Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận cầu giấy, thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP

CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. TRẦN THU HÀ

Sinh viên thực hiện

: LƯƠNG XUÂN THÀNH

Mã số sinh viên

: 1705QTVC049

Khóa

: 2017-2021

Lớp

: 1705QTVC

HÀ NỘI - 2021


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp này là cơng trình nghiên cứu của
riêng tơi. Các tư liệu, trích dẫn trong khóa luận có nguồn gốc rõ ràng, chính
xác, trung thực, khách quan. Số liệu được sử dụng trong khóa luận hồn tồn
dựa trên khảo sát từ thực tế. Những kết luận khoa học của luận văn chưa từng
được cơng bố trong bất kỳ cơng trình nào. Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm
trước lời cam đoan của mình.
Hà Nội, ngày 13 tháng 5 năm 2021
Sinh viên

Lương Xuân Thành


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy, cơ trong Trường Đại học Nội vụ nói
chung và các thầy, cơ trong Khoa Quản trị văn phịng nói riêng, đã tận tình
giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong suốt q trình học tập vừa qua giúp tơi
có một nền tảng kiến thức vững chắc để thực hiện khóa luận này.
Đặc biệt tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Trần Thu Hà người đã hướng dẫn tận tình, chu đáo và hiệu quả cho tơi hồn thành khóa luận
này.
Cuối cùng xin gửi lời cảm ơn lãnh đạo UBND Quận Cầu Giấy, thành
phố Hà Nội, đã tạo điều kiện giúp đỡ để tơi hồn thành khóa luận của mình.
Xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 13 tháng 5 năm 2021
Sinh viên

Lương Xuân Thành


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ................................................................ 7
1.1. Những vấn đề chung về văn bản hành chính ......................................... 7
1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản hành chính ............................................. 7
1.1.2. Đặc điểm của VBHC ........................................................................... 9
1.1.3. Chức năng của VBHC ....................................................................... 10
1.2. Phân loại văn bản hành chính .............................................................. 12
1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt ............................................................... 12
1.2.2. Văn bản hành chính thơng thường .................................................... 13
1.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính .......................... 17
1.3.1. Khái niệm cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ...... 17
1.3.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính17
1.4. Khái quát một số vấn đề về văn bản hành chính điện tử ..................... 26
1.4.1. Một số khái niệm ............................................................................... 26
1.4.2. Ưu điểm của văn bản điện tử so với văn bản giấy ............................ 27
1.4.3. Các yêu cầu đối với văn bản hành chính điện tử .............................. 28
TIỂU KẾT CHƯƠNG I .............................................................................. 30
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI ................................................................................. 31
2.1. Khái quát về UBND quận Cầu Giấy .................................................... 31

2.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn ......................................................................... 32
2.1.2 Cơ cấu tổ chức.................................................................................... 33
2.2. Cơ sở pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành VBHC của UBND
quận Cầu Giấy ............................................................................................. 34


2.2.1. Cơ sở pháp lý chung.......................................................................... 34
2.2.2. Cơ sở pháp lý riêng ........................................................................... 36
2.3 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu
Giấy, thành phố Hà Nội .............................................................................. 36
2.3.1. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính....................................... 36
2.3.2. Thể thức văn bản hành chính ............................................................ 39
2.3.3. Nội dung văn bản hành chính ........................................................... 49
2.3.4. Sử dụng ngơn ngữ trong văn bản hành chính ................................... 50
2.3.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ...................... 53
2.3.6. Tiêu chuẩn đối với người soạn thảo văn bản hành chính ................. 56
2.4. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính điện tử tại
UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội .................................................. 58
2.4.1. Hạ tầng kỹ thuật ................................................................................ 58
2.4.2. An tồn thơng tin ............................................................................... 61
2.4.3. Nhân sự thực hiện văn bản điện tử, số hóa tài liệu ........................... 63
2.5. Nhận xét chung .................................................................................... 65
2.5.1. Ưu điểm ............................................................................................. 65
2.5.2. Hạn chế.............................................................................................. 67
2.5.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 69
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2.............................................................................. 73
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VBHC TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI............. 74
3.1. Phương hướng nâng cao hiệu quả cơng tác soạn thảo và ban hành văn

bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Hội ................... 74
3.1.1. Phương hướng chung ........................................................................ 74
3.1.2. Phương hướng cụ thể ........................................................................ 75
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại


UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội .................................................. 77
3.2.1. Nhóm giải pháp về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong khâu duyệt
bản thảo ....................................................................................................... 77
3.2.2. Hoàn thiện về thể chế soạn thảo và ban hành VBHC ....................... 81
3.2.3. Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ........................................... 83
3.2.4. Nhóm giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC trực tiếp
tham gia vào công tác soạn thảo và ban hành VBHC ................................. 85
3.2.5. Nhóm giải pháp về tăng cường đầu tư kinh phí và hạ tầng kỹ thuật 88
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3.............................................................................. 91
KẾT LUẬN .................................................................................................... 92
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 94
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 99


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

01

UBND

Ủy ban nhân dân

02

HĐND

Hội đồng nhân dân

03

CBCCVC

Cán bộ, công chức, viên chức

04

VBHC

Văn bản hành chính

05

VBQLNN

Văn bản quản lý nhà nước

06

VBQLHCNN

Văn bản quản lý hành chính nhà nước

07

QLNN

Quản lý nhà nước


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời kỳ đẩy mạnh cơng nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước và hội
nhập quốc tế hiện nay, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết
nhanh gọn, đảm bảo chính xác, hiệu quả cơng việc trong nhiều mặt của đời
sống xã hội.
Văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) nói chung và văn bản quản lý
hành chính nhà nước (VBQLHCNN) nói riêng là phương tiện khơng thể thiếu
trong hoạt động quản lý nhà nước (QLNN). Nó là cơng cụ quản lý hữu hiệu
phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước. Công tác soạn thảo và ban
hành văn bản sẽ giúp cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống,
đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất trong giải quyết cơng việc của cơ
quan mình.
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước của địa phương có vai trị rất quan
trọng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Hoạt động ban
hành văn bản hành chính được xem là một vấn đề quan trọng, được các cơ quan
hành chính đặc biệt quan tâm.
Quận Cầu Giấy được thành lập theo Nghị định số 74-CP ngày

22/11/1996 của Chính Phủ và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/9/1997.
Quận Cầu Giấy là một trong những quận thuộc vị trí trung tâm của thành phố
Hà Nội. Từ khi thành lập đến nay, Quận đã có những bước phát triển vượt bậc
và ln là một trong những đơn vị đi đầu về mọi mặt chính trị, kinh tế, xã hội.
Trên thực tế, cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
UBND quận Cầu Giấy ngày càng được quan tâm, hoàn thiện, như một cơng cụ
khơng thể thiếu, hữu ích, góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh
tế, xã hội trên địa bàn quận. Bên cạnh những thành tựu đạt được, cơng tác này
vẫn cịn những hạn chế nhất định, chất lượng văn bản hành chính ban hành chưa
1


thực sự đáp ứng được yêu cầu đặt ra của cơng cuộc cải cách hành chính, thực
hiện xây dựng chính quyền đơ thị hiện đại. Chính vì vậy, cần tiếp tục phải có
phương hướng và giải pháp phù hợp để góp phần khắc phục những hạn chế cịn
tồn tại đồng thời nâng cao hiệu quả, chất lượng của công tác này nhất là trong
xu hướng xây dựng chính quyền điện tử hiện nay.
Vì vậy, tác giả quyết định thực hiện đề tài “Công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội” để làm
Khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Đóng góp của đề tài
Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm sáng tỏ hơn một số cơ sở lý luận chung
về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, đặc biệt là nhóm văn
bản hành chính điện tử.
Ý nghĩa thực tiễn: Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành
phố Hà Nội. Kết quả nghiên cứu có thể được các cơ quan hành chính quận Cầu
Giấy sử dụng để hồn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính,
đặc biệt là văn bản hành chính điện tử.
3. Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích, đánh giá đúng thực trạng cơng tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, chỉ ra nguyên
nhân của ưu điểm và của những hạn chế còn tồn tại.
Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Làm rõ một số vấn đề lý luận và pháp lý về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính, văn bản hành chính điện tử.

2


Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng về cơng tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, chỉ ra
nguyên nhân của ưu điểm và của những hạn chế còn tồn tại.
Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
5.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu trong khóa luận của đề tài là Cơng tác soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
5.2. Phạm vi nghiên cứu
Về thời gian: Từ ngày 05/03/2020 đến thời điểm hiện tại (Tháng 4 năm
2021)
Về nội dung và không gian: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
7. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đã có rất nhiều cơng
trình nghiên cứu trước đó, đây cũng là chủ đề trong nhiều sách và giáo trình,
tạp chí, luận án, luận văn, nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, tiểu luận

của sinh viên. Tiêu biểu có thể kể đến một số cơng trình nghiên cứu sau:
1. Triệu Văn Cường. Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn bản và cơng
tác văn thư, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội.
2. Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn
bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
3. Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2005), Giáo trình kỹ thuật xây dựng
và ban hành văn bản, NXB Giáo dục, Hà Nội.
4. Ngô Sĩ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thơng

3


Vận tải, Hà Nội.
5. Nguyễn Thị Thu Vân (2007), Sử dụng thuật ngữ văn bản quản lý nhà nước.
Một số bất cập và giải pháp khắc phục, Tạp chí quản lý nhà nước
tháng 8/2007.
6. Phan Công Trinh (2013), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của
UBND huyện Tây Hòa, tỉnh Phú Yên, Luận văn thạc sĩ quản lý cơng,
Học viện Hành chính Quốc gia.
7. Đinh Thị Kim Cúc (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
8. Nguyễn Thị Liên (2017), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện
Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Nhìn chung, các cơng trình nghiên cứu nói trên đã đề cập một cách trực
tiếp và gián tiếp đến vấn đề cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính từ các yếu tố thể thức và và kỹ thuật trình bày, nội dung, quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở những mức độ và phạm vi khác nhau.
Những công trình nghiên cứu nói trên chính là nguồn tài liệu tham khảo quan
trọng trong q trình làm khóa luận này.
Tuy nhiên, hiện vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách hệ thống và

tồn diện về cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, trong đó có
nội dung về văn bản hành chính điện tử tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố
Hà Nội trong thời gian từ khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về Cơng tác văn thư có hiệu lực. Vì vậy việc nghiên cứu của khóa
luận này sẽ góp phần làm rõ và hồn thiện hơn về cơng tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
8. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tác giả đã dựa trên những phương pháp nhận
thức của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh. Ngồi ra, tơi cịn vận

4


dụng các lý thuyết về hành chính học, xã hội học, tâm lý học,…
Phương pháp luận: Bài khóa luận được thực hiện dựa trên cơ sở phương
pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin.
Các phương pháp nghiên cứu lý thuyết
Phương pháp phân tích: nghiên cứu các tài liệu, lý luận về công tác soạn
thảo và ban hành văn bản khác nhau bằng cách phân tích chúng thành từng bộ
phận để tìm hiểu sâu về công tác này.
Phương pháp tổng hợp: liên kết từng mặt, từng bộ phận của các thông tin
đã thu thập được trong q trình phân tích để tạo ra một hệ thống lý thuyết về
công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Phương pháp phân loại: sắp xếp các tài liệu về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản theo từng mặt, từng đơn vị, từng vấn đề có cùng dấu hiệu bản
chất, cùng một hướng phát triển.
Phương pháp hệ thống hóa: sắp xếp tài liệu về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản thành một hệ thống trên cơ sở mơ hình lý thuyết đầy đủ và chi
tiết.
Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Phương pháp quan sát: Quan sát bằng cách trực tiếp theo dõi cơng việc
và q trình thực hiện các cơng việc về soạn thảo và ban hành văn bản tại
UBND quận Cầu Giấy. Nhìn nhận được những gì đang diễn ra, khái quát được
thực tế và có những nhận định chung về công tác soạn thảo và ban hành văn
bản tại UBND quận. Quan sát sẽ giúp nắm được thực trạng và đánh giá một
cách trung thực nhất, chính xác nhất.
Phương pháp phỏng vấn đối tượng: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ, công
chức thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản để khai thác thông tin
về công tác này tại UBND quận Cầu Giấy.

5


Phương pháp so sánh: Đưa ra những sự so sánh giữa lý thuyết và thực
tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Nhận xét sự giống và khác nhau,
nếu có khác nhau thì đã phù hợp với thực tiễn hay chưa và tại sao lại có sự khác
nhau như vậy.
Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp số liệu, tài liệu và các thơng tin thu
thập được theo một trình tự phù hợp. Sau đó tiến hành đánh giá thực trạng công
tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND quận Cầu Giấy.
9. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục chữ viết tắt, kết luận, phụ lục, danh mục
tài liệu tham khảo đề tài bao gồm 3 chương cụ thể như sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính.
Chương 2. Thực trạng cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Chương 3. Một số phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy,
thành phố Hà Nội.

6


Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1. Những vấn đề chung về văn bản hành chính
1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản hành chính
Khái niệm văn bản
Tùy theo từng góc độ tiếp cận và nghiên cứu mà các nhà nghiên cứu đưa
ra những khái niệm khác nhau về văn bản:
Dưới góc độ hành chính học, văn bản được hiểu là khái niệm để chỉ các
loại cơng văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan.
Dưới góc độ ngơn ngữ học:
Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang
tính hồn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một
số giao tiếp nào đó. [16;139]
Văn bản là một thể hồn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống
nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng
viết. [23;15]
Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn
bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. [26;45]
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 của Chính
Phủ thì: “Văn bản là thơng tin thành văn được truyền đạt bằng ngơn ngữ hoặc
ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày
đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”. [1]
Như vậy, khái niệm “văn bản” được thể hiện dưới nhiều góc độ khác
nhau, tuy nhiên chưa có sự đồng nhất về cách diễn đạt cũng như nội hàm của
văn bản. Vì vậy, để thống nhất tôi xin đưa ra khái niệm về văn bản như sau:
Văn bản là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ

7


chức, được truyền đạt bằng ký hiệu ngôn ngữ và được trình bày theo quy định
chung.
Khái niệm văn bản hành chính
Văn bản hành chính nằm trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước do
chủ thể quản lý nhà nước ban hành được sử dụng rộng rãi và phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước.
Hiện đang tồn tại nhiều khái niệm “văn bản hành chính” khác nhau, cụ
thể như sau:
Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều
hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. [1]
Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thơng tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các
công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công
việc,...của cơ quan nhà nước; văn bản hành chính bao gồm nhiều hình thức văn
bản khác nhau, điển hình là thơng cáo, thơng báo, biên bản, cơng văn, công
điện, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi. [34; 149]
Văn bản hành chính hay văn bản quản lý nhà nước thông thường là loại
văn bản quản lý nhà nước khơng mang tính quy phạm pháp luật được dùng để
quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi cơng việc và xử
lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý. [26; 66-67]
Từ những khái niệm trên và những nghiên cứu về văn bản hành chính,
có thể rút ra khái niệm về văn bản hành chính như sau: Văn bản hành chính là
văn khơng mang tính quy phạm pháp luật được hình thành trong quá trình chỉ
đạo, điều hành, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
các cơ quan, tổ chức.

8

1.1.2. Đặc điểm của VBHC
Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ
chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong
hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội. Mỗi cơ quan, tổ chức tham
gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và phát triển đều phải thực hiện hoạt
động hành chính, tức là các hoạt động quản lý bên trong, quản lý bên ngồi và
các thơng tin quản lý đó chủ yếu được văn bản hóa, hình thành nên hệ thống
văn bản hành chính. [33; 07]
Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thơng tin quản lý
mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển
xuống cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên);
theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang
quyền.
Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh
hẹp và ít đối tượng thị hành. Việc ban hành văn bản hành chính chủ yếu là để
điều chỉnh hành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ
quan, tổ chức hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những
vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch
thành công, văn bản đó coi như hết giá trị. Trong một số ít trường hợp, văn bản
hành chính có hiệu lực thường xun, phạm vi điều chỉnh rộng và gồm nhiều
đối tượng thi hành. Đó là trường hợp các quy chế, quy định nội bộ của cơ quan,
tổ chức (quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế văn hóa cơng sở, quy chế cơng tác
văn thư,…). [33; 07]
Văn bản hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản
cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh
tế, chính trị, xã hội.

9

1.1.3. Chức năng của VBHC
1.1.3.1. Chức năng thông tin
Văn bản hành chính cũng như mọi văn bản khác, đều được ban hành
nhằm mục đích truyền đạt thơng tin, cho nên, chức năng thơng tin là chức năng
vốn có của văn bản hành chính.
Trong hoạt động hành chính, cùng với xu hướng hiện đại hóa, các nhà
lãnh đạo đã sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật, công nghệ để truyền đạt thông
tin phục vụ cho hoạt động giao dịch (điện thoại, thư điện tử,v.v.) nhưng việc
truyền đạt thông tin bằng văn bản vẫn chiếm vị trí quan trọng hàng đầu. Bởi vì,
việc văn bản hóa thơng tin khơng chỉ tạo thuận lợi để tiếp nhận thơng tin cho
mọi đối tượng, nó cịn là bằng chứng hiện hữu cho những thơng tin, quyết định
quản lý của lãnh đạo.
Các thông tin trong văn bản hành chính gồm 3 dạng với những đặc điểm
riêng:
Thơng tin q khứ, đó là các thơng tin liên quan đến những sự việc đã
được giải quyết trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Thông tin hiện tại, đó là các thơng tin liên quan đến những sự việc đang
diễn ra trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
Thơng tin tương lai, đó là các thơng tin mang tính dự báo, cần thiết cho
lãnh đạo để xây dựng kế hoạch hành động trong thời gian sau đó (tương lai)
nhằm định hướng cho từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.1.3.2. Chức năng quản lý
Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở vai trị là phương tiện
truyền đạt các thơng tin, quyết định quản lý của lãnh đạo đến các đối tượng
quản lý. Nhờ việc văn bản hóa thơng tin, quyết định quản lý mà các lãnh đạo
có thể quản lý, điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách thuận

10

lợi trong phạm vi không gian và thời gian.
Cụ thể, thơng qua các hình thức văn bản hành chính như quyết định cá
biệt, nghị quyết cá biệt, nhà quản lý, cơ quan có thẩm quyền thực hiện được
việc ban hành mệnh lệnh, quyết định quản lý. Thơng qua các hình thức văn bản
hành chính khác, nhà quản lý, cơ quan có thẩm quyền có thể truyền đạt các
thơng tin quản lý, điều hành hoặc thu thập, tổng hợp các thông tin cần thiết cho
hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Có thể nói, văn bản hành chính là một
cơng cụ vơ cùng quan trọng, hữu ích đối với nhà quản lý và cơ quan có thẩm
quyền để thực hiện hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức.
1.1.3.3. Chức năng pháp lý
Chức năng pháp lý là chức năng đặc thù của văn bản quản lý nhà nước.
Đối với các tổ chức khác trong hệ thống xã hội, sự tồn tại và hoạt động của nó
là do nhà nước cho phép, cho nên, trong quá trình hoạt động, nếu các tổ chức
này có đặt ra các quy định bắt buộc thực hiện để quản lý nội bộ của mình, thì
tính pháp lý của nó suy cho cùng vẫn là sự cho phép của nhà nước. Do đó, đối
với văn bản hành chính, khi đề cập đến chức năng pháp lý, cần đặt nó trong
phạm vi là văn bản của các cơ quan nhà nước. Chức năng này được thể hiện
như sau:
Thứ nhất, văn bản hành chính thiết lập các mối quan hệ giữa các thành
viên trong nội bộ. Mỗi cơ quan nhà nước trong quá trình tồn tại và hoạt động,
để thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ, các nhà lãnh đạo cần đặt ra các quy tắc
xử sự bắt buộc đối với mỗi thành viên của cơ quan trong từng lĩnh vực hoạt
động nhất định và thường được thể hiện dưới dạng các quy chế như: Quy chế
văn hóa cơng sở, quy chế chi tiêu nội bộ, v.v.
Thứ hai, văn bản hành chính là bằng chứng pháp lý cho các quyết định
quản lý của lãnh đạo đối với từng trường hợp cụ thể và mang tính bắt buộc thực
hiện như: Quyết định nâng bậc lương, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ
11

luật, v.v. [33; 11]
1.1.3.4. Các chức năng khác
Ngoài các chức năng trên văn bản hành chính cịn thực hiện một số các
chức năng khác như: chức năng văn hóa – xã hội, chức năng giao tiếp, chức
năng thống kê, chức kinh tế.
1.2. Phân loại văn bản hành chính
Căn cứ vào đặc điểm và mục đích sử dụng có thể chia văn bản hành chính
thành hai loại, cụ thể như sau:
1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang
tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng đối với
một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, rõ ràng. Bao gồm: Nghị quyết cá biệt;
Quyết định cá biệt. [28; 31]
Các hình thức của văn bản hành chính cá biệt:
1) Nghị quyết cá biệt (NQ)
Nghị quyết cá biệt là văn bản thể hiện những kết luận của tập thể về vấn
đề đã được thảo luận thông qua trong cuộc họp của cơ quan, tổ chức (cuộc họp,
phiên họp, kỳ họp, hội nghị, hội thảo, đại hội,…) và được áp dụng một lần với
một hoặc một số đối tượng cụ thể.
2) Quyết định cá biệt (QĐ)
Quyết định cá biệt là văn bản do các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có
thẩm quyền ban hành, trong đó có chứa quy tắc xử sự bắt buộc thực hiện đối
với một hoặc một số đối tượng cụ thể trong phạm vi quản lý của mình. Quyết
định cá biệt thường được áp dụng một lần, ít đối tượng thi hành, được ban hành
để giải quyết những sự việc cụ thể. Quyết định cá biệt gồm: Quyết định quy

12

định trực tiếp (quyết định nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật,…), Quyết định
quy định gián tiếp (quyết định ban hành kèm theo văn bản khác). [33;13]
1.2.2. Văn bản hành chính thơng thường
Văn bản hành chính thơng thường dùng để truyền đạt thông tin trong
hoạt động quản lý nhà nước như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương,
quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi
chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính
thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và
công dân. [21; 31]
Đây là một hệ thống đa dạng, bao gồm các hình thức văn bản sau:
3) Chỉ thị (CT): Đây là văn bản do người đứng đầu các cơ quan, tổ chức
ban hành để chỉ đạo cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ có liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của họ nhằm giải quyết vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý
của cơ quan, tổ chức.
4) Quy chế (QC): Quy chế là hình thức văn bản mà các cơ quan nhà nước
có thẩm quyền dùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lí cho từng đối
tượng trong một lĩnh vực nhất định.
5) Quy định (QyĐ): Quy định là hình thức văn bản dùng để quy định các
nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực
công tác nhất định để thực hiện trong cơ quan hoặc trong các cơ quan cùng hệ
thống.
6) Thông cáo (TC): Thông cáo là văn bản dùng để công bố một quyết
định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền.
Thơng cáo được phổ biến rộng rãi trên các phương tiện thơng tin đại
chúng. Trong đó có những thông cáo nhất là thông cáo phản ánh về hoạt động

13

đối ngoại của Đảng và Nhà nước còn nhằm mục đích thơng tin cho cả thế giới
biết. Loại văn bản này thuộc thẩm quyền của một số cơ quan từ cấp Bộ trở lên,
các cơ quan thường hay sử dụng là Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội,
Chính phủ, Bộ Ngoại giao.
7) Thơng báo (TB): Thơng báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt,
phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cán bộ, công chức, quần chúng nhân dân về
tình hình cơng tác, quyết định về quản lí hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan
để thực hiện hay để biết.
8) Hướng dẫn (HD): Hướng dẫn là hình thức văn bản được ban hành để
giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp
trên.
9) Chương trình (CTr): Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình
bày tồn bộ dự kiến những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một
thời gian nhất định để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra.
10) Kế hoạch (KH): Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định
phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm
vụ cơng tác của nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan đơn vị, địa
phương nói riêng. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất
định theo niên hạn dài hạn, trung hạn, ngắn hạn.
11) Phương án (PA): Phương án là hình thức văn bản dùng để trình bày
dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành cơng việc trong điều kiện và hồn cảnh
nào đó.
12) Đề án (ĐA): Đề án là văn bản dùng để trình bày về một dự kiến, kế
hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một cơng việc nào đó.
13) Dự án (DA): Dự án là loại văn bản dùng để trình bày các hoạt động
được sắp xếp một cách khoa học nhằm đạt được một kết quả cụ thể trong phạm

14

vi, ngân sách và thời gian nhất định.
14) Báo cáo (BC): Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình
lên cấp trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của mình, sơ kết, tổng kết cơng tác.
15) Biên bản (BB): Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ về một sự việc
đang diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ kí xác nhận của những người có liên quan
hoặc người làm chứng.
Khác với các hình thức văn bản khác, biên bản khơng có hiệu lực thi
hành mà chủ yếu dùng làm chứng cứ chứng minh cho các sự kiện, hiện tượng
đã xảy ra trong thực tế, đóng vai trị cung cấp thơng tin để làm cơ sở cho việc
ra quyết định hoặc cho các nhận định và kết luận khác của người, cơ quan có
thẩm quyền.
16) Tờ trình (TTr): Tờ trình là văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc
cấp có thẩm quyền trình bày về một chủ trương, chính sách, chế độ, đề án công
tác, dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ,
chính sách...và đề nghị cấp trên hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
17) Hợp đồng (HĐ): Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thoả
thuận giữa hai bên trong việc xác lập quan hệ pháp lí về quyền và nghĩa vụ của
mỗi bên.
18) Cơng văn: Cơng văn là hình thức văn bản khơng có tên loại được
dùng để giao tiếp chính thức với các cơ quan và với quần chúng nhân dân vào
các mục đích khác nhau như đề nghị, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn,
đơn đốc kiểm tra cơng việc.
19) Cơng điện (CĐ): Cơng điện là hình thức văn bản dùng để thông tin
hoặc truyền đạt lệnh, quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền
trong trường hợp cần kíp. Trường hợp sử dụng cơng điện để truyền đạt quyết

15

định mới, hoặc sửa đổi, đình chỉ thi hành một quyết định thì sau khi gửi cơng
điện cơ quan gửi phải làm văn bản chính thức gửi cho cơ quan có trách nhiệm
thi hành.
20) Bản ghi nhớ (BGN): Bản ghi nhớ là loại văn bản dùng để ghi lại
những nội dung đã thỏa thuận trên tinh thần hợp tác và hữu nghị, thường được
sử dụng trong lĩnh vực ngoại giao.
21) Bản thỏa thuận (BTT): Bản thỏa thuận là loại văn bản dùng để mô tả
đầy đủ các hoạt động và các tiêu chuẩn mà hai bên đã thống nhất thực hiện
trong công việc.
22) Giấy uỷ quyền (GUQ): Giấy uỷ quyền là hình thức văn bản dùng để
ghi nhận sự thỏa thỏa thuận giữa người có quyền (hoặc người đại diện theo
pháp luật) và người được ủy quyền. Theo đó người được ủy quyền thực hiện
quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người đại diện thep pháp
luật).
23) Giấy mời (GM): Giấy mời là loại văn bản dùng để mời đại diện cơ
quan khác hoặc cá nhân tham dự một cơng việc nào đó hoặc tới cơ quan để giải
quyết một vấn đề có liên quan.
24) Giấy giới thiệu (GGT): Giấy giới thiệu là hình thức văn bản cấp cho
cán bộ, công chức, viên chức cơ quan khi đi liên hệ, giao dịch với cơ quan khác
để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết công việc riêng.
25) Giấy nghỉ phép (GNP): Giấy nghỉ phép là văn bản dùng để cấp cho
cá nhân trong cơ quan, tổ chức được nghỉ phép theo quy định của pháp luật
hoặc theo quy định của các cơ quan, tổ chức.
26) Phiếu gửi (PG): Phiếu gửi là hình thức văn bản kèm theo văn bản đi
(cơng văn đi). Người nhận văn bản có nhiệm vụ kí xác nhận vào phiếu gửi và
gửi trả lại cho cơ quan gửi. Đây là bằng chứng cho việc gửi văn bản đi.

16

27) Phiếu báo (PB): Phiếu báo là hình thức văn bản được sử dụng để báo
cho cơ quan hoặc cá nhân gửi văn bản (hồ sơ, đơn thư) tiếp tục bổ sung hồ sơ
theo quy định.
28) Phiếu chuyển (PC): Phiếu chuyển là loại văn bản dùng để chuyển hồ
sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục
giải quyết.
29) Thư công: Thư công là loại văn bản mà các cơ quan, tổ chức dùng
để thực hiện các giao tiếp xã hội như: thư chúc mừng, thư chia buồn, thư cảm
ơn. [33; 13]
1.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
1.3.1. Khái niệm cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là cơng tác mang tính thường
xun, diễn ra hàng ngày của mỗi cơ quan, tổ chức. Khái niệm cơng tác soạn
thảo và ban hành VBHC có thể được trình bày như sau: Cơng tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính là việc vận dụng những kiến thức, kỹ năng và các
quy định có liên quan để văn bản được soạn thảo và ban hành có hiệu lực pháp
lý, nhằm giúp cơ quan, tổ chức điều hành, quản lý xã hội có hiệu quả.
1.3.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính
1.3.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản được hiểu là mỗi cơ quan,
tổ chức, cá nhân phải căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để ban
hành loại văn bản được quy định. Có thể nói, các cơ quan tổ chức có tư cách
pháp nhân đều có thẩm quyền ban hành hầu hết tất cả các loại văn bản hành
chính trong 29 hình thức văn bản hành chính (Đã được trình bày ở phần 1.2 của
bài khóa luận này) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, mục đích hoạt động của
mình. Ngồi ra, có trường hợp cá nhân người dân cũng có thể soạn thảo một số
17

loại văn bản hành chính phục vụ mục đích nhất định của mình trong đời sống,
cơng việc.
Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, mỗi cơ quan, tổ chức được phép ban hành văn bản để giải quyết những
vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết. Nói
cách khác, nội dung văn bản phải phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức,
cá nhân ban hành văn bản hành chính.
1.3.2.2. Yêu cầu về thể thức văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính phải tuân thủ quy định
theo Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về cơng tác
văn thư. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao
gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các
thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn
bản nhất định. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:
Quốc hiệu và Tiêu ngữ;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu của văn bản;
Địa danh và thời gian ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
Nội dung văn bản;
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
Nơi nhận.
Ngoài các thành phần trên, văn bản hành chính có thể bổ sung các thành
phần khác như:

18