PP PHÂN TÍCH và THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Giảng viên hướng dẫn : Phạm Văn Đồng
Nhóm 1
Các thành viên : Giang Hồng Phong
Luyện Cơng Quang Anh
Lê Hồi Nam
Bùi Quang Linh


Mục lục

I.Khảo sát:
1.Mục tiêu
2.Phạm vi
3.Nguồn khảo sát
4.Mục đích của việc khảo sát
5.Nội dung khảo sát
6.Đánh giá hệ thống
7.Đề xuất giải pháp
II.Phân tích và thiết kế chức năng:
1.Các chức năng của hệ thống
2.Sơ đồ phân rã chức năng
3.Sơ đồ luồng dữ liệu
III.Phân tích và thiết kế dữ liệu:
1.Mơ hình hóa dữ liệu thực thể liên kết
2.Chuyển hóa mơ hình thực thể liên kết thành các bản logic
IV.Thiết kế hệ thống vật lý
1.Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
2.Thiết lập biểu đồ luồng dữ liệu

3.Xác định luồng hệ thống
4.Thiết kế các giao diện


Lời mở đầu
• Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính khơng thể nào
thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy
tính được khai thác một cách triệt để. Việc áp dụng Tin học vào quản lý, sản
xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu.
• Ứng dụng tin học trong cơng tác quản lý khách sạn tại khách sạn là mơ hình
quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong cơng tác quản lý tại
khách sạn như: việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử dụng các dịch vụ khi
khách đến ở trong khách sạn cũng như việc thanh tốn cho khách hàng được
nhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các lãnh đạo kiểm sốt tình hình doanh
thu hàng ngày được dễ dàng, kiểm sốt được tình hình của các phòng, các dịch
vụ trong khách sạn, mặt khác giảm được số nhân viên phục vụ cho cơng việc
hành chính, giải quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàng được nhanh
chóng.


• Quản lý khách sạn (Hotel
Management) là tổ chức, quản
lý tất cả những hoạt động của
khách sạn một cách khoa học
học và hiệu quả. Người quản lý
khách sạn sẽ thiết lập các quy
tắc trong quá trình quản lý
từng bộ phận khác nhau của
khách sạn từ lễ tân, phòng
nghỉ đến ẩm thực, sự kiện, lập

các báo cáo kết quả tài chính,
các bản thu – chi ngân sách
liên quan đến các hoạt động
chung của khách sạn…


1.Mục tiêu
• Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng phát triển rất
mạnh mẽ và có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của CNTT.Ở nước ta những năm gần đây
ngành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng đối với các lĩnh vực
KT -- XH. Tuy nhiên, việc áp dụng CNTT trong ngành vẫn còn hạn chế do đó việc áp
dụng CNTT vào chương trình quản lý khách sạn cho ngành du lịch là vô cùng cần thiết để
nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng
• Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng được chương trình quản lý
khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho việc quản lý tại khách sạn hoàn toàn tự
động trên máy tính.
• Dựa vào những kiến thức học được từ mơn Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, đồ án sẽ
phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn nhằm mục đích :
 Quản lý khách hàng
 Quản lý việc đăng ký thuê phòng và trả phòng.
 Quản lý hiện trạng từng phòng.
 Quản lý các dịch vụ khách sạn cung cấp.
 Quản lý tài chính thu chi của khách sạn.
 Quản lý nhân viên.


2.Phạm
vi
• Khảo sát và phân tích việc quản lý khách sạn có mơ hình vừa và nhỏ. Tuy

nhiên chúng ta vẫn có thể áp dụng mơ hình này cho hệ thống khách sạn có qui
mơ lớn.
• Đồ án chỉ thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết cơ bản về Phân tích thiết kế hệ
thống để thiết kế mơ hình và tổ chức dữ liệu. Chưa tiến hành thực hiện coding,
vì phần coding thuộc về một phạm vi khác để phát triển thành một ứng dụng
hoàn chỉnh.


3. Nguồn khảo sát
• Việc khảo sát tiến hành tại
khách sạn thơng qua phỏng
vấn một số người có nghiệp
vụ liên quan đến qui trình
cho th và trả phịng, cụ thể
là:
 Lễ tân
 Giám đốc khách sạn
 Phó giám đốc khách sạn
(quản lí khối buồng phịng)
 Trưởng phụ trách khối
buồng phịng
 Kế toán trưởng


SƠ ĐỒ
KHẢO SÁT


4. Mục đích của việc khảo sát
• Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, địi hỏi một hệ

thống quản lý đồ sộ. Trong khn khổ bài tập lớn môn học này, chúng tôi sẽ đi
sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên quan
đến việc đặt phòng, cho th và trả phịng..., thơng qua đó phân tích, xem xét
những ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản lý
mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.


5. Nội dung
khảo sát
• Cơ cấu tổ chức của
khách sạn
• Các khối chức năng liên
quan đến việc cho thuê
và trả phòng


a.Cơ cấu tổ chức của khách sạn
• Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều
người được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phịng và các
dịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảo dưỡng
• Khối buồng phịng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộ
phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm
hơi...).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phịng Tài chính-Kế hoạch, phịng
Hành chính-Tổng hợp. Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phịng bảo vệ và phịng
Bảo dưỡng


b.Các khối chức năng liên quan đến việc cho
thuê và trả phịng
• Lễ tân:

• Bộ phận này làm nhiệm vụ giao tiếp với khách thông qua các
hoạt động như nhận đặt phịng, th phịng và trả phịng từ phía
khách.
• Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận
buồng phòng,báo cho bộ phận buồng phòng khi có th và trả
phịng
• Thanh tốn các hố đơn trả phịng của khách cho bộ phận Tài
chính-Kế hoạch
• Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng
u cầu của khác.
• Bộ phận buồng phịng:
• Kiểm sốt chi phí buồng phịng.Nhà buồng phải có trách nhiệm
báo cho TC-KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số
lượng)
• Quản lí tài chính, thanh tốn với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn
và các khoản dịch vụ khác.
• Ban giám đốc:
 Yêu cầu các bộ phận trên báo cáo số lượng phòng bán được, doanh thu...



Mộ số mẫu hợp đồng




6.Đánh
giá hệ
thống:

• Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các
yêu cầu cơ bản của việc quản lý. Tuy nhiên
trong tình hình đổi mới, các nhà nghỉ khách
sạn cạnh tranh nhau khốc liệt về giá cả cũng
như chất lượng dịch vụ. Khách sạn nào cũng
cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ
cũng như giảm thiểu chi phí quản lý. Hệ thống
quản lý cũ của khách sạn vẫn cịn nhiều bất
cập, điều này khơng những làm phát sinh
những chi phí quản lý khơng cần thiết mà cịn
làm cho công việc quản lý trở nên nặng nề
phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm..., khó lịng
giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ để
cạnh tranh


Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau:
1. Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ khách sạn đều được lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ từ
thông tin về khách hàng, các yêu cầu của khách đến sổ ghi thơng tin phịng, thơng tin đặt phòng. Điều
này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn. Cơng việc liên quan
đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn nhiều công sức mà khơng hiệu quả, gặp nhiều sai sót
nhầm lẫn.
2. Thơng tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết (bộ phận lễ tân luôn phải lưu giữ thông tin về tình trạng
buồng phịng, và mỗi khi có sự thay đổi, bộ phận lễ tân phải cập nhật trong sổ của mình đồng thời
thơng báo cho bộ phận buồng phịng biết để cập nhật sổ thơng tin của bộ phận mình.
3. Mọi cơng việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… đều được nhân viên làm thủ công, hệ thống vi tính hỗ
trợ rất ít, nên rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
4. Với cách quản lý như trên thì sẽ khó lịng đưa ra các dự đốn chính xác, nhanh chóng để bộ phận quản
lý có thể kịp thời điều chỉnh các chính sách của khách sạn. Vậy nên công việc này phụ thuộc rất nhiều
vào kinh nghiệm cùa mỗi cán bộ trong khách sạn.

5. Các bộ phận trao đổi thơng tin với nhau tương đối khó khăn, với các cơng việc gấp thì phải cử người đi
trực tiếp thơng báo, cịn với những việc khác thì thông thường là thống nhất một thời điểm trong ngày
để trao đổi thông tin. Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận không được
thông suốt và cũng có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian (khách hàng và nhân viên) lợi dụng.


Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm
sau:
1.Do hầu hết mọi công việc được thực hiện một cách thủ
công, thế nên công việc được giải quyết một cách
tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứ không quá máy móc.
Điều này là hết sức cần thiết bởi với một hệ thống quản
lý khách sạn thì việc mềm dẻo, linh hoạt thay đổi với
mỗi khách hàng để làm hài lịng khách là hết sức cần
thiết.
2.Khách sạn có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh
nghiệm, cơ chế quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh


7. Đề xuất giải pháp cho hệ
• Với mục đích khắc phục được nhưng nhược điểm của hệ thống cũ, chúng tôi
thống
xin đề xuất ra một số giải pháp như sau:
• Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ, hiệu quả đồng thời thích
hợp với những đặc thù riêng của khách sạn.
• Với việc đưa hệ thống này vào hoạt động, mọi thông tin sẽ được lưu trong một
cơ sở dữ liệu chung của hệ thống, mọi công việc cập nhật, tra cứu thông tin,
lập báo cáo sẽ trở nên hết sức dễ dàng với sự trợ giúp của máy tính.
• Thơng tin lưu chuyển giữa các bộ phận trở nên nhất quán, thông suốt (do các
máy tính trong hệ thống dùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất và được kết

nối với nhau thông qua mạng nội bộ)
• Các luồng thơng tin trong hệ thống được lưu chuyển một các nhanh chóng,
chính xác với độ an tồn cao.
• Thực hiện đào tạo về nghiệp vụ, và kĩ năng sử dụng máy tính, kĩ năng sử dụng


II.Phân tích và thiết kế chức năng
1. Các chức năng chính của hệ thống :
2. Sơ đồ phân rã chức năng:
3. Sơ đồ luồng dữ liệu :


1. Các chức năng chính của hệ thống :
a.Quản lý phịng
 Phịng là đối tượng chính của hệ thống cần quản lí. Do số lượng phịng trong khách sạn là tương đối
nhiều nên cần phải có một bộ phận chức năng quản lí phịng nhằm cập nhật thơng tin về một cách
thường xuyên do yếu tố hoạt động nghiệp vụ của khách sạn: Khách hàng đặt và trả phòng hàng ngày
nên phải có những thao tác quản lí như sau:
 Thêm mới phòng: Trong thực tế các hệ thống khách sạn thường có sự mở rộng quy mơ cơ sở hạ tầng.
Các khu nhà có thể được xây thêm chính vì thế hệ thống quản lí khách sạn cần cho phép khả năng
thêm mới phịng để quản lí những phịng này. Thơng tin về phịng mới phải được cập nhật trong danh
mục phịng để quản lí và cho phép đi vào hoạt động thuê trả phòng.
 Cập nhật phòng: khi bộ phận quản lí cần thay đổi một chi tiết nào đó về phịng thì hệ thống cho phép
sửa đổi, cập nhật tin. Tìm kiếm thơng tin phịng: Hệ thống cho phép chức năng tìm kiếm thơng tin
phịng đối với các tác nhân của hệ thống.
 Tìm kiếm phịng: Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm phịng cho phép các tác nhân tìm thơng tin
về phịng, để đặt trả phịng và để quản lí thơng tin, thống kê phịng.


b.Quản lý đặt phịng

Đây là hoạt động nghiệp vụ chính của hoạt động quản lí khách sạn. Cơng việc quản lí đặ
phịng bao gồm:
Thêm mới hợp đồng: Khi có khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng và yêu cầu đặt phịng và
u cầu đó được đáp ứng, thì hệ thống tự động phát sinh ra một mẫu hợp đồng để lưu thơng
tin đặt trả phịng của khách hàng. Hợp đồng này được quản lí bởi nhân viên của khách sạn.
khách hàng chỉ được phép tìm kiếm thơng tin về hợp đồng, đưa ra các yêu cầu sửa đổi, hủy
hợ đồng chi nhân viên, chứ không được phép trực tiếp thay đổi thông tin trong hơp đồng.
Cập nhật hợp đồng: Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi một số thơng tin trong hợp đồng
như thời gian th, số phịng th, thơng tin khách hàng…Khi đó hệ thống sẽ thay đổi thông
tin hợp đồng để đáp ứng các yêu cầu đó.
Tìm kiếm hợp đồng: Chức năng này cho phép các tác nhân tìm kiếm thơng tin hợp đồng để
phục vụ cho mục đích quản lí và thống kê.
Xóa hợp đồng: Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ như trong hợp đồng thì giá trị của
bản hợp đồng khơng còn giá trị đối với khách hàng cũng như nhà quản lí khách sạn.


c. Quản lý nhân viên
 Nhân viên là những đối tượng phục vụ khách hàng và cũng được quản lí. Do số lượng nhân viên
có thể thay đổi nên cần phải được quản lí nhằm cập nhật thơng tin các nhân viên mới hoặc thay đổi
nhân viên cũ của khách sạn. Khách sạn có thể tuyển thêm nhân viên hoăc cho nhân viên nghỉ việc
nên phải có các thao tác quản lí như sau:
 Thêm nhân viên mới:
 Do hệ thống thường có nhu cầu mở rộng quy mơ cơ sở hạ tầng, đa dạng các loại hình dịch vụ, vì
vậy cần thêm các nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Từ đó khách sạn phải “ thêm
nhân viên mới” để quản lí nhân viên. Thơng tin về nhân viên phải được cập nhật để thuận tiện cho
việc phục vụ.
 Tìm kiếm thơng tin nhân viên:
 Thơng tin nhân viên cần được phải quản lí bởi hệ thống khách sạn. Do đó có thể điều chỉnh các
thơng tin cần thiết của từng nhân viên.
 Xóa thơng tin nhân viên:

 Nhân viên đã thôi việc và hệ thống quản lí khách sạn khơng cần phải quản lí các thông tin của các
nhân viên này.


d.Quản lý khách
Khách hàng là một trong những đối tượng chính của khách sạn cần được quản lí. Do số lượng khách hàng nhiều
và là những đối tượng khác nhau nên cần phải được quản lí, để tránh được sự nhầm lẫn giữa các khách hàng khi
đến sử dụng dịch vụ khách sạn. Ngồi ra cịn phải quản lí các thông tin cần thiết của khách hàng khi vào khách
sạn.các thao tác quản lí khách bao gồm:
Thêm khách hàng:
Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai hình sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó
ta cần thêm các thơng tin cần thiết của khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng.
Sửa thơng tin khách hàng:
Trong q trình khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn cần có nhiều thông tin cần thay đổi, bổ sung và được
cập nhật khi có nhu cầu cần thiết, đảm bảo cho sự thuận tiện. Do vậy cần phải có “sửa thơng tin khách hàng”.
Xóa thơng tin khách hàng:
Khi khách hàng thơi sử dụng dịch vụ của khách sạn và trao trả phòng thì thêm các thơng tincuar khách hàng
khác.