Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH thiết kế nộ thất, quảng cáo và tổ chức sự kiện trí lê

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

NGÔ TRÚC PHI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
GIẢI PHÁP NHẰM HỊAN THIỆN QUY TRÌNH TỔ
CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI
THẤT - QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ

Kon Tum, tháng 5 năm 2020


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GIẢI PHÁP NHẰM HÒAN THIỆN QUY TRÌNH
TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT
KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TRÍ LÊ

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : Đặng Văn Mỹ
SINH VIÊN THỰC HIỆN

: Ngô Trúc Phi

LỚP

: K10DL

MSSV

: 16152340103007

Kon Tum, tháng 5 năm 2020


LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế khơng có sự thành cơng nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp
đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian từ khi
bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm,
giúp đỡ của q Thầy Cơ, gia đình và bạn bè.
Với lịng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở khoa kinh tế– Trường
Phân Hiệu Đại Học Đà Nẵng Tại Kon Tum đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để
truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường.
Nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được thưc tập nơi mà em yêu thích, cho em bước
ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đã giảng dạy. Qua
công việc thực tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong việc kinh doanh để
giúp ích cho cơng việc sau này của bản thân.
Vì kiến thức bản thân cịn hạn chế, trong q trình thực tập, hồn thiện chun đề này
em khơng tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ cơ
cũng như q cơng ty.
Kon Tum, ngày… tháng .. năm 2020
Sinh viên thực tập
(kí và ghi rõ họ tên)
Ngô Trúc Phi


MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT................................................................................................ ii
DANH MỤC BẢNG SƠ ĐỒ ......................................................................................... iii
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1
1. Tính cấp thiết ............................................................................................................. 1
2. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................................... 1
3. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................................... 1
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................. 1
5.Hạn chế của đề tài: ...................................................................................................... 2
6. Bố cục đề tài ............................................................................................................... 2
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT - QUẢNG
CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ. ...................................................................... 3
1.1. THƠNG TIN CHUNG VỀ CƠNG TY ................................................................... 3
1.2. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG ..................................................................................... 4
1.3. ĐẶC ĐIỂM CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY .............................................. 4
1.4. THIẾT LẬP MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY ......................... 6
1.5. THỰC TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT, NGUỒN NHÂN LỰC, TÀI CHÍNH
CƠNGTY ....................................................................................................................... 7
CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUY
TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY .......................................................... 10
2.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN................................. 10
2.1.1. Khái niệm về tổ chức sự kiện. .......................................................................... 10
2.1.2. Mục đích của tổ chức sự kiện. .......................................................................... 10
2.1.3. Phân lọai của tổ chức sự kiện. .......................................................................... 10
2.2 QUY TRÌNH CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN. ............................................................ 12
2.3 CÁC CHƯƠNG TRÌNH TRỌNG ĐIỂM CỦA CƠNG TY ................................. 15
2.4. QUY TRÌNH THỰC HIỆN TỪNG CHƯƠNG TRÌNH. .................................... 16
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM HỊAN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TẠI CƠNG TY ............................................................................................................. 25
.KẾT LUẬN ................................................................................................................. 32
TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU ......................................................................... 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

i


DANH MỤC VIẾT TẮT
STT

TỪ VIẾT TẮT

GIẢI THÍCH

1

GCN ĐKKD

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

2

CT TNHH

Công ty trách nhiệm hữu hạn

3

GĐ

Giám Đốc

4

TNHH TKNT &
TCSK

Công Ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ
Chức Sự Kiện Trí Lê

ii


DANH MỤC BẢNG SƠ ĐỒ
Số hiệu sơ đồ
Sơ đồ 1.1.

Nội dung
Sơ đồ bộ máy của Công Ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê

iii

Trang
8


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết
Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, thì sự đổ bộ ồ ạt
của các nhãn hiệu lớn kéo theo sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị thì nhu cầu

truyền thơng của các doanh nghiệp ngày càng tăng .
Trong khi đó những cơng ty con tổ chức sự kiện được thành lập từ những nhân viên
của công ty quảng cáo mẹ đang phát triển theo cấp số nhân. Nhưng chỉ có 5% số cơng ty
quảng cáo-tổ chức sự kiện họat động tốt,thực lãi là một con số đáng kể.
Công ty tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê cũng đang
gặp phải một số vấn đề trong việc định hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng
như họat động kinh doanh của công ty trong dài hạn.Vì do khách hàng mục tiêu là các
doanh nghiệp lớn nên việc tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng là yếu tố sống cịn của
cơng ty. Hiện tại nguồn khách hàng chủ yếu của công ty mang lại chủ yếu là từ các mối
quan hệ. Giữ khách hàng cũ là việc phải làm đối với công ty do họ là nguồn doanh thu chủ
yếu. Tuy nhiên để công ty có được sự phát triển bền vững trong tương lai thì khơng thể
khơng tìm kiếm thêm khách hàng mới, các khách hàng tiềm năng và cơng ty nên có một
định hướng phát triển mới trong tương lai. Chính vì thế mà cơng ty nên có một quy trình
tổ chức sự kiện hiệu quả để có thể giữ chân các khách hàng hiện tại và có thêm nguồn
khách hàng mới trong tương lai.
2. Mục tiêu nghiên cứu
-Hiểu rõ quy trình họat động tổ chức sự kiện của công ty.
-Lập ra được giải pháp hịan thiện tổ chức sự kiện của cơng ty. Để đạt được mục tiêu
đó cần tìm hiểu những vấn đề sau:
-Quy trình tổ chức sự kiện của cơng ty.
-Cách tìm kiếm nguồn khách hàng của cơng ty.
3. Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính theo hai cách:
Phân tích các dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, internet, tài liệu của công ty.
Phỏng vấn chuyên sâu sử dụng phương pháp phỏng vấn tay đôi khoảng 10 người. Đối
tượng nghiên cứu:
Bên trong: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo, tình hình hoạt động
thực tế của công ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê
Bên ngoài: các doanh nghiệp khách hàng đã và đang trực tiếp sử dụng dịch vụ của
công ty.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: công ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí
Lê
Khơng gian: Cơng Ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí
Lê.
Thời gian thực tập: từ 03/2 – 03/5 năm 2020
1


5. Hạn chế của đề tài:
Do sự hạn chế về thời gian thực hiện cũng như nguồn tư liệu và các thông tin thu thập
được, bài viết không thể tránh khỏi những thiếu soát cần được bổ sung và khắc phục, rất
mong nhận được sự giúp đỡ và đóng góp ý kiến của thầy để bài viết của em hoàn thiện
hơn.
6. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo nội dung của báo cáo gồm 3 chương
Chương 1: Giới thiệu tổng quát về Công Ty Tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và
Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê.
Chương 2: Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện Và quy trình Tổ Chức Sự
Kiện tại cơng ty.
Chương 3: Giải Pháp Nhằm Hịan Thiện Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Cơng Ty.

2


CHƯƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO
VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ
1.1. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ NỘI THẤT - QUẢNG CÁO VÀ

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÍ LÊ
Mã số thuế doanh nghiệp: 6101231325
Ngày cấp: 07-06-2017
Tình trạng: đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Cơ quan thuế quản lý: Cục Thuế Tỉnh Kon Tum
Địa chỉ: Số 63 Thi Sách, Phường Thắng Lợi, Thành phố Kon Tum, Tỉnh Kon Tum
Điện thoại: 0908266367
Giám đốc: Lê Hữu Trí
Người đại diện: Lê Hữu Trí
Hình thức sở hữu vốn: Cơng ty TNHH
Quy mô hoạt động của công ty: Tỉnh Kon Tum và các tỉnh lân cận.
Ngành nghề chính: Hoạt động thiết kế và thi cơng chun dụng, thiết kế phịng ngủ,
phịng khách, khơng gian qn cafe...
Kể từ ngày thành lập và qui mô hoạt động lúc đầu tương đối nhỏ, hoà nhập với xu
hướng phát triển chung của đất nước, cơng ty đã có nhiều thành cơng lớn trên phương diện
sản xuất sản phẩm cung cấp cho các cơng trình lớn nhỏ trong địa bàn nội tỉnh Kon Tum,
thiết kế nội thất cho cơng trình nhà ở, cơng ty, tịa nhà, bệnh viện trường học, cùng một số
cơng trình khác....
Cơng ty đã đầu tư nhiều máy móc và thiết bị thi cơng hiện đại phù hợp với cơng nghệ
mới, có hiệu quả cao trong công tác sản xuất sản phẩm mới, hiện đại hơn, cho ra mắt nhiều
mẫu mã mới mang lại sự hài lòng cũng thu hút nhiều khách hàng hơn cho công ty.
Là một doanh nghiệp kinh doanh hạch tốn độc lập có tư cách pháp nhân, có quyền
lợi và nghĩa vụ theo luật định. Công ty không chỉ chú tâm vào cải tiến công nghệ, thiết bị
thi cơng mà cịn quan tâm đến xây dựng đội ngủ kĩ sư kĩ thuật cán bộ quản lý giỏi, đội ngủ
cơng nhân có tay nghề cao, với kĩ thuật chun sâu. Song với kinh nghiệm và sức mạnh
cùng với đội ngủ cán bộ cơng nhân có trình độ chun sâu kết hợp với trang thiết bị hiện
đại của công ty. Cơng ty chắc chắn sẽ khắc phục mọi khó khăn và sẽ khơng ngừng vươn
lên phát triển giàu mạnh.
Tầm nhìn: trở thành cơng ty truyền thơng mang tính chun nghiệp hàng đầu,cung cấp tịan
diện các gói dịch vụ, giải pháp về xây dựng và phát triển thương hiệu cho các doanh nghiệp,

tạo cầu nói hịa nhập nền kinh tế tịan cầu thể hiện sức mạnh của thương hiệu hàng hóa đa
quốc gia.
Sứ mệnh: song hành cùng các thương nhân-thương hiệu gia tăng giá trị thương hiệu
và kỹ năng kinh doanh khẳng định khát vọng sống.Công ty thực hiện sứ mệnh quảng bá
thương hiệu với các gói dịch vụ tồn diện trở thành đơn vị trong lĩnh vực truyền thông,
3


truyền hình, tổ chức sự kiện hàng đầu của Việt Nam tận dụng nguồn nhân lực là đội ngũ
cán bộ có năng lực kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thơng.
Giá trị cốt lõi: gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thế giới thương
hiệu.
Luôn sáng tạo, linh họat, ý tưởng dẫn đầu cung cấp dịch vụ hịan hảo.
Xây dựng nguồn nhân lực mạnh,cơng nghệ tiên phong lấy khách hàng làm tâm điểm,
cam kết phát triển bền vững.
1.2. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
Idea’s: cung cấp các ý tưởng làm quảng cáo, thiết kế …
Event: lập kế hoạch chạy các chương trình như: giới thiệu sản phẩm mới, động thổ,
khai trương showroom…., vận động tài trợ cho các chương trình của hội.
Printing: card, phướn, tờ rơi, thiệp mời….
Thiết kế nội thất, thi công và cung cấp các sản phẩm nội thất văn phòng, cho các
doanh nghiệp như phòng làm việc, sảnh lễ tân, bàn ghế ...
- Thiết kế, thi công, cung cấp tổng thể các sản phẩm nội thất hội trường cho các cơ
quan, quán cafe, shop thời trang ,doanh nghiệp nhà nước và tư nhân, đáp ứng yêu cầu của
khách hàng về chủng loại, chất lượng, phù hợp với từng mức ngân sách, xử lý âm thanh,
ánh sáng, tiêu âm tốt nhất, tuyệt đối cho dự án của khách hàng.
- Thiết kế, thi công, cung cấp các sản phẩm cho nội thất phòng khánh tiết như bàn
ghế, bố trí rèm thảm, hệ thống âm thanh, cảnh quan độc đáo tạo ấn tượng cho các quan
khách khi tham dự sự kiện, hội họp.
- Ngoài thế mạnh về các dự án nội thất văn phịng, Nội thất Trí Lê cũng khá thành

công về việc tư vấn, lên thiết kế nội thất, phối cảnh khơng gian cho khách hàng khi có u
cầu cho tồn văn phịng, chung cư, nhà hàng, biệt thự...
Tuy là một doanh nghiệp trẻ nhưng với sự làm việc tâm huyết, kinh nghiệm lâu năm
trong nghề của ban Lãnh đạo cũng như các bộ phận trong Công ty, cùng với phương châm
làm việc của mỗi cá nhân luôn "Độc đáo ý tưởng" nên Nội thất trí lê ln tự tin mỗi khi
hợp tác với khách hàng về ý tưởng thiết kế tư vấn cho khách hàng, chất lượng sản phẩm
cũng như tiến độ thi công, kỹ thuật đảm bảo.
- Khi làm việc thì ngồi sự kỹ tính, khắt khe, yêu cầu cao sự chuyên nghiệp, đẳng cấp
cả về phối cảnh không gian và chất lượng sản phẩm nội thất. Đó cũng là một thử thách mà
cuốn hút Nội thất Trí lê chinh phục với khách hàng. Mục tiêu của Nội thất trí lê là chúng
tơi ln ln làm mới, tiếp cận các xu hướng nội thất mới nhất, hiện đại nhất, sản phẩm
cao cấp nhất với các mẫu mã độc đáo, ấn tượng cho mỗi yêu cầu của khách hàng.
1.3. ĐẶC ĐIỂM CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Cơng ty TNHH TKNT & TCSK trí lê ra đời và phát triển hơn 2 năm, trong quá trình
phát triển đã có những thay đổi về phương thức kinh doanh cũng như cơ cấu tổ chức của
công ty. Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, hiện nay bộ máy quản lý của công ty được tổ
chức thành các phòng ban gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động
của công ty bao gồm: Ban giám đốc và các phòng ban chức năng. Mỗi phịng đều có chức
4


năng và quyền hạn rõ ràng song có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt
động kinh doanh.
Bộ máy quản lý đóng vai trị là chủ thể quản lý, thực hiện các tác động hướng đích
tới đối tượng và khách thể của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đề
ra.Vì vậy vai trị của bộ máy quản lý doanh nghiệp là hết sức quan trọng.
Giám đốc

Phịng kế tốn

Phịng thiết kế ,tổ
chức, truyền thơng

Phân xưởng

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ bộ máy của cơng ty
Phịng Giám đốc
GĐ : Lê Hữu Trí
Trình độ chun mơn: thiết kế (designer)
Là nơi quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của cơng ty, đồng thời là nơi quyết định
tồn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ban giám đốc của công ty thực hiện nhiệm
vụ:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày.
- Ký kết hợp đồng.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty.
- Chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên và pháp luật về việc thực hiện các
quyền và nhiệm vụ.
Phòng kế tốn
Có vai trị quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, kế tốn có những nhiệm vụ
cơ bản như sau:
- Thu nhập xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo nội dung cơng việc
- Ghi chép, tính tốn, phản ánh số hiện có, tình hình ln chuyển và sử dụng tài sản,
vật tư, tiền vốn…
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh
toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản…
- Tính tốn chí phí, đưa ra những lời khun cho bộ phận khác
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các báo cáo khác theo yêu cầu.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính
của cơng ty…

5


Phịng thiết kế, tổ chức, truyền thơng
Thiết kế những maket quảng cáo cho khách hàng, thiết kế trang trí khơng gian sự
kiện.
Xây dựng hình ảnh qua trang web hay hoạt động quảng cáo và phát triển hình ảnh
cơng ty
Quản lý các tài liệu truyền thông , quản lý thông tin trên website , mở rộng và phát
triển quan hệ truyền thông của công ty.
Phối hợp với các bộ phận triển khai tổ chức sự kiện nội bộ và các sự kiện mà công ty
tham gia và tổ chức các tiệc cuối năm hay tiệc đầu năm, tiệc sinh nhật công ty…
Thực hiện bài viết và xuất bản báo chí
Tham gia xây dựng mối quan hệ với công chúng
Phân xưởng sản xuất
- Theo dõi tình hình sản xuất của Cơng ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra.
- Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu.
- Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất
sản phẩm không phù hợp.
- Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những nguyên
nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục.
- Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng.
- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng.
1.4. THIẾT LẬP MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY
Việc đặt mục tiêu trong sự kiện là điều quan trọng nhất để làm cho sự kiện của bạn
khác với những sự kiện khác. Bằng việc thiết lập mục tiêu bạn sẽ tập trung vào kết quả
mong muốn của sự kiện một cách rõ ràng hơn. xác định đúng mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp
cho người làm event đi đúng hướng. kể cả việt set up những trang thiết bị hay concept
event. tìm những supplier về những hạng mục một cách nhanh cho như cho thuê bàn ghế
hội nghị hay pg model…

Bởi vì sau mỗi event, người làm sự kiện có thể xem xét hay thay đổi chúng phù hợp
cho những event sau này. Như vậy thì cơng ty bạn mới có thể tiếp tục phát triển. Mục tiêu
là đích đến mà người làm sự kiện luôn muốn đạt được. Việc lập mục tiêu trong event hay
các công việc khác thường được bỏ qua bởi nó bị xem là phí thời gian, đặc biệt trong lĩnh
vực phát triển cũng như thay đổi một cách chóng mặt, cần sự năng động cũng như sáng tạo
như tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, những mục tiêu được đặt trước này sẽ giúp event của bạn
đi đúng hướng mà bạn đã đặt sẵn trước đó. Mỗi lần bạn hồn thành xong một cơng đoạn
trong chương trình sự kiện là bạn đã đi qua một chốt của đường ray trên chặng đường đó.
Tuy nhiên, khi lên một ý tưởng thì người làm sự kiện phải xem xét thử xem ý tưởng đó có
thật sự phù hợp với mục tiêu của sự kiện hay không. Nếu hoạt động hay ý tưởng mới có
thể giúp người làm sự kiện đạt được mục tiêu của việc tổ chức sự kiện của mình- đó là điều
mà bất cứ người làm sự kiện nào cũng mong đợi.
6


Mục tiêu là động lực thúc đẩy cả nhóm làm việc tốt hơn. Bởi khi đặt mục tiêu, hãy
chắc rằng đó là động lực cho cả nhóm. Và một khi mục tiêu được đặt ra thì người làm sự
kiện nên chắc rằng mục tiêu đó phải truyền lửa được cho tất cả các thành viên trong nhóm.
Trong suốt q trình lập kế hoạch, bạn có thể xem phần cơng việc nào cần được tập trung
hơn hay phần nào gần với mục tiêu hơn. Một khi mục tiêu đã đạt được, thì mục tiêu mới
cần được thiết lập ngay sau đó để duy trì tiến độ cơng việc. Khi bạn đang cố gắng đánh giá
những sự kiện của mình, bởi bạn có thể đo lường được sự thành cơng dựa vào những mục
tiêu đã được thiết lập sẵn. Những mục tiêu này có thể áp dụng cho cá nhân hay cho tập thể
nhóm trong các doanh nghiệp.
Khi một sự kiện kết thúc, bạn nên kiểm tra và đánh giá các mục tiêu tổ chức sự kiện đặt ra
trước đây. Khi đó sự chênh lệch giữa hiệu suất và mục tiêu mà bạn đặt ra. Sẽ chưa đủ nếu
bạn chỉ xem điều bạn đã và chưa làm được đáp ứng được mục tiêu ban đầu hay khơng. Vì
vậy, trước khi tổ chức một chương trình sự kiện, bước đầu tiên và tiên quyết nhất chính là
đặt ra mục tiêu để bạn và cả nhóm phấn đấu để có được mục tiêu đó.
Ý nghĩa của mục tiêu:

Công ty lun xác định mục tiêu rõ ràng phải có ý nghĩa đích thực đảm ảo cho tổ chức
sự kiện thành công cao và tang uy tín cho đối tượng mục tiêu giành được thiện cảm của
những thành viên và các đối tượng quan tâm.
1.5. THỰC TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT, NGUỒN NHÂN LỰC, TÀI CHÍNH CƠNG
TY
Cơng ty tnhh thiết kế nội thất - quảng cáo và tổ chức sự kiện TRÍ LÊ là cơng ty có
quy mơ nhỏ, nguồn nhân lực ít, nhưng đảm bảo yêu cầu, chất lượng từng sản phẩm hoàn
thiện.
Cơ sở vật chất
Hiện cơ sở vật chất của công ty gồm:
Nhà máy có tổng diện tích lên tới 40m2, các khu vực sản xuất được bố trí hợp lý,
khoa học mang lại không gian làm việc chuyên nghiệp phù hợp với từng thời kỳ sản xuất,
đáp ứng được yêu cầu đa dạng của từng đơn hàng đảm bảo hiệu quả sản xuất, nâng cao
năng suất lao động.
Máy móc thiết bị phục vụ sản xuất: máy cắt sắt, máy khoan, thiết bị nâng hạ, máy tời,
máy cắt gỗ cầm tay, máy cưa gỗ, máy sàng dăm, máy ghiền gỗ, súng phun sơn PU.
Có nhà văn phòng riêng bên cạnh là nhà máy sản xuất.
Nguồn nhân lực
Công ty tnhh thiết kế nội thất - quảng cáo và tổ chức sự kiện TRÍ LÊ là cơng ty có
quy mơ nhỏ, nguồn nhân lực ít nên ưu thế dành cho tuyển dụng nội bộ là không nhiều.
Tại cơng ty có tất cả 5 người, gồm 1 giám đốc, 1 kế toán và 3 nhân viên sản xuất tại
phân xường. Nhân viên đều là những người có trình độ cao đẳng trở lên. Có tác phong làm
việc nhạy bén và năng động, có khả năng quản lý và điều hành tốt hoạt động kinh doanh
của cơng ty.
Tình hình hoạt động
Bắt đầu hoạt động từ năm 2017 cơng đi hoạt động gặp khá nhiều khó khăn với trang
7


thiết bị cịn thiếu, khâu quản lý cịn chưa hồn thiện, việc tìm kiếm thị trường tìm kiếm

khách hàng cũng cịn gặp nhiều khó khăn.
Năm 2018, cơng ty tiến lên bước sang đột phá mới, có chổ đứng trên thị trường và
mang lại thương hiệu cho cái tên của công ty, kinh doanh được thuận lợi và ngày một phát
triển. Cơng ty đã có thương hiệu trên thị trường kinh doanh rộng khắp vực các huyện như
Sa Thầy, Ngọc Hồi, ĐakTô, ĐakHà và các tỉnh lân cận như Gia Lai công ty cũng từng thi
công .
Nhưng dần dần khắc phục được những khó khăn và ngày càng phát triển qua từng
năm.
Bảng 1: Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017-2018
Chỉ tiêu
Doanh thu thuần bán
hàng và cung cấp
dịch vụ
Giá vốn hàng bán
Lợi nhuận gộp về bán
hàng và cung cấp
dịch vụ
Lợi nhuận thuần từ
hoạt
động
kinh
doanh
Lợi nhuận khác

Năm 2017

Năm 2018

Năm 2018 so với 2017
Chênh lệch

%

1.393.051.572

1.795.051.326

401.999.754

22,39

1.344.283.322

1.684.689.435

340.407.113

20,21

48.768.250

110.361.891

61.593.641

55,81

(17.160.021)

15.043.049

32.203.070

214,07

0

(3.600)

(3.600)

Tổng lợi nhuận kế
(17.160.021)
15.039.449
32.199.470
214,01
toán trước thuế
Lợi nhuận sau thuế
(17.160.021)
15.039.449
32.199.470
214,01
TNDN
Nhận xét Qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho thấy tình hình hoạt động
kinh doanh của công ty năm 2018 tăng mạnh so với năm 2017.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng từ 1.393.051.572 đồng ở năm 2017 lên
1.795.051.326 đồng năm 2018, so với năm 2017 thì năm 2018 tăng 401.999.754 đồng
tương ứng tăng 22,39%.
Giá vốn hàng bán tăng từ 1.344.283.322 đồng ở năm 2017 tăng lên 1.684.689.435
đồng so với năm 2018, với lượng tăng 340.407.113 đồng tương ứng tăng 20,21%.

Lợi nhuận kế toán trước thuế tăng (17.160.021) đồng ở năm 2017 lên 15.039.449
đồng năm 2018 với lượng tăng 32.199.470 đồng tương ứng tăng 214.01%.
Mặc dù giá vốn hàng bán có tăng nhưng tăng ít hơn doanh thu là nguyên nhân làm
tăng lợi nhuận. Báo cáo kết quả kinh doanh đang cho thấy tình hình kinh doanh rất khả
quan của cơng ty. Từ năm đầu tiên kinh doanh lỗ (17.160.021) đồng cho đến năm tiếp theo
8


lợi nhuận 15.039.449 đồng với mức tỷ trọng tăng 214.01% công ty đang cho thấy tiềm
năng kinh doanh trong tương lai của mình.
Cơng ty củng đang áp dụng các đường lối chính sách kinh doanh đúng đắn mang lại
được lợi ích cho công ty.

9


CHƯƠNG 2:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUY TRÌNH
TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY.
2.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
2.1.1. Khái niệm về tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một quá trình họach định việc thực hiện và giám sát những họat
động liên quan đến các lĩnh vực sau : văn hóa-nghệ thuật-tun truyền-cơng bố tại một thời
điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sao cho sự kiện diễn ra đúng
mục đích của nhà tổ chức.
Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN”
diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh
doanh, giải trí, thể thao,… thơng qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển
lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thơng điệp mà người làm sự kiện muốn

cơng chúng của mình nhận thức được.
2.1.2. Mục đích của tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong tòan bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá của
doanh nghiệp. Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện cịn nhằm mục đích
chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt công
cụ đang phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm
hoặc dịch vụ của sản phẩm, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh
số bán của cơng ty. Đồng thời tạo cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với
bạn hàng, đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thơng tin hai
chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.
Thơng điệp của sự kiện có thể được thể hiện dưới dạng:
Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà,
đồng phục, bảng tên….
Lời :chủ đề, bài phát biểu, thơng cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm…
Họat động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp. Tùy theo mục đích khác
nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi.
Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông.
Crisic Management: quản lý khủng hỏang.
Government Relations: quan hệ với chính phủ.
Reputation Management: quản lý danh tiếng của cơng ty.
Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.
Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
2.1.3. Phân lọai của tổ chức sự kiện.
Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được:
- Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công.
- Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng.
10


- Hội chợ.

- Hội nghị, hội thảo, họp báo.
- Diễn trình, phát biểu của CEO trước cơng chúng.
- Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang.
- Chương trình team building…
- Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.
- Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu.
- Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering).
- Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)
Để phân lọai các họat động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể
phân lọai dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau:
Theo địa điểm làm event.
Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu
sản phẩm… Ngịai trời: ca múa nhạc-thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao…
Theo mục đích của event.
a. Chương trình giải trí ,thể thao, hội chợ…
Các chương trình này là những chương trình lớn, có thể là ca nhạc ngòai trời, các hội
chợ ẩm thực, hội chợ cơng nghệ, game, bóng đá…
b. Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học
Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu, hoặc
cũng có thể là chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phẩm.
c. Chương trình nhân dịp đặc biệt.
Vào các ngày đặc biệt như những ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công
ty thường tổ chức các chương trình liên hoan, giao lưu.
d. Chương trình cảm ơn khách hàng.
Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch
vụ, các cơng ty thường tổ chức những chương trình có tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ mời
các khách hàng thân thiết và khách hàng mục tiêu đến tham dự. Thơng thường các chương
trình này hay kết hợp với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc
tiến mới.
e. Chương trình kỉ niệm cơng ty.

Thơng thường tổ chức event theo lọai này có 3 mục đích chính:
- Một là: cảm ơn khách hàng, lãnh đạo.
- Hai là: quảng bá cho thương hiệu.
- Ba là: để nhân viên trong công ty gặp gỡ, giao lưu và gắn kết lẫn nhau.
f.Chương trình quảng cáo đơn thuần
Các cơng ty tổ chức sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu là quảng bá tên tuổi,
thương hiệu công ty nhân dịp khai trương, giới thiệu sản phẩm mới… nhằm gây sự chú ý
đối với người tiêu dùng mọi lúc, mọi nơi.

11


Thông thường, những sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các
chương trình giải trí, biểu diễn.
Theo chủ thể làm event:
a. Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận.
b. Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận.
- Event do nội bộ cơng ty tự tổ chức.
Vào các dịp lễ, kỉ niệm công ty hay sự kiện có quy mơ nhỏ, một số cơng ty có thể tự
đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan… ngịai mục đích quảng bá, cảm ơn
khách hàng thì cịn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá
nhân và ban lãnh đạo trong cơng ty. Thường có một nhóm người phụ trách event. Cơng ty
có thể có phịng event riêng hoặc lấy nguồn nhân lực thuộc bộ phận Marketing hay PR.
- Event do các công ty chuyên event tổ chức.
Nếu cơng ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công
và đạt hiệu quả cao nhất, các công ty này thường th ngịai các cơng ty chun tổ chức sự
kiện. Tùy thuộc mỗi sự kiện, mỗi mục đích khác nhau mà cơng ty có những phương án, kế
họach th các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp như: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ
PGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca sĩ, họat náo viên , hay dịch vụ nhóm nhảy, nhóm
múa…

Hơn nữa, với quy mơ sự kiện rất lớn, các cơng ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công ty
chuyên tổ chức sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiện được mục đích cũng như nhu
cầu của cơng ty. Khi đó, có nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết
hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện.
2.2 QUY TRÌNH CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
Hình thành concept
Thiết kế sự kiện
Lập kế họach
Triển khai thực hiện và giám sát
Kết thúc
Đánh giá
Hình 1: quy trình 7 bước tổ chức sự kiện

Bước 1: hình thành concept
Mục đích của event: xác định lọai event, tổ chức cho phù hợp.
Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event.
Đối tượng chính của event.
Địa điểm.
Thời gian diễn ra sự kiện.
Ngân sách.
Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả.

12


Ý tưởng (chủ đề cho sự kiện) cịn phụ thc nhiều vào yếu tố khác nữa như luật
(regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hóa riêng của khách hàng (client culture),
nguồn lực (resource), và những vấn đề quy mô như địa điểm tổ chức(venue), âm thanh ánh
sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)

Trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hịan hảo. Không chỉ
đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản
phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng.
Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point.
Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm bảng báo giá.
Thơng thường đối với một event, đây là giai đọan quan trọng nhất, tạo sự khác biệt
giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành cơng
của event bởi cịn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Nội dung chính thường gồm:
Nền tảng, mục đích: nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần.
Các ý tưởng phát thảo một cách tổng quan về chương trình.
Thiết kế: nên có các thiết kế hoặc hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện ,
không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng của bạn.
Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…, càng chi tiết
sẽ càng thiết phục.
Ngịai ra nếu mở rộng có thể kể thêm:
Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính
hóa những gì cần đạt được thông qua event.
Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm…
Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ.
Kế họach PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event.
Cấu trúc nhân sự nhóm là event.
Kinh phí dự kiến.
Bạn cung cấp được những gì cho khách hàng thơng qua event. Tại sao họ nên chọn
agency của bạn.
Bước 3: lập kế họach
- Đội kỹ thuật, đội tổ chức, đội trang trí: 3 nhóm này sẽ kết hợp với nhau lo trang trí
tồn bộ sân khấu, nhạc cho chương trình, trình chiếu power point, ánh sáng sân
khấu,….Thường thì đội kỹ thuật và đội trang trí sẽ được th từ các cơng ty chuyên cung
cấp âm thanh, ánh sáng cho các chương trình event và họ sẽ lo tồn bộ khâu trang trí sân

khấu cho công ty event. Và đội tổ chức sẽ quản lý việc trang trí, dàn dựng cho sân khấu ,
trình chiếu power point.
- Đội hậu cần, đội F& B: lo tồn bộ vật dụng dùng trong chương trình như: trang phục
cho PG, PB, quà tặng, nước uống, thức ăn…. xuyên suốt trong quá trình diễn ra sự kiện.

13


- Đội giao tế ngoại giao: sẽ lo liên lạc với các nhà báo mời họ đến tham dự chương
trình, đồng thời liên lạc với các cơ quan báo chí để đang các bài viết PR cho chương trình.
Và giải thích tất cả các vấn đề thắc mắc cuả họ. Nếu chương trình này do cơng ty event tự
tổ chức thì do cơng ty event đảm nhiệm tồn bộ cơng việc giao tế, cịn nếu chương trình
được làm cho khách hàng thì cơng việc này sẽ do hai bên cùng kết hợp.
Đội chương trình, đội hành chính giấy tờ: sẽ lo toàn bộ các thủ tục pháp lý, giấy tờ
xin công văn từ Sở về giấy phép tổ chức, thuê ca sĩ, bản quyền sử dụng nhạc của các nhạc
sĩ th mặt bằng….để cho chương trình có thể diễn ra theo đúng kế hoạch đã định sẵn trong
nội dung chương trình đã đề ra.
Event manager + điều hành chương trình: là người quản lý và điều hành toàn bộ đội
ngũ thực hiện chương trình, người quản lý chương trình phải nắm hết tồn bộ tiến độ cơng
việc đang diễn ra từ việc nhận thơng tin từ các đội, để có thiệp can thiệp kịp thời giải quyết
các tình huống xấu có thể xảy ra.
Những hạng mục thường có trong một bảng kế họach :
Những công việc cần làm: kế họach tài chính, kế họach truyền thơng, kế họach tổ
chức (chuẩn bị cơ sở vật chất, công tác logistis, kế họach biểu diễn, vấn đề an ninh, ngọai
giao, các thủ tục pháp lý…) tùy vào từng event mà có kế họach có danh sách những việc
cần làm khác nhau.
Bảng phân cơng cơng việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng cơng việc, hay nói
cách khác đây là khâu tổ chức nhân sự để chạy event .
Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát.
Lúc này mọi người sẽ thực hiện cơng việc theo kế họach và có sự giám sát của các

trưởng bộ phận..
Liên hệ chặc chẽ với các đối tác bên ngịai (cơng ty cho th dụng cụ, thiết bị, dịch
vụ vận chuyển, các lực lượng biểu diễn…)
Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo
rằng các công việc đang đựơc triển khai.
Bước 5: tiến hành tổ chức
Trước khi diễn ra event chính thức sẽ có một buổi chạy thử, thường sẽ diễn ra trước
ngày tổ chức. Điều này giúp công tác phối hợp giữa các bộ phận sng sẻ và có hiệu quả
hơn, mức độ rủi ro của phòng event cũng thấp hơn.
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân cơng. Những
lúc có phát sinh ngịai dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải qyết tại chỗ.
Bước 6: kết thúc.
Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại các vật dụng đã sử dụng(repair), thanh toán
hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
Bước 7: đánh giá
Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình
chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những
sự kiện sau.
14


2.3 CÁC CHƯƠNG TRÌNH TRỌNG ĐIỂM CỦA CƠNG TY
Ngày của mẹ.
Chào mừng ngày của mẹ - 10/5 ngày lễ của những người con nhớ đến Mẹ với tấm
lòng biết ơn sâu sắc và hướng tới mừng ngày giải phóng Miền Nam 30/4 nhớ đến các Bà
mẹ đã một đời hi sinh vì quê hương đất nước.
Chương trình là dịp để mỗi người con được thể hiện lòng yêu thương của mình đối
với mẹ bằng những việc làm thiết thực, kết nối tình cảm, cảm xúc của những người con xa
quê.
Giải bóng đá mini clb tỉnh Kon Tum

Chương trình nhằm tạo cơ hội giao lưu đồn kết – gắn bó giữa các doanh nghiệp tiêu
biểu tại Kontum.
Hưởng ứng chào mừng ngày hội bóng đá lớn nhất hành tinh Word Cup 2010 sẽ diễn
ra vào tháng 6/2010.
Tạo mối quan hệ gắn bó giao lưu hữu nghị giữa các doanh nghiệp thông qua các hoạt
động thể dục thể thao.
Tạo cơ hội cho các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của công ty rộng khắp trong
cả nước thông qua hoạt động tài trợ giải.
Khát vọng sống.
Nhằm tiếp tục vận động quyên góp nguồn quỹ hỗ trợ, chăm lo cho các đối tượng bị
ảnh hưởng chất độc hóa học ( Dioxin), đồng thời tổ chức giao lưu những gương điển hình
nạn nhân chất độc da cam vượt qua số phận, vươn lên hòa nhập cộng đồng. Hội Chữ Thập
Đỏ tp Kontum và công ty tnhh Thiết Kế Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí
Lê phối hợp cùng đài truyền hình KRT tổ chức chương trình giao lưu ca nhạc truyền hình
trực tiếp trên kontum với chủ đề Khát Vọng Sống.
Đây là hoạt động nhân đạo được tổ chức thường niên của hội chữ Thập Đỏ.
Chương trình: lễ hội đường phố kontum
Lễ hội đường phố (lễ hội cồng chiêng) Kon Tum là nơi hội tụ đồng bào các dân tộc
5 tỉnh Tây Nguyên (Kon Tum, Gia Lai, Đắk Lắk, Đắk Nông và Lâm Đồng) được tổ chức
ngày 19-03-2016 tại thành phố Kon Tum tỉnh Kon Tum, lễ hội được tổ chức luân phiên
trên 5 tỉnh Tây Nguyên, mỗi năm 1 tỉnh
Đây là một trong những sự kiện trọng điểm của Liên hoan nghệ thuật dân gian Tây
Nguyên đang diễn ra ở Kon Tum (kéo dài từ ngày 18/3-23/3). Tham gia lễ hội có hơn 500
nghệ nhân, nghệ sĩ quần chúng ở 14 đồn (trong đó có 10 đồn đến từ các huyện, thành
phố của Kon Tum và 4 đoàn đại diện cho các tỉnh ở Tây Nguyên Việt Nam.
Chương trình: người việt ưu tiên dùng hàng Việt
Thực hiện chủ trương của Bộ Chính Trị kêu gọi “Người Việt Nam ưu tiên dùng
Hàng Việt Nam”, Ban thường vụ Tỉnh Kon Tum phối hợp với Công ty TNHH Thiết Kế
Nội Thất - Quảng Cáo Và Tổ Chức Sự Kiện Trí Lê thiết kế thực hiện chương trình treo
cờ phướn hưởng ứng cuộc vận động với mục đích ý nghĩa như sau:

Tuyên truyền và vận động tất cả cán bộ, Đoàn Viên, Hội Viên, Thanh Niên đông
15


đảo nhân dân thực hiện cuộc vận động “Người Việt Nam dùng hàng Việt Nam” trên
phạm vi từ tỉnh kontum nói riêng và trong cả nước nói chung.
Bên cạnh đó cuộc vận động này cũng là cơ hội để các Mạnh Thường Quân khẳng
định tên tuổi và quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình đến đơng đảo người tiêu dùng
và khách du lịch trong và ngoài nước đến với TP đầy tiềm năng và thu hút vốn đầu tư số
1 tại Việt Nam hiện nay.
2.4. QUY TRÌNH THỰC HIỆN TỪNG CHƯƠNG TRÌNH.
Lễ động thổ của cơng ty TNHH Nam
Tồn Tiến Vững Bền Bước 1: hình thành
concept
Mục đích của event: Làm lễ giới thiệu cơng trình dự án phát triển của quý công ty.
Mục tiêu đánh giá hiệu quả của chương trình: thu hút được các ban ngành . lãnh
đạo cuả thành phố đến tham dự chương trình với số lượng là 300 khách VIP.
Đối tượng chính của event: đại diện lãnh đạo thành phố, các nhà lãnh đạo của
đối tác, khách hàng.
Địa điểm: 348 Phan Đình Phùng, Tp. Kon Tum
Thời gian diễn ra sự kiện: vào lúc 9h ngày 6/3/2019
Ngân sách: 200.000.000triệu VNĐ
Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: mang tính chất giới thiệu hình ảnh về cơng ty,
cho thấy sự phát triển của công ty qua việc mở thêm chi nhánh.
Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)
PG đón tiếp khách mời cài hoa cho khách và sắp xếp mời khách vào vị trí chỗ ngồi
, mở clip giới thiệu về công ty và dự án công trinh của công ty.
Ổn định chổ ngồi cho khách
Lân sư rồng múa chào khách
Văn nghệ mở màn lễ động thổ

MC giới thiệu khách mời và đại biểu
MC mời đại diện công ty lên phát biểu
MC mời đại diện cơ quan chính quyền lên phát biểu
Clip giới thiệu về dự án công trình động thổ
MC mời đại diện cơng ty lên trình bày kế hoạch và chiến lượt lâu dài của dự án cơng
trình
MC mời đối tác của cơng ty lên phát biểu
Lân sư rồng múa để kết thúc lễ động thổ và bấm kíp nổ thay cho cắt băng rơn
MC cám ơn đại biểu quan khách tặng quà và mời khách dùng buffet.
Bước 3: lập kế họach

16


Thời
gian

Nội dung

Chi tiết

Công ty TNHH
Lên danh sách các khách VIP TKNT & TCSK
23/2
đưa bản thiết kế thư mời và
trí lê để lên danh
mơ hình nhà bạt cho cơng ty sách các khách
VIP
Sau khi bàn bạt xem
Duyệt bản thiết kế + sửa đổi+ xét giữa hai bên để

25/2
gởi kịch bản chi tiết
đưa ra mẫu thiết kế
chung
Gởi thiệp mời cho khách
Công ty sẽ tiến hành
VIP + đội hậu cần lo việc
viết danh sách khách
thuê mướn vật dụng cho
mời và gởi nội dung
25/2- chương trình và team PGs,
về chương trình cho
2/3 PBs, ca sĩ, MC, bảo vệ, xe
khách
ủi…+ tổng kết số lượng
khách mời tham gia
chương trình
Xem tình hình khách mời,
Lên kế hoạch B phụ
MC, ca sĩ… và có phương
trợ nếu có gì phát
3/3
án dự phịng
sinh

5/3

Tiến hành chuyển vật dụng
trang trí sân khấu , nhà vệ sinh
để dàn dựng nhà bạc, sân khấu

6/3

Chạy chương trình

Dựng mơ hình sân
khấu, nhà bạc cho
khách ngồi, nhà vệ
sinh, nhà để xe…

Nhân sự
Nhân viên Cơng ty
TNHH TKNT & TCSK
trí lê

Thiết kế
của cơng
ty TNHH TKNT &
TCSK trí lê
Nhân viên TNHH
TKNT & TCSK trí lê

Nhân viên TNHH
TKNT & TCSK trí lê
Cơng ty TNHH TKNT &
TCSK trí lê
+ dịch vụ làm sân khấu +
cơng ty sẽ kiểm tra tiến
độ cơng việc
Tồn bộ nhân sự của

cơng ty TNHH TKNT
& TCSK trí lê ++ công
ty dịch vụ dàn

Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát.
Vì chương trình diễn ra gấp rút nên hai bên công ty sẽ phối hợp làm cùng nhau.
Mỗi ngày các nhân viên sẽ báo tình hình cho quản lý chương trình, đồng thời bên
cơng ty sẽ làm việc túc trực với nhân viên quản lý chương trình .

17




Cơng tác
chuẩn bị đón
khách

- Tồn thể nhân viên phụ
trách cơng tác tổ chức có
mặt tại địa điểm tổ chức lễ.
- Kiểm tra âm thanh lần cuối.
- Bố trí nhân viên bảo vệ
hướng dẫn đậu xe.
- Kiểm tra lần cuối tất cả
các khâu chuẩn bị.
- Tập trung vào nhân viên vào
vị trí theo vị trí phân cơng.
- Nhân viên bảo vệ vào vị trí
và bắt đầu nhiệm vụ.

- Bộ phận phục vụ nước sẵn
sàng.
- Đồn lân sư rồng qn
nhạc có mặt tại hiện trường
và chuẩn bị sẵn sàng
- Nhân viên lễ tân chuẩn bị
đón khách.
- Nhân viên bảo vệ phụ trách
cổng chào, phụ trách xắp xếp
khu vực đậu xe.
- Nhân viên lễ tân chia thành 4
nhóm hướng dẫn khách vào vị
trí lễ.
Nhóm 1: 6 người: cầm dù đứng
gần cổng chào, che dù cho
khách từ khu vực cổng chào
đến khu vực lễ tân
Nhóm 2: 6 người : ở khu vực
đốnkhách, phụ trách cài hoa
cho khách
,hướng dẫn khách cào khu vực
lễ.
Nhóm 3: 4 người phụ trách
trong khu vực lễ, hướng dẫn
khách đến khu vực tiệc trà và
mời nước cho khách
Nhóm 4: 4 người phụ trách
18

Trước 7h

(kiểm tra –lần 1)
Kiểm tra lần 2 lúc
8h
Kiểm tra lần 3 lúc
8h30

Nhân viên
cơng ty trí lê
đảm nhiệm

8h30-9h30

Lãnh đạo cty


Chương trình
văn nghệ
chuẩn bị khai
mạc

trong phịng VIP và phục vụ
khách trong phịng VIP
- Trưởng nhóm lễ tân ln tập
trung cùng với ban tổ chức
hướng dẫn nhóm 2 trong việc
nhận diện khách VIP
- Nhân viên ban tổ chức ln
ở trong tình trạng cao độ để có
thể hỗ trợ kịp lúc.
- Đồn lân sư rồng múa đoán

khách và ở ngay 2 bên cổng
chào
* Trình chiếu những thơng tin
về dự án ở màn hình plasma
- Nhân viên lễ tân bắt đầu phục
vụ.
Các nhân viên phụ trách âm
thanh chuẩn bị sẵng sàng
- Âm thanh văn nghệ
-Chương trình văn nghệ chào
mừng:
1.tiết mục mở màng: đất trọn
niềm vui (5 phút)
Trình bày :ca sĩ Thanh Quan và
vũ đoàn Thời Gian.
2.tốp ca: mùa xuân hoặc bức
họa đồng quê
** trình chiếu những thơng tin
về dự án ở màn hình plasma
(âm thanh màn hình ở chế độ im
lặng)
3.đơn ca: ngày dễ thương Thể
hiện: ca sĩ Hồng Mơ
4.tốm ca nữ : xuân chiến khu
Tùy theo tình hình cụ thể để
chương trình ca nhạc có thể
hoặc ngừng theoyêu cầu của
lãnh đạo cấp trên và lãnh đạo
của công ty
-Nhân viên lễ tân phục vụ

19

8h30-9h30