Chuyên đề 1: DỰ ÁN, QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ GIÁM ĐỐC DỰ ÁN, DỰ ÁN VÀ KHÔNG PHẢI DỰ ÁN

Chuyên đề 1: DỰ ÁN, QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
DỰ ÁN VÀ KHÔNG PHẢI DỰ ÁN

I. ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

-

Diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định

-

Nhiệm vụ đặc biệt chỉ thực hiện một lần

-

Công cụ quản lý đặc biệt

-

Các nguồn lực bị giới hạn

-

Nhân sự dự án là tạm thời, đến từ nhiều nguồn

-

Là tập hợp các hoạt động tuơng đối độc lập (Subprojects)

-

Có liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều ngành, nhiều đối tượng khác nhau.

II. DỰ ÁN là gì ?
Dự án là tập hợp của những hoạt độngkhác nhau có liên quan với nhau theo một lơ gíc, một trật tự xác định nhằm vào
những mục tiêu xác định, thực hiện bằng những nguồn lực nhất định trong những khoảng thời gian xác định.

 Như vậy đặc điểm của dự án khác so với kế hoạch kinh doanh là:
-

Thời gian: Có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc

-

Mục tiêu: Là rõ ràng, kết quả chính xác

-

Đối tượng: Là duy nhất/1 lần

-

Nguồn lực: Bị giới hạn

III. ĐIỀU KIỆN RÀNG BUỘC CỦA DA
Kết quả
Thời hạn (có thời gian bắt đầu, kết thúc)
Nguồn lực (hạn chế)
IV. PHÂN LOẠI DỰ ÁN
Dự án có thể được phân loại dựa vào các căn cứ như:
- Phạmvi

- Thờigian
- Qui mơ
- Loại hàng hóa được cung cấp


- Tính phức tạp
Lưu ý: Dù phân loại theo tiêu thức nào dự án vẫn phải chịu các ràng buộc về THỜI GIAN, NGUỒN LỰC VÀ KẾT
QUẢ.

V. CÁC LOẠI DỰ ÁN

-

Theo mục tiêu của DA

-

Theo mối quan hệ giữa các chủ thể trong dự án: Dự án thông thuờng (đầu tư, khai thác), dự án BOT (xây

: Dự án đầutư, dự án phát triển (dự án xã hội).

dựng, khai thác và chuyển giao), dự án BO (xây dựng, khai thác).

-

Theo quy mơ của dự án: Dự án nhóm A, dự án nhóm B, Dự án nhóm C.

-

Theo mức độ ưu tiên: Dự án ưu tiên, dự án thông thường.

-

Theo lĩnh vực triển khai: dự án trong mỗi ngành, mỗi đơn vị...

Phân loại có tác dụng gì?
VI. SỰ KHÁC NHAU GIỮA DỰ ÁN PHÁT TRIỂN (XÃ HỘI) VÀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ KINH DOANH

Dự án phát triển (Xã hội)

-

Tổng kinh phí huy động lớn, khó thu hồi vốn, mục
đích là lợi ích KTXH cao hơn

-

Có nhiều bên đối tác,

-

Sử dụng nhiều cơng nghệ khác nhau

-

Thời gian dài

-

Góp phần cải tạo mơi trường

-

Cấu trúc tổ chức chuyên biệt hơn

-

Đòi hỏi kỹ năng phối hợp hoạt động cao hơn

Dự án đầu tư kinh doanh

-

Mục đích là lợi nhuận cao

-

Có ít đối tác tham gia

-

Thời hạn ngắn

-

Eo hẹp về nguồn lực

-

Tàn phá môi trường

-

Tổ chức DA thường là một bộ phận của tổ chức

-

Đòi hỏi người quản lý có kỹ năng cá nhân tốt.

Dự án cũng như một chuyến đi
Nếu không biết rõ nơi nào anh sẽ đến thì rất dễ dàng bị lạc
CÂU HỎI TRANH LUẬN
Chìa khố cho việc quản lý một dự án có hiệu quả là thiết lập lịch trình dự án thật chi tiết và làm theo đúng lịch trình
đã vạch ra.
CÁC LÝ DO ỦNG HỘ
- Dễ dàng lãnh đạo, kiểm tra, và giám sát dự án
- Kiểm soát tốt việc sử dụng nguồn lực và thời gian


- Tránh rủi ro và những bất lợi cho dự án
- Thể hiện rõ trách nhiệm của các thành viên
- Dễ dàng nhận được sự ủng hộ của cán bộ cấp cao
- Dễ dàng đánh giá và rút kinh nghiệm
- Dễ phát hiện vấn đề và giải quyết kịp thời
- Bảo đảm không vượtquá nguồn lực
CÁC LÝ DO PHẢN ĐỐI
- Khó năng động, linh hoạt
- Khó thay đổi
- Hạn chế sáng tạo và thích ứng với cái mới
- Đơi khi lãng phí thời gian

- Khơng phù hợp với việc quản lý con người
- Không phù hợp với thực tế hiện nay
VII. CHU KỲ CỦA DỰ ÁN

-

Dự án …...bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Các giai đoạn tạo thành một vịng khép kín của q trình đầu tư
gọi là một chu kỳ dự án (Project cycle).

-

Mỗi chu kỳ dự án tạo thành một pha của chu trình thực hiện mục tiêu. Có thể có nhiều pha khác nhau (Project
phase).

VII. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN

-

Chuẩn bị dự án (Preparation)

-

Thực hiện dự án (Implementation)

-

Kết thúc, đưa dự án vào khai thác sử dụng (Terminate and handover)

VIII. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN

-

Xác định dự án (Xin phép đầu tưư) (Identification)

-

Lập dự án(Design)

-

Trình, thẩm định, phê duyệt dự án (get approval)

-

Thiết lập cơ chế hoạt động (Execution)

-

Điều hành, giám sátdự án(Operation)

-

Kết thúc, đưa dự án vào khai thác sử dụng (Terminate and handover)


QUẢN LÝ DỰ ÁN:
Là một chuỗi các hoạt động quản lý theo chu trình, có tính khép kín, định hướng theo kết quả cuối cùng (là mục tiêu của
dự án).
I. QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO CÁC LĨNH VỰC
- Quản lý ngân sách cho dự án

- Quản lý nguồn nhân lực tham gia dự án
- Quản lý các thiết bị và các nguồn lực vật chất khác được sử dụng để thực hiện dự án
Kết hợp chúng với nhau để đạt mụctiêu của dự án, đúng với tiến độ, trong phạm vi ngân sách với chất lượng thiế tkế
II. QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO CHỨC NĂNG
•Chức năng lập kế hoạch
•Chức năng tổ chức (xây dựng cơ cấu/tổ chức, tuyển chọn nhân sự, xây dựng quy chế/quy định, mô tả công việc, triển
khai thực hiện, điều chính …)
•Chức năng lãnh đạo-điều hành-chỉ huy (sử dụng các công cụ như họp giao ban định kỳ, tạo động lực: tiền thưởng, tinh
thần, đưa ra nguyên tắc chung, làm gương, định hướng, giao kế hoạch, đánh giá kết quả…)
•Chức năng kiểm tra, giám sát(…)
III. QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO QUÁ TRÌNH
- Quản lý trong giai đoạn lập dự án
- Quản lý trong giai đoạn tổ chức thực hiện dự án
- Quản lý dự án trong giai đoạn kết thúc dự án
IV. QUẢN LÝ DỰ ÁN theo chức năng

Giai đoạn

Chuẩn

Thực

Kết

bị

hiện

thúc

Chức năng

Kếhoạch

Tổchức

Lãnh đạo

Là sự vận dụng các
nguyên lý, nguyên tắc
quản lý vào việc thực hiện
các giai đoạn của chu kỳ
dự án nhằm đạt mục tiêu
của dự án


Kiểmtra
V. QUẢN LÝ DỰ ÁN theo lĩnh vực
Giai đoạn
Chuẩn

Thực

Kết

bị

hiện

thúc

Lĩnhvực

Tàichính

Nhânlực

Là sự vận dụng các
nguyên lý, nguyên tắc
quản lý vào việc thực hiện
các giai đoạn của chu kỳ
dự án nhằm đạt mục tiêu
của dự án

Nguồnlựcvậtchất

Thiếtbịmáymóc

GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
I. GIÁM ĐỐC DỰ ÁN LÀ AI ?
- Là người thay mặt chủ sở hữu điều hành, quản lý dự án
- Chịu trách nhiệm trướcchủ sở hữu về mọi hoạt độngvà kết quả thực hiện dự án
- Đượ chưởng thù lao tương xứng với kết quả thực hiện dự án
- Là đầu não của dự án
- Là đầu mối thông tin của dự án
II. TRÁCH NHIỆM CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
- Lãnh đạo, điều hành đơn vị hồn thành cơng việc, dự án chứ khơng phải bào chữa;
- Nắm vững lịch trình dự án;
- Điều hành, phối hợp các hoạt động của dự án;
- Tạo ra sự hợp tác giữa các thành viên dự án và sự ủng hộ của cấp trên;

- Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả;
- Động viên khích lệ mọi người làm việc;


III. MỘT SỐ KIẾN THỨC KỸ NĂNG CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
- Kỹ năng giao tiếp: biết nghe và thuyết phục người khác (Communication skills)
- Kỹ năng đàm phán và giải quyết các mâu thuẫn, các xung đột: biết cách phân chia cơng việc, giao nhiệm vụ và phối hợp
nhóm, xử lý các mâu thuẫn và các xung đột phát sinh (Conflict solving)
- Có kiến thức vững chắc về lĩnh vực liên quan, có kinh nghiệm tại cơng ty, đơn vị có dự án (Experience)
- Am hiểu về chun mơn kỹ thuật, có kiến thức tốt về quản lý dự án (Technical skills)
IV. MỘT SỐ ĐIỂM ĐÁNG LƯU Ý!
- Vai trò của giám đốc dự án thay đổi tuỳ thuộc vào quy mô của dự án. Trong các dự án nhỏ, chính giám đốc dự án thường
trực tiếp tham gia vào các hoạt động. Trong những dự án lớn, giám đốc dự án tập trung vào công tác lãnh đạo.
- Nếu dự án nhỏ, giám đốc dự án sẽ phải tập trung vào việc xử lý tốt các khía cạnh kỹ thuật.
- Đối với các dự án lớn hơn, khả năng lãnh đạo, cũng như khả năng đàm phán và giải quyết các xung đột là những yếu tố
mang tính quyết định
- Thông thường, giám đốc dự án cần phải giành ra một khoảng thời gian thích đáng để làm công tác tổ chức, quản lý, điều
hành, kiểm tra, giám sát đối với các hợp phần, bộ phận của dự án.
Lưu ý:
- Giám đốc dự án chỉ có kiến thức về kỹ thuật thôi chưa đủ; Giám đốc dự án cần biết lãnh đạo nhân viên của anh ta;
- Giám đốc dự án chỉ đơn thuần là nhà quản lý, hiểu biết về kỹ thuật, chuyên môn, về các lĩnh vực có liên quan là chưa
đủ. Giám đốc cần cókhả năng làm trọng tài đối với các vụ phân xử cần thiết, anh ấy sẽ có được sự nể trọng.
- Nếu một giám đốc dự án mà khơng nói được ngơn ngữ của khách hàng, của nhân viên thì điều đó có thể là nguyên nhân
gây ra nhiều vấn đề.