Luận văn thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu tại ủy ban nhân dân quận nam từ liêm, thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ


KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
__________• _._______________________>

____? ____ ________r_____ _ _

_ _ _.

_.

_

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI
LIỆU
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn

: THS. TRỊNH THỊ KIM OANH

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN NGỌC HÒA

Mã số sinh viên

: 1405LTHC015
: 2014-2018
: ĐH LTH 14C
HÀ NỘI - 2018



LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp “Thực trạng và giải pháp nâng
cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Nam Từ
Liêm, TP Hà Nội” là do chính bản thân em thực hiện, có sự giúp đỡ của giảng
viên hướng dẫn và không sao chép từ bất cứ nguồn nào khác. Các thơng tin,
số liệu được sử dụng trong khóa luận là trung thực và được trích dẫn nguồn
đầy đủ.
Em xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan này!

Sinh viên

Nguyễn Ngọc Hòa


LỜI CẢM ƠN

Qua bài khóa luận tốt nghiệp này, em xin được gửi lời cảm ơn tới
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa Văn thư - Lưu trữ nói
riêng đã tạo điều kiện cho em được tham gia nghiên cứu làm khóa luận. Đây
là cơ hội giúp em học hỏi thêm nhiều kiến thức bổ ích và những kinh nghiệm
thực tế quý báu, là bước đệm giúp ích cho em hồn thành tốt cơng việc sau
này. Em cũng xin được gửi lời cảm ơn đến UBND quận Nam Từ Liêm nói

chung và ban Lãnh đạo, cùng cán bộ, cơng chức Văn phịng HĐND - UBND
quận nói riêng đã giúp đỡ em tận tình trong quá trình nghiên cứu vừa qua.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS. Trịnh Thị Kim Oanh,
người dành nhiều thời gian và tâm huyết để hướng dẫn tận tình cho em hồn
thành khóa luận này, cùng tồn thể các thầy cô trong Khoa, các thầy, cô
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt những kiến thức cơ bản để em
có thể hồn thành tốt q trình nghiên cứu.
Trong bài khóa luận này, mặc dù rất cố gắng để hồn thành, nhưng do
năng lực cịn hạn chế nên bài khóa luận khơng thể tránh khỏi sai sót. Vì vậy,
kính mong q thầy cơ nhận xét và góp ý để bài khóa luận của em được hồn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


Chữ viết tắt
GD&ĐT
HĐND
NXB
TP
UBND

Cụm từ đầy đủ
Giáo dục và Đào tạo
Hội đồng nhân dân
Nhà xuất bản
Thành phố
Ủy ban nhân dân

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Từ lâu, Đảng và Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài
liệu lưu trữ và công tác lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc,
là công cụ đắc lực phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của bộ máy cơ quan, đơn vị.
Với trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin và sự hoàn
thiện của hệ thống các cơ quan Nhà nước từ Trung ương đến địa phương, số
lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan ngày
càng tăng lên về số lượng, phong phú về nội dung. Vì vậy, nếu khơng có sự
quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ, trong đó có nghiệp vụ xác
định giá trị tài liệu thì sẽ rất khó khăn trong cơng tác bảo quản và tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
UBNQ quận Nam Từ Liêm là một cơ quan hành chính nhà nước tại địa
phương. Trong quá trình hoạt động, hàng năm các phòng ban, đơn vị thuộc
UBND quận đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu lưu trữ khá lớn và hiện
đang được bảo quản tại lưu trữ cơ quan. Qua khảo sát thực tế tại UBND quận
Nam Từ Liêm, em nhận thấy công tác lưu trữ được thực hiện khá nghiêm túc,
có hiệu quả. Các hoạt động nghiệp vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu;
chỉnh lý khoa học tài liệu; bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ được quan tâm chỉ đạo và tổ chức thực hiện khá tốt, đúng quy định. Tài
liệu lưu trữ do đó đã phục vụ được cho việc tra cứu, về cơ bản đáp ứng được
nhu cầu giải quyết công việc của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
Bên cạnh những kết quả đạt được, do phải quản lý khối lượng tài liệu
nhiều, tồn đọng trong nhiều năm, thuộc nhiều phông trước và sau khi chia

tách để thành lập quận mới, công tác lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm
gặp phải rất nhiều khó khăn trong cơng tác xác định giá trị tài liệu: UBND
quận chưa xây dựng được hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về cơng tác
lưu trữ nói chung và cơng tác xác định giá trị tài liệu nói riêng; tài liệu khi
giao nộp cịn trong tình trạng chưa được xác định giá trị; số lượng tài liệu hết


giá trị chưa được làm thủ tục tiêu hủy còn nhiều... trong khi tài liệu lưu trữ
đang hình thành ngày càng nhiều. Từ đó, dẫn đến những hậu quả khơng thể
tránh khỏi là thiếu diện tích kho tàng để bảo quản tài liệu; giá trị tài liệu được
xác định chưa đúng; nhiều tài liệu có giá trị chưa được đem ra khai thác sử
dụng.
Với những lý do trên, em đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp
nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận
o
•o
o
• o
•
• •
Ã. •
Nam Từ Liêm, TP Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành
Lưu trữ học của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Với đề tài nghiên cứu này, em hướng đến những mục tiêu sau:
Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác xác định
giá trị tài liệu.
Thứ hai, trên cơ sở thông tin khảo sát được, đánh giá và đề xuất các
giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những tồn tại và nâng cao chất lượng
công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
+ Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu đối với tài liệu lưu trữ
hiện đang bảo quản tại UBND quận Nam Từ Liêm.
+ Những đề xuất, giải pháp nâng cao công tác xác định giá trị tài liệu
tại UBND quận Nam Từ Liêm
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về nội dung: Công tác xác định giá trị tài liệu
+ Về không gian: UBND quận Nam Từ Liêm.
+ Về thời gian: Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Từ Liêm cũ (từ năm
2006 đến tháng 3 năm 2014) và tài liệu lưu trữ của UBND quận Nam Từ
Liêm (từ tháng 4 năm 2014 đến năm 2016).


4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Một là, nghiên cứu lý luận về công tác xác định giá trị tài liệu và
những quy định hiện hành của nhà nước về công tác này.
Hai là, tìm hiểu và khảo sát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức của UBND quận Nam Từ Liêm; thực trạng tài liệu lưu trữ và việc
thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu tại đây.
Ba là, đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao
chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm
trong thời gian tới.
5. Lịch sử nghiên cứu
Trên thế giới có rất nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học đã được tiến
hành để nhằm hoàn thiện hệ thống lý luận về lưu trữ. Những nghiên cứu này
là tư liệu bổ ích cho các nước tham khảo, phục vụ cho mục đích nghiên cứu
và thực hiện cơng tác lưu trữ nói chung, cơng tác xác định giá trị tài liệu nói
riêng.
Qua tìm hiểu, Ở Việt Nam hiện nay đã có nhiều xuất bản phẩm, nhiều

đề tài nghiên cứu khoa học, bài viết trên tạp chí, luận văn thạc sĩ, khóa luận
tốt nghiệp đại học, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên liên quan đến
vấn đề “Xác định giá trị tài liệu”.
- Về xuất bản phẩm: Có các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như
“Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ” (1990, NXB Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp) do nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn
Văn Thâm và Vương Đình Quyền biên soạn; “Phương pháp lựa chọn và loại
hủy tài liệu ở các cơ quan” (1998, NXB Chính trị quốc gia) do Dương Văn
Khảm - Chủ biên; “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” (2016, NXB
Lao động) do TS. Chu Thị Hậu - Chủ biên.
- Về các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành như:
“Cơ sở lý luận và thực tiễn xác định giá trị tài liệu quản lý Nhà nước” Chủ nhiệm: Tiến sĩ Dương Văn Khảm, năm 1988;


“Những cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản tài liệu kế tốn
hành chính sự nghiệp” - Chủ nhiệm: Thạc sĩ Nguyễn Nghĩa Văn, năm 1996.
“Cơ sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưu
trữ vĩnh viễn” - Chủ nhiệm: Lã Thị Hồng, năm 1989;
“Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản lý nhà
nước chủ yếu ở các cơ quan Nhà nước” - Chủ nhiệm: Hà Văn Huề, năm
1997;
“Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu có giá trị ở cấp
huyện cần phải lưu trữ” - Chủ nhiệm: Nguyễn Nghĩa Văn, năm 1997;
“Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nhân sự” - Chủ
nhiệm: Lã Thị Hồng, năm 1997;
“Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp vào
Trung tâm lưu trữ quốc gia III của các cơ quan quản lý nhà nước Trung
ương” - Chủ nhiệm: Nguyễn Thị Tâm, năm 2001.
- Các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam như:
“Xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ (quá khứ, hiện tại

và tương lai” của M.P Zucova - Nguyễn Thị Hiệp (dịch), Tạp chí Văn thư và
Lưu trữ Việt Nam số 05/2006; “Xác định giá trị tài liệu - Nhiệm vụ khó khăn
nhất trong các Lưu trữ hiện nay” của Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư
và Lưu trữ Việt Nam số 10/2011; “Công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt
Nam hiện nay và một số đề xuất” của Nguyễn Anh Thư, Tạp chí Văn thư và
Lưu trữ Việt Nam số 05/2012.
- Một số luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp đại học, báo cáo nghiên
cứu khoa học như:
“Xác định giá trị tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của
chính quyền cấp xã trên địa bàn thủ đô Hà Nội” (Tạ Văn Ngữ, Luận văn thạc
sĩ năm 2003);
“Xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường
Trung học chuyên nghiệp” (Trần Thị Loan, Luận văn Thạc sĩ năm 2004);


“Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể,
tỉnh Bắc Cạn” (Nông Thị Thúy, Khóa luận tốt nghiệp năm 2017);
“Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập và xác định giá
trị tài liệu tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nơng thơn” ( Nguyễn Thị Hương
Quỳnh, Khóa luận tốt nghiệp, năm 2017);
“Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại Chi cục Thuế quận
Hai Bà Trưng” (Quan Thị Hương và Nguyễn Phương Linh, Đề tài nghiên cứu
khoa học, năm 2017).
Trên đây là những cơng trình nghiên cứu khoa học có giá trị, chứng
minh cơng tác xác định giá trị tài liệu đang ngày càng khẳng định được vị trí
quan trọng của mình. Đây cũng là những tư liệu tham khảo hữu ích giúp
emhồn thành đề tài này.
Qua tìm hiểu, tuy số lượng những tài liệu, cơng trình nghiên cứu về
cơng tác xác định giá trị tài liệu chưa nhiều như các nghiệp vụ khác nhưng
chất lượng các bài nghiên cứu đã khá hoàn chỉnh về mặt nội dung, nghiên

cứu sâu và khá đầy đủ về công tác này.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu
sau:
- Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp này được vận dụng để
tìm hiểu và lấy số liệu thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu của UBND
quận Nam Từ Liêm.
- Phương pháp mô tả: Đây là phương pháp cơ bản nhằm mơ tả lại q
trình thực hiện khâu nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ của UBND
quận Nam Từ Liêm.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Vận dụng phương pháp này đểxử
lý, tổng hợp các thông tin thu thập được để đánh giá thực trạng một cách
khách quan, chính xác nhất, từ đó rút ra kết luận.
- Phương pháp so sánh: Được vận dụng để so sánh, đối chiếu giữa lý


luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu.
7. Đóng góp của đề tài khóa luận
Khóa luận đã tìm hiểu và phân tích một cách tồn diện về thực trạng
Công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm; đồng thời
đánh giá, nhận xét những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục. Từ đó, nghiên
cứu tìm ra ngun nhân và một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại,
góp phần nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng và
cơng tác lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm nói chung trong thời gian tới.
Đây cũng là tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập và nghiên cứu của
sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khi có nhu cầu khai thác, sử dụng.
8. Bố cục của khóa luận
Ngồi Phần mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục,
khóa luận gồm có 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác xác định giá trị tài

liệu.
Chương 2: Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND o
•
•o
o
•o
•
• •
quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác xác định
giá trị tài liệu tại UBND quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội.
•o

•

•

•

1 •
PHẦN NỘI DUNG

'

•

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
1.1Cơ sở lý luận
1.1.1

Một số khái niệm

Để làm rõ cơ sở lý luận về công tác xác định giá trị tài liệu, trước hết ta
cần làm rõ các khái niệm sau:
- Khái niệm tài liệu
Theo Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 giải thích:


“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình
nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;
băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ
thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in;
ấn phẩm và vật mang tin khác”.
- Khái niệm tài liệu lưu trữ
Điều 2. Luật Lưu trữ 2011 đã nêu “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị
phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng
cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
- Khái niệm Lưu trữ cơ quan
“Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài
liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”.
- Khái niệm giá trị tài liệu lưu trữ
Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp cơng tác lưu trữ của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” năm 2016, khái niệm “giá trị tài liệu lưu trữ”
được định nghĩa như sau: “Giá trị của tài liệu lưu trữ là giá trị làm chứng cứ
đảm bảo cho tài liệu có các ý nghĩa về chính trị, khoa học, kinh tế, văn hóa,

xã hội... Vì vậy chúng cần được bảo quản với tư cách là tài liệu lưu trữ”.
- Khái niệm xác định giá trị tài liệu
+ Theo Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 nêu rõ:
“Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm
quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài
liệu hết giá trị.
Ngồi ra, theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam


của Nhà xuất bản Văn hóa thơng tin năm 2011 có nêu: “Xác định giá trị tài
liệu là q trình xem xét giá trị thông tin của các tài liệu trên cơ sở nguyên
tắc, phương pháp và tiêu chuẩn khoa học nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để
bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy”.
Cụ thể hơn, “Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên
cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo
quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông
lưu trữ quốc gia Việt Nam”- theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công
tác lưu trữ” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2016.
1.1.2

Mục đích, ý nghĩa của cơng tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là một trong những nghiệp vụ chuyên môn
quan trọng trong công tác lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu tốt sẽ mang đến rất
nhiều lợi ích và nếu xác định giá trị tài liệu khơng chính xác sẽ làm mất đi
những tài liệu có giá trị và khơng thể phục hồi được.
Thứ nhất, công tác xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài
liệu lưu trữ được chặt chẽ. Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản, sẽ tránh việc
đánh giá không đúng, không thống nhất giá trị tài liệu. Kết quả của việc xác

định giá trị tài liệu là trên mỗi hồ sơ được ghi thời hạn bảo quản và đưa thời
hạn bảo quản đó vào mục lục tài liệu bởi vì mục lục tài liệu là cơng cụ hữu
ích để cán bộ lưu trữ quản lý cũng như tra tìm tài liệu một cách thuận tiện.
Thứ hai, công tác xác định giá trị tài liệu sẽ giúp lựa chọn những hồ sơ,
tài liệu thực sự có giá trị để bảo quản; là nguồn bổ sung có chất lượng vào
phơng lưu trữ; góp phần tối ưu hóa thành phần Phơng lưu trữ quốc gia Việt
Nam; nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thứ ba, công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần tiết kiệm diện tích
kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu, khắc phục tình trạng tài liệu tích
đống trong các cơ quan. Bởi lẽ, xác định giá trị tài liệu sẽ giúp loại ra những
tài liệu thực sự khơng có giá trị để mang đi tiêu hủy, tránh gây lãng phí về
nhân lực, vật lực.


Thứ tư, thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ tránh tình
trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện. Công tác này đã nghiên cứu và xây
dựng nên các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn làm cở sở để lựa chọn và
đánh giá giá trị tài liệu chính xác nhất. Đồng thời việc yêu cầu thành lập Hội
đồng xác định giá trị tài liệu hạn chế tối đa việc tiêu hủy tài liệu tùy tiện.
Xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đến số phận của tài liệu.
Do đó, người làm cơng tác này cần có tinh thần trách nhiệm cao, chuyên mơn
tốt, đảm bảo u cầu chính xác và thận trọng để khơng làm mất đi những tài
liệu có giá trị.
1.1.3

Nội dung cơng tác xác định giá trị tài liệu

•
o
o

• o
•
•
Cơng tác xác định giá trị tài liệu bao gồm các nội dung:
- Nghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác
định giá trị tài liệu.
Các nguyên tắc đó là: Ngun tắc chính trị, ngun tắc lịch sử, ngun
tắc tồn diện, tổng hợp.
Các phương pháp đó là: Phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích
chức năng, phương pháp thông tin và phương pháp sử liệu học.
Các tiêu chuẩn đó là: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu; tiêu chuẩn
tác giả tài liệu; tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phơng; tiêu
chuẩn sự trùng lặp thơng tin; tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài
liệu; tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng phông lưu trữ; tiêu chuẩn
hiệu lực pháp lý của tài liệu; tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc
điểm bề ngoài của tài liệu.
Các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp trên là cơ sở, căn cứ khoa
học để xác định chính xác giá trị tài liệu.
- Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở
giai đoạn văn thư cơ quan, giai đoạn lưu trữ cơ quan và giai đoạn lưu trữ lịch
sử.
Việc nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu


có ý nghĩa vơ cùng lớn trong cơng tác xác định giá trị tài liệu ở mọi giai đoạn.
Các bản hướng dẫn đó là căn cứ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá
trị từng hồ sơ, tài liệu; lựa chọn chính xác hồ sơ tài liệu vào bảo quản tại lưu
trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
- Lựa chọn các tài liệu có giá trị để đưa vào các lưu trữ cơ quan và lưu
trữ lịch sử.

Mục đích cuối cùng của cơng tác xác định giá trị tài liệu là lựa chọn
những tài liệu thực sự có giá trị để đưa vào bảo quản tại các lưu trữ; tránh làm
tốn kém diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo quản; tối ưu hóa thành phần
Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam.
- Loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy.
Cần nhận định rằng, việc xác định giá trị tài liệu không phải chủ yếu
nhằm tiêu hủy tài liệu hết giá trị nhưng đó là nội dung được xem là hệ quả tất
yếu. Bởi lẽ, loại bỏ những tài liệu trùng thừa, hết giá trị về mọi mặt sẽ giúptối
ưu hóa thành phần phơng lưu trữ, giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều
kiện để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài liệu, phục
vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm kinh phí bảo quản tài
liệu trong kho lưu trữ.
1.1.4

Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Đây là những phương pháp luận quan trọng giúp cho cán bộ lưu trữ có
căn cứ bác bỏ những quan điểm sai lầm, chỉ ra phương hướng giải quyết đúng
đắn những vấn đề liên quan đến xác định giá trị tài liệu một cách chính xác,
hiệu quả nhất.
1.1.4.1

Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là một nghiệp vụ cần được thực hiện thận trọng
và tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc sau: nguyên tắc chính trị, ngun tắc
lịch sử và ngun tắc tồn diện, tổng hợp. Ba nguyên tắc này giúp cho việc
xác định giá trị tài liệu mang tính khoa học, khách quan và thống nhất.
- Nguyên tắc chính trị:

Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu để đưa vào thành phần Phông lưu
trữ quốc gia Việt Nam phải đứng trên quan điểm của Đảng, quyền lợi của giai
cấp công nhân và nhân dân lao động, giữ vững độc lập chủ quyền và toàn vẹn
lãnh thổ, lãnh hải của quốc gia. Cụ thể:
- Những tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ phải bảo vệ cho
quyền lợi cho nhân dân, cho quốc gia và cho Đảng.
- Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốc gia, dân tộc và của
Đảng; là bằng chứng lịch sử và đồng thời là nguồn sử liệu tin cậy để nghiên
cứu lịch sử một cách chính xác nhất.
Vì vậy, những tài liệu lưu trữ sản sinh dưới các chế độ chính trị khác
nhau đều được lựa chọn để bảo quản phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác
của toàn xã hội.
- Nguyên tắc lịch sử
Tài liệu lưu trữ là một hiện tượng lịch sử, được sản sinh ra trong q
trình phát triển của xã hội lồi ngườiChúng được sinh ra ở thời kỳ lịch sử nào
thì đều chứa đựng những thông tin và mang đậm dấu ấn của thời kỳ lịch sử
đó từ hình thức đến nội dung.
Do đó, khi xem xét giá trị của tài liệu, việc vận dụng nguyên tắc lịch sử
là rất cần thiết. Nguyên tắc này địi hỏi người làm cơng tác lưu trữ phải chú ý
đến điều kiện lịch sử, hoàn cảnh lịch sử mà chúng đã xuất hiện và tồn tại;
phải nắm vững kiến thức lịch sử để xác định chính xác ý nghĩa của tài liệu
đó.
Khi xác định giá trị tài liệu, quan điểm lịch sử chỉ ra rằng ta phải xuất
phát từ bản thân tài liệu, từ thực tế khách quan của lịch sử; không đánh giá tài
liệu theo ý kiến chủ quan; tôn trọng thực tế tài liệu, tôn trọng lịch sử.
- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
Nội dung và hình thức của tài liệu lưu trữ khơng chỉ có giá trị về một
mặt nhất định mà giá trị của chúng thường rất đa dạng. Ý nghĩa, giá trị tài
liệu phụ thuộc vào nội dung thông tin tài liệu và mục đích sử dụng của người

nghiên cứu. Mặt khác, thực tế đã cho thấy các hồ sơ, tài liệu thường có mối
quan hệ lơgíc với nhau, phản ánh quá trình hoạt động của một cơ quan và giá
trị của chúng bộc lộ một cách đầy đủ và chính xác nhất khi đặt trong mối
quan hệ đó.
Vì vậy, để đánh giá chính xác giá trị tài liệu cần có quan điểm tồn
diện, tổng hợp; phải xuất phát từ nhiều góc độ, nhiều phương diện, nhiều khía
cạnh để thấy được mọi giá trị có thể có của chúng và mối liên hệ giữa các giá
trị. Từ đó, rút ra giá trị đích thực của tài liệu.
1.1.4.2

Phương pháp xác định giá trị tài liệu

Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, ngoài việc áp dụng theo các
nguyên tắc và tiêu chuẩn, ta cần vận dụng linh hoạt các phương pháp.
Phương pháp ở đây được hiểu như là tổng hợp các biện pháp hay các thủ
pháp nghiệp vụ. Trong xác định giá trị tài liệu, ta sử dụng bốn phương pháp
đó là: Phương pháp hệ thống, Phương pháp phân tích chức năng, Phương
pháp thơng tin, Phương pháp phân tích sử liệu học.
- Phương pháp hệ thống
Vận dụng phương pháp này để làm sáng tỏ mỗi tài liệu có ý nghĩa như
thế nào trong hệ thống mà chúng đang hoạt động giúp xác định giá trị tài liệu
một cách chính xác hơn. Đồng thời, khi nghiên cứu tài liệu trong một hệ
thống nhất định, cần quan tâm đến khả năng phân chia thứ bậc của chúng.
Đây là một cơ sở quan trọng khi đánh giá giá trị những tài liệu có thơng tin
trùng lặp được hình thành rất nhiều trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
- Phương pháp phân tích chức năng
Trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước, mỗi cơ quan đều được xác

định chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức đều phản ánh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ cụ
thể đó. Cán bộ lưu trữ cần phần biệt và nắm vững đâu là chức năng, nhiệm vụ
chủ yếu và thứ yếu để xem xét giá trị tài liệu một cách chính xác. Ví dụ,


những cơ quan nhà nước ở cấp Trung ương như Quốc hội, Chính phủ, các
Bộ... sẽ sản sinh ra những tài liệu có ý nghĩa quan trọng và là nguồn bổ sung
chủ yếu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia và ngược lại.
- Phương pháp thông tin
Khi vận dụng phương pháp này, ta xác định giá trị của tài liệu lưu trữ
phụ thuộc vào sự đầy đủ, độ tin cậy và tính mới mẻ của thơng tin chứa đựng
trong tài liệu đó. Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp tối ưu hóa thành
phần Phơng lưu trữ quốc gia; giữ lại khối lượng tài liệu ít nhất nhưng lại chứa
đựng lượng thơng tin lớn, chính xác và tin cậy nhất.
- Phương pháp phân tích sử liệu học
Phương pháp sử liệu có nghĩa là áp dụng các phương pháp của sử liệu
học để đánh giá giá trị của tài liệu. Để xác định độ chân thực của tài liệu, cán
bộ lưu trữ dựa vào việc phân tích, phê phán chính những yếu tố cấu thành nên
tài liệu đó như vật liệu chế tác, văn phong ngôn ngữ, tác giả, thời gian, địa
điểm...
Đây là một phương pháp rất thiết thực và hiệu quả trong việc xác định
giá trị những tài liệu cũ của đất nước ta. Do điều kiện, hoàn cảnh lịch sử, một
số tài liệu còn khuyết những yếu tố về thể thức cần được làm sáng tỏ để đánh
giá chính xác giá trị của tài liệu.
1.1.4.3

Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Tiêu chuẩn là những quy định để làm căn cứ khi xem xét giá trị tài

liệu, khiến việc đánh giá tài liệu trở nên khách quan, thống nhất. Trong quá
trình nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp xác định giá trị tài liệu, các
nhà nghiên cứu đã đưa ra một số các tiêu chuẩn để làm thước đo cụ thể, chi
tiết để đánh giá giá trị tài liệu. Đã có rất nhiều tiêu chuẩn được xây dựng và
áp dụng để xác định giá trị tài liệu, nhưng theo Luật Lưu trữ 2011, các tiêu
chuẩn xác định giá trị tài liệu bao gồm: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu;
Tiêu chuẩn tác giả tài liệu; Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành
phơng; Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu; Tiêu chuẩn mức độ


hồn chỉnh và chất lượng của phơng lưu trữ; Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của
tài liệu; Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bên ngoài tài liệu.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu: Đây là tiêu chuẩn quan
trọng nhất, có ý nghĩa hàng đầu và được sử dụng phổ biến trong việc xác định
giá trị tài liệu.
Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu trong một phông
lưu trữ cần đánh giá cao những tài liệu có nội dung phản ánh chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và phản ánh các mặt hoạt động chủ yếu của cơ quan,
đơn vị hình thành phơng. Ở góc độ Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam, đánh
giá cao những tài liệu phản ánh lịch sử đấu tranh dựng nước và giữ nước, lịch
sử xây dựng và phát triển các ngành, địa phương. Tuy nhiên, một số tài liệu
mặc dù nội dung không quan trọng song tài liệu đó lại được sử dụng để xác
minh độ chân thực của các tài liệu quan trọng khác bằng một số yếu tố như:
tác giả, thời gian, địa danh.. .tru'0'ng hợp này tài liệu cũng được lưu trữ lâu
dài.
- Tiêu chuẩn tác giả tài liệu: Tác giả tài liệu là cơ quan, tổ chức hay cá
nhân sản sinh ra tài liệu. Trong thành phần một phông lưu trữ bao gồm
nhiều tác giả khác nhau như:
+ Tài liệu của cấp trên;
+ Tài liệu của các đơn vị cấp dưới (nếu có);

+ Tài liệu của các cá nhân;
+ Tài liệu của các cơ quan hữu quan;
+ Tài liệu của chính cơ quan đó trong q trình hoạt động.
Vận dụng tiêu chuẩn này có nghĩa là xem xét, đánh giá yếu tố tác giả
của tài liệu để xác định giá trị tài liệu. Tiêu chuẩn này đặc biệt quan trọng khi
xác định giá trị tài liệu của phông lưu trữ cá nhân. Đối với phông lưu trữ cơ
quan, tài liệu có ý nghĩa và được đánh giá cao là những tài liệu do chính cơ
quan đó sản sinh ra theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Những
tài liệu do các nguồn khác gửi đến không phải tài liệu nào cũng có giá trị như


nhau.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông
Áp dụng nguyên tắc này, những phông lưu trữ mà cơ quan, đơn vịhình
thành phơng có vị trí quan trọng hàng đầu trong Đảng và bộ máy quản lý nhà
nước; tài liệu của những cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu đều được đánh giá cao.
Tài liệu của các cơ quan, đơn vị đó sản sinh ra ln là nguồn bổ sung quan
trọng của phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Đối với những phông tài liệu mà cơ quan, đơn vị hình thành phơng có
vai trị, vị trí ít quan trọng, khi xác định giá trị tài liệu ta cần lựa chọn những
tài liệu phục vụ cho hoạt động hằng ngày, hoạt động nghiên cứu lịch sử để
đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan.
- Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu: Sự trùng lặp thông
tin của tài liệu là sự lặp lại của nội dung tài liệu này trong tài liệu khác do yêu
cầu của hoạt động quản lý cũng như do nhu cầu giải quyết cơng việc. Sự
trùng lặp thơng tin có những loại sau:
+ Loại trùng lặp mang tính hình thức do việc sao in văn bản, trích lục
tài liệu phục vụ hoạt động quản lý, giải quyết công việc. Những hồ sơ có tài
liệu mang thơng tin trùng lặp theo dạng này gọi là tài liệu trùng thừa.
+ Loại xuất hiện do sự trùng lặp thông tin từ những tài liệu đã có để tạo

thành tài liệu mới theo yêu cầu công việc. Trường hợp này, những thông tin
trùng lặp gọi là tài liệu có thơng tin bao hàm trong tài liệu khác.
+ Loại xuất hiện mang tính lặp lại thơng tin nhưng có sự kế thừa, phát
triển từ tài liệu cũ. Những văn bản dự thảo nhiều lần sẽ tạo ra những dị bản
khác nhau và bản thảo cuối cùng là cơ sở tạo ra bản gốc, bản chính nên có giá
trị cao nhất. Nếu với tài liệu quan trọng, ta có thể giữ những bản đó nhưng
với thời hạn bảo quản khác nhau.
- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
+ Về thời gian tài liệu
Vận dụng tiêu chuẩn này trong xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ


Quốc gia Việt Nam, cần chú ý đến những tài liệu được sản sinh ra trong
những thời kỳ đặc biệt, những giai đoạn lịch sử của Đảng và của dân tộc, của
cơ quantrung ương và địa phương và đặc biệt là mốc “cấm tiêu hủy tài liệu
lưu trữ” (từ năm 1954 về trước). Trong phạm vi phông lưu trữ cơ quan, cá
nhân, những tài liệu có giá trị cao là những tài liệu phản ánh các mốc đánh
dấu sự hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
+ Về địa điểm tài liệu
Khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cần đánh
giá cao những tài liệu được sản sinh hoặc phản ánh những địa danh xảy ra
những sự kiện quan trọng có quan hệ đến các mặt kinh tế, chính trị, xã hội
của đất nước, của địa phương đó.
- Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh và chất lượng của phơng lưu trữ
Áp dụng tiêu chuẩn này trong quá trình xác định giá trị tài liệu, nếu
gặp những phông mà tài liệu của chúng bị mất mát, thất lạc nhiều, khối tài
liệu có giá trị cịn ít thì những tài liệu có giá trị thứ yếu cũng phải được giữ lại
để bảo quản và nâng thời hạn bảo quản cao hơn so với tài liệu cùng loại.
- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện trên hai mặt thể thức và nội

dung văn bản.
Về thể thức, theo nguyên tắc ta phải lựa chọn những văn bản có đủ các
yếu tố về thể thức theo quy định của Nhà nước để đưa vào bảo quản trong các
kho lưu trữ. Tuy nhiên, tùy vào hồn cảnh lịch sử khác nhau, tài liệu có thể có
hoặc khơng có một số yếu tố thể thức như hiện nay.
Về nội dung, văn bản có giá trị pháp lý là văn bản khi ban hành phải
đảm bảo nội dung không trái với những quy định hiện hành của nhà nước.
Khi vận dụng tiêu chuẩn này, yếu tố cần xem xét là thời gian hiệu lực pháp lý
của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bên ngoài của tài
liệu


Vận dụng tiêu chuẩn này, với những tài liệu được hình thành trong thời
kỳ lịch sử trước đây tuy có nội dung đơn giản nhưng thể hiện rõ nét đặc trưng
của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó thì tài liệu đó vẫn cần được bảo quản lâu
dài, vĩnh viễn.
Trên đây là những tiêu chuẩn cần thiết để vận dụng khi xác định giá trị
tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tuy nhiên, mỗi tiêu chuẩn có vai
trò xác định giá trị của tài liệu trên từng phương diện cụ thể và người xác
định giá trị tài liệu cần biết vận dụng một cách tổng hợp, linh hoạt các tiêu
chuẩn đó trong thực tế.
1.1.5

Cơng cụ xác định giá trị tài liệu

Trong lĩnh vực lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ nói chung và trong
lĩnh vực xác định tài liệu nói riêng, hệ thống cơng cụ xác định giá trị tài liệu
là những phương tiện để thực hiện xác định giá trị tài liệu được dễ dàng,
chính xác nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị bổ sung vào lưu trữ và loại

những tài liệu hết giá trị để huỷ. Các công cụ xác định giá trị tài liệu bao
gồm: Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; sách chỉ dẫn phông
lưu trữ; danh mục hồ sơ; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu.
- Bản lịch sử đơn vị hình thành phơng là bản tóm tắt q trình hình
thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phơng hoặc khối tài liệu.
Lịch sử phơng là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu. [19,138]
- Sách chỉ dẫn phông lưu trữ là loại công cụ tra cứu, nhằm giới thiệu
khái quát nội dung tài liệu và một số thông tin tra cứu chủ yếu của một phông
lưu trữ hoặc của các phông lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ. [19,199]
- Danh mục hồ sơ, tài liệu bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo
ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu là bản kê có hệ thống các thơng tin
như địa chỉ bảo quản, nội dung, thời gian, số tờ, thời hạn bảo quản của hồ sơ


cho một phông hoặc một bộ phận phông nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu
trữ lịch sử.
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bản danh sách các nhóm hồ sơ, tài
liệu lưu trữ có ghi thời hạn bảo quản cụ thể dùng làm công cụ xác định giá trị
tài liệu. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một trong những loại công cụ xác
định giá trị tài liệu quan trọng nhất, dùng để chỉ dẫn xác định giá trị tài liệu,
trong đó có việc chỉ dẫn cách ghi thời hạn bảo quản cho các loại hồ sơ, tài
liệu; chỉ dẫn việc chọn hồ sơ tài liệu có giá trị lưu trữ để đưa vào bảo quản ở
lưu trữ lịch sử. [19,167]
Mỗi một loại công cụ trên đều có các chức năng khác nhau, song với
vai trị là công cụ xác định giá trị tài liệu, chúng đều hỗ trợ, bổ sung cho nhau
để giúp cho việc xác định giá trị tài liệu trong các lưu trữ được khoa học,
thống nhất. Việc sử dụng chúng trong thực tế từng phông tài liệu cần phải

linh hoạt và xuất phát từ các yêu cầu thực tiễn để lựa chọn tài liệu một cách
hợp lý.
1.2Cơ sở pháp lý
Bất cứ lĩnh vực hoạt động nào, ngoài cơ sở lý luận đều phải có cơ sở
pháp lý, đây chính là các căn cứ để hoạt động nghiệp vụ được triển khai
thống nhất, phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của
Nhà nước.
1.2.1

Văn bản Luật

Trong lĩnh vực Lưu trữ, văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất là Luật
Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội được chính thức thông qua ngày 11
tháng 11 năm 2011. Văn bản này ra đời có ý nghĩa vơ cùng quan trọng, cho
thấy sự quan tâm đặc biệt của Đảng và Nhà nước đối với công tác văn thư,
lưu trữ. Luật Lưu trữ đã quy định thống nhất rất nhiều vấn đề, trong đó cơng
tác xác định giá trị tài liệu được quy định tại:
- Điều 2, “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo
những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có