Luận văn hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng công ty cổ phần OMINEXT

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI
CƠNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CƠNG TY
CỔ PHẦN OMINEXT
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
:Người
THS. hướng
HỒNG
dẫnVĂN THANH
:Sinh
HỒNG
THỊhiện
LỆ THÚY
viên thực
:Mã
1405QTVC056
số sinh viên
:Khóa
2014 - 2018
Lớp

: ĐH.QTVP14C

Hà Nội - 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan Đề tài khóa luận “Hoạt động tổ chức các chuyến đi
công tác của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Ominext” là đề tài do chính tơi thực
hiện. Tơi khơng sao chép bất kỳ thơng tin, tài liệu nào khơng rõ nguồn gốc.
Nếu có vi phạm, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm.

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian thực hiện Đề tài khóa luận, tơi đã nhận được nhiều
sự giúp đỡ từ thầy cơ, gia đình, bạn bè và đặc biệt từ giảng viên trực tiếp
hướng dẫn tơi hồn thiện Đề tài khóa luận.
Với lịng biết ơn sâu sắc, tơi xin chân thành cảm ơn Ths. Hồng Văn
Thanh đã tận tình hướng dẫn, góp ý và truyền đạt cho tơi những kiến thức cần
thiết để tơi hồn thành Đề tài khóa luận của mình.
Đồng thời tơi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, các cơ khoa Quản trị
văn phịng và các th ầy cô Trung tâm thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã nhiệt tình góp ý và cung cấp thơng tin hỗ trợ tơi hồn thiện Đề tài khóa luận
này.
Trong q trình thực hiện Đề tài khóa luận, do trình độ nghiên cứu cịn
nhiều hạn chế nên Đề tài khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót. Tơi rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp của các thầy cơ và bạn đọc để Đề tài khóa luận
được hồn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ..........................................................................................
LỜI CẢM ƠN.................................................................................................
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ......................................................
DANH MỤC VIẾT TẮT................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................... 2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................3
4. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu ............................ 4

5. Cơ sở phương pháp luận............................................................................. 4
6. Giả thuyết khoa học.................................................................................... 5
7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn .......................................................... 5
8. Cấu trúc đề tài khóa luận ........................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................ 6
Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC
CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC ............................................................................ 6
1.1. T m hiểu về một số khái niệm ............................................................. 6
1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác ............................................. 12
1.2.1. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi cơng tác .................. 12
1.2.2. Hoạt động của văn phịng trong thời gian lãnh đạo đi công tác. ...
21
1.2.3. Hoạt động của văn phịng sau chuyến đi cơng tác ..................... 22
Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI
CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT ... 24
2.1. Sơ lược về Công ty Cổ ph n Ominext .............................................. 24
2.1.1. Lịch sử hình thành ...................................................................... 24
2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh ..................................................................... 24
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext
28


2.2. Thực trạng hoạt động tổ chức các chuyến đi cơng tác...................... 35
2.2.1. Nhận thức của nhân viên Văn phịng trong hoạt động tổ chức
chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Ominext ................................... 36
2.2.2. Thực trạng hoạt động của văn phịng trước chuyến đi cơng tác . 39
2.2.3. Thực trạng hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi
công tác ................................................................................................... 49
2.2.4. Thực trạng hoạt động của văn phịng sau chuyến đi cơng tác .... 52
2.3. Nhận xét, đánh giá về hoạt động tổ chức chuyến đi cơng tác của Văn

phịng Cơng ty Ominext ............................................................................. 58
2.3.1. Ưu điểm ....................................................................................... 58
2.3.2. Hạn chế ....................................................................................... 59
2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................ 61
Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN
ĐI CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN
OMINEXT .................................................................................................... 64
3.1. Đối với Trưởng phòng và các cấp quản lý ........................................ 64
3.1.1. Tạo môi trường làm việc thoải mái, tránh gây áp lực cho nhân viên
.................................................................................................................. 64
3.1.2. Tuyển dụng thêm các nhân viên .................................................. 65
3.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý....................................... 67
3.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên
.................................................................................................................. 69
3.1.5. Bố trí tài chính, đầu tư cơ sở vật chất ......................................... 71
3.2. Đối với nhân viên nhân viên Phòng HC- NS .................................... 72
3.2.1. Tự hoàn thiện các kỹ năng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ ....... 73
3.2.2. Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ được giao ......................... 75
KẾT LUẬN.................................................................................................... 78
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................ 79
PHỤ LỤC..........................................................................................................
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ


Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext ....... 33
Bảng 2.1. Bảng thống kê số chuyến đi công tác của Ban lãnh đạo, các cấp quản
lý và các nhân viên tại Công ty Cổ ph n Ominxext năm 2017 ................... 35
Bảng 2.2. Bảng đánh giá t m quan trọng của hoạt động tổ chức các chuyến đi
cơng tác tại Văn phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext...................................... 37
Bảng 2.3. Bảng đánh giá mong muốn thực hiện công việc của các nhân viên tại

Văn phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext......................................................... 38
Bảng 2.4. Bảng khảo sát suy nghĩ của nhân viên tại Văn phịng Cơng ty Cổ ph
n Ominext trong việc tổ chức các chuyến đi công tác ................................ 39
Bảng 2.5. Khảo sát mức độ đánh giá của các Trưởng phòng, cấp quản lý và các
nhân viên tham gia các chuyến đi công tác đối với cơng tác chuẩn bị của Văn
phịng trong việc tổ chức chuyến đi công tác ............................................. 41
Bảng 2.6. Bảng Khảo sát mức độ bị phê b nh, khiển trách của nhân viên Văn
phòng trong quá tr nh chuẩn bị các chuyến đi công tác .............................. 41
Bảng 2.7. Bảng kháo sát mức độ đánh giá của các nhân viên phịng ban khác
đã từng tham gia chuyến đi cơng tác của Công ty trong công tác chuẩn bị
chuyến đi công tác của Văn phòng ............................................................. 42
Bảng 2.8. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên Văn
phịng về q tr nh thực hiện những cơng việc trong chuyến đi cơng tác của
Phịng HC-NS Cơng ty Cổ ph n Ominext ................................................... 49
Bảng 2.9. Bảng đánh giá mức độ thực hiện cơng việc của các nhân viên Phịng
ban khác về quá tr nh thực hiện những công việc trong chuyến đi cơng tác của
Phịng HC-NS Cơng ty Cổ ph n Ominext ................................................... 50
Bảng 2.10. Bảng Khảo sát tự đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ được
Trưởng phịng giao sau chuyến đi cơng tác của CEO, các quản lý cấp cao và
các nhân viên phòng ban khác của nhân viên Phịng HC-NS Cơng ty Cổ ph n
Ominext ...................................................................................................... 54
Bảng 2.11. Bảng khảo sát những nhiệm vụ chưa được thực hiện tốt trong quá tr
nh thực hiện các công việc được giao sau khi các chuyến đi kết thúc của các


nhân viên Phịng HC-NS Cơng ty Cổ ph n Ominext................................... 55
Bảng 2.12. Bảng Khảo sát đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ của
Phịng HC-NS sau chuyến đi cơng tác của các nhân viên phịng ban khác tại
Cơng ty Cổ ph n Ominext ........................................................................... 56
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ thể hiện số chuyến đi công tác qua các tháng trong năm

2017 của Công ty Cổ ph n Ominext ........................................................... 35


DANH MỤC VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ được viết tăt

ATLĐ

An toàn lao động

BHLĐ

Bảo hiểm lao động

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

CBCNV

Cán bộ cơng nhân viên

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

HC-NS

Hành chính-Nhân sự

HĐQT

Hội đồng quản trị

TS

Tiến sĩ

PGS

Phó Giáo sư


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chúng ta đang sống trong một xã hội phát triển, cùng với đó là sự cạnh
tranh, quy luật đào thải được đẩy lên mạnh mẽ. Để duy tr sự phát triển ổn định và
hạn chế những sai phạm về quy tr nh hoạt động, địi hỏi phải có sự hợp tác, phối
hợp, hỗ trợ giữa các cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức. Do đó, cơng tác
kiểm tra, theo dõi t nh h nh hoạt động của đơn vị luôn được các cơ quan, tổ chức
đặc biệt coi trọng. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, yêu c u việc thực hiện các
chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan phải được diễn ra một cách thường xuyên và
hiệu quả.
Tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động vô cùng quan trọng. Nó là điều

kiện cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán và kí kết hợp đồng giữa các đối
tác hay giải quyết tình trạng bất ổn của các cơ quan. Bởi vậy, công tác chuẩn bị
các chuyến đi công tác không hề đơn giản và phải giao cho một đơn vị chức
năng chuyên môn trong cơ quan đảm nhiệm. Từ đó, Văn phịng là bộ phận trực
tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo, vừa đảm nhận chức năng tham mưu, tổng hợp,
vừa phụ trách hậu c n của cơ quan, tổ chức.
Việc tổ chức các chuyến đi công tác là một trong những nhiệm vụ hàng đ u
được ban lãnh đạo giao phó, buộc văn phịng phải có trách nhiệm xây dựng và tổ
chức các chuyến đi công tác của cơ quan theo đúng yêu c u của ban lãnh đạo.
Trong quá tr nh học tập và nghiên cứu, tơi nhận thấy, Văn phịng Cơng ty Cổ ph
n Ominext đã có những nỗ lực và cố gắng khơng ngừng trong việc tổ chức các
chuyến đi công tác cho Ban lãnh đạo và các cấp quản lý và nhân viên Cơng ty.
Chính v vậy, tơi đã quyết định chọn đề tài “Hoạt động tổ chức các chuyến đi
công tác của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Ominext”. Hy vọng Đề tài khơng chỉ
giúp Văn phịng Cơng ty nói riêng mà các văn phịng của các doanh nghiệp khác
có cái nh n toàn diện về hoạt động tổ chức các chuyến đi cơng tác của đơn vị m
nh, góp ph n thực hiện tốt trách nhiệm của văn phòng trong việc chuẩn bị chuyến
1


đi công tác cho các công ty, doanh nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu
Ở Việt Nam, có rất nhiều nghiên cứu về chức năng nhiệm vụ của văn
phịng nói chung và tổ chức chuyến đi cơng tác của văn phịng nói riêng. Tuy
nhiên ph n lớn các đề tài nghiên cứu thường tập trung nghiên cứu về những
nhiệm chung của bộ máy văn phịng hoặc một ph n trong cơng tác tổ chức và sắp
xếp công việc chưa tập trung nghiên cứu về hoạt động tổ chức chuyến đi công
tác cho cơng ty, doanh nghiệp. Trong những nghiên cứu đó, có rất nhiều các công
tr nh trở thành giáo tr nh, tài liệu tham khảo như:
Giáo tr nh Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

do GS. TS Nguyễn Thành Độ làm chủ biên (2013). Giáo tr nh giới thiệu về cơng
tác quản trị văn phịng, trong đó thể hiện rõ những chức năng, nhiệm vụ của văn
phịng trong cơ quan, tổ chức, bao gồm cơng tác tổ chức chuyến đi công tác.
Giáo tr nh Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia
Hà Nội do TS. Vũ Thị Phụng làm chủ biên. Giáo tr nh giới thiệu về nhiệm vụ,
chức năng, những năng lực, phẩm chất của người thư ký văn phịng, trong đó có
đưa ra quy tr nh tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan, doanh nghiệp.
Quản trị học, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân do PGS. TS.
Nguyễn Thị Ngọc Huyền; PGS. TS Đồng Thị Thu Hà; TS. Đỗ Thị Hải Hà đồng
chủ biên (2013). Cuốn sách đã được nghiên cứu về quy tr nh tổ chức và sắp xếp
công việc đảm bảo mục tiêu của tổ chức.
Bên cạnh các cuốn giáo trình nổi tiếng, xây dựng chuyến đi công tác
cũng là đề tài được nhiều tác giả quan tâm và dành thời gian nghiên cứu. Tuy
nhiên hầu hết các đề tài nghiên cứu chỉ nghiên cứu một phần trong nhiệm vụ xây
dựng các chuyến đi cơng tác cho cơ quan, ví dụ như một số đề tài: “T ìm hiểu về
quy trình tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan, tổ chức” của sinh viên Định
Thị Thơm trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2015, đề tài luận văn của một
nhóm sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được đăng tải năm 2013 “Quy
2


trình lập kế hoạch, vận dụng thực hiện một kế hoạch cho một cuộc họp và một
chuyến công tác cho cơ quan”.
Bên cạnh đó cũng có một số đề tài nghiên cứu và tiếp cận hoạt động của
văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác trọng phạm vi rộng hơn tại
các công ty trong nước như đề tài “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu
quả cơng tác văn phịng tại cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành”
của tác giả Phạm Thị Huyền hay đề tài của các bạn sinh viên trường Đại học
Khoa học, Xã hội và Nhân văn “Công tác tổ chức và hoạt động văn phịng của
cơng ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải”.

Có thể nhận thấy, những đề tài trên đều thể hiện vai trò quan trọng của văn
phòng trong việc xây dựng các chuyến đi công tác không chỉ ở các cơ quan mà
cịn ở các cơng ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên phần lớn, các đề tài chưa đi sâu vào
những hoạt động của văn phòng trong việc xây dựng chuyến đi công tác cho các
công ty. Trên tinh thần thần kế thừa và phát huy những mặt tích cực của các cơng
trình nghiên cứu trước, tơi đã tìm hiểu và nghiên cứu đề tài: “Hoạt động tổ chức
các chuyến đi cơng tác của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Ominext”.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu:
- T ìm hiểu hoạt động tổ chức chuyến đi cơng tác của Văn phịng Cơng ty
Cổ phần Ominext.
- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi cơng
tác của Văn phịng Cơng ty Ominext.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nghiên cứu về khái niệm văn phòng và hoạt động tổ chức chuyến đi
công tác của các công ty
- T ìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi cơng tác của Văn
phịng Cơng ty Ominext
- Nghiên cứu và đề ra giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các
3


chuyến đi cơng tác của Văn phịng Cơng ty Ominext.
4. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức chuyến đi cơng tác của Văn
phịng Cơng ty Cổ phần Ominext.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Ominext.
Thời gian nghiên cứu: Năm 2017-2018
5. Cơ sở phương pháp luận
Phương pháp sử dụng tài liệu: Đọc và phân tích các tài liệu trên sách báo,

tạp chí, một số luận văn, khóa luận, giáo trình liên quan đến đề tài. Từ đó, tổng
hợp, hệ thống hóa, rút ra các nhận xét, kết luận c ần thiết phục vụ cho hoạt động
nghiên cứu.
Phương pháp điều tra thực tế: Trong quá trình thực hiện Đề tài, tơi đã phát
28 Phiếu Khảo sát trong đó: 08 Phiếu Khảo sát cho các nhân viên Phòng HC-NS,
thu về 06 phiếu và 20 Phiếu cho các nhân viên phòng ban khác, thu về 20 phiếu.
Phương pháp đàm thoại, phỏng vấn: Để có thêm nguồn thơng tin chính
xác, tơi đã trao đổi và phỏng vấn một số nhân viên đang làm việc tại Phòng HCNS và các Phòng ban khác bằng cách đặt một số câu hỏi liên quan đến nội dung
hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Cơng ty.
Phương pháp thống kê tốn học: Dựa vào những Bảng khảo sát và số liệu
hoạt động tổ chức chuyến đi cơng tác qua các năm, từ đó xử lý các số liệu thu
được trong q trình nghiên cứu, tính tổng số phiếu trong các câu hỏi khảo sát.
Phương pháp quan sát: Tìm hiểu và khảo sát hoạt động tổ chức chuyến đi
cơng tác của Văn phịng Cơng ty Ominext
Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở những thơng tin thu thập
được, phân tích, chọn lọc và tổng hợp thơng tin phục vụ q trình nghiên cứu.
6. Giả thuyết khoa học
Nếu các nhân viên Văn phịng của Cơng ty Cổ phần Ominext thực hiện tốt
hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Công ty, sẽ tạo thành công cho các
4


chuyến đi công tác của Công ty.
7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn
Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp phần làm phong phú hơn hệ thống lý luận về
văn phòng và hoạt động tổ chức các chuyến đi cơng tác của văn phịng trong các
cơng ty
Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài góp phần đánh giá hoạt động tổ chức các chuyến
đi cơng tác của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Ominext và đưa ra những giải pháp
nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phịng Cơng ty

Cổ phần Ominext. Đồng thời là tài liệu tham khảo cho các cá nhân quan tâm đến
văn phòng và hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác
cho các công ty.
8. Cấu trúc đề tài khóa luận
Ngồi phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài được kết cấu thành 3
chương như sau:
Chương 1 Những vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác
Chương 2 Thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext
Chương 3 Giải pháp nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi cơng tác của
Văn phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG
TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC
1

*? Ạ

r

.1. Tìm hiểu về một số khái niệm

* Khái niệm văn phòng
Trong quá tr nh hoạt động của cơ quan, tổ chức, người ta luôn nhấn mạnh
đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy
5


thực hiện các chức năng giúp việc phục vụ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp. Nó

đảm bảo cơng tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt
động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả.[9;1] Vậy văn phòng được hiểu như
thế nào?
Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những phương diện khác
nhau. Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí
địa lý nhất định: Đó là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một
người “quan trọng”. Ví dụ, văn phịng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng
kiến trúc sư trưởng,... hoặc văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự
án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm
việc. Ví dụ, văn phịng Bộ, văn phịng UBND, văn phịng cơng trường...[12;2]
Theo cách hiểu “động” văn phịng là một hoạt dộng trong các cơ quan, tổ
chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như
thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu c
ần đảm bảo các diều kiện c ần thiết cho hoạt động của cơ quan.[2;1]
Các cách hiểu trên đều có khía cạnh đúng nhưng nó chỉ phản ánh trên một
phương diện nhất định của thuật ngữ “văn phòng”. Để đưa ra một định nghĩa
chính xác và đ y đủ về văn phịng chúng ta c n xem xét tồn diện những hoạt
động diễn ra tại văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.
Ở đ u vào, theo quan điểm hệ thống, văn phòng bao gồm các hoạt động trợ
giúp lãnh đạo, tổ chức quản lý và sử dụng toàn bộ các nguồn thơng tin trên các
lĩnh vực chính trị, kinh tế, hành chính...theo các phương án sử dụng khác nhau
nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như
vậy ở đ u vào việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin c n
thiết để đề ra các quyết định chính xác là một trong những đặc thù của cơng tác
văn phịng.
Ở đ u ra, văn phịng thực hiện những hoạt động phân phối, chuyển tài, thu
thập và xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu c
6

u của lãnh đạo. Tồn bộ hoạt động sẽ góp ph n hồn thiện từng bước cơng tác tổ
chức điều hành thông tin trong từng đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử
dụng thông tin trong quá tr nh tổ chức điều hành cơ quan, tổ chức.[2;1]
Từ đó, để cơng tác văn phịng đạt được kết quản c n có những điều kiện
sau đây:
Thứ nhất, bộ máy văn phòng phải được tổ chức phù hợp. Ở các cơ quan,
đơn vị có quy mơ lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phịng c n có đ y đủ các bộ
phận với số lượng các nhân viên c n thiết để thực thi mọi hoạt động của văn
phòng, đáp ứng đ y đủ mọi hoạt động chung của cơ quan. Nhưng đối với các tổ
chức có quy mơ nhỏ và các hoạt động mang tính thu n nhất, đơn lẻ th bộ máy
văn phịng có thể gọn hơn mức tối thiểu. Ở đây từng nhân viên có thể kiêm
nhiệm nhiều công việc khác nhau, đáp ứng được yêu c u hoạt động của tổ chức.
Thực tế, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan điểm “khơng nhất
thiết cơ quan, tổ chức nào cũng c n phải có văn phịng”. Ở các tổ chức lớn có văn
phịng, cịn các tổ chức vừa và nhỏ có phịng hành chính, cịn ở những tổ chức
kinh doanh đơn lẻ, chỉ c n một đến hai người có năng lực có thể đảm nhận hết tất
cả các công việc của văn phịng.
Thứ hai, văn phịng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là
phải có một cơ sở hạ t ng cụ thể như nhà xưởng, phương tiện, thiết bị và các điều
kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui mơ của các
yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của cơ quan, tổ chức.
[9;1]
Do đó, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái “tĩnh” th văn phòng
bao gồm các yếu tố vật chất, nhà cửa, xe cộ, các thiết bị con người...có trong văn
phòng để thực hiện mục tiêu của cơ quan tổ chức. Nếu quan sát cơ quan, tổ chức
ở trạng thái “động” nó bao gồm tồn bộ q tr nh thu thập, xử lý thông tin từ đ u
vào đến đ u ra, phục vụ trong quá tr nh hoạt động và điều hành mọi hoạt động
của cơ quan, tổ chức đó.
7

Như vậy, từ nội dung và đặc điểm của công tác văn phòng, văn phòng
được hiểu theo nghĩa chung nhất: là bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là
nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý và chăm lo mọi
công việc hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.[2;1]
*Khái niệm tổ chức
Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Khoa học quản lý
nghiên cứu tổ chức với tư cách là hệ thống con người - xã hội, với những quá tr
nh hiện tượng và hoạt động của con người. Để có một quan niệm khoa học về tổ
chức phải nhận thức nó ở hai góc độ, đó là: tổ chức với tính cách là một thực thể
và tổ chức với tính cách là một hoạt động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức với tính cách là một thực thể.
Một trong những định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc đó là: “Tổ chức nói mở
rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà khơng có một h nh
thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức v vậy là thuộc tính
bản thân các sự vật”. Đồng thời, theo gốc Hy Lạp „Organon’ nghĩa là „hài hòa’,
từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích
nghi với sự sống”. Hai định nghĩa này bao quát cả ph n tự nhiên và xã hội loài
người. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người cũng đồng thời xuất
hiện. Và tổ chức ấy khơng ngừng hồn thiện, phát triển nhân loại như ngày nay.
Đó là nghĩa rộng, cịn theo nghĩa hẹp, tổ chức là một tập thể của con người tập
hợp lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc mục tiêu cụ thể.[7;1]
Như vậy khi xem xét “tổ chức” trên tính cách là một thực thể, “tổ chức”
chính là một đơn vị xã hội, bao gồm những thành viên cùng gia nhập vào đơn vị
xã hội đó để hoàn thành mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân.
Vậy nếu xét “tổ chức” trên tính cách là một hoạt động thì sao?
Theo Chester I. Barnard: “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay
nhiều người kết hợp với nhau, hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để phối
8

hợp nhằm hoàn thành mục tiêu chung”. Đồng thời, Theo Harold Koontz, Cyril
Odonnell và Heinz Weihrich th công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt
động c n thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một
người quản lý với quyền hạn c n thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho
sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”[10;2]
Từ những quan niệm của các tác giả khác nhau, chúng ta có thể hiểu tổ
chức trên phương diện một hoạt động, đó là các hoạt động c ần thiết để xác định
cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm,
sắp xếp từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ
huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện công việc được
giao.
Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quá trình hoạt động
quản lý. Mục đích của tổ chức là đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời số lượng và
chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một cơ cấu tổ
chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Đồng thời, tổ chức còn hướng đến sự
phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể cho từng bộ phận
với những quyền hạn tương ứng. Với những hàm nghĩa này, có thể thể nhận thấy,
tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác
định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận. Do đó, chúng ta có thể hiểu
một cách đơn giản, tổ chức là quy trình thiết kê bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng
và phát triển các nguồn nhân lực nhằm thực hiện mục tiêu chung. [10;2]
Như vậy, xét trên phương diện, tổ chức với tính cách là một hoạt động nó
có vai trò quan trọng trong các kế hoạch và tiến hành thực hiện công việc của cơ
quan, tổ chức. Thực hiện tốt chức năng tổ chức trong cơ quan sẽ đảm bảo được
nề nếp, sự nhịp nhàng phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật và phát
huy được sở trường của mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
* Khái niệm chuyến đi công tác
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, các lãnh đạo, cán bộ,

9


nhân viên thường có các chuyến đi cơng tác ngắn hạn hoặc dài hạn ở trong nước
và kể cả các chuyến đi cơng tác ở nước ngịai.
Đi cơng tác là việc lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên, nhân viên được giao
nhiệm vụ thực hiện và giải quyết các công việc tại một địa điểm khác, không
phải nơi làm việc thường ngày, với mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định. Các
chuyến đi công tác của cơ quan rất đa dạng như hội thảo, hội nghị, kiểm tra,
hướng dẫn cơ sở...từ trung ương đến địa phương. Mỗi chuyến đi mang lại hiệu
quả trên nhiều phương diện, do đó các chuyến đi công tác yêu c ầu phải được tổ
chức một cách chu đáo.
Mục đích chuyến đi cơng tác: Mỗi chuyến đi công tác bao giờ cũng gắn
với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức. Đồng thời nhằm một
mục đích cụ thể giải quyết những cơng việc đã được hoạch định trong chương
trình kế hoạch cơng tác. Tùy theo chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ quan mà
chuyến đi cơng tác có thể là giải quyết công việc, thiết lập mối quan hệ, nghiên
cứu thị trường, kiểm tra đối tượng quản lý, đi tham quan, ký kết hợp đồng, dự
hội nghị, hội thảo.và đơi khi cịn giải quyết những nhiệm vụ đột nhiên diễn ra
nhằm thực hiện những hoạt động mang tính chất đối ngoại của cơ quan, tổ chức.
[6;1]
Phạm vi chuyến đi công tác: Nước ta đang bước vào thời kỳ cơng nghiệp
hóa, hiện đại hóa nhằm đưa Việt Nam trở thành nước cơng nghiệp văn minh hiện
đại. Vì thế sự giao lưu quốc tế và hợp tác hữu nghị giữa các quốc gia trên thế
giới đang phát triển rất mạnh. Cho nên việc đi công tác của mỗi cơ quan không
chỉ giới hạn trong phạm vi quốc gia mà còn mở rộng ra phạm vi quốc tế. Phạm vi
chuyến đi công tác của mỗi cơ quan được xác định trên các cơ sở như: Khả năng
thiết lập mối quan hệ của cơ quan, quy mô, đặc thù, chức năng nhiệm vụ, quyền
hạn, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Phạm vi chuyến đi công tác ở
mỗi cơ quan không giống nhau. Với các cơ quan Nhà nước ở Trung ương chuyến

đi cơng tác thường diễn ra trong phạm vi tồn quốc trên cơ sở các yêu c ầu của
1
0


hoạt động quản lý, cịn với các cơng ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế. việc thực hiện
chuyến đi công tác phụ thuộc vào tiềm lực của doanh nghiệp và các quy định
khung pháp lý do Nhà nước quy định.[6;1]
* Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phịng
Hoạt động tổ chức các chuyến đi cơng tác của văn phòng là việc bộ phận
văn phòng xây dựng kế hoạch, chuẩn bị nội dung, phương tiện, giải quyết các thủ
tục hành chính...và kết hợp với các phịng ban khác để thực hiện các công việc
liên quan bao gồm: cơng tác của văn phịng trước chuyến đi, hoạt động trong thời
gian lãnh đạo đi công tác, và hoạt động của văn phịng sau khi kết thúc chuyến đi
cơng tác của lãnh đạo, các nhân viên trong chuyến đi công tác của cơ quan, tổ
chức.
Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi cơng tác c n phải được văn
phịng hoạch định, cân đối, đưa ra chương tr nh cụ thể theo từng tháng, quý, năm
và theo lịch làm việc chung. Từ đó theo dõi và chủ động tổ chức việc thực hiện
các chuyến đi công tác. Trước mỗi chuyến đi, văn phòng phải lập kế hoạch chi
tiết. Sau khi lập kế hoạch xây dựng chương tr nh cho chuyến đi, bộ phận văn
phòng còn phải tiến hành thực hiện chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu và giải quyết các
thủ tục hành chính có liên quan đến chuyến đi cơng tác; phương tiện đi lại; liên
hệ với địa điểm đến và kinh phí cho chuyến đi. Đồng thời, bộ phận văn phịng
phải đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo phê duyệt. Khi kế
hoạch được duyệt, cán bộ văn phịng được giao nhiệm vụ có trách nhiệm theo
dõi và chủ động đôn đốc các đơn vị chuẩn bị đảm bảo đúng tiến độ thời gian
thực hiện kế hoạch.
Có thể nói, văn phịng là bộ phận trung tâm của cơ quan. Do đó, việc
họach định các chuyến đi công tác của lãnh đạo và nhân viên là hết sức quan

trọng, đòi hỏi chuyên viên văn phòng phải có sự hiểu biết, nhanh nhẹn và tinh tế
để tổ chức một chuyến đi công tác thành công như ý.
1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác
11


1.2.1.

Hoạt động của văn phịng trước chuyến đi cơng tác
Thực hiện các chuyến đi công tác là một công việc chiếm nhiều thời gian

của các cấp quản lý và các nhà lãnh đạo trong cơng ty. Có những chuyến cơng
tác mang tính chất định kỳ, thường xuyến nhưng cũng có những chuyến cơng tác
mang tính chất đột xuất. Tất cả đều phải đảm bảo cho chuyến công tác đạt được
mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó, địi hỏi khơng có sự sai sót trong các khâu
chuẩn bị và thực hiện chuyến đi.[12;2] Vì vậy, bộ phận văn phịng c n phải nắm
được những công việc chuẩn bị và tổ chức cho các chuyến đi công tác như sau:
(A) Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác:
Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là việc thiết kế và xác
định mục đích, yêu c u của chuyến đi; nội dung của chuyên đi, bao gồm: thời
gian bắt đ u và kết thúc chuyến đi; địa điểm công tác; số lượng người tham gia;
phương tiện đi lại; lịch tr nh chuyến đi và liệt kê các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa
đàm trong chuyến đi công tác để đảm bảo sự rõ ràng, hợp lý cho chương tr nh
qua bản kế hoạch chi tiết. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng trong
mỗi doanh nghiệp. Do đó c n được xây dựng một cách chi tiết cẩn thận để chủ
động bao quát hết tất cả cơng việc phịng tránh sai sót có thể xảy ra. Bao gồm các
nội dung:
- Xác định mục đích, yêu cầu cho chuyến đi:
Xác định mục đích, yêu c u cho chuyến đi là việc rất quan trọng để định
hướng, điều chỉnh các nhiệm vụ trong quá tr nh tổ chức và sắp xếp công việc

trong chuyến đi cơng tác.
Tùy vào nhiệm vụ của chuyến đi, văn phịng xác định mục đích cho phù
hợp. Phải xác định được rằng chuyến đi đó để làm g , cơng tác ở trong nước hay
đi cơng tác nước ngồi? Mục đích cho chuyến đi có thể là giải quyết cơng việc,
thiết lập mối quan hệ, nghiên cứu thị trường, kiểm tra đối tượng quản lý, đi tham
quan, ký kết hợp đồng hay là dự hội nghị tại các công ty khác... và đơi khi trong
chuyến đi đó cịn phải giải quyết những nhiệm vụ đột xuất, bất ngờ diễn ra mang
1
2


tính chất đối ngoại của cơng ty. Xác định mục đích chuyến đi mới có thể chuẩn
bị được những bước tiếp theo, do đó địi hỏi mục đích phải thơng qua lãnh đạo,
được xây dựng cụ thể và rõ ràng.
- Xác định nội dung chuyến đi:
Sau khi xác định đươc mục đích của chuyến đi, bộ phận văn phịng xây
dựng nội dung của chuyến đi. Nội dung bao gồm:
(1) Thời gian và địa điểm đến: Xác định thời gian bắt đ u di chuyển, và
thời gian di chuyển đến địa điểm. Đồng thời xác định thời gian cụ thể đến địa
điểm trong chuyến đi với nội dung g , đảm bảo hoàn thành được các mục tiêu đề
ra.
(2)

Thành ph n người tham gia: Khi xây dựng nội dung cho chuyến đi

công tác c n xác định rõ thành ph n tham gia gồm những cá nhân, đơn vị nào.
Yêu c u liệt kê đ y đủ họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác tránh nh m lẫn, hiểu l
m trong công ty.
(3) Phương tiện đi lại: Phương tiện đi lại là yếu tố không thể coi nhẹ trong
hoạt động chuẩn bị chuyến đi cơng tác. Văn phịng phải chu đáo trong công tác

này để không làm ảnh hưởng đến hiệu quả của chuyến đi. Tùy vào địa điểm đến
để xác định phương tiện phù hợp, không chỉ phương tiện đi đến địa điểm cơng
tác mà cịn phải xác định phương tiện di chuyển trong quá tr nh công tác tại đó.
(4) Lịch tr nh chuyến đi: Lịch tr nh chuyến đi bao gồm lịch tr nh di
chuyển và lịch tr nh sắp xếp các cuộc hẹn. Trong lịch tr nh di chuyển, văn phòng
xác định rõ thời gian và địa điểm di chuyển đến từng địa điểm trong đó có các
cuộc hẹn nào, đia điểm ăn uống, nghỉ ngơi...như thế nào. Với lịch tr nh cuộc hẹn,
văn phòng liệt kê cụ thể, thống nhất với lịch tr nh di chuyển về thời gian, địa
điểm cho từng cuộc hẹn, tránh trùng lặp cuộc hẹn và địa điểm với các cuộc hẹn
khác.
(5) Liệt kê các cuộc gặp gỡ, tọa đàm: Trong những chuyến đi công tác,
các nhà lãnh đạo thường xuyên gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm với đối tác liên quan
1
3


đến mục đích của chuyến đi. Tuy nhiên cũng có những cuộc gặp nằm ngồi mục
đích chính của chuyến đi. Trong những trường hợp như vậy, nếu đó là cuộc gặp
quan trọng liên quan đến hoạt động đối ngoại của công ty, cá nhân tham gia
chuyến đi c n đề xuất với lãnh đạo và trao đổi với bộ phận văn phòng để thêm
vào kế hoạch chi tiết các cuộc gặp gỡ đó. Cịn với những trường hợp khơng quan
trọng và không liên quan đến công việc, các cá nhân tham gia chuyến đi công tác
tự sắp xếp không làm ảnh hưởng đến mục tiêu chuyến đi và kế hoạch của bộ
phận văn phòng đã đề ra. Do vậy, để liệt kê chính xác các cuộc gặp gỡ của các
lãnh đạo, các cấp quản lý, nhân viên...tham gia chuyến đi cơng tác, văn phịng
phải dựa vào lịch tr nh của chuyến đi đó.
- Xác định kinh phí chuyến đi:
Xác định kinh phí cho chuyến đi dựa vào những yếu tố như: Thời gian
công tác, số lượng người tham gia, phương tiện đi lại, giải quyết thủ tục hành
chính, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, kinh phí ăn uống, sinh hoạt...và rất nhiều những

yếu tố khác phụ thuộc vào mục đích của chuyến đi. Việc xác định kinh phí địi
hịi các cá nhân khi thực hiện c n phải cân nhắc, tính tốn và trao đổi với phịng
ban khác và người tham gia cơng tác để xác định kinh phí chính xác và hợp lý
nhất.
- Xác định cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực hiện:
Việc xác định các cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực hiện các
nhiệm vụ trong công tác chuẩn bị được ban lãnh đạo chỉ đạo và ra quyết định.
Tuy nhiên, trách nhiệm chính vẫn thuộc về văn phịng. Các phịng ban khác sẽ
phụ trách phối hợp thực hiện trong những hoạt động có liên quan đến chức năng
nhiệm vụ của phịng ban m nh.
Có thể nói, xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là nhiệm vụ
đ u tiên và đặc biệt quan trọng trong hoạt động chuẩn bị chuyến đi công tác. Nếu
không xây dựng kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác một cách tỉ mỉ, chi tiết, rất
dễ nảy sinh những sai sót trong quá tr nh thực hiện và nghiêm trọng hơn nếu
1
4


không xử lý kip thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của chuyến đi. Do đó, tại
nhiệm vụ đ u tiên, đòi hỏi bộ phận văn phòng phải thực hiện một cách cẩn thận,
xin ý kiến của ban lãnh đạo và những cá nhân, đơn vị tham gia chuyến đi công
tác. [4;1]
(B) Thực hiện việc chuẩn bị các chuyến đi công tác
Sau khi kế hoạch đã được xây dựng cụ thể, chi tiết và được ban lãnh đạo
phê duyệt, bộ phận văn phòng triển khai thực hiện theo đúng kế hoạch và thơng
báo cho các phịng ban khác để phối hợp thực hiện với những công việc cụ thể
sau:
- Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác:
Việc liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác là một trong những khâu
nghiệp vụ quan trọng và phải thực hiện đ u tiên trong hoạt động chuẩn bị các

chuyến đi công tác. Tuy nhiên, không phải chuyến đi cơng tác nào, văn phịng
cũng phải liên hệ trước. Bởi điều này sẽ không được tiến hành nếu chuyến đi đó
mang tính bất ngờ hoặc nhằm mục đích kiểm tra, theo dõi. Mặc dù vậy, với
chuyến đi thông thường, liên hệ với đơn vị tiếp nhận là một yêu c u bắt buộc.
Điều này sẽ giúp văn phịng có được sự phối hợp, hỗ trợ của cơ quan tiếp nhận
để thực hiện mục đích chuyến đi.
Văn phịng nên chọn thời điểm thích hợp khi tiến hành các hoạt động này.
Việc thơng báo q sớm hay q muộn đều có khả năng ảnh hưởng đến sự phối
hợp giữa hai bên. Trong trường hợp chuyến đi bị hủy bỏ, hoặc thay đổi một số
nội dung sau khi đã liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phịng có trách
nhiệm thơng báo cho kịp thời cho các cơ quan, cá nhân tiếp nhận. Khi liên hệ với
nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phịng phải đảm bảo u c u về thơng tin chính xác,
đ y đủ và kịp thời, bao gồm các nội dung như: mục đích chuyến đi, nội dung
cơng việc, thành ph n tham gia, thời gian làm việc, các cuộc găp gỡ, trao đổi...
[2;1]
Việc liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác c n được thực hiện linh
1
5


hoạt, văn phịng nên chú ý đến cơng việc này tránh xảy ra những t nh huống
không mong muốn ảnh hưởng đến sự hợp tác của cơ quan m nh và đơn vị tiếp
nhận chuyến đi công tác.
- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính trước
chuyến đi cơng tác:
Để chuyến đi cơng tác được diễn ra đúng kế hoạch một cách nhanh chóng
và hiệu quả, bộ phận văn phịng có trách nhiệm chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và giải
quyết các thủ tục hành chính theo đúng kế hoạch. Ngồi những giấy tờ liên quan
đến mục đích chuyến đi, văn phịng phải chuẩn bị thêm những giấy tờ c n thiết
trong quá tr nh di chuyển và hoạt động của cá nhân, đơn vị tham gia chuyến đi

công tác. Với những chuyến đi hợp tác, ký kết hợp đồng hay tham gia hội thảo,
tọa đàm của lãnh đạo, văn phòng c n chuyển bị hợp đồng, tài liệu, bài phát
biểu...một cách chu đáo. Nội dung của tài liệu, giấy tờ c n có sự phối hợp của
văn phòng và các bộ phận chức năng, đối với chuyến đi đặc biệt quan trọng c n
có sự trợ giúp của các chuyên gia, các cố vấn để xây dựng nội dung bài phát biểu
cho lãnh đạo. Bên cạnh đó, một số chuyến đi cũng c n có những tài liệu tham
khảo như: các văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên môn, các
tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ và các tài liệu liên quan...đòi hỏi các nhân viên văn
phòng được giao nhiệm vụ c n tổng hợp tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu t
m tài liệu. Trong quá tr nh tổng hợp, c n đọc trước để đánh dấu những nội dung
quan trọng, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn những tài liệu và đánh dấu
những nội dung quan trọng, tham khảo, mang đi để sử dụng khi c ần thiết. [2;1]
Song song với quá tr nh chuẩn bị giấy tờ tài liệu, văn phòng cũng phải giải
quyết các thủ tục hành chính. Ở nhiệm vụ này, yêu c u bộ phận văn phịng c n
thực hiện nhanh chóng và triệt để các thủ tuc chuyển giao công việc trong thời
gian các cá nhân, đơn vị đi công tác, xác nhận các loại giấy tờ như quyết định cử
đi công tác từ cấp trên, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy tờ khác về chức danh
khoa học, chính trị, chứng minh thư của thành ph n tham gia chuyến đi công tác.
1
6


Đặc biệt với những chuyến đi cơng tác nước ngồi, c n chuyển bị kỹ lưỡng hơn
về các thủ tục như visa, hộ chiếu, giấy đi đường, xuất cảnh, bảo hiểm...và các
giấy tờ khác có liên quan.
Có thể nói, chuẩn bị giấy tờ tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính là
hai nội dung rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của chuyến đi công
tác. Khi thực hiện, cán bộ văn phòng c n kiểm tra kỹ nhiều l n tránh sai sót, làm
mất thời gian của chuyến đi...
- Chuẩn bị phương tiện đi lại:

Trong mỗi chuyến đi cơng tác, c n phải có sự chuyển bị kỹ lưỡng về
phương tiện đi lại, không chỉ là phương tiện đi đến nơi cơng tác mà cịn phương
tiện trong suốt q tr nh cơng tác tại đó. Hay nói cách khác văn phịng có trách
nhiệm chuẩn bị tất cả các phương tiện sử dụng trong quá tr nh công tác của đơn
vị liên quan.
Căn cứ vào nhu cầu di chuyển, địa điểm di chuyển, nhân viên văn phòng
được giao nhiệm vụ cân nhắc sử dụng phương tiện như thế nào cho phù hợp.
Lãnh đạo muốn sử dụng loại phương tiện nào, xe của công ty hay thuê xe riêng;
di chuyến đến địa điểm công tác bằng đường khơng, đường bộ hay đường thủy.
Nhân viên văn phịng phải nắm được đầy đủ và chính xác các thơng tin, các
phương tiện giao thơng nơi đồn đến cơng tác như:
+ Chế độ tiêu chuẩn các thành viên trong đồn. Có thể thực hiện theo các
văn bản quy định của Bộ Tài chính hoặc các cơ quan, tổ chức, quy định riêng của
công ty
+ Bảng giờ đi, đến của từng loại phương tiện
+ Giá vé cụ thể
+ Độ dài quãng đường...
Trong q trình chuẩn bị, nhân viên văn phịng được giao nhiệm vụ c ần
kiểm tra đầy đủ vé xe, thời gian, ghế ngồi...thông báo cho các đơn vị liên quan để
mọi người có thời gian chuẩn bị, chủ động trước khi di chuyển. Đặc biệt với
1
7