Luận văn văn hóa doanh nghiệp tại công ty cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
VĂN HĨA DOANH NGHIỆP
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN
CƠNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ
HĨA TÀI LIỆU HT
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
QUẢN TRỊ VĂN
Mã số sinh viên
PHỊNG
Khóa
THS. TRẦN THỊ
Lớp
PHƯƠNG THÚY
NGUYỄN THỊ LOAN 1507QTVB028
2015 - 2017

HÀ NỘI - 2017
ĐHLT QTVP 15B


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên
cứu do chính tơi thực hiện, là thành quả thực
sự từ cơng sức nghiên cứu của bản thân tơi

qua q trình quan sát, tìm tịi, khảo sát thực
tế về văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ
phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu
HT.
Hà
Nội,
ngày
01
tháng
7 năm
2017


LỜI CẢM ƠN
Bất kỳ một cơng trình nghiên cứu nào dù quy mơ lớn hay nhỏ, để hồn
thành tốt thì khơng chỉ một mình tác giả có thể thực hiện được mà ln ln có
những người đứng phía sau, đứng bên cạnh chỉ bảo, hướng dẫn, động viên và tạo
những điều kiện tốt nhất để mỗi tác giả có thể hồn thành đề tài nghiên cứu của
mình.
Trong lần nghiên cứu này cũng vậy, để hoàn thành đề tài nghiên cứ khóa
luận tốt nghiệp, tác giả đã nhận được những sự quan tâm động viên và tạo những
điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất, tài liệu cũng như trang thiết bị phục vụ cho
việc nghiên cứu từ phía Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
Xin cảm ơn các anh chị, bạn bè đã giúp đỡ rất nhiệt tình trong thời gian tác giả
tìm hiểu thực tế tại đó; mọi người đã động viên và cổ vũ tinh thần rất nhiều để tác
giả có thể hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình.
Đồng thời tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả các Thầy,
cô giáo khoa Quản trị Văn phịng, các thầy cơ ln là những người cha, người mẹ
thứ hai mà tác giả cần phải luôn trân trọng, chính các Thầy cơ là những người chỉ
đường dẫn lối đúng đắn và ân cần nhất trên những bước đi đến thành công tương

lai cho tác giả cũng như các bạn sinh viên khác. Một lời cảm ơn đặc biệt tác giả
xin được gửi riêng tới giảng viên Trần Thị Phương Thúy, cô là người trực tiếp
hướng dẫn tác giả thực hiện khóa luận tốt nghiệp, cơ đã rất ân cần và chỉ bảo tận
tình trong quá trình tác giả thực hiện bài khóa luận. Tác giả cảm thấy may mắn
khi được học tập và được cô hướng dẫn, cảm ơn cô trong thời gian qua đã luôn
sát sao và đồng hành cùng với tác giả để tác giả có thể hồn thành tốt đề tài khóa
luận tốt nghiệp này.
Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian và kiến
thức, đề tài khơng thể tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả mong nhận được những
ý kiến đóng góp quý báu của các Thầy cơ và các bạn giúp tác giả hồn thiện hơn
nữa về nhận thức của mình.
Một lần nữa tác giả xin chân thành cảm ơn rất nhiều!
MỤC LỤC


LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HĨA DOANH NGHIỆP
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HĨA

PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Các doanh nghiệp là một trong những nhân tố quan trọng trong hoạt động
phát triển kinh tế của đất nước, chính vì vậy làm thế nào để có thể phát huy được
lợi thế của các doanh nghiệp để góp phần vào sự tăng trưởng kinh tế cũng như
đẩy nhanh tiến độ hội nhập với bạn bè thế giới là điều rất cần thiết trong bối cảnh

hiện nay.
Văn hóa đã và đang trở thành một nhân tố tác động và có sức ảnh hưởng
lớn tới mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh: từ tổ chức quản lý hoạt động
kinh doanh, trong và ngoài doanh nghiệp cho đến phong thái, phong cách của
người lãnh đạo và cách ứng xử giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Xây
dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp của nước ta hiện nay có tác dụng rất
quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của doanh nghiệp theo
yêu cầu phát triển kinh tế đất nước và hội nhập kinh tế quốc tế.
Một doanh nghiệp có nền văn hóa mạnh và tốt sẽ là một điều kiện thuận lợi
để có thể thu hút và giữ chân được những nhân tài, củng cố được lòng chung
thành của nhân viên đối với doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp góp phần làm
tăng sức cạnh tranh của doanh nghiêp, trên cơ sở tạo ra bầu khơng khí và tác
phong làm việc tích cực, khích lệ tinh thần sáng tạo, củng cố lịng trung thành
gắn bó của các thành viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm. Tất cả những yếu tố
đó góp phần tạo năng suất lao động và đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, từ
đó củng cố khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT tiền thân là Công
ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Lưu trữ, là một cơng ty cịn trẻ với tuổi
đời tám năm, hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ, số hóa tài liệu. Với sự cố
gắng khơng ngừng, Công ty đã thực sự lớn mạnh và vươn lên trở thành một trong
những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa tài liệu, với
hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các Cơ quan, ban, ngành trên toàn
quốc. Từ những thành tích đó cơng ty đã tạo dựng được tên tuổi trong lĩnh vực
dịch vụ Lưu trữ - Số hóa tài liệu nói riêng và trong nền kinh tế Việt Nam nói
5


chung. Tuy nhiên, vấn đề văn hóa doanh nghiệp tại cơng ty vẫn chưa được chú
trọng đúng mức, điều đó làm ảnh hưởng tới sự phát triển bền vững của cơng ty.
Là một nhân viên văn phịng làm việc tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu

trữ - Số hóa tài liệu HT tác giả nhận thấy cần phải có những cách nhìn nhận đúng
đắn về tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp từ đó đánh giá thực trạng văn
hóa tại tổ chức mình và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao nhận thức và phát
huy tích cực văn hóa doanh nghiệp tại cơng ty mình để góp phần xây dựng và
phát triển Công ty ngày càng vững mạnh, văn minh hiện đại và vươn xa hơn nữa.
Xuất phát từ những điều đó, tác giả lựa chọn đề tài: “Văn hóa doanh nghiệp tại
Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT”.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đã có khá nhiều các bài viết, các tạp chí, các bài luận văn, tiểu luận hay
những cuốn giáo trình viết về vấn đề văn hóa doanh nghiệp hay văn hóa cơng ty.
Trong đó tác giả đã tìm đọc các tác phẩm:
Tác giả Syed Munir Ahmed Shah (2012), Tác động văn hóa tổ chức đến sự
hài lịng trong cơng việc của nhân viên và đến sự cam kết gắn bó với tổ chức
nghiên cứu được thực hiện tại các giảng viên trường đại học tư của các trường
Pakistan. Với kết luận là văn hóa tổ chức có tác động tích cực đến sự cam kết gắn
bó với tổ chức và tác động đến sự hài lòng trong cơngviệc.
Zahariah Mohd Zain (2009), Ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp đến
cam kết gắn bó với tổ chức. Kết luận rằng các công ty phải tạo môi trường làm
việc cho nhân viên với các yếu tố văn hóa được thúc đẩy sự cam kết gắn bó của
nhân viên với tổ chức qua các khía cạnh: làm việc nhóm, giao tiếp tổ chức, khen
thưởng và thừa nhận, đào tạo. Được thực hiện 190 công ty ở Malaysia.
Tác giả Đỗ Thụy Lan Hương (2008), Ảnh hưởng của văn hóa cơng ty đến
sự cam kết gắn bó với tổ chức của nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp ở
thành phố Hồ Chí Minh. Với luận văn thạc sĩ thuộc trường Đại học Kinh Tế
thành phố Hồ Chí Minh. Dựa trên mơ hình nghiên cứu của Recardo và Jolly
(1997) với tám khía cạnh văn hóa doanh nghiệp bao gồm: giao tiếp tổ chức, đào
tạo và phát triển, phần thưởng và sự công nhận, hiệu quả việc ra quyết định, chấp
6

nhận rủi ro bởi sáng tạo và cải tiến, định hướng kế hoạch tương lai, làm việc
nhóm và sự cơng bằng trong chính sách quản trị. Với kết luận rằng năm khía cạnh
văn hóa doanh nghiệp có ý nghĩa trong nghiên cứu, thực sự tác động tích cực đến
sự cam kết gắn bó với tổ chức là: chấp nhận rủi ro bởi sáng tạo và cải tiến, đào
tạo và phát triển, Sự cơng bằng và nhất qn trong chính sách quản trị, định
hướng kế hoạch tương lai, cuối cùng là giao tiếp tổ chức.
Ngồi ra cịn một số cuốn sách như: Cẩm nang văn hóa ứng xử và giao
tiếp cơng sở của tác giả Vũ Bá Đức; Bài giảng Văn hóa đạo đức quảnlý của tác
giả Ths. Vũ Thị Cẩm Thanh; giáo trình “Văn hóa doanh nghiệp” của PGS.TS
Đỗ Thị Phi Hồi; giáo trình “Văn hóa kinh doanh” của PGS.TS Dương Thị Liễu;
giáo trình “Đạo đức kinh doanh và văn hóa cơng ty” của PGS.TS Nguyễn Mạnh
Qn. Những tài liệu này chủ yếu tập chung nghiên cứu tổng quan về văn hóa;
văn hóa doanh nghiệp; đạo đức kinh doanh; văn hóa doanh nhân hay văn hóa
trong các hoạt động kinh doanh, tại đây các tác giả làm rõ những vấn đề lý luận
về các khái niệm văn hóa doanh nghiệp; sự hình thành văn hóa doanh nghiệp; sự
thay đổi văn hóa doanh nghiệp; các dạng văn hóa doanh nghiệp, các biểu hiện cụ
thể của văn hóa doanh nghiệp; và sự tác động của văn hóa doanh nghiệp. Tuy
nhiên, chưa có cơng trình nào đề cập đến và đi sâu vào nghiên cứu về văn hóa
doanh nghiệp tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
Đây là những tài liệu hết sức quý giá có thể tham khảo và kế thừa khi
nghiên cứu đề tài “Văn hóa doanh nghiệp tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu
trữ - Số hóa tài liệu HT”.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống lý luận về văn hóa doanh nghiệp.
- Khảo sát thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công
nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
- Đề xuất giải pháp nhằm xây dựng và hồn thiện văn hóa doanh nghiệp tại
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công

7


nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
- Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát kết quả từ năm 2012 - 2017.
5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;
- Phương pháp so sánh.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo (và phụ lục), hình ảnh minh
họa đề tài có cấu trúc gồm:
Chương 1. Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp và khái quát về tổ chức
và hoạt động của Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
Chương 2. Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Cơng ty Cổ phần Cơng
nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Chương tại
nghiệp
3. Một
Cơng
sốty
giải
Cổ pháp
phần xây
Cơngdựng
nghệvà
Lưu
hồn

trữthiện
- Số văn
hóa hóa
tài liệu
doanh
HT

8


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ KHÁI QUÁT VỀ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ
LƯU TRỮ - SỐ HĨA TÀI LIỆU HT
1.1.
1.1.1.

Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp
Các khái niệm

1.1.1.1.

Khái niệm văn hóa

Văn hóa được đề cập đến trong nhiều lĩnh vực nghiên cứu như: dân tộc
học, dân gian học, văn hóa học, xã hội học, kinh tế học,... và trong mỗi lĩnh vực
nghiên cứu đó định nghĩa về văn hóa cũng khác nhau.Từ văn hóa có rất nhiều
nghĩa, trong tiếng Việt văn hóa được dùng theo nghĩa thông dụng để chỉ học thức,
lối sống; theo nghĩa chuyên biệt để chỉ trình độ phát triển của một giai đoạn;
trong khi theo nghĩa rộng thì văn hóa bao gồm tất cả, từ những sản phẩm tinh vi,

hiện đại, cho đến tín ngưỡng, phong tục, lối sống... Do vậy, các nhà nghiên cứu
có những cách tiếp cận khác nhau nên dẫn đến nhiều quan niệm khác nhau về
khái niệm văn hóa.
Theo Đại từ điển tiếng Việt của Trung tâm Ngơn ngữ và Văn hóa Việt Nam
do Nguyễn Như Ý chủ biên, NXB Văn hóa -Thơng tin, xuất bản năm 1998, thì:
“Văn hóa là những giá trị vật chất, tinh thần do con người sáng tạo ra trong lịch
sử”.[13, tr.15]
Vào năm 1943, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đưa ra định nghĩa: “Vì lẽ sinh
tồn cũng như mục đích sống, lồi người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ,
chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học, nghệ thuật, những công
cụ cho sinh hoạt hàng ngày về ăn, mặc, ở và các phương tiện, phương thức sử
dụng. Tồn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa”.
Theo PGS.TS Trần Ngọc Thêm “Văn hóa là một hệ thống hữu cơ những
giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo và tích lũy qua quá trình hoạt
động thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã
hội của mình”.[12, tr.25]
Với những ý nghĩa đó, văn hóa có mặt ở mọi nơi, ở mọi hoạt động sản xuất


vật chất, tinh thần của con người. Có thể khái quát về định nghĩa văn hóa,theo
nhóm tác giả trong cuốn giáo trình “Văn hóa doanh nghiệp” của NXB Tài chính
như sau: “Văn hóa là tồn bộ những giá trị vật chất và tinh thần mà loài người tạo
ra trong quá trình lịch sử”.
1.1.1.2.

Khái niệm doanh nghiệp

Hiện nay trên phương diện lý thuyết có khá nhiều định nghĩa thế nào là
một doanh nghiệp, mỗi định nghĩa đều mang trong nó một nội dung và giá trị
nhất định. Điều ấy cũng là đương nhiên vì rằng mỗi tác giả đứng trên nhiều quan

điểm khác nhau khi tiếp cận doanh nghiệp.
Theo quan điểm pháp luật: Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài
sản, có trụ sở giao dịch, được đăng kí thành lập theo quy định của pháp luật nhằm
mục đích kinh doanh.[10, tr.2]
Theo quan điểm chức năng của tác giả M.Francois Peroux: doanh nghiệp
là một đơn vị tổ chức sản xuất mà tại đó người ta kết hợp các yếu tố sản xuất
khác nhau do các nhân viên của công ty thực hiện nhằm bán ra trên thị trường
những sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận được khoản tiền chênh lệch giữa
giá bán sản phẩm với giá thành của sản phẩm ấy.
Theo quan điểm phát triển của tác giả D.Larua A Caillat: doanh nghiệp là
một cộng đồng người sản xuất ra những của cải. Nó sinh ra, phát triển, có những
thất bại, có những thành cơng, có lúc vượt qua những thời kỳ nguy kịch và ngược
lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêu vong do gặp phải những khó khăn
khơng vượt qua được.
Theo quan điểm hệ thống: doanh nghiệp được các tác giả nói trên xem
rằng “doanh nghiệp bao gồm một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác động
qua lại và theo đuổi cùng một mục tiêu. Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệp
bao gồm 4 phân hệ sau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân sự”.
Ngồi ra có thể liệt kê hàng loạt những định nghĩa khác nhau nữa khi xem
xét doanh nghiệp dưới những góc nhìn khác nhau. Song giữa các định nghĩa về
doanh nghiệp đều có những điểm chung nhất, nếu tổng hợp chúng lại với một
tầm nhìn bao quát trên phương diện tổ chức quản lý và xuyên suốt từ khâu hình


thành tổ chức, phát triển đến các mối quan hệ với môi trường, các chức năng và
nội dung hoạt động của doanh nghiệp cho thấy đã là một doanh nghiệp nhất thiết
phải được cấu thành bởi các yếu tố sau đây:
Yếu tố tổ chức: một tập hợp các bộ phận chun mơn hóa nhằm thực hiện
các chức năng quản lý như các bộ phận sản xuất, bộ phận thương mại, bộ phận
hành chính.

Yếu tố sản xuất: các nguồn lực lao động, vốn, vật tư, thông tin.
Yếu tố trao đổi: những dịch vụ thương mại - mua các yếu tố đầu vào, bán
sản phẩm sao cho có lợi ở đầu ra.
Yếu tố phân phối: thanh toán cho các yếu tố sản xuất, làm nghĩa vụ nhà
nước, trích lập quỹ và tính cho mọi hoạt động tương lai của doanh nghiệp bằng
khoản lợi nhuận thu được.
Từ những cách nhìn nhận đó có thể đưa ra định nghĩa về doanh nghiệp như
sau: “doanh nghiệp là đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân, quy tụ các phương
tiện tài chính, vật chất và con người nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất, cung
ứng, tiêu thụ sản phẩm hoặc dịch vụ, trên cơ sở tối đa hóa lợi ích của người tiêu
dung, thơng qua đó tối đa hóa lợi ích của chủ sở hữu, đồng thời kết hợp một cách
hợp lý các mục tiêu của xã hội.
1.1.1.3.

Khái niệm văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa là thứ tồn tại song song cùng với sự phát triển của lồi người,
chính lồi người với sự sống của mình đã tạo nên văn hóa, nhưng rồi chính văn
hóa đã có những sự tác động rất lớn đến quá trình tồn tại và phát triển của lồi
người. Văn hóa nói chung có sự tác động và ảnh hưởng đến cuộc sống và sự phát
triển của con người, chính vì vậy mọi lĩnh vực và khía cạnh trong đời sống của
con người cũng có những nét văn hóa đặc thù, ví dụ trong mỗi một cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp đều có sự tồn tại của văn hóa, văn hóa hình thành trong hoạt
động của mỗi doanh nghiệp được gọi là “văn hóa doanh nghiệp”.
Trong một xã hội rộng lớn, thì mỗi doanh nghiệp cũng được coi là một xã
hội thu nhỏ. Xã hội mà chúng ta đang sống có nền văn hóa riêng được hình thành
và chi phối mọi hoạt động, chính vì thế trong xã hội thu nhỏ (các doanh nghiệp)


nền văn hóa này cũng chi phối và nó tạo nên những nét văn hóa đặc thù cho

doanh nghiệp. Edgar Schein - một nhà quản trị học nổi tiếng người Mỹ đã từng
nói rằng: “Văn hóa doanh nghiệp gắn với văn hóa xã hội, là một bước tiến của
văn hóa xã hội, là tầng sâu của văn hóa xã hội. Văn hóa doanh nghiệp địi hỏi vừa
chú ý tới năng suất và hiệu quả sản xuất, vừa chú ý tới quan hệ chủ thợ, quan hệ
giữa người với người. Nói rộng ra, nếu toàn bộ nền sản xuất đều được xây dựng
trên một nền văn hóa doanh nghiệp có trình độ cao, nền sản xuất sẽ vừa mang
bản sắc dân tộc, vừa thích ứng với thời đại hiện nay”.
Qua tìm hiểu sự thành công của các công ty Nhật Bản vào đầu những năm
70, các công ty Mỹ đã đưa ra kết luận qua các cụm từ được nhắc đến vào khoảng
thời gian này đó là “Corporate culture/ organizational culture” (văn hóa doanh
nghiệp, cịn gọi là văn hóa xí nghiệp, văn hóa cơng ty), những cụm từ này dùng
để chỉ một trong những tác nhân chủ yếu dẫn đến sự thành công của các công ty
Nhật Bản trên khắp thế giới. Do đó chỉ một thời gian sau, người ta bắt đầu đi sâu
nghiên cứ tìm hiểu những nhân tố cấu thành cũng như những tác động to lớn của
văn hóa đối với sự phát triển của một doanh nghiệp.
Đã có rất nhiều khái niệm, định nghĩa khác nhau về văn hóa doanh nghiệp
được đưa ra nhưng cho đến nay vẫn chưa có một định nghĩa nào được chính thức
cơng nhận:
Ông Georges de Saite Marie, chuyên gia người Pháp về doanh nghiệp nhỏ
và vừa, đã đưa ra định nghĩa như sau: “Văn hóa doanh nghiệp là tổng hợp các giá
trị, các biểu tượng, huyền thoại, nghi thức, các điều cấm kỵ, các quan điểm triết
học, đạo đức tạo thành nền móng sâu xa của doanh nghiệp”.[3, tr.17]
Một định nghĩa khác của tổ chức lao động quốc tế (International Labour
Organization - ILO): “Văn hóa doanh nghiệp là sự trộn lẫn đặc biệt các giá trị,
các tiêu chuẩn, thói quen và truyền thống, những thái độ ứng xử và lễ nghi mà
toàn bộ chúng là duy nhất đối với một tổ chức đã biết”.[3, tr.17]
Tuy nhiên, định nghĩa phổ biến và được chấp nhận rộng rãi nhất là định
nghĩa của chuyên gia nghiên cứu các tổ chức Edgar Schien: “Văn hóa cơng ty là
tổng hợp những quan niệm chung mà các thành viên trong công ty học được

trong quá trình giải quyết các vấn đề nội bộ và xử lý các vấn đề với môi trường
xung quanh”.[3, tr.17]
Có thể thấy rằng các khái niệm trên đều đã đề cập đến những nhân tố về
tinh thần của văn hóa doanh nghiệp: quan niệm, các giá trị, huyền thoại, nghi
thức... của doanh nghiệp mà chưa đề cập đến những nhân tố về vật chất - nhân tố
quan trọng của văn hóa doanh nghiệp.
Do đó, trên cơ sở kế thừa những nghiên cứu của các học giả và hệ thống
nghiên cứu logic về văn hóa và văn hóa kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp được
nhóm biên soạn giáo trình “Văn hóa kinh doanh” - NXB Đại học Kinh tế Quốc
dân định nghĩa như sau: “Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống các giá trị, các
chuẩn mực, các quan niệm và hành vi của doanh nghiệp, chi phối hoạt động của
mọi thành viên trong doanh nghiệp và tạo nên bản sắc kinh doanh riêng của
doanh nghiệp.[4, tr.234]
1.1.2.

Các cấp độ văn hóa doanh nghiệp

ì.1.2.1. Cấp độ thứ nhất (biểu trưng trực quan - hữu hình): Những quá
trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp
Đó là những biểu trưng trực quan giúp con người dễ dàng nhìn thấy, nghe
thấy, sờ thấy các giá trị và triết lý cần được tôn trọng, cấp độ này ta dễ dàng quan
sát được ngay từ lần gặp đầu tiên đối với doanh nghiệp, bao gồm: Kiến trúc, cách
bài trí, cơng nghệ, sản phẩm; cơ cấu tổ chức các phòng ban của doanh nghiệp;
các văn bản quy định nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp; lễ nghi và lễ hội
hàng năm; các biểu tượng, logo, slogan, khẩu hiệu, tài liệu quảng cáo của doanh
nghiệp; ngôn ngữ, cách ăn mặc, cách biểu hiện cảm xúc; những huyền thoại, câu
chuyện về doanh nghiệp; hình thức mẫu mã sản phẩm; thái độ cung cách ứng xử
của các thành viên.
Đây là cấp độ văn hóa dễ nhận biết nhất, dễ cảm nhận nhất ta có thể nhận

thấy ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên thông qua các yếu tố vật chất như kiến trúc,
cách bài trí, đồng phục,. của doanh nghiệp. Cấp độ văn hóa chịu ảnh hưởng nhiều
bởi tính chất công việc ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp và quan điểm
của lãnh đạo. Cấp độ văn hóa này dễ thay đổi và thể hiện không đầy đủ và sâu


sắc văn hóa doanh nghiệp, có quan điểm cho rằng cấp độ này chỉ phản ánh
khoảng 13% đến 20% giá trị văn hóa của doanh nghiệp.
1.1.2.2.

Cấp độ thứ hai (biểu trưng phi trực quan - vơ hình): Những giá trị

được tuyên bố và những quan niệm chung
Những giá trị được tuyên bố bao gồm các chiến lược kinh doanh, mục tiêu,
triết lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào cũng có những quy định, nguyên
tắc, triết lý, mục tiêu và chiến lược hoạt động của riêng mình; nhưng chúng được
thể hiện với nội dung, phạm vi mức độ khác nhau giữa các doanh nghiệp. Đó là
kim chỉ nam cho hoạt động của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp và được
doanh nghiệp công bố rộng rãi ra công chúng để mọi thành viên cùng thực hiện,
chia sẻ và xây dựng. Đây chính là những giá trị được cơng bố, một bộ phận của
nền văn hóa doanh nghiệp. Những giá trị được cơng bố cũng có tính hữu hình vì
người ta có thể nhận biết và diễn đạt chúng một cách rõ ràng, chính xác. Chúng
thực hiện chức năng hướng dẫn cho các nhân viên trong doanh nghiệp cách thức
đối phó với các tình huống cơ bản và rèn luyện cách ứng xử cho các nhân viên
mới trong môi trường cạnh tranh.
Những quan niệm chung (những niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm
có tính vơ thức, mặc nhiên được cơng nhận trong doanh nghiệp). Trong bất kỳ
cấp độ văn hóa nào, văn hóa dân tộc, văn hóa kinh doanh, văn hóa doanh
nghiệp... cũng đều có các quan niệm chung, được hình thành và tồn tại trong một
thời gian dài, chúng ăn sâu vào tâm lý của hầu hết các thành viên trong nền văn

hóa đó và trở thành điều mặc nhiên được cơng nhận. Để hình thành được các
quan niệm chung, một cộng đồng văn hóa (ở bất kỳ cấp độ nào) phải trải qua quá
trình hoạt động lâu dài, va chạm và xử lý nhiều tình huống thực tiễn. Chính vì
vậy, một khi đã hình thành, các quan niệm chung sẽ rất khó bị thay đổi. Khi một
doanh nghiệp đã hình thành cho mình được quan niệm chung, tức là thành viên
trog doanh nghiệp cùng nhau chia sẻ và hành động theo quan niệm chung đó, họ
rất khó chấp nhận những hành vi đi ngược lại với quan niệm chung.
1.1.3.
1.1.3.1.

Những biểu hiện văn hóa trong hoạt động doanh nghiệp
Văn hóa ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp


Văn hóa ứng xử có vai trị quan trọng trong việc giúp cho doanh nghiệp dễ
dàng thành công hơn, làm đẹp thêm hình tượng của cơng ty; văn hóa ứng xử giúp
củng cố, phát triển địa vị của mỗi cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp và tạo điều
kiện phát huy dân chủ cho mọi thành viên.
Văn hóa ứng xử được biểu hiện thơng qua văn hóa ứng xử của cấp trên đối
với cấp dưới; của cấp dưới đối với cấp trên; giữa các đồng nghiệp với nhau và
văn hóa ứng xử với cơng việc.
Biểu hiện văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới được thể hiện
thông qua việc xây dựng cơ chế tuyển chọn, bổ nhiệm cơng khai, bình đẳng, cạnh
tranh, dùng người đúng chỗ; chế độ thưởng phạt công minh; thu phục được nhân
viên dưới quyền; nghệ thuật khen; quan tâm đến thông tin phản hồi từ phía nhân
viên; quan tâm đến cuộc sống của nhân viên; xử lý những tình huống căng thẳng.
Biểu hiện văn hóa ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên được thể hiện thông qua
việc biết cách thể hiện vai trị của mình đối với cấp trên; tơn trọng và cư xử đúng
mực với cấp trên; làm tốt công việc; nhiệt tình; biết chia sẻ, tán dương. Biểu hiện
văn hóa ứng xử giữa các đồng nghiệp được thể hiện thông qua việc xây dựng thái

độ cởi mở; giúp đỡ lẫn nhau; xây dựng tình bạn, tình đồng nghiệp. Biểu hiện văn
hóa ứng xử với cơng việc được thể hiện thông qua cách ăn mặc; tôn trọng lĩnh
vực của người khác; mở rộng kiến thức; tôn trọng giờ giấc làm việc; thực hiện
công việc đúng tiến độ; lắng nghe; làm việc siêng năng.
Văn hóa ứng xử là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần, thái độ và
cách thức làm việc của các thành viên trong doanh nghiệp. Khi xây dựng được
nền văn hóa ứng xử tốt tức là người lãnh đạo và các nhân viên trong doanh
nghiệp đã thành công lớn trong việc xây dựng nền tảng văn hóa doanh nghiệp và
điều đó sẽ có tác dụng xây dựng thái độ an tâm công tác của các nhân viên trong
doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có nền văn hóa ứng xử tốt sẽ tạo cảm giác thoải
mái và hăng say làm việc giữa các thành viên, tạo cảm giác tốt về một mơi trường
làm việc thì khi đó họ sẽ có cảm giác an tâm cơng tác và cống hiến cho doanh
nghiệp. Từ đó văn hóa ứng xử mang lại hiệu quả cao trong công việc, tạo hứng
khởi làm việc trong toàn doanh nghiệp, xây dựng củng cố tinh thần hợp tác và


xây dựng cho văn hóa doanh nghiệp có bản sắc riêng.
1.1.3.2.

Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh

nghiệp
Văn hóa - nguồn lực nội tại của thương hiệu. Sức sống của thương hiệu
được trang bị bằng chiều sâu văn hóa bên trong nó. Văn hóa ngày càng trở thành
một địi hỏi mang tính xúc tác chính cho sự phát triển của thương hiệu. Thương
hiệu không chỉ là tên gọi hoặc dấu hiệu nào đó, mà thương hiệu thể hiện được ý
nghĩa, những lợi ích, sự mong đợi của khách hàng qua các giá trị, tính văn hóa,
sự quyến rũ, đạo đức, phong cách, tính cách, nét đặc trưng tiêu biểu của doanh
nghiệp, của đất nước; sự tin tưởng, khát vọng, truyền thống khi sử dụng sản phẩm
đó. Đôi khi với khách hàng, chuyện nhớ đến một thương hiệu không nằm ở chỗ

họ nắm quy mô tổ chức và phương tiện kỹ thuật cũng như sản lượng, doanh thu
của công ty, điều chinh phục họ lại là sức thu hút mang tính rung cảm của một
kiểu logic qua một cách tiếp cận gần gũi phù hợp với tập quán đời sống và tác
động đến cảm tình bằng những mẫu quảng cáo hay câu slogan đầy tính nghệ
thuật. Như vậy, một thương hiệu mạnh không chỉ hàm chứa trong nó chất sáng
tạo mà cịn mang sức mạnh văn hóa.
1.1.3.3.

Văn hóa trong hoạt động marketing của doanh nghiệp

Lựa chọn thị trường mục tiêu có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự hoạt
động của chủ thể, bởi vì sau khi lựa chọn thị trường mục tiêu, các chủ thể sẽ nỗ
lực tập trung marketing vào đó nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Với hai cơng việc là đánh giá sức hấp dẫn và lựa chọn những đoạn thị trường sẽ
phục vụ, nếu không tuân theo sứ mệnh kinh doanh đã định thì tồn bộ những hoạt
động tiếp theo của họ sẽ chệch hướng. Khi đánh giá các đoạn thị trường, người ta
thường dựa vào ba tiêu chuẩn cơ bản là quy mô tăng trưởng; sức hấp dẫn của cơ
cấu thị trường; mục tiêu và khả năng của chủ thể. Trong đó quy mơ tăng trưởng
và sức hấp dẫn của cơ cấu thị trường là những tiêu chuẩn có tính tương đối. Khi
tiến hành vận dụng các kiến thức của marketing cho việc lựa chọn thị trường mục
tiêu, các nhà quản trị marketing luôn luôn phải đối chiếu với sứ mệnh và các quy
tắc kinh doanh đã lựa chọn, để cho mọi hoạt động của mình khơng bị chệch


hướng khỏi quỹ đạo kinh doanh chung.
Định vị thị trường là việc thiết kế sản phẩm và hình ảnh nhằm chiếm được
một vị trí đặc biệt và có giá trị trong tâm trí khách hàng. Để đạt được mục tiêu,
định vị thị trường đòi hỏi nhà quản trị marketing phải khuyếch trương những
điểm khác biệt của mình với khách hàng mục tiêu. Do đó, định vị thị trường
chính là một cách thức để quảng bá văn hóa kinh doanh tới khách hàng. Trong

quá trình hoạt động, chủ thể kinh doanh có thể sử dụng nhiều biện pháp để tạo
hình ảnh riêng trong tâm trí khách hàng như: tạo ra một hình ảnh cụ thể cho sản
phẩm, nhãn hiệu; lựa chọn vị thế của sản phẩm, của chủ thể trên thị trường; tạo
được sự khác biệt cho sản phẩm và nhãn hiệu; lựa chọn và khuyếch trương những
điểm khác biệt có ý nghĩa bao gồm văn hóa trong các quyết định về sản phẩm;
văn hóa trong các hoạt động truyền thơng marketing.
1.1.3.4.

Văn hóa ứng xử trong đàm phán, giao dịch, thương lượng của

doanh nghiệp
Theo từ điển Tiếng Việt: các tác giả Huỳnh Tịnh Của, Đào Duy Anh viết:
“Thương lượng là đôi bên hay nhiều bên bàn đắn đo, ước lượng ...tính cho cân
phân, đồng đều”.Theo tác giả I. Nierenberg - tác giả của cuốn “Nghệ thuật đàm
phán” cho rằng: “Thương lượng không phải là một ván cờ, không nên yêu cầu
một thắng, một thua, cũng không phải là một trận chiến phải tiêu diệt hay đặt đối
phương vào thế chết mà thương lượng vẫn là một cuộc hợp tác đôi bên cùng có
lợi” và “Bất cứ khi nào người ta trao đổi ý kiến nhằm thay đổi mối quan hệ, khi
con người bàn bạc để đi đến thống nhất, họ đều phải đàm phán với nhau”.
Biểu hiện của văn hóa ứng xử trong đàm phán và trong thương lượng là:
Hành vi phi ngôn ngữ: ngôn ngữ trong đàm phán; tạo sự tin tưởng trong đàm
phán, kỹ năng đặt câu hỏi trong đàm phán và thương lượng; kỹ năng trả lời trong
đàm phán và thương lượng; kỹ năng nghe trong đàm phán và thương lượng; tác
động của văn hóa ứng xử tới đàm phán và thương lượng.
1.1.3.5.

Văn hóa trong định hướng tới khách hàng

Với doanh nghiệp, một trong những vấn đề quan trọng của tiếp thị là nhận
thức về khách hàng để đáp ứng và xóa đi khoảng cách giữa nhu cầu thị trường và

cung ứng sản phẩm. Nhiều doanh nghiệp thua lỗ và phá sản cũng vì thiếu những
nghiên cứu thị trường liên quan đến văn hóa cụ thể. Ảnh hưởng trực tiếp của văn
hóa tới quyết định mua hàng của khách hàng là tác động lên chính hành vi của
họ. So với ảnh hưởng trực tiếp, ảnh hưởng gián tiếp của văn hóa mang tính
thường xun hơn với diện tác động rộng hơn. Tác động của văn hóa đến người
mua khơng chỉ tập trung ở nhu cầu mong muốn, thị hiếu của họ mà còn được thể
hiện qua tiêu chuẩn giá trị và thái độ, qua phong tục tập quán, qua sự khác biệt và
giao thoa văn hóa và qua văn hóa của người tiếp thị và bán hàng... Tất cả những
điều đó có ảnh hưởng đến các biện pháp marketing của doanh nghiệp.
Vì vậy phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp định hướng vào khách hàng,
phát triển mơi trường văn hóa đặt khách hàng lên trên hết, lắng nghe khách hàng;
chăm sóc khách hàng, xây dựng lịng trung thành của khách hàng.
1.1.4. Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp
1.1.4.1.

Vai trị của văn hóa doanh nghiệp

Thứ nhất, văn hóa doanh nghiệp là cơng cụ triển khai chiến lược. Bất kỳ
doanh nghiệp nào muốn phát triển cần phải xây dựng bản chiến lược hoạt động
tương lai, gây dựng định hướng kinh doanh cần thực hiện, chỉ rõ thị trường mục
tiêu của doanh nghiệp gồm: lĩnh vực hoạt động chủ yếu, khách hàng mục tiêu. và
định hướng hoạt động sản xuất sản phẩm như sản xuất, chất lượng, giá cả, dịch
vụ. Sau khi xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp thì mục tiêu kế
hoạch có đạt được hay không phụ thuộc vào hiệu quả triển khai thực hiện chiến
lược như thế nào.
Thứ hai, văn hóa doanh nghiệp là cách tạo động lực cho người lao động và
sự đồn kết cho doanh nghiệp.Trong q trình tồn tại và phát triển, mỗi doanh
nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một trong số những chuẩn mực mà xã hội thừa nhận

và coi trọng làm giá trị và triết lý chủ đạo của mình. Bên cạnh đó, doanh nghiệp
đưa ra những cam kết của mọi thành viên trong việc tự nguyện phấn đấu vì
những giá trị và kiên trì theo đuổi những triết lý đó. Giá trị là yếu tố tạo nên hình
ảnh của doanh nghiệp trong xã hội. Từ những giá trị và triết lý tốt đẹp các thành
viên trong doanh nghiệp xây dựng nên mà doanh nghiệp và các thành viên trong


doanh nghiệp được đánh giá cao, là cơ sở tạo nên thương hiệu, tên tuổi của doanh
nghiệp. Yếu tố căn bản của văn hóa doanh nghiệp là về con người, vì con người;
chính những con người trong doanh nghiệp đã tạo nên văn hóa doanh nghiệp:
người lãnh đạo đóng vai trị khởi xướng, thành viên tổ chức đóng vai trị hồn
thành. Con người đã hiện thực hóa những giá trị được tuyên bố, ngược lại, giá trị
được tuyên bố làm cho việc làm và sự nỗ lực của mỗi thành viên có ý nghĩa. Giá
trị là chất keo gắn kết con người lại với nhau, tạo nên động lực hành động cho
con người, làm cho mỗi người tự nguyện cam kết hành động vì mục tiêu chung.
Nhờ văn hóa doanh nghiệp mà nhà quản lý có thể triển khai chiến lược, kế hoạch
cơng việc nhanh chóng và dễ dàng hơn. Cơng việc quản lý lúc này có thể được
thực hiện chủ yếu là quản lý bằng văn bản hóa - nhấn mạnh vai trị tự quản của
từng cá nhân, khích lệ tinh thần tự giác, ý thức trách nhiệm của từng cá nhân,
thành viên tổ chức, hướng tới việc khơi dậy nguồn sức mạnh tiềm ẩn ở mỗi thành
viên, tập hợp sức mạnh tập thể từ các cá nhân. Quản lý bằng văn hóa doanh
nghiệp là quản lý bằng ý thức tự quản lý.
1.1.4.2.

Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp

Q trình hình thành và phát triển của văn hóa doanh nghiệp là một q
trình lâu dài và chịu sự tác động của nhiều nhân tố, trong đó bảy yếu tố có ảnh
hưởng quyết định nhất là: Người lãnh đạo; lịch sử truyền thống của doanh
nghiệp; ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp; hình thức sở hữu của doanh

nghiệp; mối quan hệ giữa các thành viên của doanh nghiệp; văn hóa vùng miền;
những giá trị văn hóa học hỏi được.
1.2.

Khái quát về tổ chức và hoạt động của Cơng ty Cổ phần Cơng

nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
1.2.1.

Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT (HT Digitized
Documents - Archives Technology Joint Stock Company). Tên viết tắt của công ty
là “HT Archives., JSC”.
Trụ sở chính: Số nhà 56A, tổ 50, cụm 8, Phường Phú Thượng, Quận Tây
Hồ, Hà Nội.


Văn phịng giao dịch: Phịng 403, nhà N07-B2, khu đơ thị Dịch Vọng, Cầu
Giấy, Hà Nội.
Điện thoại: 024 6239 3388
Email:
Văn phòng đại diện Miền Nam: Căn hộ số 308, chung cư An Lộc 1,
phường 19, quận 2, TP Hồ Chí Minh
Điện thoại: 08 6276 3388
Email:
Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, tiền thân là
Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Lưu trữ, được thành lập ngày
26/5/2009. Đến năm 2012, do nhu cầu phát triển Cơng ty chính thức đổi tên thành
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với hoạt động chủ yếu

trong lĩnh vực Lưu trữ - Số hóa tài liệu.
Sau một thời gian hoạt động và phát triển với sự cố gắng không ngừng,
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT đã thực sự lớn mạnh và
vươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu
trữ - Số hóa tài liệu, với hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các Cơ
quan, ban, ngành trên tồn quốc.
1.2.2.

Chức năng, nhiệm vụ của cơng ty

Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT là công ty kinh
doanh chủ yếu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa và một số các lĩnh vực
khác với các ngành nghề sau: đại lý; cho thuê xe có động cơ chi tiết: cho th ơ
tơ; kho bãi và lưu trữ hàng hóa; hoạt động thư viện và lưu trữ; dịch vụ liên quan
đến in, chi tiết: Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo... bằng
cách gấp, xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa,
xén, in tem vàng lên sách; xếp chữ, sắp chữ, sắp chữ in, nhập dữ liệu trước khi in
bao gồm quét và nhận biết chữ cái quang học, tô màu điện tử; các hoạt động đồ
họa khác như khắc rập khuôn, rập khuôn tem, in nổi, in dùi lỗ, chạm nổi, quét
dầu và dát mỏng, kiểm tra thứ tự và sắp xếp.
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT có nhiệm vụ: Tư


vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ trong các cơ quan,
doanh nghiệp; dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ;
dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phịng trong cơng tác lưu trữ, bảo
quản và phục chế tài liệu; in và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm; dịch vụ
thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ dữ liệu và xử lý dữ
liệu; cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu.
Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, Cơng ty chỉ kinh doanh,

khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
1.2.3.

Cơ cấu tổ chức

Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT hội tụ đội ngũ
các chuyên gia, cử nhân, kỹ sư với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ
hoạt động lưu trữ.
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng trên tiêu chí gọn nhẹ, khơng
cồng kềnh mà vẫn đảm bảo được đầy đủ các phòng ban chức năng. Cụ thể cơ cấu
tổ chức công ty bao gồm: Hội đồng quản trị, Hội đồng cố vấn, TổngGiám đốc,
Văn phòng đại diện Miền nam, xưởng sản xuất, 03 phịng ban chức năng. Trong
đó số nhân sự bao gồm: Hội đồng quản trị 01 người; Hội đồng cố vấn 01 người;
Tổng Giám đốc 01 người; Văn phòng đại diện Miền Nam gồm 03 người; xưởng
sản xuất (phân xưởng hộp, phân xưởng in, phân xưởng cơ khí) 20 người; 03
phịng ban chức năng (phịng Hành chính - Kế tốn; phịng Kế hoạch - Kinh
doanh; phịng Lưu trữ - Số hóa bao gồm 02 đội chỉnh lý và 01 đội số hóa) 40
người. (Phụ lục 01)
Cơ cấu các phịng được thành lập và nhiệm vụ cụ thể như sau:
* Phòng Hành chính - Kế tốn
Gồm 01 Trưởng phịng, 01Phó phịng, 01 nhân viên hành chính, 01 nhân
viên kế tốn.Trưởng phịng chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và pháp luật
về toàn bộ hoạt động của phịng. Phó phịng chịu trách nhiệm trước Trưởng
phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân cơng phụ trách.
Phịng Hành chính - Kế tốn có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc
điều hành thực hiện các nhiệm vụ về hành chính, kế tốn như: báo cáo, thống kê,


hỗ trợ công tác văn thư - lưu trữ, nhân sự, bảo hiểm, thi đua khen thưởng, tài
chính, hậu cần, hỗ trợ các phòng ban và thực hiện các nhiệm vụ khác.

Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng là thực hiện công việc của lễ tân, khánh
tiết, nhân sự, văn thư - lưu trữ, quản lý hồ sơ hồn cơng các dự án, hồ sơ thầu của
công ty. Thực hiện cơng việc của thủy quỹ, kế tốn nội bộ, kế toán thuế, hoạch
toán, báo cáo để đảm bảo và thực hiện các công việc khác liên quan đến lĩnh vực
của mình.
Phịng Hành chính - Kế tốn được quyền tham gia đóng góp ý kiến và đề
xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của phịng và cơng ty với Tổng
Giám đốc.Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân
viên thuộc Phòng và đề xuất với Tổng Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời
hạn đối với nhân viên trực thuộc Phịng khơng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích
phục vụ cơng việc. Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo
giao nhưng không phù hợp với quy định của pháp luật.
* Phòng Kế hoạch - Kinh doanh
Gồm 01 Trưởng phòng, 03 nhân viên. Trưởng phòng chịu trách nhiệm
trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về tồn bộ hoạt động của Phịng, nhân
viên chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được
phân cơng phụ trách.
Phịng Kế hoạch - Kinh doanh có chức năng tham mưu cho Tổng Giám
đốc quản lý các lĩnh vực sau: Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược; công tác
thống kê tổng hợp sản xuất; công tác điều động sản xuất kinh doanh; công tác
quản lý hợp đồng kinh tế; cơng tác thanh quyết tốn hợp đồng kinh tế; công tác
đấu thầu; thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc chỉ đạo.
Nhiệm vụ và quyền hạn của phịng là:
Trong cơng tác kế hoạch: xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các
dự án đầu tư; chủ trì lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng
tháng, quý, năm và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnh
đạo Cơng ty; thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các cơng việc sản xuất kinh

doanh của Công ty và các công việc khác được phân cơng theo quy định; phân
tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm. Trên cơ sở đó dự
thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìm
nguyên nhân để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm.
Trong công tác hợp đồng: chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh
tế, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ kiểm tra theo dõi các công tác liên quan
đến việc thực hiện các hợp đồng kinh tế; tham mưu về hợp đồng kinh tế đối với
các dự án. Phối hợp cùng các ban thực hiện công tác nghiệm thu, thanh tốn,
quyết tốn.
Trong cơng tác đấu thầu: chủ trì tham mưu và thực hiện việc tìm kiếm,
tham gia đấu thầu các dự án nhằm tạo doanh thu và lợi nhuận cho cơng ty; phối
hợp cùng các phịng ban thực hiện lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu các dự
án.
Phòng Kế hoạch - Kinh doanh được quyền yêu cầu các đơn vị trong Công
ty phối hợp và quan hệ với các cơ quan có liên quan để thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định; tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp
thực hiện các lĩnh vực hoạt động của Công ty; ký các văn bản hành chính và
nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và của Công ty để thực hiện các công việc
được phân công và theo sự ủy quyền của Tổng Giám đốc; được tham gia việc bố
trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc Phòng và đề xuất với
Tổng Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với những nhân viên trực
thuộc Phịng khơng hồn thành nhiệm vụ được giao; được phép cử cán bộ của
phòng tham gia các tổ chức do Tổng Giám đốc ký quyết định thành lập; được
quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích phục vụ
cơng tác để hồn thành các nhiệm vụ nêu trên; được quyền từ chối thực hiện
những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng không phù hợp với quy định của pháp
luật và quy trình thực hiện cơng việc đó.
* Phịng Lưu trữ - Số hóa
Gồm 01 chuyên gia Quản lý chất lượng, 01 Trưởng phòng; 01 Phó phịng,
02 nhân viên lưu trữ, và các đội chỉnh lý tài liệu. Trưởng phòng chịu trách nhiệm

trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phịng. Phó
phịng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được
phân cơng phụ trách.
Phịng Lưu trữ - Số hóa có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc trong
điều hành, triển khai các dự án và tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu
lưu trữ.
Nhiệm vụ và quyền hạn của phịng là: xây dựng trình Tổng Giám đốc kế
hoạch và chương trình của Phịng, đảm bảo đúng quy định, chất lượng và hiệu
quả của công tác tham mưu; quản lý, thực hiện triển khai dự án theo “Quy trình
quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ”; tư vấn lập dự tốn nhân cơng chỉnh lý, vật
tư, văn phịng phẩm, lựa chọn hình thức triển khai dự án; báo cáo về tiến độ và
chất lượng các dự án cho Tổng Giám đốc; xây dựng mạng lưới các đội khoán; tư
vấn tuyển dụng nhân sự; thực hiện các cơng việc khác theo chỉ đạo của Tổng
Giám đốc.
Phịng Lưu trữ - Số hóa được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải
pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của Phòng với Tổng Giám đốc; được tham
gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc Phòng và đề
xuất với Tổng Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với những nhân
viên trực thuộc Phịng khơng hồn thành nhiệm vụ được giao; được quyền sử
dụng các trang thiết bị, phương tiện của Cơng ty vào mục đích phục vụ cơng
việc; được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng
không phù hợp với quy định của pháp luật.
3
Tiểu kết
Nội dung Chương 1 đã trình bày những cơ sở lý luận về văn hóa doanh
ĩ

rri •

1Á

nghiệp, khái quát về Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
Đây là những yếu tố tiền đề và làm căn cứ để tác giả đi sâu vào khảo sát và đánh
giá thực trạng văn hóa công sở của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa
tài liệu HT tại Chương 2. Từ việc nghiên cứu các khái niệm về văn hóa doanh
nghiệp của các tác giả nêu trên và các cấp độ văn hóa doanh nghiệp, để làm rõ
thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số


hóa tài liệu HT, tác giả tập trung đi sâu vào làm rõ các cấp độ văn hóa doanh
nghiệp, thơng qua việc cụ thể hóa và làm rõ những biểu hiện văn hóa trong hoạt
động doanh nghiệp.