế kho tàng hợp lý cho đến việc bố trí các trang thiết
bị trong kho với những quy định, tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, khơng
khí. Văn bản này giúp tạo sự thống nhất đồng thời tạo thuận lợi cho các cơ quan, tổ
22


chức khi xây dựng kho tàng bảo quản tài liệu.
1.2.1.2.

Văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

Dưới sự quản lý của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành
một loạt các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng trong công tác bảo quản tài
liệu lưu trữ nói chung, trong đó có tài liệu nghe nhìn:
Các văn bản quy định về các tiêu chuẩn ngành trong lưu trữ:
- Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12 tháng 01 năm 1900 của Cục Lưu trữ
nhà nước về ban hành mẫu sổ “Sổ nhập tài liệu lưu trữ” áp dụng cho các kho
Trung tâm và Kho lưu trữ nhà nước các cấp.
- Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02 tháng 03 năm 1997 của Cục Lưu trữ
nhà nước về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”.
- Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 04 tháng 8 năm 1997 của Cục Lưu trữ nhà
nước về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”.
Tiếp đến, văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03 tháng 7 năm 2000 của Cục Lưu
trữ nhà nước về hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu
trữ. Trong văn bản này đề cập đến chế độ bảo quản tài liệu nghe nhìn, trong đó có
các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm như: Tài liệu đen trắng: Nhiệt độ 16 oC (±2 oC), độ
ẩm 35% (±5%); Tài liệu ảnh màu: Nhiệt độ 5 oC (±2 oC), độ ẩm 35% (±5%); Tài liệu
Microfilm: Nhiệt độ 2 oC (±2 oC); độ ẩm 35% (±5%); Tài liệu ghi âm: Nhiệt độ 18
o

C (±2 oC), độ ẩm 45% (±5%).
Để ngăn chặn phần nào sự lão hóa tự nhiên của tài liệu nghe nhìn và kéo dài

tuổi thọ của tài liệu một cách tối đa, Cục Lưu trữ nhà nước đã ban hành Quyết định
số 246/QĐ-LTNN ngày 17 tháng 12 năm 2002 về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.
Do sự đặc thù của tài liệu nghe nhìn khơng thể áp dụng quy trình chỉnh lý như
đối với tài liệu giấy, ngày 05 tháng 10 năm 2001 Công văn số 479/LTNN-NVTW
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm và
Cơng văn số 60/VTLTNN-NVTW ngày 03 tháng 10 năm 2003 ban hành quy trình

chỉnh lý tài liệu ảnh và xây dựng định mức. Hai văn bản trên hướng dẫn cách phân
23


loại và sắp xếp khoa học cho tài liệu lưu trữ nghe nhìn nhằm phục vụ cho tốt hơn
cho cơng tác bảo quản.
Để xây dựng công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu lưu trữ nghe nhìn, Cục Lưu
trữ nhà nước đã ban hành Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 29 tháng 01 năm 2003
Về việc ban hành bản Hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và Mẫu
mục lục tài liệu ghi âm sự kiện.
Các chế độ trong kho lưu trữ có Quyết định số 262/QĐ-VTLTNN ngày 17
tháng 12 năm 2008 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về quy trình vệ sinh kho
bảo quản tài liệu.
Về cơng tác số hóa tài liệu nghe nhìn, Cục mới chỉ ban hành quy trình số hóa
tài liệu ghi âm theo Quyết định số 70/QĐ-VTLTNN ngày 12 tháng 6 năm 2017 Ban
hành Quy trình số hóa và chỉnh lý tài liệu ghi âm. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng đã
trình lên Cục quy trình số hóa tài liệu ảnh và đã được Cục đồng ý, hiện tại đang
trong q trình hồn thiện thủ tục về định mức tài liệu ảnh để ban hành.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ còn được quy định trong văn bản của Bộ
Khoa học và Công Nghệ, đây là cơ quan chịu trách nhiệm trong việc ban hành các
tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của tất cả các ngành, trong đó có ngành lưu trữ.
Trong cơng tác lưu trữ, cụ thể là bảo quản tài liệu, Bộ Khoa học và Công nghệ đã
ban hành Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 về việc công
bố Tiêu chuẩn quốc gia, công bố 03 Tiêu chuẩn quốc gia như sau: TCVN 9251:2012
Bìa hồ sơ lưu trữ; TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; TCVN
9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ. Giá, hộp, bìa là các trang, thiết bị không thể
thiếu khi bảo quản tài liệu lưu trữ vì vậy, đảm bảo về hình thức và chất lượng của
chúng có vai trị quyết định đối với mức độ an toàn của tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên,
Quyết định này thiên về bảo quản tài liệu giấy, đối với tài liệu nghe nhìn có đặc
điểm riêng về chất liệu ghi tin và phương pháp ghi nên cần có sự điều chỉnh so với

tài liệu giấy. Xét chung, đây vẫn là văn bản quan trọng làm căn cứ trong việc nghiên
cứu và sản xuất trang thiết bị dành riêng cho tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Các cơ quan,
24


tổ chức khi mua sắm trang, thiết bị cho lưu trữ sẽ dựa vào văn bản này để lựa chọn
những sản phẩm đạt yêu cầu để bảo quản tốt nhất cho tài liệu của cơ quan.
Theo thời gian, hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác bảo quản tài
liệu lưu trữ dần hoàn thiện, tạo thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trong triển khai
thực hiện các nghiệp vụ bảo quản. Tuy nhiên có thể thấy, số lượng các văn bản quy
định về bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn cịn khiêm tốn và chưa có sự cập nhật,
hầu hết các văn bản đang áp dụng ra đời ở thời gian khá xa so với thời điểm hiện tại
do đó có thể khơng cịn phù hợp. Vì vậy, xây dựng và ban hành văn bản về quản lý,
bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn là nhiệm vụ cấp thiết của các cơ quan
lưu trữ trong tương lai, đặc biệt là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
1.2.2.

Quy định của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (TTLTQG III) ngoài việc căn cứ các văn bản
của Nhà nước, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước còn xây dựng và ban
hành các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác bảo quản tài liệu lưu
trữ.
Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01 tháng 9 năm 2015 của Giám đốc
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong đó quy định về cơng tác bảo quản tài liệu lưu
trữ hình thành trong quá trình hoạt động của TTLTQG III.
Về chế độ bảo quản tài liệu, Trung tâm đã xây dựng Quy chế bảo quản an toàn
tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong đó hướng dẫn cụ thể các chế
độ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, bao gồm:

- Đảm bảo chế độ vệ sinh - phòng dịch trước và sau khi tài liệu lưu trữ được
nộp lưu vào TTLTQG III;
- Tổ chức, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ trong các Kho Lưu trữ;
- Đảm bảo chế độ nhiệt - ẩm tối ưu cho tài liệu lưu trữ được lưu giữ trong Kho
lưu trữ;
- Chế độ phòng, chống cháy và đột nhập trái phép vào Kho lưu trữ;
25