Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản hành chính tại trường đại học sư phạm kỹ thuật vinh

i

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

ĐĂNG MINH VIỆT

GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

NGHỆ AN - 2016


ii

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

ĐĂNG MINH VIỆT

GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH

Chuyên ngành: Quản lý Giáo dục
Mã số: 60.14.01.14

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. PHẠM MINH HÙNG

NGHỆ AN - 2016


iii

LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản
hành chính tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh”, tôi đã nhận được sự
quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của quý thầy, cơ giáo. Đặc biệt là sự giúp đỡ
nhiệt tình của thầy giáo PGS.TS. Phạm Minh Hùng - Người hướng dẫn tơi
thực hiện đề tài này.
Vì vậy, lời đầu tiên cho phép tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới
các thầy giáo, cô giáo giảng dạy tại Khoa Giáo dục - Trường Đại học Vinh,
Ban Giám hiệu Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh và các bạn đồng
nghiệp; đặc biệt cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo PGS.TS.
Phạm Minh Hùng đã giúp tôi hồn thành đề tài này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng hồn thành luận văn bằng tất cả sự nhiệt
tình, tâm huyết và năng lực của mình, tuy nhiên khơng thể tránh khỏi những
thiếu sót, rất mong được sự đóng góp q báu của thầy cơ và bạn bè.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
Nghệ An, tháng 7 năm 2016
Tác giả
Đặng Minh Việt


iv

MỤC LỤC
MỤC LỤC ......................................................................................................... i
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1
2. Mục đích nghiên cứu ................................................................................... 3
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu .......................................................... 3
4. Giả thuyết khoa học ...................................................................................... 4
5. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 4
6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 4
7. Đóng góp của luận văn................................................................................ 5
8. Cấu trúc của luận văn ................................................................................. 5
Chương 1 .......................................................................................................... 6
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT ...................................... 6
1.1. Lịch sử vấn đề nghiên cứu ....................................................................... 6
1.2. Các khái niệm cơ bản của đề tài ............................................................. 7
1.2.1. Văn bản và văn bản hành chính .......................................................... 7
1.2.1.1. Văn bản ................................................................................................ 7
1.2.1.2. Văn bản hành chính ............................................................................. 7
1.2.2. Quản lý và quản lý văn bản hành chính ............................................. 10
1.2.2.1. Quản lý ............................................................................................... 10
1.2.2.2. Quản lý văn bản hành chính .............................................................. 18
1.2.3. Giải pháp và giải pháp quản lý văn bản hành chính ......................... 18
1.2.3.1. Giải pháp ............................................................................................ 18
1.2.3.2. Giải pháp quản lý văn bản hành chính .............................................. 19
1.3. Văn bản hành chính trong trường đại học sư phạm kỹ thuật ........... 19


v

1.4. Vấn đề quản lý văn bản hành chính trong trường đại học sư phạm kỹ
thuật ................................................................................................................ 23
1.4.1. Sự cần thiết phải quản lý văn bản hành chính ở trường đại học sư
phạm kỹ thuật ................................................................................................. 23
1.4.2. Nội dung quản lý văn bản hành chính ở trường đại học sư phạm kỹ
thuật ................................................................................................................ 25
1.4.2.1. Quản lý việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính ..................... 25
1.4.2.2. Quản lý văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ văn bản hành chính. ........ 34
1.4.3. Phương pháp quản lý văn bản hành chính ở trường đại học sư phạm
kỹ thuật ........................................................................................................... 38
1.4.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý văn bản hành chính ở trường đại
học sư phạm kỹ thuật ..................................................................................... 39
Kết luận chương 1 ......................................................................................... 41
Chương 2 ........................................................................................................ 42
CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH ......................... 42
2.1. Khái quát về Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh ...................... 42
2.1.1. Lịch sử phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức .................. 42
2.1.1.1. Lịch sử phát triển ............................................................................... 42
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ.......................................................................... 43
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 44
2.1.2. Hoạt động đào tạo ................................................................................. 47
2.1.2.1. Đào tạo sau đại học ........................................................................ 47
2.1.2.2. Đào tạo đại học, cao đẳng .............................................................. 48
2.1.2.3. Đào tạo nghề ................................................................................... 49
2.1.2.4. Đánh giá chung về đào tạo ............................................................. 50
2.1.3. Hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển giao công nghệ50


vi

2.1.4. Cơ sở vật chất, thiết bị .......................................................................... 52
2.2. Thực trạng công tác văn bản tại Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật
Vinh................................................................................................................. 57
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ....................... 59
2.2.2. Quản lý văn bản đến văn bản đi và lưu văn bản................................... 74
2.2.3. Đánh giá về cơng tác văn bản hành chính của trường Đại học Sư phạm
kỹ thuật Vinh.................................................................................................... 74
2.3. Thực trạng quản lý văn bản tại Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật
Vinh................................................................................................................. 75
2.3.1. Về ưu điểm ............................................................................................ 76
2.3.2. Một số tồn tại ........................................................................................ 76
2.3.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ....................... 76
2.3.2.2. Cơng tác quản lý văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ văn bản.............. 77
2.4. Nguyên nhân của thực trạng ................................................................. 78
Kết luận chương 2 ......................................................................................... 80
Chương 3 ........................................................................................................ 81
MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH ................................. 81
3.1. Nguyên tắc đề xuất biện pháp ............................................................... 81
3.1.1. Đảm bảo tính mục tiêu ......................................................................... 81
3.1.2. Đảm bảo tính thực tiễn ........................................................................ 81
3.1.3. Đảm bảo tính hiệu quả ........................................................................ 81
3.1.4. Đảm bảo tính khả thi ........................................................................... 81
3.2. Giải pháp quản lý văn bản hành chính tại Trường Đại học Sư phạm
kỹ thuật Vinh ................................................................................................. 82
3.2.1. Quản lý việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ................ 82
3.2.1.1. Mục tiêu của giải pháp ....................................................................... 82

vii

3.2.1.2. Nội dung của giải pháp ...................................................................... 83
3.2.1.3. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 83
3.2.1.4. Điều kiện thực hiện giải pháp ............................................................ 89
3.2.2. Quản lý văn bản đến, văn bản đi và lưu trữ văn bản hành chính..... 90
3.2.2.1. Mục tiêu của giải pháp ....................................................................... 90
3.2.2.2. Nội dung của giải pháp ...................................................................... 90
3.2.2.3. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 90
3.2.2.4. Điều kiện thực hiện giải pháp ............................................................ 92
3.2.3. Sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản hành chính ......... 93
3.2.3.1. Mục tiêu của giải pháp ....................................................................... 93
3.2.3.2. Nội dung của giải pháp ...................................................................... 93
3.2.3.3. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 93
3.2.3.4. Điều kiện thực hiện giải pháp ............................................................ 95
3.2.4. Bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho những người làm công tác quản
lý văn bản ........................................................................................................ 95
3.2.4.1. Mục tiêu giải pháp ............................................................................. 95
3.2.4.2. Nội dung giải pháp ............................................................................. 95
3.2.4.3. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 96
3.2.4.4. Điêu kiện thực hiện giải pháp ............................................................ 98
3.3. Khảo sát sự cần thiết và tính khả thi của các giải pháp đề xuất ....... 98
3.3.1. Khảo sát sự cần thiết của các giải pháp đề xuất................................. 99
3.3.2. Khảo sát tính khả thi của các giải pháp đề xuất .............................. 100
Kết luận chương 3 ....................................................................................... 100
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................... 102
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 104


1

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn bản hành chính là văn bản của các cơ quan nhà nước dùng để ghi
chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt
động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định. Nói các
khác, văn bản hành chính là phương tiện quan trọng để đảm bảo thơng tin cho
quản lý và nó phản ánh kết quả của hoạt động quản lý, đồng thời nó truyền
đạt ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước cho cấp dưới. Văn bản hành
chính là thơng tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau
hoặc giữa nhà nước với tổ chức và công dân.
Trong những năm vừa qua, cùng với chủ trương về đổi mới căn bản
toàn diện giáo dục đào tạo, Đảng và nhà nước đã có nhiều chủ trương, chính
sách trong việc cải cách thủ tục hành chính. Thực hiện Nghị quyết Đại hội XI
của Đảng, ngày 08 tháng 11 năm 2011, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số
30c/NQ-CP của Chính phủ về việc ban hành Chương trình tổng thể cải cách
hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020; triển khai Nghị quyết số
30c/NQ-CP của Chính phủ, Bộ Giáo dục và Đào tạo ra Quyết định số 78 /QĐBGDĐT về ban hành Kế hoạch cải cách hành chính năm 2015. Bên cạnh đó
là nhiều quy định và hướng dẫn mới trong công tác văn bản như: Quyết định
số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ Ban hành Quy chế xây
dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ, Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định số 16/2013/NĐCP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà sốt, hệ thống hóa văn bản quy
phạm pháp luật; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ
tướng Chính phủ, về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động


2

của cơ quan nhà nước. Điều đó đặt ra cho các trường đại học có sự quan tâm

và hồn thiệt trong cơng tác văn bản hành chính.
Được thành lập từ năm 1960, Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh
là Trường cơng lập, có chức năng đào tạo giáo viên dạy nghề trình độ đại học
và cao đẳng; đào tạo nhân lực trình độ đại học và cao đẳng các chun ngành
kỹ thuật, cơng nghệ; dạy nghề các cấp trình độ; nghiên cứu và ứng dụng khoa
học, công nghệ phục vụ giáo dục – đào tạo và phát triển kinh tế - xã hội.
Mục tiêu phát triển của Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh sẽ là
trường đại học đa ngành, đa cấp trình độ và đa hệ đào tạo trong lĩnh vực sư
phạm kỹ thuật, kỹ thuật công nghệ và các lĩnh vưc kinh tế khác. Nghiên cứu
khoa học và chuyển giao sản phẩm công nghệ phù hợp với các ngành nghề
mà Trường đang đào tạo. Hiện nay, Trường đang xúc tiến thực hiện đề án
xây dựng Trường trở thành trường đại học sư phạm kỹ thuật trong điểm
quốc gia.
Cùng với việc cải cách thủ tục hành chính, những thay đổi trong công
tác giáo dục đào tạo và những quy định mới trong công tác văn bản, công tác
tổ chức quản lý văn bản hành chính có một vị trí hết sức quan trọng trong sự
hình thành và phát triển của tất cả các cơ quan tổ chức. Vì vậy, Nhà trường rất
đặc biệt quan tâm đến cơng tác này nó góp phần nâng cao uy tín cũng như
chất lượng hoạt động của Nhà trường.
Đây là hoạt động đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy
đủ, kịp thời và chính xác nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của
Hiệu trưởng, Ban Giám hiệu các đơn vị trong Nhà trường, đồng thời nó cũng
tạo lên một hệ thống đồng bộ xuyên suốt từ trên xuống dưới. Thực tế cho thấy
từ nhiều năm qua cơng tác quản lý văn bản hành chính ln giữ một vị trí
trọng yếu trong cơng tác văn phịng và là bộ phận không thể thiếu ở bất cứ cơ
quan tổ chức nào.


3

Cùng với sự phát triển của bộ máy hành chính qua các thời kỳ, công tác
quản lý văn bản hành chính trong Nhà trường cũng ngày càng được củng cố
và mở rộng, nhất là trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiên nay.
Ở Nhà trường nghiệp vụ này được quy định một cách thống nhất, cụ
thể, phổ biến và thường xuyên. Được sự quan tâm và thống nhất chỉ đạo của
các cấp, ngành về quản lý văn bản, hoạt động này trong Nhà trường từng
bước được nâng cao và hoàn thiện hơn về mọi mặt. Các giải pháp về quản lý
văn bản hành chính đã được nhiều cơ quan nhà nước tích cực áp dụng. Cùng
với xu thế đó, Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh đang tích cực áp dụng
nhiều giải pháp khoa học – công nghệ mới vào quản lý văn bản như ứng dụng
công nghệ thông tin, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, triển khai thực hiện
các văn bản quy phạm của Trung ương, Bộ Lao động – Thương binh và Xã
hội, Bộ Giáo dục và Đảo tạo về quản lý văn bản. Tuy nhiên, khi triển khai áp
dụng các giải pháp nêu trên các đơn vị chưa áp dụng thống nhất, mỗi nơi hiểu
một cách - làm một kiểu dẫn đến tính khoa học và hệ thống, tính pháp chế
trong cơng tác quản lý văn bản của Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh
chưa cao.
Từ những lý do trên, chúng tôi chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu
quả quản lý văn bản hành chính tại Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật
Vinh” để nghiên cứu.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sơ nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đề xuất một số giải pháp
nâng cao hiệu quả quản lý văn bản hành chính tại Trường Đại học Sư phạm
kỹ thuật Vinh, góp phần đáp ứng những yêu cầu sự nghiệp đổi mới giáo dục
và đào tạo ở nước ta hiện nay.
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu
3.1. Khách thể nghiên cứu


4

Cơng tác quản lý văn bản hành chính ở Trường Đại học Sư phạm kỹ
thuật.
3.2. Đối tượng nghiên cứu
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản hành chính tại Trường
Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh.
4. Giả thuyết khoa học
Nếu đề xuất và thực hiện được các giải pháp có cơ sở khoa học, có tính
khả thi thì có thể nâng cao hiệu quả quản lý văn bản hành chính tại Trường
Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
5.1. Nghiên cứu cơ sở lý luận của vấn đề quản lý văn bản hành chính tại
Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật.
5.2. Nghiên cứu thực trạng quản lý văn bản hành chính tại Trường Đại
học Sư phạm kỹ thuật Vinh.
5.3. Đề xuất một số giải pháp quản lý văn bản hành chính tại Trường Đại
học Sư phạm kỹ thuật Vinh.
6. Phương pháp nghiên cứu
6.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận
Nhóm phương pháp này nhằm thu thập các thông tin lý luận để xây dựng
cơ sở lý luận của đề tài. Thuộc nhóm này có các phương pháp cụ thể sau đây:
+) Phương pháp phân tích-tổng hợp tài liệu;
+) Phương pháp khái quát hóa các nhận định độc lập.
6.2. Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn
Nhóm phương pháp này nhằm thu thập các thông tin thực tiễn để xây
dựng cơ sở thực tiễn của đề tài. Thuộc nhóm này có các phương pháp cụ thể
sau đây:
+) Phương pháp điều tra;

5

+) Phương pháp tổng kết kinh nghiệm quản lý giáo dục;
+) Phương pháp nghiên cứu các sản phẩm hoạt động;
+) Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia;
+) Phương pháp khảo sát.
6.3. Phương pháp thống kê toán học
Sử dụng các phần mềm để xử lý số liệu thu được.
7. Đóng góp của luận văn
7.1. Về mặt lý luận
Luận văn góp phần khái quát những vấn đề cơ bản về quản lý văn bản
hành chính ở trường đại học sư phạm kỹ thuật.
7.2. Về mặt thực tiễn
Luận văn làm rõ thực trạng quản lý văn bản hành chính tại Trường đại
học Sư phạm kỹ thuật Vinh, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả
quản lý văn bản hành chính tại Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh.
8. Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần Mở đầu; Kết luận và kiến nghị; Tài liệu tham khảo; Phụ lục
nghiên cứu, luận văn có 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận của vấn đề quản lý văn bản hành chính tại
trường đại học sư phạm kỹ thuật.
- Chương 2: Cơ sở thực tiễn của vấn đề quản lý văn bản hành chính tại
Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh.
- Chương 3: Một số giải pháp quản lý văn bản hành chính tại Trường Đại
học Sư phạm kỹ thuật Vinh.


6

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT
1.1. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Hoạt động nghiên cứu về vấn đề quản lý văn bản hành chính thu hút
được đông đảo các nhà khoa học quản tâm. Trong những năm gần đây, đã có
nhiều cơng trình nghiên cứu, sách, giáo trình, các cuốn sách chuyên khảo như:
“Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của tác giả Nguyễn Văn
Thâm; “Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lí hành chính nhà nước của tác giả
Lưu Kiếm Thanh; “Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà
nước” của Tạ Hữu Ánh. v.v...
Bên cạnh các sách, giáo trình cịn có một số luận văn thạc sỹ về vấn đề
này, ví dụ: Luận văn thạc sỹ “Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của
Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính”, tác giả Nguyễn Thanh Bình,
2006; Một số giải pháp tiêu chuẩn hóa hệ thống văn bản quản lý nhà nước”,
tác giả Vũ Thị Yến, 2006; “Công tác lưu trữ trong điều kiện cải cách nền hành
chính nhà nước”, tác giả Lê Thị Duyên; Nâng cao chất lượng công tác ban
hành văn bản quy phạm pháp luật cấp Bộ ở nước ta hiện nay”, tác giả Ngun
Quốc Việt, 2006; “Hồn thiện cơng tác soạn thảo và quản lý văn bản trong
các trường đại học thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo”, tác giả Phan Thanh Liêm,
2007; “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thơng thường tại
Bộ Nội vụ”; tác giả Phạm Ngọc Huyền, 2011.
Nhìn chung, các cơng trình trên cịn mang tính khái qt cao, chưa tập
trung giải quyết các vấn đề cụ thể tại các đơn vị. Chưa có cơng trình nào
nghiên cứu về việc quản lý văn bản hành chính tại Trường Đại học Sư phạm
kỹ thuật Vinh.


7

1.2. Các khái niệm cơ bản của đề tài

1.2.1. Văn bản và văn bản hành chính
1.2.1.1. Văn bản
Theo Đại từ điển tiếng Việt, văn bản là sản phẩm của hoạt động giao
tiếp bằng ngơn ngữ, được ghi lại dưới hình thức chữ viết. Nó thường là “chuỗi
ký hiệu ngơn ngữ hay loại ký hiệu nào đó, tạo nên một chỉnh thể với ý nghĩa
trọn vẹn” [19, tr.1795].
Trên góc độ quản lý nhà nước, khái niệm văn bản được hiểu trên 1
phạm vi rộng hơn, nó khơng chỉ là sản phẩm của hoạt động giao tiếp được ghi
lại dưới hình thức chữ viết mà cịn cả dưới hình thức ký hiệu. Loại vật liệu
dùng để thể hiện các thông tin không chỉ là giấy mà còn mở rộng ra rất nhiều
chất liệu khác nhau như: bản mã, bản khắc, văn bản điện tử. Theo tác giả Lưu
Kiếm Thanh: “Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng
một ngơn ngữ (hay kí hiệu) nhất định” [16, tr.13].
Cách hiểu trên đây cũng thống nhất với cách hiểu của tác giả Nguyễn
Văn Thâm: “văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng
một ngôn ngữ (hay kí hiệu) nhất định” [18, tr.32].
Như vậy, có thể hiểu: văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt
thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định.
1.2.1.2. Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là một bộ phận của hệ thống văn bản quản lý nhà
nước. Bộ phận này bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà
chủ yếu là cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và
chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Văn
bản hành chính bao gồm: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính
thơng thường:


8

- Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là loại quyết định hành chính thành văn
mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban
hành nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể, cá biệt.
Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết
định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, viên chức; quyết
định thành lập bộ phận, tổ chức trong cơ quan, quyết định ban hành quy chế,
nội quy quy định áp dụng trong nội bộ cơ quan, chỉ thị về việc phát động
phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt. Văn bản hành chính cá biệt
có những đặc điểm sau:
+ Thuộc loại văn bản áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở văn
bản quy phạm pháp luật hay trên cơ sở văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp
trên hoặc của chính cơ quan ban hành quyết định đó;
+ Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành;
Về nguyên tắc, mọi cơ quan đều có thể ban hành mọi văn bản hành
chính cá biệt để điều chỉnh những vấn đề thuộc thẩm quyền.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản hành chính cá biệt có thể
được ban hành khơng phải bởi thủ trưởng cơ quan mà bởi cá nhân cán bộ,
viên chức được ủy quyền (trường hợp ra các quyết định xử lý vi phạm hành
chính).
+ Nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể, cá biệt;
+ Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt các quan hệ pháp lý
nhất định;
+ Áp dụng một lần đối với đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ trong
phạm vi không gian và thời gian nhất định; hay áp dụng trong nội bộ cơ quan,
đơn vị;
+ Có tính đơn phương và bắt buộc thi hành ngay;


9

+ Được thể hiện trong những hình thức tên gọi: quyết định, chỉ thị, nghị
quyết...
- Văn bản hành chính thơng thường
Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính thơng
tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để
giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi
chép công việc trong cơ quan, tổ chức.
Đây là hệ thống văn bản rất đa dạng, bao gồm 2 loại chính:
- Văn bản khơng có tên loại: cơng văn;
- Văn bản có tên loại: thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ tình, đề án,
chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới
thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm...), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,
phiếu trình...)
Văn bản hành chính thơng thường có các đặc điểm sau:
+ Thẩm quyền ban hành: tất cả các cơ quan, đơn vị đều có quyền ban
hành văn bản hành chính thơng thường.
+ Nội dung: truyền đạt các thơng tin và giải quyết những cơng việc có
tính sự vụ hành chính trong q trình hoạt động quản lý nhà trường và cơ
quan, đơn vị.
+ Đối tượng áp dụng: một cá nhân hoặc nhà trường, đơn vị, tổ chức cụ
thể.
+ Văn bản hành chính thơng thường khơng quy định chế tài mà chủ yếu
được bảo đảm thi hành bằng các biện pháp như tuyên truyền giáo dục, tổ chức
hành chính.
Văn bản hành chính thơng thường khơng đưa ra các quyết định quản lý,
do đó khơng được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn


10

bản hành chính cá biệt. Trong thực tế, đây là loại văn bản được ban hành với
số lượng lớn nhất trong cơ quan, tổ chức, nhà trường.
Văn bản hành chính do các cơ quan, tổ chức có tư các pháp nhân ban
hành; nội dung không chứa các quy phạm pháp luật, chỉ tuân thủ theo pháp
luật; đối tượng thi hành chỉ bao gồm một người hoặc một số người; có hiệu
lực trong không gian hẹp, trong thời gian ngắn và chỉ thi hành một lần.
Văn bản hành chính chiếm một khối lượng lớn trong cơ quan. Dù là cơ
quan lớn hay nhỏ, hàng ngày đều phải sử dụng văn bản hành chính. Cho nên,
văn bản hành chính là loại hình văn bản vừa có ý nghĩa pháp lý: làm cơ sở
thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, vừa có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc nó
khơng thể thiếu được trong hoạt động quản lý của mọi nhà trường, mọi cơ
quan, tổ chức.
Như vậy, văn bản hành chính dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt
động quản lý nhà nước như: công bố hoặc thông báo về môt chủ trương,
quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan tổ chức; ghi
chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính
thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với các tổ chức,
công dân. Văn bản hành chính khơng đưa ra các quyết định mang tính quy
phạm, do đó khơng được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật.
Đây là một hệ thống đa dạng và phức tạp bao gồm các loại: quyết định (cá
biệt); chỉ thị (cá biệt); công văn; công điện; thơng báo; báo cáo, tờ trình; biên
bản; diễn văn; đề án; phương án; kế hoạch; chương trình; các loại giấy (giấy
mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm...), các loại
phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình...)
1.2.2. Quản lý và quản lý văn bản hành chính
1.2.2.1. Quản lý
Bản thân khái niệm quản lý có tính đa nghĩa nên có sự khác biệt giữa


11

nghĩa rộng và nghĩa hẹp. Hơn nữa, do sự khác biệt về thời đại, xã hội, chế độ,
nghề nghiệp nên quản lý cũng có nhiều giải thích, lý giải khác nhau. Cùng
với sự phát triển của phương thức xã hội hoá sản xuất và sự mở rộng trong
nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và lý giải khái niệm
quản lí càng trở nên rõ rệt.
Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, rất nhiều học giả
trong và ngoài nước đã đưa ra giải thích khơng giống nhau về quản lý. Các
trường phái quản lý học đã đưa ra những định nghĩa về quản lý như sau:
Theo F.W Taylor (1856-1915): là một trong những người đầu tiên khai
sinh ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo khoa
học”, tiếp cận quản lý dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật đã cho rằng: Quản lý là
hồn thành cơng việc của mình thông qua người khác và biết được mợt cách
chính xác họ đã hồn thành cơng việc mợt cách tốt nhất và rẻ nhất.
Theo Henrry Fayol (1886-1925): là người đầu tiên tiếp cận quản lý
theo quy trình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng
quản lý từ thời kỳ cận - hiện đại tới nay, quan niệm rằng: Quản lý là một tiến
trình bao gồm tất cả các khâu: lập kế hoạch, tổ chức, phân cơng điều khiển
và kiểm sốt các nỗ lực của cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu qủa các
nguồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra.
J.H Donnelly, James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh
tới hiệu quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: Quản lý là
một quá trình do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các
hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành
động riêng rẽ không thể nào đạt được.
Stephan Robbins quan niệm: Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm sốt những hành đợng của các thành viên trong tổ chức và


12

sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã
đặt ra.
Từ những năm 1950 trở lại đây, do vai trò đặc biệt quan trọng của
quản lý đối với sự phát triển kinh tế, đã xuất hiện rất nhiều cơng trình nghiên
cứu về lý thuyết và thực hành quản lý với nhiều cách tiếp cận khác nhau. Có
thể nêu ra một số cách tiếp cận sau:
a. Tiếp cận theo kinh nghiệm
Cách tiếp cận này phân tích quản lý bằng cách nghiên cứu kinh
nghiệm, mà thông thường là thông qua các trường hợp cụ thể. Những người
theo cách tiếp cận này cho rằng, thông qua việc nghiên cứu những thành
công hoặc những sai lầm trong các trường hợp cá biệt của những nhà quản lý,
người nghiên cứu sẽ hiểu được phải làm như thế nào để quản lý một cách
hiệu quả trong trường hợp tương tự.
b. Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân
Cách tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân dựa trên lý tưởng cho rằng
quản lý là làm cho công việc được hồn thành thơng qua con người, và do
đó, việc nghiên cứu nó nên tập trung vào các mối liên hệ giữa người với
người.
c. Tiếp cận theo lý thuyết quyết định
Cách tiếp cận theo lý thuyết quyết định trong quản lý dựa trên quan
điểm cho rằng, người quản lý là người đưa ra các quyết định, vì vậy cần phải
tập trung vào việc ra quyết định. Sau đó là việc xây dựng lý luận xung quanh
việc ra quyết định của người quản lý.
d. Tiếp cận toán học
Các nhà nghiên cứu theo trường phái này xem xét công việc quản lý
trước hết như là một sự sử dụng các quá trình, ký hiệu và mơ hình tốn học.
Nhóm này cho rằng, nếu như việc quản lý như xây dựng tổ chức, lập kế

13

hoạch hay ra quyết định là một quá trình logic, thì nó có thể biểu thị được
theo các ký hiệu và các mơ hình tốn học. Vì vậy, việc ứng dụng toán học
vào quản lý sẽ giúp người quản lý đa ra được những quyết định tốt nhất.
e. Tiếp cận theo các vai trò quản lý
Cách tiếp cận theo vai trò quản lý là một cách tiếp cận mới đối với lý
thuyết quản lý thu hút đợc sự chú ý của cả các nhà nghiên cứu lý luận và các
nhà thực hành. Về căn bản, cách tiếp cận này nhằm quan sát những cái mà
thực tế các nhà quản lý làm và từ các quan sát như thế đi tới những kết luận
xác định hoạt động (hoặc vai trò) quản lý là gì . . .
Từ những cách tiếp cận khác nhau đó, có nhiều khái niệm khác nhau
về quản lý như:
- Quản lý là nghệ thuật nhằm đạt mục đích thơng qua nỗ lực của người
khác.
- Quản lý là hoạt động của các cơ quan quản lý nhằm đa ra các quyết
định.
- Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những
cộng sự trong cùng một tổ chức.
- Quản lý là quá trình phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được những
mục đích của tổ chức. Hoặc đơn giản hơn nữa, quản lý là sự có trách nhiệm
về một cái gì đó...
Theo cách tiếp cận hệ thống, mọi tổ chức (cơ quan quản lý nhà nước,
đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp...) đều có thể được xem như một hệ thống
gồm hai phân hệ: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Mỗi hệ thống bao giờ
cũng hoạt động trong môi trường nhất định (khách thể quản lý).
Từ đó có thể đưa ra khái niệm: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có
hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử

14

dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu
đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động.
Đặc điểm của quản lý
Để làm rõ hơn bản chất của quản lý cần phải luận giải về đặc điểm của
hoạt động quản lý. Quản lý có những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất: Quản lý là hoạt đợng mang tính tất ́u và phổ biến.
Tính tất yếu và phổ biến của hoạt động quản lý biểu hiện ở chỗ: Bản
chất của con nguời là tổng hoà các mối quan hệ xã hội. Điều đó có nghĩa là
con người khơng thể tồn tại và phát triển nếu không quan hệ và hoạt động với
người khác. Khi con người cùng tham gia hoạt động với nhau thì tất yếu phải
có một “ý chí điều khiển” hay là phải có tác nhân quản lý nếu muốn đạt tới
trật tự và hiệu quả. Mặt khác, con người thông qua hoạt động để thoả mãn nhu
cầu mà thoả mãn nhu cầu này lại phát sinh nhu cầu khác vì vậy con người
phải tham dự vào nhiều hình thức hoạt động với nhiều loại hình tổ chức khác
nhau. Chính vì vậy, hoạt động quản lý tồn tại như một tất yếu ở mọi loại hình
tổ chức khác nhau trong đó tổ chức kinh tế chỉ là một trong những loại hình tổ
chức cơ bản của con người.
Thứ hai: Hoạt động quản lý biểu hiện mối quan hệ giữa con người với
con người.
Thực chất của quan hệ giữa con người với con người trong quản lý là
quan hệ giữa chủ thể quản lý (người quản lý) và đối tượng quản lý (người bị
quản lý).
Một trong những đặc trưng nổi bật của hoạt động quản lý so với các
hoạt động khác là ở chỗ: các hoạt động cụ thể của con người là biểu hiện của
mối quan hệ giữa chủ thể (con người) với đối tượng của nó (là lĩnh vực phi
con người). Còn hoạt động quản lý dù ở lĩnh vực hoặc cấp độ nào cũng là sự
biểu hiện của mối quan hệ giữa con người với con người. Vì vậy, tác động

15

quản lý (mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý) có sự khác biệt so với các
tác động của các hoạt động khác.
Thứ ba: Quản lý là tác động có ý thức.
Chủ thể quản lý tác động tới đối tượng quản lý là những con người hiện
thực để điều khiển hành vi, phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của họ
nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Chính vì vậy, tác động quản lý (mục
tiêu, nội dung và phương thức) của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý phải
là tác động có ý thức, nghĩa là tác động bằng tình cảm (tâm lý), dựa trên cơ sở
tri thức khoa học (khách quan, đúng đắn) và bằng ý chí (thể hiện bản lĩnh). Có
như vậy chủ thể quản lý mới gây ảnh hưởng tích cực tới đối tượng quản lý.
Thứ tư: Quản lý là tác động bằng quyền lực.
Hoạt động quản lý được tiến hành trên cơ sở các công cụ, phương tiện
và cách thức tác động nhất định. Tuy nhiên, khác với các hoạt động khác,
hoạt động quản lý chỉ có thể tồn tại nhờ ở yếu tố quyền lực (có thể coi quyền
lực là một công cụ, phương tiện đặc biệt). Với tư cách là sức mạnh được thừa
nhận, quyền lực là nhân tố giúp cho chủ thể quản lý tác động tới đối tượng
quản lý để điều khiển hành vi của họ. Quyền lực được biểu hiện thông qua
các quyết định quản lý, các nguyên tắc quản lý, các chế độ, chính sách.v.v.
Nhờ có quyền lực mà chủ thể quản lý mới đảm trách được vai trị của mình là
duy trì kỷ cương, kỷ luật và xác lập sự phát triển ổn định, bền vững của tổ
chức. Điều đáng lưu ý là cách thức sử dụng quyền lực của chủ thể quản lý có
ý nghĩa quyết định tính chất, đặc điểm của hoạt động quản lý, của văn hoá
quản lý, đặc biệt là của phong cách quản lý.
Thứ năm: Quản lý là tác động theo quy trình.
Các hoạt động cụ thể thường được tiến hành trên cơ sở những kiến thức
chuyên môn, những kỹ năng tác nghiệp của nó cịn hoạt động quản lý được
tiến hành theo một quy trình bao gồm: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và

16

kiểm tra. Đó là quy trình chung cho mọi nhà quản lý và mọi lĩnh vực quản lý.
Nó được gọi là các chức năng cơ bản của quản lý và mang tính “kỹ thuật học”
của hoạt động quản lý. Với quy trình như vậy, hoạt động quản lý được coi là
một dạng lao động mang tính gián tiếp và tổng hợp. Nghĩa là nó khơng trực
tiếp tạo ra sản phẩm mà nhờ thực hiện các vai trò định hướng, thiết kế, duy
trì, thúc đẩy và điều chỉnh để từ đó gián tiếp tạo ra nhiều sản phẩm hơn và
mang lại hiệu lực và hiệu quả cho tổ chức.
Thứ sáu: Quản lý là hoạt động để phối hợp các nguồn lực.
Thông qua tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình mà hoạt
động quản lý mới có thể phối hợp các nguồn lực bên trong và bên ngoài tổ
chức. Các nguồn lực được phối hợp bao gồm: nhân lực, vật lực, tài lực và tin
lực. Nhờ phối hợp các nguồn lực đó mà quản lý trở thành tác nhân đặc biệt
quan trọng trong việc tạo nên hợp lực chung trên cơ sở những lực riêng, tạo
nên sức mạnh tổng hợp trên cơ sở những sức mạnh của các bộ phận nhằm
hoàn thành mục tiêu chung một cách hiệu quả mà từng cá nhân riêng lẻ hay
các bộ phận đơn phương không thể đạt tới.
Thứ bảy: Quản lý nhằm hướng tới thực hiện mục tiêu chung.
Hiệu quả của các hoạt động cụ thể được đo bằng kết quả cuối cùng mà
nó mang lại nhằm thoả mãn nhu cầu của chủ thể đến mức độ nào, cịn hoạt
động quản lý ngồi việc thoả mãn nhu cầu riêng của chủ thể thì điều đặc biệt
quan trọng là phải đáp ứng lợi ích của đối tượng. Nó là hoạt động vừa phải
đạt được hiệu lực, vừa phải đạt được hiệu quả.
Trong thực tiễn quản lý, không phải bao giờ mục tiêu chung cũng được
thực hiện một cách triệt để. Điều đó tuỳ thuộc vào điều kiện kinh tế - xã hội
của những giai đoạn lịch sử nhất định. Những xung đột về lợi ích giữa chủ thể
quản lý với đối tượng quản lý thường xuyên tồn tại vì vậy, hoạt động quản lý

xét đến cùng là phải đưa ra các tác động để nhằm khắc phục những xung đột


17

ấy. Mức độ giải quyết xung đột và thiết lập sự thống nhất về lợi ích là tiêu chí
đặc biệt quan trọng để đánh giá mức độ ưu việt của các mơ hình quản lý trong
thực tế.
Thứ tám: Quản lý là hoạt đợng vừa mang tính khoa học, vừa mang
tính nghệ thuật.
Tính khoa học của hoạt động quản lý thể hiện ở chỗ các nguyên tắc
quản lý, phương pháp quản lý, các chức năng của quy trình quản lý và các
quyết định quản lý phải được xây dựng trên cơ sở những tri thức, kinh nghiệm
mà nhà quản lý có được thơng qua q trình nhận thức và trải nghiệm trong
thực tiễn. Điều đó có nghĩa là, nội dung của các tác động quản lý phải phù
hợp với điều kiện khách quan của mơi trường và năng lực hiện có của tổ
chức cũng như xu hướng phát triển tất yếu của nó.
Tính nghệ thuật của hoạt động quản lý thể hiện ở quá trình thực thi các
quyết định quản lý trong thực tiễn và được biểu hiện rõ nét trong việc vận
dụng các phương pháp quản lý, việc lựa chọn các phong cách và nghệ thuật
lãnh đạo.
Tính khoa học và nghệ thuật trong quản lý không loại trừ nhau mà
chúng có mối quan hệ tương tác, tương sinh và được biểu hiện ra ở tất cả các
nội dung của tác động quản lý. Điều đó tạo nên đặc trưng nổi bật của hoạt
động quản lý so với những hoạt động khác.
Thứ chín: Mối quan hệ giữa quản lý và tự quản
Quản lý và tự quản là hai mặt đối lập của một chỉnh thể. Điều đó thể
hiện ở chỗ, nếu hoạt động quản lý được thực hiện một cách khoa học nghĩa là
không áp đặt quyền lực một chiều từ phía chủ thể mà là sự tác động qua lại
giữa chủ thể và đối tượng thì quản lý và tự quản lý là có sự thống nhất với

nhau. Như vậy, quản lý theo nghĩa đích thực đã bao hàm trong nó cả yếu tố tự
quản.


18

Tuy nhiên, trong quá trình hướng tới tự do của con người, khơng phải
khi nào và ở đâu cũng có thể đạt tới sự thống nhất giữa quản lý và tự quản mà
nó là một mâu thuẫn cần phải được giải quyết trong từng nấc thang của sự
phát triển. Quá trình đó có thể được gọi là quản lý tiệm cận tới tự quản.
1.2.2.2. Quản lý văn bản hành chính
Quản lý văn bản hành chính là sự tác động có tổ chức, có hướng đích
của chủ thể quản lý lên tồn bộ hệ thống văn bản hành chính nhằm sử dụng hệ
thống văn bản hành chính có hiệu quả nhất phục vụ công tác quản lý, điều
hành tổ chức.
1.2.3. Giải pháp và giải pháp quản lý văn bản hành chính
1.2.3.1. Giải pháp
Theo từ điển tiếng Việt, “Giải pháp là phương pháp giải quyết một số
vấn đề cụ thể”.
Còn theo Nguyễn Văn Đạm, “Giải pháp là toàn bộ những ý nghĩ có hệ
thống cùng với những quyết định và hành động theo sau, dẫn tới sự khắc phục
một khó khăn”.
Để hiểu rõ hơn khái niệm “Giải pháp”, chúng ta cần phân biệt nó với
một số khái niệm tương tự như “Phương pháp”, “Biện pháp”. Điểm giống
nhau của các khái niệm là đều nói về cách làm, cách tiến hành, cách hành
động cụ thể, trong khi đó “Phương pháp” nhấn mạnh đến trình tự các bước có
quan hệ với nhau để tiến hành một cơng việc có mục đích.
Theo Hồng Phê, phương pháp là “hệ thống các cách sử dụng để tiến
hành một cơng việc nào đó”. Cịn theo Nguyễn Văn Đạm, phương pháp được
hiểu là “trình tự cần theo trong các bước có quan hệ với nhau khi tiến hành

một cơng việc có mục đích nhất định”.
Về khái niệm “Biện pháp”, theo từ điển tiếng Việt, đó là “cách làm,
cách giải quyết một vấn đề cụ thể”.