Tải bản đầy đủ (.docx) (72 trang)

Luận văn công tác lễ tân tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (667.24 KB, 72 trang )

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
CƠNG TÁC LỄ TÂN TẠI CƠNG
TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG
VÀ GIAO THƠNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn



: THS. TRƯƠNG THỊ MAI ANH

Sinh viên thực hiện

: ĐỒNG THỊ HƯƠNG

Mã số sinh viên

: 1305QTVD021

Khóa


: 2013-2017
: ĐH QTVP 13D

HÀ NỘI - 2017



LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập thơng tin,
tơi đã nhận được sự trợ giúp và hướng dẫn tận tình từ cán bộ, nhân viên Công
ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.

Nhân đây, cho phép tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Khoa
Quản trị Văn phịng bởi thầy cơ đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn tơi trong q
trình thực hiện đề tài này.
Trong q trình nghiên cứu và khảo sát, tơi gặp khá nhiều khó khăn khi
thu thập tài liệu và tìm kiếm thơng tin. Mặt khác, do trình độ nghiên cứu còn
hạn chế, thời gian nghiên cứu hạn hẹp và một số nguyên nhân khác nên dù cố
gắng vẫn không tránh khỏi những thiếu sót về mặt lí luận cũng như dẫn chứng
đưa ra.Vì thế, tơi rất mong nhận được góp ý của thầy cô trong hội đồng bảo vệ
đề tài, các thầy cô trong trường cũng như bạn đọc để đề tài được hồn thiện
hơn.
Những ý kiến đóng góp của độc giả giúp tơi có thêm những nguồn tư
liệu mới trên con đường học tập và nghiên cứu sau này.

Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện

Đồng Thị Hương


LỜI CAM ĐOAN
Đề tài: “Công tác lễ tân tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông”là đề tài khoa học do tôi nghiên cứu.Tôi xin cam đoan đây là cơng
trình nghiên cứu của tơi trong thời gian qua.Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm
nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong cơng trình nghiên cứu
này.

Sinh viên thực hiện

Đồng Thị Hương


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CBNV

Cán bộ nhân viên

CP


Cổ phần

PTVP

Phụ trách văn phòng

TGĐ

Tổng Giám đốc


MỤC LỤC



PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Từ xa xưa, ông cha ta đã coi trọng chữ “lễ”. Không vậy mà trong Nho
giáo rất coi trọng “tam cương- ngũ thường”. “Tam cương” là mối quan hệ vuatôi, cha- con, vợ chồng; còn”ngũ thường” chỉ năm chữ : nhân, lễ, nghĩa, chí,
tín. Chữ “ Lễ” cịn được đề cao trong giáo dục con người: “ Tiên học lễ, hậu
học văn” nghĩa là trước hết phải học lễ nghĩa, cách cư xử giữa người với người
sao cho đúng chừng mực, có đạo đức rồi mới học chữ nghĩa.
Ngày nay, chữ lễ vẫn được đưa ra làm chuẩn mực xã hội, thước đo nhân
phẩm con người trong việc ứng xử giữa các mối quan hệ giữa người với người
trong các môi trường học tập và làm việc khác nhau. Đặc biệt, trong doanh

nghiệp, hàng ngày phải tiếp xúc với rất nhiều các mối quan hệ như đồng
nghiệp, cấp trên, cấp dưới hay khách hàng,...mà “ Lễ” càng cho thấy tầm quan
trọng của nó. “ Lễ tân” chính là bộ phận quan trọng của doanh nghiệp tiếp xúc
trực tiếp, là bộ phận đảm nhiệm các lễ nghi diễn ra trong cơ quan, tổ chức.
Lễ tân là bộ mặt của cơ quan, tổ chức, là người đầu tiên tham gia vào
các cuộc gặp gỡ, giao tiếp với các bộ phận, đối tác đến tham gia trao đổi, làm
việc tại cơ quan, văn phòng. Bên cạnh đó, lễ tân cịn đóng vai trị quan trọng
trong việc giao tiếp, thiết lập mối quan hệ và thu thập thơng tin của văn phịng.
Đối với một số cơ quan, tổ chức, người làm lễ tân còn là người tiếp nhận và
chuyển giao văn bản đi, đến và quản lí cơng tác hậu cần giúp văn phịng.Ngày
nay, cơng tác lễ tân đặc biệt là lễ tân văn phòng ngày càng được quan tâm và
đánh giá nhiều hơn về mọi mặt như kỹ năng, nghiệp vụ, thái độ.Vì vậy, việc tổ

chức hồn thiện cơng tác lễ tân là vơ cùng cần thiết và đóng vai trị quan trọng
trong cơng tác quản trị văn phịng.
Cơng tác lễ tân tuy khơng phải là nội dung chủ đạo của hoạt động ngoại
giao nhưng nó đóng vai trị quan trọng, cần thiết khơng thể thiếu trong bất kỳ
hoạt động đối nội, đối ngoại nào đặc biệt là trong khâu chuẩn bị và tiếp đón
7


khách. Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng đến bộ mặt toàn thể cơ quan.
Trong hoạt động của văn phịng, hoạt động của lễ tân là cơng tác hoạt động
khơng hề đơn giản và khá tế nhị. Nó đòi hỏi sự nhanh nhạy, linh hoạt, mắt
quan sát cùng sự nhạy bén trong xử lí tình huống phát sinh. Tuy nhiên, đây

không chỉ là yêu cầu dành riêng cho người làm lễ tân mà cho tồn bộ văn
phịng, cơng ty.
Ngồi ra, hiện nay, cơng tác lễ tân tại một số cơ quan, tổ chức, đặc biệt
là doanh nghiệp chưa được quan tâm và coi trọng. Ở một số công ty, cơng tác
tổ chức lễ tân chỉ mang tính hình thức và cịn khá bị động dẫn đến hiệu quả
cơng việc chưa cao.
Qua thời gian 02 tháng thực tập tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng
và giao thông, tôi nhận thấy, tổ chức công tác lễ tân văn phòng đã mang lại
những hiệu quả thiết thực cho hoạt động của cơng ty nói chung và của văn
phịng nói riêng..Mỗi nhân viên lễ tân là đại diện hình ảnh của cơng ty, dù làm
bất cứ cơng việc gì, họ ln đặt hình ảnh, lợi ích của cơng ty lên hàng đầu.Đại
sứ du lịch là người đại diện quảng bá văn hóa, hình ảnh của một đất nước thì

nhân viên lễ tân của INTRACOM chính là người quảng bá hình ảnh của cơng
ty họ.Cơng tác lễ tân chun nghiệp sẽ mang lại những hình ảnh đẹp về cơng
ty đối với khách đến tham quan, làm việc, hợp tác tại cơng ty.Từ đó, tạo thiện
cảm, niềm tin trong lịng khách hàng khi hợp tác với công ty. Tuy nhiên, hiện
nay qua khảo sát của tôi về nhân viên lễ tân của INTRACOM một số kiến thức
về chuyên môn, nghiệp vụ như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, công tác
tổ chức hội nghị, hội họp vẫn còn chưa tốt nên cần được trau dồi và hoàn thiện
để đáp ứng nhu cầu địi hỏi ngày càng cao từ phía cơng ty và khách hàng. Lễ
tân giao tiếp với đồng nghiệp, với cấp trên, giao tiếp với khách hàng..Lễ tân
giao tiếp với đồng nghiệp, với cấp trên, giao tiếp với khách hàng.
Giao tiếp dù trực tiếp hay gián tiếp đều là hình thức trao đổi thơng tin, thể hiện
thái độ, tình cảm,... với đối tượng giao tiếp. Thông qua giao tiếp, lễ tân nắm bắt


8


được thông tin, tâm tư, nguyện vọng của khách hàng, đồng nghiệp, hiểu và
nắm bắt được cấp trên cần gì. Kiến thức chuyên môn, đặc biệt là kỹ năng giao
tiếp kém là hạn chế không nhỏ của một lễ tân văn phịng khi trao đổi với khách
hàng đồng nghiệp, khó gây được thiện cảm với khách hàng và gặp khó khăn
trong việc trao đổi và thu thập các thông tin phục vụ cơng tác quản lí, điều
hành của văn phịng, cơng ty.Lễ tân cần được hồn thiện hơn về mọi mặt để
chun nghiệp hóa cơng tác lễ tân của cơng ty.
Chính vì những lí do trên, tơi lựa chọn đề tài: “ Công tác lễ tân tại công

ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông” làm đề tài nghiên cứu cho khóa
luận tốt nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
❖ Nhóm giáo trình, sách tham khảo đã cung cấp cho tơi hệ thống kiến
thức lí luận về lễ tân và công tác lễ tân như khái niệm, vai trị của lễ tân trong
cơng tác hoạt động của một cơ quan, văn phòng hay trong một phương diện cụ
thể như trong giao tiếp, đối ngoại.
- Giáo trình: “Kỹ năng thực hành văn hóa cơng sở, lễ tân và nghi thức
nhà nước ở cơ quan” của tác giả Trần Hồng, Trần Việt Hoa, NXB. Văn
hóa thơng tin.
- Giáo trình: “Lễ tân trong giao tiếp, đối ngoại” tác giả Phạm Thị Thu
Cúc,2006, NXB Hà Nội.

- Giáo trình: “Nghiệp vụ lễ tân”, B.S. Trương Minh Vũ, Võ Đăng
Khoa(chủ biên), Hoàng Thị Thanh Trâm, Ngơ Thanh Phương, 2015,
NXB Giáo dục.
- Giáo trình “Quản trị văn phòng” của GS.TS. Nguyễn Thành Độ, GVC.
Nguyễn Thị Thảo, NXB Lao động xã hội, 2005, Hà Nội.
- “Lễ tân- công cụ giao tiếp'’”, Louis Dussault; dịch Lê Hồng Phấn....
Dương Văn Quảng.
❖ Nhóm các đề tài nghiên cứu, khóa luận:
9


- Đề tài: “ Lễ tân kinh doanh - xây dựng một lễ tân chuyên nghiệp”” của

nhóm sinh viên khoa Quản trị văn phịng Trường đại học Cơng nghiệp
thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài nghiên cứu về cơng tác lễ tân qua các
nhóm nghiệp vụ : tổ chức đón tiếp khách, nghe điện thoại, chuẩn bị cuộc
họp,. đưa ra các yêu cầu cần thiết đối với một lễ tân chuyên nghiệp.
- Đề tài :“ Công tác lễ tân” của nhóm sinh viên khoa Quản trị kinh doanh
trường đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, 6/2011. Đề tài tập
trung nghiên cứu về các nhóm nghiệp vụ của lễ tân khách sạn và đi sâu
vào phân tích từng nghiệp vụ cần có những kỹ năng như thế nào và đưa
ra những gợi ý của tổ chức lễ tân chuyên nghiệp.
- Đề tài: “Thực trạng văn hóa trong các cơ quan hành chính nhà nước
hiện nay” của sinh viên Nguyễn Thị Minh Thuận, lớp Hành chính văn
thư K2 trường trung cấp ĐakLak. Đề tài đưa ra những đánh giá về thực

trạng văn hóa cơng sở tại các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay cịn
mang nhiều cảm tính, các quy chế chưa được hiện thực hóa và đưa ra
một số giải pháp nâng cao văn hóa cơng sở tại các cơ quan hàn chính
nhà nước hiện nay.
- Đề tài: “ Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi cơng sở” của nhóm sinh viên
lớp Quản trị văn phịng 14C trường đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài tập
trung nghiên cứu về giao tiếp nơi cơng sở giữa các nhóm đối tượng khác
nhau làm nổi bật tầm quan trọng của giao tiếp nơi cơng sở. Đây cũng là
một đóng góp phát triển cho đề tài về giao tiếp nói chung và cũng là một
cơ sở lí luận để phát triển các đề tài liên quan.
❖ Nhóm các văn bản pháp lý: các băn bản này cung cấp cho tôi thông tin,
căn cứ pháp lý cho bài viết được chính xác và hoàn thiện hơn.

- Quyết định số 1846/QĐ-VPCP ban hành quy trình lễ tân- hậu cần phục
vụ các hoạt động cuả Chính phủ và văn phịng chính phủ;
- Nghị định số 82/2001/NĐ-CP của Chính phủ về nghi lễ nhà nước và

10


đón tiếp khách nước ngồi;
- Quyết định 129/ 2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ
tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế văn hóa cơng sở tại các cơ quan
hành chính nhà nước;
- Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 09 tháng 8 năm 2004 của Chính

phủ về nghi thức nhà nước trong tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm; trao tặng và đón
danh hiệu vinh dự nhà nước, huân chương, huy chương, cờ Chính phủ, bằng
khen của Thủ tướng Chính phủ;
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơng tác lễ tân tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông;
- Nắm được cách thức tổ chức công tác lễ tân và việc thực hiện các
nghiệp vụ lễ tân của công ty;
- Đánh giá thực trạng công tác lễ tân tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ
tầng và giao thông;
- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lễ tân, tổ chức lễ tân
hành chính, tạo dựng đơi ngũ lễ tân văn phòng linh hoạt, chuyên nghiệp.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu cơng tác lễ tân tại cơng ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông
- Thu thập thông tin, tài liệu liên quan đến công tác lễ tân tại công ty CP
Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
- Xử lý thông tin, nhận xét, đánh giá công tác lễ tân tại công ty CP Đầu
tư xây dựng hạ tầng và giao thông
- Đề xuất giải pháp khắc phục nhược điểm, nâng cao hiệu quả công tác
lễ tân tại công ty.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
11



- Đối tượng nghiên cứu: Lễ tân văn phịng cơng ty CP Đầu tư xây dựng
hạ tầng và giao thông
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phịng cơng ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng
và giao thông
6. Giả thuyết nghiên cứu
- Công tác lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông - hiện
đại, chuyên nghiệp nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động ngoại
giao- kinh doanh của công ty, tạo niềm tin, giá trị bền vững với đối tác,
khách hàng của công ty.
- Công tác lễ tân được tổ chức khoa học đáp ứng địi hỏi của cơng ty giúp
tiết kiệm thời gian và chi phí quảng cáo kinh doanh, hỗ trợ các bộ phận

khác nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
- Công tác lễ tân tổ chức kém hiệu quả tạo ấn tượng xấu nơi khách hàng,
đối tác đến liên hệ cơ quan, gây phiền hà cho các bộ phận khác trong cơ
quan và; làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc, hoạt động của cả cơ
quan.
7. Phương pháp nghiên cứu
Trong q trình nghiên cứu thực hiện đề tài, tơi đã sử dụng một số
phương pháp cơ bản như:
- Thu thập và xử lí thơng tin để có những căn cứ chính xác nhất cho bài
báo cáo khóa luận tốt nghiệp.
- Phương pháp sơ đồ: sử dụng sơ đồ để mô tả khái quát vấn đề.
- So sánh, đối chiếu số liệu, thơng tin giữa các cơng ty

- Phân tích, đánh giá ưu điểm, hạn chế để từ đó đưa ra những giải pháp
khắc phục.
- Phương pháp giả thuyết: đưa ra các giả thuyết từ đó phát triển các
hướng nghiên cứu, lập luận vấn đề.
12


- Phương pháp lịch sử: tìm hiểu vấn đề từ khi nó hình thành, q trình
phát triển đến nay.
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
Ngoài lời cam đoan, lời cảm ơn, phụ lục, cấu trúc đề tài gồm 3 chương:
Chương 1

Lí luận chung về cơng tác lễ tân
Nội dung chương 1 tôi đề cập đến những lý luận chung của công tác lễ
tân, các khái niệm, nguyên tắc và nội dung của cơng tác lễ tân văn phịng và
giới thiệu khái qt về cơng ty, văn phịng và lễ tân công ty CP Đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông.
Chương 2
Thực trạng công tác lễ tân
tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Nội dung chính của chương 2 đề cập đến thực trạng công tác lễ tân tại
công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thơng: tổ chức quản lí công tác lễ
tân như : nhân sự, các văn bản pháp lí quy định về cơng tác lễ tân, cơ sở vật
chất phục vụ công tác lễ tân; tổ chức các nghiệp vụ lễ tân: tổ chức tiếp đón

khách, tổ chức chuẩn bị hội họp, nghe nhận điện thoại, chuyển phát văn bản đi
đến cơ quan, hỗ trợ tuyển dụng nhân sự, quản lí các trang thiết bị và một số
nhiệm vụ khác.
Chương 3
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lễ tân
tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thơng.

Từ tân
giá
thực
cơng
trạng

tác
lễ
đề
tân
cập
của
ởthiện
chương
cơng
ty
2,nữa
CP

chương
Đầu

3tác
xây
tơi
dựng
đi
sâu
hạ
vào
tầng

đánh

giao
lễ
thơng
của
từ
cơng
đó
ty
đề
cũng

xuất
như
giải
kiến
pháp
nghị
nâng
xây
cao
dựng
hiệu
quy

quả
chế
cơng
lễ
tác
tân
chun
cơng
ty
nghiệp,
góp
phần

hiện
hồn
đại.
hơn
cơng
lễ
tân
văn
phịng

13



PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN
1.1.

Cơ sở lí luận về cơng tác lễ tân

“Vạn vật trong vũ trụ đều có vị trí của nó”.Và vị trí ấy gắn liền với vai
trị cũng như chức năng của mỗi loài. Nhà sử học Phan Huy Chú trong tác
phẩm “ Lịch triều hiến chương loại chí” đã viết: “ Trong đạo trị nước, lễ là
cần hơn cả. Lễ để nhận rõ việc hiềm nghi, soi sáng chỗ vi ẩn, chia ra người

trên, kẻ dưới, tỏ rõ vật nọ phẩm kia”. Con người trong xã hội giao tiếp, ứng xử
với nhau thông qua các lễ nghi, thứ bậc. Trải qua thời gian hàng ngàn năm với
sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin nhưng
cung cách giao tiếp khơng vì thế mà phai nhạt dần, ngược lại cịn được hình
thành, mài giũa qua nhiều cung bậc và được thừa nhận rộng rãi. Cung cách
giao tiếp đó được gọi là “nghi thức”. Hoạt động của cơng tác lễ tân chính là
thực hành nghi thức trong thực tiễn.
1.1.1.

Khái niệm lễ tân

Theo từ điển tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học, NXB Từ điển bách khoa, “

Lễ” là những nghi thức, phong tục, tập quán, “lễ tân” là một bộ phận của công
tác ngoại giao phụ trách việc thực hiện các nghi thức, lễ nghi. Hiểu theo nghĩa
danh từ lễ tân là những nghi lễ, hình thức phải được thực hiện và tôn trọng.“
Lễ tân”hiểu theo nghĩa động từ là hoạt động thực hiện các lễ nghi, thủ tục,
trong mơi trường, hồn cảnh nhất định, thường diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời
sống xã hội của các quốc gia như chính trị, kinh tế, quốc phịng, văn hóa xã
hội...
Lễ tân được hiểu một cách chung nhất là tổng hợp các hoạt động được
diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá
nhân trong nội bộ một nước hoặc giữa các nước.



Công tác lễ tân là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp
xúc, trao đổi, làm việc giữa các tổ chức, cá nhân. Nhân viên lễ tân làm việc ở
vị trí tiên phong của cơng ty, là người đầu tiên đón tiếp khách đến liên hệ trực
tiếp với cơ quan, văn phòng, trung gian nhận và lưu chuyển các cuộc điện
thoại liên hệ với giao tiếp đúng chuẩn, chuyên nghiệp.
Lễ tân được coi là hình ảnh đại diện cho bộ mặt của cơ quan, doanh
nghiệp, tổ chức, là người tiếp thị văn hóa, hình ảnh của tổ chức đến các cá
nhân, tổ chức có nhu cầu quan tâm, hợp tác. Đẹp từ cái nhìn đầu tiên của khách
hàng đối với một lễ tân chuyên nghiệp đó là một gương mặt sáng, ưa nhìn, với
nụ cười thân thiện và trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn,
năng động.
Từ đó, một lễ tân chuyên nghiệp là người hiểu rõ hơn ai hết hoạt động

của cơng ty, vì trong nhiều trường hợp, họ là người chịu trách nhiệm giải đáp
thắc mắc của đối tác, khách hàng về công ty. Nhân viên lễ tân chính là người
quan sát, lắng nghe và hiểu rõ nhất những gì đang diễn ra trong công ty.
1.1.2.
1.1.2.1.

Phân loại lễ tân
Lễ tân ngoại giao

Lễ tân ra đời từ rất sớm cùng với sự phát triển của xã hội. Ban đầu
không ai đặt ra quy tắc, lễ nghi, mà chỉ là những hoạt động trong giao tiếp
hàng ngày. Các thói quen giống nhau được lặp đi lặp lại và hình thành những

hình thức đơn giản của lễ tân. Đó là những nghi lễ biểu thị sự tôn trọng của thị
tộc- thị tộc, quốc gia- quốc gia để khơng làm tổn hại danh dự nước mình và uy
tín quốc gia khác.
Trước kia, nghi thức được áp dụng trong nghi thức đón tiếp các nước và
phái đồn ngoại giao được gọi là nghi thức triều đình, để chủ yếu phơ trương
sức mạnh, sự giàu có với nhau. Lễ tân tạo ra khoảng cách giữa vua chúa với
thần dân, giữa nước lớn với nước nhỏ.Sau này được chia thành nghi lễ nhà
nước và nghi lễ ngoại giao.


Lễ tân ngoại giao là một bộ phận của lễ tân nhà nước, là các hoạt động
giao tiếp đối ngoại giữa các quốc gia được thực hiện trên cơ sở tôn trọng các

tập quán của từng quốc gia và những quy định thông lệ quốc tế. Ngày nay lễ
tân ngoại giao tập trung vào các vấn đề: Thủ tục thiết lập quan hệ ngoại giao và
bổ nhiệm đại sứ, đặc quyền ưu đãi và miễn trừ ngoạị giao, ngôi thứ ngoại giao.
Đây chính là các cơng việc cần thiết để tạo điều kiện cho hoạt động ngoại giao
được tiến hành thuận lợi.
- Khái niệm lễ tân ngoại giao:
“Lễ tân ngoại giao là tập hợp các quy định và tập quán về phép xử xự
quốc tế dựa trên cơ sở tôn trọng tất cả những gì là biểu trưng và đại diện cho
quốc gia, được các quốc gia thừa nhận và tơn trọng” - Trích Bài viết “Khái
niệm về lễ tân ngoại giao”, Sở Ngoại vụ Bà Rịa - Vũng Tàu, 09:07 ngày
05/7/2012.
Trong quan hệ quốc tế, đường lỗi chính sách đối ngoại là nhân tố quyết

định, lễ tân ngoại giao là một bộ phận cấu thành của hoạt động ngoại giao, nói
một cách khác, hễ có hoạt động ngoại giao là đương nhiên có lễ tân ngoại giao.
Lễ tân ngoại giao tuy không được coi là nội dung chủ yếu của hoạt động đối
ngoại nhưng lại là những công việc cần thiết tạo điều kiện cho hoạt động ngoại
giao tiến hành thuận lợi. Nó chính là cơng cụ phương tiện thực hiện cụ thể hóa
các nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế. Nguyên tắc tôn trọng chủ quyền
quốc gia được thể hiện rõ từ việc sắp xếp chỗ ngồi trong các hội nghị quốc tế
đến các nghi lễ trong việc đón tiếp khách,...
- Vai trị của lễ tân ngoại giao:
+ Giới thiệu và truyền tải những đặc trưng văn hóa dân tộc với thế giới;
+ Là phương tiện thực hiện và cụ thể hóa những nguyên tắc cơ bản của
luật pháp quốc tế như nguyên tắc chủ quyền quốc gia, ngun tắc bình đẳng,

ngun tắc khơng phân biệt đối xử;
+ Góp phần thực hiện đường lối, chính sách đối ngoại của nhà nước;


+ Góp phần thúc đẩy quan hệ hợp tác và hữu nghị giữa các quốc gia.
1.1.2.2.

Lễ tân nội bộ quốc gia

Lễ tân nội bộ quốc gia là các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc,
trao đổi giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước, các hoạt động đối nội.
Các nghi lễ, nghi thức quốc gia như trao tặng huân huy chương, danh

hiệu thi đua, lễ mít tinh, lễ kỷ niệm được quy định tại Nghị định 154/2004/NĐCP ngày 9 tháng 8 năm 2004 của Chính phủ về nghi thức nhà nước trong tổ
chức lễ mitinh, kỷ niệm; trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước,
Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính phủ, bằng khen của Thủ
tướng Chính phủ. Các nghi thức treo cờ hiệu, quốc ca, quốc kỳ được quy định
trong các văn bản luật, dưới luật , các nghi thức văn hóa cơng sở như Quyết
định 129/ 2007/QĐ-TTg ngày 2/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban
hành quy chế văn hóa cơng sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.
1.1.2.3.

Lễ tân kinh doanh

Giáo trình “Quản trị hành chính văn phịng” của tác giả Vương Thị Kim

Thanh có đưa ra khái niệm về lễ tân kinh doanh là những hoạt động diễn ra
trong quá trình tiếp xúc trao đổi giữa các tổ chức, đơn vị kinh doanh trong và
ngoài nước. Những hoạt động này được thực hiện trên nền tảng pháp lý của
từng quốc gia, những tập quán và sự thỏa thuận giữa các bên.
Các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi giữa các tổ chức
kinh tế như ký kết hợp đồng, hợp tác đầu tư.... Hoạt động lễ tân nói chung
được thực hiện trên cơ sở quy định của pháp luật, tập quán.Các nghi lễ, thủ tục
tiến hành hoạt động kinh doanh, thương mại dựa trên tinh thần nhất quán giữa
các bên liên quan và pháp luật hiện tại quy định. Tổ chức lễ tân kinh doanh
nhằm nâng cao khả năng hợp tác, cạnh tranh và quảng bá hình ảnh doanh
nghiệp tới các đối tượng khách hàng, thu hút sự quan tâm, đầu tư và là cơ hội
tạo mối quan hệ gắn kết, hợp tác lâu dài.



1.1.3.

Vai trị của lễ tân trong văn phịng, cơng ty

Bất cứ một cơ quan đơn vị nào dù là cơ quan hành chính sự nghiệp hay
tổ chức kinh tế, xã hội. đều phải có giao dịch làm việc với khách; do đó lễ tân
là cơng việc khơng thể thiếu được trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt
động của cơ quan. Kết quả nghiên cứu cho thấy đối với một giám đốc của một
công ty kinh doanh, thời gian tiếp khách và bàn bạc công việc với khách chiếm
20% tổng số thời gian làm việc. Công tác lễ tân được tổ chức tốt sẽ tiết kiệm

thời gian làm việc, dành thời gian cho người lãnh đạo giải quyết các công việc
quan trọng khác.
Bên cạnh đó, tổ chức tốt cơng tác lễ tân sẽ tạo ra ấn tượng tốt đẹp, gây
cảm tình với khách.Đây chính là cơ sở rất quan trọng để tạo nên bầu khơng khí
thuận lợi trong quan hệ cơng tác, đặc biệt trong kinh doanh. Những lời nói, cử
chỉ hành động tốt đẹp trong cơng tác tiếp đón khách ban đầu sẽ làm vui lòng
khách hàng, thu hút khách hàng đến với cơ quan - điều quan trọng sống cịn
của các doanh nghiệp.
Cơng tác lễ tân có vai trị vơ cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ
chức. Tổ chức tốt công tác lễ tân giúp:
- Tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo: thay mặt lãnh đạo gặp gỡ khách hàng,
lên lịch hẹn, giải quyết các công việc căn banrtrong quyền hạn cho phép.

- Tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách từ phong cách làm việc, phục vụ, thái độ
trong công việc và thái độ với khách hàng.
- Tạo thuận lợi cho quan hệ đối tác: lễ tân được ví như là bộ mặt của cơ
quan, tổ chức, là chiếc cầu nối giữa đối tác, khách hàng với cơng ty
đóng vai trị truyền tải thơng tin hoạt động, kinh doanh, tạo ấn tượng và
mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác.
- Khẳng định hình ảnh hiện đại, chun nghiệp của cơng ty: lễ tân chính
là bộ mặt đại diện cho hình ảnh của cơng ty, cơng tác lễ tân chun nghiệp,
hiện đại thì các phịng ban khác và cung cách làm việc của công ty cũng được


thể hiện rõ.

1.1.4.

Nguyên tắc cơ bản của công tác lễ tân trong văn phịng

Tổ chức cơng tác lễ tân gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức,
ngoài việc đáp ứng các tiêu chí cần thiết về cơng tác lễ tân như trang phục, thái
độ, quy trình, cơng tác lễ tân công ty cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:
- Tuân thủ tập quán, thông lệ quốc tế
- Tôn trọng quy định, tập quán, thông lệ mỗi quốc gia
- Tôn trọng những phong tục, tập quán của từng địa phương, vùng,
miền.
- Bình đẳng cùng có lợi.

- Nghiêm túc, thận trọng trong lời nói, cử chỉ.
Khách ra vào cơ quan là người có nhu cầu đến cơ quan làm việc, liên hệ
công tác, trao đổi, thường đa dạng về sắc tộc, tôn giáo, địa vị xã hội, vùng
miền,... Chính vì vậy, cần đảm bảo tơn trọng các ngun tắc cơ bản để giữ thái
độ hòa hảo, để lại ấn tượng tốt với khách hàng về hình ảnh của công ty, của
nhân viên. Công tác lễ tân tạo ấn tượng tốt với khách hàng cũng là cơ hội
quảng bá hình ảnh cơng ty và tăng cơ hội cạnh tranh trong thị trường kinh
doanh đầy biến động như ngày nay.
1.1.5.

Nội dung của cơng tác lễ tân văn phịng


Nội dung chủ yếu của cơng tác lễ tân văn phịng là thực hiện các cơng
việc như:
- Đón tiếp khách ra vào cơ quan, văn phịng. Khách tới cơ quan có thể là
khách hàng tới tìm hiểu thơng tin kinh doanh của cơng ty, khách kí kết hợp
đồng; đối tác kinh doanh; khách đến liên hệ hợp tác, chào hàng,... Thông
thường khách tới cơ quan đã có lịch hẹn trước với văn phịng hoặc với CBNV
phụ trách đón tiếp. Khách ra vào cơ quan phong phú, đa dạng với nhiều mục
đích khác nhau. Lễ tân chịu trách nhiệm đón tiếp khách và giải quyết các vấn


đề liên quan trong phạm vi quyền hạn của nhân viên lễ tân giúp tiết kiệm thời
gian cũng như hạn chế việc gián đoạn các hoạt động phía trong văn phòng

- Nhận điện thoại gọi đến cơ quan, văn phòng, cung cấp thông tin, giải
đáp các thắc mắc qua điện thoại và thông báo lại nội dung cho người
phụ trách. Nếu có nội dung khơng thể giải đáp, lễ tân giới thiệu người có
thể giải đáp và cung cấp thơng tin liên hệ hoặc hẹn thời gian khác để tìm
hiểu và giải đáp.
- Kiểm tra lịch làm việc, công tác của lãnh đạo, văn phịng là cơng việc
hàng ngày của nhân viên lễ tân để nắm rõ được lịch làm việc, giải quyết
hoặc lên lịch hẹn gặp cho khách hàng, đối chiếu lịch làm việc, lịch họp
và cân đối mức quan trọng của cơng việc để có thể giải đáp hay chủ
động giải quyết công việc.
- Liên hệ điều chuyển xe đưa CBNV đi cơng tác khi có chỉ thị của lãnh
đạo dựa vào số lượng, thời gian, địa điểm và mục đích của chuyến cơng

tác mà liên hệ điều chuyển xe cho phù hợp.
- Nhận và chuyển phát văn bản qua đường chuyển phát nhanh.
- Tổ chức chuẩn bị hội nghị, hội họp: chuẩn bị phòng họp như nhận đăng
ký phòng họp, dọn dẹp phòng họp, chuẩn bị tài liệu, trà nước và các
trang thiết bị phục vụ cuộc họp, thông báo lịch họp tới các thành viên
tham gia cuộc hợp. Lễ tân điểm danh và bố trí sắp xếp chỗ ngồi cho các
thành viên tham gia họp.
- Quản lí các trong thiết bị được giao: sử dụng hợp lí có hiệu quả các
trang thiết bị được giao chịu trách nhiệm bảo quản và đề xuất sửa chữa, thay
mới trang thiết bị phù hợp với yêu cầu công việc.
- Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong công tác tuyển dụng như viết bài, đăng
tin tuyển dụng, lọc hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn hay thông báo kết quả

phỏng vấn tới các ứng viên.
- Các công việc khác được giao: Tổng hợp xuất ăn trưa CBNV chốt xuất


ăn vào cuối tháng gửi phịng kế tốn, chuyển phát văn phịng phẩm, photo tài
liệu cho lãnh đạo.
1.2.
1.2.1.


Tổng quan về INTRACOM
Giới thiệu chung về INTRACOM


Công ty CP Đầu tư xây dựng tầng và giao thông
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông

( INTRACOM)tiền thân là Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đơ
thị 100% vốn nhà nước. Chính thức hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần từ
năm 2006.


Giới thiệu chung:
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thơng
Tên giao dịch nước ngồi: INTRACOM

Tên viết tắt: Intracom
Email:
Website:
Ngày thành lập: 28/01/2001
Vốn điều lệ: 50.000.000.000 đồng (Năm mươi tỷ đồng)
Điện thoại: 04 37914111 Fax: 04 37914112



Lịch sử phát triển của Cơng ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thông
Công ty CP Đầu tư xây dưng hạ tầng và giao thông tiền thân là Công ty


đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thơng đơ thị 100% vốn nhà nước.sau đó
chuyển sang hoạt động theo mơ hình Cơng ty Cổ phần.
Bằng tình thần đồn kết và sự dẫn dắt tài tình của ban giám đốc cùng
đội ngũ công nhân viên năng động, nhiệt tình, tập thể ban lãnh đạo và đội ngũ
cơng nhân viên đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng
lớn mạnh. Công ty cũng dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, chuyển hướng
mục tiêu phát triển đa ngành nghề đa lĩnh vực như hoạt động đầu tư bất động


sản, thủy điện, xây lắp, sản xuất kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây
dựng,...

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, công nhân viên lành nghề đã và
đang thực hiện nhiều cơng trình, dự án như: Thủy điện Pờ Hồ, Tà lơi 1, 2, 3,
Thủy điện Nậm Pung, Cẩm Thủy,. Các dự án khu văn phòng, nhà ở để bán như
Trung Văn, Vĩnh Ngọc, nhà ở tái định cư NOCT- Cầu Diễn, nhà ở bán Phú
Diễn, Công trình KTX Học viện cảnh sát,. dự án Tổ hợp y tế Phương Đông,
Dự án đầu tư với đối tác nước ngoài như Victoria, Yukjin,..
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích nổi bật trong lĩnh vực đầu tư
xây dựng như :Bằng khen của Bộ Xây dựng; cúp vàng sản phẩm ưu tú hội
nhập WTO năm 2009,. Với mong muốn mang lại cho khách hàng, đối tác
những sản phẩm chất lượng, sự “ an lạc- hạnh phúc”, những cơng trình của
INTRACOM ln tự đưa ra những địi hỏi cao về u cầu kỹ thuật và mỹ
thuật.

Với châm ngôn “ Tỏa sáng cùng đất nước”, INTRACOM đã từng bước
khẳng định vị trí của mình trên thị trường xây dựng trong nước và hợp tác
quốc tế.
❖ Công ty CP Đầu tư Phát triển Đô thị và Khu công nghiệp
Tên giao dịch: UDIDECO
Địa chỉ: Tầng 22 Tòa nhà văn phòng Intracom - Tổ dân phố số 10 Phường Phúc Diễn - Quận Bắc Từ Liêm - Thành phố Hà Nội
ĐT:(84-4)7910306
Fax:(84-4)7910393
Website: www.udideco.com.vn
Công ty CP Đầu Tư Phát triển Đô thị và Khu công nghiệp gọi tắt là
Udideco được thành lập Ngày 12-9 năm 2001, với tiền thân là công ty TNHH
Đầu tư Phát triển.Sau gần 2 năm hoạt động đến ngày 22-82003 chuyển đổi

thành Công ty CP Đầu Tư Phát triển Đô thị và Khu công nghiệp tức Udideco


ngày nay.
Khởi nghiệp với 4.000USD, vốn điều lệ là 4,5 tỷ. Cho đến nay vốn điều
lệ là 40 tỷ, số CBCNV ban đầu là chưa đến10 người, đến nay đã trên dưới 300
người có HĐLĐ chính thức với Cơng ty, chưa kể các tổ đội thi công. Từ những
bước đầu chỉ có thể đảm đương thi cơng các cơng trình có giá trị vài tỷ đồng,
đến nay đã thực hiện đấu thầu và thi cơng thành cơng nhiều cơng trình dân
dụng, giao thơng, thủy lợi, thủy điện có giá trị mỗi cơng trình từ vài trăm đến
năm trăm tỷ đồng đạt chất lượng cao như :Cơng trình Nng Dăm, Cơng trình
Khe Đặng, Cơng trình chợ Chũ, chợ Khối Châu, Cơng trình Đường Tỉnh lộ

314, Cơng trình Cầu Sơng Lơ, Cơng trình Thủy điện Nậm Pung, Thủy điện Tà
Lơi2,3, cơng trình đường Thanh Ba - Chân Mộng, Cơng trình thủy điện Cẩm
Thủy 1,... Doanh thu, sản lượng từ những năm đầu là vài tỷ, đến nay đã là trên
ba trăm tỷ mỗi năm. Sở hữu đội ngũ CBNV chuyên nghiệp, đội ngũ xe-máythiết bị thi công hùng hậu: Hàng trăm đầu xe-máy thi cơng các loại, hàng chục
xe văn phịng, và 2 trạm trộn bê tông 60m3/h; 2 trạm nghiền, 2 trạm gạch,
Thiết bị đóng cọc bê tơng,... Ngồi lĩnh vực xây dựng, Udideco còn đầu tư
kinh doanh khách sạn tại chi Nhánh Hà Tĩnh - thuộc Thị xã Hồng Lĩnh - Hà
Tĩnh.
Mỗi thành viên của Udideco đều biết và hiểu rõ về lịch sử Cơng ty cũng
như vị trí, vai trị, trách nhiệm, mục tiêu của mỗi người và ln ra sức góp
phần xây dựng Udideco ngày càng đạt được những thành tựu to lớn hơn.
Với thời gian từ ngày thành lập đến nay chưa phải là dài nhưng cũng

không phải là ngắn trên con đường hình thành, xây dựng và phát triển của
Udideco.
❖ Công ty Cổ phần đầu tư hạ tầng Intracom
Công ty CP Đầu tư hạ tầng Intracom được thành lập từ năm 2004.
Đến nay công ty đã thực sự vững bước phát triển hội nhập với sự phát
triển của đất nước với các lĩnh vực hoạt động chính như: Vật liệu xây dựng,


Thủy điện, Bất động sản, Xây dựng dân dụng và công nghiệp, Nhà hàng khách
sạn.. .hướng tới mục tiêu tương lai phát triển đa ngành nghề, sản phẩm, có sức
cạnh tranh lớn và tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Tên công ty: công ty Cổ phần Đầu tư hạ tầng Intracom

Tên giao dịch Quốc tế: INFRASTRUCTURE INVESTMENT JOINT
STOCK COMPANY
Tên công ty viết tắt: INTRACOM.,JSC
Địa chỉ giao dịch: Tầng 21,Tòa nhà INTRACOM, Phường Phúc Diễn,
Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Điện thoại: 04.320.029.98 Fax : 04.379.558.23
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 01011579834 do Sở kế hoạch
đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Mã số thuế: 01011579834
Website: htintracom.com.vn



1.2.2.

Cơ cấu tổ chức công ty INTRACOM
MỘ EniFI

ỤL' ts I.V. mil II.IMI tikh-i: 11

Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
công
ty CP
Đầudựng
tư phát

Đôgiao
thị và
khu công nghiệp.
CP Đầu
tư xây
hạ triển
tầng và
thông
Sơ đồ cơ cấu tổ chức



×