Báo cáo thực tập thư viện tại Viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

B. LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang trong thời kỳ đổi mới theo hướng Công nghiệp hóa - hiện
đại hóa đất nước và đã thu được nhiều thành tựu to lớn trên nhiều lĩnh vực đời
sống - xã hội. Trong đó, thành tựu quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến sự phát
triển của nền kinh tế Việt Nam mà chúng ta phải nói đến là nền giáo dục. Trong
những năm gần đây việc đào tạo nguồn nhân lực có trình độ luôn được quan tâm
đặt lên hàng đầu, nhiều trường Đại học, Cao đẳng đã đào tạo chất lượng nguồn
nhân lực nhiều chất xám phục vụ tích cực vào sự phát triển của đất nước trên nhiều
lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, giáo dục, … Trường Đại học Nội Vụ - Hà Nội là một
trong những ngôi trường đào tạo ra đội ngũ cán bộ Thư viện. Trường trước đây còn
có tên gọi khác là Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, đây là
ngôi trường đào tạo ra đội ngũ cán bộ Thư viện có kinh nghiệm lớn nhất cả nước.
Việc đào tạo “Lý thuyết gắn liền với thực tiễn” được lãnh đạo nhà trường và các
Khoa đặc biệt quan tâm với phương châm đào tạo “Học đi đôi với hành”. Hàng
năm qua, Khoa Văn hóa - Thông tin và xã hội của Trường luôn cử sinh viên đi
thực tập về chuyên ngành Thư viện nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức
thực tiễn vững vàng, phục vụ tốt cho công việc sau khi ra trường.
Với sự nhận thức đúng đắn về vai trò cũng như tầm quan trọng của đợt thực
tập tốt nghiệp đồng thời với sự hỗ trợ của Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội của
Trường Đại học Nội Vụ - Hà Nội, em đã thực tập tại Viện Hàn Lâm khoa học xã
hội, tại Viện Nghiên cứu Đông Nam Á từ ngày 2/3 đến hết ngày 24/4/2015 với
chuyên ngành chính là Thư viện. Trong thời gian thực tập tại Viện Nghiên cứu
Đông Nam Á, dưới sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của các chị nhất là chị Hạnh
và chị Nga , em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm và được trải nghiệm thực tế
trong chuyên ngành Thư viện mà em đang theo học.
Qua gần 8 tuần thực tập tại Viện nghiên cứu Đông Nam Á, em đã thu được
nhiều kiến thức và những kinh nghiệm vô cùng quý báu từ thực tiễn công việc và


từ những cán bộ Thư viện. Những kiến thức và kinh nghiệm này rất cần thiết cho
nghề nghiệp của em trong tương lai.

Em xin chân thành cảm ơn Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội của Trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội; cảm ơn các chị trong Viện nghiên cứu Đông Nam Á, nhất
là chị Hạnh và chị Nga đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong
thời gian thực tập này.
Do thời gian thực tập còn ngắn và năng lực bản thân em còn nhiều hạn chế
nên bản báo cáo thực tập Tốt nghiệp không tránh khỏi còn nhiều thiếu sót. Vì vậy
em rất mong nhận được sự góp ý của các Thầy, Cô giáo trong nhà trường cũng như
các chị trong Viện Nghiên cứu Đông Nam Á và các bạn sinh viên để bản báo cáo
này của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Vũ Thị Hảo


Mục lục
Lời cảm ơn
Lời nói đầu
A. TỔNG QUAN CHUNG
1. Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
2. Giới thiệu chung về Viện nghiên cứu Đông Nam Á và Thư viện của Viện
nghiên cứu Đông Nam Á.
2.1 Quá trình thành lập và phát triển của Viện nghiên cứu Đông Nam Á.
2.1.1 Quá trình thành lập
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ vủa Viện nghiên cứu Đông Nam Á
2.2 Hoạt động của phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á.
2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của thư viện.
2.2.2 Cơ cấu tổ chức
2.2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị của Thư viện.

2.2.4 Đối tượng phục vụ.
2.2.5 Các dịch vụ vủa thư viện
3. Vốn tài liệu.
3.1 Cơ sở dữ liệu.
3.1.1 Sách.
3.1.2 Báo tạp chí
3.1.3 Tư liệu
3.1.4 Tài liệu tra cứu
3.2 Các nguồn lực thông tin
3.2.1 Nguồn lực thông tin văn bản
3.2.2 Nguồn thồn tin điện tử
3.2.3 Nguồn lực thông tin khai thác trên mạng Internet
4. Hoạt động trao đổi thông tin của Thư viện
4.1 Nguồn tài liệu trao đổi
4.2 Nguồn nhận tặng


5. Ứng dụng công nghệ thông tin
B. QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
1. Quá trình thực tập tại viện nghiên cứu Đông Nam Á
1.1 Đăng ký tài liệu
1.2 Xử lý tài liệu
1.3 Nhập tin vào cơ sở dữ liệu CDS-ISIS for Windown.
1.4 Dãn nhãn và xếp giá
1.5 Hồi cố tài liệu
1.6 Phục vụ bạn đọc
1.7 Bảo quản tài liệu
1.8 Khai thác tìm tin trên mạng Internet
2. Tổ chức kho sách
3. Nhật ký công việc trong 08 tuần đi thực tập

4. Các sản phẩm dịch vụ thông tin-thư viện
4.1 Các sản phẩm thông tin thư-viện
4.2 Các dịch vụ thông tin-thư viện
5. Ứng dụng công nghệ thông tin
6. Tổ chức các nguồn lực thông tin
7. Những thuận lợi và khó khăn khi đi thực tập
C. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
1. Ưu điểm
2. Nhược điểm
3. Kiến nghị
Danh mục tài liệu tham khảo
D. NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP


A. TỔNG QUAN CHUNG
1. Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
• Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức
năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp luận cứ
khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược,
quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nước
theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn chính sách phát triển; đào
tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội
•

của cả nước.
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã có một quá trình phát triển trải qua
các thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau: Ban Nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Văn
học, Ban Nghiên cứu Văn học - Lịch sử - Địa lý, Ban Khoa học xã hội (trực thuộc
Ủy ban Khoa học Nhà nước), Viện Khoa học xã hội, Ủy ban Khoa học xã hội Việt
Nam, Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia, Viện Khoa học xã hội

Việt Nam. Theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện
Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, từ ngày 22 tháng 02 năm 2013, Viện chính
thức mang tên là Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Viện Hàn lâm Khoa
học xã hội Việt Nam là nơi tập trung các nhà khoa học xã hội đầu ngành, với
trên 2000 người, trong đó hơn 700 cán bộ có học hàm giáo sư, phó giáo sư, học
vị tiến sĩ khoa học, tiến sĩ, thạc sĩ thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội, làm việc
trong 05 đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện, 32 đơn vị nghiên cứu khoa học, 5 đơn vị
sự nghiệp khác (trong đó có 1 cơ sở đào tạo sau đại học và 2 nhà xuất bản).
Cùng với nhiều viện nghiên cứu thành viên có trụ sở chính tại Hà Nội, Viện Hàn
lâm Khoa học xã hội Việt Nam có Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ đặt
tại thành phố Đà Nẵng, Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ đặt tại thành phố Hồ
Chí Minh, Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên đặt tại thành phố Buôn Ma

•

Thuột, tỉnh Đăk Lăk.
Học viện Khoa học xã hội trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt
Nam được thành lập theo Quyết định số 35/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm
2010 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở thống nhất 17 cơ sở đào tạo trước


đâythuộc các viện nghiên cứu chuyên ngành. Học viện Khoa học xã hội là cơ sở
đào tạo sau đại học về các ngành khoa học xã hội với 58 chuyên ngành đào tạo,
•

trong đó có 44 chuyên ngành đào tạo tiến sĩ và 14 chuyên ngành đào tạo thạc sĩ.
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có 32 tạp chí khoa học được xuất bản
bởi các viện nghiên cứu thành viên. Thư viện Khoa học xã hội thuộc Viện Hàn
lâm Khoa học xã hội Việt Nam là thư viện tổng hợp và đa ngành với nguồn tài

nguyên thông tin phong phú và đa dạng vào bậc nhất trong nước về các lĩnh
vực khoa học xã hội.

2. Giới thiệu chung về Viên nghiên cứu Đông Nam Á và Thư viện Viện Nghiên
cứu Đông Nam Á
2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Viện nghiên cứu Đông Nam Á
2.1.1 Quá trình thành lập
Viện nghiên cứu Đông Nam Á tiền thân là Ban Đông Nam Á đã chính thức thành
lập ngày 09 tháng 09 năm 1983 theo Nghị định số 96 của Chủ tịch Hội đồng Bộ
trưởng và được khẳng định lại tại Nghị định số 23/CP ngày 22 tháng 5 năm 1993 của
Chính Phủ. Viện có tên giao dịch quốc tế là : Institute for Southeast Asian Studies
(ISEAS).
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Viện nghiên cứu Đông Nam Á
Chức năng:
Chức năng cơ bản của Viện nghiên cứu Đông Nam Á là: Từ góc độ khoa học xã
hội và nhân văn tiến hành nghiên cứu về Đông Nam Á và các khu vực có quan hệ trên
hai bình diện- Đông Nam Á là một khu vực lịch sử-văn hóa và Đông Nam Á là một
khu vực chiến lược hiện đại, nhằm góp phần cung cấp các căn cứ khoa học cho việc
hoạch định đường lối đối nội và đối ngoại của Đảng và Nhà nước đối với khu vực;
xây dựng bộ môn Đông Nam Á học Việt Nam, nhằm phục vụ nghiên cứu giảng dạy
về Đông Nam Á trên các lĩnh vực đào tạo cán bộ nghiên cứu về Đông Nam Á.
Nhiệm vụ:
Xây dựng phương hướng chương trình, kế hoạch nghiên cứu dài hạn và ngắn hạn
trên các lĩnh vực lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của các nước Đông Nam Á


và khu vực có quan hệ nhằm tập trung giải quyết các yêu cầu cơ bản sau:
* Nghiên cứu những vấn đề chiến lược phát triển kinh tế, xã hội,quan hệ quốc tế
của các nước Đông Nam Á, các khu vực có quan hệ, góp phần cung cấp căn cứ khoa
học cho việc hoạch định đường lối đối nội, đối ngoại của Đảng và Nhà nước ta đối

với khu vực.
- Tìm hiểu phát triển tổng kết và giới thiệu lịch sử văn hóa Đông Nam Á theo
quan điểm tổng thể với phương pháp tiếp cận tổng hợp liên ngành, đa ngành nhằm
làm sáng tỏ các giá trị văn hóa và mối quan hệ giữa các nước Đông Nam Á, góp phần
nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau của nhân dân ta và nhân dân các nước trong khu vực
để xây dựng một Đông Nam Á hòa bình, ổn định, hữu nghị, hợp tác và phát triển.
- Tiến hành trao đổi hợp tác quốc tế trên các lĩnh vực nghiên cứu khoa học về
Đông Nam Á trước hết với các nước trong khu vực và các trung tâm nghiên cứu trên
thế giới.
- Tổ chức đào tạo cán bộ nghiên cứu về Đông Nam á có trình độ đại học, trên đại
học và tham gia giảng dạy tại các trường Đại học về môn khoa học này.
- Xây dựng hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện và cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết
cho công tác nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài.
Để thực hiện được chức năng, nhiệm vụ trên Viện nghiên cứu Đông Nam Á có tổ
chức các phòng ban cơ bản như sau:
• Phòng nghiên cứu văn hóa Đông Nam Á
• Phòng nghiên cứu những vấn đề dân tộc, tôn giáo, môi trường Đông Nam Á.
• Phòng nghiên cứu chính trị và quan hệ quốc tế Đông Nam Á hiện đại
• Phòng nghiên cứu hợp tác và phát triển kinh tế Đông Nam Á
• Phòng nghiên cứu Lào
• Phòng nghiên cứu Campuchia
• Phòng nghiên cứu Thái lan Myanma


• Phòng nghiên cứu Inđônêxia, Mailaixia, Brunây
• Phòng nghiên cứu Philippin, Xingapo
• Phòng nghiên cứu Ấn Độ
• Phòng nghiên cứu Autralia
• Tạp chí nghiên cứu Đông Nam Á
• Phòng Thư viện-Tư liệu-Thông tin

• Phòng đào tạo
• Phòng hành chính tổ chức.
2.2. Hoạt động của Phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á.
2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của thư viện.
Phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á là một bộ phận quan trọng
trong Viện nghiên cứu Đông Nam Á, được thành lập cùng với sự ra đời của Viện
nghiên cứu Đông Nam Á nhằm thực hiện một trong những nhiệm vụ chiến lược
quan trọng của Viện.
- Lưu trữ các ấn phẩm nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á cụ thể là các tài
liệu nghiên cứu văn hóa, ngôn ngữ, lịch sử, kinh tế, dân tộc, khảo cổ học, văn học,
chính trị…của các nước trong khu vực.
- Thư viện còn biên soạn các thư mục thong báo chuyên nghành – chuyên
đề giúp các nhà nghiên cứu rút ngắn thời gian tìm tài liệu, tập trung vào thời gian
nghiên cứu, đem lại hiệu quả cao, kết quả của việc nghiên cứu nhanh chóng được
đưa vào thực tiễn.
- Thư viện còn trưng bày, triển lãm tài liệu theo chuyên đề, giúp độc giả
nhanh chóng tìm được tài liệu cụ thể có hệ thống mà còn giúp họ tìm được nguồn
tài liệu phong phú, đi sâu nghiên cứu khai thác thông tin.


- Thư viện phục vụ đọc, phổ biến thông tin, khai thác nội dung tài liệu, tổ
chức phòng đọc, phòng mượn, giúp độc giả khai thác kho tài liệu tổng hợp,
báo,tạp chí, chuyên đề…tổ chức công tác tra cứu theo yêu cầu của người dùng tin.
2.2.2 Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, Phòng thư viện có 5 cán bộ, trong đó có 1 cán bộ tốt nghiệp Đại
học Thư viện ở Liên Xô cũ, còn 4 cán bộ trẻ tốt nghiệp Đại học Văn hóa và Đại
học Đông Đô. Họ đều sử dụng tương đối tốt 1 ngoại ngữ ( tiếng Anh, tiếng Pháp.
Tiếng Nga). Các cán bộ này thường xuyên được cử đi học các lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ do Trung tâm Thông tin tư liệu khoa học và công nghệ Quốc gia, Viện
Thông tin Khoa học xã hội tổ chức.

Phòng có 3 cán bộ tốt nghiệp sau Đại học tại trường Đại học Văn hóa Hà
Nội, đội ngũ cán bộ trong phòng đã đảm nhiệm toàn bộ các khâu hoạt động thong
tin-thư viện, từ việc bổ sung, thu thập tài liệu đến xử lý thông tin, phục vụ người
dùng tin, các công việc này đều được phân công cụ thể, phù hợp với năng lực của
từng cán bộ.
2.2.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị của thư viện
Là một thư viện phục vụ cho ngành Đông Nam Á học Việt Nam cả về
nghiên cứu và giảng dạy, Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á đã được đầu tư
cơ sở vật chất và các trang thiết bị hiện đại, theo kịp sự phát triển về kinh tế, xã
hội và chủ trương hội nhập của Viện nghiên cứu Đông Nam Á
Thư viện được bố trí làm 2 phòng (khoảng 140 mét vuông) tại tầng 8 trong
đó có 1 phòng dùng làm Kho và Phòng đọc, 1 phòng gồm bộ phận trao đổi và xử
lý nghiệp vụ. Các phòng đều được trang bị hệ thống chiếu sáng, máy hút ẩm, máy
điều hòa, quạt thông gió, quạt điện.
Các phương tiện làm việc gồm 9 máy vi tính, trong đó 5 máy tính được nối
mạng, 4 máy phục vụ cho việc dịch và xử lý tài liệu, , 2 máy in laser, 1 máy
scanner, 4 đầu ghi CD, 1 máy photocopy, bàn ghế tiện nghi, tủ đựng, hệ thống giá
kệ… và các hệ thống phần mềm chuyên dụng phục vụ cho việc phổ biến thông tin
và người dùng tin. Nhìn chung, trang thiết bị của thư viện tương đối hiện đại đáp


ứng tương đối tốt nhu cầu tin của bạn đọc (bởi vì kinh phí cho thư viện còn hạn
chế thường số kinh phí đó được dùng để bổ sung các tài liệu vào kho sách) nên
việc đầu tư cho trang thiết bị còn hạn hẹp.
Bên cạnh đó, thư viện cũng gặp không ít những khó khan về diện tích
phòng còn hẹp vì kho và phòng đọc chung, gây ảnh hưởng đến tâm lý người dùng
tin, thiếu yên tĩnh, qua đó làm giảm nhu cầu tra cứu và đọc tại chỗ của họ. Phòng
xử lý nghiệp vụ không đủ chỗ chứa các máy móc, tài liệu và chỗ ngồi cho cán bộ
dẫn đến giảm năng suất lao động, và chất lượng công việc của cán bộ thư viện vì
vậy mà các cán bộ mang tài liệu về nhà làm…

2.2.4. Đối tượng phục vụ
Hoạt động thông tin - thư viện của từng cơ quan đều cần phải nghiên cứu
thành phần bạn đọc và nhu cầu tin của người dùng tin. Có như vậy mới có thể kích
thích nhu cầu tin của họ phát triển dựa trên nguyên lý định hướng tới người sử
dụng hoặc do người sử dụng chi phối. Phục vụ người đọc, người dùng tin là mục
tiêu quan trọng của bất cứ một thư viện nào. Càng phục vụ người đọc, người dùng
tin thì vai trò xã hội của thư viện ngày càng tăng. Vì vậy, nếu không có độc giả thì
thư viện mất luôn mục đích tồn tại của mình. Nói cách khác, chính người đọc,
người dùng tin đưa toàn bộ cơ chế của mối quan hệ lẫn nhau giữa vốn tài liệu, cán
bộ thư viện, cơ sở vật chất thư viện vào hoạt động
Ngày nay hoạt động thông tin – thư viện đóng vai trò không thể thiếu nhất
là trong quá trình nghiên cứu khoa học tại Viện nghiên cứu Đông Nam Á. Mỗi cán
bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy, sinh viên đều trở thành những người sử dụng
thông tin tích cực của bất kỳ thư viện nào.
Người dùng tin của Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á có thể được
chia làm ba nhóm chính:
+ Nhóm cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy:


Đây là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ cao trong tổng số người dùng tin
của thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á. Họ quan tâm đến các vấn đề lịch sử
và hiện đại của khu vực Đông Nam Á cũng như từng quốc gia trong khu vực
Nhu cầu tin chủ yếu của nhóm này là:
-Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học chuyên ngành Đông Nam Á
-Thông tin về các vấn đè chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quan hệ quốc tế… của
từng quốc gia trong khu vực Đông Nam Á
-Thông tin về các kết quả nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước về các vấn đề
trong khu vực, đất nước học, các vấn đề hiện đại và truyền thống của Đông Nam
Á và của từng quốc gia trong khu vực
-Thông tin dự báo về các vấn đề chính trị, xã hội, về những tác động của tình

hình thế giới đến các nước trong khu vực.
+ Nhóm cán bộ quản lý
Đặc điểm của người dùng tin này là vừa đảm nhiệm chức năng lãnh đạo, quản lý
ở Viện, vừa trực tiếp tham gia hoặc làm chủ nhiệm các đề tài, dự án, công trình
nghiên cứu. Nhóm này chiếm một tỷ lệ không lớn song có vai trò hết sức quan
trọng vì họ là những người tổ chức thực hiện các kế hoạch nghiên cứu của cơ
quan, góp phần đưa ra những kiến nghị, những cứ liệu khoa học nhằm góp phần
hoạch định các chính sách giải quyết các vấn đề của Việt Nam liên quan đến khu
vực và quốc tế. Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này là
- Thông tin về hệ thống các văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết, chủ chương


chính sách của Đảng và Nhà nước về qủn lý khoa học (đặc biệt là quản lý cơ quan
nghiên cứu liên ngành và đa ngành) và chính sách đối với khu vực
-Thông tin về chiến lược phát triển kinh tế xã hội, xu hướng phát triển nội tại của
khu vực, sự phát triển của khu vực trong mối quan hệ với bên ngoài
- Thông tin ngành, có tính dự báo các vấn đề “nóng” của khu vực
Việc tổ chức và khai thác vốn tài liệu phục vụ các cán bộ lãnh đạo, quản lý
là việc làm hết sức quan trọng, yêu cầu đáp ứng thông tin phải đầy đủ, toàn diện
giúp làm tăng hàm lượng khoa học trong các quyết định làm cơ sở để xác định
chiến lược phát triển của Viện được tốt hơn. Ngoài ra còn có nghiên cứu sinh, học
viên Cao học trong cũng như ngoài nước của các trường Đại học, Cao đẳng có nhu
cầu đọc tài liệu nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á. Tất cả những đối tượng này
đều được phục vụ tại chỗ, hoặc có thể photo tài liệu khi bạn đọc yêu cầu, thư viện
còn phục vụ cho mượn sách về nhà đối với các cán bộ nghiên cứu của Viện và các
cơ quan khác
+ Nhóm các sinh viên
Phòng thư viện còn tổ chức phục vụ tất cả các sinh viên (chủ yếu là năm thứ
4) của các trường đại học làm các bài báo cáo, tiểu luận, khóa luận tốt nghiệp...
Nhu cầu tin của họ thường ít chuyên sâu hơn hai nhóm trên nhưng họ có đời sống

tinh thần rất phong phú do đặc điểm tuổi trẻ chi phối họ tham gia vào hầu hết các
hoạt động của đời sống cũng như xã hội nên việc đáp ứng nhu cầu tin của họ
thường đơn giản hơn so với 2 nhóm trên. Được thể hiện rõ ràng qua bảng sau:
Bảng phân loại trình độ học vấn của người dùng tin trong thư viện:
TỔNG SỐ Ý
TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN

Số lượng

KIẾN: 133
Tỉ lệ (%)


Sinh viên

35

26,3

Cử nhân

17

12,8

Học viên cao học

10

7,5

Thạc sỹ

27

20,3

Nghiên cứu sinh

13

9,8

Tiến sỹ

31

23,3

Qua bảng trên ta thấy người dùng tin ở thư viện Viện nghiên cứu Đông
Nam Á có trình độ học vấn khá cao điều này giúp cho người dùng tin tại viện
nghiên cứu này tự tin tham gia vào nhiều công trình nghiên cứu như các công trình
cấp Viện, cấp Bộ, cấp Nhà nước. Bởi vậy mà, nhu cầu và khả năng sử dụng các tài
liệu mang tính chất nghiên cứu sâu như các chuyên khảo, chuyên luận, tổng thuật,
tổng luận – những tài liệu có giá trị tăng cao. Trong vốn tài liệu của thư viện có
một khối lượng không nhỏ loại tài liệu phổ thông – được bổ sung theo nhiệm vụ
chính trị và đối ngoại một thời.
2.2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện gồm có:
- Mượn về nhà được người dùng tin ưa thích nhất (thường là những cán bộ trong
Viện), giúp tiết kiêm thời gian, mang lại hiệu quả cao vì họ có thể tranh thủ đọc tài

liệu tại nhà có điều kiện nghiền ngẫm, không bị giới hạn bởi thời gian nên họ có
điều kiện nghiền ngẫm xem xét các khía cạnh của vấn đề một cách sâu sắc .
- Đọc tại chỗ (thường là người dùng tin ngoài viện, nghiên cứu sinh, sinh viên các
trường Đại học) được bạn đọc thường xuyên sử dụng vì đối tượng độc giả này
không được phép mượn tài liệu này về nhà mà chỉ có thể đọc tại chỗ, nếu thấy cần
thiết thì sao chụp lại tài liệu.
- Tra cứu trên cơ sở dữ liệu.


- Tra cứu trên mạng Internet.
- Sao chụp tài liệu cũng được nhiều bạn đọc sử dụng nhất là người dùng tin ở
ngoài viện.
- Thông báo tài liệu mới ít được bạn đọc quan tâm.
- Thư mục chuyên đề.
- Tra cứu mục lục truyền thống hầu như khi bạn đọc đến tra cứu tài liệu đều bằng
cơ sở dữ liệu trên máy tính hình thức này ít được sử dụng bởi vì nó mất nhiều thời
gian hơn tra cứu trên máy tính mà bạn đọc của thư viện hầu hết là người có trình
độ cao.
Nhìn chung, các dịch vụ thông tin của thư viện còn đơn giản, hầu như chưa
vượt khỏi ranh giới của một thư viện truyền thống. Chưa có các sản phẩm dịch vụ
có giá trị tang cao. Điều này, đòi hỏi các cán bộ thư viện phải cố gắng hơn nữa để
có các sản phẩm dịch vụ mới hơn, phục tốt cho nhu cầu tin của bạn đọc.
3. Vốn tài liệu
Vốn tài liệu của Viện nghiên cứu Đông Nam Á ngày càng phát triển về số
lượng và chất lượng. Số lượng tài liệu mới khi thành lập Viện chỉ có 211 bản sách
nhưng bây giờ khoảng 30.000 bản (sách, tư liệu...) với hàng trăm báo, tạp chí.
Điều này chứng tỏ Viện nghiên cứu Đông Nam Á nói chung và Phòng Thông tinTư liệu-Thư viện nói riêng rất chú trọng xây dựng phát triển vốn tài liệu của mình.
Từ đó cho thấy vai trò của nguồn lực thông tin là rất to lớn, phục vụ đắc lực cho
việc nghiên cứu của cán bộ trong và ngoài Viện.
Thư viện đã từng bước tăng cường chất lượng vốn tài liệu hoàn thiện bộ

máy tra cứu nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, là một trong những thư viện đi
đầu trong quá trình tin học hóa hoạt động Thông tin- Thư viện của Viện Khoa học
xã hội Việt Nam. Nguồn lực thông tin của Thư viện ngày càng đa dạng và phong


phú, ngoài các nguồn tài liệu văn bản truyền thống, ngày nay nguồn thông tin đã
được bổ sung thêm các dạng thức điện tử. Nhận thức được vai trò của nguồn lực
thông tin điện tử, Thư viện đã tích cực triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL)
từ năm 1995. Thư viện đã xây dựng được 4 CSDL là:
CSDL sách (gồm sách Tiếng Việt, sách tiếng La tinh, sách Tiếng Anh, sách tiếng
bản địa...)
- CSDL tạp chí.
- CSDL tư liệu.
- CSDL sách tiếng Nga.
- Các CSDL này đã và đang phục vụ bạn đọc có hiệu quả.
Vốn tài liệu của Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á được chia làm 3 nhóm
chính:
- Nguồn thông tin văn bản (sách, báo, tạp chí, tư liệu)
- Nguồn thông tin điện tử (băng từ, CD-ROM, CSDL)
- Nguồn thông tin trên Internet.

3.1 Cơ sở dữ liệu
3.1.1 Sách:
Số lượng sách trong Thư viện hiện nay khoảng hơn 28.000 cuốn gồm nhiều
ngôn ngữ khác nhau như sách tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng các nước
trong khu vực Đông Nam Á như Thái Lan (khoảng 400 cuốn), Lào, Campuchia…
phục vụ khá tốt cho việc nghiên cứu, giảng dạy, và học tập của bạn đọc. Trong
bảng thống kê nội dung tài liệu có thể nhận thấy tài liệu về các chủ đề chính trị,

kinh tế, văn hóa, xã hội, văn học có số lượng tương đối nhiều so với các chủ đề
khác. Điều đó cũng là hợp lý vì phù hợp với lĩnh vực nghiên cứu của các nhà khoa
học. Các tài liệu về an ninh, dân tộc học, tôn giáo, môi trường... có số lượng khá
khiêm tốn. Tuy nhiên, trong những năm gần đây và trong chiến lược phát triển của
Viện nghiên cứu Đông Nam á tới năm 2010, các vấn đề về cộng đồng an ninh,
xung đột sắc tộc, di dân tự do tác động đến môi trường và phát triển đã thu hút
được sự quan tâm của nhiều người. Vì vậy, cần phải thu thập nhiều tài liệu về các
chủ đề này. Trong thời gia tới Thư viện cần có sự điều chỉnh bổ sung tài liệu theo
các chủ đề cho hợp lý hơn.
- Sách tiếng Nga: Số lượng sách nghiên cứu về lịch sử chiếm đa số. Đây cũng là
các tài liệu nghiên cứu cơ bản về Đông Nam á của các nhà khoa học Nga.
- Sách tiếng bản địa: Chủ yếu là sách về chính trị và nông nghiệp, giá trị nội dung
cũng không cao. Hầu hết là sách xuất bản từ những năm 70-80. Sách mới không
có nhiều.
Sách được xếp theo thứ tự từ trái sang phải và xếp theo khổ (xếp theo hình thức)
để thuận tiện cho việc tra tìm ví dụ như: Vv, Lv, VB…
3.1.2 Báo, tạp chí:
Gồm 80 loại báo trong nước và nước ngoài, hơn 100 tạp chí tiếng Việt và
tiếng nước ngoài (khoảng 30.000 bản). Đây là loại hình tài liệu cung cấp thông tin
nhanh chóng, kịp thời rất thuận tiện và có hiệu quả trong công tác phục vụ. Vì
vậy, Thư viện Viện Đông Nam Á luôn chú trọng tổ chức xác định vốn báo tạp chí
như thế nào để thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của bạn đọc, đồng thời phát huy thế
mạnh của hai loại hình tài liệu đó.
Tạp chí Nghiên cứu Đông Nam Á là tạp chí do Viện xuất bản, được lưu giữ
đầy đủ từ năm 1992 đến nay và được đóng bìa cứng để bạn đọc dễ dàng sử dụng
và tra cứu. Toàn bộ các bài trong tạp chí này cũng đã được xử lý và đưa vào
CSDL. Đây chính là các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà nghiên cứu


trong và ngoài nước về Đông Nam á và được rất nhiều bạn đọc quan tâm vì đã

cung cấp những thông tin và kết quả nghiên cứu mới nhất về chuyên ngành này.
Ngoài ra, thư viện còn có các loại tạp chí khác liên quan đến nghiên cứu
Đông Nam á như Tạp chí Đông Nam á (tạp chí do Hội khoa học Đông Nam á Việt Nam xuất bản), Tạp chí Việt Nam - Đông Nam á Ngày nay và rất nhiều Tạp
chí khác như Tạp chí Dân tộc học, Khảo cổ học, Xã hội học, Nghiên cứu Kinh tế,
Nghiên cứu Quốc tế, Cộng sản
Nguồn tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp của Thư viện cũng rất phong phú. Do
Thư viện có quan hệ trao đổi tốt, thư viện đã sưu tập được trọn bộ Tạp chí Asian
Survey (xuất bản phẩm của trường Đại học Berkeley) từ năm 1960. Tạp chí này có
rất nhiều bài nghiên cứu sâu về Đông Nam á và được nhiều nhà khoa học quan
tâm. Thư viện cũng đã tiến hành xử lý và đưa vào CSDL tất cả các bài về Đông
Nam á và đã đưa ra phục vụ bạn đọc.
Rất nhiều tạp chí hay, có giá trị về Đông Nam Á cũng được thư viện bổ
sung và cập nhật từ năm 1995 trở lại đây như:
- ASEAN Briefing
- ASEAN Economic Bulletin
- Asia & Pacific Review
- Asia Today
- Asian American Policy Review
- Asian Economic Review
- Asian Folklore Studies
- Asian Monitor - Southeast Asia
- Asian Perspectives
- Far Eastern Economic Review
- Foreign Affairs
- Journal of Southeast Asian Studies


- Southeast Asian Journal
- Southeast Asian Research
- Southeast Asian Affairs

- Southeast Asian Review
- Southeast Asian Journal of Social Science
3.1.3 Tư liệu:
Khoảng 4000 bản gồm các báo cáo khoa học, tài liệu Hội thảo, Hội nghị,
luận án, luận văn các tài liệu quý hiếm về Đông Nam Á, ASEAN. Campuchia…
đây thường là những tài liệu có giá trị nghiên cứu cao, phục vụ đắc lực cho vấn đề
nghiên cứu thường là những tài liệu không công bó và lưu hành nội bộ, kho tư liệu
này giúp cán bộ nghiên cứu trong viện có điều kiện tham khảo tài liệu nghiên cứu
chuyên sâu về khu vực và từng nước, tuy nhiên tư liệu này chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ
trong vốn tài liệu của thư viện. Để phục vụ bạn đọc một cách dễ dàng, toàn bộ kho
tư liệu đều được xử lý rất kỹ lưỡng và phân theo quốc gia và khu vực.
3.1.4 Tài liệu tra cứu:
Khoảng 2000 cuốn với nội dung bao quát mọi hướng nghiên cứu của người
dùng tin từ các tác giả các tác phẩm văn học, các thuật ngữ lí luận văn học mới các
thuật ngữ khoa học xã hội, từ điển song ngữ, tam ngữ kể cả các ngôn ngữ không
thông dụng.
Tài liệu tra cứu gồm 3 loại chính:

- Tài liệu mang tính chất chỉ đạo
-

Bách khoa toàn thư

- Từ điển
• Tài liệu mang tính chất chỉ đạo: ở thư viện, các tài liệu mang tính chất chỉ đạo
được sử dụng nhiều như:
-

Văn kiện đại hội Đảng

-

Tài liệu học tập nghị quyết của Đảng

-

Công báo: Đăng các văn kiện của nhà nước từ Quốc hội đến hội đồng nhân
dân và các Bộ ban nghành từ Trung ương đến các Địa phương.
Các tài liệu mang tính chất chỉ đạo là tài liệu vô cùng quan trọng vì vậy thư

viện rất chú trọng, bảo quản, lưu giữ và đưa ra phục vụ ngày càng rộng rãi góp
phần phổ biến đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
• Bách khoa toàn thư:
Cùng với chức năng là công cụ để tra cứu tổng hợp được bổ sung một cách chi
tiết. Hai bộ bách khoa thư mà được độc giả sử dụng nhiều là Bách khoa tri thức phổ
thông và Almanach các nền văn minh thế giới.
• Từ điển:
Từ điển thuật ngữ về các nước trong khu vực Đông Nam Á bao gồm cả từ điển
đơn ngữ và từ điển đa ngữ…
Trong thư viện có từ điển của các nước như: Từ điển Việt – Anh, Từ điển Việt – Lào,
Từ điển Việt – Pháp, Từ điển Việt – Campuchia, Từ điển Trung-Việt, Từ điển Việt
-Nhật, Từ điển Khơme-Việt….
Ngoài ra, trong thư viện còn có các loại từ điển về môn ngành tri thức như: Từ
điển kinh tế thị trường xã hội, từ điển kinh tế ngoại thương và hang hải, Từ điển văn
học, từ điển tiếng Việt….
Các loại từ điển này là cơ sở tra cứu đáng tin cậy của bạn đọc vì có nội dung tổng
hợp, giải thích ngắn ngọn những từ ngữ, khái niện chuyên ngành về nghiên cứu Đông
- Tài liệu công bố là những tài liệu có bán rộng rãi trên thị trường, ai cũng có thể
mua được ở các hiệu sách hoặc ở các cơ quan xuất bản.

- Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám”, là tất cả các tài liệu được
đưa ra bởi các cơ quan chính phủ, các Viện nghiên cứu, các trường Đại học, các tổ
chức thương mại công nghiệp dưới dạng in của điện tử và không kiểm soát được
bởi các nhà xuất bản thương mại.


Nguồn tài liệu “chất xám” của Viện nghiên cứu Đông Nam Á là các luận án tiến
sĩ, luận văn thạc sĩ của các cán bộ nghiên cứu, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học,
bản dịch các tài liệu nước ngoài, báo cáo điền dã, báo cáo tập sự... Những tài liệu
này thường chứa những thông tin mới nhất, chuyên sâu nhất với hàm lượng kiến
thức khoa học cao trong các lĩnh vực mà nó xem xét và nghiên cứu đề cập đến.
Trải qua quá trình 30 năm hoạt động và phát triển, vốn tài liệu của Viện nghiên cứu
Đông Nam Á đã phát triển không ngừng, ngày càng phong phú về chất l ượng và số
lượng với nhiều loại hình tài liệu khác nhau.

3.2 Các nguồn lực thông tin
3.2.1 Nguồn thông tin điện tử:
Ngày nay việc sử dụng công nghệ thông tin hiện đại với kỹ thuật điện từ và
kỹ thuật số để ghi các tín hiệu văn bản, âm thanh, hình ảnh đã tạo ra những tài liệu
mới có khả năng lưu trữ thông tin đa dạng, với khối lượng lớn. Phòng Thư viện
cũng đã xây dựng được các cơ sở dữ liệu (CSDL) trên máy tính như: CSDL sách
(11.600 biểu ghi), CSDL sách tiếng Nga (1.570 biểu ghi), CSDL tạp chí (8.400
biểu ghi), CSDL tư liệu (8.700 biểu ghi).
Các CSDL này được xây dựng trên phần mềm CDS-ISIS for windows với
các quy định thống nhất về format, biểu mẫu, nhãn trường và thường xuyên được
cập nhật, hiệu đính, bổ sung và sửa chữa.
Ngoài ra thư viện còn có một số CD-ROM học tiếng Anh, tiếng Thái Lan,
CD-ROM về các bài đăng trong tạp chí Southeast Asan Affairs 1974-2003, CDROM về một số lễ hội của các nước Đông Nam Á.
Nguồn thông tin điện tử còn lưu giữ nhiều các tấm ảnh tư liệu, băng hình,
băng tiếng, phim… Hiện tại thư viện có 2000 tấm ảnh chụp lại được về thực tế

cuộc sống, phong tục tập quán, sinh hoạt văn hóa lễ hội… của các dân tộc Việt
Nam và Đông Nam Á.
Ngoài ra, các hoạt động nghiên cứu khoa học, hội thảo khoa học, hội thảo
Quốc tế quan trọng do Viện tổ chức cũng được lưu giữ thông qua các bức ảnh tư
liệu, các băng hình và đĩa CD-ROM.
Trong kho thư viện còn lưu giữ được khoảng hơn 100 băng học ngoại ngữ
của các nước như: Anh, Malaysia, Thái Lan, Lào…
Đây đều là những tài liệu quan trọng quý hiếm nên chỉ phục vụ các cán bộ
trong viện nhằm mục đích nghiên cứu chứ không phục bạn đọc ngoài viện.
3.2.2 Nguồn lực thông tin khai thác trên mạng Internet
Người dùng tin ở nhóm quản lý, nhóm nghiên cứu và giảng dạy là những
cán bộ của Viện được khai thác Internet miễn phí tại thư viện. Điều này cũng thu
hút được nhiều người dùng tin ở các viện khác tới tìm kiếm thông tin tại viện.
Các Website thường xuyên được truy cập là:

- bao gồm các thông tin về mọi lĩnh vực kiên quan đến
khu vực Đông Nam Á.

- giới thiệu các thông tin về cơ cấu, tổ chức hoạt động
khoa học, các chuyên nghành đào tạo của Trường Đại học Quốc gia Singapore.

- trang web của Viện nghiên cứu Đông Nam Á của
Singapore.

- trang web của Viện nghiên cứu Chiến lược Singapore.
- trang web của Viện Kinh tế Campuchia.

Nguồn lực thông tin này được người dùng tin rất ưa thích nhưng việc bổ sung
nguồn tài liệu điện tử như CD-ROM, tài liệu điện tử (Fulltext), phương tiện nghe
nhìn… hiện nay còn hạn chế.
4. Hoạt động trao đổi thông tin của thư viện.
4.1 Nguồn tài liệu trao đổi.
Ngoài nguồn tài liệu có được do đặt mua, số lượng sách, báo và tạp chí của
Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á cũng được bổ sung về khá nhiều thông
qua con đường trao đổi. Trao đổi tài liệu là một trong những phương thức để bổ
sung tài liệu khoa học trong nước và nước ngoài hiện đang có xu hướng ngày càng
phát triển mạnh trên thế giới.
Do có quan hệ trao đổi với Thư viện Quốc hội Mỹ từ năm 1989 nên rất
nhiều tài liệu, tạp chí quan trọng đã được nhập vào thư viện Viện nghiên cứu
Đông Nam á. Việc trao đổi này mang lại lợi ích tài chính rất lớn, thông qua việc
gửi một số sách và tạp chí do Viện xuất bản, thư viện đã nhận lại số lượng tài liệu
ngang bằng nhưng giá trị thì lớn hơn rất nhiều. Hiện nay, Thư viện đang trao đổi
định kỳ tạp chí Nghiên cứu Đông Nam á (2 tháng gửi 1 số) với 4 nơi: Thư viện
Quốc hội Mỹ, Đại học Berkeley (California), Đại học Washington, Viện nghiên
cứu Đông Nam á Singapore.
Thông qua mối quan hệ với Thư viện Quốc hội Mỹ, nhiều quan hệ với các
trường Đại học Mỹ đã được thiết lập như:
- Thư viện Trường Đại học Berkeley (California)
- Thư viện Trường Đại học Washington
- Thư viện Trường Đại học Cornell
- Thư viện Trường Đại học Yale
- Thư viện Trường Đại học Arizona
- Thư viện Trường Đại học Michigan
Và một số mối quan hệ với Thư viện trường Đại học Kyoto (Nhật Bản),
Viện Nghiên cứu Đông Nam á Singapore, Trường Đại học Chulalongkorn,

Thammasat, Mahasarakham (Thái Lan), Trường Đại học Malaya (Malaysia), Đại
học Quốc gia Philippines....
Trong điều kiện kinh phí của thư viện còn hạn hẹp, thư viện không thực
hiện được đều đặn việc thỏa thuận trao đổi tài liệu 1 đổi 1 với một số thư viện
nhưng các thư viện của Mỹ vẫn thường xuyên gửi tài liệu cho thư viện Viện
nghiên cứu Đông Nam á bởi vì họ có quỹ trao đổi hàng năm, họ coi thư viện Viện
nghiên cứu Đông Nam á là thư viện đầu ngành về Đông Nam á của Việt Nam, các
tài liệu của họ đã chuyển thành vi phim nên họ gửi bản giấy (sách) cho thư viện.
Các thư viện trên đều là bộ phận của những trung tâm lớn nghiên cứu về Đông
Nam á của Mỹ nên họ có rất nhiều tài liệu quan trọng về Đông Nam á. Nguồn tài
liệu mà Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á nhận được (thông qua hình thức
trao đổi) chiếm 1/2 số sách và tạp chí tiếng nước ngoài có trong thư viện.
Thông qua quan hệ trao đổi này, trường Đại học Cornell đã gửi cho Thư
viện toàn bộ tạp chí Asian Survey từ năm 1960 đến năm 1999, từ năm 2000 đến
nay do Thư viện Đại học Berkeley gửi. Đặc biệt là trong chương trình tài trợ năm
1996, Viện nghiên cứu Đông Nam á Singapore (được quỹ Ford hỗ trợ kinh phí) đã
gửi 200 cuốn sách do ISEAS Singapore xuất bản từ năm 1968 đến năm 1996 cùng
với toàn bộ tạp chí Economic Bulletin và Contemporary of Southeast Asian.
Đây là chương trình thành công nhất của Viện nghiên cứu Đông Nam á
cũng như Phòng Thông tin - Tư liệu- Thư viện vì thông qua mối quan hệ với Thư
viện Quốc hội Mỹ đã thiết lập được mối quan hệ với các trung tâm Nghiên cứu về
Đông Nam á của Mỹ, Nhật Bản và Australia...Thư viện cũng trở thành cơ quan
cung cấp toàn bộ ấn phẩm về Việt Nam (sách, báo, tạp chí) cho các thư viện trên.
Ngoài ra, năm 1994 Thư viện Quốc hội Mỹ còn trang bị cho Phòng Thông tin - Tư
liệu- Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á 1 máy photocopy, 2 máy điều hòa
nhiệt độ, 2 máy vi tính (mở đầu thời kỳ tin học hóa hoạt động của thư viện). Do
đó, nguồn lực thông tin của thư viện đã có một bước phát triển vượt bậc cả về số
lượng và chất lượng. Thời kỳ này, mỗi năm thư viện nhận được từ 300-400 tài liệu
tiếng nước ngoài, những tài liệu có giá trị được nhập vào kho còn những tài liệu

trùng bản hoặc không đúng chuyên ngành thì được tặng lại cho cán bộ trong Viện
hoặc tặng lại các Viện, Trung tâm nghiên cứu trong Viện Khoa học xã hội Việt
Nam. Viện nghiên cứu Đông Nam á cũng đã thiết lập, mở rộng và tăng cường mối
quan hệ trong lĩnh vực thư viện cũng như nghiên cứu khoa học và đào tạo với các
Trường đại học ở các nước. Quá trình tự động hóa thư viện cũng được thực hiện
nhanh chóng và có kết quả hơn.
Thư viện cũng có nguồn bổ sung tài liệu thông qua việc trao đổi với các thư
viện trong Viện Khoa học xã hội Việt Nam. Tuy nhiên lượng tài liệu cũng không
nhiều và chưa được tiến hành thường xuyên.
Trong khoảng thời gian từ năm 1995 - 2010 một số lượng lớn tài liệu được
bổ sung mới bằng ngân sách nhà nước và bằng con đường trao đổi hợp tác quốc tế.
4.2 Nguồn nhận tặng.
Các cán bộ khoa học công tác tại Viện khi có sách xuất bản bằng nguồn
kinh phí do Viện Khoa học xã hội Việt Nam cấp phải nộp cho Thư viện từ 5-10
cuốn. Số sách này được thư viện sử dụng để trưng bày, nhập vào kho sách và tiến
hành trao đổi với các thư viện, các nhà khoa học trong và ngoài nước. Ngoài ra
còn có các kỷ yếu hội thảo trong nước và quốc tế do cán bộ đi dự về tặng lại thư
viện, các công trình nghiên cứu khoa học cấp Bộ, cấp Viện, sách trong chương
trình Việt Nam học và một số tuyển tập do Viện Khoa học xã hội Việt Nam xuất
bản, sách phục vụ các đề tài cấp Nhà nước (sau khi nghiệm thu). Từ năm 2000,
các luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ của cán bộ trong Viện cũng được nộp vào Thư
viện. Tạp chí Nghiên cứu Đông Nam á và Đông Nam á (do Hội Khoa học Đông
Nam á Việt Nam xuất bản) cũng thường xuyên tặng cho Thư viện 1 bản.
Về tài liệu tiếng nước ngoài, thư viện cũng nhận được một số tài liệu thông
qua sứ quán các nước Trung Quốc, Singapore, Thái Lan, Lào, Campuchia,
Indonesia, Malaysia..., một số cơ quan, trường Đại học, các nhà khoa học nước
ngoài đến công tác tại Viện gửi tặng. Năm 2002, sứ quán Australia tặng thư viện
500 cuốn sách, bà Barbara Cohen gửi tặng 150 cuốn sách.

Số lượng tài liệu thư viện nhận được thông qua nguồn nhận tặng tuy không
có nhiều và thường xuyên nhưng tất cả đều được xử lý về mặt nội dung và đưa vào
phục vụ người dùng tin.
5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện ngày càng được quan
tâm và được ứng dụng vào quá trình xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin tư liệu.
Cho đến nay, phòng thư viện đã xây dựng được các CSDL trên máy tính như:
CSDL sách, CSDL sách tiếng Nga, CSDL tạp chí, CSDL tư liệu và không ngừng
tang lên về số lượng.
Bảng các CSDL đã được xây dựng tại viện nghiên cứu Đông Nam Á:
Tên CSDL

Số biểu ghi

CSDL sách
CSDL sách tiếng Nga
CSDL Tạp chí
CSDL Tư liệu
Tổng số

11.600
1.570
8.400
8.700
30.270

Các CSDL này đều được xây dựng trên phần mềm CDS-ISIS for Window
với các quy định thống nhất về fomat, biểu mẫu, nhãn trường, và thường xuyên
được cập nhật và bổ sung, hiệu đính và sửa chữa.

Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin được ứng dụng hầu hết trong
các khâu nghiệp vụ của Thư viện từ việc: tìm tin, nhập tin, quá trình xử lý nghiệp vụ
nhằm hiện đại hóa công tác thư viện để việc phục bạn đọc được tốt hơn.
• Nhập tin: Kích vào biểu tượng Nhập tin trên màn hình Destop. Chọn CSDL mà
mình cần nhập, rồi sau đó nhập tin theo mẫu quy định và lưu.
Tìm tin: kích chuột vào biểu tượng tìm tin sau đó chọn Tìm tin trình độ cao, gõ tài
liệu mà bạn cần tìm và ghi rõ ký hiệu kho.