Luận văn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty cổ phần đầu tư mai linh, thực trạng và giải pháp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN
THƯ, LƯU TRỮ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
MAI LINH, THỰC
TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên

Khóa luận tốt nghiệp
ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: THS. LÂM THU HẰNG
: NGUYỄN THỊ HIỀN
: 1507 QTVA 063
:2015 - 2017
: ĐHLT QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG 15A


HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN
Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty
Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và
giải pháp” bên cạnh sự nỗ lực của bản thân,
tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến ThS. Lâm Thu
Hằng - Giảng viên hướng dẫn khóa luận tốt

nghiệp, người đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn
và tạo điều kiện tốt nhất cho tơi hồn thành đề
tài này. Tơi xin chân thành cảm ơn đến tồn
thể q thầy, cơ trong Khoa Quản trị Văn
phòng - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã
tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu,
cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi
trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và
hồn thành đề tài của mình.
Để hồn thành được đề tài này tơi xin
cảm ơn quý Công ty Cổ phần Đầu tư Mai
Linh đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tơi được
thực tế tìm hiểu tại Cơng ty đồng thời sự nhiệt
tình chỉ bảo, hướng dẫn, chia sẻ, giúp đỡ của
cán bộ, nhân viên Công ty từ đó tơi có cơ sở
để hồn thành đề tài của mình.
Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty
Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và
giải pháp”. Đó là sự cố gắng, nỗ lực hết mình


trong thời gian qua. Song khoảng thời gian có
hạn, kinh nghiệm và kiến thức cịn chưa sâu
nên trong q trình làm khóa luận chắc cịn
nhiều thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội dung
theo yêu cầu của nhà trường. Vì vậy, sự động
viên, đóng góp ý kiến của các thầy cơ, các bạn
sinh viên trong trường sẽ là những ý kiến q
báu giúp khóa luận được hồn thiện hơn cũng

như là bài học kinh nghiệm cho bản thân tôi.
Tôi xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức công tác văn
thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp”
là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi, các kết quả nghiên cứu có tính độc lập
riêng, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ
đâu. Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm về những thơng tin khơng chính xác và
khơng trung thực sử dụng trong khóa luận này.
Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm với lời cam đoan trên.
Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2017
r _ __
Tác giả
rri

•2

Nguyễn Thị Hiền


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý chọn đề tài do
Ngày nay cùng với sự phát triển của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường, sự đầu tư của các doanh nghiệp nước ngoài, đồng thời
các doanh nghiệp trong nước thì thi nhau ra đời tạo nên một nền kinh tế thị
trường cạnh tranh khốc liệt. Doanh nghiệp muốn tồn tại, muốn phát triển thì bắt
buộc phải luôn luôn đổi mới, phản ứng nhanh với thị trường và biết nắm bắt cơ
hội. Một trong những yếu tố vơ cùng quan trọng của mọi thơng tin, đó chính là
văn bản, là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
Để cung cấp được thơng tin chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý hay khơng?
Thì cịn phải phụ thuộc vào việc xây dựng và ban hành các Quyết định quản lý
vào hệ thống văn bản của cơ quan ban hành.
Hiện nay đối với các cơ quan hành chính Nhà nước thì hoạt động về cơng
tác văn thư, lưu trữ đã tương đối hoàn thiện. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp
thì hầu như cơng tác này chưa được chú trọng, đặc biệt là các doanh nghiệp tư
nhân.
Các doanh nghiệp lớn, loại hình Cơng ty cổ phần đa số đã có cán bộ phụ
trách về cơng tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên về mặt tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ thì chưa cụ thể, rõ ràng, cán bộ văn thư lưu trữ cịn kiêm nhiệm nhiều, khơng
chun trách, đào tạo khơng đúng chun ngành, Cơng ty thì chưa ban hành văn
bản nào quy định về công tác văn thư, lưu trữ, nếu có thì văn bản ban hành quy
định còn sơ sài, chưa cụ thể, chặt chẽ. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đặc
biệt là Công ty trách nhiệm hữu hạn thì hầu như khơng có cán bộ phụ trách về
công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời cũng không quan tâm đến công tác này.
Với những tồn tại trên đã dẫn đến tình trạng văn bản ban hành tính khả thi
khơng cao, việc quản lý văn bản thì lộn xộn, khơng khoa học, làm mất mát, lẫn
lộn hồ sơ tài liệu, tài liệu thì bó gói, chất đống trong kho, con dấu Cơng ty thì
quản lý lỏng lẻo, sử dụng thì chưa đúng quy dịnh... Từ đó đã gây ảnh hưởng rất
lớn đến việc quản lý, hoạt động kinh doanh cũng như lợi nhuận của các doanh
6

nghiệp đồng thời làm cho nền kinh tế của đất nước bị kìm hãm và chậm phát
triển.
Xuất phát từ thực trạng trên thì ta thấy việc nghiên cứu về cơng tác văn thư, lưu
trữ ở doanh nghiệp là một yêu cầu cấp thiết hiện nay. Qua khảo sát thực tế tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, là một doanh nghiệp tương đối lớn kinh doanh
về đầu tư xây dựng và bất động sản tơi thấy tình hình về hoạt động cơng tác văn
thư, lưu trữ tại đây cịn tồn tại nhiều hạn chế.
Vì vậy tơi đã chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty CP Đầu
tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp” để có thể nghiên cứu sâu hơn về cơng tác
văn thư, lưu trữ doanh nghiệp từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện hơn
cơng tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu
Trong hoạt động của cơ quan Nhà nước cũng như các doanh nghiệp hiện
nay thì hầu như việc chỉ đạo, điều hành, quyết định và thi hành đều phải dựa trên
những thông tin, cơ sở pháp lý được văn bản hóa và được lưu trữ lại tại các kho
lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp. Nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết về sự cung
cấp cơ sở lý luận cũng như bằng chứng pháp lý một cách nhanh chóng, chính xác
và hiệu quả thì một số nhà nghiên cứu đã có một số cơng trình, xuất bản phẩm,
các đề tài khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ về công tác văn thư, lưu trữ.
Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trường Đại
học như: Giáo trình “ Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư” (PGS. Vương
Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, Hà nội 2005), “Lịch sử, lý luận, thực tiễn
về lưu trữ và quản trị văn phịng” (PGS. Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc
gia Hà Nội), “Nghiệp vụ công tác văn thư” (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
NXB Giao thông Vận tải, 2016), “Nghiệp vụ công tác lưu trữ” (Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông Vận tải, 2016). Nội dung các cuốn sách này đề
cập trực tiếp đến cơ sở lý luận về cơng tác văn thư, lưu trữ.
Ngồi ra cịn một số giáo trình, sách tham khảo có nội dung đề cập gián

tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ như: “Quản trị hành chính văn phịng” (Vũ
7


Đình Quyền, NXB Thống kê 2005), “Quản trị văn phịng” (Nguyễn Hữu Tri,
NXB Khoa học và Kỹ thuật 2005), “Quản trị văn phòng” (Nguyễn Thành Độ,
Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội
2012), “Nghiệp vụ hành chính văn phịng” (Trần Thị Thu Hương, NXB Tổng hợp
Tp.HCM 2008)...
Đồng thời có một số bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản
lý, chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam như: “ Văn phịng trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước với
việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật” (Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí
VTLTVN số 2/2008); “Phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ ở các
bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ năm 1994” (Tạp chí LTVN
số 02/1994).
Và các luận văn, khóa luận của sinh viên nghiên cứu như: Luận văn Thạc
sĩ “Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan
cấp bộ ” Nguyễn Mạnh Cường (2006); luận văn thạc sĩ “Tổ chức khoa học tài
liệu kho lưu trữ Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh ” Trịnh Thị Năm (2009);
luận văn Thạc sĩ “nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ
Giáo dục và Đào tạo ” Phạm Thị Chung (2009). Các luận văn trên đề cập đến
quy trình soạn thảo, ban hành văn bản Quy phạm pháp luật, về việc tổ chức, sắp
xếp khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. khóa luận “Một số biện pháp
nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cơng ty Cổ phần Giấy An Hịa Nhữ Mai
Nhung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2015); khóa luận “Nâng cao hiệu quả
cơng tác văn thư tại văn phịng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn- Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”; Nguyễn Thị Quyên, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội (2016); khóa luận “Cơng tác quản lý văn bản và lập hồ sơ, nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

INTRACOM” Phạm Thị Nga; Trường Đại học Nội vụ (2016). Các khóa luận tìm
hiểu về việc nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư, công tác quản lý văn bản đi đến,
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Nhìn chung các cơng trình nghiên cứu nói trên đã đề cập trực tiếp hay gián
8


tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ ở những mức độ, phạm vi khác nhau. Tuy nhiên
các cơng trình nghiên cứu tập trung chủ yếu vào công tác văn thư, lưu trữ tại các
cơ quan Nhà nước cịn cơng tác văn thư, lưu trữ tại các doanh nghiệp còn ít và
chưa có hệ thống. Vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ
tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. Nhưng những cơng trình nghiên cứu nói
trên là nguồn tài liệu quan trọng được tham khảo trong quá trình viết đề tài về tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng
và giải pháp của tôi.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Một là nhằm làm phong phú hơn lý luận về công tác văn thư, lưu trữ;
- Hai là nghiên cứu về tổ chức, quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ
tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;
- Ba là tìm hiểu về cơng tác văn thư, lưu trữ tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Mai
Linh, từ đó tìm ra nguyên nhân đồng thời đưa ra một số giải pháp góp phần
khắc phục những tồn tại, hạn chế, phát huy những ưu điểm tiến tới hồn
thiện cơng tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu đề tài tiến hành giải quyết các nhiệm vụ
sau:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ;
- Tìm hiểu khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư
Mai Linh, đặc biệt là phịng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư
Mai Linh;

- Khảo sát, phân tích, đánh giá cơng tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ
phần Đầu tư Mai Linh;
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ
9


tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu trong bài khóa luận của tơi là nghiên cứu về lý luận,
về công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ;
Phạm vi không gian: Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;
Phạm vi thời gian: Các số liệu thống kê được lấy từ các hoạt động công tác
văn thư, lưu trữ trong khoảng thời gian 5 năm, từ năm 2012 đến tháng 10 năm
2017.
6. Phương pháp Nghiên cứu
Khóa luận được tiếp cận theo nhiều phương pháp khác nhau, dựa vào nội
dung của các văn bản pháp luật của Nhà nước, các giáo trình giảng dạy về cơng
tác văn thư, lưu trữ làm nền tảng, sau đó qua quan sát, gắn kết lý luận với thực
tiễn công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh rút ra nhận
xét, đánh giá.Trong quá trình thực hiện, tôi đã sử dụng các những phương pháp
sau đây:
Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến công tác văn thư,
lưu trữ;
Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai
Linh;
Phương pháp thu thập tài liệu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu tại Công
ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;
Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công tác

văn thư, lưu trữ qua cán bộ văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh
nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được;
Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với
phần lý luận và quy định của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định được
điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra một số giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu
tư Mai Linh.
1
0


Phương pháp mơ tả: Qua q trình quan sát tơi tiến hành mơ tả lại tồn bộ
cơng tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.
7. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu nghiên cứu một cách nghiêm túc, đề tài sẽ được đưa vào ứng dụng
thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, từ đó nhằm hồn thiện hơn nữa
Cơng tác văn thư, lưu trữ tại Cơng ty;
Góp phần hồn thiện cơ sở lý luận cơng tác văn thư, lưu trữ.
8. Đóng góp của đề tài
- Về lý luận: Đề tài cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng
cường chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư
Mai Linh;
- Về thực tiễn: Những giải pháp, đề xuất có tính khả thi trong nghiên cứu
có thể được ứng dụng vào thực tiễn góp phần đem lại hiệu quả cao trong cơng tác
văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;
- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho các nghiên cứu
cùng chuyên đề tiếp theo.
9. Cấu trúc của đề tài
Ngoài các phần Mở đầu, kết luận đề tài được chia thành 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu
tư Mai Linh.
Chương
Một
sốtại
giải
pháp
nângĐầu
caotư
chất
văn
thư3:
lưu
trữ
Công
tynhằm
Cổ phần
Mailượng
Linh.công tác

1
1


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1.
1.1.1.

Công tác Văn thư

Khái niệm công tác văn thư

Văn bản là phương tiện được các cơ quan dùng để ghi chép và truyền đạt
thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta
phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản,
chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ'... Những công việc
này được gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối
với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Có nhiều định nghĩa về cơng tác văn
thư, ta có thể hiểu khái niệm công tác văn thư theo những cách sau:
Theo Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ quy định về cơng tác văn thư thì cơng tác văn thư được hiểu là “ bao gồm các
công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con
dấu trong công tác văn thư”.
Theo giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư năm 2016, của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, nhà xuất bản Giao thông vận tải định nghĩa rằng “Công tác
văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ
đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ
chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân”. [4,7]
Hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản là đảm bảo chính xác về nội
dung của văn bản, thể thức văn bản, từ đó hiệu lực pháp lý của văn bản được thể
hiện cao hơn. Đảm bảo về mặt thời gian, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo trong việc
chỉ đạo, điều hành.
Theo
Giáo
trình
lýtác
luận
cơng
tác

văn
thư
năm
2005,
của
PGS.
Vương
nghĩa
Đình
rằng
Quyền,
“
Cơng
nhà
xuất
văn
thư
bản
là
Đại
khái
học
niệm
Quốc
dùng
gia
Hà
để
Nội
chỉ

định
cơng lý,
quản
việc
giải
liên
quyết
quan
đến
văn
soạn
bản,
thảo,
lập
hồ
ban
sơ
hành
hiện
văn
hành
bản,
nhằm
tổtồn
chứcbộ

12


đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”

[4,8]
Qua tìm hiểu một số khái niệm về công tác văn thư như đã trình bày ở trên,
ta có thể định nghĩa về cơng tác văn thư như sau:
“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ tồn bộ cơng việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức”.
1.1.2.

Vị trí

Cơng tác văn thư khơng thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức.
Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều
phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh
tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện,
hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phịng các tổ chức chính trị - xã
hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức
điều hành bộ máy, có chức năng thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì
cơng tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong cơng tác văn
phịng.
Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức,
được xem như một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước của
mỗi cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
1.1.3.

Yêu cầu

Để phục vụ hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức thì cơng tác

văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau:
* Nhanh chóng

1
3


Q trình giải quyết cơng việc của các cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu
này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và
ban hành văn bản nhanh chóng chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ
phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định
rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
* Chính xác
Cơng tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thơng tin bằng văn bản do đó
cần phải:
Chính xác về thể thức văn bản: thể thức văn bản được quy định tại Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư và
Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Cơng tác văn thư phải chính xác về thể thức văn bản, nếu khơng đảm bảo
về mặt thể thức thì hiệu lực pháp lý của văn bản sẽ bị ảnh hưởng, khơng có giá trị
pháp lý cao.
Chính xác về nội dung văn bản:
Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc
trích dẫn trong văn bản phải hồn tồn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ
phải rõ ràng.
Chính xác về các khâu nghiệp vụ kỹ thuật:
Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các
khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản....

u cầu chính xác cịn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các
chế độ quy định của Nhà nước về cơng tác văn thư.
Chính xác về đối tượng: phải đảm bảo chính xác về đối tượng nhận văn
bản, từ đó giúp cho việc đảm bảo về bí mật thơng tin nội dung văn bản.
* Bí mật
14


Là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội
dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để đảm bảo
yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo
vệ, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn.
* Hiện đại
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện
và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa cơng tác văn thư là một trong những
tiền đề nhằm nâng cao năng suất chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu
cầu cấp bách của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Tuy
nhiên, q trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước,
phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói
đến hiện đại hóa cơng tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phịng hiện đại.
1.1.4.

Mục đích, ý nghĩa

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thơng tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị
nói riêng.
Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế

độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ,
giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những
việc trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ
quan.
Cơng kiện
tác văn
điều
làmthư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo

15


tốt công tác lưu trữ.
1.1.5.

Nội dung của công tác văn thư

Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên
có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công
tác văn thư. Công tác văn thư gồm những cơng việc chính sau đây:
1.1.5.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Ta có thể hiểu văn bản là: Một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền
đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu
hay ngôn ngữ nhất định nào đó. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản của
hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu
nào đó (giấy, bia đá...); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hồn
chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp
nhất định.

Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều
phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh
tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện,
hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Bởi vậy quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản là vơ cùng quan trọng.
Quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Cơng tác văn thư.
Quy trình để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việc
như sau:
Bước 1. Chuẩn bị soạn thảo văn bản
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo giao cho
một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

16


Thứ nhất xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản
cần soạn thảo;
Thứ hai thu thập, xử lý thơng tin có liên quan;
Thứ ba soạn thảo văn bản;
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh bản thảo.
Thứ năm trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Bước 2. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trong trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nếu thấy cần thiết phải sửa
chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa
chữa, bổ sung vào văn bản.

Bước 3. Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc khơng rõ ràng trong bản thảo
thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt
bản thảo đó.
Nhân bản đúng số lượng quy định.
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Chánh Văn phịng hoặc Trưởng phịng Hành chính Nhân sự kiểm tra và
chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành
văn bản.
Bước 5. Ký văn bản
17


Văn bản sau khi được Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phịng Hành chính
Nhân sự kiểm tra lần cuối thì chuyển đến người có thẩm quyền để ký chính thức.
Tất cả những văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận Văn thư để làm thủ tục
ban hành.
1.1.5.2.
1.1.5.2.1.

Quản lý văn bản
Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Thông tư số

07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:

18


Lưu đồ quản lý văn bản đến

Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường
hợp
phát
hiện
thiếu,
bì, đến
tìnhmuộn
trạng
bìthời
khơng
cịnghi
ngun
trên
bìvẹn
(đối
hoặc

vớivăn
bì văn
bản
đượcmất
chuyển
hơn
gian

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát
hiện có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách
19


nhiệm xem xét, giải quyết.
* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
Loại khơng bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn
thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn
bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ
thể của Cơ quan, tổ chức.
Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các u cầu:
Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải

quyết kịp thời;
Khơng gây hư hại đối với văn bản, khơng bỏ sót văn bản trong bì, khơng
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu
văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu
gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
trường hợp phát hiện có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa
* Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.

20


Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi
đích danh cho tổ chức đồn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà
khơng phải đóng đấu “Đến”.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối
với cơng văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản.
Bước 2. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập Sổ đăng ký văn bản đến

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định
việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản
đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn
bản mật đến;
Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn
bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các
cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
Trên cơ
nhóm
5000
quan
văngiao
bản dịch
đến, nhất
nên lập
định
các
vàsổ
Sốđăng
đăngký
kýchi
văntiết
bản mật
theođến;

21


Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo

thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng
lớn yêu cầu dịch vụ hành chính cơng hoặc các u cầu, đề nghị khác của cơ quan,
tổ chức và cơng dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định
của pháp luật.
Đăng ký văn bản đến
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thơng tin cần thiết về văn bản;
khơng viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không
thông dụng.
Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy
vi tính.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn
bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó;
Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải
được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý;
Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký
văn bản mật đến.
Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký Văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết đúng thời hạn.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay
sau khi nhận được;
Ý kiến phân phối Văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”.
Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết Văn bản đến (nếu có)
cần được ghi vào phiếu riêng;
Sau Người
khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có)
của

22


có thẩm quyền, Văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào
Sổ đăng ký Văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản
lý Văn bản đến. Đồng thời thực hiện thủ tục chuyển giao Văn bản đến.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước;
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án
giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến
đề xuất của đơn vị, cá nhân;
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó để lấy ý
kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,
quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến
của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết;
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng
phịng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôc đốc
việc giải quyết văn bản đến;
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

1.1.5.2.2.

Quản lý văn bản đi

23


Văn bản đi là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp
luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao Văn bản, Văn
bản nội bộ và Văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi được quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:
Lưu đồ quản lý văn bản đi

* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét,
24


giải quyết.
* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Ghi số văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý;
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng;
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản
1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký
như sau:
Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số;
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ
thống riêng;
Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
Ghi ngày, tháng, năm văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành;
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Bước 2. Đăng ký văn bản đi
* Đăng ký văn bản đi bằng Sổ
Lập Sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại
Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn

25