Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu khách hàng tại công ty TNHH ngọc

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

NGUYỄN THỊ MINH THI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN VÀ
CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CƠNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NGỌC THY

KonTum, tháng 5 năm 2021


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ
CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NGỌC THY

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : ĐẶNG THỊ LY
SINH VIÊN THỰC HIỆN

: NGUYỄN THỊ MINH THI

MSSV

: 17152340301073

LỚP

: K11KT

KonTum, tháng 5 năm 2021
2


LỜI CẢM ƠN
Em xin cảm ơn nhà trường đã luôn tạo điều kiện và giúp đỡ chúng em trong quá
trình tìm kiếm đơn vị thực tập tốt cũng như trong quá trình thực tập tại các doanh nghiệp.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giáo viên hướng dẫn Cơ Đặng Thị Ly –
người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, các phòng ban và các anh chị của Công ty
trách nhiệm hữu hạn Ngọc Thy đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được hiểu biết hơn về
các vấn đề thực tế, giúp đỡ và cung cấp những số liệu để em hoàn thành tốt bài báo cáo
thực tập.
Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên, báo
cáo này không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ đạo, góp ý
của các giảng viên để em có thể bổ sung để em nâng cao khả năng của mình để phục vụ
tốt hơn cơng tác thực tế sau này.
Sinh viên
Nguyễn Thị Minh Thi


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.............................................................................. iii
DANH MỤC BIỂU MẪU ............................................................................................. iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ ...................................................................................................... v
MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1
1.Tính cấp thiết .............................................................................................................. 1
2.Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................... 1
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................................. 1
CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN
PHẢI THU ..................................................................................................................... 3
1.1.KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ................................................................................. 3
1.1.1.Kế toán tiền mặt .................................................................................................. 5
1.1.2.Kế toán tiền gửi ngân hàng .................................................................................. 9
1.1.3.Kế toán tiền đang chuyển .................................................................................. 12
1.1.4.Kiểm kê quỹ...................................................................................................... 14
1.2.KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU .................................................................. 17
1.2.1.Tổng quan về các khoản phải thu ...................................................................... 17
1.2.2.Kế toán phải thu khách hàng ............................................................................. 18
1.2.3.Kế toán khoản phải thu khác ............................................................................. 20
1.2.4.Kế tốn dự phịng phải thu khó địi.................................................................... 22
1.2.5.Kiểm kê khoản phải thu khách hàng .................................................................. 24
CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC
KHOẢN PHẢI THU TẠI CƠNG TY TNHH NGỌC THY ....................................... 26
1.1.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC
THY .............................................................................................................................. 26
1.1.1.Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH Ngọc Thy ................................................ 26
1.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty TNHH Ngọc Thy ......................... 26
1.2.NHIỆM VỤ VÀ CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY .............. 26
1.3.TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC THY ............................... 27
1.3.1.Tổ chức bộ máy quản lý tại đơn vị .................................................................... 27
1.3.2.Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty TNHH Ngọc Thy....................................... 28
1.4.TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH NGỌC THY ......... 29
1.4.1.Chính sách kế tốn ............................................................................................ 29

1.4.2.Hệ thống thơng tin kế tốn tại cơng ty ............................................................... 32
1.4.3.Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn tại cơng ty TNHH Ngọc Thy ....................... 32
1.5.KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY
TRONG 3 NĂM 2018, 2019, 2020 ............................................................................... 33
2.2.THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN
PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THY ...................................................... 34
i


2.2.1. Cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại cơng ty TNHH Ngọc Thy ........................... 34
2.2.2. Cơng tác kế tốn các khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy ................... 67
CHƯƠNG 3.NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................ 75
3.1. NHẬN XÉT ........................................................................................................... 75
3.1.1. Ưu điểm ........................................................................................................... 75
3.1.2. Nhược điểm ..................................................................................................... 76
3.2. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................................... 76
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 77
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................... 78
PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
PHIẾU NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

ii


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT

DẠNG ĐẦY ĐỦ

DẠNG VIẾT TẮT

1

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

2

TK

Tài khoản

3

VNĐ

Việt Nam đồng

4

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

5

GTGT

Giá trị gia tăng

6

TSCĐ

Tài sản cố định

7

XDCB

Xây dựng cơ bản

8

NSNN

Ngân sách Nhà nước

9

BĐSĐT

Bất động sản đầu tư

10

SXKD

Sản xuất kinh doanh

11

BCC

Business Cooperation Contract

12

CTGS

Chứng từ ghi sổ

13

HĐ

Hóa đơn

14

BTC

Bộ tài chính

iii


DANH MỤC BIỂU MẪU
Biểu mẫu 2.1: Giấy biên nhận xe số 05/01 ..................................................................... 35

Biểu mẫu 2.2: Hóa đơn GTGT số 0003125 .................................................................... 36
Biểu mẫu 2.3: Phiếu thu số 0001648 .............................................................................. 37
Biểu mẫu 2.4: Chứng từ ghi sổ 011 ................................................................................ 38
Biểu mẫu 2.5: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ngày 03 ........................................................ 39
Biểu mẫu 2.6: Sổ quỹ tiền mặt ....................................................................................... 40
Biểu mẫu 2.7: Sổ cái tài khoản 111 ................................................................................ 41
Biểu mẫu 2.8: Giấy đề nghị tạm ứng .............................................................................. 42
Biểu mẫu 2.9: Phiếu chi số 0001552 .............................................................................. 43
Biểu mẫu 2.10: Chứng từ ghi sổ 015 .............................................................................. 44
Biểu mẫu 2.11: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ................................................................... 45
Biểu mẫu 2.12: Sổ quỹ tiền mặt ..................................................................................... 46
Biểu mẫu 2.13: Sổ cái tài khoản 111 .............................................................................. 47
Biểu mẫu 2.14: Giấy báo có ........................................................................................... 49
Biểu mẫu 2.15: Phiếu thu số 0001648 ............................................................................ 50
Biểu mẫu 2.16: Hóa đơn GTGT số 0003161 .................................................................. 51
Biểu mẫu 2.17: Chứng từ ghi sổ 034 .............................................................................. 52
Biểu mẫu 2.18: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ................................................................... 53
Biểu mẫu 2.19: Sổ cái tài khoản 112 .............................................................................. 54
Biểu mẫu 2.20: Giấy đề nghị tạm ứng ............................................................................ 55
Biểu mẫu 2.21: Ủy nhiệm chi ......................................................................................... 56
Biểu mẫu 2.22: Giấy báo nợ ........................................................................................... 57
Biểu mẫu 2.23: Chứng từ ghi sổ 035 .............................................................................. 58
Biểu mẫu 2.24: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ................................................................... 59
Biểu mẫu 2.25: Sổ cái tài khoản 112 .............................................................................. 60
Biểu mẫu 2.26: Bảng kiểm kê quỹ ................................................................................. 62
Biểu mẫu 2.27: Phiếu thu số 0001683 ............................................................................ 63
Biểu mẫu 2.28: Chứng từ ghi sổ 023 .............................................................................. 64
Biểu mẫu 2.29: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ................................................................... 65
Biểu mẫu 2.30: Giấy biên nhận số 36/01 ........................................................................ 66
Biểu mẫu 2.31: Phiếu thu số 0001692 ............................................................................ 67

Biểu mẫu 2.32: Chứng từ ghi sổ 026 .............................................................................. 68
Biểu mẫu 2.33: Chứng từ ghi sổ 031 .............................................................................. 69
Biểu mẫu 2.34: Sổ cái tài khoản 111 .............................................................................. 70
Biểu mẫu 2.35: Sổ cái tài khoản 131 .............................................................................. 71

iv


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tài khoản tiền mặt VND: ....................................................... 6
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền mặt ngoại tệ ................................................... 7
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền gửi ngân hàng VNĐ ..................................... 10
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ ............................. 11
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền đang chuyển ................................................. 13
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thiếu chờ xử lý ......................................... 15
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thừa chờ xử lý .......................................... 15
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán tài khoản Phải thu của khách hàng....................................... 18
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ hạch toán tài khoản Phải thu khác ....................................................... 21
Sơ đồ 1.10: Sơ đồ hạch tốn tài khoản Dự phịng phải thu khó địi ................................. 23
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Ngọc Thy ................................. 26
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty TNHH Ngọc Thy ......................... 27
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ trên phần mềm máy tính ........................................................ 29
Sơ đồ 2.4: Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ ................................................................. 30
Sơ đồ 2.5: Mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn tại công ty .................................................. 31

v


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết

Với sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp đang gặp sự cạnh
tranh gay gắt và ngày càng rõ nét, đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn luôn nhận thức,
đánh giá được tiềm năng của doanh nghiệp mình trên thị trường để tồn tại, đứng vững và
ngày càng phát triển. Để đạt được điều đó thì Kế tốn là một bộ phận khơng thể thiếu
trong việc cấu thành doanh nghiệp. Có thể nói Kế tốn là một cơng cụ đắc lực cho nhà
quản lý, nó khơng ngừng phản ánh tồn bộ tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp mà cịn
phản ánh tình hình chi phí, lợi nhuận hay kết quả của từng cơng trình cho nhà quản lý
nắm bắt được. Bên cạnh đó địi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị cân nhắc thận trọng
trong quá trình kinh doanh của mình.
Hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải có sự quản lý chặt
chẽ về vốn đảm bảo cho việc sử dụng vốn một cách hiệu quả nhất, hạn chế đến mức thấp
nhất tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu vốn trong kinh doanh từ đó đảm bảo kinh doanh tối
ưu nhất. Vốn bằng tiền và các khoản phải thu là một trong các khoản mục quan trọng của
một doanh nghiệp, thể hiện chính xác khả năng thanh toán và phản ánh kết quả hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên đây lại là khoản mục nhạy cảm, dễ bị gian lận,
chiếm dụng hoặc cố tình bị làm sai lệch nhằm thể hiện tình hình tài chính khả quan trái
với thực tế của doanh nghiệp. Vì vậy khơng thể nói đến vai trị của cơng tác hạch toán kế
toán trong việc quản lý vốn, cũng từ đó vốn bằng tiền đóng vai trị là cơ sở ban đầu, đồng
thời theo suốt quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Xuất phát từ những đặc điểm trên và với mong muốn được tìm hiểu rõ hơn về phần
hành vốn bằng tiền và các khoản phải thu trong một đơn vị cụ thể, trong thời gian thực
tập tại công ty TNHH Ngọc Thy, em đã lựa chọn đề tài “Kế toán vốn bằng tiền và các
khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy” để làm đề tài báo cáo thực tập.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa các lý thuyết về kế tốn vốn bằng tiền và các khoản phải thu.
- Tìm hiểu cơng tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH
Ngọc Thy.
- Đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền và các
khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là “Cơng tác kế tốn vốn bằng tiền và các
khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy”.
Phạm vi nghiên cứu: Số liệu bài báo cáo được lấy trong tháng 01 năm 2021 và các
thông tin ở bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh của năm 2019, 2020 và các
thông tin liên quan đến cơng ty TNHH Ngọc Thy tại phịng kế tốn cơng ty TNHH Ngọc
Thy.

1


Tập trung nghiên cứu tình hình cơng ty qua 2 năm 2019-2020. Số liệu về kế tốn
cơng tác kế tốn vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH Ngọc Thy được
lấy trong tháng 01 năm 2021.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phỏng ván trực tiếp: hỏi trực tiếp những người cung cấp thông tin, dữ
liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài. Phương pháp này sử dụng trong giai đoạn thu
thập những thông tin cần thiết và những số liệu thô coslieen quan đến đề tài.
Phương pháp thông kê: thống kê những thông tin, dữ liệu thu thập được phục vụ
cho việc lập các bảng phân tích.
Phương pháp phân tích kinh doanh: dựa trên những số liệu có sẵn để phân tích
những ưu, nhược điểm trong công tác kinh doanh nhằm hiểu rõ hơn các vấn đề nghiên
cứu từ đó tìm ra ngun nhân và giải pháp khắc phục.
Phương pháp so sánh: dựa vào những số liệu có sẵn để tiến hành so sánh, đối chiếu
về số tương đối và tuyệt đối, thường là so sánh giữa hai năm liền kề để tìm ra sự tăng
giảm của giá trị nào đó, giúp q trình phân tích kinh doanh cũng như các q trình khác.
Phương pháp hạch toán kế toán: sử dụng chứng từ, tài khoản sổ sách để hệ thống
hóa và kiểm sốt thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
5. Bố cục đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu.
Chương 2: Thực trạng cơng tác kế tốn vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công

ty TNHH Ngọc Thy.
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị.

2


CHƯƠNG 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU
1.1. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
 Khái niệm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền (Thông tư 200/2014/TT-BTC) là một bộ phận của tài sản lưu động
trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất. Với tính
lưu hoạt cao – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp,
thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí.
 Đặc điểm vốn bằng tiền
Được trình bày đầu tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng
trong Tài sản ngắn hạn, được sử dụng để phân tích khả năng thanh tốn của doanh nghiệp
nên là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch.
Vốn bằng tiền bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như
thu nhập, chi phí, cơng nợ và hầu hết các tài khoản tài sản khác của doanh nghiệp.
Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tài
khoản khác, vì thế có nhiều khả năng xảy ra sai phạm và khó bị phát hiện nếu khơng có
một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Vốn bằng tiền rất nhạy cảm nên khả năng xảy ra gian lận, biến thủ thường cao hơn
các tài sản khác. Các gian lận rất đa dạng và được che giấu tinh vi rất khó để ngăn chặn
và phát hiện.
 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Từ những đặc điểm trên của vốn bằng tiền, kế tốn vốn bằng tiền có nhiệm vụ quan
trọng để hạn chế những rủi ro vốn có của vốn bằng tiền.

Kế toán vốn bằng tiền phản ánh kịp thời các khoản phải thu, chi bằng tiền tại doanh
nghiệp.
Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ nhằm thực hiện
chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, đồng thời giám sát
tình hình chấp hành chế độ quản lý vốn bằng tiền, chế độ thanh toán.
Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán vốn bằng tiền với số quỹ do thủ
quỹ ghi chép và sổ phụ ngân hàng. Kịp thời theo dõi phát hiện sự thừa, thiếu vốn bằng
tiền của doanh nghiệp.
 Ý nghĩa của kế tốn vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền đóng vai trị quan trọng đối với cơng ty, nó là mạch máu lưu thơng
của các doanh nghiệp mới duy trì. Có nó doanh nghiệp mới duy trì được hoạt động của
cơng ty đồng thời thực hiện quy trình tái sản xuất mở rộng đặc biệt với các đặc thù của
công ty cần một lượng lớn vốn.

3


 Quy định từng loại tiền
Việt Nam đồng:
Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt
Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác.
Ngoại tệ:
Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng phải
quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao
dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm
phát sinh để ghi sổ kế toán.
Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt, gửi vào ngân hàng bằng đồng Việt
Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh tốn.
Trường hợp thanh tốn cơng nợ ngoại tệ thì bên Có các TK 1112, TK 1122 được
quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế tốn

theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình
quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hoặc giá thực tế đích danh
như một loại hàng hóa đặc biệt.
Nhóm tài khoản vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy
đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ.
Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đối thì phản ánh số chênh lệch này trên các tài khoản
doanh thu, chi phí tài chính nếu phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh hoặc phản
ánh vào TK 413 nếu phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản.
Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá
lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng
Nhà nước Việt Nam công bố ở thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
 Thủ tục quản lý
Để hạn chế những sai phạm có thể xảy ra, doanh nghiệp xây dựng các thủ tục quản
lý vốn bằng tiền để có một hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu.
Nhân viên có khả năng và liêm chính là nhân tố quan trọng để đảm bảo một hệ
thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu vì khơng thể kiểm sốt nội bộ hữu hiệu khi các nhận
viên không đủ khả năng, không liêm chính hay cố tình gian lận.
Mỗi cá nhân chỉ được phân cơng một chức năng trong q trình xử lý nghiệp vụ,
bao gồm các chức năng xét duyệt nghiệp vụ, ghi chép vào sổ sách kế toán, bảo quản tài
sản, kiểm kê, đối chiếu các số liệu ghi trên sổ kế toán với số liệu thực tế.
Hạn chế tối đa số lượng người được giữ tiền bằng cách chỉ cho phép một số ít nhân
viên thực hiện nhằm hạn chế khả năng thất thốt số tiền thu được.
Phân cơng cho một nhân viên ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ thu tiền vào thời
điểm phát sinh nghiệp vụ. Việc ghi nhận kịp thời các khoản thu sẽ hạn chế khả năng
chiếm dụng số tiền thu được.
Số tiền thu được trong ngày được nộp ngay vào quỹ hay ngân hàng để ngăn chặn
việc nhân viên biển thủ tiền thu được từ khách hàng.
4

Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền để đảm
bảo người thu tiền sẽ nộp đủ các khoản tiền thu được vì số tiền thu được sẽ được kiểm tra
bằng cách đối chiếu với các biên lai hoặc phiếu thu được đánh số thứ tự liên tục trước khi
sử dụng.
Hạn chế gian lận cao từ các khoản chi bằng tiền mặt bằng cách thực hiện tối đa các
khoản chi qua ngân hàng. Cuối tháng thực hiện việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và
thực tế.
1.1.1. Kế toán tiền mặt
 Nguyên tắc
- Tài khoản 111 – Tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại doanh
nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Chỉ phản ánh vào tài khoản
111 – Tiền mặt số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Đối với
khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh
nghiệp) thì khơng ghi vào bên Nợ TK 111 – Tiền mặt mà ghi vào bên Nợ TK 113 – Tiền
đang chuyển.
- Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh
nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.
- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký
của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định
của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ
đính kèm.
- Kế tốn quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép
hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt,
ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ
phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế tốn
tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế tốn và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên
nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Tài khoản 111 – Tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tại doanh
nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý.

Tài khoản 111 – Tiền mặt có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt
Nam tại quỹ tiền mặt.
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng giảm tỷ giá và tồn
quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi ra đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1113 – Vàng: Phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí, đá quý nhập, xuất, tồn
quỹ.
 Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu: Được lập để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và là căn cứ
để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ các khoản phải thu có liên quan. Đối với
5


ngoại tệ, trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với
phiếu thu và phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền đồng để ghi
sổ.
- Phiếu chi: Được lập để xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và là
căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán. Khi chi ngoại tệ phải
ghi rõ tỷ giá, đơn giá xuất tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền đồng để ghi sổ.
- Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi
và xuất quỹ cho tạm ứng.
- Giấy thanh toán tạm ứng: Liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản chi
của người nhận tạm ứng làm căn cứ để thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán.
- Giấy đề nghị thanh toán: Được dùng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo
chứng từ để làm thủ tục, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán trong trường hợp đã chi
nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận được tạm ứng.
- Bảng kê vàng bạc, kim khí, đá quý: Dùng để theo dõi về loại, số lượng, đơn giá,
thành tiền của các mặt hàng vàng bạc, kim khí, đá quý.
- Biên bản kiểm kê quỹ: Nhằm xác nhận số tiền Việt Nam tồn quỹ thực tế và số
thừa, thiếu so với số quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở quy trách

nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán chênh lệch.
 Sổ kế toán chi tiết
- Sổ quỹ tiền mặt: Ghi chép, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, sổ quỹ do thủ quỹ
lập và theo dõi.
- Sổ cái TK 111.
- Sổ chi tiết TK 1111, 1112, 1113.
- Sổ nhật ký chi tiền.
- Sổ nhật ký thu tiền.

6


 Sơ đồ hạch toán Tiền mặt VNĐ

112

1111

112

Rút TGNH và quỹ tiền mặt

Gửi tiền mặt vào Ngân hàng

121, 128,
221…

121, 128,
221…
Bán, thu hồi các khoản đầu tư

515
635
Lãi

Đầu tư bằng tiền mặt
141, 627, 641,
811…
Chi tạm ứng và chi phí phát sinh
bằng tiền mặt

Lỗ

131, 136,
138, 141,
244
Thu hồi nợ phải thu, các khoản ký quỹ,
ký cược bằng tiền mặt

133
Thuế GTGT
211, 213, 217,
152…

341
Các khoản đi vay bằng tiền mặt

Mua vật tư, hàng hóa, cơng cụ,
TSCĐ, đầu tư XDCB bằng tiền mặt
333
Nhận trợ cấp, trợ giá từ NSNN

331, 341, 333…
Thanh toán nợ phải trả bằng tiền mặt

344

244
Nhận ký quỹ, ký cược

Ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt

411

1381

Nhận vốn được cấp, nhận vốn góp
bằng tiền mặt
511, 515,
711
Doanh thu, thu nhập khác bằng tiền mặt

Tiền mặt thiếu phát hiện qua kiểm kê

338
Tiền mặt thừa phát hiện qua kiểm kê,
nhận tiền
của các bên trong hợp đồng hợp tác kinh
doanh không thành lập pháp nhân

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tài khoản tiền mặt VND

7


Giai đoạn sản xuất, kinh doanh

 Sơ đồ hạch toán Tiền mặt ngoại tệ

151, 152
627, 642,
511,711
1112
133…
Mua ngoài vật tư, hàng hóa,
Doanh thu, thu nhập khác
TSCĐ, dịch vụ…bằng tiền mặt
phát sinh
là ngoại tệ
bằng tiền mặt là ngoại tệ
(Tỷ giá ghi
(Tỷ giá thực
(tỷ giá thực tế)
sổ)
tế)
515
635
Lãi
Lỗ
tỷ
tỷ

giá
giá
131,
136, 138

331, 336,
341…

Thu hồi nợ phải thu bằng
ngoại tệ
(Tỷ giá
(Tỷ giá thực
ghi sổ)
tế)
515
635

Thanh toán nợ phải trả, vay bằng
tiền mặt là ngoại tệ
(Tỷ giá ghi
(Tỷ giá thực
sổ)
tế)
515

635
Lãi
tỷ
giá

Đánh giá lại số
dư ngoại tệ cuối
năm

131
Nhận trước tiền của người
mua
(theo tỷ giá thực tế tại thời
điểm nhận trước)

Lỗ
tỷ
giá

331
Trả trước tiền cho người bán
(theo tỷ giá thực tế tại thời điểm
trả trước)

413

413
Đánh giá lại số dư ngoại
tệ tại
thời điểm báo cáo (chênh
lệch tỷ giá tăng)

Đánh giá lại số dư ngoại tệ tại
thời điểm báo cáo (chênh lệch tỷ
giá tăng)

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền mặt ngoại tệ

8


1.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng
 Nguyên tắc
- Tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112) dùng để phản ánh số hiện có và tình hình
biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng của doanh nghiệp.
Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ
hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu,
séc chuyển khoản, séc báo chi…)
- Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu
với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh
nghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp
phải thơng báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng,
chưa xác định được ngun nhân chênh lệch thì kế tốn ghi sổ theo số liệu của Ngân
hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ
TK 138 “Phải thu khác” (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng)
hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (nếu số liệu của kế toán
nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định
nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.
- Ở những doanh nghiệp có các tổ chức, bộ phận khơng thuộc tổ chức kế tốn riêng,
có thể mở tài khoản chuyển thu, chuyển chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để
thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền
gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại).
- Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện
cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Khoản thấu chi Ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi Ngân hàng

mà được phản ánh tương tự như khoản vay Ngân hàng.
- Khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt
Nam theo nguyên tắc:
 Bên Nợ TK 1122 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút quỹ tiền
mặt bằng ngoại tệ gửi vào Ngân hàng thì phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá
ghi sổ kế tốn của tài khoản 1112.
 Bên Có TK 1122 áp dụng tỷ giá ghi sổ Bình quân gia quyền.
- Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh
nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:
 Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền gửi ngân hàng bằng
ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của chính Ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài
khoản ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều tài
khoản ngoại tệ ở nhiều Ngân hàng khác nhau và tỷ giá mua của các Ngân hàng khơng có
chênh lệch đáng kể thì có thể lựa chọn tỷ giá mua của một trong số các Ngân hàng nơi
doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ làm căn cứ đánh giá lại.
9


 Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời
điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố
bởi Ngân hàng nhà nước. Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng
thì tính theo giá mua cơng bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định.
Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng có ba tài khoản cấp 2:
 Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang
gửi tại ngân hàng bằng đồng Việt Nam.
 Tài khoản 1122 – Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại
ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra đồng Việt Nam.
 Tài khoản 1123 – Vàng: Phản ánh số vàng bạc, kim khí, đá quý gửi vào, rút ra và
hiện đang gửi tại ngân hàng.
 Chứng từ sử dụng:

- Ủy nhiệm chi: Doanh nghiệp dùng để gửi cho ngân hàng tại nơi mở tài khoản để
trích một số tiền nhất định trong tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.
- Giấy báo nợ: Khi doanh nghiệp rút tiền hoặc thanh toán cho nhà cung cấp qua
ngân hàng.
- Giấy báo có: Khi doanh nghiệp gửi tiền hoặc nhận được tiền thanh toán qua ngân
hàng.
- Bảng sao kê ngân hàng: Bảng tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp
qua ngân hàng trong tháng.
 Sổ kế toán chi tiết:
- Sổ tiền gửi ngân hàng.
- Sổ cái TK 112.
- Sổ chi tiết TK 1121, 1122, 1123.

10


 Sơ đồ hạch toán
Tiền gửi ngân hàng bằng Việt Nam đồng:
111

1121
Gửi tiền mặt vào Ngân hàng

121, 128,
221, 222,
228
Thu hồi vốn đầu tư ngắn hạn, dài
hạn
515

635
Nếu lãi

Nếu lỗ

128, 141,
131, 136,
138
Thu nợ phải thu, các khoản tạm
ứng, cho vay

111
Rút tiền gửi Ngân hàng về quỹ tiền mặt
121, 128,
221, 222,
228

Các khoản đầu tư bằng tiền gửi ngân hàng
244
Ký cược, ký quỹ bằng tiền gửi ngân hàng

211, 213,
217, 241
Mua TSCĐ, BĐSĐT, chi đầu tư XDCB,
SCL
133

244
Thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ

411
Nhận vốn góp liên doanh, liên kết,
cổ phần…
344
Nhận ký quỹ, ký cược
511, 515,
711
Doanh thu, thu nhập khác bằng tiền
gửi ngân hàng
3331
Thuế GTGT
333
Nhận các khoản trợ cấp, trợ giá của
Nhà nước
3388

Thuế GTGT
(nếu có)

152, 153,
156, 611…

Mua vật tư, hàng có, cơng cụ, dụng cụ…
331, 333,
338…
Thanh toán các khoản nợ phải trả, nợ vay
133
Thuế GTGT
623, 627,
(nếu có)

635…
Chi phí SXKD, chi phí hoạt động khác
411, 421,
414…
Trả lại vốn góp, trả cổ tức, lợi nhuận
cho các bên góp vốn, chi các quỹ
521
Thanh tốn các khoản chiết khấu thương
mại,
giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
3331

Nhận tiền của các bên trong hợp
đồng BCC không thành lập pháp
nhân

Thuế
GTGT

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền gửi ngân hàng VNĐ
11


Giai đoạn sản xuất, kinh doanh

Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ:

511, 711,
151, 152,
333

1122
153, 156…
Doanh thu, thu nhập khác phát
sinh
bằng TGNH là ngoại tệ (tỷ giá Mua ngoài vật tư, hàng hóa, TSCĐ,
thực tế)
dịch vụ…bằng TGNH là ngoại tệ
(Tỷ giá ghi
131, 136,
sổ)
(Tỷ giá thực tế)
138
Thu hồi nợ phải thu bằng
TGNH là ngoại tệ
515
635
(Tỷ giá
(Tỷ giá
Lãi tỷ
Lỗ tỷ
ghi sổ)
thực tế)
giá
giá
515

635
Lãi tỷ
giá

Lỗ tỷ
giá

331, 336,
338, 341…
Thanh toán nợ phải trả, vay bằng
TGNH là ngoại tệ
(Tỷ giá ghi
sổ)
(Tỷ giá thực tế)

131
Nhận trước tiền của người mua

515
Lãi tỷ
giá

(theo tỷ giá thực tế)

635
Lỗ tỷ
giá

331

Đánh giá lại số dư
ngoại tệ cuối năm

Trả trước cho người bán

(theo giá thực tế)
413

413
Đánh giá lại số dư ngoại tệ tại
thời điểm
báo cáo (chênh lệch tỷ giá lãi)

Đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời
điểm
báo cáo (chênh lệch tỷ giá lỗ)

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ
1.1.3. Kế toán tiền đang chuyển
 Nguyên tắc
- Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã
nộp vào Ngân hàng, kho bạc Nhà nước, đã gửi cho bưu điện để chuyển về cho Ngân hàng
nhưng chưa nhận được Giấy báo có, trả cho doanh nghiệp khác hay đã làm thủ tục
chuyển tiền từ Ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo nợ hay bảng sao kê của Ngân
hàng.
12


- Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ trong các trường hợp sau:
 Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân hàng.
 Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho doanh nghiệp khác.
 Thu tiền bán hàng chuyển thằng vào Kho bạc để nộp thuế (giao tiền tay ba giữa
doanh nghiệp với người mua hàng và Kho bạc Nhà nước).
Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển có hai tài khoản cấp 2:
 Tài khoản 1131 – Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển.

 Tài khoản 1132 – Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển.
 Chứng từ sử dụng
- Phiếu chi.
- Phiếu nộp tiền.
- Biên lai thu tiền của bưu điện.
- Phiếu chuyển tiền.
- Chứng từ có liên quan khác.
 Sổ kế toán chi tiết
- Sổ cái TK 113.
- Sổ chi tiết TK 1131, TK 1132.

13


 Sơ đồ hạch toán

131

113
Thu tiền nợ của khách hàng nộp thẳng
vào Ngân hàng
nhưng chưa nhận được Giấy báo có

112
Nhận được Giấy báo có của
Ngân hàng
về số tiền đã gửi vào Ngân
hàng

3331

331
Nhận được Giấy báo nợ của
Ngân hàng
về số tiền đã trả cho người bán

Thuế GTGT (nếu có)
511,
515,
711
Thu tiền bán hàng hoặc các khoản thu
nhập
khác nộp thẳng vào Ngân hàng nhưng
chưa nhận được Giấy báo có
111
Xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng
nhưng chưa nhận được Giấy báo có
112
Chuyển TGNH trả nợ
nhưng chưa nhận được Giấy báo nợ
413
Đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm
Báo cáo của ngoại tệ đang chuyển
(chênh lệch tỷ giá tăng)

413
Đánh giá lại số dư ngoại tệ tại
thời điểm
Báo cáo của ngoại tệ đang
chuyển (chênh lệch tỷ giá

giảm)

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tiền đang chuyển
1.1.4. Kiểm kê quỹ
 Mục đích kiểm kê
Yêu cầu quan trọng nhất của kế toán là việc phản ánh chính xác, nghĩa là số liệu
trên sổ sách phù hợp với số hiện có tại cùng thời điểm tương ứng. Tuy nhiên, số liệu thực
tế và số trên sổ sách kế tốn vẫn có thể chênh lệch, nguyên nhân chênh lệch có thể là do
việc sai sót trong lập chứng từ, ghi sổ hoặc do việc hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo
quản hoặc do việc đo lường khơng chính xác và nghiêm trọng hơn là do các hành vi gian
lận và tham ô.

14


Theo như đặc điểm của vốn bằng tiền là khoản mục quan trọng nhưng nhạy cảm, dễ
bị tham ơ thì việc kiểm kê quỹ đóng vai trị quan trọng, giúp đảm bảo sự chính xác về số
liệu, giúp phát hiện những sai sót và gian lận để kịp thời điều chỉnh và phát hiện nguyên
nhân để xử lý.
 Phương pháp kiểm kê
Tùy theo nội dung của đối tượng kiểm kê mà lựa chọn phương pháp kiểm kê phù
hợp, đối với vốn bằng tiền sẽ tiến hành kiểm kê tiền mặt và kiểm kê tiền gửi ngân hàng.
Kiểm kê tiền mặt sẽ tiến hành kiểm kê toàn bộ tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ (nếu
có) bằng cách đếm trực tiếp từng loại, sau đó đối chiếu giữa các sổ kế toán, sổ quỹ với số
liệu kiểm kê được.
Kiểm kê tiền gửi ngân hàng sẽ được tiến hành bằng cách đối chiếu số dư của từng
tài khoản chi tiết trên sổ kế toán với sổ Ngân hàng.
Tùy theo phạm vi và đối tượng kiểm kê để lựa chọn hình thức kiểm kê. Đối với vốn
bằng tiền, tiền mặt và tiền gửi ngân hàng sẽ được kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường
không quy định trước thời gian. Riêng tiền mặt tại quỹ còn được thủ quỹ tiến hành kiểm

kê hằng ngày.
 Quy trình kiểm kê
Trước khi tiến hành kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập Ban kiểm kê, kế tốn
phải đảm bảo hồn thành việc hạch tốn tất cả các nghiệp vụ phát sinh, khóa sổ đúng thời
điểm để đảm bảo có số liệu chính xác để tiến hành kiểm kê. Người quản lý tài sản phải
sắp xếp, phân loại tài sản để việc kiểm kê được tiến hành thuận tiện, nhanh chóng.
Tiến hành kiểm kê theo phương pháp và phương thức kiểm kê phù hợp.
Sau khi kiểm kê kết thúc, đơn vị kế toán sẽ lập “Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê”
trong đó có đầy đủ chữ ký của ban kiểm kê. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số thực tế
và số trên sổ sách thì phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử
lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ban kiểm kê sẽ chịu trách nhiệm về kết
quả kiểm kê đã thực hiện.
 Việc kiểm kê sẽ được tiến hành theo nhiều bước:
Thành lập ban kiểm kê: Định kỳ hoặc khi có yêu cầu kiểm kê quỹ từ Kế toán trưởng
và Ban giám đốc, hội đồng kiểm kê sẽ được lập bao gồm: Thủ quỹ, kế toán thanh toán, kế
toán trưởng và cuối năm tài chính có thêm sự có mặt của Giám đốc.
Thực hiện các công việc trước khi kiểm kê: Để cơng việc kiểm kê được thuận lợi và
chính xác, kế toán phải phản ánh và cập nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ,
tiến hành khóa sổ đúng hạn để có số liệu chính xác trước khi tiến hành kiểm kê.
Thủ quỹ và kế toán sau khi nhận được thông báo hoặc yêu cầu về việc kiểm kê sẽ
tiến hành việc phân loại, sắp xếp các chứng từ, sổ sách để thuận tiện trong việc tiến hành
kiểm kê, kiểm tra, đối chiếu.
Thực hiện kiểm kê: Đối với tiền mặt, ban kiểm kê sẽ tiến hành phân loại đếm các
loại tiền và lập bảng kiểm kê quỹ, sau đó tiến hành đối chiếu giữa số dư trên sổ quỹ và số
15


kiểm kê được. Đối với tiền gửi ngân hàng, ban kiểm kê sẽ tiến hành đối chiếu giữa số dư
trên số tiền gửi ngân hàng và số dư được Ngân hàng xác nhận.
Xử lý kết quả kiểm kê: Sau khi kết thúc việc kiểm kê, ban kiểm kê sẽ ký xác nhận

vào bảng kiểm kê quỹ. Khi phát hiện chênh lệch, công ty sẽ xác định nguyên nhân và
phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào các tài khoản có liên quan trước khi lập Báo
cáo tài chính. Người lập và ký phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.
Trường hợp khi kiểm kê phát hiện thiếu:

111, 112

1381

Tiền phát hiện thiếu khi kiểm
kê, chờ xử lý

111, 388, 334

Thu bồi thường của tổ chức, cá
nhấn theo quyết định xử lý về
tiền và tài sản mất mát, hao hụt

811
Xử lý bằng cách ghi nhận vào
chi phí

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thiếu chờ xử lý
Trường hợp phát hiện thừa:
131, 138
3381
111
Phát hiện nguyên nhân thừa do chưa
ghi nhận các khoản đã thu
Phát hiện thừa chờ xử lý

331, 641,
642
Phát hiện nguyên nhân thừa do ghi
nhận các khoản chi nhưng chưa chi
711
Phát hiện thừa, xử lý bằng cách ghi
nhận vào khoản thu nhập khác

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán tài khoản Tài sản thừa chờ xử lý

16


1.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU
1.2.1. Tổng quan về các khoản phải thu
 Nguyên tắc
Khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu.
Các khoản phải thu là tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên
chiếm dụng hoặc tham ô.
Các khoản phải thu có mối liên quan mật thiết đến kết quả hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp, do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và
lợi nhuận của doanh nghiệp.
Nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy
nhiên việc lập dự phòng phải thu khó địi lại dựa vào ước tính của nhà quản lý nên dễ xảy
ra sai sót và khó kiểm tra.
Nếu doanh nghiệp khơng có một hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu đối với chu
trình bán hàng thì sẽ dẫn đến việc khó thu hồi các khoản nợ của khách hàng cũng như
khơng thể phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp trên Báo cáo tài chính.
 Nhiệm vụ
Kế tốn cơng nợ phải thu phải theo dõi và phản ánh kịp thời công nợ phát sinh theo

từng đối tượng, từng khoản nợ, hạn nợ.
Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, các sổ chi tiết, sổ tổng hợp của phần hành
các khoản phải thu.
Thực hiện việc giám sát thực hiện chế độ thanh tốn cơng nợ và tình hình chấp hành
các kỷ luật thanh tốn tài chính, tín dụng.
Tổng hợp và xử lý các khoản nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và các khoản nợ khó
có khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý, giúp cải thiện tình hình tài chính của doanh
nghiệp.
 Nguyên tắc hạch toán
Các khoản nợ phải thu phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu,
theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán. Kế tốn có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ từng
khoản nợ phải thu và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ để tránh tình trạng bị
chiếm dụng vốn hoặc nợ lâu.
Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xun hoặc có số dư nợ lớn thì
định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát
sinh, đã thu hồi và số nợ cịn lại. Nếu cần có thể u cầu xác nhận bằng văn bản từ khách
hàng.
Các khách hàng không thanh toán các khoản nợ phải thu cho doanh nghiệp bằng
tiền mặt, séc… mà thanh tốn bằng hàng hóa hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả
hoặc phải xử lý khoản nợ khó địi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan.
Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần phải được theo dõi cả về nguyên tệ
và cả quy đổi ra đồng Việt Nam. Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh lại số dư.
17