Thảo luận nhóm TMU môn kiểm toán nội bộ bài tập 1 nếu bạn ở vị trí của bà h,bạn hãy bày tỏ ý kiến về vấn đề tổ chức kiểm toán nội bộ tại công ty

MƠN: KIỂM TỐN NỘI BỘ
BÀI THẢO LUẬN NHĨM 9
Bài 1:
1.

Nếu bạn ở vị trí của bà H,bạn hãy bày tỏ ý kiến về vấn đề tổ chức kiểm toán
nội bộ tại công ty?
Cơ sở để thiết lập bộ phận KSNB dựa trên: quy mô của công ty,phạm vi
hoạt động ,năng lực và trình độ của nhân viên,lĩnh vực hoạt động của cơng
ty.Đứng trên vị trí của bà H , ý kiến bày tỏ là Công ty C nên tự tổ chức bộ máy
KTNB

-

Công ty C là công ty cổ phần,chuyên kinh doanh thiết bị lọc nước nhập khẩu rừ
Nhật và tiêu thụ ở Việt Nam.Vì vậy ,cơng ty C sẽ phải làm đầy đủ các thủ tục
nhập khẩu hàng hóa với cơ quan hải quan và phải nộp thuế nhập khẩu,cần có sự
dám sát chặt chẽ để đảm bảo cơng ty đang nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật,

-

nộp thuế theo đúng quy định của nhà nước.
Mặt hàng kinh doanh là thiết bị lọc nước nhập khẩu từ Nhật về Việt Nam nên
cần đảm bảo chặt chẽ về mặt kỹ thuật, đảm bảo về chất lượng để khơng xảy ra

-

sai xót hay bị hỏng đồng bộ,cần sự dám sát về mặt chất lượng làm việc.
Cơng ty có chi nhánh ở 3 miền Bắc,Trung Nam tức là quy mô của công ty khá
rộng,do đó rất cần sự phối hợp hài hịa giữa các phòng ban, bộ phận cùng với sự
quản lý chặt chẽ giữa các chi nhánh để công ty hoạt động thống nhất ,toàn diện

trên cả hệ thống.

1


-

Doanh thu trong 3 năm trở lại đây tăng rất nhanh, điều này đặt ra yêu cầu năng
lực và trình độ của nhân viên ngày càng phải nâng cao, phản ánh các thơng tin

-

tài chính,số liệu kế tốn kịp thời,chính xác, minh bạch ,rõ ràng.
Hiện tại công ty đã lên kế hoạch niêm yết cổ phiếu tại SGDCK HN trong năm

-

nay để tăng vốn, cơng ty cần phải có tổ chức kiểm tốn nội bộ
Ơng A là giám đố của công ty đồng thời là cổ đông với số vốn góp 20%, cần

-

phải phân chia trách nhiệm,quyền lợi, lợi tức đầy đủ, rõ ràng và minh bạch.
Hiện bộ phận kế tốn của cơng ty có 6 người, bà H là giám đốc tài chính của
cơng ty có chứng chỉ hành nghề kiểm toán viên,đây là nguồn nhân lực chất

2.

lượng mà cơng ty có thể tận dụng trong việc thành lập nên bộ phận KTNB
Nếu tổ chức kiểm toán nội bộ thì cơng ty nên tổ chức theo mơ hình nào?

Cơng ty nên tổ chức theo mơ hình kết hợp vừa tập chung vừa phân tán.Tổ
chức KTNB sẽ vừa được tổ chức tập trung tại trụ sở chính của cơng ty,vừa được

-

tổ chức phân tán tại 3 miền Bắc,Trung ,Nam
Do doanh thu của công ty trong 3 năm gần đây tăng lên rất nhanh,do đó tổ chức
theo mơ hình tập trung sẽ kiểm sốt được chặt chẽ tồn bộ hoạt động tài chính
của cơng ty nhờ nằm tại trung tâm chính của cơng ty.Tổ chức kiểm tốn nội bộ
sẽ phụ trách tồn bộ hoạt động kiểm tốn trong tồn doanh nghiệp,và chịu sự

-

điều hành trực tiếp,chịu trách nhiệm trước giám đốc
Tuy nhiên,cơng ty lại có chi nhánh tại 3 miền Bắc,Trung,Nam,để tiết kiệm chi
phí đi cơng tác cho các KTV ,đồng thời giúp các KTV thuận lợi hơn trong việc
kiểm tra,đánh giá các mặt hoạt động của công ty,đặc biệt giúp các KTV có thể
kịp thời phát hiện ra các sai sót và ngăn chặn kịp thời,từ đó đưa ra những ý kiến
tham vấn nâng cao hiệu quả hoạt động của cơng ty, do đó tại 3 miền này sẽ tổ
chức theo mơ hình phân tán.
2


-

Việc kết hợp giữa mơ hình tập trung và phân tán sẽ nâng cao hiệu quả kinh
doanh, kiểm soát chặt chẽ được hoạt động của công ty.

3

-

Mơ hình:
KTNB trung tâm

KTNB chi nhánh
miền Bắc

KTNB

3.

KTNB chi nhánh
miền Trung

KTNB

KTNB chi nhánh
miền Nam

KTNB

Nếu công ty tổ chức bộ phận kiểm tốn nội bộ,bà H có nên là người phụ
trách bộ phận kế tốn và kiểm tốn khơng?Tại sao?
Bà H khơng thể là người phụ trách bộ phận Kế toán và Kiểm Tốn .Tại vì

-

Theo Khoản 1, Điều 5 “Các ngun tắc cơ bản của KTNB” theo NĐ

05/2019/NĐ-CP đã quy định về tính độc lập : “Người làm cơng tác kiểm tốn
nội bộ khơng được dồng thời đảm nhận các cơng việc thuộc đối tượng KTNB.
Đơn vị phải đảm bảo rằng KTNB không chịu bất cứ sự can thiệp nào trong khi

-

thực hiện nhiệm vụ báo cáo và đánh giá”.
Theo Điểm c, Khoản 3, Điều 6 “Các yêu cầu nhằm đảm bảo tuân thủ các nguyên
tắc cơ bản của KTNB” quy định: “Người làm công tác KTNB không được tham
4


gia kiểm toán các hoạt động ,các bộ phận mà mình chịu trách nhiệm thực hiện
hợp đồng hoặc quản lý bộ phận đó trong thời hạn 3 năm kể từ ngày có quyết

-

định khơng thực hiện hợp đồng và quản lý bộ phận đó”
Do vậy để đảm bảo nguyên tắc độc lập, khách quan, trung thực và tuân thủ theo
đúng quy định pháp luật, Bà H không nên là người phụ trách bộ phận kiểm toán
và kế toán

5


4.

•
•
•

•

•
•

Nêu lợi ích và những hạn chế trong trường hợp công ty sử dụng dich vụ
KTNB do KTĐL cung cấp?
Lợi ích:
Đảm bảo nguyên tắc độc lập,khách quan, trung thực,bí mật
Kết quả kiểm tốn khơng găn với xử lý gian lận nhưng mang tính pháp lý cao
Đảm bảo yêu cầu về tiến độ hồn thành cuộc kiểm tốn
Khi sử dụng dịch vụ KTNB thì các báo cáo của cơng ty sẽ được khách hàng
đánh giá cao hơn
Hạn chế:
Tốn kém về mặt chi phí
Kiểm tốn viên khơng thể có mặt thường xun, liên tục để bám sát các hoạt
dộng của công ty, và khi cần giải trình thì phải mất thời gian đợi kiểm tốn viên

•

tới
Do khơng phải là người làm việc trực tiếp trong cơng ty, nên 1 số khía cạnh khác
kiểm tốn viên có thể hiểu sai lệch, khơng đánh giá hoăc đưa ra được ý kiến
chuẩn xác.

6


Bài 11:
1, Phân tích điểm mạnh của KSNB nêu trên:

Chỉ tiêu

Điểm mạnh
Tác động
1. Các đơn đặt hàng được xử lý Giảm bớt cơng việc cho
thơng qua chương trình trên máy kế tốn, nhanh chóng,
vi tính.
thuận tiện, dễ dàng cho
việc theo dõi tiến độ chu
trình bán hàng.
2. Có nhân viên phịng kinh doanh Rà sốt, tránh sai sót
kiểm tra lại đơn đặt hàng để xem hoặc khơng đủ thơng
liệu chúng có lập đúng khơng và tin.
các thơng tin ghi nhận có hợp lý
Phần đầu
không.
3. Phần lớn các đơn đặt hàng đều Bộ phận bán hàng làm
được xử lý ngay lập tức.
việc có hiệu quả hơn.
4. Mỗi dịng đơn hàng đều được Tránh bỏ sót đơn đặt
kiểm tra và đánh dấu để đảm bảo hàng cần giao, thuận
hàng hóa chuẩn bị theo đúng danh tiện cho việc đối chiếu
sách.
xuất kho.
5. Trong trường hợp số lượng hàng Thuận lợi cho việc theo
giao khác với số lượng ghi trên dõi, tìm ra sai sót.
đơn đặt hàng, danh sách này sẽ
được để riêng.
Dựa trên cơ sở hàng giao trên Có 3 bộ phận kiểm tra
phiếu giao hàng, nhân viên phịng hóa đơn in ra xác thực

kinh doanh sẽ lập hóa đơn bán được thơng tin hóa đơn
In hóa đơn hàng thành 3 liên: Một liên lưu tại in ra đúng và đầy đủ
bộ phận bán hàng để theo dõi công chưa.
nợ; Một liên kèm theo phiếu giao
hàng cho khách hàng; Một liên
chuyển cho bộ phận kế toán.
1.Khi giao hàng, phiếu giao hàng Kiểm tra dễ dàng và có
được đính kèm với hóa đơn bán xác nhận đã giao hàng
Giao
hàng hàng để khách hàng kí nhận.
từ bên nhận để việc giao
cho
khách
hàng thuận lợi hơn.
hàng
2. Thông tin được nhập trên hệ Dễ dàng quản lý và theo
thống máy tính.

Đối
7

dõi tiên độ chu trình bán
hàng.
chiếu Hàng tháng, kế tốn gửi bảng kê Hạn chế các sai sót và


công nợ

chi tiết công nợ cho khách hàng, các gian lận trong việc
nếu khách hàng phát hiện chênh quản lý cơng nợ và thu

lệch về số dư thì kế tốn điều tra tiền.
nguyên nhân.

Giảm giá
1.Các đơn đặt hàng được tính giá
và giảm giá một cách tự động
thông qua một chương trình trên
máy, phần lớn các khách hàng là
đại lý đều được hưởng tỷ lệ giảm
giá chuẩn
2. Tỷ lệ giảm giá được xác định
bởi nhân viên phịng kinh doanh,
có tham khảo ý kiến của kế tốn
cơng nợ và Giám đốc phịng kinh
doanh.

Giúp cho việc tính tốn
các khoản giảm giá
nhanh hơn, ít tốn thời
gian hơn và có độ chính
xác cao hơn.
Giúp cho tỷ lệ giảm giá
được xác định hợp lý
hơn.

Thanh toán bằng séc
1. Thanh toán bằng Séc.

Đảm bảo nhận tiền cho
người thụ hưởng. Các

khoản thanh tốn bằng
séc nhanh chóng, an
tồn, chính xác số tiền
cần thanh toán.
2. Các thư chứa các séc thanh tốn Đảm bảo tính khách
sẽ được hai nhân viên mở và lập quan khi lập biên bản về
biên bản (nhân viên phịng hành số séc nhận được.
chính và một kế tốn cơng nợ).
3. Các hóa đơn mà khách đã thanh Thuận lợi cho việc theo
tốn đã đóng dấu “đã thanh tốn” dõi, tìm ra sai sót.
và sặp xếp riêng.
4. Chi tiết các khoản thanh tốn Giúp lưu trữ an tồn, xử
được nhập vào hệ thống máy tính. lý dữ liệu nhanh chóng,
chính xác.
Thanh tốn bằng tiền mặt

8


1.Công ty quy định lái xe không
được thu tiền từ khách hàng, tiền
phải được trả trực tiếp tại trụ sở
của cơng ty.

Các bên trực tiếp thanh
tốn cho nhau bằng tiền
mặt mà khơng qua trung
gian thanh tốn dẫn đến
những thủ tục, cách thức
thanh toán rất nhanh và

đơn giản, đảm bảo sự
yên tâm khi trực tiếp
thanh toán bằng tiền
mặt.
2.Khi thu tiền, kế toán lập phiếu Bộ phận kế toán làm
thu gồm 4 liên.
việc có hiệu quả, đảm
bảo tài liệu lưu trữ.
3.Vào cuối ngày, thủ quỹ kiểm tra Rà soát, tránh bỏ soát
lại số thứ tự và các phiếu thu nhận thông tin trên phiếu thu.
được.
4.Phát hiện các bất thường của
phiếu thu, thủ quỹ phải tìm hiểu
ngun nhân. Tất cả các phiếu thu
khơng sử dụng được vì bất kỳ lý
do nào đều phải báo cáo lại.

Xử lý trường hợp bất
thường về phiếu thu
không sử dụng được
một cách kịp thời, rõ
ràng về nguyên nhân

Kiểm sốt cơng nợ
1.Kế tốn cơng nợ biết dựa vào
kinh nghiệm để xem xét khách
hàng nào đang gặp khó khăn cần
theo dõi đặc biệt.

Kịp thời nắm bắt tình

trạng nợ, tình trạng
khách hàng đưa ra các
biện pháp kịp thời giúp
thu hồi công nợ.
2.Cơng ty có chính sách nợ rõ
Có các chính sách rõ
ràng:
ràng giúp dễ kiểm soát
+ Nợ tối đa cho một khách hàng là các khoản nợ.
15.000.000 đồng
+ Mức nợ vượt quá 15.000.000
đồng phải được sự chuẩn y của
trưởng phòng kinh doanh.
+ Đơn đặt hàng có giá trị vượt
mức nợ tối đa sẽ bị phong tỏa và
chỉ được giải tỏa bởi kế tốn cơng
nợ hoặc giám đốc tài chính.

9


3.Kế tốn cơng nợ tiến hành họp Nhận định khả năng
hàng tháng với giám đốc tài chính. thanh tốn, các biện
pháp với khách hàng trả
chậm.

2. Phân tích điểm hạn chế của KSNB trên:
Chỉ tiêu
Phần đầu
1.Các đơn đặt hàng

của khách hàng
được tiếp nhận bởi
phòng kinh doanh,
thường qua điện
thoại hay fax và
ghi nhận thơng tin
vào máy tính.
2.Trưởng
phịng
kinh doanh có thể
can thiệp bằng thủ
cơng vào hệ thống
máy tính khi muốn
cho phép một
khoản giảm giá
đặc biệt nào đó

Rủi ro kiểm sốt

Giải pháp

- Nhập thơng tin về sản
phẩm (số lượng, quy cách,
chủng loại, thời gian giao
hàng,...) không đúng, không
đầy đủ.
- Không đúng thông tin về
khách hàng

Đối chiếu thông tin trên

đơn đặt hàng với thông tin
khách hàng trên hệ thống
giao dịch kinh doanh.
- Tiến hành xác nhận lại
thơng tin với khách hàng.

Trưởng phịng kinh doanh
biển thủ tiền từ các khoản
giảm giá cho những ĐĐH
bình thường.

- Cần có các quy định rõ
ràng, cụ thể cho các
trường hợp giảm giá đặc
biệt.
- Cần đưa ra minh chứng
chứng minh đơn hàng
thuộc trường hợp giảm giá
đặc biệt

3.Thông tin của -Thông tin khơng chính xác, - Thơng tin của khách
khách hàng được không đầy đủ.
hàng cần được ghi vào sổ
nhập trên máy tính. - Mất thơng tin khách hàng. kế tốn chi tiết khách
hàng.
- Hạn chế tiếp cận thông
tin, thiết lập tài khoản mật
khẩu truy cập để lấy thơng
tin.
- Có quy định về thời gian

cập nhật định kỳ thông tin
của khách hàng.

10


4.Cuối mỗi ngày,
tại kho hàng, các
danh sách hàng
cần giao sẽ được in
ra.
5.Khi hàng hóa đã
sẵn sàng gửi đi,
người phụ trách
kho kiểm tra sự
phù hợp giữa số
lượng hàng chuẩn
bị và số lượng ghi
trên phiếu giao
hàng.
In hóa đơn
Nhân viên phịng
kinh doanh sẽ lập
hóa đơn bán hàng
nhưng nhập sai
thơng tin hoặc
khơng đúng so với
cơ sở hàng giao
trên phiếu.

Nhân viên thêm những đơn Danh sách sau khi in ra
hàng khơng có thật vào cần phải có chữ ký phê
danh sách.
duyệt của người có thẩm
quyền theo quy định.
- Người phụ trách kho
không kiểm tra sự phù hợp
số lượng hàng của những
đơn hàng mà người này đã
biển thủ hàng.

- Nên để nhân viên giao
hàng tiến hành kiểm tra
đối chiếu số lượng hàng.
- Khi xuất kho giao hàng
yêu cầu có sự có mặt của:
thủ kho, nhân viên bán
hàng, bên nhận hàng, lập
biên bản giao nhận,...

Nội dung ở hóa đơn khơng
đúng thơng tin khách hàng,
thơng tin sản phẩm, giá
thuế, chính sách bán.

Trước khi xuất hóa đơn có
nhân viên đối chiếu thơng
tin trên hóa đơn với phiếu
giao hàng.

Giao cho khách hàng
Bộ phận kinh
doanh sẽ ghi nhận
vào hệ thống sai
thông tin so với
phiếu giao hàng

Không đúng về sản
phẩm, quy cách, số
lượng
Không đúng thông
tin khách hàng (Mã
số, tên khách hàng)
Không đúng thời gian
chính sách bán

-Có quy định trong nội
dung các đơn hàng
- Đối chiếu đơn hàng bán
với thông tin trên hệ thống
giao dịch kinh doanh

Khi đối chiếu công nợ với
khách hàng và phát hiện
chênh lệch, nếu chênh lệch
này xuất phát từ bộ phận kế
tốn thì có thể kế tốn sẽ
che dấu đi nguyên nhân
phát sinh ra chênh lệch này.

Cần có bên thứ ba độc lập
kiểm tra đối chiếu bảng kê
chi tiết công nợ cho khách
hàng. Thông tin phản hồi
từ khách hàng được gửi về
một nhân viên độc lập để
xem xét và xử lý các
chênh lệch.

-

-

-

Đối chiếu cơng nợ
1.Hàng tháng, kế
tốn gửi bảng kê
chi tiết công nợ
cho khách hàng.
Nếu khách hàng
phát hiện chênh
lệch về số dư, kế
toán sẽ điều tra
11


nguyên nhân.

2.Bảng kê chi tiết Giám đốc tài chính kiểm tra

công nợ được kiểm bảng kê chi tiết công nợ có
tra bởi Giám đốc thể bị sai sót.
tài chính.

Định kỳ kế tốn cơng nợ
lập báo cáo cơng nợ đối
chiếu với bộ phận kinh
doanh để nhân viên bán
hàng đôn đốc công nợ của
khách hàng. Bộ phận kinh
doanh thường xuyên cập
nhập nghiệp vụ bán hàng
để có thể đối chiếu với bộ
phận kế toán.

Giảm giá
1.Phần lớn cách
khách hàng là đại
lý đều được hưởng
tỷ lệ giảm giá
chuẩn.

Các đại lý mua hàng của
cơng ty, có thể có đại lý
mua nhiều, có đại lý mua ít.
Việc các khách hàng là đại
lý đều được hưởng một tỷ
lệ giảm giá chuẩn có thể sẽ
gây ra sự mất cân bằng
trong việc giảm giá hàng

bán.

Cần có sự phân chia rõ
ràng về mức mua hàng
của các đại lý để nhận
được các khoản giảm giá
khác nhau. Tùy theo việc
đại lý mua nhiều hàng thì
sẽ được hưởng mức giảm
giá cao hơn những đại lý
mua ít hàng.

2.Đối với các
khách hàng đặc
biệt cần có khoản
giảm giá đặc biệt,
trưởng phịng kinh
doanh sẽ quyết
định.

Trưởng phịng kinh doanh
có thể can thiệp thủ cơng
vào hệ thống máy tính khi
muốn cho phép một khoản
giảm giá đặc biệt nào đó.
Dẫn đến việc trưởng phịng
kinh doanh có thể sẽ cấu kết
với khách hàng để lập ra
một khoản giảm giá bất hợp
lý.

Khi có khách hàng đặc
biệt cần có khoản giảm
giá đặc biệt thì phải được
lập một danh sách ghi các
chỉ tiêu về lịch sử giao
dịch của khách hàng, mức
mua hàng của khách
hàng… Danh sách đó cần
đưa cho giám đốc tài
chính và kế tốn cơng nợ
xem xét.

Thanh tốn bằng séc
1.Các khoản thanh - Gửi séc qua bưu điện: có
tốn bằng séc nguy cơ mất séc, hay nhầm
thường được gửi lẫn địa chỉ gửi
qua đường bưu - Có thể q hạn thanh tốn
điện.
khi đường vận chuyển bị
chậm chễ
12

Yêu cầu khách hàng gửi
séc cho bên bưu điện ngay
khi phát hành séc.
- Có quy định về thời gian
thanh toán rõ ràng trên
đơn bán hàng.

2.Các thư chứa các
séc thanh toán sẽ
được hai nhân viên
mở và lập biên bản
(nhân viên phịng
hành chính và một
kế tốn công nợ).

Séc bị rách, bị mờ thông tin,
quá hạn thanh tốn.
- Thơng tin trên séc sai đối
tượng, khơng đúng số tiền

3.Chi tiết
các
khoản thanh tốn
được nhập vào hệ
thống máy tính.

Chi tiết các khoản thanh
tốn được nhập vào hệ
thống máy tính bị nhầm lẫn,
sai số liệu.
- Phần mềm máy tính xảy ra
sự cố, lỗi.

4.Các tờ séc được - Séc khơng có khả năng
gửi đến ngân hàng thanh toán.
vào cuối ngày.

- Séc được gửi đến vào thời
gian quá giờ làm việc của
ngân hàng, phải chờ xử lý
gây ảnh hưởng đến tính thời
hạn của séc.

- Có quy định về quy cách
nhận séc (tránh yếu tố vật
lý khi nhận séc bị rách,
mờ thơng tin).
- Có nhân viên độc lập đối
chiếu thông tin của khách
hàng, số tiền,thời hạn
thanh toán trên sec với
hợp đồng bán trước khi
lập biên bản. Nếu xảy ra
các trường hợp trên cần
thông báo ngay để kịp
thời xử lý.
- Có nhân viên độc lập
kiểm tra, đối chiếu số liệu,
thông tin chi tiết các
khoản thanh tốn trên
phiếu thu và trên hệ thống
máy tính.
- Chi tiết các khoản thanh
toán cần được ghi vào sổ
kế toán chi tiết.
- Định kỳ, tiến hành bảo
trì, nâng cấp phần mềm

máy tính
-Nhân viên kiểm tra khả
năng thanh tốn của khách
(thơng qua thị trường, các
lịch sử giao dịch trước
đó…), hoặc có thể yêu
cầu khách hàng ký phát
séc bảo chi mag không
phải séc thông thường.
- Séc phải kịp thời được
gửi đến vào cuối ngày
trong thời gian làm việc
của ngân hàng.

Thanh toán bằng tiền mặt

13


1.Công ty quy định
lái xe không được
thu tiền từ khách
hàng, tiền phải
được trả trực tiếp
tại trụ sở của công
ty. Phát sinh các
chi phí hành chính
liên quan.

Tính an tồn khơng cao,

nguy cơ rủi ro và mất mát
khi thanh toán bằng tiền
mặt.
- Nhân viên thu tiền biển
thủ tiền khi khách hàng
thanh toán trước khi ghi
nhận số tiền này.

Sau mỗi ngày:
- Nhân viên thu tiền cần
bàn giao trực tiếp tiền và
hóa đơn bán hàng cho thủ
quỹ.
- Thủ quỹ kiểm đếm tiền
và kiểm tra hóa đơn.

2.Khi thu tiền, kế Khi thu tiền,số liệu mà kế Có nhân viên thứ ba đối
tốn lập phiếu thu tốn lập phiếu thu trong 4 chiếu thơng tin trên hóa
gồm 4 liên.
liên khơng đầy đủ thơng tin. đơn với phiếu thu.
3. Vào cuối ngày,
thủ quỹ kiểm tra
lại số thứ tự và các
phiếu thu nhận
được.

- Có thể mất phiếu thu.
- Thủ quỹ biển thủ tiền
nhưng số tiền thu được
trùng với số tiền trên các

phiếu thu.

- Kế toán sau khi lập cần
bàn giao trực tiếp phiếu
thu cho thủ quỹ vào cuối
ngày.
- Thủ quỹ kểm tra các chữ
ký xác nhận của bên liên
quan có thẩm quyền trên
liên lưu của phiếu thu.
- Có nhân viên độc lập đối
chiếu thơng tin trên hóa
đơn với phiếu thu, tính
tốn lại giá cả hàng bán
ra, hoa hồng đại lý, chiết
khấu.

4. Cuối ngày, kế Cuối ngày, kế toán quỹ và
tốn quỹ và thủ thủ quỹ ln đối chiếu số
quỹ ln đối chiếu liệu có thể xảy ra sai phạm.
số liệu.

- KTV nội bộ lập báo cáo
so sánh, đánh giá dòng
tiền thu được từ hoạt động
bán hàng, khoản chiết
khấu thanh tốn cho
khánh hàng tồn cơng ty
và chi tiết theo từng khách
hàng.

- Tiến hành xác nhận
thông tin với khách hàng.

Kiểm sốt cơng nợ

14


1. Bảng kê chi tiết
nợ phải thu khách
hàng theo thời hạn
thanh toán được
lập vào cuối tháng.

Những khoản sắp phải thu
nợ từ khách hàng trong
tháng khơng được hoạch
tốn dẫn đến cách khách
hành sắp phải thu nợ sẽ bị
bỏ quên, bỏ sót.

2. Cơng ty gửi thư
thúc nợ đối với
khách hàng có số
dư quá hạn một
tháng trở lên.

Đốc thúc trả nợ quá muộn
làm cho khách hàng cảm
thấy công ty chúng ta không

quá cần khoản nợ này dẫn
đến sự trì chệ, khơng chịu
chả nợ từ khách hàng.

3. Giám đốc tài
chính điện thoại
cho khách hàng có
khoản nợ quá hạn
trên hai tháng.

Bảng kê chi tiết nợ phải
thu khách hàng theo thời
hạn thanh toán được lập
vào đầu mỗi tháng để theo
dõi các khoản nợ trả
chậm, các khoản phát sinh
để tiến hành địi đúng
hạn.. Kế tốn cơng nợ
phải hoạch toán chi tiết
theo từng đối tượng, từng
lần phát sinh có chữ kí 2
bên để làm bằng chứng
đối chiếu khi cần thiết.

Trước 5- 10 ngày trả nợ
phải gửi công văn nhắc
khách hàng về khoản nợ,
sau 1 ngày quá hạn gọi
điện nhắc nợ kèm theo
cơng văn địi nợ.

Với mỗi khoản nợ quá
hạn, bộ phận kế toán phải
lưu nhật ký khi theo dõi
cuộc gọi hoặc email đã
được gửi đi, cùng với một
hồ sơ về phản ứng của
khách hàng để theo dõi
các cuộc gọi.
Trong trường hợp giám đốc Nên để nhân viên kế tốn
tài chính biển thủ quỹ, thì thực hiện gửi thu xác nhận
giám đốc sẽ không gọi cho công nợ.
các khách hàng đã bị biển
thủ.

4.Khoản nợ khó Khách hàng quỵt nợ dẫn tới Nhờ vào việc can thiệp
địi.
khơng thu hồi được nợ.
của pháp luật, tòa án.
5.Chưa lập dự
phòng cho khách
hàng mất khả năng
thanh tốn.

Lập quỹ dự phịng cho
khách hàng để phịng
ngừa nhiều trường hợp
khách hàng mất khả năng
thanh toán
6. Nợ quá hạn 3 Trong thời gian khách hàng Đợi khách hàng trả nợ rồi
15

Khoản nợ quá lớn công ty
dẫn tới công ty bị thất thu
ảnh hưởng lớn tới doanh
thu.


tháng, kế tốn
cơng nợ phong tỏa
tài khoản và cấm
tồn bộ các đơn
mới của khách
hàng đó.

nợ vẫn tiếp tục bán hàng mới tiếp tục đơn hàng tiếp
cho khách có thể dẫn đến theo.
trường hợp khách hàng tiếp
tục nợ có thể dẫn đến
trường hợp không trả được
nợ.

Bài 18: Công ty Ngọc Nga, một công ty kinh doanh Dược phẩm, hoạt động
mua hàng và thanh tốn của cơng ty:
1.

Các hoạt động kiểm sốt có hiệu quả của cơng ty Ngọc Nga:

* Hoạt động mua hàng
-Đơn đặt hàng chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng: để đảm bảo khơng
mua những hàng hóa khơng cần thiết, làm hao tổn kinh phí của cơng ty.

-Các đơn đặt hàng được xử lý thông qua chương trình trên máy vi tính để
theo dõi nhầm giảm bớt cơng việc cho kế tốn, nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng
cho việc theo dõi tiến độ chu trình mua hàng.
-Khi phiếu mua hàng được phê duyệt và 1 liên của đơn đặt hàng đó được
chuyển cho trưởng phịng mua hàng để so sánh phiếu yêu cầu mua hàng được
phê duyệt với đơn đặt hàng hồn chỉnh, để nếu có phát hiện chênh lệch giữa hai
chứng từ này và tìm hiểu nguyên nhân, đặc biệt phát hiện nhưng đơn đăt hàng
chưa được phê duyệt.
-Nhân viên tạo lập đơn đặt hàng gồm 4 liên :
•

1 liên sẽ chuyển cho bộ phận nhận hàng để kiểm tra hàng hóa đã đúng và đủ số

•
•

lượng chưa.
1 liên sẽ gửi cho nhà cung cấp để nhâp hàng hóa.
1 liên lữu trữ ở phịng mua hàng
16


•

1 bộ phận yêu cầu đặt hàng xem hàng hóa có về đúng số lượng yêu cầu phê
duyệt chưa.
- Danh mục các đơn đặt hàng bị loại trừ sẽ được gửi cho phó giám đốc để
ơng quyết định xem có chấp nhận đơn đặt hàng không giúp bổ sung lượng hàng
hóa thiếu khi nhân viên kho chưa lập phiếu yêu cầu mua hàng.
* Nhận hàng

-Nhân viên kho hàng chịu trách nhiệm nhận hàng hóa khi hàng được báo là
về đến công ty.
-Bộ phận nhận hàng chỉ chấp nhận những hàng hóa có giấy tờ thể hiện là
hàng hóa mua hợp phát tránh trường hợp để hàng kém chất lượng được đánh
tráo vào.
-Trước khi nhận hàng, nhân viên kho hàng kiểm tra hàng hóa nhận kiểm tra
hàng hóa nhận có nằm trong danh mục đơn đặt hàng hợp phát hay không.Không
để hàng hóa khơng có trong đơn đặt hàng được nhập vào công ty.
-Nếu phù hợp, nhân viên kho hàng sẽ lập biên bản giao nhân gồm 3 liên
trong đó có thời gian nhận và tên nhà cung cấp.
-Trưởng kho hàng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra tồn bộ các khía cạnh của
BBGN và sẽ kí tắt vào BBGN khi mọi việc đều thực hiện tốt.
*Các khoản phải trả
-Các hóa đơn từ nhà cung cấp sẽ được chuyển thẳng cho phòng kế tốn để
đảm bảo tính chính xác, kịp thời.

17


-Kế toán phụ trách các khoản phải trả ghi nhận các thơng tin từ BBGN và
hóa đơn vào hệ thống máy tính làm tăng độ chính xác, giảm bớt cơng việc cho
kế tốn.
-Hệ thống máy tính này sẽ tự động kiểm tra đối chiếu các thông tin trong
BBGN với các ĐĐH.
-Hàng ngày, kế toán trưởng các trách nhiệm xem xét báo cáo mua hàng.
* Thanh toán tiền hàng
-Bộ phận quỹ sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị séc chi trả dựa trên thông tin
các khoản phải trả cho nhà cung cấp.
-Trước khi ký séc, trưởng bộ phận quỹ so sánh các séc được viết với hóa
đơn đặt hàng, BBGN, hóa đơn và ký tắt vào tắt cả các séc để tránh sảy ra sai

sót .

2.

Các hoạt động kiểm sốt kém hiệu quả và đề xuất các hoạt động

kiểm soát thay thế:
*Mua
-Phiếu mua hàng cần phải được phê duyệt, các phiếu mua hàng trị giá trên
50.000.000đ trở xuống sẽ do trưởng phòng mua hàng phê duyệt, còn các phiếu
vượt quá số tiền trên sẽ do phó giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt
•

Q nhiều q trình phê duyệt có khả năng làm chậm tiến độ của việc nhập hàng
hóa cần thiết

18


•

Biện pháp khắc phục: phiếu mua hàng sẽ được trưởng phòng mua hàng phê
duyệt tất cả
-Tất cả các đơn đặt hàng sẽ được tự động đặt qua mail cho nhà cung cấp.

•

Nếu xảy ra trường hợp tin nhắn mail nhà cung cấp nhận được hoặc nhận mail và

•

xác nhận chậm ảnh hưởng đến nguồn cung cấp hàng hóa.
Biện pháp khắc phục: bộ phận đặt hàng phải theo dõi đơn hàng, gọi cho nhà
cung cấp nếu chưa thấy mail phản hồi nhận được đơn đặt hàng và chịu trách
nhiệm về toàn bộ quá trình nhập hàng sao cho đúng thời gian.
*Các khoản phải trả
-Hàng tháng, số dư của tài khoản khoản phải trả cho nhà cung cấp trong sổ
cái sẽ được đối chiếu với số dư trên sổ chi tiết của nhà cung cấp.

•

Khi đối chiếu cơng nợ với nhà cung cấp và phát hiện chênh lệch, nếu chênh lệch
này xuất phát từ bộ phận kế tốn thì có thể kế tốn sẽ cùng nhà cung cấp che dấu

•

đi ngun nhân phát sinh ra chênh lệch này.
Biện pháp khắc phục:Cần có bên thứ ba độc lập kiểm tra đối chiếu bảng kê chi
tiết công nợ với nhà cung cấp. Thông tin phản hồi từ nhà cung cấp được gửi về
một nhân viên độc lập để xem xét và xử lý các chênh lệch.
*Thanh tốn tiền hàng:
-Thanh tốn tiền hàng bằng séc:

•

Gửi séc qua bưu điện: có nguy cơ mất séc, hay nhầm lẫn địa chỉ gửi. Có thể q

•

hạn thanh tốn khi đường vận chuyển bị chậm chễ.

Biện pháp khắc phục:Có quy định về thời gian thanh toán rõ ràng cho các nhà
cung cấp.
19


Bài 29:
Công ty sản xuất hàng tiêu dùng, công ty có 3 chi nhánh gồm sản phẩm
điện tử, dụng cụ thể thao, sản phẩm giải trí và đồ dùng gia đình. Các chi nhánh
là độc lập với chính sách marketing tập trung. Nhân viên kiểm toán nội bộ đã kết
thúc kiểm tốn bộ phận marketing trung tâm của cơng ty, cơng việc kiểm tốn
tương ứng được xác định và quản lý phù hợp với những nội dung sau:
Xúc tiến bán hàng
1. Mua

máy in dùng để xúc tiến bán hàng

- GĐ công nghệ thông tin chọn máy in dựa trên mối quan hệ của ông  trục
lợi cho bản thân, mua phải loại máy chất lượng không cao, thời gian sử dụng
thấp
- GĐ công nghệ thông tin và GĐ phần sản phẩm thông tin, mỗi người chủ
động chọn máy in theo kinh nghiệm của bản thân  khơng có sự thống nhất giữa
các bộ phận phịng ban, khơng có tiêu chí cụ thể. Thể hiện sự rời rạc trong khâu
quản lý và tổ chức giữa các bộ phận
- Hợp đồng được kí trên điện thoại và giám đốc sẽ thơng tin cho kế toán
thanh toán và khoản phải trả coi như đã được phê chuẩn  thực hiện mua bán tài
sản chung mà khơng có hợp đồng mua bán, hóa đơn, chứng từ cụ thể dẫn đến
việc dễ dàng gian lận, khai khống sai số lượng khi thanh tốn, khơng có thủ tục
phịng ngừa và phát hiện sai sót
Thủ tục kiểm toán đưa ra: đề nghị các bộ phận xây dựng tiêu chí lựa chọn
máy in cụ thể, tìm nguồn mua đáng tin cậy và có lợi nhất với cơng ty, giao việc

20


mua cho một bộ phận nhất định, việc mua máy in phải có hóa đơn, chứng từ rõ
ràng và phải được phê duyệt của giám đốc.
2. Năm

trước, chi tiêu cho quảng cáo vượt quá ngân sách 8% ở cả 3 chi

nhánh. Một chiến lược quảng cáo tổng thể cho các sản phẩm không được thực
hiện, mỗi giám đốc chi nhánh lập kế hoạch quảng cáo riêng cho bộ phận của
mình  rời rạc giữa các chi nhánh, thiếu sự liên kết, làm lãng phí chi phí quảng
cáo mà lại khơng đem lại hiệu quả cao
Cần xây dựng chiến lược quảng cáo tổng thể, chi tiết chung cho cả công ty
và từng chi nhánh, giới hạn mức kinh phí quảng cáo để khơng lây lãng phí.
3. Các

hoạt động quảng cáo khơng được đánh giá về hiệu quả tổng thể chi

phí/doanh thu. GĐ marketing cho rằng thời điểm giữa thực hiện quảng cáo và
thời điểm nhận được hiệu ứng phản hồi quá dài nên khó có thể có được phương
pháp đánh giá thích hợp  yếu kém trong khâu quan hệ với khách hàng, dẫn đến
hoạt động quảng cáo không hiệu quả,thời gian quảng cáo kéo dài, quảng cáo
nhiều mà không tập trung đúng trọng tâm làm cho chi phí quảng cáo tăng lên


Cần lập phương pháp đánh giá quảng cáo hiệu quả, hợp lí. Khắc phục hạn chế
về thời gian đánh giá dài: tổ chức buổi quảng cáo ngay tại các khu bán hàng ở
trong siêu thị nơi bày bán sản phẩm của công ty, mời khách hàng dùng thử các
sản phẩm và cho nhận xét về các sản phẩm, lập các bản khảo sát để lấy phản hồi

và góp ý của khách hàng
Kênh phân phối

21


4. Mỗi

dòng sản phẩm phân phối từ kênh bán hàng chung nhưng chi phí

phân phối vẫn tổng hợp theo dịng sản phẩm; nhà quản lý dòng sản phẩm quyết
định kênh bán hàng phù hợp cho sản phẩm trong phạm vi quản lý phân công
không hợp lý, việc quản lý chi phí phân phối chưa thống nhất dẫn đến tính tốn
sai lệch, khơng đúng.
Xây dựng kế hoạch chi phí cụ thể, qui định về phương thức tổng hợp chi
phí sử dụng chung thống nhất cho cả 3 chi nhánh.
5. Cơng

ty có nhiều kho bảo quản sản phẩm, mỗi kho có nhiều dịng sản

phẩm khác nhau, mỗi dịng có 1 người quản lý để phân phối  chi phí thuê kho
và nhân công quá nhiều mà lại không đem lại hiệu quả đáng kể.
Thu hẹp số lượng kho bảo quản sản phẩm lại mỗi chi nhánh chỉ nên để 2-3
kho bảo quản, những dịng sản phẩm cùng loại thì chỉ nên để 1 người quản lý để
tiết kiệm chi phí nhân cơng, chi phí thuê kho
6. Giá

của sản phẩm được xác định tại mỗi chi nhánh và được hội đồng phê

chuẩn từ trụ sở chính. Chiến lược về giá bán thường tập trung vào giá cả của đối

thủ cạnh tranh, các yếu tố về giá bán khác ít khi được kiểm tra
 giá bán chỉ phụ thuộc vào giá của đối thủ cạnh tranh khơng đánh giá
được chính xác doanh thu và chi phí bỏ ra trong khi các yếu tố chi phí đầu vào,
chi phí bảo quản, thị yếu của khách hàng,... cũng quan trọng không kém
Xây dựng lại chiến lược về giá bán, kiểm tra các yếu tố lớn tác động đến
giá bán, xây dựng nhiều chiến lược giá bán, chọn ra chiến lược hiệu quả và phù
hợp nhất đem lại doanh thu lớn cho công ty
22


Bài 38:
Các sự cố và hạn
chế

Rủi ro xảy ra

Hậu quả đối
với hoạt động
của cơng ty

Thủ tục kiểm sốt
cần thiết

a, Có nhiều khoản
phải thu q hạn
thanh tốn, khơng
rõ đối tượng, tồn
đọng từ nhiều năm
nhưng chưa xử lý

Khoản công nợ
phải thu bị chiếm
đoạt, nợ phải thu bị
thất thốt do khơng
theo dõi chặt chẽ

Cơng ty sẽ bị
mất tiền, mất đi
tính chủ động
trong
kinh
doanh làm ảnh
hưởng đến hiệu
quả sử dụng vốn
và khả năng sinh
lời của doanh
nghiệp

- Đối chiếu cơng nợ
thường xun với
khách hàng
- Định kì lập bảng
phân tích số dư phải
thu theo tuổi nợ, sắp
xếp theo từng đối
tượng khách hàng
(thường xuyên, không
thường xuyên, khu
vực địa lý, quy mô,...)
- Phân công người

chịu trách nhiệm cụ
thể

23


b, Bộ phận bán
hàng tự quyết định
chính sách bán
chịu và thời hạn
thanh toán (về số
tiền nợ tối đa, thời
hạn thanh tốn,
chiết khấu thanh
tốn...)

- Bán chịu cho
những khách hàng
khơng
đủ tiêu
chuẩn theo chính
sách bán chịu dẫn
đến
mất
hàng
khơng thu được
tiền
- Nhân viên bán
hàng có thể cấp quá
nhiều hạn mức bán

chịu đẩy mạnh
doanh thu bán hàng
nên làm cho cơng
ty phải gánh chịu
rủi ro tín dụng q
mức

Việc bán chịu
có thể dẫn cơng
ty
đến với
khoản nợ
khó địi ngày
càng kếch xù ,
làm lợi thế tài
chính của doanh
nghiệp rơi vào
khủng
hoảng
thậm chí phá
sản; thiếu vốn
đầu tư cho các
dự án mới, mở
rộng sản xuất
làm cho cơng ty
khơng
những
khơng phát triển
được mà cịn bị
đẩy lùi về phía

sau

- Xây dựng quy định
về thẩm quyền xét
duyệt tín dụng
- Các nghiệp vụ bán
chịu cần phải xét
duyệt nhằm đảm bảo
khả năng thu nợ từ
khách hàng
- Xây dựng chính sách
bán hàng (bao gồm cả
chính sách bán chịu)
một cách chi tiết và
thường xun cập nhật
những chính sách này

c. Khơng đối chiếu
cơng nợ với khách
hàng vào thời điểm
lập Báo cáo tài
chính.

- Quản lý nợ phải
thu kém như thu
hồi nợ chậm, khơng
địi được nợ
- Khoản tiền khách
đã thanh tốn có
thể bị chiểm đoạt

- Xóa nợ phải thu
cho khách hàng
nhưng khơng được
xét duyệt
- Nợ phải thu bị
thất thốt do khơng
theo dõi chặt chẽ

Hai bên mua bán
không thể xác
nhận công nợ
với nhau, ảnh
hưởng đến việc
thu nợ của công
ty

- Định kỳ ,lập báo cáo
về số dư nợ phải thu
khách hàng, số hàng
bán bị trả lại theo từng
nhân viên/địa điểm
bán hàng
- Đối chiếu công nợ
thường xuyên với
khách hàng

24


d. Không đánh số

thứ tự chứng từ
gửi hàng, chứng từ
vận chuyển trước
khi sử dụng.

- Chứng từ có thể
bị bỏ sót, trùng lặp
- Chứng từ bị lấy
cắp, hàng bị biển
thủ, hàng giao
không đúng (thời
gian, số lượng,
người nhận); không
xác định được thời
gian phát sinh
nghiệp vụ và trách
nhiệm của những
người liên quan khi
có sự cố xảy ra

Doanh nghiệp
khơng thể kiểm
sốt được chứng
từ phát sinh một
cách rõ ràng
Nhân viên có thể
biển thủ, gian
lận

- Chứng từ gửi hàng

(phiếu giao hàng,
phiếu
xuất
kho),
chứng từ vận chuyển
phải được đánh số thứ
tự liên tục trước khi sử
dụng, có thể sử dụng
mã vạch hoặc số tham
chiếu

Chậm trong hạch
tốn
kịp
thời,
khơng đối chiếu
được chứng từ giữa
các bộ phận liên
quan cần thiết,
thông tin chậm ghi
nhận chậm, công
nợ doanh thu không
quản lý được chặt
chẽ; tài sản, công
nợ không thống
nhất các bộ phận
trong đơn vị
f. Không đối chiếu, Giao hàng không
so sánh hàng thực đúng chủng loại, số
xuất với chứng từ lượng, không đúng

gửi hàng.
khách hàng

Không đảm bảo
được tính kịp
thời trong việc
ghi chép các
nghiệp vụ phát
sinh

- Xây dựng quy định
về
+ Thời gian luân
chuyển chứng từ từ
các bộ phận trong đơn
vị lên bộ phận kế toán
+ thời gian bảo quản,
lưu trữ chứng từ

Làm giảm uy
tín, độ tin cậy
đối khách hàng,
Có thể làm mất
khách hàng, mất
nhà đầu tư làm
giảm vốn đầu tư
của công ty,
không thể mở
rộng kinh doanh

- Trước khi giao phải
kiểm tra, nhân viên
giao hàng phải so
sánh, đối chiếu hàng
thực xuất với chứng từ
gửi hàng

e. Khơng có quy
định về thời gian
luân chuyển chứng
từ từ các bộ phận
trong đơn vị lên bộ
phận kế toán.

25