(Bài thảo luận quản trị học) Thông tin và quyết định quản trị của công ty cổ phần Kinh Đô

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI THẢO LUẬN
MÔN: QUẢN TRỊ HỌC

ĐỀ TÀI: THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

Nhóm thực hiện: 2
Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hà
Mã lớp HP: 2062BMGM0111
1


LỜI MỞ ĐẦU
Đối với một doanh nghiệp thì thơng tin cùng với việc ra quyết định quản trị có
tác động đến sự tồn tại nhất là trong thời đại của cách mạng thông tin và truyền
thông như hiện nay. Thông tin là căn cứ quan trọng nhất để ra quyết định quản trị.
Nhà quản trị cần có đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin cần thiết để ra các
quyết định thực hiện các chức năng quản trị. Do vậy, thông tin và ra quyết định
quản trị là vấn đề cần được quan tâm và khai thác.
Công ty Kinh Đô là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh đồ ăn nhẹ tại
Việt Nam, với các mặt hàng chính là bánh kẹo và bánh kem. Hiện nay Kinh Đơ là
một trong những cơng ty tư nhân có lợi nhuận vào hàng cao nhất trong các công ty
niêm yết trên thị trường chứng khoán tại Việt Nam. Để đạt được những thành cơng
như vậy, cơng ty đã có những chiến lược vô cùng hiệu quả về vấn đề quản lý thông
tin để phối hợp với việc ra quyết định quản trị một cách hợp lý. Để hiểu rõ hơn vấn
đề này nhóm em xin chọn đề tài: "Thơng tin và quyết định quản trị" của công ty
cổ phần Kinh Đô.

2

MỤC LỤC

NỘI DUNG ĐỀ TÀI
I, Cơ sở lý thuyết:
1. Thông tin quản trị:
1.1: Khái niệm và vai trị của thơng tin quản trị:
1.1.1: Khái niệm:
Thơng tin trong quản trị:
•

Là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và đánh giá có ích trong việc
ra quyết định cho hoạt động quản trị của tổ chức.

•

Là tổng hợp các tin tức cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết
các vấn đề nảy sinh trong qúa trình quản trị tổ chức.

1.1.2: Vai trị của thơng tin quản trị:
- Thơng tin cần thiết cho việc ra quyết định quản trị:
+ Cung cấp các dữ liệu cần thiết liên quan đến hoạt động của tổ chức.

3


+ Nhận dạng cơ hội, nguy cơ từ sự tác động của các yếu tố môi trường đến
hoạt động quản trị.
+ Xây dựng và lựa chọn phương án tối ưu để giải quyết các vấn đề nảy sinh ...

- Thông tin trực tiếp tác động đến việc thự c hiện các chức năng quản trị:
+ Giúp cho tiến trình hoạch định có hiệu quả.
+ Xây dựng cấu trúc tổ chức hợp lý.
+ Lựa chọn phong cách lãnh đạo thích hợp.
+ Giúp cho kiểm sốt đạt tới mục tiêu.
- Thơng tin là sợi dây liên lạc giữa nhà quản trị và nhân viên, giữa các cá nhân
với nhau, giữa bộ phận này với bộ phận khác đảm bảo sự phối hợp ăn khớp giữa
các cá nhân, bộ phận trong tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung. Thông tin là
nguồn tài nguyên vô giá của tổ chức.
1.2: Phân loại thông tin quản trị
* Theo nguồn thông tin:
- Thông tin bên trong: những thông tin phát sinh trong nội bộ của tổ chức như
thơng tin về nhân sự, về tình hình tài chính của tổ chức.
- Thơng tin bên ngồi: những thơng tin ở bên ngồi tổ chức, như thơng tin về
thị trường, về các chính sách, về các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động
của tổ chức…
* Theo chức năng của thông tin:
- Thông tin chỉ đạo: các thông tin mang các mệnh lệnh, chỉ thị, nhiệm vụ,
hướng chung cho các thành viên trong tổ chức.

4


- Thông tin thực hiện: các thông tin về tiến trình thực hiện và kết quả thực hiện,
mục tiêu của các cá nhân. Bộ phận trong tổ chức.
* Theo kênh thơng tin:
- Thơng tin chính thức: là thơng tin từ các cấp bậc, các khâu, các bộ phận, đơn
vị, và các thành viên trong hệ thống tổ chức chính thức.
- Thơng tin khơng chính thức: là thơng tin từ các cá nhân và các mối quan hệ
khơng chính thức trong tổ chức.

* Theo cách truyền thơng tin:
- Thơng tin có hệ thống: thông tin truyền đi theo nội dung và thủ tục được định
trước theo định kỳ và trong thời hạn nhất định.
- Thơng tin khơng có hệ thống: là những thơng tin được truyền đi theo những
tình huống ngẫu nhiên, ngoài dự kiến, đột xuất xảy ra trong quá trình hoạt động tổ
chức.
* Theo nội dung thơng tin:
- Thơng tin đầu vào: thơng tin về tình hình các yếu tố đầu vào như thông tin về
nguyên nhiên vật liệu, về thị trường lao động, về thị trường vốn.
- Thông tin đầu ra: thông tin về kết quả hoạt động của tổ chức.
- Thông tin phản hồi: thông tin về phản ứng của các thành viên trong tổ chức
và của các cá nhân, tổ chức có liên quan.
- Thơng tin về môi trường quản trị: thông tin về các yếu tố của thị trường quản
trị như thơng tin về chính trị, luật pháp, các thiết chế xã hội…
- Thông tin về hoạt động quản trị: thông tin liên quan đến chủ thể chính trị, đối
tượng quản trị, thơng tin về quá trình ra quyết định, hoạch định, tổ chức chỉ đạo,
kiểm soát.
5


* Theo mức độ xử lý:
- Thông tin sơ cấp: thông tin thu thập ban đầu chưa qua xử lý.
- Thông tin thứ cấp: những thông tin đã qua xử lý.
1.3: Q trình thơng tin quản trị:
Thơng tin là một quá trình phục vụ cho một hoặc một số đối tượng. Q trình
thơng tin quản trị từ nguồn thơng tin đến đối tượng qua hệ thống truyền đạt thông
tin. Thêm vào đó tồn bộ q trình thơng tin sẽ bị tác động bởi “nhiễu”, những
nhân tố gây trở ngại, làm lệch lạc các thơng tin.
Mơ hình q trình thơng tin quản trị bao gồm các thành tố:

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)

Người gửi
Thơng điệp
Mã hố
Kênh
Người nhận
Giải mã
Phản hồi.

Trong thực tiễn quản trị việc truyền đạt thơng tin khơng đơn giản q trình này
cịn bao gồm nhiều thành tố và khơng ít tác nhân gây nhiễu. Nhiễu là yếu tố làm
cản trở q trình thơng tin, làm sai lệch giữa nhận thức của người nhận so với ý
nghĩ của người gửi. Mặt khác, có thể thơng tin đi từ người này sang người khác
sẽ bị bỏ bớt đi hoặc “bị” thêm thắt vào làm cho người nhận không nhận thức
đầy đủ và đúng những thông tin cần thiết mà người gửi mong muốn truyền đạt.
Vì vâỵ, nhà quản trị cần phải lựa chọn phương pháp truyền đạt thông tin hữu
hiệu để truyền tin và trong cố gắng tìm mọi cách để loại bỏ “nhiễu” trong quá
trình thông tin quản trị.

6


1.4: Các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị thông tin:

* Sự thích hợp của thơng tin:
- Thơng tin cần phải cung cấp theo đúng mục tiêu đã xác định.
- Thông tin được cung cấp phải là cơ sở khoa học để ra những quyết định quản
trị đúng đắn.
- Thông tin cần phản ánh đúng những dữ kiện có liên quan đến các vấn đề cần
phải giải quyết.
- Thông tin cần tiện lợi cho người sử dụng.

* Chất lượng của thơng tin:
- Thơng tin có chất lượng là những thơng tin:
+ Rõ ràng và đầy đủ.
+ Chính xác và trung thực.
+ Hệ thống và tổng hợp.
+ Cô đọng và logic.
- Thơng tin có chất lượng có thể mang lại nhiều lợi ích:
+ Tiết kiệm được thời gian.
+ Hỗ trợ ra quyết định được tốt hơn.
+ Giúp nhà quản trị nhận thức đúng những thay đổi, những xu hướng và phát
triển.
- Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin:
+ Tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ.
7


+ Năng lực và khả năng nhận thức của con người.
+ Phương thức thu nhập và truyền đạt thông tin.
* Tính kịp thời của thơng tin:
Tính kịp thời của thơng tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, trong
những tình huống cụ thể và bởi sự chín muồi của vấn đề.
- Thu thập và xử lý thông tin quá sớm sẽ không bao quát hết cả những

thay đổi giai đoạn sau, điều này sẽ làm giảm giá trị thông tin.
- Thu thập và xử lý thông tin quá muộn dẫn đến ra quyết định không kịp thời,
bỏ lỡ thời cơ hoặc làm cho quyết định trở nên kém giá trị.

* Dung lượng thông tin:
- Bảo đảm cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết và đủ để ra các
quyết định đúng đắn, chính xác.
- Thừa hay thiếu thông tin đều làm giảm giá trị thông tin.
2. Ra quyết định quản trị:
2.1: Khái niệm ra quyết định quản trị:
Ra quyết định quản trị là việc lựa chọn một hay một số phương án hoạt động
cho tổ chức nói chung hay cho việc thực hiện một cơng việc nào đó nhằm đạt được
những mục tiêu đã định.
Ra quyết định quản trị là một quá trình lựa chọn hành động có lợi nhất. Nói cách
khác, ra quyết định là quá trình xác định vấn đề và lựa chọn một giải pháp hành
động tối ưu để thực hiện vấn đề đó trong q trình quản trị.
Ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị. Để có được những quyết
định đúng, đòi hỏi nhà quản trị phải có kinh nghiệm, kiến thức, có tư duy sáng tạo.
8


Ra quyết định quản trị có tính hệ thống hơn nhiều so với quyết định trong đời
sống thường nhật của một cá nhân, bởi vì quyết định quản trị khơng chỉ ảnh hưởng
cho cá nhân người ra quyết định, mà còn ảnh hưởng tới cả tổ chức và các thành
viên trong tổ chức. Vì vậy, trách nhiệm trong việc ra quyết định quản trị là rất lớn,
nhất là đối với các nhà quản trị cấp cao.
Ra quyết định quản trị gắn chặt với yếu tố thông tin, từ thu thập thơng tin đến xử
lý, phân tích, truyền đạt thơng tin quản trị. Thông tin là cơ sở khoa học để ra quyết
định quản trị.
Ra quyết định quản trị vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật. Tính khoa học của ra

quyết định thể hiện ở chỗ mọi quyết định đưa ra đều phải dựa trên cơ sở hiểu biết
các quy luật vận động khách quan trong quá trình hoạt động của tổ chức. Tính nghệ
thuật của ra quyết định thể hiện ở chỗ nó phụ thuộc khá lớn vào bản thân nhà quản
trị, vào sự thay đổi thường xuyên, khó nắm bắt của đối tượng quản trị, vào cơ may,
vận rủi.
2.2: Các loại quyết định quản trị:
* Theo tính chất của quy trình ra quyết định:
- Quyết định được lập trình hố:
+ Là kết quả của việc thực hiện một dãy các hành động hay các bước tương tự
như khi giải một phương trình tốn học.
+ Các quyết định được lập trình hố thường có tính cấu trúc cao.
+ Cách thức ra quyết định này thường được sử dụng trong các tình huống có
mức độ lặp lại tương đối thường xun.
- Quyết định khơng được lập trình hố:
+ Là quyết định được đưa ra trong những tình huống tương đối mới, chứa
nhiều yếu tố chưa xảy ra hoặc hiếm xảy ra.
9


+ Nhà quản trị không thể xác định từ trước trình tự cụ thể các bước cần phải
tiến hành, mà phải tự đề ra quyết định.
* Theo cách thức ra quyết định của nhà quản trị:
- Quyết định trực giác: Là những quyết định được hình thành xuất phát từ cảm
nhận trực giác của người ra quyết định.
- Quyết định dựa trên cơ sở lý giải vấn đề: Là những quyết định dựa vào sự hiểu
biết vấn đề cũng như kinh nghiệm giải quyết vấn đề.
* Theo chức năng quản trị:
- Quyết định liên quan đến hoạch định:
+ Quyết định về sứ mệnh của tổ chức.
+ Quyết định về các mục tiêu của tổ chức trong từng thời kỳ và các mục tiêu

bộ phận.
+ Quyết định lựa chọn các phương án chiến lược hay các biện pháp tác nghiệp.
- Quyết định liên quan đến tổ chức:
+ Quyết định mơ hình cấu trúc tổ chức.
+ Quyết định giao nhiệm vụ và quyền hạn cho một chức vụ cụ thể nào đó.
+ Quyết định cách thức phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức.
+ Quyết định thành lập hay giải tán một bộ phận nào đó của tổ chức.
- Quyết định liên quan đến lãnh đạo:
+ Quyết định áp dụng một biện pháp khen thưởng hay kỷ luật.
+ Quyết định cách thức tác động tới các nhân viên và bộ phận dưới quyền.

10


+ Quyết định ra văn bản hướng dẫn nhân viên dưới quyền thực hiện một cơng
việc nào đó.
- Quyết định liên quan đến kiểm soát:
+ Quyết định các tiêu chuẩn kiểm soát.
+ Quyết định lựa chọn một phương pháp đo lường kết quả.
+ Quyết định hành động điều chỉnh sẽ được áp dụng.
* Theo tầm quan trọng của quyết định:
+ Quyết định chiến lược: Là quyết định liên quan đến mục tiêu tổng qt hoặc
dài hạn, có tính chất định hướng của tổ chức.
+ Quyết định chiến thuật: Là quyết định liên quan đến mục tiêu của các bộ
phận chức năng trong một thời kỳ nhất định.
+ Quyết định tác nghiệp: Là quyết định liên quan đến việc điều hành các công
việc hàng ngày của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức.
* Theo thời gian:
+ Quyết định dài hạn: Là quyết định cho khoảng thời gian dài hơn một chu kỳ
hoạt động của tổ chức.

+ Quyết định trung hạn: Là quyết định trong một chu kỳ hoạt động của tổ
chức.
+ Quyết định ngắn hạn: Là quyết định cho khoảng thời gian ngắn hơn một chu
kỳ hoạt động của tổ chức.
2.3: Các phương pháp ra quyết định quản trị:
* Các phương pháp định lượng:
a) Mơ hình hố:
11


- Phương pháp này được thực hiện theo các bước sau:
+ Bước 1: Thiết lập bài toán
+ Bước 2: Xây dựng mơ hình
+ Bước 3: Kiểm tra tính đúng đắn của mơ hình
+ Bước 4: Áp dụng mơ hình
+ Bước 5: Đổi mới mơ hình
- Các mơ hình trên thực tế được các nhà quản trị sử dụng phổ biến:
+ Mơ hình lý thuyết trị chơi: Là phương pháp mơ hình hố sự đánh giá tác
động của quyết định quản trị đến các đối thủ cạnh tranh.
+ Mơ hình lý thuyết phục vụ đám đơng: Mơ hình này được sử dụng để xác
định số lượng kênh phục vụ tối ưu trong mối tương quan với nhu cầu về sự phục vụ
đó.
+ Mơ hình quản lý dự trữ: Mơ hình này được sử dụng để xác định thời gian đặt
hàng và khối lượng của đơn đặt hàng, cũng như lượng hàng hố (hay thành phẩm)
trong các kho.
+ Mơ hình quy hoạch tuyến tính: Mơ hình này được sử dụng để tìm phương án
tối ưu để giải quyết các vấn đề của tổ chức, chẳng hạn như phương án phân bổ
nguồn lực.
- Khi sử dụng các mơ hình cần chú ý một số yếu tố có thể làm giảm tính hiệu
quả của chúng, đó là:

+ Độ kém tin cậy của những tiền đề và giả thiết ban đầu.
+ Hạn chế về thông tin.
+ Sự lo ngại của người sử dụng.
12


b) Phương pháp ma trận lợi ích:
- Ma trận lợi ích (hay cịn gọi là ma trận thanh tốn) là một phương pháp xác suất
thống kê cho phép thực hiện việc lựa chọn phương án có hiệu quả.
- Những lợi ích (những khoản thanh toán) ở đây được hiểu là những lợi ích bằng
tiền thu được từ việc thực hện một phương án cụ thể trong sự kết hợp với những
điều kiện cụ thể.
- Nếu các lợi ích được sắp xếp vào trong một bảng (ma trận) ta có ma trận lợi ích.
Ma trận lợi ích cho biết rằng kết quả (lợi ích thu được) của việc thực hiện một
phương án nào đó phụ thuộc vào những biến cố nhất định, mà những biến cố này là
hiện thực.
c) Phương pháp cây quyết định:
- Cây quyết định là phương pháp ra quyết định dựa vào sơ đồ thể hiện việc đánh
giá các phương án quyết định theo từng bước.
- Cây quyết định cho phép nhà quản trị tính tốn được các hướng hành động
khác nhau, tính tốn các kết quả tài chính, điều chỉnh cho chúng phù hợp với khả
năng dự kiến và so sánh nó với các phương án so sánh khác.
- Cây quyết định được mô tả như sau:
Cách thức 1
Phương án 1

Cách thức 2
Vấn đề cho
ra quyết
định

13


Cách thức 1
Phương án 2

Cách thức 2

* Các phương pháp định tính:
- Phương pháp định tính phổ biến được áp dụng trong quá trình ra quyết định
quản trị là phương pháp chuyên gia.
- Phương pháp chuyên gia là quy trình ra quyết định dựa trên sự thống nhất ý
kiến của các chun gia theo quy trình sau:
+ Thành lập nhóm chuyên gia.
+ Các chuyên gia trả lời các câu hỏi cho trước, đồng thời nêu ý kiến cá nhân
của mình.
+ Mỗi chuyên gia được làm quen với câu trả lời và ý kiến của các chuyên gia
khác trong nhóm.
+ Các chuyên gia xem xét lại ý kiến của mình. Nếu ý kiến đó khơng trùng lặp
với ý kiến của các chun gia khác thì cần phải giải thích tại sao như vậy.
+ Quy trình này được lặp đi lặp lại ba, bốn lần cho đên khi tìm được sự thống
nhất của tất cả các chuyên gia và nhà quản trị căn cứ vào các ý kiến chung đó mà ra
quyết định.
2.4: Quá trình ra quyết định quản trị
1. Xác định và nhận diện vấn đề:
14


Mục đích là:

+ Tìm ra các vấn đề cần quyết định.
+ Tìm ra triệu chứng của vấn đề và nguyên nhân.
+ Để xác định và nhận diện vấn đề cần thiết phải thu thập đầy đủ và chính xác
các thơng tin.
+ Xử lý thơng tin.
2. Tìm các phương án khác nhau:
- Mục đích: là tìm các phương án để giải quyết các vấn đề đã được xác định và
nhận diện.
- Có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để tìm giải pháp giải quyết vấn
đề.
3. Đánh giá các phương án:
- Mục đích: là xác định giá trị và sự phù hợp của từng giải pháp.
- Đánh giá các giải pháp có thể dựa trên những cơ sở mong muốn của tổ chức, chi
phí cho phép, giá trị lợi nhuận và rủi ro của từng giải pháp.
4. Lựa chọn phương án tối ưu:
- Mục đích: là quyết định một giải pháp tốt nhất trong số các giải pháp để thực thi
- Giải pháp được lựa chọn có thể là:
+ Tốt nhất trong số các giải pháp.
+ Nhà quản trị cảm thấy hài lòng, thoả mãn.
+ Đạt tới một sự cân bằng tốt nhất giữa các mục tiêu.
5. Thực hiện quyết định:
15


Khi thực hiện quyết định, cần tính đến những hành động cần thiết và bảo đảm các
nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động đó. Những cơng việc cần làm trong
giai đoạn này là:
•

Xác định mọi thứ sẽ như thế nào khi quyết định hoàn toàn được thực hiện.

•

Phác thảo trình tự cơng việc theo thời gian và những cơng việc cần thiết để
quyết định hồn tồn thực hiện được.

•

Liệt kê nguồn lực và những thứ cần thiết để thực hiện từng cơng việc.

•

Ước lượng thời gian cần để thực hiện từng cơng việc.

•

Phân chia trách nhiệm cho từng cá nhân theo từng công việc cụ thể.

6. Đánh giá quyết định:
- Nhà quản trị căn cứ vào mục tiêu để đánh giá quyết định đúng hay sai, quyết
định thành công hay thất bại.
- Đánh giá quyết định để cung cấp những thơng tin bổ ích cho nhà quản trị ra
quyết định trong tương lai.
2.5: Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản trị:
* Các nhân tố khách quan:
- Mức độ ổn định của môi trường ra quyết định.
- Thời gian.
- Thông tin.
* Các nhân tố chủ quan:
- Cá nhân nhà quản trị

- Sự ràng buộc về quyền hạn và trách nhiệm
16


- Các nhân tố bên trong của tổchức: các nguồn lực, văn hố tổ chức.
3. Quản trị thơng tin để ra quyết định quản trị
3.1: Các dịng thơng tin để ra quyết định quản trị
* Dịng thơng tin bên trong tổ chức:
- Dịng thơng tin xuống dưới.
- Dịng thơng tin lên trên.
- Dịng thơng tin ngang.
- Dịng thơng tin chéo.
Để các dịng thơng tin giúp ích cho việc ra quyết định quản trị, các nhà quản trị
cần lưu ý các vấn đề sau:
- Bám sát và điều chỉnh luồng thông tin.
- Sử dụng thơng tin phản hồi.
- Có sự đồng cảm.
- Đơn giản hố ngơn ngữ.
- Lắng nghe có hiệu quả.
- Sử dụng hệ thống thơng tin khơng chính thức.
* Dịng thơng tin bên ngồi tổ chức:
- Dịng thơng tin bên ngoài tổ chức liên quan đến những yếu tố khác nhau
trong mơi trường hoạt động của tổ chức đó. Ví dụ như khách hàng, đối thủ cạnh
tranh, nhà cung cấp, các cơ quan Nhà nước....
- Dòng tin này sử dụng để đánh giá thơng tin, từ đó lập kế hoạch chiến lược và kế
hoạch ngắn hạn của tổ chức.
17


3.2: Xây dựng hệ thống hỗ trợ ra quyết định:

* Tổ chức hệ thống hỗ trợ ra quyết định:
- Ngân hàng dữ liệu trung tâm:
+ Ngân hàng dữ liệu trung tâm cho phép cung cấp thông tin trong một lĩnh vực
này của tổ chức cho những lĩnh vực khác của tổ chức đó.
+ Ngân hàng dữ liệu trung tâm là cốt lõi của hệ thống hỗ trợ ra quyết định.

* Hệ thống hỗ trợ ra quyết định:
Xác định nhu cầu và thơng tin

Xác định và thu thập dữ liệu thích hợp

Tóm tắt dữ liệu

Phân tích dữ liệu

Truyền đạt thơng tin

Sử dụng thông tin

- Trung tâm thông tin:

18


+ Trung tâm thông tin là người tư vấn, phối hợp và kiểm tra các chức năng của
hệ thống hỗ trợ ra quyết định.
+ Trung tâm thông tin nhằm mục đích là để nâng cao hiệu quả cơng tác quản trị
thông qua việc cung cấp và sử dụng thông tin nhiều hơn, tốt hơn.
3.3: Kiểm sốt thơng tin ra quyết định:
- Nội dung kiểm sốt:

•

Nội dung thơng tin

•

Chất lượng thơng

•

Hình thức thơng tin

•

Phương pháp truyền đạt thơng tin

•

Các bước của quy trình thơng tin

- Hình thức kiểm sốt:
•

Kiểm sốt theo cơng việc

•

Kiểm sốt theo chức năng

•

Kiểm sốt theo thời gian

•

Kiểm sốt theo đối tượng

- Phương pháp kiểm sốt chủ yếu:
•

Phương pháp hành chính và phi hành chính

•

Phương pháp trực tiếp và gián tiếp

19


II, CƠ SỞ THỰC TIỄN
I, Giới thiệu công ty Kinh Đô:
1.1: Giới thiệu:
Công ty cổ phần Kinh Đô là công ty lớn chuyên sản xuất và kinh doanh thức ăn
nhẹ tại Việt Nam. Các mặt hàng chính của cơng ty gồm các loại bánh, kẹo và kem.
Hiện nay Kinh Đô là một trong những cơng ty tư nhân có lợi nhuận vào hàng cao
nhất trong các công ty niêm yết trên thị trường chứng khốn tại Việt Nam. Cơng ty
Kinh Đô hiện là công ty thực phẩm hàng đầu tại thị trường Việt Nam với 7 năm
liên tục được người tiêu dùng bình chọn là Hàng Việt Nam chất lượng cao. Hệ
thống phân phối của Kinh Đô trải khắp 64 tỉnh và thành phố với 150 nhà phân phối
và gần 40.000 điểm bán lẻ. Sản phẩm của Kinh Đô đã được xuất khẩu sang thị

trường 20 nước trên thế giới như Mỹ, Châu Âu, Úc, Trung Đông, Singapore, Đài
Loan, với kim ngạch xuất khẩu đạt 10 triệu USD vào năm 2003.
1.2: Lịch sử phát triển:
Năm 1993 Công ty TNHH xây dựng và chế biến thực phẩm Kinh Đô được
thành lập với vốn đầu tư là 1,4 tỉ VNĐ.

20


Ngày 01/10/2002, Cơng ty Kinh Đơ chính thức chuyển thể từ Công ty TNHH
Xây dựng và Chế Biến Thực Phẩm Kinh Đơ sang hình thức Cơng ty Cổ Phần Kinh
Đơ.
Vào tháng 7/2015, Tập Đoàn Mondelēz International của Mỹ mua lại 80% cổ
phần mảng bánh kẹo Kinh Đơ của Tập Đồn Kinh Đô, công ty Mondelez Kinh Đô
đã ra đời.
Kế thừa và phát huy các thành quả của những người đi trước, Mondelez Kinh
Đô tiếp tục cung cấp các sản phẩm bánh kẹo nổi tiếng đã gắn liền với tên tuổi của
thương hiệu Kinh Đô và phát triển những sản phẩm mới để mang lại cho người tiêu
dùng Việt những sản phẩm chất lượng, thơm ngon, an toàn, giá tốt.
Hiện nay, bánh kẹo Kinh Đô đã được phân phối trên khắp 64 tỉnh thành với hơn
300 nhà phân phối, 200.000 điểm bán lẻ. Sản phẩm Kinh Đô đã được xuất khẩu đến
hơn 30 nước trên thế giới, trong đó có Mỹ, Nhật Bản, Thái Lan, Hàn Quốc,
Singapore…
1.3: Chứng nhận chất lượng:
Sản phẩm và dây chuyền sản xuất của Kinh Đô được tổ chức BVQI của Anh
Quốc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO
9002:2000.
Các sản phẩm được chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm của Bộ Y Tế - Cục
An toàn thực phẩm. Ngoài ra, các nhà máy của Kinh Đơ cịn đạt các chứng nhận
khác như ISO 22.000:2005, HACCP…

Kinh Đô đã 2 lần được nhà nước phong tặng Huân chương Lao Động, nhiều
năm liền được người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao.
Thương hiệu duy nhất được 4 lần bình chọn là thương hiệu Quốc Gia…
II, Thực trạng tổ chức quản trị trông tin của công ty Kinh Đô:
Thu thập thông tin là công tác rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh cũng
như quản lý của các doanh nghiệp. Đề ra trách nhiệm, cơ chế hữu hiệu cho công
tác thu thập thông tin, thông qua các quyết định để phổ biến thơng tin trong tồn
21


công ty, các doanh nghiệp càng bỏ nhiều công sức cho việc thu thập thông tin môi
trường trên diện rộng thì càng có khả năng sống cịn nhiều hơn. Hiện nay có nhiều
cơng cụ thu thập thơng tin: thu thập thông qua website, blog, truyền thông, thu thập
thông tin sơ cấp, thứ cấp… đặc biệt thì việc thu thập thơng tin với sự hỗ trợ của
công nghệ thông tin ngày càng phổ biến. Sau khi đã thu thập được lượng thông tin
liên quan các vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm, tuỳ vào từng loại nguồn thông tin
sơ cấp hay thứ cấp mà các doanh nghiệp sử dụng những hình thức khác nhau để xử
lý thơng tin đó.
a) Phương thức thu thập thông tin của Kinh Đô:
+ Thông tin từ khách hàng: Đây là dạng thơng tin có được từ việc thu thập từ
những ý kiến của khách hàng trên các phương tiện thông tin đại chúng, phương
tiện truyền thông, hay qua hệ thống chăm sóc khách hàng của cơng ty. Khách hàng
khơng chỉ là những người mua hàng hố và dịch vụ của doanh nghiệp. Có những
người có thể coi là khách hàng mặc dù hiện giờ họ hoàn tồn khơng hề biết đến
Kinh Đơ. Ngồi ra, những doanh nghiệp bán những sản phẩm liên quan đến sản
phẩm của cơng ty có thể có ảnh hưởng đến quyết định của những khách hàng tiềm
năng của mình. Kinh Đơ đã thu thập thơng tin về khách hàng của mình bằng cách:
nói chuyện với khách hàng hiện tại, tổ chức hội nghị khách hàng, thăm nơi ở hoặc
văn phòng của khách hàng. Thu thập thông tin từ các nhân viên bán hàng các nhà
phân phối - những người thường làm việc trực tiếp với khách hàng, tìm kiếm danh

sách khách hàng trên trang web của đối thủ cạnh tranh, sử dụng các bảng hỏi đặt
tại phòng trưng bày hoặc cửa hàng, xem xét các thông báo đăng trên báo, nghiên
cứu các thơng cáo báo chí của khách hàng, nghiên cứu thị trường để khám phá thói
quen và hành vi của khách hàng, các cuộc điều tra xã hội của các tổ chức xã hội...
+ Thông tin từ nhà cung cấp: Để sản xuất ra một sản phẩm đảm bảo chất
lượng, vệ sinh an tồn thực phẩm thì khơng chỉ ở khâu chế biến phải được kiểm tra
chặt chẽ mà ngay từ khẩu nhập nguyên liệu cũng được xem là rất quan trọng. Như
22


vậy thông tin từ nhà cung cấp nguyên vật liệu cũng đóng một vài trị hết sức cần
thiết như: Nhà cung cấp là ai? Có thương hiệu trên thị trường như thế nào? Nguồn
nguyên liệu đó lấy từ đâu có đảm bảo tiêu chuẩn của nhà sản xuất hay không và
còn rất nhiều vấn đề khác mà nhà sản xuất cần có. Tồn bộ ngun liệu sữa dùng
trong sản xuất sản phẩm bánh kẹo của công ty Kinh Đô đều được chọn lọc từ nhà
sản xuất uy tín của Việt Nam và nhập khẩu từ các nước Pháp, Úc, Newzeland, Uru
Guay, Thái Lan..... Nguồn nguyên liệu này được Kinh Đô nhập và sử dụng cho
tồn hệ thống Kinh Đơ bao gồm sản phẩm bánh kẹo của Kinh Đô, Kinh Đô miền
Bắc, Kinh Đơ Sài Gịn, Vinabico và sản phẩm kem, sữa chua... của cơng ty Ki Do.
Theo qui trình kiểm sốt chất lượng sản phẩm của cơng ty, Kinh Đơ luôn xác định
rõ yêu cầu về tiêu chuẩn nguyên liệu. Các nhà cung cấp phải đảm bảo thực hiện
đúng tiêu chuẩn và tn thủ đúng theo quy trình kiểm sốt chất lượng do cơng ty
đề ra. Theo đó, đối với nguyên liệu nhập khẩu, cụ thể như nguyên liệu sữa, nhà
cung cấp phải đảm bảo đầy đủ chứng từ về kết quả kiểm nghiệm phù hợp các
thông số kỹ thuật (Specification), xuất xứ/nguồn gốc sản phẩm (Certificate of
Origin), giấy xác nhận đạt yêu cầu nhập khẩu của Hải quan và chứng nhận tiêu
chuẩn sản phẩm của cục An Toàn Vệ Sinh Thực Phẩm. Luôn chủ động yêu cầu
nghiệm ngặt về tiêu chuẩn nguyên liệu với cung cấp, Công ty cũng xác định hợp
tác lâu dài và không tự tiện thay đổi nhà cung cấp nhằm đảm bảo ổn định chất
lượng nguồn nguyên liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý chất lượng sản phẩm và đảm

bảo an toàn cho người tiêu dùng.
+ Thông tin từ đối thủ cạnh tranh: Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh
khốc liệt như hiện nay, nắm rõ thông tin về đối thủ cạnh tranh là một trong những
lợi thế dẫn tới thành cơng của bất kì doanh nghiệp nào. Việc nắm rõ thông tin từ
đối thủ có thể giúp doanh nghiệp vạch ra được chiến lược và đường lối kinh doanh
phù hợp với năng lực doanh nghiệp và tạo ra lợi thế cạnh tranh. Bên cạnh đó,
thơng tin về đối thủ giúp tăng khả năng ứng phó và phản cơng trước những động
23


thái tấn cơng của họ. Chính vì vậy, Kinh Đơ đã sử dụng nhiều cách thức để theo
dõi, thu thập thông tin của đối thủ cạnh tranh bằng cách gián tiếp thơng qua nhiều
kênh thơng tin, trong đó có thơng tin do các đại lý bán hàng, các nhà phân phối và
các chuyên gia công nghiệp cung cấp và một trong những cơng cụ đó chính là
website. Cơng ty sẽ thu thập thông tin của đối thủ về việc họ đang cung cấp những
sản phẩm gì, có bao nhiêu dịng sản phẩm, lợi ích và chức năng của từng dịng sản
phẩm ra sao, các điểm khác biệt thế nào, dòng sản phẩm nào đang được nghiên cứu
và phát triển…
b) Thu nhận thông tin:
Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽ dẫn
đến loạn tin. Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là xuất phát từ chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để định hướng
trong việc xác định nguồn tin, loại tin, xử lý thông tin. Thông thường thông tin
được chuyển đến doanh nghiệp gồm các nguồn:
+ Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp: Đó là các văn bản có nội dung lãnh
đạo, chỉ đạo, hỏi ý kiến. Ngồi ra cũng có văn bản của cấp trên gửi đến để thông
tin, thông báo cho cơ quan được biết.
+ Thông tin đến từ cấp dưới: Đó là các văn bản báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị,
đề nghị của cấp dưới với cấp trên về cơng việc của cơ quan đơn vị mình.
+ Thơng tin đến từ các cơ quan khác: Đó là các văn bản của các cơ quan

Đảng, Nhà nước, đoàn thể các cấp. Loại văn bản này thường có nội dung mang
tính chất quan hệ, giao dịch hoặc phối hợp công việc.
+ Thông tin đến là những dư luận của xã hội.
+ Thơng tin đến từ báo chí trong và ngồi nước mà nội dung có liên quan
đến cơ quan.
+ Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, từ các kho lưu trữ,...
24


Ngồi các nguồn tin nói trên, Kinh Đơ đã tổ chức thu nhận nguồn thơng tin từ
các đồn đi cơng tác về như đi dự hội nghị; hội thảo; đi điều tra khảo sát tình hình;
đi kiểm tra; thanh tra hoạt động ở cơ sở... Để có nguồn tin ổn định, công ty đã xác
lập mối quan hệ thông tin hai chiều trong đó quan hệ thơng tin giữa Văn phòng cơ
quan cấp trên với Văn phòng cơ quan cấp dưới hợp thành kênh thông tin dọc. Quan
hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan với các Văn phòng cơ quan xung quanh hợp
thành kênh thông tin ngang.
Với mỗi Văn phịng, tuỳ theo khối lượng cơng việc và tình hình nhân sự mà
phân công nhiệm vụ cho nhân viên đảm nhận công tác thông tin để tổng kết, đánh
giá kết quả hoạt động. Đồng thời trao đổi kinh nghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất
là về phương pháp thu thập, phân tích, biên tập tin nhằm nâng cao chất lượng công
tác thông tin.
III, Hoạt động quản trị thông tin để ra quyết định quản trị của cơng ty
Kinh Đơ:
Để có thể đưa ra thị trường những sản phẩm đạt chuẩn về chất lượng thì cần rất
nhiều yếu tố, việc có bộ phận quản trị thông tin hoạt động hiệu quả cũng là một
trong số đó và phải dựa trên thơng tin được bộ phận quản trị thông tin tiếp nhận và
báo cáo.
Là thương hiệu bánh kẹo có doanh thu cao nhất Việt Nam vào thời điểm hiện tại
đồng nghĩa với việc công ty Kinh Đô phải tiếp nhận lượng thông tin vô cùng đa
dạng từ chất lượng nguyên liệu, giá thành nguyên liệu, phản hồi từ người tiêu

dùng, đối tác, báo chí,…Cùng với lượng thơng tin lớn phải tiếp nhận thì bộ phận
quản trị thơng tin phải hoạt động một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất bởi vì việc
xảy ra bất kì sự sai xót nào trong khâu quản trị thơng tìn thì cũng có thể khiến nhà
quản trị đưa ra quyết định sai lầm. Tuy nhiên công ty Kinh Đơ là cơng ty có thể kết
hợp hài hịa 2 yếu tố thơng tin và quản trị vì vậy họ mới có thể phát triển lớn mạnh

25