Phương pháp tính định biên thông dụng

CÁC DIỄN GIẢ VÀ ĐỘI NGŨ
THỰC HIỆN NỘI DUNG HỘI THẢO



PHƯƠNG PHÁP TÍNH ĐỊNH BIÊN
THƠNG DỤNG

Nguyễn Thị Nam Phương
Phó Chủ tịch, Trưởng ban Chiến lược Nguồn nhân lực, HRA
Phó Tổng giám đốc, Tư vấn trưởng Công ty CP Tư vấn quản lý OCD


Khái niệm định biên nhân sự
và hoạch định nguồn nhân lực
• Định biên
– Ngơn ngữ của nền kinh tế kế hoạch và nhà nước

– hàm ý tính tốn số lượng nhân sự
– là tiền đề cho hoạch định nguồn nhân lực
– liên quan tới xây dựng cấu trúc và ngân sách
– khơng có cơng thức nhất qn

• Hoạch định nguồn nhân lực
– Có hai cấp độ “chiến lược” (dài hạn) và “hoạt
động” (ngắn hạn)
– Hàm ý các biện pháp và chính sách đáp ứng số
lượng và chất lượng nhân sự

Điều kiện để tính định biên
• Cấp cơng ty:
– Có chiến lược phát triển rõ ràng
– Có Kế hoạch kinh doanh với ngân sách và các
kịch bản thay đổi

• Cấp bộ phận
– Xác định được hệ thống vị trí cơng việc
– Xác định được tần suất các nhiệm vụ và quy
trình thực hiện cơng việc một cách tương đối
– Xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo và
ước lượng được kết quả đầu ra của các vị trí
– Rõ về mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực
thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý


Các ngun tắc tính thơng dụng (1)
Ngun tắc tỉ lệ tương quan

Nguyên tắc

Ví dụ

Bối cảnh áp dụng

Tỉ lệ tăng / giảm so với năm
trước tương ứng với tương
quan tăng/ giảm của mức
doanh thu

Doanh thu 2017
tăng 30% thì định
biên tăng 20%

Tương quan giữa nhóm vị trí
trực tiếp (kinh doanh và sản
xuất) với vị trí gián tiếp

Trực tiếp vs gián
Cơng ty đã có dữ
tiếp là 65% và
liệu điều tra của
35%, Quản lý vs
nhiều năm
nhân viên là 15% 85%

Chi phí / doanh thu
Tương quan giữa ngân sách
cho các nhóm quản lý và nhân = 78%
Quỹ lương quản lý
viên, gián tiếp và trực tiếp
và nhân viên =
22% - 78%

Cơng ty có quy mơ
rất lớn, thay đổi
nhân sự có tính quy
luật cao

Các ngun tắc tính thơng dụng (2)
Ngun tắc định mức lao động

Nguyên tắc

Ví dụ

Bối cảnh áp dụng

theo khối
lượng

30 sản phẩm / ca / người
100 sản phẩm /ca/ dây chuyền
(nhóm)
15 khách hàng phục vụ / ngày
Làm sạch 800 m2 sàn / ca

Công việc gắn với
sản xuất hoặc dịch
vụ, tăng lên theo
mức độ thành thạo
của người thực hiện

theo hệ chỉ
tiêu hiệu
suất

Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100
tỉ) và số lượng khách hàng (200

khách) / năm

thường áp dụng cho
khối kinh doanh

theo thông
Số lượng chứng từ hoàn thành, số
lệ thao tác
báo cáo X tần suất trong năm
nghề nghiệp Số lượng giao dịch thực hiện / ngày

Áp dụng cho khối
gián tiếp

theo đối
tượng phục
vụ

Áp dụng cho khối
gián tiếp

1 nhân viên nhân sự tương ứng với
60 người trong công ty


Các ngun tắc tính thơng dụng (3)
Ngun tắc tần suất và thời lượng

Nguyên tắc

Ví dụ

Bối cảnh áp dụng

Dựa vào cơ
cấu chức
danh, tần
suất và thời
lượng thực
hiện nhiệm
vụ

Vị trí Kế tốn chi phí bao gồm nhiệm
vụ
• Kiểm tra chứng từ, hạch tốn,
thanh tốn – hàng ngày, 100
chứng từ / ngày
• Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1
ngày/ báo cáo
• Làm việc với thanh tra thuế: cuối
mỗi q, 3 ngày
• Hồn thiện các chứng từ thanh
tốn (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.):
cuối mỗi năm, 20 ngày

• Thường áp dụng
cho khối gián tiếp
• Có thơng lệ tham
khảo được giữa
các doanh nghiệp

Vị trí sản xuất
• Các thơng số đầu vào
–
–
–
–

Sản lượng
Định mức lao động của mỗi vị trí
Các vị trí trong ca
Số ca & kíp sản xuất

• Cơng thức tính

– Số nhân sự = số lượng kíp x số người trong kíp
– Số người 1 kíp = (tổng sản lượng dự tính trong ca /
năng suất cá nhân = số người mỗi vị trí) x số vị trí + số
người quản lý

• Chi phí nhân sự

– lương + chi phí theo lương (bảo hiểm, phúc lợi, chế độ
đào tạo, chi phí an tồn lao động, v.v.).
– Dùng mức lương trung bình của nhóm x số lượng, khơng
tính lương cụ thể của toàn bộ những người đang nhận.


Vị trí kinh doanh

• Có thể áp dụng 3 cách:
1. Tổng quỹ lương được phân bổ / lương trung
bình
2. Tổng doanh thu / định mức doanh thu trung
bình của từng ngành hàng
3. Làm cả 2 bước trên, rồi điều chỉnh về con số
tốt nhất, có xem xét tăng định mức cao hơn


Vị trí gián tiếp

• Ngun tắc tính

– Tính theo ngun tắc thống kê (ví dụ tỉ lệ gián tiếp trên trực tiếp, hoặc tỉ lệ
tăng nhân sự = doanh thu mới / doanh thu cũ x 100%)
– Tính theo nguyên tắc khối lượng cơng việc:
• Định mức LĐ : số lượng NS= khối lượng mới / năng suất LĐ) cũ x % tăng năng
suất.

• Ví dụ
– giả định doanh thu tăng 30% thì số lượng giao dịch của kế tốn từ 7000
chứng từ/giao dịch thành 10,000 chứng từ,
– việc vay vốn, làm thủ tục mở L/C / thanh toán tăng thêm khoảng 20 ngày
làm việc, áng chừng công việc tăng thêm 40% sẽ tương đương với 7 người
(5 x 140%).
– Tuy nhiên, 5 người với năng suất tăng 15% sẽ tương đương 5.75 người, do
vậy tỉ lệ tăng thực tế là 7 người / 5.75 người = 122%, tức là 5 người x
122% = 6,2 người. Phịng kế tốn chỉ cần 6 người nếu năng suất / đầu
người cao hơn một chút (làm ngoài giờ) hoặc xem xét hệ thống phần mềm
đưa vào sẽ giảm nhẹ khối lượng công việc.

Vị trí gián tiếp
• Cơ cấu / vị trí theo công nghệ
– Một số công việc thường phải tuân theo nguyên theo cơ cấu tổ chức
như lái xe (theo số lượng xe), vận hành dây chuyền (theo số nút
công nghệ), bảo vệ (tính theo số điểm kiểm sốt), thủ kho (theo số
điểm kho).


Hoạch định nguồn nhân lực
• Hoạch định hàng
năm được định
nghĩa là hoạch
định ngắn hạn
• Trải qua 5 bước
cơ bản
• Bao gồm những
chương trình,
chính sách, biện
pháp bảo đảm số
lượng và chất
lượng nguồn NL

Bước 1:
Xác định
kế hoạch

Bước 5:
Giám sát

và điều
chỉnh

Bước 4: Lập
Kế hoạch
thực hiện

Bước 2:
Đánh giá
nhu cầu

Bước 3:
Đánh giá
nguồn
cung


Chiến lược NNL & hoạch định nhân sự hàng năm
Bước 1:
Xác định
kế hoạch

Bước 5:
Giám sát
và điều
chỉnh

Chiến lược “xây”: các chính
sách và hoạt động về đào tạo,
phát triển nghề nghiệp, đãi

ngộ lâu dài
Chiến lược “mua” & “thuê”:
Các hoạt động và chính sách
tuyển dụng, hòa nhập, đãi
ngộ tức thời

Bước 4: Lập
Kế hoạch
thực hiện

Bước 2:
Đánh giá
nhu cầu

Bước 3:
Đánh giá
nguồn
cung

Chiến lược “mua”
& “thuê”:
Nguồn mục tiêu
bên ngoài
Chiến lược “xây”:
nguồn mục tiêu bên
trong


Những yếu tố đảm bảo hiệu quả của
việc xây dựng định biên

Những câu hỏi CEO sẽ hỏi bạn
• Hãy lý giải cho tơi về cách tính của bạn
• Trước khi th tuyển, hãy thử nghĩ về “th ngồi”, tuyển
thời vụ
• Đã sử dụng hết công suất / hiệu suất tài sản và con
người
• Biên lợi nhuận của sản phẩm mới
• Tỷ lệ nhân viên cam kết với công ty cao không? Có nhiều
động lực làm việc để cống hiến?
• Có thể thay thế sức người bằng máy móc?
• Có thể đo lường và phát huy được năng lực nhân viên tốt
hơn khơng (kiêm nhiệm, tăng trách nhiệm)
• Có cần tối ưu hóa cấu trúc & quy hoạch lại con người,
điều chuyển, ln chuyển?
• Phân tích SWOT – PEST(LE) để kết nối KH Nhân sự với
KH Kinh doanh?