Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN CÔNG NGHỆ lưu TRỮ số hóa tài LIỆU HT
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (255.61 KB, 47 trang )
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
Phần III. PHỤ LỤC.................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY.................3
CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT.......................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT............................................................3
1.Vài nét về Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT...........3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT............................................................4
2.1. Chức năng...................................................................................................4
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................5
2.3. Cơ cấu tổ chức............................................................................................5
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT..............6
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng............................................................6
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp6
1.1.1. Chức năng................................................................................................6
1.1.2. Nhiệm vụ.................................................................................................7
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................8
1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 9
1.2.1. Trưởng phòng..........................................................................................9
1.2.2. Phó trưởng phòng..................................................................................10
1.2.3. Nhân viên Hành chính - Tổng hợp........................................................11
1.2.4. Nhân viên Lái xe...................................................................................11
1.2.5. Nhân viên Bảo vệ..................................................................................12
III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của công ty.........................................12
1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư, lưu trữ
của công ty.......................................................................................................12
2. Mô hình tổ chức văn thư của công ty..........................................................14
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty.................................15
3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty..........15
3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty.................................15
3.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty. So sánh với quy định
hiện hành. Nhận xét, đánh giá.........................................................................16
4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản......................................................17
4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi–đến......................17
4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi............................17
4.1.2. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.........................23
4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của công ty...........................................27
5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty......................................................28
IV. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty
.........................................................................................................................28
1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng...............................................................................................................28
2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc
của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu..................................30
2.1. Sơ đồ trang thiết bị trong phòng Hành chính – Tổng hợp........................30
2.2. Đề xuất văn phòng mới tối ưu..................................................................32
3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong
công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang
lại.....................................................................................................................33
3.1. –eOffice – phần mềm văn phòng điện tử.................................................33
3.2. Phần mềm Bitsco – phần mềm quản lý nhân sự.......................................33
3.3. Phần mềm kế toán MISA.........................................................................34
Phần II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ............................................35
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng của cơ quan...........................................................................................35
1. Ưu điểm:......................................................................................................35
1.1. Công tác văn phòng..................................................................................35
1.2. Về công tác văn thư – lưu trữ...................................................................36
2. Nhược điểm.................................................................................................37
2.1. Công tác văn phòng..................................................................................37
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Trang thiết bị văn phòng...........................................................................37
2.3. Công tác văn thư.......................................................................................37
2.4. Công tác lưu trữ........................................................................................38
2.5. Công tác hành chính văn phòng...............................................................38
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.....38
1. Về mặt tổ chức............................................................................................39
2. Về đội ngũ nhân sự......................................................................................39
3. Về quy trình nghiệp vụ................................................................................40
4. Về trang thiết bị văn phòng.........................................................................41
KẾT LUẬN............................................................................................................42
Phần III. PHỤ LỤC.................................................................................................1
Phần III. PHỤ LỤC
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại ngày nay cùng với xu thế biến đổi của quốc tế hoá, toàn cầu
hoá và hoà cùng với xu thế hội nhập của thế giới, Việt Nam đã và đang trên con
đường hội nhập và phát triển đi lên từ một nước nông nghiệp nghèo nàn lạc hậu
thành một nước công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đất nước phát triển bền vững và ổn
định.
Đất nước, xã hội biến đổi, cùng với xu thế đó thì hoạt động quản lý hành
chính cũng đang dần biến đổi ở mỗi quốc gia, khu vực. Đặc biệt, ở bất cứ cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp nào đều cần phải có. Để phù hợp với xu thế chung, đặc biệt
là trong giai đoạn hiện nay với sự phát triển của Khoa học Công nghệ và nhất là
với sự bùng nổ của Công nghệ thông tin thì công tác Hành chính văn phòng ngày
càng khẳng định được vị trí của mình trong mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng dần
chuyển mình từ Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng kiểu mới, Văn phòng điện tử,
Văn phòng khoa học, Văn phòng hiện đại...
Hành chính văn phòng là một hoạt động rất đa dạng, yêu cầu nhiều năng lực
và tư duy, chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theo quy mô tổ chức mà đó
là một bộ phận hay một cá nhân. Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở mỗi
cơ quan, đơn vị, đòi hỏi người quản lý và các nhân viên phải có một kiến thức tổng
hợp, sự nỗ lực không ngừng của mỗi cá nhân, phong cách làm việc phù hợp với
nhu cầu của xã hội. Đây là bộ phận cung cấp thông tin, điều hành và xử lý công
việc nội bộ và bên ngoài.
Là sinh viên năm thứ ba chuyên ngành Quản trị Văn phòng, được Nhà
trường tạo điều kiện cho đi kiến tập thực tế, tôi đã được đến kiến tập tại Phòng
Hành chính – Tổng hợp của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu
HT theo đúng kế hoạch từ ngày 20/4 – 25/5/2015, bước đầu đã giúp tôi tiếp xúc
được môi trường làm việc trong thực tế, rèn luyện kỹ năng, phẩm chất của một nhà
Quản trị Văn phòng tương lai, năng động, sáng tạo. Được sự giới thiệu của trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, sự hướng dẫn của các thầy, cô trong khoa cùng với sự giúp
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH1Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đỡ của Ban lãnh đạo công ty, sự hướng dẫn tận tình của các anh, chị trong công ty
thì tôi đã hoàn thành thời gian kiến tập của mình. Việc thực tế này giúp cho tôi làm
quen được với công việc, vận dụng những lý thuyết đã được học trên lớp vào
những công việc thực tế tại Công ty. Đây là dịp để bản thân tôi củng cố và nâng
cao hơn cho công việc chuyên môn cũng như phong cách làm việc của cán bộ văn
phòng, những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp, phục vụ cho công tác sau này.
Trong thời gian kiến tập cũng như trong quá trình viết báo cáo, mặc dù đã có
sự chuẩn bị và cố gắng, song tôi vẫn gặp một số khó khăn nhất định và không tránh
khỏi những thiếu sót, hạn chế. Bởi vậy, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ
phía nhà trường, thầy cô và nhân viên trong Công ty.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH2Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
1.Vài nét về Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: HT Digitized Document Archives Technology Joint Stock Company
Tên công ty viết tắt: HT Archives.JSC
Địa chỉ trụ sở chính: 56A, Tổ 50, Cụm 8, Phường Phú Thượng, Quận Tây
Hồ, Thành phố Hà Nội
Địa chỉ văn phòng giao dịch: Phòng 207, Tòa nhà N05, Chung cư Dịch
Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Vốn điều lệ của công ty là: 5.600.000.000 đồng ( Năm tỷ sáu trăm triệu
đồng)
NGÀNH, NGHỀ KINH DOANH:
- Cho thuê xe có động cơ chi tiết: Cho thuê ô tô
- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
- Hoạt động thư viện và lưu trữ
- Dịch vụ liên quan đến in:
+ Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo,… bằng cách gấp,
xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa, xén, in ttôi
vàng lên sách;
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH3Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Xếp chữ, sắp chữ, sắp chữ in, nhập dữ liệu trước khi inbao gồm quét và
nhận biết chữ cái quang học, tô màu điện tử;
+ Các hoạt động đồ họa khác như khắc rập khuôn, rập khuôn ttôi, in nổi, in
dùi lỗ, chạm nổi, quét dầu mà dát mỏng, kiểm tra thứ tự và sắp xếp.
- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trong
các cơ quan, doanh nghiệp.
- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ.
- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưu
trữ, bảo quản và phục chế tài liệu.
- In và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm (trừ các loại Nhà nước
cấm).
- Dịch vụ thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ dữ
liệu và xử lý dữ liệu (trừ thông tin Nhà nước cấm).
- Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu.
- Đối với các ngành nghề có đủ điều kiện, Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi
có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
2.1. Chức năng
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với các ngành,
nghề kinh doanh bao gồm:
- Hoạt động thư viện và lưu trữ.
- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trong
các cơ quan, doanh nghiệp.
- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ.
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH4Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưu
trữ, bảo quản và phục chế tài liệu.
- In và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm (trừ các loại Nhà nước
cấm).
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT có tư cách pháp
nhân; có tài khoản riêng mở tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,
chi nhánh Cầu Giấy và có con dấu riêng.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ , tài liệu;
Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ ;
Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ;
Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ.
Trực tiếp sản xuất các trang thiết bị phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu văn
thư, lưu trữ: Giá sắt đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ…
2.3. Cơ cấu tổ chức
Bao gồm:
- Hội đồng quản trị
- Ban Giám đốc: 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc
- Các phòng chức năng:
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH5Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Phòng Tài chính - Kế toán
+ Phòng Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu
+ Xưởng sản xuất thiết bị
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Phụ lục 01)
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng
hợp
1.1.1. Chức năng
Phòng Hành chính - Tổng hợp là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thủ
trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo quản lý điều hành thực hiện chức năng
nhiệm vụ của cơ quan. Phòng Hành chính - Tổng hợp có hai chức năng chính là
chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần cho cơ quan. Đó là hai chức
năng chính và quan trọng nhất trong công tác Quản trị văn phòng. Phòng Hành
chính - Tổng hợp thực hiện thu thập thông tin có liên quan đến công ty, qua đó
tổng hợp lại phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của công ty.
- Giúp Giám đốc công ty theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung của
toàn công ty. Lập kế hoạch làm việc của lãnh đạo và các phòng của công ty. Đôn
đốc thực hiện các chủ trương, chỉ thị, kế hoạch của cấp trên và công ty. Phụ trách
công tác hành chính, văn thư và phục vụ các điều kiện làm việc, đời sống quản trị
cho công ty.
- Tham mưu giúp Giám đốc công tác tổ chức bộ máy, lao động - tiền lương,
các chế độ chính sách cho người lao động. Công tác hành chính, tổng hợp, văn thư
lưu trữ và quản trị đời sống. Kiểm tra và quản lý các máy móc, thiết bị phục vụ sản
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH6Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xuất của xưởng và đề xuất các giải pháp nhằm thúc đẩy quá trình hiện đại hóa,
nâng cao năng suất lao động.
- Chịu trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý công tác tổ
chức bộ máy, quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và thi
đua khen thưởng.
- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty thực hiện công tác bảo vệ trị an, an toàn
tài sản nhà nước. Triển khai thực hiện tốt phương án bảo vệ Công ty bằng những
biện pháp nghiệp vụ do cơ quan Công an hướng dẫn, đảm bảo tuyệt đối an toàn tài
sản của Công ty và trật tự trị an trong khu vực.
- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, dự thảo các văn bản đối nội, đối ngoại,
thực hiện nghiệp vụ văn phòng.
1.1.2. Nhiệm vụ
- Tham mưu về công tác tuyển dụng, lập phương án bồi dưỡng và đào tạo,
xây dựng đội ngũ cán bộ đảm bảo đủ số lượng và chất lượng, tham mưu cho Giám
đốc việc đề bạt, bổ nhiệm, bố trí, luân chuyển, phân công cán bộ lãnh đạo, quản lý
đúng đối tượng, đúng thủ tục. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ việc
nhân sự trong Công ty theo đúng pháp luật và quy chế của Công ty.
- Quản lý hành chính việc thực hiện các nội quy, quy định đối với toàn thể
công nhân viên trong công ty.
- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực.
- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đáp
ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn
- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế theo đúng
chính sách, chế độ, pháp luật. Quản lý hồ sơ, lý lịch công nhân viên, quản lý hợp
đồng lao động, sổ bảo hiểm của công nhân viên trong Công ty.
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH7Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với
sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
- Tham mưu cho Giám đốc về dự kiến phương án tổ chức bộ máy, mối quan
hệ giữa các đơn vị trong công ty.
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty
cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài.
- Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong
Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi
đường, giấy uỷ nhiệm của Công ty.
- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc, phương tiện kỹ thuật, vật chất, tài
sản của Công ty.
- Quản lý xe con phục vụ đi công tác.
- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo
định mức quy định.
- Xây dựng lịch công tác giao ban, hội họp.
- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn
đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính.
- Thực hiện công việc đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức tiệc liên hoan cấp
Công ty.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
- Trưởng phòng
- Phó Trưởng phòng
- Nhân viên Hành chính - Tổng hợp
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH8Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nhân viên Lái xe
- Nhân viên Bảo vệ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính – Tổng hợp (Phụ lục 02)
1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng
1.2.1. Trưởng phòng
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ mà
Ban Giám đốc yêu cầu.
- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực
Hành chính.
-Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty.
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển của Phòng.
- Điều hành hoạt động chung của Phòng theo chỉ đạo.
- Chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất trong công tác quản lý: Quản trị nhân
sự, Quản trị văn phòng.
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng Hành chính - Tổng hợp
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên
trong Phòng.
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong
phòng.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Ban Giám đốc ủy quyền.
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Hành
chính.
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH9Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các
bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ
đạo, chỉ thị của Ban Giám đốc.
- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
1.2.2. Phó trưởng phòng
- Phụ trách điều hành một số công việc do Trưởng phòng phân công.
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược mảng công việc phụ trách.
- Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực. Tổng hợp, theo dõi tình hình sử
dụng nhân lực của Công ty. Tư vấn cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí nhân sự, hiệu
quả.
- Xây dựng chính sách đào tạo hoặc tổ chức cho cán bộ, nhân viên tham gia
đào tạo. Theo dõi, đánh giá kết quả sau đào tạo.
- Đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả công việc và chiến lược phát
triển nguồn nhân sự của Công ty.
- Xây dựng hệ thống văn bản pháp lý: nội quy, quy chế, quy trình, quy định,
… Tổ chức thực hiện kiểm soát.
- Điều hành hoạt động Phòng Hành chính - Tổng hợp của Công ty theo
Trưởng phòng.
- Tư vấn, tham mưu cho Trưởng phòng, Ban Giám đốc công ty trong việc
quản lý, triển khai những chính sách, quy chế.
- Xây dựng, triển khai văn hóa doanh nghiệp vào môi trường làm việc.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao
động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Xây dựng hệ thống Quản lý hành chính khoa học, chuyên nghiệp, hiệu quả.
- Thực hiện các công việc khác được giao từ Trưởng phòng, Ban Giám đốc.
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH10Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.3. Nhân viên Hành chính - Tổng hợp
- Photo giấy tờ theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Chủ động hỗ trợ trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư
tín, fax.
- Hỗ trợ chuyển văn bản, tài liệu.
- Thực hiện công tác nghiệp vụ do Trưởng phòng, Phó phòng phân công.
- Theo dõi chế độ Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty.
- Hỗ trợ cho Ban lãnh đạo tiếp khách tại Công ty.
- Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty.
- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản,
thiết bị tại văn phòng.
- Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty.
- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, vé xe,…).
- Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, cà phê,…) cho Công ty.
- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng.
- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty.
1.2.4. Nhân viên Lái xe
- Trực tiếp lái xe theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của Công ty.
- Trực tiếp lái xe hoặc phụ lái hỗ trợ cho các cán bộ khác hoàn thành nhiệm
vụ công tác trong phạm vi được phân công.
- Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của pháp luật về an toàn giao thông
và các nội quy, quy định của Công ty.
- Bảo quản tốt phương tiện và trang bị làm việc.
- Chịu trách nhiệm cá nhân trong phạm vi công tác được phân công.
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH11Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán bộ hoặc nhân viên trao đổi trên xe,
không bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách và công
ty.
- Giữ mối liên hệ tốt với các đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên cho
Công ty.
- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu.
1.2.5. Nhân viên Bảo vệ
- Trực bảo vệ theo lịch phân công hàng tháng của Phòng Hành chính – Tổng
hợp.
- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người và các phương tiện ra vào cổng theo
đúng thủ tục của Công ty quy định.
- Ghi vào sổ thường trực nội dung giấy giới thiệu và đơn vị khách cần đến
giao dịch.
- Nhận và giao ca thường trực đúng quy định của Công ty.
- Bảo vệ tài sản của Công ty, không được cho bất kỳ ai mang tài sản ra khỏi
Công ty nếu chưa được sự cho phép của Ban Giám đốc.
- Tham gia công tác phòng, chống cháy nổ và các công việc khác khi được
phân công.
III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của công ty
1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư,
lưu trữ của công ty.
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư – lưu trữ có vai trò đặc biệt
quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức năng nhiệm vụ riêng
nhưng đều có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra những
giấy tờ liên quan là những văn bản, tài liệu có giá trị đều được giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây chính là những căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH12Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giá trị pháp lý rất cao. Hoạt động công tác văn thư – lưu trữ trở nên thường xuyên
ở cơ quan, doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượng lãnh
đạo, chỉ đạo hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Bởi vậy, ban
hành quy định quản lý về công tác văn thư – lưu trữ là vấn đề quan trọng và có yêu
cầu cao về tính chính xác, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với nền hành
chính nước ta.
Hiện tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT chưa có
văn bản nào do chính công ty ban hành để quản lý về công tác văn thư – lưu trữcủa
công ty mình. Công ty tiến hành thực hiện theo những văn bản do các cơ quan
Trung ương đã ban hành về công tác văn thư – lưu trữ. Cụ thể:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
việc quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về Công tác văn thư;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về
việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng
8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH13Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Mô hình tổ chức văn thư của công ty
Cũng giống như các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác thì mô hình tổ
chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
là mô hình tập trung. Tất cả văn bản đến và văn bản đi, tổ chức quản lý, đóng dấu,
lập hồ sơ và sao lưu tài liệu đều tập trung tại văn thư. Tổ chức văn thư tập trung là
hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay. Tuy nhiên vẫn còn những ưu điểm và
nhược điểm:
- Ưu điểm:
+ Công tác văn thư được thực hiện khoa học,được sự quan tâm, chỉ đạo kịp
thời của ban lãnh đạo công ty. Thường xuyên tổ chức cho các cán bộ tham gia vào
các lớp bồi dưỡng, các lớp tập huấn nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn.
+ Văn thư đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp Giám đốc
giải quyết công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.
+ Việc đăng ký văn bản đúng theo quy định của Nhà nước.
+ Giúp cho Công ty quản lý thống nhất văn bản đi - đến. Số lượng văn bản
được thống kê giúp cho việc tra tìm văn bản một cách dễ dàng và thuận tiện.
+ Các khâu nghiệp vụ được tập trung tại một bộ phận riêng biệt, thống nhất
nên mang lại hiệu quả công việc cao, chất lượng tốt.
- Nhược điểm:
+ Việc cán bộ, nhân viên làm việc quản lí theo mô hình tập trung, thống nhất
thực hiện nghiệp vụ vì vậy không có sự sáng tạo, tìm ra những cái mới trong công
tác văn thư.
+ Mô hình tổ chức văn thư tập trung nên có lúc công việc tập trung nhiều
dẫn đến ứ đọng, nhân viên làm nhanh để kịp tiến độ đôi khi dẫn đến sai sót và
nhầm lẫn trong công việc.
+ Một số văn bản còn bỏ sót số.
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH14Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty
3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty
Công ty Cổ Phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT không có thẩm
quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Để quản lý, điều hành và tổ chức các
hoạt động thì công ty đã ban hành các loại văn bản hành chính, bao gồm văn bản
hành chính cá biệt ( Quyết định, chỉ thị) và văn bản hành chính thông thường:
Quyết định, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, báo cáo, biên
bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy đi đường,…..
3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty
Thể thức của văn bản là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản, đảm
bảo cho các văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng trong quá trình hoạt động
của cơ quan. Vì vậy, khi ban hành văn bản phải đảm bảo đầy đủ các thành phần thể
thức theo quy định của Nhà nước, nếu thiếu các thành phần thể thức theo quy định
thì văn bản sẽ không có tính chính xác và hiệu lực pháp lý.
Trong quá trình kiến tập ở Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài
liệu HT, tôi được tiếp xúc với những văn bản do công ty ban hành, tôi có vài nhận
xét về thể thức và kỹ thuật trình bày của công ty như sau:
Nhìn chung các văn bản do công ty ban hành đều đảm bảo các thành phần
thể thức được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
- Ưu điểm: Về cơ bản các văn bản do công ty ban hành đã đảm bảo tính
khoa học, tính thẩm mĩ và tính pháp lý chân thực.
- Nhược điểm: Vẫn còn một số văn bản trình bày chưa đúng với quy định
như:
+ Cỡ chữ trong các phần trong văn bản còn chưa đúng với quy định.
+ Số, ký hiệu văn bản:văn bản của công ty ban hành trình bày như sau:
Số: 04/CV-KTHC
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH15Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc trình bày như vậy là sai so với quy định, vì Công văn là loại văn bản
không có tên loại nên việc trình bày ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên
cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên
đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó.
+ Đường kẻ ngang dưới không kéo dài hết dòng chữ “Độc lập – Tự do –
Hạnh phúc”.
+ Phần nơi nhận còn sai sót. Cụ thể:
•
•
Từ “Nơi nhận” sai về cỡ chữ, không viết nghiêng.
Tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản: vẫn viết nghiêng.
(Phụ lục 03)
3.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty. So sánh với quy
định hiện hành. Nhận xét, đánh giá.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Công nghệ
Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT gồm các bước sau:
Bước 1: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng
đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo.
Bước 2: Các đơn vị hoặc cá nhân được giao cho soạn thảo văn bản cần xác
định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hoá. Xác định tên loại văn bản
và đối tượng của văn bản.
Bước 3: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo. Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
Bước 4: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện
bản thảo về thể thức, ngôn ngữ.
Bước 5: Thông qua lãnh đạo.
Bước 6: Kiểm tra văn bản, xử lý kỹ thuật , ký văn bản và ban hành văn bản
theo thẩm quyền quy định.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản thì công ty đã tuân thủcác quy định tại
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH16Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tác văn thư.
Quy trình soạn thảo văn bản đã được cá nhân, đơn vị soạn thảo thực hiện
một cách khá tốt, đúng thẩm quyền ký ban hành văn bản của công ty.
4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản
Các văn bản, hồ sơ, tài liệu của Công ty được quản lý và giải quyết một cách
thống nhất và nhanh chóng, đúng quy trình. Quy trình quản lý và giải quyết văn
bản đi – đến của Công ty được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi–đến
4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày;
ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Đăng ký văn bản đi
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức
độ khẩn, mật
Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Lưu văn bản đi
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH17Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bước 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản
* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm, xem xét, giải
quyết.
* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Ghi số văn bản
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản
1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nộ vụ
về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như
sau:
• Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
• Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống
số riêng.
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
- Ghi ngày, tháng, năm văn bản
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Bước 2. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cở sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH18Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm
a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này.
- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
+ Việc đăng ký văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực
hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,
tổ chức cung cấp chương trình, phần mềm đó.
+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý vă bản đi phải được in
ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.
* Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,
Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
* Đóng dấu cơ quan
- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phái bên trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và
phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành.
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH19Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
* Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
- Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật, dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
Bước 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
* Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm
bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Bì văn bản mật
được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Trình bày bì và viết bì
- Vào bì và dán bì
+ Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để
vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu
văn bản.
+ Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán
kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì.
+ Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì.
* Chuyển phát văn bản đi
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH20Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
+ Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải
lập Sổ chuyển giao riêng.
+ Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít
và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký
văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu”
để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
+ Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
+ Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào Sổ
gửi văn bản đi bưu điện.
+ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
- Chuyển phát văn bản mật
Thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/ NĐCP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH21Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập ngành nghề
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản.
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi, thu
hồ đúng thời hạn; khi nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không
bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi, nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghii chú
vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 5. Lưu văn bản đi.
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tai Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
Sinh viên: Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH22Quản trị Văn phòng K1B
