Luận văn nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG
TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN
LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI
••••
VIỆT NAM
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên

Khóa luận tốt nghiệp ngành :
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: THS. NGUYỄN THỊ
KIM CHI
: VŨ THỊ THU
HƯƠNG
: 1405QTVB022
: 2014-2018
: ĐH QTVP 14B


HÀ NỘI - 2018
LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Khoa quản trị
văn phịng và sự hướng dẫn của cơ
Ths.Nguyễn Thị Kim Chi tôi đã thực đề tài

“Nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư tại
Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội
Việt Nam”
•
•

o•
•

•

Với lịng biết ơn chân thành, tôi xin
gửi lời cảm ơn tới:
Các thầy, cô giảng viên Khoa Quản trị
văn phòng đã tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn
thành chương trình học tập và có những kiến
thức cần thiết để thực hiện khóa luận. Đặc
biệt là cơ Ths.Nguyễn Thị Kim Chi đã tận
tâm, nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tơi
trong q trình hồn thiện khóa luận.
Tơi xin chân thành cảm ơn các vị lãnh
đạo, các cô chú, anh, chị cơng tác tại Văn
phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt
Nam đã luôn quan tâm, tạo điều kiện giúp
đỡ tôi về mặt tài liệu, số liệu trong q trình
khảo sát, thu thập thơng tin để tơi có thể
hồn thiện bài khóa luận này.
Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc
đầu tư thời gian và công sức nghiên cứu,
nhưng do hạn chế về chuyên môn nên chắc

chắn khơng thể tránh khỏi những thiếu sót.
Tơi rất mong nhận được sự góp ý, ý kiến chỉ
bảo của quý thầy, cơ để bài khóa luận này
hồn thiện hơn.
Xin chân thành cám ơn.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài............................................................................................. 1
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài....................................................................... 2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................... 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................4
5. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................5
6. Kết cấu ............................................................................................................ 5
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.......6
1.1.

Khái niệm công tác văn thư .............................................................. 6

1.2.

Nội dung công tác văn thư ............................................................... 6

1.2.1.

Soạn thảo và ban hành văn bản...................................................... 6

1.2.2.

Quản lý và giải quyết văn bản đến................................................. 7

1.2.3.

Quản lý văn bản đi ........................................................................ 7

1.2.4.

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.......................... 8

1.2.5.

Quản lý và sử dụng con dấu.......................................................... 9

1.3.

Vị trí, vai trị của công tác văn thư ................................................. 10

1.4.

Yêu cầu đối với công tác văn thư ................................................... 13

Tiểu kết chương 1 ...........................................................................................
14
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM ..............................15

2.1.

Giới thiệu khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam và

Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ...................................
15
2.1.1.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn


lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.......................................................................
15
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam .............................................. 19
2.2.

Thực tế cơng tác văn thư tại Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã

hội Việt Nam ..................................................................................................24
2.2.1.

Tình hình về nhân sự thực hiện công tác văn thư và tổ chức phịng

làm việc của Văn thư Cơ quan........................................................................24
2.2.1.1.

Tình hình về nhân sự thực hiện cơng tác văn thư......................24

2.2.1.2.

Tình hình về tổ chức phòng làm việc của Văn thư Cơ quan .....25

2.2.2.

Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và tình hình ban hành văn bản chỉ

đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thư .............................................26
2.2.2.1.

Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện đối với cơng tác văn thư ...........26

2.2.2.2.

Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn

thư ...................................................................................................................27
2.2.3.

Tình hình thực hiện nghiệp vụ cơng tác văn thư ..........................28

2.2.3.1.

Soạn thảo và ban hành văn bản..................................................28

2.2.3.2.

Quản lý văn bản đi, văn bản đến................................................33

2.2.3.3.

Tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành cơ

quan ................................................................................................................41
2.2.3.4.

Tình hình về quản lý và sử dụng con dấu .................................44

2.2.4.

Tình hình về ứng dụng khoa học cơng nghệ trong công tác văn

thư ... 47
2.3.

Đánh giá về công tác văn thư tại văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học

Xã hội Việt Nam .............................................................................................47
2.3.1.

Ưu điểm.........................................................................................47

2.3.2.

Hạn chế .........................................................................................50


2.3.3.

Nguyên nhân của những hạn chế...................................................51

Tiểu kết chương 2 ...........................................................................................52
Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT
NAM .............................................................................................................53
3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công
tác văn thư.................................................................................................53
3.2. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đội
ngũ làm công tác văn thư ........................................................................ 55
3.3. Tăng cường đầu tư về kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn
phịng cho cơng tác văn thư .................................................................... 56
3.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư..
57
3.5. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác văn thư
58
Tiểu kết chương 3 ................................................................................... 59
KẾT LUẬN ..................................................................................................60
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................61
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
Nghĩa của chữ viết tắt
CNTT

Công nghệ thông tin

CSVC

Cơ sở vật chất

ĐH

Đại học

HL

Hàn lâm

LT

Lưu trữ

KHTC

Kế hoạch Tài chính

KHXH

Khoa học Xã hội

KHXH&NV

Khoa học Xã hội và Nhân văn

PC

Pháp chế

PCCC

Phòng cháy chữa cháy

QLX

Quản lý xe

QPPL

Quy phạm pháp luật

TCCB

Tổ chức cán bộ

TCKT

Tài chính kế tốn

THTTBT

Tổng hợp - thơng tin - biên tập

UB

Ủy ban

VN

Việt Nam

VP

Văn phịng

Viện / VHLKHXHVN

Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

YT

Y tế


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu, là nội dung quan trọng và
chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Đây cũng là một bộ
phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức
Để hoạt động quản lý có hiệu quả thì bất cứ cơ quan nào cũng cần coi trọng
công tác này. Công tác văn thư không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền
đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là
điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành
theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó
đảm bảo việc cung cấp thơng tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho
hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.

Trong q trình cơng nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, việc đổi mới, cải cách
nền hành chính là nhiệm vụ tất yếu. Do đó, việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư,
đổi mới trong công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt
động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều tất yếu trong quá trình hội nhập.
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức
năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp luận cứ khoa học
cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nước theo định hướng xã hội
chủ nghĩa; thực hiện tư vấn về chính sách phát triển; đào tạo sau đại học về khoa học
xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nước. Từ đó, nhận thấy
việc đảm bảo thơng tin bằng văn bản trong q trình quản lý là vô cùng quan trọng,
đồng thời nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác văn thư.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư tại Viện và với mong
muốn tìm hiểu, đưa những nhận xét về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân, những biện
pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư tại Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học

1


Xã hội Việt Nam, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư tại Văn
phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của
mình.
2.

Tình hình nghiên cứu của đề tài

Hiện tại có rất nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu về cơng tác văn thư:
- Các giáo trình, tập bài giảng có liên quan như:
“Văn bản quản lý Nhà nước - Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo” của

Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Mạnh Cường và Lê Văn In, NXB
Giáo dục Việt nam, Hà Nội (2010)
“Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh
doanh” của Lê Văn In, NXB Chính trị quốc gia (2010)
“Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý Nhà nước” của Nguyễn Văn Thâm, NXB
Chính trị Quốc gia, Hà Nội (2010)
“Giáo trình văn bản” của Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường, NXB Giao
thơng vận tải (2009)
“Giáo trình văn thư” của Triệu Văn Cường, Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao
động (2016)
“Nghiệp vụ công tác văn thư” của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao
thơng vận tải (2009)
Giáo trình văn thư’ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động (2016)
“Nghiệp vụ văn thư lưu trữ” của Hoàng Lê Minh, NXB Văn hóa thơng tin, Hà
Nội (2009)
“Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức” của Tạ Hữu
Ánh, NXB Lao động (2008)
“Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản ” của Lưu Kiếm Thanh
(chủ biên) và Nguyễn văn thâm, NXB Giáo dục (2006)
“Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương Đình Quyền, NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội (2005)

2


Ngồi ra, cịn có một số luận văn, đề tài nghiên cứu về vấn đề này như:
“Nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngồi - Bộ Kế
hoạch và Đầu tư”, Nguyễn Thị Thu Hà, lớp ĐHQTVPK2, ĐH Nội vụ Hà Nội (2017)
“Nâng cao hiệu quả quản lý cơng tác văn thư tại Văn phịng Cục Hợp tác và
Phát triển nông thôn - Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn” Nguyễn Thị Quyên,

lớp ĐHQTVPK1, ĐH Nội vụ Hà Nội (2016)
“Báo cáo thực tập tại Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”, Nguyễn Thị Loan, lớp
K51, khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV (2008).
“Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”, Phạm Đức
Công, lớp QTVP.K1B, khoa Quản trị Văn phịng, ĐH Nội vụ Hà Nội.
Có thể nói, các cơng trình, tài liệu nói trên đã nghiên cứu, đề cập đến những vấn
đề lý luận chung về công tác văn thư và phản ánh thực trạng công tác văn thư tại một
số cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong đề tài này, tôi sẽ kế kế thừa phương pháp
nghiên cứu, những vấn đề chung về công tác văn thư. Đồng thời khảo sát thực trạng
công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN để từ đó đề xuất
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục tiêu nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp của tơi sẽ hướng tới mục tiêu là: Đánh giá thực trạng công
tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. Từ đó, đề xuất
được một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư của Văn
phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu nói trên, Khóa luận sẽ tập trung vào một số nội dung
sau:
- Khái qt hóa những vấn đề chung về cơng tác văn thư, đặc biệt là khái niệm
và nội dung công tác văn thư;
- Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm

3


Khoa học Xã hội Việt Nam;
- Đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong công tác văn thư của Viện.
Đồng thời, chỉ ra những nguyên nhân của những hạn chế đó;

- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao cơng tác văn thư tại Văn phịng Viện
Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của Khóa luận tốt nghiệp là: Cơng tác văn thư tại Văn
phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian là: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
+ Phạm vi thời gian là: Khóa luận tập trung nghiên cứu cơng tác văn thư tại Văn
phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2013 đến
2017. Sở dĩ tôi chọn giai đoạn này vì từ năm 2013, Viện chính thức có tên gọi là Viện
Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. Ngồi ra, việc tổng hợp, xử lý thơng tin về thực
trạng công tác văn thư trong nhiều năm sẽ giúp tơi có những đánh giá, đưa ra những
đề xuất có tính khách quan, trung thực, khả thi hơn.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chúng được áp dụng trong nghiên
cứu khoa học như: phương pháp phân tích chức năng, phương pháp phân tích hệ
thống, phương pháp tồn diện,.. đề tài cịn sử dụng các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Để đánh giá hiệu quả công tác văn
thư, tiến hành điều tra bằng những câu hỏi và bảng hỏi tự thiết kế bao gồm các câu hỏi
liên quan đến đề tài, cùng với sự giúp đỡ cung cấp thông tin của cán bộ, công chức,
viên chức tại Viện Hàn lâm KHXH VN.
- Phương pháp so sánh đối chiếu: Phương pháp này được tô sử dụng để so
sánh thực trạng cơng tác văn thư tại Văn phịng Viện đã làm đúng theo yêu cầu của
Nhà nước hay chưa. Từ đó, lựa chọn những giải pháp tốt nhất để chuẩn hóa nghiệp vụ
văn thư.
- Phương pháp phân tích tổng hợp: Trong q trình thực hiện đề tài, tơi đã tiến

4

hành phân tích những thơng tin, số liệu, tài liệu thu thập được trong q trình nghiên
cứu, tìm tịi (mạng Intenet, sách, giáo trình, luận văn, khóa luận,...) sau đó tổng hợp
thông tin, đưa ra kết quả và sự đánh giá phù hợp. Từ đó, đưa ra những giải pháp thích
hợp để nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm.
- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan: Trong q trình
thực hiện nghiên cứu đề tài, tơi đã nghiên cứu, đánh giá, phân tích các tư liệu và số
liệu thực tế để đưa ra những lập luận mang tính khoa học.
6. Kết cấu
Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu
tham khảo và phụ lục, đề tài có bố cục như sau:
Chương 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư
Chương 2. Thực trạng cơng tác văn thư tại Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa
học Xã hội Việt Nam
Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Văn bản là phương tiện được các cơ quan, tổ chức dùng để ghi chép và truyền
đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt cơng tác. Trong đó,
người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý như: soạn thảo, ban hành văn bản, duyệt, ký
văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ,... những công việc
này được gọi chung là công tác văn thư. Từ đó, cơng tác văn thư đã trở thành một
thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức.
Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư” của Vương Đình
Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005): “Công tác văn thư là khái niệm dùng
để chỉ tồn bộ cơng việc liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho
hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”.
Theo Điều 1Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội

5


vụ hợp nhất Nghị định về Công tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc
về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác
văn thư”.
Như vậy, khái niệm công tác văn thư được nêu trong Văn bản hợp nhất số
01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ về Công tác văn thư là ngắn gọn và
chuẩn xác. Khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm được quy định trong văn
bản này, để tiến hành khảo sát công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH
VN.
1.2. Nội dung công tác văn thư
1.2.1.

Soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được quy định tại Văn bản hợp nhất

số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về Công tác
văn thư, cụ thể như sau:
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;
- Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các cơng việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
+ Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan;
+ Soạn thảo văn bản;
+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc
tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên
cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh bản thảo;

+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
1.2.2.

Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp luật,

Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, Văn bản được chuyển
qua mạng, Văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn

6


bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình, chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1.2.3.

Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp luật,

Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao Văn bản, Văn bản nội
bộ và Văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi được quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn

bản.
- Đăng ký văn bản đi
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lưu văn bản đi
1.2.4.

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Lập hồ sơ:
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một

đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Lập hồ sơ là là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong q trình
theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định
Công tác lập hồ sơ được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:
- Mở hồ sơ

7


- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
- Kết thúc hồ sơ
* Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:
Thời hạn nộp lưu hồ số, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan
được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ số, tài
liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết

tốn.
Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ số, tài
liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 nãm trở lên, trừ những loại hồ số, tài liệu
sau:
- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm cãn cứ để theo dõi, giải quyết công việc
thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi Văn
bản hết hiệu lực thi hành.
- Hồ sơ về những công việc giải quyết chưa xong.
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị
chủ trì).
- Các Văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
1.2.5.

Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là một vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình

dấu cố định trên văn bản.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và
khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các
chức danh nhà nước.
Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý củavăn
bản.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được Chính phủ quy định chi tiết trong Nghị
định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử
dụng con dấu.
- Nguyên tắc đóng dấu:
+ Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;

8

+ Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp
có thẩm quyền (cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực thuộc được ủy quyền của thủ
trưởng cơ quan, tổ chức đó);
+ Khơng được đóng dấu vào các văn bản khơng hợp lệ; khơng được đóng dấu
khống chỉ (văn bản chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc văn bản chưa ghi nội
dung;
+ Dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái;
+ Dấu đóng mờ phải được đóng lại.
- Các chế độ quản lý con dấu:
+ Con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu tại cơ quan công an cấp giấy
phép khắc dấu, chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, cơ quan, tổ
chức mới được thông báo sử dụng con dấu mới. Khi sử dụng con dấu mới, phải nộp lại
con dấu cũ cho cơ quan côngan;
+ Con dấu phải do Thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng giao cho một
người giữ. Người được giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức phải là người
có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chun mơn về văn thư và phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóngdấu;
+ Con dấu phải để lại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Có giá để
con dấu, được bảo quản trong hịm két, tủ có khóa chắc chắn. Khơng đem con dấu về
nhà hoặc đi công tác. Trong trường hợp thật cần thiết để giải quyết cơng việc ở xa cơ
quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo, nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu
trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị;
+ Không được làm biến dạng con dấu. Nếu để mất con dấu, đóng dấu không
đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị
xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật. Khi mất con dấu phải báo ngay cho cơ
quan công an cấp giấy phép khắc dấu đó. Con dấu đang sử dụng bị mịn, hỏng, hoặc
mẫu dấu khơng đúng với quy định phải xin phép khắc lại con dấu mới, nộp lại con dấu
cũ;
+ Nghiêm cấm dùng con dấu giả, sử dụng con dấu khơng đúng quy định.

1.3. Vị trí, vai trị của công tác văn thư

9


* Vị trí:
Cơng tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung. Trong văn phịng, cơng tác văn thư là hoạt động khơng thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.
* Vai trị:
- Cơng tác văn thư đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, thông tin càng đầy đủ, chính xác và
nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao.
Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì
lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu đầy đủ và chính xác thơng tin về những vấn
đề, sự việc có liên quan; các cán bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong
việc giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết,
soạn thảo văn bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu
thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan.
- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng cơng
tác của cơ quan.
Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công
việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu suất và chất lượng
cơng tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ
với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như: tiếp nhận,
chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm
bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi - đến được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành
hợp lý; các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo

thơng tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Từ
đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan.
- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ có tác dụng phịng chống tệ quan liêu, giấy tờ.
Nghĩa là, các văn bản, giấy tờ, truyền đạt các thông tin về quản lý được chuyển
giao đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh

10


chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành các quyết định chính xác, phù hợp với thực
tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nước.
- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ
quan.
Việc bảo vệ bí mật của nhà nước và bí mật cơ quan có quan hệ mật thiết với
cơng tác văn thư. Bởi vì phần lớn các thơng tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan
đều được văn bản hóa, nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong
hoạt động của các cơ quan hữu quan. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí
mật nhà nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy
đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong q trình tiến hành các
khâu của cơng tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an tồn tài liệu, góp phần giữ gìn cho
các thơng tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan khơng bị rị rỉ ra ngồi.
- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch
sử. Vì thế, giữa cơng tác văn thư và cơng tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau.
Muốn công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi thì cần phải làm tốt cơng tác văn thư. Trước
hết là làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp tài
liệu và lưu trữ cơ quan. Nếu như văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành
phần thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ và đúng quy định thì sẽ đảm bảo
cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao. Từ đó, góp phần nâng cao chất lượng của tài
liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng.

Tóm lại, cơng tác văn thư có một vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ
máy nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các cơ quan, doanh
nghiệp... Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối, chủ
trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, với việc hoạch định chương trình, kế hoạch
cơng tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cơng tác của cơ quan, tổ
chức, địi hỏi cần được tất cả các cơ quan, tổ chức coi trọng và quan tâm đúng mức.
1.4.

Yêu cầu đối với công tác văn thư
Cơng tác văn thư đóng vai trị vơ cùng lớn trong hoạt động quản lý của cơ quan,

tổ chức. Mà Viện Hàn lâm là một trong những cơ quan hành chính Nhà nước có quy

11


mơ lớn, từ đó cơng tác văn thư phải ln được đảm bảo hoạt động tốt và có hiệu quả
cao bằng cách đáp ứng đúng các yêu cầu sau đây:
* Nhanh chóng: Q trình giải quyết cơng việc của cơ quan phụ thuộc nhiều
vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng
văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải
quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của cơ quan, giảm ý
nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, cơng
sức và thời gian của các cơ quan.
* Chính xác: Chính xác về nội dung của văn bản:
- Nội dung văn bản phải chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với
Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên
- Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hồn tồn chính xác, phù hợp với
thực tế, khơng thêm bớt, không che dấu sự thật...
- Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Chính xác về mặt thể thức văn

bản:
- Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy
định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành;
Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ
quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thơng tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí,
phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
- Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. Chính xác về khâu
kỹ thuật nghiệp vụ.
- Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu
nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản...
- Yêu cầu chính xác cịn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ
quy định của Nhà nước về cơng tác văn thư.
* Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và
tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc
lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định

12


trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ Quốc hội. Bảo mật tại
bộ phận văn thư chuyên trách những bí mật nội dung các văn bản đến, giải quyết văn
bản, hay từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lưu văn bản.
* Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, u cầu
hiện đại hóa cơng tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho cơng
tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng
cao. Hiện đại hóa cơng tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách,
nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của
đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo

thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế
có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.
Tiểu kết chương 1
Thơng qua việc tìm hiểu khái qt chung về công tác văn thư giúp chúng ta hiểu
rõ hơn tầm quan trọng không thể thiếu của công tác văn thư trong hoạt động thường
ngày của mỗi cơ quan, tổ chức. Việc tìm hiểu, hệ thống các lý luận chung về công tác
văn thư sẽ là tiền đề giúp cá nhân có cơ sở để thực hiện tốt nội dung đánh giá thực
trạng về nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học
Xã hội Việt Nam ở phần chương 2
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM
KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

2.1. Giới thiệu khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam và
Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
2.1.1.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn

lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là thành viên của Hội các Viện Hàn
lâm khoa học thế giới.
Tổ chức tiền thân của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được thành lập

13


năm 1953 với tên gọi Ban Văn - Sử Địa. Đến nay đã có lịch sử hình thành và phát
triển liên tục trên 60 năm. Trong khoảng thời gian hơn nửa thế kỷ ấy, Viện đã từng
mang nhiều tên gọi khác nhau như: Ban Văn - Sử - Địa; UB Khoa học - kỹ thuật Nhà

nước; UB Khoa học Xã hội VN; Trung tâm KHXH và Nhân văn Quốc gia; năm 2004
trở lại với tên Viện Khoa học Xã hội VN; và kể từ tháng 12/2012 là Viện Hàn lâm
Khoa học Xã hội Việt Nam.
Đến nay, Viện Hàn lâm KHXH VN có những đóng góp quan trọng vào sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa cũng như sự nghiệp
phát triển khoa học và cơng nghệ nước nhà nói chung, sự nghiệp phát triển khoa học
xã hội và nhân văn nói riêng. Với lịch sử hình thành và phát triển hơn 60 năm. Hiện
nay, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có 35 cơ quan nghiên cứu khoa học, 5
cơ quan sự nghiệp khoa học, và 6 cơ quan chức năng giúp việc Chủ tịch Viện trên mọi
lĩnh vực hoạt động.
Theo Nghị định số 99/2017/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 18 tháng 8
năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn
lâm Khoa học xã hội Việt Nam (xem phụ lục 1), như sau:
a) Vị trí và chức năng
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức
năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp luận cứ khoa học
cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nước theo định hướng xã hội
chủ nghĩa; thực hiện tư vấn về chính sách phát triển; đào tạo sau đại học về khoa học
xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nước.
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng
Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt là VASS.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn lâm) thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

14


1. Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ quyết định thành
lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm thuộc thẩm quyền của
Thủ tướng Chính phủ.
2. Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển khoa học xã hội và
tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
3. Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội:
- Đổi mới và hồn thiện hệ thống chính trị; nâng cao năng lực lãnh đạo của
Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, từng bước hoàn thiện
hệ thống pháp luật Việt Nam;
- Sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Nhà
nước pháp quyền xã hộichủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam;
- Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con người Việt Nam và các giá
trị văn hoá tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hoá, văn minh nhân loại;
- Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tơn giáo, lịch sử, văn hố, văn
học, ngôn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc;
- Những vấn đề cơ bản, tồn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của Việt
Nam dưới tác động của tồn cầu hố và hội nhập quốc tế;
- Những khía cạnh khoa học xã hội của nền kinh tế tri thức trong bối cảnh tồn
cầu hố và ứng phó với biến đổi khí hậu và đánh giá tác động đến tiến trình phát triển
kinh tế - xã hội Việt Nam;
- Lý luận và kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo xu hướng phát triển
chủ yếu của khu vực và thế giới, đánh giá những tác động nhiều mặt của q trình
tồn cầu hố và hội nhập quốc tế đến sự phát triển toàn cầu, khu vực và Việt Nam;
- Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích và dự
báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nước, chú trọng những lĩnh vực

15

kinh tế - xã hội chủ yếu, những ngành, vùng kinh tế trọng điểm và các liên kết vùng;
- Nghiên cứu, tổ chức biên soạn những cơng trình khoa học tiêu biểu, những bộ
sách lớn, thể hiện tinh hoa của trí tuệ Việt Nam và thế giới phục vụ cơng tác nghiên
cứu và truyền bá tri thức về khoa học xã hội.
4. Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm phát huy
những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam.
5. Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo và
cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật; tham gia
phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo u cầu của cả nước, ngành, vùng, địa
phương và doanh nghiệp.
6. Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với các tổ
chức quốc tế, các viện và trường đại học nước ngoài theo quy định của pháp luật.
7. Tư vấn và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách,
chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp.
8. Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
9. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội, phổ
biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí.
10. Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế cơng chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự nghiệp
công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ
luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc thẩm
quyền.
11. Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu trách
nhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp
luật.
12. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ giao và theo quy định của pháp luật.

16


c) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN gồm có:
- Ban lãnh đạo Viện: (Xem phụ lục 6: Sơ đồ ban lãnh đạo Viện HL KHXH
VN)
Gồm 01 Chủ tịch và 03 Phó chủ tịch:
+ Chủ tịch: GS.TS. Nguyễn Quang Thuấn
+ Các Phó Chủ tịch:
PGS.TS. Bùi Nhật Quang - Ủy viên Dự khuyết Trung ương Đảng;
PGS.TS. Phạm Văn Đức;
PGS.TS. Đặng Nguyên Anh.
- Văn phòng và 05 ban chức năng khác giúp việc Chủ tịch Viện
- 10 đơn vị nghiên cứu khoa học nhân văn
- 09 đơn vị nghiên cứu khoa học xã hội
- 08 đơn vị nghiên cứu quốc tế
- 04 đơn vị nghiên cứu vùng
- 01 Viện Từ điển học - Bách khoa thư
- 03 Trung tâm nghiên cứu
- 05 đơn vị sự nghiệp
(Xem phụ lục 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN)
2.1.2.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
Theo quyết định số 517/QĐ-KHXH của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã
hội Việt Nam ngày 17 tháng 04 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã
hội Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện

Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, như sau:
a) Vị trí, chức năng
1. Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là tổ chức thuộc Viện
Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc Chủ

17


tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Chủ tịch Viện) trong
công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức các hoạt động chung của Viện Hàn lâm Khoa học
xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn lâm), thực hiện quản lý thống nhất trong
toàn Viện Hàn lâm về các mặt cơng tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp
chế, cơ sở vật chất (nhà đất, tài sản), y tế, quốc phịng, phịng cháy, chữa cháy, trật tự
an tồn cơ quan; bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của
Lãnh đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp việc chủ tịch Viện và khối văn phịng Đảng
ủy, Cơng đồn, Đồn Thanh niên Viện Hàn lâm (sau đây gọi tắt là cơ quan Viện Hàn
lâm); làm đầu mối duy trì quan hệ cơng tác với các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành,
địa phương và các cơ quan khác; bảo đảm thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch Viện; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch
vụ theo quy định của pháp luật; chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tư dự
án do Chủ tịch Viện quyết định.
2. Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tư cách pháp nhân,
có con dấu riêng để giao dịch; được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng
theo quy định của pháp luật.
3. Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch bằng
tiếng Anh là: Administration Office of Vietnam Academy of Social Sciences.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Tham mưu cho Chủ tịch Viện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP
ngày 26/12/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam và các lĩnh vực được phân công
tại Quyết định này.
2. Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện phê duyệt chương trình, kế hoạch
cơng tác của Viện Hàn lâm, của Lãnh đạo Viện; kiến nghị Chủ tịch Viện những nhiệm
vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện và giúp việc Chủ tịch Viện
trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị theo

18